PRESENTADO A: LUZ MARINA ARIAS G.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL

ARCHIVÍSTICA Y BIBLIOTECOLOGÍA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

2014

BOGOTÁ D.

C.

INTRODUCCIÓN

LA BASE FUNDAMENTAL PARA LOGRAR EL ÓPTIMO FUNCIONAMIENTO

DEL ARCHIVO ES TENER UNA ORGANIZACIÓN Y HERRAMIENTAS

COMPLETAS PARA PODER OFRECER UN BUEN DESEMPEÑO EN

CUANTO A GESTIÓN DOCUMENTAL SE TRATA.

EL MOTIVO DE ESTE TRABAJO ES PRESENTAR UNA APLICACIÓN DE

CONOCIMIENTOS Y PODER APLICARLOS CON CONCEPTOS Y TÉRMINOS

NECESARIOS , DEFINIDOS, PODER PRESTAR UN SERVICIO CON

CALIDAD APORTE Y MEJORAMIENTO EN LAS FUNCIONES ASIGNADAS A

UN ARCHIVISTA PROFESIONAL

•Defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben detener en cuenta para su implementación.

Por Lluís Codina

Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos quedisponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos,culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los degestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan parala gestión de documentos administrativos(…)

En los últimos años se ha producido una serie de innovaciones en la tecnologíadocumental que, sin negar el modelo clásico, lo extienden y complementan. Veamosestas innovaciones a partir de los siguientes parámetros: el modelo de registro, elsistema de recuperación y la combinación con el modelo relacional.

• Destaque las fases que se deben de tener en cuenta dentro del proceso de implantacióndel Sistema de Gestión de Archivos.

REQUISITOS FUNDAMENTALES O BÁSICOSLA ESCALABILIDAD: capacidad que tendrá el sistema de crecer en el tiempo sin perdercalidad en los servicios ofrecidos.TOLERANCIA: o fallos, es decir, seguir funcionando aunque presente fallas.Disponibilidad en múltiples plataformas permitiendo su administración local y remota através de navegadores web.HERRAMIENTAS DE DESARROLLO: preferentemente en estándares abiertos y se tenga unexcelente soporte técnico.ENTRADAS: permita distintos dispositivos de entrada, y soporte distintos formatos deentradas.INDEXACIÓN: Si es necesario, que el sistema pueda indexar manual o automáticamente yque tenga gran capacidad para conocer los distintos criterios de indexación.ALMACENAMIENTO: Un sistema con capacidad de almacenar documentos digitales, quepermita almacenar gran volúmenes de datos, que permita backups o copias se seguridad.Por último que cumpla con un personal instruido y especializado en las herramientas degestión documental, que aporte ideas y soluciones ante cualquier eventualidad.

•Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.

•Organizar los documentos físicos y electrónicos incluyendo sus metadatos a través de CCD. Se deben, crear, mantener, difundir, administrar.

•Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación. Se deben guardar también los documentos originales ya que no se tiene el 100% de seguridad en cuanto a medios tecnológicos.

•Establecer plazos de conservación y eliminación par la información y los documentos electrónicos de archivos en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valor documental (TVD). Clasificar los documentos y conocer su vida útil para conservarlos o llevarlos a su destrucción.

•Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. Cuando el documento ya cumplió su ciclo vital se debe destruir o guardar según su tiempo de conservación.

•Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. Cuando el documento ya cumplió su ciclo vital se debe destruir o guardar según su tiempo de conservación.

•Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. Conservar siempre los documentos originales para mayor credibilidad.

•Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries. Los documentos deben ser conservados ordenadamente contando con un orden específico.

•Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos. Los documentos deben estar a disposición de toda la ciudadanía pero sólo si es permitido acceder a ellos.

•Elabore una tabla con las características de los sistemas de Gestión Documental y explique en que consiste cada una de

ellas.(Decreto 2609 Cap. III Art. 17.

ARTÍCULO 17 CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CONFORMIDAD

Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de

documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la

información a partir de los procesos administrativos de las

entidades.

INTEROPERABILIDAD

Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad

con los otros sistemas de información a lo largo del tiempo, basado en el

principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y

estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o

instancias competentes.

SEGURIDADLos sistemas de gestión documental deben mantener la información

administrativa en un entorno seguro.

METADESCRIPCIÓNSe debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean

manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.

ADICCIÓN DE CONTENIDOS

El sistema de gestión documental debe permitir que sean agregados

nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin

que se altere la autenticidad, valor evidenciar e integridad de los

documentos.

DISEÑO Y FUNCIONAMIENTOLa creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil

manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible

GESTIÓN DISTRIBUIDA

Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades

para importar y exportar masivamente los documentos (series,

subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros

sistemas de gestión documental

DISPONIBILIDAD Y ACCESO

Un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar

la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y

comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así

como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier

momento.

NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA

El estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en

cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los

organismos internacionales competentes e idóneos en la materia,

que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios,

contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y

la Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su

adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.

•Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión

Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible

algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final deimplantación del mismo.

Allí mismo indague las 3 preguntas siguientes:

¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en

ambientes electrónicos?

¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del

sistema de Gestión de documentos?

¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el

sistema?

Aspectos importantes:

Se evidencia la necesidad de administrar y controlar los documentos

administrativos y técnicos de la empresa.

Diagnosticar su implementación con base al registro de documentos

por estar certificados en la norma ISO 9001-2008.

Al finalizar el proyecto y salir en vivo se logra el objetivo principal de

tener los documentos controlados y a disposición cuando se requieren.

R/: Para preservar los documentos en el ambiente electrónico se tuvo en

cuenta los perfiles de acceso, su tiempo de retención, sus valores primarios

o secundarios, los documentos vitales y la infraestructura tecnológica que

garantice su acceso y preservación.

R/: Para elegir la Herramienta de Gestión Documental tuvimos en cuenta

que cumpliera con la seguridad de acceso, caracterización según nuestras

necesidades, lo amigable y fácil operación y que cumple con la

normatividad dispuesta en el decreto 2609-2012.

R/: La integridad del sistema se garantiza particularmente de dos formas:

El sistema esta configurado para que la información contenida no sea

modificada.

Se realizan respaldo a diario de la información del todo sistema y se

custodia en una bóveda de seguridad en un sitio diferente de donde

esta instalada la herramienta.

http://www.buenastareas.com/ensayos/Taller-Gestion-

Documental/1116079.html. buenas tareas.

http://www.imaginar.org/gestion-documental.html. Centro de Investigación para

la sociedad de la información.

Tandem S. A. Centro de Gestión documental y Tecnología. Av cc 68 No. 81 81.

Entre ríos tel. 3111099 ext 128.