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Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información

y Protección de Datos


y Protección de Datos Personales

Módulo II.

Gestión documental en las

Instituciones Públicas

Dirección General de Gestión de Información y Estudios

INAI

CURSO: PRINCIPIOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS





Conceptos básicos en materia archivística

2

El que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos obligados, independientemente del soporte en el que se encuentren

Documento de archivo






Documento electrónico

Es el documento generado, gestionado, conservado y transmitido por

medios electrónicos, informáticos o telemáticos.

3

Diferencias

Documento tradicional Documento electrónico

Su contenido es inseparable del medio

(soporte) que lo recoge

Su contenido puede ser separado del

medio original y transferido a otro u

otros soportes;

Está recogido en un medio que lo

hace directamente accesible para el

ser humano

Debe ser decodificado (hardware y

software);

Su conservación depende sólo de las

condiciones de almacenamiento

La conservación no depende sólo de

las condiciones de almacenamiento,

sino de la rápida obsolescencia de los

sistemas






4

1. Bajo un mismo asunto.

2. Relación de causa y efecto.

3. De manera sucesiva y natural.

4. Por secuencia cronológica, de acuerdo al trámite mismo.

1. solicitud

2. respuesta

3. anexos

A

S

U

N

T

O

Expediente.- Unidad documental constituida:






5

Conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto obligado, que se identifica con el nombre de este último

Fondo

Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables

Sección

División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico

Serie






6

Archivo: Conjunto

orgánico de documentos en cualquier

soporte, producidos o recibidos por

los sujetos obligados o

los particulares

en el ejercicio de

sus atribuciones

o en el desarrollo de

sus actividades.

Archivo de trámite:

Unidad responsable

de la administració

n de documentos

de uso cotidiano y necesario

para el ejercicio de

las atribuciones

de una unidad

administrativa.

Archivo de concentración:

Unidad responsable de

la administración

de documentos

cuya consulta es esporádica por parte de las unidades

administrativas de los sujetos obligados, y

que permanecen en él hasta su destino final.

Archivo histórico: Fuente

de acceso público y unidad responsable de

administrar, organizar, describir,

conservar y divulgar la memoria

documental institucional, así

como la integrada por documentos o

colecciones documentales

facticias de relevancia para

la memoria nacional.





Cuadro general de clasificación archivística: El instrumento técnico

que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y

funciones de cada sujeto obligado

Instrumentos de Control y Consulta Archivística

CÓDIGO DE

CLASIFICACIÓN SECCIÓN, SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL

SC01S PLENO

SE01 PLENO

SS01 Actas de las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias en materia de la LFTAIPG

SS02 Actas de las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias en materia de la LFPDPPP

SS03 Actas de las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias en materia presupuestal y administrativa

SS04 Cumplimiento de Acuerdos aprobados por el Pleno

SS05 Estadística del estado que guardan los medios de impugnación ingresados al Instituto

SE02 SEGUIMIENTO A LAS DENUNCIAS PRESENTADAS POR INCUMPLIMIENTO DE LAS RESOLUCIONES

SE03 SEGUIMIENTO A LAS VISTAS ORDENADAS POR EL PLENO A LOS ÓRGANOS INTERNOS DE CONTROL

SC02S ACCESO A LA INFORMACIÓN

SE01 RECURSOS

SS01 Recurso de Revisión (RRA)





8

Catálogo de disposición documental: El registro general y sistemático

que establece los valores documentales, vigencia documental, los

plazos de conservación y disposición documental;

CODIGO DE

CLASIFICA

CIÓN

NIVELES DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL VALORES PRIMARIOS

PLAZO DE

CONSERVACIÓN TOTAL DE AÑOS

SECCIÓN (SC), SERIE (SE), SUBSERIE (SS) ADMVO. FISCAL LEGAL

ARCHIVO

TRÁMITE

ARCHIVO

CONCENTRA

CIÓN

SC01S PLENO

SE01 PLENO X X 1 1 2

SS01 Actas de las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias

en materia de la LFTAIPG X

X

1 1 2


en materia de la LFPDPPP X

X

1 1 2


en materia presupuestal y administrativa X

X 1 1 2

SS04 Cumplimiento de Acuerdos aprobados por el

Pleno X

X 1 3 4

SS05 Estadística del estado que guardan los medios de

impugnación ingresados al Instituto X

10 2 12

SE02 SEGUIMIENTO A LAS DENUNCIAS PRESENTADAS

POR INCUMPLIMIENTO DE LAS RESOLUCIONES X

X 1 2 3

SE03 SEGUIMIENTO A LAS VISTAS ORDENADAS POR EL

PLENO A LOS ÓRGANOS INTERNOS DE CONTROL X

X 1 2 3

SC02S ACCESO A LA INFORMACIÓN

SE01 RECURSOS X X 1 2 3






9

Inventarios documentales: Instrumentos de consulta que

describen las series y expedientes de un archivo y que

permiten su localización.

Inventario general

Inventario de transferencia

Inventario de baja documental

Inventario General por Series Documentales Archivo de Trámite de la Dirección General de Asuntos Jurídicos

Series documentales Clave de

clasificación Serie Descripción de la serie

SE06 Asistencia, consulta, estudios

y asesorías

Trámites Administrativos, Consultas, estudios y asesorías para los

servidores públicos del Instituto.

SE10 Amparos Juicios de Amparo en materia de Transparencia y Acceso, así como

en materia de Protección de Datos Personales.

SE21 Procesos jurídicos

Contiene Juicios de nulidad en materia de acceso a la información y

transparencia, así como en materia de protección de datos

personales, laborales, administrativos, civiles, mercantiles, penales,

constitucionales.

El presente inventario ampara la cantidad de X expedientes, del año 2010 al 2015.

Reviso Visto Bueno






10

Guía de archivo documental: El esquema que contiene la descripción

general de la documentación contenida en las series documentales, de

conformidad con el Cuadro general de clasificación archivística;

Unidad Administrativa: Secretaría Técnica del Pleno

Área de Procedencia de Archivo: Secretaría Técnica del Pleno

Nombre del responsable: Jesús Leonardo Larios Meneses

Cargo: Secretario Técnico del Pleno

Domicilio: Av. Insurgentes Sur No. 3211 Col. Insurgentes Cuicuilco, Del. Coyoacán, C.P. 04530.

Teléfono: 50042400 Ext. 2303

Correo electrónico: [email protected]

FONDO: INAI

SECCIÓN:

SC01S PLENO

SERIE DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN

FECHAS

VOLUMEN DOCUMENTAL

UBICACIÓN FÍSICA

SE01 Pleno

Comprende las actas, audios y versiones estenográficas de las sesiones del Pleno en materia de la LFTAIPG y la LFPDPPP.

2011-2015 Soporte físico y

electrónico

Nivel 3 Ala Insurgentes, en la

Secretaría Técnica del Pleno.

Los lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos del SNT, ya no

contemplan a la guía de archivo documental como instrumento de control y consulta

archivística

mailto:[email protected]





Sistema Institucional de Archivos

Es el conjunto de:

Estructuras,

Funciones,

Registros, Procesos,

Procedimientos y

Criterios

Que desarrolla cada Sujeto

Obligado

A través de

la ejecución de la

Gestión documental.

Todos los documentos de archivo en posesión de los Sujetos obligados

formarán parte del Sistema Institucional de Archivos;






Normativa

- Área Coordinadora de Archivos

- Comité de Transparencia

Operativa

- Correspondencia u Oficialía de Partes

- Archivo de Trámite

- Archivo de Concentración

- Archivo Histórico

12

Los responsables de los archivos deberán contar con

conocimientos, habilidades, destrezas y aptitudes en materia

archivística.





Sistema Institucional de archivos

Los titulares de los sujetos

obligados nombrarán al responsable

del:

Unidad de correspondencia u oficialía de partes

Área coordinadora de archivos

Archivo de concentración

Archivo histórico

Los titulares de cada área del

sujeto obligado, nombrarán al

responsable del: Archivo de trámite






Gestión documental

14

Producción

Creación o recepción

Distribución y

Trámite

Organización

Identificación documentos de archivo

Clasificación archivística

Ordenación y

Descripción

Acceso y consulta

Clasificación de la información

Valoración Documental

Disposición Documental y

Conservación

El tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital,

a través de la ejecución de los siguientes procesos:

http://www.ichitaip.org/infoweb/archivos/videos_archivos/Sistema de Gestión Documental.mp4





Se articula en

torno a 3

elementos

básicos

15

Un sistema de clasificación y codificación de

documentos y expedientes.

Cuadro General de Clasificación Archivística

Un sistema de conservación y eliminación de

documentos y expedientes.

Catálogo de Disposición Documental

Un sistema de descripción de las series documentales

que permite recuperar y acceder a la información.

Guía de Archivo Documental

Gestión documental





Ciclo Vital de los Documentos

Los documentos no son instrumentos de información estáticos o

inactivos (tienen una vida propia).

“Etapas o edades de los documentos”

16





17

PRIMERA ETAPA O EDAD





Primera etapa o edad (FASE ACTIVA)

Circulación o tramitación.

(Registro entrada-salida)

Se inicia el proceso de un

asunto.

18

Cerca de las unidades

administrativas

En el mismo inmueble, es decir, en las oficinas.

Se generan informes, oficios, reportes y

Esos documentos integran el Archivo de Trámite

Es donde se originan los

expedientes.


Repositorio donde se localiza

la documentación que las

unidades administrativas

generan durante la gestión

regular de sus actividades

principales o de sus

funciones.





19

SEGUNDA ETAPA O EDAD





Segunda etapa o edad (FASE SEMIACTIVA)

Concluye la respuesta o

solución al trámite iniciado.

20

Estos documentos integran el

Archivo de Concentración.

Un solo Archivo de Concentración por Institución.

Se guardan los documentos

por alguna posible consulta o

como antecedente de algún trámite.

No es necesario que este en

el mismo inmueble.


Unidad responsable

donde se administran los documentos que fueron

generados en el archivo de trámite.

Expedientes ya cerrados

Su consulta es esporádica

Permanecerán ahí hasta

su destino final.

Antes Después

Antes.JPG

Después.jpg





Archivos de Trámite y Concentración

El servicio de consulta es la acción de prestar de manera

controlada los expedientes que se encuentran en los archivos de trámite y concentración.

Préstamo de Control de

expedientes préstamo

(Boleta, ficha o sistema)

21

Servicio de Consulta





22

TERCERA ETAPA O EDAD





Tercera etapa o edad

(FASE INACTIVA)

Documentos asumen una

utilidad permanente.

23

Estos documentos pueden

ser consultados por el público en general,

Integran el Archivo Histórico.

Son consultados por su valor cultural, testimonial e

informativo,

Su utilidad es para la investigación, para la

educación, etc.


Unidad a la que se transfieren

desde el archivo de concentración, los documentos para su conservación permanente.

Es fuente de acceso público,

Unidad responsable divulgar la memoria documental institucional,

Fuente primaria

¿Qué es un archivo histórico_ (Spanish version).mp4





24

VALORES PRIMARIOS Y

SECUNDARIOS





Valores primarios o inmediatos de los documentos

25

FASE ACTIVA Y SEMIACTIVA

Administrativos Fiscales o Contables Legales

Las actividades

rutinarias

documentales de la

Institución

(Oficios

administrativos,

circulares,

memorándum,

trámites relacionados

con proyectos,

planes, presupuestos,

etc.)

Los registros

relacionados con la

Hacienda Pública

(Impuestos, ventas,

finanzas, contabilidad,

estados financieros,

créditos hipotecarios,

pólizas de egresos,

ingresos y diario, etc.)

Registros de

trámites jurídicos

(Laborales,

administrativos,

penales, escrituras,

bienes, amparos,

leyes, decretos,

acuerdos, etc.)





Valores secundarios o mediatos de los documentos

26

FASE INACTIVA

Se aplican a los expedientes

- Han terminado su vigencia operativa, su uso continuo y su plazo de retención precautoria.

- Han concluido su trámite.

El texto no tiene fuerza obligatoria desde el punto de vista administrativo, fiscal o legal, aunque sigue siendo testimonio de una acción administrativa.





Resumen

27

EDAD o

ETAPA

FASE VALOR USO USUARIO ARCHIVO

PRIMERA ACTIVA

PRIMARIO

Administrativo

Fiscal o

contable

Legal o

jurídico

Institucional

(Frecuente)

Institución

(Áreas

productoras)

TRAMITE

SEGUNDA SEMIACTIVA

PRIMARIO

Administrativo

Fiscal o

contable

Legal o

jurídico

Institucional

(Ocasional)

Institución

(Áreas

productoras)

CONCENTRA

CIÓN

TERCERA INACTIVA

SECUNDARIO

Evidencial

Testimonial

Científico

Social

Investigador

Periodistas

Público en

general

HISTÓRICO






28

Gana 2 puntos

Documento de

Archivo y

Expediente

Gana

1 punto

Lineamientos en la

materia emitidos

por el SNT

Gana 1 punto

Servicio de Consulta

Pierde

1 Punto

Gana 2 puntos


Gana 1 punto

Archivo de Trámite

y quién los nombra

Gana

2 puntos

Gana 2 puntos

Fondo, Sección, Serie

Gana 2 puntos

Catálogo de

Disposición

Documental

Pierde

1 Punto

Gana 1 punto

Archivo Concentración

Gana

2 puntos

¿Cómo se integra

el SIA?

Gana 1 punto

Administrativo,

Contable, Fiscal

Gana 1 punto

Instr. de Control y

Consulta

Archivística

Gana 2 puntos

Valores Secundarios

Gana 1 punto

Artículo Constitucional que regula el Acceso a

la Información

Repaso del Módulo I y II

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