GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES, CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

2015

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

INTEGRANTES:

RICHARD GERMÁN FLÓREZ HOLGUÍNCHRISTIAN FABIAN RODRIGUEZ CANO

SANDRA GOMEZ PALACIOSRODOLFO OLIVO GARCÍA

DIDIER CASAS

JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANODOCENTE

EN LA NUEVA ERA DIGITAL, APARECEN NUEVAS HERRAMIENTAS QUE GENERAN CAMBIOS POSITIVOS, EN ESTE CASO ES EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO, NO SOLO TRAE BENEFICIOS A LA GESTIÓN DE LAS EMPRESAS SINO QUE TAMBIÉN CONTRIBUYE AL MEDIO AMBIENTE.

EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO ES UNA DE LAS APUESTAS PRESENTES Y FUTURAS DE LA SOCIEDAD COLOMBIANA, ES POR ESTA RAZÓN QUE EN LA SIGUIENTE PRESENTACIÓN, CONOCEREMOS UN POCO ACERCA DE LOS ELEMENTOS QUE COMPONEN AL D.C, SE PREGUNTARAN PERO ¿QUE COMPONENTES PUEDE TENER UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO?, AL IGUAL QUE LOS DOCUMENTOS FÍSICOS, EL DOCUMENTO DIGITAL O ELECTRÓNICO, TAMBIÉN TIENE UNA LISTA DE REQUISITOS QUE CUMPLIR PARA SER VALIDO ANTE CUALQUIER ENTIDAD Y ASÍ CUMPLIR CON LA GESTIÓN PARA LA CUAL FUE CREADO, LOS INVITO A QUE CONOZCAMOS UN POCO MAS DE LOS SOPORTES DOCUMENTALES DE LA NUEVA ERA DIGITAL.

INTRODUCCIÓN

CERTIFICADO ELECTRÓNICOCERTIFICADOS

ARTÍCULO 35. CONTENIDO DE LOS CERTIFICADOS. UN CERTIFICADO EMITIDO POR UNA ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN AUTORIZADA, ADEMÁS DE ESTAR FIRMADO DIGITALMENTE POR ÉSTA, DEBE CONTENER POR LO MENOS LO SIGUIENTE:1. NOMBRE, DIRECCIÓN Y DOMICILIO DEL SUSCRIPTOR.2. IDENTIFICACIÓN DEL SUSCRIPTOR NOMBRADO EN EL CERTIFICADO.3. EL NOMBRE, LA DIRECCIÓN Y EL LUGAR DONDE REALIZA ACTIVIDADES LA ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN.4. LA CLAVE PÚBLICA DEL USUARIO.5. LA METODOLOGÍA PARA VERIFICAR LA FIRMA DIGITAL DEL SUSCRIPTOR IMPUESTA EN EL MENSAJE DE DATOS.6. EL NÚMERO DE SERIE DEL CERTIFICADO.7. FECHA DE EMISIÓN Y EXPIRACIÓN DEL CERTIFICADO.

ARTÍCULO 36. ACEPTACIÓN DE UN CERTIFICADO. SALVO ACUERDO ENTRE LAS PARTES, SE ENTIENDE QUE UN SUSCRIPTOR HA ACEPTADO UN CERTIFICADO CUANDO LA ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN, A SOLICITUD DE ÉSTE O DE UNA PERSONA EN NOMBRE DE ÉSTE, LO HA GUARDADO EN UN REPOSITORIO.

ARTÍCULO 37. REVOCACIÓN DE CERTIFICADOS. EL SUSCRIPTOR DE UNA FIRMA DIGITAL CERTIFICADA, PODRÁ SOLICITAR A LA ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN QUE EXPIDIÓ UN CERTIFICADO, LA REVOCACIÓN DEL MISMO. EN TODO CASO, ESTARÁ OBLIGADO A SOLICITAR LA REVOCACIÓN EN LOS SIGUIENTES EVENTOS:1. POR PÉRDIDA DE LA CLAVE PRIVADA.2. LA CLAVE PRIVADA HA SIDO EXPUESTA O CORRE PELIGRO DE QUE SE LE DÉ UN USO INDEBIDO. SI EL SUSCRIPTOR NO SOLICITA LA REVOCACIÓN DEL CERTIFICADO EN EL EVENTO DE PRESENTARSE LAS ANTERIORES SITUACIONES, SERÁ RESPONSABLE POR LAS PÉRDIDAS O PERJUICIOS EN LOS CUALES INCURRAN TERCEROS DE BUENA FE EXENTA DE CULPA QUE CONFIARON EN EL CONTENIDO DEL CERTIFICADO. UNA ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN REVOCARÁ UN CERTIFICADO EMITIDO POR LAS SIGUIENTES RAZONES:1. A PETICIÓN DEL SUSCRIPTOR O UN TERCERO EN SU NOMBRE Y REPRESENTACIÓN.2. POR MUERTE DEL SUSCRIPTOR.3. POR LIQUIDACIÓN DEL SUSCRIPTOR EN EL CASO DE LAS PERSONAS JURÍDICAS.4. POR LA CONFIRMACIÓN DE QUE ALGUNA INFORMACIÓN O HECHO CONTENIDO EN EL CERTIFICADO ES FALSO.5. LA CLAVE PRIVADA DE LA ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN O SU SISTEMA DE SEGURIDAD HA SIDO COMPROMETIDO DE MANERA MATERIAL QUE AFECTE LA CONFIABILIDAD DEL CERTIFICADO.6. POR EL CESE DE ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN, Y7. POR ORDEN JUDICIAL O DE ENTIDAD ADMINISTRATIVA COMPETENTE.

ARTÍCULO 38. TÉRMINO DE CONSERVACIÓN DE LOS REGISTROS. LOS REGISTROS DE CERTIFICADOS EXPEDIDOS POR UNA ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN DEBEN SER CONSERVADOS POR EL TÉRMINO EXIGIDO EN LA LEY QUE REGULE EL ACTO O NEGOCIO JURÍDICO EN PARTICULAR.

ES UN SISTEMA QUE GARANTIZA LA IDENTIDAD Y OTRAS CUALIFICACIONES DE UNA PERSONA QUE ACTÚA A TRAVÉS DE UNA RED INFORMÁTICA, UN SISTEMA DE INFORMACIÓN, Y EN GENERAL, CUALQUIER MEDIO DE COMUNICACIÓN Y O INFORMACIÓN DIGITAL, TAMBIÉN PODRÍAMOS DECIR QUE ES UN MENSAJE DE DATOS FIRMADOS POR LA ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN QUE IDENTIFICA TANTO A LA ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN QUE LO EXPIDE COMO AL SUSCRIPTOR Y CONTIENE LA CLAVE PUBLICA DE ESTE.

OBJETIVO: EL OBJETIVO PRINCIPAL DE LOS CERTIFICADOS ELECTRÓNICOS ES LA INTERACCIÓN ENTRE PERSONAS O ENTIDADES. A TRAVÉS DE INTERNET UN AMBIENTE DE SEGURIDAD AMPLIA Y CONFIABLE.

¿PARA QUÉ SIRVE? AUTENTIFICAR LA IDENTIDAD DEL USUARIO DE FORMA ELECTRÓNICA

ANTE TERCEROS FIRMAR ELECTRÓNICAMENTE DE FORMA QUE GARANTICE LA INTEGRIDAD

DE LOS DATOS TRANSMITIDOS Y SU PROCEDENCIA. CIFRAR DATOS PARA QUE SOLO EL DESTINATARIO DEL DOCUMENTO

PUEDA ACCEDER A SU CONTENIDO.

CERTIFICADO ELECTRÓNICO

La Certificación Electrónica Permite Garantizar…LA IDENTIDAD Y CAPACIDAD DE LAS PARTES QUE TRATAN ENTRE SI SIN CONOCERSE (EMISOR Y RECEPTOR DEL MENSAJE).LA CONFIDENCIALIDAD DE LOS CONTENIDOS DE LOS MENSAJES (NO INSCRITO LEÍDOS - NO INSCRITO ESCUCHADOS POR TERCEROS).LA INTEGRIDAD DE LA TRANSACCIÓN (NO MANIPULADA POR TERCEROS).

¿Qué nos garantiza un certificado?LA LEGITIMIDAD DE LAS ENTIDADES Y DE LAS PERSONAS QUE INTERVIENEN EN EL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN.LA RESERVA QUE SOLO EL EMISOR Y EL RECEPTOR VEAN LA INFORMACIÓN.LA HONESTIDAD DE LA INFORMACIÓN INTERCAMBIADA ASEGURANDO QUE NO SE PRODUCE NINGUNA ALTERACIÓN.

IDENTIFICACIÓN Y AUTENTIFICACIÓNEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO PARTICIPA DE LOS MISMOS RASGOS QUE EL RESTO DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO: ORIGINALIDAD, UNICIDAD, ORGANICIDAD Y VALOR PROBATORIO. LAS DIFERENCIAS CON EL RESTO DERIVAN DEL HECHO DE QUE SU CREACIÓN, MANIPULACIÓN, TRANSMISIÓN, RECUPERACIÓN Y LECTURA SE REALIZA MEDIANTE HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS APROPIADAS YA SEAN DE TIPO FÍSICO (ORDENADORES, PERIFÉRICOS Y REDES) O LÓGICO (SISTEMAS OPERATIVOS, APLICACIONES Y PROTOCOLOS DE COMUNICACIONES).

ESTO TIENE LA VENTAJA DE FACILITAR LA SEPARACIÓN DEL CONTENIDO DEL DOCUMENTO DEL MEDIO EN EL QUE SE REGISTRÓ ORIGINALMENTE CON EL FIN DE FACILITAR LA DIFUSIÓN Y EL ACCESO. SIN EMBARGO, A CAMBIO PRESENTA EL INCONVENIENTE DE QUE EN EL PROCESO DE SEPARACIÓN Y REGRABACIÓN SE PUEDE MANIPULAR CON MUCHA FACILIDAD, LEVANTANDO SOSPECHAS SOBRE LA AUTENTICIDAD Y LA FIABILIDAD DE LA COPIA. SI A ESTO SUMAMOS LA RÁPIDA OBSOLESCENCIA DE LOS INSTRUMENTOS DE HARDWARE Y DE SOFTWARE QUE HAN INTERVENIDO EN SU PRODUCCIÓN, Y LA CORTA ESPERANZA DE VIDA DE LOS SOPORTES MAGNÉTICOS Y ÓPTICOS EXIGEN REALIZAR PERIÓDICAS MIGRACIONES DE LOS DOCUMENTOS A NUEVOS MEDIOS Y SOPORTES PARA GARANTIZAR SU LEGIBILIDAD, NO DEBE SORPRENDER LA NECESIDAD PRIORITARIA DE DESARROLLAR UNA NUEVA ÁREA DE ACCIÓN EN LOS ARCHIVOS DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: LA AUTENTIFICACIÓN, QUE ACOMPAÑE A LAS TRES TRADICIONALES DE PRESERVACIÓN, ORGANIZACIÓN Y ACCESO.

SU FIN ES IDENTIFICAR LOS ELEMENTOS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS QUE SON NECESARIOS PARA MANTENER SU AUTENTICIDAD A LO LARGO DEL TIEMPO Y FIJAR LOS CONTROLES QUE SE DEBEN REALIZAR PARA COMPROBAR NO SÓLO LA INTEGRIDAD FÍSICA Y LÓGICA DE LOS DOCUMENTOS, SINO TAMBIÉN SU CALIDAD CUANDO SE ALMACENAN Y TRANSFIEREN A LOS DIVERSOS DEPÓSITOS.

REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA:

ESTEBAN NAVARRO, MIGUEL ÁNGEL. “LOS ARCHIVOS DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS”. EN: EL PROFESIONAL DE LA INFORMACIÓN, 2001, DICIEMBRE, V. 10, N. 12, PP. 41-45.

FIRMA ELECTRÓNICALA FIRMA ELECTRÓNICA CORRESPONDE A MÉTODOS TALES COMO CÓDIGOS, CONTRASEÑAS, DATOS BIOMÉTRICOS O CLAVES CRIPTOGRÁFICAS PRIVADAS, QUE PERMITAN IDENTIFICAR A UNA PERSONA EN RELACIÓN CON UN MENSAJE, SIEMPRE Y CUANDO EL MISMO SEA CONFIABLE Y APROPIADO RESPECTO DE LOS FINES PARA LOS QUE SE UTILIZA LA FIRMA, TENIENDO EN CUENTA TODAS LAS CIRCUNSTANCIAS DEL CASO, ASÍ COMO CUALQUIER ACUERDO PERTINENTE

FIRMA DIGITAL FIRMA DIGITALIZADA

SE ENTENDERÁ COMO UN VALOR NUMÉRICO QUE SE ADHIERE A UN MENSAJE DE DATOS Y QUE, UTILIZANDO UN PROCEDIMIENTO MATEMÁTICO CONOCIDO, VINCULADO A LA CLAVE DEL INICIADOR Y AL TEXTO DEL MENSAJE PERMITE DETERMINAR QUE ESTE VALOR SE HA OBTENIDO EXCLUSIVAMENTE CON LA CLAVE DEL INICIADOR Y QUE EL MENSAJE INICIAL NO HA SIDO MODIFICADO DESPUÉS DE EFECTUADA LA TRANSFORMACIÓN.

ES LO EQUIVALENTE A UNA FIRMA ESCANEADA, LA CUAL SE USA PARA AUTORIZACIONES, RECIBOS, PEDIDOS, ETC., SIN NECESIDAD DE IMPRIMIR EL DOCUMENTO FÍSICAMENTE, IGUALMENTE PARA LA BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS EN EL ORDENADOR PREVIAMENTE ALMACENADOS ELECTRÓNICAMENTE.

LEGISLACIÓN

FUNCIONAMIENTO DE LA FIRMA ELECTRÓNICA

AUTENTICIDAD: PERMITE GARANTIZAR LA IDENTIDAD DEL EMISOR DE UN MENSAJE Y/O EL ORIGEN DEL MISMO Y TENER LA PLENA SEGURIDAD QUE QUIEN REMITE EL MENSAJE ES REALMENTE QUIEN DICE SER.

INTEGRIDAD: GARANTIZA QUE EL MENSAJE DE DATOS O INFORMACIÓN ELECTRÓNICA NO HAYA SIDO ALTERADO NI MODIFICADO.

NO REPUDIO: EL EMISOR NO PODRÁ NEGAR EL CONOCIMIENTO DE UN MENSAJE DE DATOS NI LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS A PARTIR DE ÉSTE. LA FIRMA ELECTRÓNICA ES UN CONJUNTO DE DATOS ELECTRÓNICOS QUE ACOMPAÑAN O QUE ESTÁN ASOCIADOS A UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO Y CUYAS FUNCIONES BÁSICAS SON:

IDENTIFICAR AL FIRMANTE DE MANERA INEQUÍVOCA

ASEGURAR LA INTEGRIDAD DEL DOCUMENTO FIRMADO. ASEGURA QUE EL DOCUMENTO FIRMADO ES EXACTAMENTE EL MISMO QUE EL ORIGINAL Y QUE NO HA SUFRIDO ALTERACIÓN O MANIPULACIÓN

ASEGURAR LA INTEGRIDAD DEL DOCUMENTO FIRMADO. LOS DATOS QUE UTILIZA EL FIRMANTE PARA REALIZAR LA FIRMA SON ÚNICOS Y EXCLUSIVOS Y, POR TANTO, POSTERIORMENTE, NO PUEDE DECIR QUE NO HA FIRMADO EL DOCUMENTO

Características esenciales de la Firma Electrónica

Autenticidad, Integridad, Confidencialidad y no Repudio.

¿QUÉ NO ES UNA FIRMA ELECTRÓNICA O DIGITAL?

• NOMBRE DE USUARIO Y CONTRASEÑA.• LOGIN Y PASSWORDS.• PIN (NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN PERSONAL).• CLAVES.• FIRMAS DIGITALIZADAS

• JUAN PÉREZ

• JUAN PÉREZ

• JUAN PÉREZ

CIFRADO ELECTRÓNICOCIFRADO: UN FORMATO DE CONSERVACIÓN NO DEBE CONTENER DATOS CIFRADOS, CUYA INTERPRETACIÓN Y BUENA LECTURA DEPENDA DE ALGORITMOS O CLAVES EXTERNAS AL PROPIO DOCUMENTO.

CIFRADO ELECTRÓNICO- LOS PROCESOS DE FIRMA ELECTRÓNICA Y DE CIFRADO ELECTRÓNICO ESTÁN BASADOS EN LA CRIPTOGRAFÍA. EXISTEN DOS TIPOS DE CRIPTOGRAFÍA: DE CLAVE SIMÉTRICA Y DE CLAVE ASIMÉTRICA.

CLAVE SIMÉTRICA: CIFRAMOS UN DOCUMENTO CON CLAVE SIMÉTRICA Y LO PROTEGEMOS MEDIANTE LA CONTRASEÑA "VERANO". PARA DESCIFRARLO UTILIZAREMOS LA MISMA CONTRASEÑA. ¿QUÉ DESVENTAJAS TIENE ESTE SISTEMA? EL SISTEMA ES ROBUSTO SIEMPRE QUE NO TENGAMOS QUE COMUNICAR LA CONTRASEÑA A OTRAS PERSONAS. DEBERÍAMOS BUSCAR UN MEDIO MUY SEGURO, QUE NO PUDIERA SER INTERCEPTADO, PARA COMUNICARLE QUÉ CONTRASEÑA DEBE UTILIZAR PARA DESCIFRAR EL MENSAJE

CLAVE ASIMÉTRICA: LA MISMA CLAVE NO SE UTILIZA PARA CIFRAR Y DESCIFRAR. EXISTEN DOS CLAVES, UNA ES PÚBLICA, LA OTRA PRIVADA. LA CLAVE PÚBLICA ES CONOCIDA POR TODOS MIENTRAS QUE LA CLAVE PRIVADA ES LA QUE SE MANTIENE EN SECRETO Y NO SE COMPARTE CON LOS DEMÁS.

LA CLAVE PRIVADA: PARA "FIRMAR" UN DOCUMENTO UTILIZAREMOS NUESTRA CLAVE PRIVADA. SÓLO EL FIRMANTE POSEE LA CLAVE PRIVADA. EL RECEPTOR ACCEDE AL DOCUMENTO MEDIANTE LA CLAVE PÚBLICA CORRESPONDIENTE Y SE EVIDENCIA QUIÉN ES EL FIRMANTE.

LA CLAVE PÚBLICA: EN EL CASO ANTERIOR LA CLAVE PÚBLICA HA SERVIDO PARA ACCEDER A LOS DOCUMENTOS FIRMADOS ELECTRÓNICAMENTE CON LA CORRESPONDIENTE CLAVE PRIVADA. LA CLAVE PÚBLICA ES ÚTIL ADEMÁS PARA "CIFRAR" LOS DOCUMENTOS. UN DOCUMENTO CIFRADO CON LA CLAVE PÚBLICA SÓLO PODRÁ SER DESCIFRADO CON LA CORRESPONDIENTE CLAVE PRIVADA. MEDIANTE LA UTILIZACIÓN DE LA CLAVE PÚBLICA PODEMOS ASEGURARNOS DE QUE SÓLO UN DETERMINADO DESTINATARIO DESCIFRARÁ EL DOCUMENTO.

COMO FUNCIONA LOS CIFRADOS ELECTRÓNCIOS

ENTIDADES CERTIFICADORASENTIDADES DE CERTIFICACIÓN

ARTÍCULO 29. CARACTERÍSTICAS Y REQUERIMIENTOS DE LAS ENTIDADES DE CERTIFICACIÓN. MODIFICADO POR EL ART. 160, DECRETO NACIONAL 019 DE 2012.

PODRÁN SER ENTIDADES DE CERTIFICACIÓN, LAS PERSONAS JURÍDICAS, TANTO PÚBLICAS COMO PRIVADAS, DE ORIGEN NACIONAL O EXTRANJERO Y LAS CÁMARAS DE COMERCIO, QUE PREVIA SOLICITUD SEAN AUTORIZADAS POR LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO Y QUE CUMPLAN CON LOS REQUERIMIENTOS ESTABLECIDOS POR EL GOBIERNO NACIONAL, CON BASE EN LAS SIGUIENTES CONDICIONES:

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4276

ONAC El ORGANISMO NACIONAL DE ACREDITACIÓN DE COLOMBIA - ONAC es una corporación sin ánimo de lucro, de naturaleza y participación mixta, regida por el derecho privado, constituida en 2007 y que por disposición estatutaria se organizó bajo las leyes colombianas dentro del marco del Código Civil y las Normas sobre ciencia y tecnología. de acuerdo con las normas del Código Civil y las normas de ciencia y tecnología.ONAC tiene como objeto principal acreditar la competencia técnica de Organismos de Evaluación de la Conformidad con las normas y criterios señalados en estos Estatutos y desempeñar las funciones de Organismo Nacional de Acreditación de Colombia conforme con la designación contenida en el artículo 3 del Decreto 4738 de 2008 y las demás normas que la modifiquen, sustituyan o complementen.Las funciones principales del ONAC como organismo nacional de acreditación, son:Realizar actividades de acreditación de los organismos de evaluación de la conformidad de acuerdo con la normatividad internacional y nacional aplicable.Representar los intereses del país ante organismos regionales e internacionales relacionados con actividades de acreditación y participar en foros nacionales, regionales e internacionales de interés.Mantener un registro público actualizado de los organismos acreditados, cuyo contenido y condiciones serán definidos de acuerdo con el reglamento que para el efecto se expida.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=56767

http://faolex.fao.org/docs/pdf/col123433.pdf

CERTICAMARA

>ENTIDAD CREADA EN EL AÑO DE 2001, PARA PROMOVER EL COMERCIO ELECTRÓNICO CONFIABLE Y SEGURO.

>SOCIEDAD CONSTITUIDA POR LAS CÁMARAS DE COMERCIO DEL PAÍS Y CONFECÁMARAS.

>TERCERO DE CONFIANZA, RESPONSABLE DE EMITIR Y REVOCAR CERTIFICADOS DIGITALES UTILIZADOS EN LAS FIRMAS ELECTRÓNICAS PARA LO CUAL SE EMPLEA CRIPTOGRAFÍA DE CLAVE PÚBLICA.

>AUTORIZADA Y VIGILADA POR SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.

CERTICAMARA

CERTICAMARA

BIBLIOGRAFÍA

- HTTP://WWW.ARCHIVOGENERAL.GOV.CO/LEYES- HTTPS://WEB.CERTICAMARA.COM/- LEY 527 DE 1999 - DECRETO 2150 DE 1995- DECRETO 998 DE 1997 - ACUERDO 002 MARZO 14 DE 2014- DECRETO 2364 DE 2012- DECRETO 333 2014- DECRETO 019 DE 2012