política de gestión de documentos electrónicos (tercera edición) … · 2020. 9. 22. · 1. en...

POLIacuteTICA DE GESTIOacuteN DE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS

(3ordf EDICIOacuteN)

9 Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten

TIacuteTULO 9 Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten

Elaboracioacuten y coordinacioacuten de contenidos Grupo de Trabajo de PGD-e en el marco del Plan de Accioacuten de Transformacioacuten Digital

Impulsa Grupo de trabajo para la Coordinacioacuten de Archivos de MINHAC y Comisioacuten Ministeshyrial de Administracioacuten Digital (CMAD)

Dirige Subdireccioacuten General de Informacioacuten Documentacioacuten y Publicaciones de MINHAC Responsable edicioacuten digital Subdireccioacuten General de Informacioacuten Documentacioacuten y Publishycaciones Edicioacuten electroacutenica (versioacuten 1) junio de 2020 Disponible esta publicacioacuten en el Portal de Administracioacuten Electroacutenica (PAe) httpadministracionelectronicagobes

Edita copy Ministerio de Hacienda Secretariacutea General Teacutecnica Subdireccioacuten General de Informacioacuten Documentacioacuten y Publicaciones NIPO 185-20-053-3

copy Ministerio de Asuntos Econoacutemicos y Transformacioacuten Digital Secretariacutea General de Administracioacuten Digital NIPO 094-20-073-3

El presente documento estaacute bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-Compartir Igual versioacuten 40 Espantildea Usted es libre de - Copiar distribuir y comunicar puacuteblicamente la obra - Hacer obras derivadas Bajo las condiciones siguientes - Reconocimiento Debe reconocer los creacuteditos de la obra de la manera especificada por el autor o el licenciador (pero no de una manera que sugiera que tiene su apoyo o apoyan el uso que hace de su obra) - Compartir bajo la misma licencia Si altera o transforma esta obra o genera una obra derishyvada soacutelo puede distribuir la obra generada bajo una licencia ideacutentica a eacutesta Al reutilizar o distribuir la obra tiene que dejar bien claro los teacuterminos de la licencia de esta obra Alguna de estas condiciones puede no aplicarse si se obtiene el permiso del titular de los derechos de autor Nada en esta licencia menoscaba o restringe los derechos morales del autor Esto es un resumen legible por humanos del texto legal (la licencia completa) disponible en

httpscreativecommonsorglicensesby-sa40deedes

Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 3

IacuteNDICE

Histoacuterico de versiones del documento 4

1 ANTECEDENTES 5

2 INTRODUCCIOacuteN 6

3 OBJETIVO Y ALCANCE DE LA GUIacuteA 8

31 Queacute NO incluye la Guiacutea 9

4 AacuteMBITO DE APLICACIOacuteN Y DESTINATARIOS 10

5 ELIMINACIOacuteN 11

51 Normativa de intereacutes 11

52 Diferencia entre borrado destruccioacuten y eliminacioacuten 12 521 Borrado 12 522 Borrado seguro 12 523 Destruccioacuten segura 13 524 Eliminacioacuten segura 13

53 Metadatos a considerar 13

54 Trazabilidad 17 541 Metadato eEMGDE21 - TRAZABILIDAD 18 542 Metadato eEMGDE211 - ACCIOacuteN 18

543 Metadato eEMGDE2111 ndash FECHA DE LA ACCIOacuteN 20 544 Metadato eEMGDE2112 ndash ENTIDAD DE LA ACCIOacuteN 20 545 Metadato eEMGDE212 ndash MOTIVO REGLADO 21 546 Metadato eEMGDE213 ndash USUARIO DE LA ACCIOacuteN 21 547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO 22 548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO 22 549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR 23

55 Justificacioacuten y alcance 23 551 Ejecucioacuten de un di ctamen de eliminacioacuten 24 552 Transferencia a archivo 25 553 Cambio de soporte 25

56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten 25

57 Soportes de almacenamiento 26 571 Tipos de soportes de almacenamiento 27 572 Contexto de los soportes 27 573 Tipo de gestioacuten de los soportes 28


58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros 28 581 Sobrescritura 29

582 Comandos a nivel firmware 29 583 Borrado criptograacutefico 29 584 Desmagnetizacioacuten 29 585 Trituracioacuten 30 586 Desintegracioacuten 30 587 Aplastamiento 30 588 Pulverizacioacuten 30

6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN 31

7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS 34

8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS 35

81 Definiciones 35

82 Acroacutenimos 35

9 REFERENCIAS 36

91 Legislacioacuten 36

92 Otros 36

ANEXO I NORMATIVA 37

Equipo responsable de la elaboracioacuten de la poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos 47

IacuteNDICE DE TABLAS

Tabla 1 Metadatos relacionados con la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos 14

Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten 31

Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten33

Histoacuterico de versiones del documento

Versioacuten Nombre del documento Fecha Descripcioacuten

0 9 Guiacutea de aplicacioacuten de elimishynacioacuten 16072019

Versioacuten 0 aprobada por el grupo de trabajo GTPGD-e en el marco del PATD



1 ANTECEDENTES

1 En el antildeo 2014 se publicoacute la Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos electroacutenicos del Ministeshyrio la primera que se ha elaborado en el entorno de la Administracioacuten General del Estado Por haber sido consensuada entre los diferentes organismos del Ministerio asiacute como por la Subdireccioacuten General de los Archivos Estatales del Ministerio de Educacioacuten Cultura y Deportes y el Ministerio de la Presidencia se ha convertido en un referente para las poliacuteshyticas de gestioacuten de documentos electroacutenicos posteriores tanto de la AGE como de las comunidades autoacutenomas y entidades locales

2 En el antildeo 2016 se aproboacute la segunda edicioacuten de la Poliacutetica de G estioacuten de Documentos Electroacutenicos del entonces Ministerio de Hacienda y Funcioacuten Puacuteblica que fue galardonada con el premio al mejor proyecto archiviacutestico en el VII Congreso de Archivos de Castilla y Leoacuten (25-27 de mayo de 2016)

3 Pasados seis antildeos desde la publicacioacuten de la Poliacutetica de Gestioacuten de documentos electroacuteshynicos se haciacutea necesaria una actualizacioacuten de la misma sobre todo teniendo en cuenta las experiencias que se han tenido en administracioacuten electroacutenica en las aplicaciones de tramitacioacuten y archivo electroacutenico Tambieacuten era necesaria la adaptacioacuten a la nueva normativa la Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administraciones Puacuteblicas y la Ley 402015 de 1 de octubre de Reacutegimen Juriacutedico del Sector Puacuteblico sin olvidar que en fechas proacuteximas seraacute aprobado el nuevo reglamento de administracioacuten electroacutenica que desarrollaraacute las dos leyes citadas

4 En esta guiacutea se aborda el proceso de gestioacuten documental de destruccioacuten o eliminacioacuten recogido en la Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (3ordf edicioacuten) en su aparshytado ldquo259 Destruccioacuten o eliminacioacutenrdquo Se tratan aspectos como la distincioacuten entre distinshytos niveles de borrado de documentos electroacutenicos los tipos de soportes de almacenashymiento la gestioacuten interna o externa de los mismos los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten y se exponen las pautas para ejecutar un proceso de eliminacioacuten segura en funcioacuten de su alcance y de los motivos que han llevado a ponerlo en marcha



2 INTRODUCCIOacuteN

5 Seguacuten los principios de la gestioacuten documental los documentos no son algo muerto o inactivo sino que tienen una vida propia un ldquociclo vitalrdquo que contempla a semejanza de cualquier otro el nacimiento (creacioacuten) crecimiento (mantenimiento y uso) y decrecishymiento y muerte (expurgo o eliminacioacuten) de los mismos En este sentido la gestioacuten docushymental culmina con la decisioacuten de conservacioacuten permanente o eliminacioacuten de los docushymentos

6 De acuerdo con la legislacioacuten vigente en materia de documentos archivos y patrimonio documental estatal una vez transcurridos los plazos legales la eliminacioacuten de los docushymentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) en razoacuten de su condicioacuten de patrimonio documental espantildeol soacutelo y exclusivamente puede realizarse meshydiante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la normativa que regula el funshycionamiento de dicha comisioacuten y siempre y cuando se dictamine que los documentos han perdido todos sus valores primarios (juriacutedicos administrativos fiscales) y no poseen vashylores informativos ni histoacutericos

7 No podraacuten eliminarse por tanto los documentos o expedientes en los que se deacute alguna de las siguientes circunstancias

i Esteacuten calificados como de ldquoconservacioacuten permanenterdquo de acuerdo con los dictaacuteshymenes de la CSCDA

ii No haya transcurrido el plazo establecido para su conservacioacuten durante el cual pueda subsistir su valor probatorio de derecho y obligaciones de personas fiacutesishycas o juriacutedicas

iii No tengan la autorizacioacuten previa establecida en la legislacioacuten vigente en materia de documentos archivos y patrimonio documental

8 Por otro lado la eliminacioacuten borrado o destruccioacuten de documentos electroacutenicos afecta directamente a la seguridad de los datos especialmente a los de caraacutecter personal El acceso o difusioacuten no autorizados de los datos que un proceso de eliminacioacuten incompleto o mal ejecutado podriacutea ocasionar pone en riesgo su seguridad y vulnera la confidenciashylidad de la informacioacuten

9 Los documentos electroacutenicos como ficheros codificados de forma binaria se guardan de manera permanente en los denominados soportes de almacenamiento

10 Existen distintos tipos de soportes magneacuteticos oacutepticos o memorias de estado soacutelido algunas de cuyas caracteriacutesticas pueden limitar el eacutexito de una operacioacuten de borrado de documentos electroacutenicos cuando se pretende que sea exhaustiva o irreversible

i En algunos discos duros magneacuteticos hay sectores que estaacuten protegidos u oculshytos o que son defectuosos Los comandos de borrado que incorporan los distinshytos sistemas operativos o las aplicaciones informaacuteticas que gestionan documenshytos electroacutenicos no pueden acceder a estos sectores por lo que los datos preshysentes en ellos no se eliminan cuando se borra un fichero

ii En soportes de acceso secuencial por ejemplo cintas magneacuteticas no seriacutea poshysible borrar fiacutesicamente un fichero que se encuentra entre otros ficheros sin afecshytar a estos por lo que deberiacutea borrarse todo el contenido del soporte


iii En las memorias de estado soacutelido las operaciones de borrado soacutelo se pueden aplicar a bloques enteros Cuando la porcioacuten a borrar es maacutes pequentildea la inforshymacioacuten se marca como borrada pero los datos permanecen en el soporte Un borrado seguro de una memoria solida deberiacutea afectar necesariamente a todo el dispositivo

11 Esto supone que mediante el uso de determinadas teacutecnicas seriacutea posible acceder a estos ficheros o documentos electroacutenicos una vez eliminados y recuperarlos Ademaacutes los proshycesos de destruccioacuten de los documentos en papel no pueden aplicarse a la eliminacioacuten de los electroacutenicos lo que hace necesario contar con procedimientos especiacuteficos y adapshytados a la nueva realidad de la Administracioacuten electroacutenica teniendo presente como miacuteshynimo las particularidades de los soportes de almacenamiento el alcance y los motivos de la eliminacioacuten y el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten En definitiva la eliminacioacuten de un documento electroacutenico deberiacutea ser tan segura como lo es la destruccioacuten de un docushymento en papel

3 OBJETIVO Y ALCANCE DE LA GUIacuteA

12 El objetivo de esta guiacutea de aplicacioacuten es desarrollar los conceptos en relacioacuten con la elishyminacioacuten de documentos electroacutenicos que establece la Poliacutetica de Gestioacuten de Documenshytos electroacutenicos en su tercera edicioacuten

i Distincioacuten entre eliminacioacuten y borrado seguro de documentos electroacutenicos y desshytruccioacuten de soportes

ii Justificacioacuten y alcance de la eliminacioacuten iii Clasificacioacuten de los soportes de almacenamiento iv Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten v Seleccioacuten de los meacutetodos y teacutecnicas de borrado o destruccioacuten seguros maacutes adeshy

cuados teniendo en cuenta los tipos de soportes de almacenamiento su conshytexto y el tipo de gestioacuten de los mismos

13 Aunque los sistemas de almacenamiento son el entorno adecuado para la conservacioacuten de los documentos electroacutenicos esta guiacutea podriacutea aplicarse asimismo a la eliminacioacuten seshygura de informacioacuten de soportes asociados a dispositivos moacuteviles o soportes locales de ordenadores portaacutetiles PC o servidores

14 Un sistema de almacenamiento estaacute formado baacutesicamente por una cabina de almacenashymiento como miacutenimo (o una libreriacutea roboacutetica) y redes de comunicaciones (que conectan los distintos servidores al almacenamiento) y permite la interconexioacuten de un conjunto de soporshytes de forma que puedan proporcionar espacio de almacenamiento a diversas plataformas tecnoloacutegicas como clusters de servidores mainframes plataformas virtualizadas NAS etc

15 Entre las caracteriacutesticas que convierten a los sistemas de almacenamiento en el entorno maacutes adecuado para garantizar la conservacioacuten a largo plazo de los documentos electroacuteshynicos estaacuten

i Proporcionar una capacidad de almacenamiento flexible ante una demanda creshyciente y muy exigente en cuanto a espacio El aumento de la capacidad en estos sistemas no es disruptiva en cuanto al servicio que ofrecen

ii Garantizar la accesibilidad y disponibilidad de los datos ante posibles fallos (grashycias a la redundancia de sus elementos fiacutesicos)

iii Ofrecer un rendimiento acorde a las necesidades de distintas aplicaciones y en funcioacuten del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos

iv Separar el nivel fiacutesico del soporte del nivel loacutegico con el que trabajan las aplicashyciones (lo que se denomina virtualizacioacuten del almacenamiento)

v Replicar los datos contra sistemas similares 16 Esto no impide que puedan aplicarse las teacutecnicas de borrado seguro o destruccioacuten segura

de soportes a dispositivos de almacenamiento no vinculados a sistemas de almacenashymiento como discos duros de ordenadores personales por ejemplo o memorias de esshytado soacutelido de teleacutefonos moacuteviles Sin embargo estos casos deberiacutean contemplarse fuera de un proceso de eliminacioacuten reglado ya que los soportes de almacenamiento de disposhysitivos moacuteviles o el almacenamiento local de un servidor no son los medios maacutes adecuashydos para garantizar la conservacioacuten a largo plazo de los documentos electroacutenicos La aplicacioacuten de estas teacutecnicas se justificariacutea simplemente como una medida de seguridad por las caracteriacutesticas de la informacioacuten que contienen



31 Queacute NO incluye la Guiacutea

17 Esta guiacutea aporta uacutenicamente recomendaciones o aspectos a considerar en relacioacuten con la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos No busca ser un manual de los procesos a aplicar para la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos que como el resto del Sistema de Gestioacuten Documental deberaacuten desarrollarse de acuerdo con las directrices establecidas en la Poliacutetica de Gestioacuten Documental aplicable


4 AacuteMBITO DE APLICACIOacuteN Y DESTINATARIOS

18 Esta guiacutea tendraacute su aacutembito de aplicacioacuten en el Ministerio de Hacienda y en sus entidades puacuteblicas que asiacute lo decidan Su aplicacioacuten en el Ministerio Poliacutetica Territorial y Funcioacuten Puacuteblica y en el Ministerio de Asuntos Econoacutemicos y Transformacioacuten Digital que han participado en los trabajos de elaboracioacuten deberaacute ser aprobada por dichos departamentos Dado su caraacutecter global tambieacuten puede ser vaacutelida y de aplicacioacuten en las entidades y organismos del sector puacuteblico que asiacute lo deseen

19 Dentro del aacutembito de aplicacioacuten definido anteriormente los destinatarios del contenido deesta guiacutea son los siguientes

i

Responsables de gestioacuten

conservacioacuten y archivo de documentos y expedientes

electroacutenicos

ii

Desarrolladores de

aplicaciones de gestioacuten conservacioacuten y archivo de docushymentos y expedientes electroacutenicos

5 ELIMINACIOacuteN

51 Normativa de intereacutes

20 Esta seccioacuten identifica las normas y articulado de intereacutes para la eliminacioacuten destruccioacuten o borrado de documentos electroacutenicos En el Anexo 1 de esta Guiacutea se incluye el texto de los artiacuteculos mencionados

i El marco normativo general de la administracioacuten electroacutenica se establece con las Leyes 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administraciones Puacuteblicas y 402015 de 1 de octubre de Reacutegimen Juriacutedico del Sector Puacuteblico

ii El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada

iii El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Admishynistracioacuten de proteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que fishyguren en sus archivos

iv El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservashydos o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo

v El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la consershyvacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedimiento de eliminacioacuten de documentos

vi El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composishycioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos define su finalidad y funciones

vii El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de proteccioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de inshyformacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera

viii El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando regisshytro de su eliminacioacutenrdquo


ix La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten

x La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacuteshynicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo

52 Diferencia e ntre borrado destruccioacuten y eliminacioacuten

21 Aunque en la normativa de referencia los teacuterminos eliminacioacuten borrado o destruccioacuten de documentos electroacutenicos se usan indistintamente para expresar la eliminacioacuten fiacutesica de un documento electroacutenico tanto de su contenido informativo como de su entidad como fichero informaacutetico desde un punto de vista teacutecnico estos teacuterminos representan dimenshysiones distintas

22 Teniendo en cuenta la normativa a los efectos de esta guiacutea se define cada uno de estos teacuterminos borrado destruccioacuten y eliminacioacuten en los apartados siguientes

521 Borrado

23 Seriacutea la operacioacuten teacutecnica de eliminacioacuten del fichero o ficheros correspondientes a un documento electroacutenico de un soporte o conjunto de soportes de almacenamiento Se realiza mediante comandos especiacuteficos del sistema operativo o de las aplicaciones que gestionan estos documentos

24 En cuanto a su alcance puede afectar soacutelo a uno o a un conjunto determinado de documenshytos y a una parte o a la totalidad de un soporte (si se borra toda la informacioacuten que contiene)

25 El borrado de un documento electroacutenico consiste baacutesicamente en marcar como libre el espacio que ocupa en un soporte de forma que pueda ser empleado por el sistema opeshyrativo maacutes adelante Sin embargo este tipo de borrado seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando el alcance de la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes1 y existan otras medidas de seguridad de la informacioacuten como una poliacutetica de accesos conforme a las caracteriacutesticas de la dicha informacioacuten y a su nivel de proteccioacuten Obviamente permite l a reutilizacioacuten de los soportes de almacenamiento

1 Ver la medida de proteccioacuten mpsi5 del Esquema Nacional de Seguridad

26 En esta guiacutea de aplicacioacuten lo denominaremos como borrado de nivel 0

522 Borrado seguro

27 Se tratariacutea de un procedimiento basado en teacutecnicas especiales como la sobrescritura la desmagnetizacioacuten etc cuyo objetivo es eliminar por completo un conjunto de documenshy



tos electroacutenicos previamente seleccionados de un soporte o conjunto de soportes de alshymacenamiento de manera que sea praacutecticamente imposible recuperar la informacioacuten que conteniacutean ni siquiera mediante teacutecnicas especiales No siempre permite la reshyutilizacioacuten del soporte ya que algunas teacutecnicas como la desmagnetizacioacuten lo pueden dejar inservible

28 En cuanto a su alcance este tipo de borrado afecta a la totalidad de un soporte nunca a una parte

29 Este tipo de borrado es el recomendable para asegurar la confidencialidad de la inforshymacioacuten de los documentos electroacutenicos borrados Tambieacuten puede efectuarse como paso previo a la destruccioacuten de los soportes

30 En funcioacuten de las teacutecnicas o meacutetodos que se apliquen podraacute ser maacutes o menos exhaustivo o seguro por lo que eacutestos deberaacuten seleccionarse teniendo en cuenta las caracteriacutesticas de la informacioacuten y del soporte de almacenamiento de si seraacute destruido o no posteriorshymente o reutilizado del alcance de la eliminacioacuten de la gestioacuten interna o externa de los soportes etc

31 Distinguiriacuteamos en funcioacuten de su exhaustividad dos niveles a los que denominaremos de menor a mayor borrado de nivel 1 y nivel 2

523 Destruccioacuten segura

32 Se definiriacutea como el procedimiento de destruccioacuten fiacutesica de un soporte de almacenashymiento que ha contenido documentos electroacutenicos mediante teacutecnicas especiacuteficas que garanticen que la informacioacuten no pueda ser recuperada Para aumentar la seguridad del procedimiento puede combinarse con un borrado seguro previo a la misma

33 La destruccioacuten segura se justificariacutea por la imposibilidad de reutilizacioacuten del soporte por un cambio de soporte por obsolescencia o fallo del mismo o porque las caracteriacutestishycas de la informacioacuten de los documentos aconsejen esta destruccioacuten (por ejemplo por su elevado nivel de confidencialidad)

524 Eliminacioacuten segura

34 En el contexto de esta guiacutea la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos seriacutea el proceso que englobariacutea la utilizacioacuten de teacutecnicas y meacutetodos de borrado o destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte empleado del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten de las causas que motivan la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos y del alcance de la misma La eliminacioacuten segura tambieacuten incluiriacutea los procedimientos de verificacioacuten del resultado del borrado seguro y de la destruccioacuten de soportes

53 Metadatos a considerar

35 Los metadatos del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten y del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo que se podriacutean consultarse o procesarse durante el proceso de eliminacioacuten se han recogido en la tabla 1


Tabla 1 Metadatos relacionados con la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos

METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO

eEMGDE21 ndash idenshytificador ndash Secuenshycia de identificador

Obligatorio Secuencia de caracteres que identifica la entidad dentro de un dominio local o global

eEMGDE31 ndashNomshybre -Nombre natural

Obligatorio para la transferencia

Nombre real que se da a la entidad

eEMGDE32 ndashNomshybre -Nombre del fishychero

Opcional Tiacutetulo o nombre del fichero de datos que constituye el docushymento

eEMGDE41 ndash Feshychas ndash Fecha inicio Obligatorio Fecha en la que una entidad

inicia su existencia

eEMGDE42 ndash Feshychas ndash Fecha fin Condicional

Fecha en la que una entidad finalizoacute su existencia se dishysolvioacute o se destruyoacute

Debe utilizarse una vez que una entidad finaliza o se dishysuelve se borra o se destruye y siempre que se vaya a realishyzar su transferencia en caso de una entidad documento

eEMGDE811 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad - Nivel de acceso

Condicional

Teacutermino normalizado de acuerdo con un esquema de vashylores que indica el nivel de acshyceso de la entidad

Secreto Reservado Confidenshycial No clasificado

eEMGDE812 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad -Coacutedigo de la poliacutetica de control de acceso

Condicional

Nivel de la Poliacutetica de control de acceso de organizaciones indivishyduales o si se desarrolla de la Poliacutetica de control de acceso nashycional autonoacutemica local sectoshyrial etc

A B C E

eEMGDE821 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad - Texto de la advershytencia

Condicional

Palabra o palabras que conforshyman la advertencia de segurishydad de que un Documento Actishyvidad o Regulacioacuten requiere un tratamiento especial y que soacutelo las personas autorizadas pueshyden tener acceso

eEMGDE822 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad ndash Categoriacutea de la adshyvertencia

Condicional Naturaleza de una advertenshycia de seguridad

eEMGDE83 ndash Segushyridad - Permisos Condicional

Autorizacioacuten o acreditacioacuten de un agente o actividad que determina sus derechos de acceso uso y reutilizacioacuten de los documentos

eEMGDE84 - Segushyridad ndash Sensibilidad Datos Caraacutecter Pershysonal

Condicional

Teacutermino normalizado de acuerdo con los niveles de clasificacioacuten de la Ley Orgaacuteshynica 151999 de 13 de dishyciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal y normativa de desarrollo

No sensible Datos Personales Categoriacuteas especiales de dashytos Datos de naturaleza penal



eEMGDE85 ndash Segushyridad - Clasificacioacuten ENS

Condicional

Teacutermino normalizado que deshynota el nivel de seguridad de un sistema de informacioacuten de conshyformidad con los criterios del Esshyquema Nacional de Seguridad (ENS)

Bajo Medio Alto

eEMGDE86 ndash Segushyridad - Nivel de conshyfidencialidad de la informacioacuten

Condicional

Evaluacioacuten en cuanto al nivel de la dimensioacuten de seguridad ldquoconfidencialidadrdquo de la informashycioacuten recogida en un documento de acuerdo con el Esquema Nashycional de Seguridad

Bajo Medio Alto

eEMGDE91 ndash Dereshychos de acceso Obligatorio para la

Indica si el documento se rige por el reacutegimen general de libre acceso o si por el contrario Libre Parcialmente restringido

uso y reutilizacioacuten - transferencia estaacute sujeto a alguna de las limi- Restringido Tipo de acceso taciones recogidas en la legislashy

cioacuten o normativa de aplicacioacuten

eEMGDE92 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Coacutedigo de la causa de limitacioacuten

Condicional

Asignar una codificacioacuten a la causa de restriccioacuten de acceso para facilitar las consiguientes acciones automaacuteticas precisas sobre el documento

ABCDEFGHIJKLM Valores A - La seguridad nacional B - La defensa C - Las relaciones exteriores D- La seguridad puacuteblica E- La prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de los iliacutecitos penales adshyministrativos o disciplinarios F- La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judishycial efectiva G- Las funciones administrativas de vigilancia inspeccioacuten y control H- Los intereses econoacutemicos y coshymerciales I - La poliacutetica econoacutemica y monetashyria J - El secreto profesional y la proshypiedad intelectual e industrial K - La garantiacutea de la confidencialishydad o el secreto requerido en proshycesos de toma de decisioacuten L - La proteccioacuten del medio amshybiente M - Otros

eEMGDE93 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Causa legal Norshymativa de limitacioacuten

Condicional

Referencia de la ley o norma esshypeciacutefica que afecta al docushymento o expediente en cuanto a su reacutegimen de acceso

eEMGDE13111 Identificacioacuten de los diferentes Calificacioacuten ndash Valo- Obligatorio para la valores primarios que poseen Administrativo Fiscal Juriacutedico racioacuten -Valor prima- transferencia los documentos expedientes y Otros rio - Tipo de valor series

eEMGDE13112 Calificacioacuten ndash Valoshyracioacuten - Valor prishymario ndashPlazo


Determinacioacuten del plazo de prescripcioacuten de los valores prishymarios de los documentos exshypedientes y series documentales

Indicar plazo en antildeos


METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO eEMGDE1312 ndashCashylificacioacuten ndash Valorashycioacuten -Valor secunshydario


Determinacioacuten de la existenshycia de valores secundarios en los documentos

Siacute No Sin cobertura de califishycacioacuten

eEMGDE1321 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Tipo de dictashymen


Tipo de decisioacuten emitida por la autoridad calificadora que debe aplicarse sobre los doshycumentos a lo largo de su cishyclo de vida y una vez realishyzada su valoracioacuten

CP Conservacioacuten Permashynente

EP Eliminacioacuten parcial

ET Eliminacioacuten total

PD Pendiente de dictamen

eEMGDE1322 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Accioacuten Dictaminada

Condicional

Accioacuten concreta que se aplica al documento en base al dicshytamen adoptado por una aushytoridad calificadora

eEMGDE1323 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Plazo de ejeshycucioacuten de la accioacuten dictaminada

Condicional

Plazo en el que se tiene que ejecutar la accioacuten concreta que se aplica al documento y que figura en el sub-elemento eEMGDE1322 ndash Accioacuten dicshytaminada

Introducir un valor numeacuterico reshylativo a antildeos

eEMGDE1331 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Fase de Archivo


Indicacioacuten de la fase de arshychivo correspondiente al moshymento del ciclo de vida del documento que se transfiere

Archivo Central Archivo Intershymedio Archivo Histoacuterico

eEMGDE1332 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Plazo de Transfeshyrencia


Plazo de tiempo en que se trasshypasa la custodia de las divershysas fracciones de series docushymentales en cumplimiento del calendario de conservacioacuten reshysultante del proceso de valorashycioacuten documental

Valor numeacuterico en antildeos

eEMGDE151 ndash Ubishycacioacuten - Soporte Condicional Objeto fiacutesico sobre el que se

almacena un documento Opcional para documentos electroacutenicos

eEMGDE152 ndash Ubishycacioacuten -Localizashycioacuten

Opcional Localizacioacuten actual (fiacutesica o de sistema) del documento

eEMGDE2111 ndash Trashyzabilidad -Accioacuten shyDescripcioacuten accioacuten

Opcional Descripcioacuten del tipo de accioacuten realizada sobre una o varias entidades del sistema

eEMGDE2112 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Fecha de la accioacuten

Opcional

Indicador del momento en que la accioacuten sentildealada en eEMGDE211 ndash Accioacuten ha sido ejecutada

eEMGDE2113 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Objeto de la accioacuten

Opcional

Indicador del componente del documento sobre el que se ejecuta la accioacuten sentildealada en eEMGDE2111 ndash Descripcioacuten de la accioacuten

eEMGDE212 - Trashyzabilidad - Motivo reglado

Opcional

Razoacuten por la que se lleva a cabo la accioacuten asociada exshypresada en eEMGDE211 - Accioacuten


eEMGDE213- Trashyzabilidad -Usuario de la accioacuten

Opcional

Identificacioacuten del usuario que ha realizado la accioacuten detershyminada en eEMGDE211 - Accioacuten

eEMGDE214 - Trashyzabilidad -Descripshycioacuten

Opcional

Explicacioacuten detallada en texto libre de la accioacuten determinada en eEMGDE2111 ndash Descripshycioacuten de la accioacuten

eEMGDE221 ndash Clashysificacioacuten ndash Coacutedigo de clasificacioacuten

Obligatorio para exshypediente

Identificador uacutenico codificado que determina una categoriacutea en un cuadro de clasificacioacuten o en el SIA

eEMGDE222 ndash Clashysificacioacuten ndash Denoshyminacioacuten de clase


Indicador en lenguaje natural que identifica de forma uniacuteshyvoca la clase asignada dentro de un Cuadro de Clasificacioacuten

eEMGDE223 ndash Clashysificacioacuten ndash Tipo de clasificacioacuten (SIA Funcional)


Teacutermino que sentildeala si los vashylores del elemento corresponshyden a una clasificacioacuten admishynistrativa del procedimiento de acuerdo con el SIA y en cumplimiento con el metadato obligatorio correspondiente de la NTI de Expediente elecshytroacutenico o si se refieren a la adscripcioacuten de la entidad a una categoriacutea funcional denshytro del cuadro de clasificacioacuten funcional de documentos de la organizacioacuten

54 Trazabilidad36 En relacioacuten a la trazabilidad del proceso de eliminacioacuten de documentos entre los meta-

datos a considerar en el proceso de eliminacioacuten de documentos del ldquoEsquema de Meta-datos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo se dispone de un meta-dato especiacutefico de trazabilidad (eEMGDE21) que contiene informacioacuten acerca de las acciones de gestioacuten documental realizadas sobre las distintas entidades y sus metadatos las fechas en las que se produjeron dichas acciones la base normativa para realizarlas y el usuario que las llevoacute a cabo Este metadato aplica tanto a documentos como a exshypedientes o a series

37 El metadato mencionado consta de los siguientes subelementos

i eEMGDE211 Accioacuten

ii eEMGDE2111 Fecha de la accioacuten

iii eEMGDE2112 Entidad de la accioacuten

iv eEMGDE212 Motivo reglado

v eEMGDE213 Usuario de la accioacuten

vi eEMGDE216 Historia del cambio



38 Debido a la importancia de este metadato y con vistas a facilitar la comprensioacuten de su funcioacuten y su estructura se recoge a continuacioacuten la definicioacuten de este metadato y de sus subelementos tal y como figuran en el Anexo 8 de la ldquoPoliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo

541 Metadato eEMGDE21 - TRAZABILIDAD

542 Metadato eEMGDE211 - ACCIOacuteN


39 El esquema de valores del metadato eEMGDE 211 ndashACCION que se define en la ldquoPoliacuteshytica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo es el siguiente

40 Existen dos valores del metadato e-EMGDE211 relacionados con la eliminacioacuten de doshycumentos

i Destruye

ii Elimina

41 Dado que estos dos valores no permiten efectuar una trazabilidad de los distintos tipos de eliminacioacuten que se pueden llevar a cabo y ademaacutes la destruccioacuten se efectuacutea sobre soportes no sobre documentos se propone la sustitucioacuten de esos dos valores por los siguientes actualizando el Apeacutendice 7 del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo

iii Borrado nivel 0

iv Borrado nivel 1

v Borrado nivel 2

vi Destruccioacuten de soporte

543 Metadato eEMGDE2111 ndash FECHA DE LA ACCIOacuteN

544 Metadato eEMGDE2112 ndash ENTIDAD DE LA ACCIOacuteN



42 Como se ve en la tabla anterior el elemento eEMGDE2112-ENTIDAD DE LA ACCION es repetible por lo que se puede recoger en un mismo metadato e-EMGDE21-TRAshyZABILIDAD una accioacuten de gestioacuten documental que implique a varios elementos a la vez (por ejemplo un cambio que afecte a varios metadatos de un mismo docushymento)

545 Metadato eEMGDE212 ndash MOTIVO REGLADO

546 Metadato eEMGDE213 ndash USUARIO DE LA ACCIOacuteN


547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO

548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO


549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR

55 Justificacioacuten y alcance43 Desde el punto de vista de la gestioacuten documental como se ha avanzado en la introduccioacuten

de la presente Guiacutea en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado la eliminacioacuten de documentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) uacutenicamente puede realizarse mediante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documenshytos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la legislacioacuten vishygente en materia de documentos archivos y patrimonio documental

44 Sin embargo por su utilidad se han incluido en esta Guiacutea recomendaciones de borrado para determinados escenarios que van maacutes allaacute del concepto estricto de ldquoeliminacioacutenrdquo en el aacutembito de la gestioacuten documental como son los casos de transferencia de documentos electroacutenicos y de cambio de soporte de los mismos

45 De acuerdo con la previsioacuten anterior pueden sentildealarse tres causas que podriacutean origishynar un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos

i Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten

ii Transferencia a archivo

iii Cambio de soporte

46 Cada una de ellas determinaraacute a su vez el alcance del proceso de eliminacioacuten

i En cuanto a los documentos electroacutenicos podraacute suponer la eliminacioacuten total de un conjunto determinado de ellos o parcial si en el dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) asiacute lo determishynase En el caso de eliminacioacuten total podriacutean conservarse si asiacute se determishynase una serie de expedientes ldquotestigordquo o incluso uacutenicamente los metadatos de los documentos o expedientes electroacutenicos

ii En cuanto a los soportes podraacute afectar a su totalidad o a parte de los mismos

47 Un aspecto que debe tenerse en cuenta ademaacutes es que un mismo documento electroacuteshynico que forme parte de varios expedientes deberaacute conservarse mientras se conserven alguno de estos expedientes

48 Un segundo aspecto por considerar en relacioacuten al alcance es la existencia de duplicados de los documentos electroacutenicos copias de seguridad y reacuteplicas El proceso de eliminacioacuten deberiacutea incluir estos duplicados especialmente en el caso de expedientes de eliminacioacuten o transferencia a archivo

49 No se ha contemplado la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por error de los mismos ya que esta operacioacuten no se considera un proceso de eliminacioacuten sino simplemente un borrado de los mismos

551 Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten50 A iniciativa de cualquier organismo o del propio Grupo de Trabajo para la Coordinacioacuten

de Archivos eacuteste podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de doshycumentos electroacutenicos

51 Este acuerdo de iniciacioacuten que incluiraacute un informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de eliminacioacuten de los documentos acreditando el resultado del proceso de vashyloracioacuten documental y una memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) Contendraacute ademaacutes una propuesta de eliminacioacuten y una peticioacuten de dictamen

52 Sobre este acuerdo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) emitiraacute dictamen preceptivo En el caso de ser favorable a la propuesta de eliminacioacuten el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo puacuteblico adoptaraacute la resolucioacuten que considere oportuna Si la resolucioacuten autoshyriza la eliminacioacuten deberaacute ser publicada en el BOE

53 Una vez se haga ejecutiva la autorizacioacuten para la eliminacioacuten el organismo responsable de la custodia de los documentos abriraacute un expediente de eliminacioacuten que incluiraacute

i La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o doshycumentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima

ii El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administratishyvos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente

iii La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar iv La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushy

mento administrativo o judicial relacionado con la misma v El acta de eliminacioacuten



552 Transferencia a archivo

54 Un dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) acerca de la transferencia de un conjunto de documentos electroacutenicos a otro arshychivo constituiriacutea una segunda causa de eliminacioacuten A diferencia del expediente de elimishynacioacuten en este caso los documentos electroacutenicos no se eliminan sino que simplemente cambian de ubicacioacuten fiacutesica y de custodia por lo que una vez realizado el cambio podriacutean ser borrados en origen Sin embargo seraacute necesario proceder al borrado seguro de la inshyformacioacuten o la destruccioacuten segura de soportes en el centro o archivo que ha procedido a realizar la transferencia en caso de que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes

553 Cambio de soporte

55 Un uacuteltimo grupo de causas que motivan la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos tienen que ver baacutesicamente con un cambio o sustitucioacuten del soporte de almacenamiento aunque en estos casos siempre se realizaraacute previamente una copia de los datos en los nuevos soportes

56 Aunque estas causas no se deriven directamente de un proceso de gestioacuten documental se contemplan en esta Guiacutea con la intencioacuten de servir de orientacioacuten para un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por cambio de soporte

57 Las razones para realizar este cambio de soporte pueden ser variadas

i Fallo de los soportes

ii La sustitucioacuten completa o parcial de un sistema de almacenamiento por uno nuevo por fin de vida uacutetil de los soportes por obsolescencia (de la tecnologiacutea del tamantildeo de los soportes del tiempo de acceso etc) o por cualquier otra causa

iii Un movimiento de datos entre sistemas de almacenamiento o dentro del mismo sistema que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes

iv Cambio de formato de los documentos electroacutenicos que justifique una sustitucioacuten de los soportes

58 Un cambio de soporte supondraacute la copia de los datos a nuevos soportes o sistemas de almacenamiento y la aplicacioacuten de teacutecnicas de borrado seguro si se pretende reaproveshychar los soportes o en caso contrario la destruccioacuten segura de los soportes indepenshydientemente del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten

56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten

59 Con el objetivo de conocer las posibilidades de acceso a determinada informacioacuten es neceshysario conocer su nivel de proteccioacuten Se trata de un ejercicio orientado a modular el equilibrio entre la importancia o sensibilidad de la informacioacuten que se maneja y de los servicios que se prestan por un lado y el esfuerzo de seguridad requerido en funcioacuten de los riesgos a los que estaacuten expuestos bajo el criterio del principio de proporcionalidad por otro lado

60 Para facilitar la aplicacioacuten del principio de proporcionalidad el ENS contempla seguacuten loexplicado en su Anexo I la categorizacioacuten en tres categoriacuteas BAacuteSICA MEDIA y ALTA en funcioacuten de la valoracioacuten del impacto que tendriacutea un incidente que afectara a la segurishydad de la informacioacuten o de los servicios a proteger con perjuicio para las dimensiones de

seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema

61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel

i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)

a bajo b medio c alto

ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)

a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales

62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad

63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS

64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS

57 Soportes de almacenamiento

65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados

i Tipos de soportes de almacenamiento

a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)

ii Contexto de los soportes

a Sistemas virtualizados de almacenamiento

b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local


iii Tipo de gestioacuten de los soportes

a Gestioacuten interna

b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)

571 Tipos de soportes de almacenamiento

66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte

i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas

ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos

iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben

67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles

572 Contexto de los soportes

68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos

69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos

70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado

71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes


72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro

573 Tipo de gestioacuten de los soportes

73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento

74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna

75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios

76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado

77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio

78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten

58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros

79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes

i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos

ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)

a Sobrescritura

b Comandos a nivel de firmware

c Borrado criptograacutefico

d Desmagnetizacioacuten


iii Destruccioacuten segura de soportes

a Trituracioacuten

b Desintegracioacuten

c Aplastamiento

d Pulverizacioacuten

581 Sobrescritura

80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado

81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada

82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7

582 Comandos a nivel firmware

83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior

583 Borrado criptograacutefico

84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256

85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original

584 Desmagnetizacioacuten

86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento



a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido

87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados

585 Trituracioacuten

88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico

586 Desintegracioacuten

89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos

587 Aplastamiento

90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash

588 Pulverizacioacuten

91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos

6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN

92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla

i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy

truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de

documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros

94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados

95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro

nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes

Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten


96 Notas tabla 2

1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2

2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos

3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2

4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2

5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten

97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad

i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)

ii Borrado seguro de nivel 1

a Sobrescritura (de 3 pasadas)

iii Borrado de nivel 2

a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)




iv Destruccioacuten segura de soportes

a Trituracioacuten


c Aplastamiento


v Soportes

a HDD

b Cinta magneacutetica

c Disco oacuteptico WORM

d Disco oacuteptico regrabable

e SSD



Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten


7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS

98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten


8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS

81 Definiciones

Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten

Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria

Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente

Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado

Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella

Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos

Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten

82 Acroacutenimos

AGE Administracioacuten General del Estado

CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos

ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad

ENS Esquema Nacional de Seguridad

HDD Hard Disk Drive disco duro

LTFS Linear Tape File System

NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad

RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos

SaaS Storage as a Service o cloud

SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido

WORM Write Once Read Many

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444

ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534

iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565

iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088

v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192

vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248

vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330

viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331

ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048

92 Otros

x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)

PGD-e MINHAP 2016

xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)

Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016



ANEXO I NORMATIVA

99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada

Artiacuteculo 17 Archivo de documentos

1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable

2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable

3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos

100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos

Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas

Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos

a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten

b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas

c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico

d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico

e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones

f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente

g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley


h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas

i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes

Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo

101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo

Artiacuteculo 49

1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten

102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo

Artiacuteculo 55

1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente

2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos

3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria


103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos

Artiacuteculo 58

El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine

104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos

Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten

1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto

2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte

Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original

1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes

2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten

El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten

(hellip)

Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio

En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten


Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento

1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos

2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten

Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas

3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto

4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten

a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas

b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada

5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses

6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo


Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos

1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente

2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo

3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado

Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa

1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos

2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir

a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada

b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza

c) El sentildealamiento de los recursos que procedan

d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original

Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos

1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute

a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima


b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente

c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar

d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma

e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta

2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado

En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero

3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes

Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten

El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten

1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento

2 Informe del oacutergano proponente

3 Memoria de la documentacioacuten

4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos

5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos

6 Resolucioacuten

7 Notificaciones en su caso

8 Publicaciones de la Resolucioacuten

9 Recursos si se han interpuesto


10 Resoluciones de los recursos presentados

11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede

105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones

Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten

1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones

a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico

b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos

c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales

d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente

e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos

f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente

106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera

555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]

La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos


Nivel BAJO

a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido

Nivel MEDIO

b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos

1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro

2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida

c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])

107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo

Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos

1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten

a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes

(hellip)

k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten

108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo

Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico

1 (hellip)

2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)

h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)


109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten

VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos

Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes

(hellip)

6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute

i Determinacioacuten de los documentos esenciales

ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten

iii Dictamen de la autoridad calificadora

7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten

8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia

9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo

110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo

79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos

91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte

92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos

i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos

ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten

iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten

iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten

v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas

93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI

94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado



Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos

(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)

Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)

Equipo de revisioacuten teacutecnica

Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica

Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten

Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE

CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN


52 Diferencia entre borrado destruccioacuten y eliminacioacuten

521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad










55 Justificacioacuten y alcance

551 Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten









581 Sobrescritura






587 Aplastamiento



7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS


81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA

Equipo responsable de la elaboracioacuten de la poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos

TIacuteTULO 9 Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten

Elaboracioacuten y coordinacioacuten de contenidos Grupo de Trabajo de PGD-e en el marco del Plan de Accioacuten de Transformacioacuten Digital

Impulsa Grupo de trabajo para la Coordinacioacuten de Archivos de MINHAC y Comisioacuten Ministeshyrial de Administracioacuten Digital (CMAD)

Dirige Subdireccioacuten General de Informacioacuten Documentacioacuten y Publicaciones de MINHAC Responsable edicioacuten digital Subdireccioacuten General de Informacioacuten Documentacioacuten y Publishycaciones Edicioacuten electroacutenica (versioacuten 1) junio de 2020 Disponible esta publicacioacuten en el Portal de Administracioacuten Electroacutenica (PAe) httpadministracionelectronicagobes

Edita copy Ministerio de Hacienda Secretariacutea General Teacutecnica Subdireccioacuten General de Informacioacuten Documentacioacuten y Publicaciones NIPO 185-20-053-3

copy Ministerio de Asuntos Econoacutemicos y Transformacioacuten Digital Secretariacutea General de Administracioacuten Digital NIPO 094-20-073-3

El presente documento estaacute bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-Compartir Igual versioacuten 40 Espantildea Usted es libre de - Copiar distribuir y comunicar puacuteblicamente la obra - Hacer obras derivadas Bajo las condiciones siguientes - Reconocimiento Debe reconocer los creacuteditos de la obra de la manera especificada por el autor o el licenciador (pero no de una manera que sugiera que tiene su apoyo o apoyan el uso que hace de su obra) - Compartir bajo la misma licencia Si altera o transforma esta obra o genera una obra derishyvada soacutelo puede distribuir la obra generada bajo una licencia ideacutentica a eacutesta Al reutilizar o distribuir la obra tiene que dejar bien claro los teacuterminos de la licencia de esta obra Alguna de estas condiciones puede no aplicarse si se obtiene el permiso del titular de los derechos de autor Nada en esta licencia menoscaba o restringe los derechos morales del autor Esto es un resumen legible por humanos del texto legal (la licencia completa) disponible en

httpscreativecommonsorglicensesby-sa40deedes


IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES 5




















81 Definiciones 35


9 REFERENCIAS 36


92 Otros 36













1 ANTECEDENTES







2 INTRODUCCIOacuteN





































i



electroacutenicos

ii

Desarrolladores de


5 ELIMINACIOacuteN

















521 Borrado






522 Borrado seguro
































Condicional




Condicional


A B C E


Condicional







Condicional






Condicional


Bajo Medio Alto


Condicional


Bajo Medio Alto






Condicional




Condicional




















Condicional



Condicional


















Opcional



Opcional



Opcional




Opcional



Opcional




























i Destruye

ii Elimina


iii Borrado nivel 0

iv Borrado nivel 1

v Borrado nivel 2
































































































a Sobrescritura






a Trituracioacuten


c Aplastamiento


581 Sobrescritura



















587 Aplastamiento














96 Notas tabla 2
















a Trituracioacuten


c Aplastamiento


v Soportes

a HDD




e SSD









81 Definiciones








82 Acroacutenimos












9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten










92 Otros


PGD-e MINHAP 2016





ANEXO I NORMATIVA





















Artiacuteculo 49



Artiacuteculo 55






Artiacuteculo 58










(hellip)












































6 Resolucioacuten




















Nivel BAJO


Nivel MEDIO









(hellip)




1 (hellip)







(hellip)




























CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA



IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES 5




















81 Definiciones 35


9 REFERENCIAS 36


92 Otros 36













1 ANTECEDENTES







2 INTRODUCCIOacuteN





































i



electroacutenicos

ii

Desarrolladores de


5 ELIMINACIOacuteN

















521 Borrado






522 Borrado seguro
































Condicional




Condicional


A B C E


Condicional







Condicional






Condicional


Bajo Medio Alto


Condicional


Bajo Medio Alto






Condicional




Condicional




















Condicional



Condicional


















Opcional



Opcional



Opcional




Opcional



Opcional




























i Destruye

ii Elimina


iii Borrado nivel 0

iv Borrado nivel 1

v Borrado nivel 2
































































































a Sobrescritura






a Trituracioacuten


c Aplastamiento


581 Sobrescritura



















587 Aplastamiento














96 Notas tabla 2
















a Trituracioacuten


c Aplastamiento


v Soportes

a HDD




e SSD









81 Definiciones








82 Acroacutenimos












9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten










92 Otros


PGD-e MINHAP 2016





ANEXO I NORMATIVA





















Artiacuteculo 49



Artiacuteculo 55






Artiacuteculo 58










(hellip)












































6 Resolucioacuten




















Nivel BAJO


Nivel MEDIO









(hellip)




1 (hellip)







(hellip)




























CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA








81 Definiciones 35


9 REFERENCIAS 36


92 Otros 36













1 ANTECEDENTES







2 INTRODUCCIOacuteN





































i



electroacutenicos

ii

Desarrolladores de


5 ELIMINACIOacuteN

















521 Borrado






522 Borrado seguro
































Condicional




Condicional


A B C E


Condicional







Condicional






Condicional


Bajo Medio Alto


Condicional


Bajo Medio Alto






Condicional




Condicional




















Condicional



Condicional


















Opcional



Opcional



Opcional




Opcional



Opcional




























i Destruye

ii Elimina


iii Borrado nivel 0

iv Borrado nivel 1

v Borrado nivel 2
































































































a Sobrescritura






a Trituracioacuten


c Aplastamiento


581 Sobrescritura



















587 Aplastamiento














96 Notas tabla 2
















a Trituracioacuten


c Aplastamiento


v Soportes

a HDD




e SSD









81 Definiciones








82 Acroacutenimos












9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten










92 Otros


PGD-e MINHAP 2016





ANEXO I NORMATIVA





















Artiacuteculo 49



Artiacuteculo 55






Artiacuteculo 58










(hellip)












































6 Resolucioacuten




















Nivel BAJO


Nivel MEDIO









(hellip)




1 (hellip)







(hellip)




























CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA


1 ANTECEDENTES







2 INTRODUCCIOacuteN





































i



electroacutenicos

ii

Desarrolladores de


5 ELIMINACIOacuteN

















521 Borrado






522 Borrado seguro
































Condicional




Condicional


A B C E


Condicional







Condicional






Condicional


Bajo Medio Alto


Condicional


Bajo Medio Alto






Condicional




Condicional




















Condicional



Condicional


















Opcional



Opcional



Opcional




Opcional



Opcional




























i Destruye

ii Elimina


iii Borrado nivel 0

iv Borrado nivel 1

v Borrado nivel 2
































































































a Sobrescritura






a Trituracioacuten


c Aplastamiento


581 Sobrescritura



















587 Aplastamiento














96 Notas tabla 2
















a Trituracioacuten


c Aplastamiento


v Soportes

a HDD




e SSD









81 Definiciones








82 Acroacutenimos












9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten










92 Otros


PGD-e MINHAP 2016





ANEXO I NORMATIVA





















Artiacuteculo 49



Artiacuteculo 55






Artiacuteculo 58










(hellip)












































6 Resolucioacuten




















Nivel BAJO


Nivel MEDIO









(hellip)




1 (hellip)







(hellip)




























CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA



2 INTRODUCCIOacuteN





































i



electroacutenicos

ii

Desarrolladores de


5 ELIMINACIOacuteN

















521 Borrado






522 Borrado seguro
































Condicional




Condicional


A B C E


Condicional







Condicional






Condicional


Bajo Medio Alto


Condicional


Bajo Medio Alto






Condicional




Condicional




















Condicional



Condicional


















Opcional



Opcional



Opcional




Opcional



Opcional




























i Destruye

ii Elimina


iii Borrado nivel 0

iv Borrado nivel 1

v Borrado nivel 2
































































































a Sobrescritura






a Trituracioacuten


c Aplastamiento


581 Sobrescritura



















587 Aplastamiento














96 Notas tabla 2
















a Trituracioacuten


c Aplastamiento


v Soportes

a HDD




e SSD









81 Definiciones








82 Acroacutenimos












9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten










92 Otros


PGD-e MINHAP 2016





ANEXO I NORMATIVA





















Artiacuteculo 49



Artiacuteculo 55






Artiacuteculo 58










(hellip)












































6 Resolucioacuten




















Nivel BAJO


Nivel MEDIO









(hellip)




1 (hellip)







(hellip)




























CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA



























i



electroacutenicos

ii

Desarrolladores de


5 ELIMINACIOacuteN

















521 Borrado






522 Borrado seguro
































Condicional




Condicional


A B C E


Condicional







Condicional






Condicional


Bajo Medio Alto


Condicional


Bajo Medio Alto






Condicional




Condicional




















Condicional



Condicional


















Opcional



Opcional



Opcional




Opcional



Opcional




























i Destruye

ii Elimina


iii Borrado nivel 0

iv Borrado nivel 1

v Borrado nivel 2
































































































a Sobrescritura






a Trituracioacuten


c Aplastamiento


581 Sobrescritura



















587 Aplastamiento














96 Notas tabla 2
















a Trituracioacuten


c Aplastamiento


v Soportes

a HDD




e SSD









81 Definiciones








82 Acroacutenimos












9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten










92 Otros


PGD-e MINHAP 2016





ANEXO I NORMATIVA





















Artiacuteculo 49



Artiacuteculo 55






Artiacuteculo 58










(hellip)












































6 Resolucioacuten




















Nivel BAJO


Nivel MEDIO









(hellip)




1 (hellip)







(hellip)




























CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA


5 ELIMINACIOacuteN

















521 Borrado






522 Borrado seguro
































Condicional




Condicional


A B C E


Condicional







Condicional






Condicional


Bajo Medio Alto


Condicional


Bajo Medio Alto






Condicional




Condicional




















Condicional



Condicional


















Opcional



Opcional



Opcional




Opcional



Opcional




























i Destruye

ii Elimina


iii Borrado nivel 0

iv Borrado nivel 1

v Borrado nivel 2
































































































a Sobrescritura






a Trituracioacuten


c Aplastamiento


581 Sobrescritura



















587 Aplastamiento














96 Notas tabla 2
















a Trituracioacuten


c Aplastamiento


v Soportes

a HDD




e SSD









81 Definiciones








82 Acroacutenimos












9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten










92 Otros


PGD-e MINHAP 2016





ANEXO I NORMATIVA





















Artiacuteculo 49



Artiacuteculo 55






Artiacuteculo 58










(hellip)












































6 Resolucioacuten




















Nivel BAJO


Nivel MEDIO









(hellip)




1 (hellip)







(hellip)




























CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA







521 Borrado






522 Borrado seguro
































Condicional




Condicional


A B C E


Condicional







Condicional






Condicional


Bajo Medio Alto


Condicional


Bajo Medio Alto






Condicional




Condicional




















Condicional



Condicional


















Opcional



Opcional



Opcional




Opcional



Opcional




























i Destruye

ii Elimina


iii Borrado nivel 0

iv Borrado nivel 1

v Borrado nivel 2
































































































a Sobrescritura






a Trituracioacuten


c Aplastamiento


581 Sobrescritura



















587 Aplastamiento














96 Notas tabla 2
















a Trituracioacuten


c Aplastamiento


v Soportes

a HDD




e SSD









81 Definiciones








82 Acroacutenimos












9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten










92 Otros


PGD-e MINHAP 2016





ANEXO I NORMATIVA





















Artiacuteculo 49



Artiacuteculo 55






Artiacuteculo 58










(hellip)












































6 Resolucioacuten




















Nivel BAJO


Nivel MEDIO









(hellip)




1 (hellip)







(hellip)




























CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA































Condicional




Condicional


A B C E


Condicional







Condicional






Condicional


Bajo Medio Alto


Condicional


Bajo Medio Alto






Condicional




Condicional




















Condicional



Condicional


















Opcional



Opcional



Opcional




Opcional



Opcional




























i Destruye

ii Elimina


iii Borrado nivel 0

iv Borrado nivel 1

v Borrado nivel 2
































































































a Sobrescritura






a Trituracioacuten


c Aplastamiento


581 Sobrescritura



















587 Aplastamiento














96 Notas tabla 2
















a Trituracioacuten


c Aplastamiento


v Soportes

a HDD




e SSD









81 Definiciones








82 Acroacutenimos












9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten










92 Otros


PGD-e MINHAP 2016





ANEXO I NORMATIVA





















Artiacuteculo 49



Artiacuteculo 55






Artiacuteculo 58










(hellip)












































6 Resolucioacuten




















Nivel BAJO


Nivel MEDIO









(hellip)




1 (hellip)







(hellip)




























CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA





Condicional


Bajo Medio Alto


Condicional


Bajo Medio Alto






Condicional




Condicional




















Condicional



Condicional


















Opcional



Opcional



Opcional




Opcional



Opcional




























i Destruye

ii Elimina


iii Borrado nivel 0

iv Borrado nivel 1

v Borrado nivel 2
































































































a Sobrescritura






a Trituracioacuten


c Aplastamiento


581 Sobrescritura



















587 Aplastamiento














96 Notas tabla 2
















a Trituracioacuten


c Aplastamiento


v Soportes

a HDD




e SSD









81 Definiciones








82 Acroacutenimos












9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten










92 Otros


PGD-e MINHAP 2016





ANEXO I NORMATIVA





















Artiacuteculo 49



Artiacuteculo 55






Artiacuteculo 58










(hellip)












































6 Resolucioacuten




















Nivel BAJO


Nivel MEDIO









(hellip)




1 (hellip)







(hellip)




























CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA















Condicional



Condicional


















Opcional



Opcional



Opcional




Opcional



Opcional




























i Destruye

ii Elimina


iii Borrado nivel 0

iv Borrado nivel 1

v Borrado nivel 2
































































































a Sobrescritura






a Trituracioacuten


c Aplastamiento


581 Sobrescritura



















587 Aplastamiento














96 Notas tabla 2
















a Trituracioacuten


c Aplastamiento


v Soportes

a HDD




e SSD









81 Definiciones








82 Acroacutenimos












9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten










92 Otros


PGD-e MINHAP 2016





ANEXO I NORMATIVA





















Artiacuteculo 49



Artiacuteculo 55






Artiacuteculo 58










(hellip)












































6 Resolucioacuten




















Nivel BAJO


Nivel MEDIO









(hellip)




1 (hellip)







(hellip)




























CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA




Opcional



Opcional




























i Destruye

ii Elimina


iii Borrado nivel 0

iv Borrado nivel 1

v Borrado nivel 2
































































































a Sobrescritura






a Trituracioacuten


c Aplastamiento


581 Sobrescritura



















587 Aplastamiento














96 Notas tabla 2
















a Trituracioacuten


c Aplastamiento


v Soportes

a HDD




e SSD









81 Definiciones








82 Acroacutenimos












9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten










92 Otros


PGD-e MINHAP 2016





ANEXO I NORMATIVA





















Artiacuteculo 49



Artiacuteculo 55






Artiacuteculo 58










(hellip)












































6 Resolucioacuten




















Nivel BAJO


Nivel MEDIO









(hellip)




1 (hellip)







(hellip)




























CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA









i Destruye

ii Elimina


iii Borrado nivel 0

iv Borrado nivel 1

v Borrado nivel 2
































































































a Sobrescritura






a Trituracioacuten


c Aplastamiento


581 Sobrescritura



















587 Aplastamiento














96 Notas tabla 2
















a Trituracioacuten


c Aplastamiento


v Soportes

a HDD




e SSD









81 Definiciones








82 Acroacutenimos












9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten










92 Otros


PGD-e MINHAP 2016





ANEXO I NORMATIVA





















Artiacuteculo 49



Artiacuteculo 55






Artiacuteculo 58










(hellip)












































6 Resolucioacuten




















Nivel BAJO


Nivel MEDIO









(hellip)




1 (hellip)







(hellip)




























CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA



iii Borrado nivel 0

iv Borrado nivel 1

v Borrado nivel 2
































































































a Sobrescritura






a Trituracioacuten


c Aplastamiento


581 Sobrescritura



















587 Aplastamiento














96 Notas tabla 2
















a Trituracioacuten


c Aplastamiento


v Soportes

a HDD




e SSD









81 Definiciones








82 Acroacutenimos












9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten










92 Otros


PGD-e MINHAP 2016





ANEXO I NORMATIVA





















Artiacuteculo 49



Artiacuteculo 55






Artiacuteculo 58










(hellip)












































6 Resolucioacuten




















Nivel BAJO


Nivel MEDIO









(hellip)




1 (hellip)







(hellip)




























CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA





























































































a Sobrescritura






a Trituracioacuten


c Aplastamiento


581 Sobrescritura



















587 Aplastamiento














96 Notas tabla 2
















a Trituracioacuten


c Aplastamiento


v Soportes

a HDD




e SSD









81 Definiciones








82 Acroacutenimos












9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten










92 Otros


PGD-e MINHAP 2016





ANEXO I NORMATIVA





















Artiacuteculo 49



Artiacuteculo 55






Artiacuteculo 58










(hellip)












































6 Resolucioacuten




















Nivel BAJO


Nivel MEDIO









(hellip)




1 (hellip)







(hellip)




























CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA



a Trituracioacuten


c Aplastamiento


581 Sobrescritura



















587 Aplastamiento














96 Notas tabla 2
















a Trituracioacuten


c Aplastamiento


v Soportes

a HDD




e SSD









81 Definiciones








82 Acroacutenimos












9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten










92 Otros


PGD-e MINHAP 2016





ANEXO I NORMATIVA





















Artiacuteculo 49



Artiacuteculo 55






Artiacuteculo 58










(hellip)












































6 Resolucioacuten




















Nivel BAJO


Nivel MEDIO









(hellip)




1 (hellip)







(hellip)




























CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA









587 Aplastamiento














96 Notas tabla 2
















a Trituracioacuten


c Aplastamiento


v Soportes

a HDD




e SSD









81 Definiciones








82 Acroacutenimos












9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten










92 Otros


PGD-e MINHAP 2016





ANEXO I NORMATIVA





















Artiacuteculo 49



Artiacuteculo 55






Artiacuteculo 58










(hellip)












































6 Resolucioacuten




















Nivel BAJO


Nivel MEDIO









(hellip)




1 (hellip)







(hellip)




























CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA












96 Notas tabla 2
















a Trituracioacuten


c Aplastamiento


v Soportes

a HDD




e SSD









81 Definiciones








82 Acroacutenimos












9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten










92 Otros


PGD-e MINHAP 2016





ANEXO I NORMATIVA





















Artiacuteculo 49



Artiacuteculo 55






Artiacuteculo 58










(hellip)












































6 Resolucioacuten




















Nivel BAJO


Nivel MEDIO









(hellip)




1 (hellip)







(hellip)




























CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA









81 Definiciones








82 Acroacutenimos












9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten










92 Otros


PGD-e MINHAP 2016





ANEXO I NORMATIVA





















Artiacuteculo 49



Artiacuteculo 55






Artiacuteculo 58










(hellip)












































6 Resolucioacuten




















Nivel BAJO


Nivel MEDIO









(hellip)




1 (hellip)







(hellip)




























CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA


9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten










92 Otros


PGD-e MINHAP 2016





ANEXO I NORMATIVA





















Artiacuteculo 49



Artiacuteculo 55






Artiacuteculo 58










(hellip)












































6 Resolucioacuten




















Nivel BAJO


Nivel MEDIO









(hellip)




1 (hellip)







(hellip)




























CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA



ANEXO I NORMATIVA





















Artiacuteculo 49



Artiacuteculo 55






Artiacuteculo 58










(hellip)












































6 Resolucioacuten




















Nivel BAJO


Nivel MEDIO









(hellip)




1 (hellip)







(hellip)




























CUBIERTA

CREacuteDITOS

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1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA







Artiacuteculo 49



Artiacuteculo 55






Artiacuteculo 58










(hellip)












































6 Resolucioacuten




















Nivel BAJO


Nivel MEDIO









(hellip)




1 (hellip)







(hellip)




























CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA




Artiacuteculo 58










(hellip)












































6 Resolucioacuten




















Nivel BAJO


Nivel MEDIO









(hellip)




1 (hellip)







(hellip)




























CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA











































6 Resolucioacuten




















Nivel BAJO


Nivel MEDIO









(hellip)




1 (hellip)







(hellip)




























CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA


















Nivel BAJO


Nivel MEDIO









(hellip)




1 (hellip)







(hellip)




























CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA






(hellip)




























CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

9 REFERENCIAS

91 Legislacioacuten

92 Otros

ANEXO I NORMATIVA















CUBIERTA

CREacuteDITOS

IacuteNDICE


1 ANTECEDENTES

2 INTRODUCCIOacuteN




5 ELIMINACIOacuteN



521 Borrado

522 Borrado seguro




54 Trazabilidad




















581 Sobrescritura






587 Aplastamiento





81 Definiciones

82 Acroacutenimos

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política de gestión de documentos electrónicos (tercera edición) … · 2020. 9. 22. · 1. en...

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