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MODELO DE REQUISITOS PARA EL SISTEMA DE

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO DE SUPERSERVICIOS

Proceso Gestión Documental Código GD-M-002 Versión 01

JULIO, 2020

MODELO DE REQUISITOS PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO DE SUPERSERVICIOS

Código MC-F-016-V3 Página 1 de 75

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………. 3 2. ALCANCE…………………………………………………………………………. 5 3. OBJETIVOS……………………………………………………………………….. 6

3.1. General………………..……………………………………………………... 6 3.2. Específicos………………………………………………………………….. 6

4. GLOSARIO……………………………………………………………………… 7 5. RESPONSABILIDADES................................................................................ 13 6. NORMAS TÉCNICAS………………………………………………………........ 14 7. MARCO NORMATIVO COLOMBIANO……..…………………………………. 15 8. MODELO DE REQUISITOS SGDEA - SUPERSERVICIOS......................... 19

8.1. Presentación de categorías……….…………......................................... 19 8.2. Estructura y componentes………........................................................... 20 8.3. Flujo y secuencia del Modelo de Requisitos…………………………….. 23 8.4. Principios del Modelo de Requisitos………………................................. 26

8.4.1. Principio de integración………...………………………………….. 26 8.4.2. Principio normativo....................................................................... 27 8.4.3. Principio de orden y secuencia…………………………………….. 27 8.4.4. Principio de no redundancia………………………………………... 28 8.4.5. Principio de interpretación………………………………………….. 29

8.5. Requisitos Funcionales SGDEA………………………………………….. 30 8.5.1. Requisitos funcionales de sistema…….…………………………... 30

8.5.1.1. Tecnología…………………………………………………… 30 8.5.2. Requisitos funcionales de configuración…………………............. 33

8.5.2.1. Estructura orgánica………………………………………… 33 8.5.2.2. Roles y permisos….......................................................... 34 8.5.2.3. Usuarios y grupos………………………………………….. 35 8.5.2.4. Metadatos…………………………………………………… 36 8.5.2.5 Modelo Documental………………………………………… 38

8.5.2.5.1. Tabla de Retención Documental………………. 38 8.5.2.5.2. Tabla de Valoración Documental……………… 40 8.5.2.5.3. Repositorio físico………………………………… 41 8.5.2.5.4. Flujos documentales………............................... 42 8.5.2.5.5. Códigos, calendarios especiales y valores iniciales………………………………………………………...

44

8.5.3. Requisitos funcionales de operación………………………………. 46 8.5.3.1. Ventanilla única de comunicaciones oficiales…………… 46

8.5.3.1.1. Digitalización……………………………………… 48 8.5.3.1.2. Correo electrónico……………………………….. 49

8.5.3.2. Captura de documentos……………………………………. 51 8.5.3.3. Distribución………………………………………………….. 53 8.5.3.4. Documentos y expedientes………………………………... 54

8.5.3.4.1 Documentos……………………………………….. 54 8.5.3.4.2 Expedientes……………………………………… 55

8.5.3.5. Clasificación documental…………………………………... 56




8.5.4. Requisitos funcionales específicos………………………………… 58 8.5.4.1. Interoperabilidad…………….……………………………… 58 8.5.4.2. Migración Orfeo……………………………………………. 58 8.5.4.3. Radicación distribuida……..……………………………….. 59 8.5.4.4. Continuidad del negocio………...…………………………. 60 8.5.4.5. Seguridad…………………………………………….……… 61 8.5.4.6. Protección de datos personales…………………………... 62 8.5.4.7. Transparencia y acceso a información pública………….. 62

8.5.5. Requisitos funcionales de uso y explotación……………………… 64 8.5.5.1. Búsqueda y reportes……………………………………….. 64 8.5.5.2. Importación/Exportación…............................................... 66 8.5.5.3. Transferencias documentales….…………………………. 67 8.5.5.4. Disposición final…………………………………………….. 68 8.5.5.5. Preservación a largo plazo………………………………… 69 8.5.5.6. Valoración documental…………………………………….. 71

8.6. Requisitos No funcionales SGDEA………………………………………. 72 8.6.1. Requisitos no funcionales de sistema……………………………. 72

8.6.1.1. Tecnología…………………………………………………. 72 8.7. Matriz de evaluación de requisitos SGDEA……………………………… 74

9. Control de versiones…………………………………………………………….. 75




1. INTRODUCCIÓN La Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, SUPERSERVICIOS, es una entidad pública de carácter nacional, adscrita al departamento Nacional de Planeación, con autonomía administrativa y presupuestal, que por delegación presidencial ejerce funciones de inspección, vigilancia y control sobre las entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado, aseo, energía y gas1. Para apoyar y fortalecer el cumplimiento de sus objetivos misionales, SUPERSERVICIOS propende por la disponibilidad y administración técnica de la información que produce, tomando como base los principios de la gestión de documentos y los requisitos básicos de buenas prácticas internacionales y locales, a fin de mejorar de forma sistemática el adecuado mantenimiento de la información, producida como reflejo de su actividad. Para estos efectos, la Entidad contrató el proyecto SSPD-CM-001-2020, como Concurso de Méritos Abierto, bajo la denominación “Consultoría en gestión documental electrónica, para el diagnóstico del sistema de gestión documental de SUPERSERVICIOS y la definición de su sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo - SGDEA, que le permita dar cumplimiento a la normatividad definida por el Archivo General de la Nación, por la política de gobierno digital y por el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG)”.

Este documento forma parte de la definición del Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, propuesto para SUPERSERVICIOS y pretende identificar las características funcionales necesarias en una la plataforma tecnológica integral tipo SGDEA, para orientar a la Entidad hacia un escenario de manejo integral y ordenado de todas las manifestaciones documentales, que independientemente del soporte, constituyen evidencias del cumplimiento de sus actividades. Así mismo, propone sobre ellas la organización técnica, basada en el cumplimiento normativo colombiano y la aplicación de mejores prácticas internacionales, abarcadas desde la recepción o producción, hasta la disposición final de los documentos, con control sistemático a través del ciclo de vida de la información. El documento representa el Modelo para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo de la SUPERSERVICIOS y lo conforma un listado de requerimientos organizados de forma temática y procedimental, con especificaciones funcionales asociadas a cada criterio de cumplimiento, que ejecutados de forma integrada, plantea una solución a las necesidades institucionales, frente a los retos y desafíos inherentes a la administración documental que se manifiesta hoy en diferentes soportes, con diversidad de formatos, por variedad de canales de interacción, y caracterizada por un volumen altamente generado como producto de la aplicación y uso de tecnologías de la información.

1 Adaptado de https://www.SUPERSERVICIOS.gov.co/nuestra-entidad/quienes-somos. 2020-04-16




La visión del Modelo de Requisitos se centra en la coexistencia de materiales documentales análogos y digitales, así como en la convivencia híbrida para la conformación técnica de las agrupaciones que permiten su organización, disposición y prestación de servicio. El Modelo de Requisitos SGDEA está diseñado para administrar en una única plataforma de software, los documentos tradicionales soportados en papel y los documentos electrónicos, con aplicación homogénea de los principios archivísticos universales, enfocados, tramitados y organizados con una visión única.




2. ALCANCE El alcance del producto Modelo de Requisitos para el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo de la SUPERSERVICIOS, está enfocado para disponer de un instrumento de diagnóstico aplicable a la herramienta de gestión documental Orfeo ver. 5.8.6 que opera en la Entidad. La cobertura del Modelo está determinada por la normatividad nacional disponible en la materia, especialmente los Acuerdos 002 de 2014 y 003 de 2015, expedidos por el Archivo General de la Nación, con complemento de leyes y decretos que afectan de manera directa el comportamiento del SGDEA. La capitulación del documento abarca la definición del SGDEA; la contextualización de la utilidad que representa para la SUPERSERVICIOS; y la obligatoria necesidad de cumplimiento, técnico y normativo, para las entidades del sector público colombiano. Usa como referente el Modelo propuesto por el Archivo General de la Nación y las buenas prácticas internacionales, a los que complementa con necesidades y especificaciones funcionales de requisitos propios de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, SUPERSERVICIOS, Alineados con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión y con la Política de Gobierno Digital institucional.




3. OBJETIVOS 3.1 GENERAL Proporcionar un conjunto de requerimientos funcionales de obligatorio cumplimiento para un software SGDEA, capaz de satisfacer integralmente las necesidades institucionales de la SUPERSERVICIOS en materia de gestión documental. El Modelo de requisitos debe garantizar el cumplimiento legal y valor probatorio de los documentos administrados por la Entidad, cumpliendo simultáneamente con los propósitos de organización técnica de los mismos. 3.2 ESPECÍFICOS Los objetivos específicos de la Consultoría están enfocados en conseguir los siguientes propósitos:

a) Definir niveles de agrupación temática adecuados a las necesidades de SUPERSERVICIOS, para la formulación de los requisitos que conforman el Modelo;

b) Establecer una relación de las categorías temáticas asociadas a los procesos archivísticos, para agrupar los módulos o servicios que componen los requisitos de un SGDEA, a fin de reflejar una secuencia ordenada y un cumplimiento con las directrices de orden nacional;

c) Definir y caracterizar, uno a uno, los requisitos del Modelo, como representación de la funcionalidad que se espera satisfacer por medio del SGDEA;

d) Integrar los requisitos específicos y personalizados de SUPERSERVICIOS, al modelo generado;

e) Disponer de una herramienta conceptual para la validación funcional de software SGDEA, tipo Enterprise Content Management ECM, en SUPERSERVICIOS;

f) Garantizar que el Modelo construido cumple con la normativa nacional y las mejores prácticas internacionales en materia de gestión electrónica de documentos.




4. GLOSARIO Acceso a documentos de archivo. Derecho de los ciudadanos a consultar la información

que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley. Agrupación. Acumulación de documentos en una categoría de nivel superior.

Anexo principal. Documento directamente asociado al código único de radicado, sea de entrada, salida o interno. Anexos secundarios. Información complementaria del Anexo Principal, que se incorpora al SGDEA, pero no consume código de radicación. Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,

acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo Central. Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los documentos transferidos por el Archivo de Gestión, una vez finalizado su trámite Archivo (fichero) electrónico. Se refiere a cualquier documento electrónico que puede ser

leído. Archivo histórico. Archivo al cual se transfiere del Archivo Central la documentación que por

decisión del correspondiente Comité, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su

ciclo vital. Asiento descriptivo. Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de

descripción de un instrumento de consulta y recuperación. Autenticidad. Para los efectos del presente documento se toma la definición incluida en la

Norma ISO 15489 en la amplitud de ser aplicada a documentos físicos o electrónicos: Un registro auténtico es uno que se pueda demostrar que a) Es lo que pretende ser, b) Ha sido creado o enviado por la persona supuesta que lo ha creado o enviado, y c) Ha sido creado o enviado en el tiempo pretendido. Características. Cualidad, atributo o circunstancia que es propia o peculiar de un documento y por la cual se define o se distingue de otro.




Carpeta. En el contexto de este documento, identifica un nivel de agrupación de entidades documentales. Certificado digital. Constancia expedida por un tercero de confianza para garantizar técnica y legalmente la autenticidad e integridad de un documento. Ciclo vital del documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde

su producción o recepción, hasta su disposición final. Clasificación documental. Fase del proceso de organización documental, en la cual se

identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Código. Identificación única que se asigna a una Entidad en un SGDEA.

Código seguro de verificación (CSV). Clave segura que se asocia de forma inequívoca a

cada documento. Componente. Conjunto de partes que constituyen un documento electrónico.

Comunicaciones oficiales. Documento que por considerarse de carácter oficial y competencia institucional, debe ser radicado. Copia de seguridad. Copia de una entidad documental o sistema, realizada para conservar

la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo. Cuadro de clasificación. Representación conceptual y jerárquica de las funciones y

actividades llevadas a cabo por una organización. Este esquema refleja la documentación producida por una institución y en él que se registran las secciones, subsecciones y las series y subseries documentales. Descripción documental. Fase del proceso de organización documental que consiste en el

análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. Descriptor. Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como

elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información. Destrucción. Proceso de borrado real de documentos en un entorno electrónico,

imposibilitando una posible reconstrucción. Disponibilidad. Característica entendida como la capacidad de localizar, recuperar, presentar e interpretar un documento. Los documentos que poseen estas características tendrán el contenido, la estructura y el contexto suficientes para ofrecer una visión completa de las actividades y las operaciones a las que se refieren, y también reflejarán las decisiones, acciones y competencias.




Disposición final de documentos. Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las Tablas de Retención y/o Tablas de Valoración Documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Distribución de documentos. Actividades tendientes a garantizar que los documentos

lleguen a su destinatario. Documento. Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento de archivo. Información registrada, producida o recibida durante la iniciación, desarrollo o terminación de una función personal o institucional y que incluye contenido, contexto y estructura suficiente para servir como testimonio de esa actividad. Documento compuesto. Documento (físico, electrónico o hibrido), que cuenta con varios objetos que lo componen. Documento digital. Es un producto de información y de comunicación, se crea/transforma y que se utiliza y tiene su ciclo de vida en un entorno digital. Documento electrónico.Toda representación de hechos, actos o información producida y conservada electrónicamente. Documento electrónico de archivo. Registro de la información generada, recibida,

almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento histórico. Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por

sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio documental de la nación. Documento original. Fuente primaria de información con todos los rasgos y características

que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento público. Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su

cargo o con su intervención. ECM. Acrónimo en inglés de Enterprise Content Management, o su equivalente en español,

Administrador de Contenidos Empresariales. Eliminación documental. Actividad resultante de la disposición final señalada en las Tablas

de Retención o de Tablas de Valoración Documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.




Entidad. Expresión utilizada en el contexto de este documento para identificar cualquier objeto, servicio o componente funcional del Sistema de Información para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, que goce de identidad, valores propios y que pueda ser identificado de manera unívoca. Estampa de tiempo. Es un mecanismo o servicio para registrar un instante específico de

tiempo en relación con las acción ejecutadas sobre una entidad documental (creación, modificación, borrado, etc.) Estructura. Forma en que se registra el documento, lo que incluye la utilización de signos,

el diseño, el formato, el soporte, etc. En el caso de los documentos electrónicos la estructura física es variable y depende del hardware y el software; su estructura lógica (es decir la relación entre las partes que lo componen) lo hace inteligible. Expediente. Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Expediente electrónico. Conjunto de documentos electrónicos unidos dentro del SGDEA

mediante una fuerte relación y gestionados con un único objeto. Expediente híbrido. Conjunto de documentos físicos y electrónicos, relacionados y

gestionados como un objeto único. Documento híbrido. Documento que consta de componentes electrónicos y no electrónicos. Fiabilidad. Característica entendida como la capacidad de un documento para servir de

prueba fidedigna, aspecto que hace referencia a la autoridad y veracidad de los documentos como prueba. Firma electrónica. Mecanismo de identificación del autor de un documento, integridad y fiabilidad, con significativa merma en la carga probatoria. Firma digital. Autenticidad, Integridad y No repudio sobre un documento, con una entidad

de certificación como garante de la transacción documental. Fondo documental. Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica

en desarrollo de sus funciones o actividades. Integridad. Característica entendida como el hecho de que un documento esté completo y

no haya sido alterado. Interfaz. Conjunto de información organizada y grabada como una unidad en un soporte

informático de almacenamiento.




Mensaje de datos. Información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex, o el telefax. Metadatos. Datos estructurados que permiten identificar el contexto, contenido y estructura

de los documentos de archivo, que facilitan su gestión a lo largo del tiempo. MOREQ. Acrónimo para MOdelo de REQuisitos. Organigrama. Representación gráfica de la estructura organizacional de una institución. En

archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos. Principio de Orden Original. Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística

por el cual se establece que la disposición de los documentos al interior de un expediente, y de éstos en una serie, debe respetar la secuencia del trámite que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Principio de Procedencia. Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Radicación de comunicaciones oficiales. Procedimiento por medio del cual las entidades

asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Recepción de documentos. Conjunto de operaciones de verificación y control que una

institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. Retención documental. Plazo que los documentos deben permanecer en el Archivo de Gestión o en el Archivo Central, tal como se consigna en la Tabla de Retención Documental. Sección. En la estructura archivística, es una unidad administrativa de segundo nivel,

productora de documentos. Selección documental. Disposición final señalada en las Tablas de Retención o Tablas de

Valoración Documental y realizada en la fase de Archivo Central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. SGDEA. Acrónimo utilizado para Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.




Signatura topográfica. Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo. Sub-expediente. Subdivisión de la entidad expediente, en componentes estructurados de conformación. Testigo documental. Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira

de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas. Tipo documental. Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. Trámite de documentos. Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa. Transferencia documental. Remisión y/o cambio de estado en los documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central, y de éste al Archivo Histórico, de conformidad con las Tablas de Retención y las Tablas de Valoración Documental vigentes. Unidad documental. Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización

documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente. Valor jurídico o legal. Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados

por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley. Valoración documental. Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y

secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. Volumen. En el contexto de este documento, el volumen identifica una carpeta para

agrupación secuencial de documentos. 5. RESPONSABILIDADES

Rol Responsable Actividad




Administrador Funcional

Grupo Centro de Gestión

Documental y Correspondencia

Definición conceptual del alcance para el Modelo de Requisitos

Evaluación detallada de contenidos propuestos

Asesoría y acompañamiento en la localización de los requisitos para SUPERSERVICIOS

Participación y recomendación en los ajustes del documento

Vinculación de personal competente para validación integral del documento

Administrador Tecnológico

Oficina de Informática

Revisión del alcance técnico del Modelo de Requisitos

Evaluación detallada de los contenidos de su competencia

Asesoría y acompañamiento en la localización

de los requisitos para SUPERSERVICIOS

Participación y recomendación en los cambios y modificaciones del documento

Gestor de Calidad Oficina Asesora de

Planeación

Evaluación y recomendaciones para la presentación y estructura del documento

Definiciones formales sobre el contenido del documento




6. NORMAS TÉCNICAS Norma UNE-ISO/TR 18492:2008 IN. Conservación a largo plazo de la información basada en documentos. Madrid: AENOR, 2008 Moreq 2010. Modular Requeriments for Records System. DLM Forum Foundation. Volume 1 Core Services & Plug-in Modules, version 1.0, 2010. Norma UNE en ISO 23081-2. 2011. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales. Madrid: AENOR, 2011. Norma ISO 19005-2:2011. Document management -- Electronic document file format for long-term preservation -- Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2). Ginebra: ISO, 2011 Norma UNE-ISO 16175-2:2012. Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos. Madrid: AENOR, 2012 Norma ISO/IEC 9834-8:2014. Information technology -- Procedures for the operation of object identifier registration authorities -- Part 8: Generation of universally unique identifiers (UUIDs) and their use in object identifiers. Ginebra: ISO, 2014 Recommended Formats Statement. Library of Congress. 2019-2020 University of British Columbia, (s.f). Vancouver, Canadá. InterPARES Project. Recuperado de: http://www.interpares.org/




7. MARCO NORMATIVO COLOMBIANO Ley No. 527. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial de la República de Colombia, Bogotá, Colombia, 21 de agosto de 1999. Ley No. 594. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial de la República de Colombia, Bogotá, Colombia, 14 de julio de 2000. Ley No. 1437. Por la cual se expide el código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo. Diario Oficial de la República de Colombia, Bogotá, Colombia, 18 de enero de 2011, art No. 24, Informaciones y documentos reservados. art. No. 55, Documento público en medio electrónico. art. No. 58, Archivo electrónico de documentos. art. No. 201, Notificaciones por estado. Decreto No. 2364. Por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial de la República de Colombia, Bogotá, 22 de noviembre de 2012. Decreto No. 2609. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Colombia, Bogotá, 14 de diciembre de 2012. Recuperado de: https://normativa.archivogeneral.gov.co/decreto-2609-de-2012/ Decreto No. 1080. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura Diario Oficial de la República de Colombia, Bogotá, Colombia, 26 de mayo de 2015. Directiva Presidencial No. 04. Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública Diario Oficial de la República de Colombia, Bogotá, Colombia, 3 de abril de 2012. Recuperado de: http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Directivas/Documents/direc0404032012.pdf Acuerdo No. 060. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Bogotá, Colombia, 30 de octubre de 2001. Recuperado de: https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-060-de-2001/ Acuerdo No. 042. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Bogotá, Colombia, 31 de octubre de 2002. Recuperado de: https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-042-de-2002/




Sentencia C-748 de 2014. Concepto de la Corte Constitucional declara exequible el proyecto de Ley Estatutaria derecho al Habeas Data. Corte Constitucional. 2011. Acuerdo No. 004. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Bogotá, Colombia, 15 de marzo de 2013. Recuperado de: https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-004-de-2013/ Acuerdo No. 005. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones. Bogotá, Colombia, 15 de marzo de 2013. Recuperado de: https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-005-de-2013/ Decreto 1377 de 2013. Por medio del cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 Régimen general de protección de datos personales. Diario Oficial de la República de Colombia, Bogotá, Colombia, 27 de junio de 2013. Acuerdo No. 002. Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones. Bogotá, Colombia, 14 de marzo de 2014. Recuperado de: https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-002-de-2014/ Acuerdo No. 006. Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000. Bogotá, Colombia, 15 de octubre de 2014. Recuperado de: https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-006-de-2014/ Ley 1712. Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional. Diario Oficial de la República de Colombia, Bogotá, Colombia, 6 de marzo de 2014. Acuerdo No. 003. Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012. Bogotá, Colombia, 17 de febrero de 2015. Recuperado de: https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-003-de-2015/ Circular No. 004. Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos. Bogotá, Colombia, 6 de agosto de 2010. Recuperado de: https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=61824. Anexo 1 de la circular 004 de 2010. Estándares mínimos a considerar en la implementación de sistemas para la gestión de documentos electrónicos de archivo. Recuperado de: https://innova.com.co/wp-content/uploads/2017/07/Circular-2010-004-Anexo.pdf Circular No. 002. Adquisición de herramientas tecnológicas de gestión documental. Bogotá, Colombia, 6 de marzo de 2012. Recuperado de: https://normativa.archivogeneral.gov.co/circular-externa-002-de-2012/




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Decreto No. 2573. Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341de 2009 y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial de la República de Colombia, Bogotá, 12 de diciembre de 2014 Decreto 1499 de 2017, “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 Resolución SSPD-201810000052735 de 2018, “Por la cual se crea el Comité institucional de gestión y desempeño de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y se deroga una resolución”. Decreto 612 de 2018. “Por el cual se fijan directrices para la integración de los planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte de las entidades del Estado” Decreto 1078 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones” Decreto 1083 de 2015, “en lo relacionado con la definición de los lineamientos para el fortalecimiento institucional en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones”. Decreto 1008 de 2018, "Por el cual se establecen los lineamientos generales de la política de Gobierno Digital”. Plan estratégico de Tecnologías de la Información PETI 2020-2022. Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. Diciembre 2019.




8. MODELO DE REQUISITOS SGDEA SUPERSERVICIOS 8.1 PRESENTACIÓN DE CATEGORIAS El Modelo de Requisitos SGDEA se presenta como un marco de referencia para la definición funcional de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, como software tipo ECM -Enterprise Content Management-, especialmente construido para SUPERSERVICIOS. El Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos está concebido como un esquema agrupado, ordenado e interrelacionado, que define las características de comportamiento y funcionalidad necesaria para la administración de los documentos en Entidad, con el fin de lograr su control integral, desde la planeación, hasta la disposición final, a través del ciclo de vida documental, sean los documentos nativos electrónicos o de origen análogo, incluyendo la transformación de físico a digital. El Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA se presenta con base en el cumplimiento de los procesos archivísticos, categorizados de acuerdo con las necesidades de especificación propias de un SGEDA, conforme las directrices nacionales y teniendo en cuenta las mejores prácticas internacionales en materia de gestión documental, aunadas a las necesidades específicas de SUPERSERVICIOS, que se agrupan en cinco (5) grandes categorías de primer nivel, a saber:

Requisitos de Sistema. Esta categoría configura las necesidades que deben estar disponibles funcionalmente por el software SGDEA, desde la perspectiva general como herramienta de tecnología, para realizar la administración de los documentos. Este componente será presentado con una subdivisión para reflejar tanto los Requisitos Funcionales, como los Requisitos No Funcionales (deseados), en el

capítulo respectivo.

Requisitos de Configuración. Se trata de la categoría que aglutina todos los requisitos funcionales para la construcción del modelo documental de SUPERSERVICIOS, siguiendo los principios de organización técnica definidos en Colombia. Como resultado de los Requisitos de Configuración, se garantiza un

SGDEA modelado para administrar los procesos archivísticos de Recepción, Producción, Trámite y Gestión, Organización, Transferencia, Disposición, Conservación y Valoración de Documentos, tomando como base las variables de los instrumentos archivísticos, parametrizadas en el software.

Requisitos de Operación. Esta categoría está compuesta de requisitos funcionales definidos para garantizar la operación rutinaria del SGDEA, permitiendo que la SUPERSERVICIOS, pueda radicar, tramitar y organizar archivísticamente los documentos, conforme se ha parametrizado el modelo, en la categoría de configuración. Se registran todas las acciones funcionales del SGDEA, cuando entra en operación el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, conforme el flujo de vida documental.

Requisitos Específicos SUPERSERVICIOS. La categoría de Requisitos Específicos recoge el listado de necesidades funcionales puntuales de la SUPERSERVICIOS,




para inter-operar con los sistemas de la entidad; para migrar los volúmenes existentes; para radicar de forma distribuida, pero centralizada; para controlar el acceso a información pública, para aplicar Habeas Data a los contenidos informativos de los documentos, entre otras acciones.

Requisitos de Uso y Explotación. Esta agrupación de requisitos da cumplimiento a las mejores prácticas internacionales, para usufructuar las ventajas del SGDEA, a través de servicios o módulos que permitan generar reportes, realizar exportación e intercambio de datos, así como búsqueda, recuperación y presentación de la información. Se aglutina, en la misma categoría, los resultados propios de una gestión documental integral, con criterios de cumplimiento para Transferencias, Disposición Final y Valoración Documental.

Imagen 1. Categorías del Modelo de Requisitos. Fuente: Elaboración propia. Contrato de Consoltoría SGDEA 540 de 2020.

8.2 ESTRUCTURA Y COMPONENTES El Modelo de Requsitos describe de forma exahustiva la funcionalidad requerida por el SGDEA de SUPERSERVICIOS, mediante componentes o módulos comunes y necesarios para una gestión técnica de documentos, estructurados en categorías, estableciendo un esquema de obligaciones funcionales definidas en un ciclo lógicamente construido, que incluye, en su orden, los siguientes componentes:




Imagen 2. Estructura del modelo de requisitos. Fuente: Elaboración propia. Contrato de Consoltoría SGDEA 540 de 2020.

La metodología para la construcción del Modelo de Requisitos está soportada en la secuencia lógica de las categorías, por lo que este componente se convierte en el primer nivel de agrupación por contenidos, para vincular a cada una de ellas, por efectos de cumplimiento normativo, el proceso archivísticos con el que está vinculado. Para cada categoría se definen los módulos o servicios del SGDEA, sobre los cuales se construyen requisitos asociados con la funcionalidad que se busca, en una representación jerarquizada de todos los componentes, como lo muestra el ejemplo de la imagen 3.

Imagen 3. Relación de la estructura del modelo y procesos archivísticos. Fuente: Elaboración propia. Contrato de Consoltoría SGDEA 540 de 2020.

Si bien los requisitos corresponden de forma general al cumplimiento de los postulados archivísticos, se rescatan de forma predominante, los siguientes conceptos aplicados en la

Categoría Funcional

Proceso Archivístico

Módulo o Servicio

Requisitos Asociados

1

2

3

4




construcción, tomando como base los principios definidos en el Acuerdo 002 de 2014 y Acuerdo 003 de 2015, expedidos por el Archivo General de la Nación:

Modelo Documental. Es prerrequisito la existencia del modelo documental. No se debe iniciar una radicación en el SGDEA, hasta tanto el modelo documental (Requisitos de Configuración) estén diseñados e implementados, de acuerdo con las necesidades de SUPERSERVICIOS.

Ciclo de Vida Documental. Los requisitos están diseñados para el cumplimiento del

concepto de Archivo Total. Abarca desde la Planeación, hasta la determinación de la Disposición Final de los documentos, pasando primero por el trámite y conformación de los expedientes, y luego por todas y cada una de las fases de archivo y ciclo de vida documental definido en Colombia: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.

Principio de Procedencia. La configuración de los requisitos garantiza, como eje articulador de la clasificación documental, que los documentos quedan asociados al contexto de producción y evidencian el vínculo archivístico con la función relacionada que los origina.

Principio de Orden Original. Los requisitos obligan una secuencia de clasificación

para los documentos en los respectivos expedientes, representando la forma natural en que se desarrolla un trámite en SUPERSERVICIOS, para el cumplimiento del principio de Orden Original.

Redacción. Los requisitos están redactados de forma clara y precisa en el Modelo,

como una obligación funcional, utilizando la palabra “debe”, para indicar que el

cumplimiento mandatorio.

Lectura e Interpretación. Todos los requisitos, funcionales y no funcionales, son expresados de forma concreta. Cada requisito está limitado a especificar la funcionalidad requerida, sin explicar conceptos o fundamentos teóricos (informáticos o archivísticos), que sustenten la existencia del requisito, pretendiendo reducir con esto, los posibles grados de ambigüedad para su interpretación.

8.3 FLUJO Y SECUENCIA DEL MODELO DE REQUISITOS




Imagen 4. Mapa conceptual del modelo de requisitos. Fuente: Elaboración propia. Contrato de Consoltoría SGDEA 540 de

2020.

Como parte del proceso documental de Planeación, se establece en esta categoría de SUPERSERVICIOS, las características tecnológicas de la herramienta que administrará el SGDEA;

Aquí la SUPERSERVICIOS configura todos los componentes necesarios para una administración integral de los documentos, incluyendo aspectos organizacionales y documentales, asociados a usuarios, permisos, controles de acceso, modelo documental y valores iniciales;

La categoría de Operación representa los procesos de Producción, Gestión y Trámite, así como de Organización de los documentos. Iniciando con la recepción/salida de documentos, a través de la Ventanilla Única, involucra la captura, distribución y el seguimiento y resolución de un trámite para, finalmente, clasificar técnicamente los documentos;




Los requisitos específicos están enmarcados en la categoría que define las necesidades particulares de SUPERSERVICIOS, como migración, interoperabilidada, etc. y,

Uso y Explotación es la consecuencia de la Configuración y Operación del SGDEA, que como resutado garantiza los procesos de Transferencia, Disposición Final y Valoración Documental. Adiciona servicios de Búsquedas, Reportes y Exportación de información, junto las necesidades de preservación a largo plazo para los documentos electrónicos.

Una descripción general para cada servicio del Modelo, se establece continuación, en el orden y secuencia diseñado:

Item Módulo / Servicio Descripción General

1 Tecnología Este servicio describe los requisitos generales para un software de categoría ECM, enfocado en la gestión de documentos y documentos de archivo

2 Estructura orgánica El módulo define los requisitos para configurar el organigrama institucional, como nodo de primer nivel del modelo documental, de acuerdo con la normatividad nacional

3 Roles y Permisos Los requisitos asociados a este modulo permiten configurar las competencias funcionales (roles) y los permisos de acceso y acción sobre las entidades documentales

4 Usuarios y Grupos Este módulo registra los requisitos para dar de alta los usuarios y grupos de usuarios que harán uso del SGDEA, vinculados a una parte de la organización y con la cantidad de roles necesarios para el desarrollo de sus actividades

5 Metadatos El servicio de metadatos provee los requisitos que debe cumplir el SGDEA, para crear esquemas y elementos de información asociados a cualquier entidad del sistema

6 Tabla de Retención Documental

Este servicio permite configurar el instrumento TRD, para efectos de clasificación documental en el SGDEA

7 Tabla de Valoración Documental

Los requisitos del módulo de TVD configuran la organización del Fondo Documental Acumulado

8 Repositorio físico Este servicio definie los requistos para el modelamiento de la bodega de archivo físico, sincronizado con el contenido electrónico de los expedientes.

9 Flujos documentales

Este servicio aglutina los requisitos para modelar circuitos documentales, generales o específicos, en el SGDEA

10 Códigos, calendarios especiales y valores iniciales

Los requisitos de este servicio están direccionados a personalizar las necesidades de la SUPERSERVICIOS, en relación con calendarios especiales, estructura de radicados para entidades documentales; así como para recoger las variables iniciales de los instrumentos archivísticos y controlar tanto las Transferencias Documentales, como la Disposición Final

11 Ventanilla única El módulo establece los requisitos necesarios para operar la Ventanilla Única de Comunicaciones Oficiales de la SUPERSERVICIOS




12 Digitalización Los requisitos definidos para el servicio de digitalización, buscan los automatismos necesarios para la captura digital de imágenes a fin de independizarlo de una labor manual y mecánica, reduciendo el margen de error humano

13 Correo electrónico El módulo establece requisitos para que el SGDEA administre el canal de Correo Electrónico para la radicación oficial (entradas y salidas) de comunicaciones en la SUPERSERVICIOS

14 Captura de documentos

El módulo de Captura de Documentos define requisitos para llevar a cabo la radicación, es decir la existencia oficial de un documento en el SGDEA

15 Distribución El servicio de Distribución contempla los requisitos para garantizar que los documentos lleguen, a través de funciones del SGDEA, a los destinatarios

16 Documentos El módulo de Documentos define requisitos de cumplimiento para la operación del SGDEA, en relación con la captura de documentos y su ubicación en el modelo documental de la SUPERSERVICIOS, pasando por acciones proyectadas de trámite de revisión, aprobación y/o firma

17 Expedientes Este servicio esta diseñado con requisitos para aperturar expedientes y tramitarlos como consecuencia de un procedimiento modelado en el flujo de trabajo, que finaliza cuando se resuelve el trámite y se evidencia con un expediente cerrado

18 Clasificación documental

El servicio de Clasificación Documental contempla requisitos para garantizar que las entidades documentales quedan incorporadas al Cuadro de Clasificación Documental de la SUPERSERVICIOS, y que los expedientes son cerrados con integridad y completitud

19 Interoperabilidad El servicio refiere requisitos para que el SGDEA se integre con aplicaciones corporativas de SUPERSERVICIOS, que generan documentos

20 Migración El servicio de Migración establece los volúmenes documentales que deben ser migrados al SGDEA

21 Radicación distribuida

La Radicación Distribuida define los requisitos del SGDEA para capturar documentos de forma geográficamente distribuida y lógicamente centralizada

22 Continuidad del negocio

Este servicio integra los requisitos necesarios para garantizar una continuidad ante la interrupción funcional o falta de disponibilidad del SGDEA, una vez restaurada la contingencia

23 Seguridad El módulo define requistos para garantizar que el sistema controla adecuadamente los usuarios que usan el SGDEA frente a los permisos que tienen asignados. Controla igualmente, que los documentos almacenados son auténticos e íntegros

24 Protección de datos personales

El servicio de Protección de Datos Personales responde con criterios para el cumplimiento de la Ley de Habeas Data, frente al manejo de información privada o sensible

25 Transparecia y acceso a información pública

Este módulo identifica los requisitos necesarios para controlar y administrar el acceso general a información pública, información pública clasificada e informaciónn pública reservada, cumpliendo la la normativa nacional




26 Búsquedas y reportes

El módulo define los requistos para explotación y uso de la información almacenada en el SGDEA, de acuerdo con las mejores y más comunes prácticas de acceso a la información archivística

27 Importación / Exportación

Este conjunto de requistos está sustentado en la necesidad de contar con funcionaes de importación/exportación en el SGDEA, para cumplir los procesos técnicos y/o administrativos, con respecto a la información de la SUPERSERVICIOS

28 Transferencias Documentales

El módulo de Transferencias Documentales plantea los requisitos para intercambiar documentación entre las fases de archivo: Archivo de Gestión hacia Archivo Central y de Archivo Central, hacia Archivo Histórico

29 Disposición Final El servicio es resultado de la configuración y establece los requisitos para aplicar procedimientos de Eliminación, Selección o Conservación Total, sobre los expedientes que han cumplido los períodos de retención programados

30 Preservación a largo plazo

Los requisitos de Preservación a Largo Plazo identifican la funcionalidad necesaria en el SGDEA, para mitigar los problemas de obsolescencia tecnológica que afectan la integridad y fiabilidad de los documentos de archivo, con el paso del tiempo

31 Valoración Estos requisitos son el resultado de la implantación de los valores iniciales en las Tablas de Retención y/o Tablas de Valoración Documental

8.4 PRINCIPIOS DEL MODELO DE REQUISITOS 8.4.1 Principio de Integración

El Modelo de requisitos se direcciona como apoyo estratégico al Modelo Integrado de Planeación y Gestión, toda vez que centra su objetivo en la ciudadanía, como usuario final de consumo de información aportada con la oportunidad necesaria, en un propósito de eficiencia y eficacia administrativa de SUPERSERVICIOS, que busca generar resultados de valor público. Está inmerso funcionalmente en cada una de las etapas como se refleja en los componentes del Modelo, en donde la disponibilidad de información oportuna y confiable, garantiza el cumplimiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, a saber:

Talento humano Direccionamiento estratégico y de planeación Gestión con valores para resultados Evaluación de resultados Información y comunicación Gestión de conocimiento y la innovación Control interno

De otra parte, la política de Gobierno Digital, entendida como “el uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones para consolidar un Estado y ciudadanos competitivos, proactivos e innovadores que generen valor público en un entorno




de confianza digital"2, hace evidente, no solo la integración del Modelo de Requisitos a sus objetivos, sino que la convierte en herramienta necesaria para el cumplimiento de la política institucional de Gobierno Digital. La gestión documental es una actividad transversal a todas y cada una de las acciones corporativas de SUPERSERVICIOS, que instrumentada con tecnología informática, apoya el desarrollo de política digital corporativa y nacional, para el cumplimiento de una función transparente, efectiva, oportuna y con orientación hacia el ciudadano. El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo de SUPERSERVICIOS, concebido como se plantea en el presente Modelo de Requisitos, constituye base fundamental de la iniciativa, para disponer de información y datos confiables; en el momento requerido, difundido con la seguridad de acceso diseñada; con valor jurídico para el entorno colombiano; y, finalmente, con enfoque de ciudadanía, para poner la Entidad pública, y toda su información organizada, al servicio de los usuarios. 8.4.2 Principio Normativo

El Modelo de Requisitos es diseñado con apego al marco normativo nacional. Para su confección ha tenido en cuenta los principios y postulados del Archivo General de la Nación; sus regulaciones normativas (leyes, acuerdos, decretos y resoluciones, entre otros), que usa como directrices en la construcción del Modelo. De igual forma, establece criterios de funcionalidad para el SGDEA, que aseguran el Habeas Data, la Transparencia y el acceso a la información pública, como políticas de Estado necesarias para una adecuada administración y un control sistemático de acceso a los documentos. Así mismo, el Modelo responde a las normas de relación entre el Estado y los ciudadanos, que se comunican través de medios electrónicos, asegurando la conformación de expedientes consistentes y seguros. Con este marco de referencia, el Modelo logra una organización técnica de los documentos, respondiendo a los principios universales que los hacen no solo accesibles, sino fácilmente administrados, para determinar su eliminación o conservación, de acuerdo con el valor jurídico, administrativo o patrimonial que representan, conforme está dispuesto en la normatividad colombiana. Finalmente, se tienen en cuenta las buenas prácticas internacionales en materia de gestión de documentos y se integran muchas de sus funcionalidades a los requisitos del Modelo de SUPERSERVICIOS. 8.4.3 Principio de Orden y Secuencia

Los requisitos están concebidos como una secuencia lógica y estructurada, alineada con los propios procesos técnicos de la gestión de documentos y el ciclo de vida de la información. Su concepción es equivalente a la forma natural de una gestión administrativa, y la lectura en el orden establecido por Categorias y Módulos, busca una comprensión

2 Tomado del documento: Plan Estratégico de Tecnologías de la Información PETI 2020-2022. SUPERSERVICIOS.




ordenada, basada en la forma en que se desarrollan las actividades en la SUPERSERVICIOS. Primero Requisitos de Sistema, porque establecen la funcionalidad informática de la plataforma SGDEA que soportará la administración de documentos en SUPERSERVICIOS, concebido como un sistema de información con características generales (tecnológicas), y con características especialmente diseñadas para el control de la gestión documental. La segunda agrupación, Requisitos de Configuración, es el componente que permite

transferir al software el modelo documental definido para SUPERSERVICIOS, en donde el SGDEA debe permitir que se parametrice no solo la organización, sus usuarios, permisos, metadatos, etc., sino que además configura las variables propias de la gestión documental,a fin de garantizar que cada insumo documental del sistema esté controlado, cuando entre en operación el SGDEA. Los Requisitos de Operación, definidos en secuencia de tercer orden, plantean las

funcionalidades requeridas para el comportamiento del software, una vez el modelo documental está construido. Es decir, primero se crea y se carga el modelo documental en el SGDEA, y después se pone en operación el sistema. Los Requisitos Específicos de SUPERSERVICIOS, que se incluyen como parte del listado de requisitos SGDEA, son los siguientes:

Interoperabilidad Migración ORFEO Radicación distribuida Continuidad del negocio Seguridad, que contempla el valor legal de los documentos; la protección de datos

personales; así como la transparencia y acceso a la información pública. Por último, la categoría Requisitos de Uso y Explotación conjuga los servicios necesarios para búsquedas, reportes y exportación, dado que los documentos ya han ingresado al sistema; se encuentran clasificados y controlados a través del circuito de flujo diseñado conforme la Ley, y tienen la posibilidad funcional de ser utilizados con el control respectivo instrumento de control de acceso, configurado en el sistema. 8.4.4 Principio de No Redundancia

Los requisitos se construyen con una filosofía de no repetición. Dado que la relación de muchos requisitos funcionales aplica para los diferentes módulos o servicios que componen una solución SGDEA, el listado propenderá por evitar, en la medida de lo posible, que un mismo grupo de requisitos se copie tantas veces como lo necesiten diferentes módulos. Si un requisito es necesario en un módulo particular del SGDEA, metadatos, por ejemplo, no se registrará la información como requisitos del módulo específico, sino que se hará una mención genérica del uso de metadatos para mantenimiento del módulo, sin que necesariamente se vuelvan a registrar todos requisitos de metadatos, que ya estarán descritos en el módulo respectivo, a fin de evitar la redundacia de información.




El mismo pincipio aplica para el registro de vocabulario en el documento, que refleja en el glosario un compendio que no repite, ni invoca, y por tanto no define, los términos y expresiones de uso común en materia de gestión documental, limitándose a consignar las expresiones necesarias para la comprensión del Modelo, o, en algunos caso, para definir el uso de una expresión en el contexto específico de este documento. 8.4.5 Principio de Interpretación Presentado en formato de Tabla, el inventario de requisitos funcionales para la gestión de documentos electrónicos de archivo en SUPERSERVICIOS, es determinada por los siguientes componentes:

Imagen 5. Estructura de listado de requisitos. Fuente: Elaboración propia. Contrato de Consoltoría SGDEA 540 de 2020.

De forma concreta los requisitos presentan las siguientes columnas de definición:

Referencia. Valor numérico que representa la secuencia del requisito. Existe una numeración general para todos los requisitos y una numeración relativa al módulo concreto de cada funcionalidad.

Descripción del requisito. La columna describe el requerimiento de forma concreta y específica como la funcionalidad esperada en el SGDEA de SUPERSERVICIOS.

Imagen 6. Formato de presentación de requisitos. Fuente: Elaboración propia. Contrato de Consoltoría SGDEA 540 de 2020.

8.5 REQUISITOS FUNCIONALES SGDEA

Identificador Categoría REQUISITOS DE CONFIGURACIÓN Proceso Archivístico PLANEACIÓN

8.4.2.5 Modulo o Servicio MODELO DOCUMENTAL

Componente TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Referencia Descripción

R001 1

La plataforma debe web based, desarrollada en su núcleo y componentes fundamentales con tecnología 100% web

Valor numérico que identifica de forma unívoca el módulo o servicio en el SGDEA

Agrupación de primer nivel para la secuencia de construcción de los requisitos

Denominación de la categoría

Denominación proceso archivístico

Nomenclatura del código

Denominación utilizada para agrupar un conjunto de requisitos por la relación existente entre los servicios funcionales que representan

Denominación del módulo o servicio

Opcional, cuando el módulo tiene subdivisiones




8.5.1 Requisitos Funcionales de Sistema

Identificador Categoría REQUISITOS DE SISTEMA

Proceso Archivístico PLANEACIÓN

8.5.1.1 Modulo o Servicio TECNOLOGÍA

Listado de Requisitos

Referencia Descripción R001

1 La plataforma debe ser web based, desarrollada en su núcleo y componentes fundamentales, actualizados preferiblemente a última versión liberada y soportados por fabricante, con tecnología 100% web

R002 2

El SGDEA debe garantizar la posibilidad de uso de múltiples motores de bases de datos, estándares de mercado

R003

3

El sistema debe soportar la virtualización de la aplicación en varios servidores (aplicación, base de datos y repositorio -NAS, DAS o SAN-) El sistema debe poder migrarse en su totalidad a la nube y permitir tener el almacenamiento en la nube. La información guardad en la base de datos en lo posible debe ser cifrada

R004 4

La plataforma SGDEA debe disponer de arquitectura basada en servicios, con ambiente web de tres capas

R005 5

El SGDEA debe obligar el uso de protocolo de transferencia segura de datos de hipertexto, a través de HTTPS

R006 6

La herramienta debe funcionar con los navegadores de mercado, disponible en sus últimas versiones, mínimo Mozilla Firefox, Chrome, IE10 o superior, Safari o MS Edge

R007 7 La interfaz de usuario debe ser intuitiva de uso y sencilla de personalizar

R008 8

El SGDEA debe estar compuesto como mínimo y de manera nativa, por un gestor de contenido empresarial (ECM) y un Gestor de Procesos de Negocio (BPM), con presentación gráfica y notación BPMN2

R009

9

El SGDEA debe habilitar el uso del sistema por usuarios autenticados con las mismas credenciales definidas en LDAP Active Directory de SUPERSERVICIOS. De requerirse, para un usuario inexistente en LDAP, el SGDEA debe disponer de funcionalidades para acreditar un usuario no registrado en el directorio institucional mediante single sing on. Se debe poder aplicar doble factor de autenticación

R010 10

Los permisos de acceso y los permisos de acción deben ser configurados en el SGDEA de forma específica para cada usuario autenticado, independientemente de su forma de ingreso LDAP / SSO

R011 11

El SGDEA debe ofrecer la posibilidad de configurar menús y opciones, asignadas por usuarios y roles

R012 12

El SGDEA debe proveer interfaz de operabilidad CMIS versión 1.1 (Content Management Interoperability Services)

R013

13

La plataforma SGDEA debe disponer de mecanisos de interoperabilidad y de integración, a través de la exposición y consumo de servicios web, arquitectura orientada a servicios SOA, con protocolos REST o SOAP de integración, o alternativas equivalentes. La aplicación debe poder configurarse en microservicios

R014 14

El SGDEA debe disponer de funciones integradas como complementos (Add-in) de las herramientas de trabajo ofimático y de correo electrónico




R015 15

Las interfases de programación del SGDEA deben soportar protocolos para desarrollar funcionalidades específicas, garantizando siempre compatibilidad de producto y mantenimiento unificado de la plataforma

R016 16

Todas las funciones del SGDEA deben contar con permisos y accesos controlados por la propia plataforma

R017 17

Cada contenido (objeto, entidad o servicio) del sistema deberá tener un identificador único e irrepetible, inicializado en la instalación del SGDEA

R018 18

El registro del historial de eventos debe ser obligatoriamente consignado en un log de auditoria exportable e inalterable

R019 19

El SGDEA debe acompañar cada evento de acciones funcionales, con una estampa de tiempo generada de forma automática, compatible con W3C XML

R020

20

El SGDEA debe disponer de mínimo los siguientes componentes como módulos integrados en una plataforma única: Servicio de Configuración

Organizaciones Roles y permisos Usuarios y grupos Metadatos Modelo documental

o Tabla de Retención Documental o Tabla de Valoración Documental o Repositorio físico o Flujos documentales o Códigos, calendarios especiales y valores iniciales

Servicios de operación Ventanilla única

o Digitalización o Correo electrónico

Captura de documentos Distribución Gestión y trámite

o Documentos o Expedientes

Organización o Clasificación documental

Servicios específicos Interoperabilidad Migración Orfeo Radicación distribuida Continuidad del negocio Seguridad Protección de datos personales Transparencia y acceso a información pública

Servicios de uso y explotación Búsquedas y reportes Exportación Transferencias documentales Disposición final Conservación

o Preservación a largo plazo Valoración

R021 21 El SGDEA debe registrar cualquier error con mínimo los siguientes metadatos:




Estampa de tiempo de la falla Servicio o función que se intentó Sistema del usuario Identificador de la entidad/objeto participante Información explicativa del error y código respectivo de la propia

aplicación

R022 22

El SGDEA debe contar con una funcionalidad para relacionar la bodega de almacenamiento físico, con el registro electrónico de un documento de archivo, para vincular, por referencia cruzada, los componentes de un mismo radicado

R023 23

El SGDEA debe proporcionar una funcionalidad nativa de copia de seguridad (respaldo) que garantice la restauración integral del sistema (agrupaciones, documentos, metadatos y objetos), en el corto plazo (2 a 5 horas)

R024 24

El SGDEA debe disponer de una funcionalidad nativa de al menos dos estados de reversión, que permitan volver al sistema a una configuración integral y operativa de fecha anterior

R025 25

El SGDEA debe controlar el almacenamiento electrónico, alertando mediante indicador de niveles, la disponibilidad configurada por el Administrador




8.5.2 Requisitos Funcionales de Configuración

Identificador Categoría REQUISITOS DE CONFIGURACIÓN


8.5.2.1 Modulo o Servicio ESTRUCTURA ORGÁNICA



1 La plataforma debe permitir configurar el fondo documental, basado en la estructura orgánica de SUPERSERVICIOS, sin límite de niveles

R027 2

El SGDEA debe garantizar la representación jerárquica del organigrama de SUPERSERVICIOS, con relación entre dependencias padre y oficinas subordinadas

R028 3

Cada elemento (entidad) registrada en el organigrama de SUPERSERVICIOS, debe contar con un identificador único e irrepetible

R029 4

Para cada organización creada en el SGDEA, el sistema debe permitir la asignación de un esquema de metadatos con los elementos de información (campos) que defina SUPERSERVICIOS

R030 5

El SGDEA debe permitir la importación del organigrama de SUPERSERVICIOS, con base en el uso de un fichero ofimático con estructura predefinda

R031

6

El SGDEA debe permitir, para un usuario autorizado, actualizar o modificar la estructura orgánica del fondo, por cambios de cualquier naturaleza, sin perder integridad en los nodos subordinados:

Se pueden agregar nuevos nodos No se pueden eliminar nodos con existencia de entidades subordinadas

activas Se pueden eliminar nodos con existencia de entidades subordinadss

residuales Se pueden eliminar nodos que nunca hayan tenido entidades

subordinadas

R032 7

Un usuario autorizado debe poder modificar los metadatos asociados a cualquier componente organizacional del fondo documental

R033 8

La creación y edición del organigrama debe ser reflejada en el histórico de eventos del SGDEA





Proceso Archivístico PLANEACIÓN 8.5.2.2 Modulo o Servicio ROLES y PERMISOS



1 El SGDEA debe disponer por defecto de un perfil de Administración Funcional, capaz de configurar el servicio de roles, requeridos por SUPERSERVICIOS

R035 2

El SGDEA debe permitir que un usuario autorizado cree tantos roles como requiera la Entidad, con metadatos definidos por defecto, o configurados por SUPERSERVICIOS

R036 3

El módulo del SGDEA debe suministrar una carga preconfigurada de roles para desarrollar una gestión documental típica (administrador, archivista, radicador ventanilla, digitalizador, aprobador, productor, etc.)

R037 4

El mantenimiento de roles lo debe realizar un usuario autorizado, permitiendo borrar roles que no hayan sido usados o estén asociados a una entidad residual

R038 5

El SGDEA debe garantizar la administración de permisos de ACCESO y de ACCIONES a nivel de usuario, a nivel de organización y a nivel de rol

R039 6

Los permisos de acceso y los permisos de acción combinados en el SGDEA, deben garantizar la construcción de TABLAS DE CONTROL DE ACCESO, para los documentos de SUPERSERVICIOS

R040 7

El SGDEA debe permitir relacionar permisos de acción con roles u organizaciones definidos y permisos de acceso con usuarios nombrados. Debe permitir relacionar un usuario o grupo, a uno o varios roles u organizaciones

R041 8

Cada rol debe disponer de una configuración de acciones de control granular (crear, editar, ver, descargar, etc.), sobre las entidades documentales del sistema (documento o expediente), conforme las necesidades de SUPERESERVICIOS

R042 9

Los usuarios asignados con un rol funcional, deben heredar automaticamente los permisos de acción configurados para el rol. Un usuario autorizado debe poder interrumpir la herencia de permisos de acceso

R043 10

El SGDEA debe permitir que un usuario activo visualice qué permisos de acción tiene sobre cualquier entidad del sistema

R044 11

Todas las funciones de rol (creacion y edición) deben ser registradas en la auditoría del SGDEA





Proceso Archivístico PLANEACIÓN 8.5.2.3 Modulo o Servicio USUARIOS y GRUPOS



1 El SGDEA debe permitir que un usuario administrador cree tantos usuarios y grupos como requiera la Entidad, con metadatos definidos por defecto, o configurados por SUPERSERVICIOS

R046 2

Se debe disponer de una opción funcional que permita la carga masiva (importación) de usuarios en el sistema, a partir de ficheros ofimáticos con estructura predefinda

R047 3

El SGDEA debe disponer de una funcionalidad para caracterizar usuarios/grupos como Activos/Inactivos. Al sistema solo podrán acceder los usuarios activos

R048 4

Debe existir la posibilidad de asociación “muchos a muchos”, en donde un usuario puede pertenecer a muchos grupos y, muchos usuarios pueden pertenecer al mismo grupo

R049 5

El SGDEA debe permitir agregar y eliminar usuarios activos, hacia y desde grupos activos

R050 6

Se debe permitir que un usuario autorizado explore e inspeccione usuarios y grupos, ademas de realizar el mantenimiento de metadatos a las entidades activas

R051 7

El SGDEA debe estar en capacidad de soportar un número ilimitado de Usuarios y un número ilimitado de Grupos

R052 8

El SGDEA debe permitir que solamente usuarios administradores establezcan perfiles de usuario; asignen usuarios a grupos; definan el acceso a documentos, agrupaciones y metadatos; modifiquen o cambien atributos de seguridad

R053 9

Se debe permitir eliminar un usuario/grupo que nunca ha utilizado el SGDEA para alguna función

R054 10

El SGDEA debe obligar que cada usuario sea configurado en una o varias dependencias de la estructura orgánica de SUPERSERVICIOS

R055 11

El SGDEA debe obligar que cada usuario sea configurado con uno o varios perfiles, asociados a su actividad funcional, para heredar los permisos de acción del rol al que pertenecen

R056 12

El sistema debe permitir que el administrador configure el tiempo de inactividad en la sesión de cualquier usuario y genere la salida automática (timeout)

R057 13

El SGDEA debe permitir la configuración del periódo de tiempo de uso de la plataforma, por un usuario concreto y su inactividad automática

R058 14

El sistema de contraseñas del SGDEA debe ser cifrado, con posibilidad para definir reglas de complejidad y fechas de vencimiento automáticas para renovación

R059 15

Todas las funciones de usuarios y grupos de usuarios (creacion y edición) deben ser registradas en el log de auditoría del SGDEA

R060 16

El SGDEA debe disponer de un control estadístico de accesos por usuario, con posibilidad de descargar el registro en un formato externo (MS Excel, CSV o TXT), entre dos fechas





Proceso Archivístico PLANEACIÓN 8.5.2.4 Modulo o Servicio METADATOS



1 El sistema debe permitir la creación de agrupaciones de metadatos, definidos como esquemas

R062 2

Los esquemas de metadatos deben poder conformarse a partir de campos de diferente naturaleza

R063 3

El SGDEA debe permitir la creación ilimitada de esquemas y metadatos asociados, libre de programación

R064

4

Cada componente del servicio de metadatos (elemento), debe registrar información mínima como identificador, nombre, tipo de metadato, obligatoriedad, ocurrencias (mínimo/máximo), descripción, ayuda, definición de “recuperable” / “editable”, valor por defecto, rangos, lista de valores y esquema al que pertenece. Incluye la funcionalidad de captura inicial, sin posibilidad de edición posterior y valores condicionales, interdependientes

R065 5

El SGDEA debe obligar que cada metadato pertenezca a un esquema previamente definido

R066

6

Los tipos de metadatos del SGDEA, deben ser como mínimo los siguientes: Moneda Texto Numérico Alfanumerico Si/No Fecha Imagen Fichero Enlace Lógico Multimedia Listas maestras que puedan ser compartidas entre diferentes metadatos

R067 7

Cada esquema de metadatos debe poder ser asociado a una entidad del sistema, en una relación muchos a muchos (fondos, series, subseries, usuarios, tipos documentales, contenedores físicos, contenidos digitales, etc.)

R068 8

Un usuario autorizado del SGDEA debe poder definir el orden de presentación de metadatos en el esquema asociado, conforme la configuración que establezca

R069 9

El servicio de metadatos del SGDEA debe tener la capacidad de registro de información automática para campos predefinidos

R070 10

El SGDEA debe permitir a un usuario autorizado la edición de atributos del metadato, siempre con validación de integridad de la información previamente capturada

R071 11

Un metadato debe poder eliminarse por un usuario autorizado, siempre que no haya sido utilizado

R072 12

El SGDEA debe proveer una funcionalidad que permita integrar elementos de metadatos como variables de una plantilla normalizada para uso del sistema

R073 13

El SGDEA debe permitir que un usuario autorizado aplique una plantilla activa a un tipo documental activo, incorporando valores de metadatos automáticamente, para automatizar la creación de documentos con formatos normalizados




R074 14

El SGDEA debe garantizar la herencia de metadatos, de nodo superior a nodo inferior

R075

15

El SGDEA debe proveer funcionalidad para captura automática de metadatos, desde una aplicación específica; desde el sistema operativo; desde una máquina en particular; desde software de red; desde la autenticación del usuario, o desde reglas predefinidas

R076 16

En cualquier evento de captura de metadatos (manual, automático o de importación), el SGDEA debe validar el contenido del registro, conforme la definición del metadato (formato, rango de valores, fecha, condicionalidad, etc.)

R077 17

El SGDEA debe garantizar la captura automática de metadatos a medida que se desarrolla un flujo de trabajo asociado a la entidad del sistema

R078 18

SGDEA debe permitir una definición configurable, por un usuario autorizado, para crear y mantener metadatos de negocio y metados archivísticos (normas de descripción), uso y condiciones por rol/usuario asociado

R079 19

El SGDEA debe establecer metadatos para el registro de eventos automáticos en un proceso e impedir su edición por cualquier usuario

R080 20

El SGDEA debe disponer de una funcionalidad para asociar tesauros y vocabularios controlados a campos de la descripción archivística de Serie/Subseries, Expedientes y Documentos





Proceso Archivístico PLANEACIÓN 8.5.2.5 Modulo o Servicio MODELO DOCUMENTAL

8.5.2.5.1 Componente TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL



1 El SGDEA debe disponer de una función que permita versionar las Tablas de Retención Documental, incorporando al menos una fecha de vigencia, un nombre, un número de versión y un campo de comentarios

R082

2

Los metadatos de registro para la versión de TRD que se configura en el SGDEA, deben ajustarse al esquema que defina SUPERSERVICIOS, incluyendo como minimo los siguientes elementos de información:

Identificador Versión de TRD Cronología de vigencia Activa/Inactiva

R083 3

El SGDEA debe permitir, por parte de usuario autorizado, la creación de agrupaciones documentales (niveles) de Series/Subseries, ilimitadas, subordinadas a la version de TRD en uso

R084 4

Los metadatos asociados a cada nivel de Serie/Subserie deben reflejar los elementos de información que defina SUPERSERVICIOS

R085

5

La representación de Series/Subseries debe ser jerarquizada, con relación de uno a muchos, (un padre relacionado con varios hijos del mismo nivel, o lo que es lo mismo, una serie documental con muchas subseries). Este requisito del SGDEA condiciona la jerarqupia así:

Una serie puede existir sin subseries Una subserie no puede existir sin una serie

R086 6

El SGDEA debe permitir que un usuario autorizado modifique los atributos y los metadatos de una Serie/Subserie

R087 7

El SGDEA debe impedir la eliminación de una Serie/Subserie que se encuentre cargada con expedientes asociados (abiertos o cerrados)

R088 8

El SGDEA debe obligar la asociación, como nodo subordinado, de cada nivel de Serie Documental y sus respectivos descendientes (Subseries), requisitos R081 y R083 al organigrama institucional, configurado en el numeral 8.4.2.1

R089

9

Como consecuencia de R088, el despliegue de clasificación debe ser de mínimo tres niveles:

Serie/Subserie Expediente Documento

R090

10

El SGDEA debe contar con una opción funcional de importación de los niveles documentales de la estructura de TRD, para cargar Series/Subseries de forma masiva, a través de ficheros ofimáticos tipo Ms Excel. La funcionalidad debe estar acompañada de un sistema de validación para integridad de la data

R091 11

Como parte de la funcionalidad de niveles, el SGDEA debe permitir la creación, por usuario autorizado, de carpetas definidas como bandejas de correspondencia, asociadas a cada dependencia del organigrama institucional

R092 12

El SGDEA debe permitir que a nivel de una organización, se configure el contenido documental de un subexpediente o de un volumen, según requiera el comportamiento documental de la Serie/Subserie




R093 13

El SGDEA debe permitir definir la estructura de expedientes, con niveles de subexpediente, cuando la agrupación documental definida en la TRD, así lo requiera

R094 14

Para cada nivel de Serie/Subserie (si aplica), el SGDEA debe permitir estructurar como documentos esperados, cada uno de los tipos documentales de la Tabla de Retención Documental, para la creación de expedientes y subexpedientes

R095

15

Los documentos esperados en cada expediente de una Serie/Subserie deben poderse configurar en el SGDEA, como mínimo los siguientes criterios de estructura y control:

Secuencia proyectada (orden procedimental de entrada del documento) Obligatoriedad (característica que condiciona la presencia de un

documento en un expediente, tipificado obligatoriamente a partir de la TRD)

Cardinalidad (La cardinalidad es útil para controlar la cantidad de veces que puede hacer presencia el tipo documental en un mismo expediente. Debe ser flexible para configurar de acuerdo con las necesidades o particularidades de la serie/subserie documental, así:

o 1 = El tipo documental estará una sola vez o ## = El tipo documental hará presencia en el expediente ## de

veces o N = no se sabe cuántas veces puede aparecer

Prerrequisito (tipos documentales de la misma Serie/Subserie que debe existir en el expediente, para poder clasificar el documento)

Plantilla (asociación a la creación normalizada del documento, a través de plantilla)

R096

16

El SGDEA debe permitir la incorporación de los valores iniciales relativos a tiempos de retención, asociados a cada nivel de Serie/Subserie, según corresponda con el instrumento archivístico, al momento de importación de la TRD

R097

17

La funcionalidad del SGDEA para importar el instrumento de TRD mediante carga masiva, debe garantizar validaciones básicas para controlar la retención documental:

Presencia obligatoria Campos específicos Valores enteros

R098 18

El SGDEA debe obligar la incorporación de los valores iniciales relativos a tiempos de retención y la disposición final de cada Serie/Subserie configurada en el sistema

R099 19

El SGDEA debe garantizar que las reglas de retención y disposición final se configuran de forma masiva con la importación de las TRD

R100 20

El SGDEA debe impedir que dos versiones de TRD se encuentren activas al mismo tiempo

R101 21

La administración (edición) de cualquier componente de TRD, debe estar restringida en el SGDEA al rol administrador

R102 22

El SGDEA debe registrar en la ruta de auditoría cualquier cambio en el esquema de clasificación

R103 23

Los permisos de acceso del SGDEA deben ser heredados del nodo superior a los nodos inferiores, con posibilidad de interrupción y/o cambio, por usuario autorizado






Modulo o Servicio MODELO DOCUMENTAL

8.5.2.5.2 Componente TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL



1

El SGDEA debe disponer de una opción funcional de importación de la estructura documental de TVD, con minimo los siguientes componentes:

Período Estructura orgánica Asuntos Retención Políticas de disposición

R105

2

Los metadatos de registro para la versión de TVD que se configura en el SGDEA, deben ajustarse al esquema que defina SUPERSERVICIOS, incluyendo como minimo los siguientes elementos de información:

Identificador Período de TVD Cronología del período

R106 3

El SGDEA debe permitir, como parte de la función de importación, la carga de los expedientes del Fondo Acumulado, en la estructura creada en R104, a partir de Formato Único de Inventario Documental

R107 4

El SGDEA debe garantizar el cumplimiento de reglas de validación básicas para la importación masiva de expedientes del fondo acumulado

R108 5

El SGDEA debe impedir la eliminación de un asunto de la TVD que se encuentre cargado con expedientes asociados

R109 6

El SGDEA debe garantizar la importación masiva de las políticas de retención definidas para el Archivo Central, de cada nivel de Serie/Asunto

R110 7

El SGDEA debe garantizar la carga masiva de las políticas de disposición final del nivel de Serie/Asunto

R111 8

El SGDEA debe permitir la creación de tantos nodos de TVD, como contengan los instrumentos archivísitcos de SUPERSERVICIOS







8.5.2.5.3 Componente REPOSITORIO FÍSICO



1 El SGDEA debe permitir la creación de un modelo paralelo para representar las ubicaciones y estado de archivo físico, 100% equivalente al modelo de clasificación definido para SUPERSERVICIOS

R113

2

El SGDEA debe permitir modelar la bodega de almacenamiento físico de documentos, con la siguiente topografía mínima:

Depósito Cuerpo Estante Cara Bandeja

R114

3

El SGDEA debe permitir, mediante una opción de importación, la carga masiva de inventario físico, con los datos de signatura establecidos en R113 y, adicionando como minimo los siguientes valores:

Caja Carpeta

R115 4

Los metadatos asociados a la ubicación de cada caja deben quedar habilitados por el SGDEA para que sean actualizados conforme la política de signatura topográfica definida en SUPERSERVCIOS

R116 5

El módulo de Repositorio Físico debe quedar integrado al SGDEA, garantizando una relación directa entre documento(s) soportado(s) en papel y su vínculo con expedientes soportados electrónicamente, a través de referencias cruzadas

R117 6

El SGDEA debe permitir que un usuario autorizado modifique los atributos y los metadatos de una ubicación física

R118 7

El SGDEA debe disponer de una funcionalidad para movimientos masivos de unidades físicas en el área de depósito

R119

8

El SGDEA debe apoyar para que todas las reglas documentales aplicadas sobre un expediente del sistema, se repliquen como acciones obligatorias para los componentes físicos de los mismos:

Retención Transferencia Disposición

R120

9

Los documentos físicos, a nivel exclusivamente de expediente, deben soportar en el SGDEA una función de préstamo y control sobre las devoluciones, definiendo como mínimo los siguientes metadatos:

Identificador del expediente Fecha de solicitud Fecha de préstamo Cantidad de folios (volumen) prestado Usuario Devolución Observaciones del contenido físico







8.5.2.5.4 Componente FLUJOS DOCUMENTALES



1 El SGDEA debe permitir la creación y/o modificación de flujos de trabajo asociados a documentos y/o expedientes, por parte de un usuario autorizado

R122 2

El SGDEA debe permitir diagramar y modelar flujos de trabajo asociadas a tareas de un proceso y/o procedimiento, libre de programación

R123 3

El flujo de trabajo del SGDEA debe, como mínimo, establecer estados, requisitos, condiciones y acciones automáticas que se ejecutarán a lo largo del trámite

R124 4

El SGDEA debe permitir combinar flujos genéricos con flujos personalizados en un mismo trámite documental

R125

5

El Flujo de trabajo del SGDEA debe contabilizar los tiempos de ejecución de las actividades documentales:

Tiempo para revisión de un documento Tiempo para aprobación de un documento Tiempo para firma de un documento Respuesta a una solicitud Tiempo de ejecución de un trámite (expediente)

R126 6

El gestor de flujos debe permitir simular los circuitos documentales modelados, a través de una interfaz gráfica e intuitiva

R127

7

Cada flujo de trabajo debe contener en el SGDEA, elementos de parametrización que incluyan como mínimo los siguientes componentes:

Nombre del flujo Entidad(es) asociada(s) o vinculada(s) Estados del flujo de proceso Definción y asignación de usuarios Validación de actividades

R128 8

El SGDEA debe garantizar que los flujos asociados a las entidades documentales, heredan los permisos de acceso y de acción definidos para los usuarios y roles configurados como participantes

R129 9

El SGDEA debe garantizar que todos los documentos y expedientes tienen asociado un flujo (general o específico), que determine su comportamiento

R130

10

Los flujos del SGDEA asociados a documentos, deben terminar con una actividad de “Documento Finalizado”, es decir inmutable y declarado como documento de archivo. Se deben poder configurar los estados que defina SUPERSERVICIOS, por ejemplo:

En gestión Notificado para envío Digitalizado Documento finalizado, entro otros.

R131 11

Los flujos del SGDEA asociados a expedientes, todos, deben terminar con una actividad de “Cierre de Expediente” que representa la finalización del trámite

R132 12

El SGDEA debe obligar la configuración de participantes del flujo, a las organzaciones, roles o usuarios del sistema

R133 13

El SGDEA debe permitir el monitoreo y la gestión de colas de trabajo en un flujo, por usuario autorizado, determinado funciones de reasignación, notificación, etc.




R134

14

Un flujo dentro del SGDEA debe poder asociar los calendarios especiales de SUPERSERVICIOS, para garantizar el cumplimiento de tiempos en la realización de cada actividad (global e individual) para los documentos, generando configuraciones específicas, reportes y alertas de vencimiento

R135 15

El SGDEA debe poder establecer automáticamente la invocación de un flujo, por opciones de menú; por clases de expedientes, o por documentos específicos

R136 16

El SGDEA no debe limitar el numero de flujos documentales creados y almacenados en el sistema

R137 17

La creación y mantenimiento de flujos de trabajo en el SGDEA, deben realizarse a través de una interfaz gráfica

R138 18

El SGDEA debe permitir que un usuario autorizado elimine flujos que no estén vigentes, conservando la traza de auditoría de las entidades documentales que estuvieron asociadas al mismo

R139

19

El SGDEA debe establecer un mecanismo de semáforos para identificar los estados del flujo y los usuarios/roles competentes para el desarrollo de la actividad, de la siguiente manera:

Semáforo en verde: Documento ya tramitado Semáforo en amarillo. Trámite en tiempo Semáforo en rojo. Trámite vencido

R140

20

El SGDEA debe dsponer por defecto de una administración del ciclo de vida documental:

Archivo de Gestión Administración Transferencias Archivo Central Administración de Disposición Final Archivo Histótrico

R141 21

Los flujos de trabajo del SGDEA deben poderse parametrizar empleando la notación estándar BPMN2

R142 22

Los flujos de trabajo del SGDEA deben poderse exportar y representar en cualquier herramienta comercial de mercado compatible con la notación estándar BPMN2







8.5.2.5.5 Componente

CÓDIGOS, CALENDARIOS ESPECIALES Y VALORES INICIALES



1

El SGDEA debe permitir que un usuario administrador configure la nomenclatura de los códigos del sistema, como identificador único, mínimo para las siguientes entidades y de la siguiente forma:

Documentos de Entrada o AAAA-DDD-######-2

Documentos de Salida o AAAA-DDD-######-1

Documentos Especiales o AAAA-DDD-######-3/4/5/6

3= memorando 4=Circular 5= Resolución 6= Contribuciones

Expedientes Documentales o AAAA-DDD-Serie/Subserie-#####-E

Donde: AAAA= Año DDD = Código de dependencia ###### = Consecutivo Serie/Subserie = Código de Serie/Subserie E = Expediente

R144 2

El SGDEA debe disponer de una opcion funcional para configurar anualmente los días hábiles del calendario colombiano, aplicable a SUPERSERVICIOS

R145

3

El SGDEA debe disponer de una opción funcional para configurar el horario hábil en que oficialmente atiende la Entidad, para los canales de interacción con los usuarios:

Presencial (7:00 am – 5:00 pm) Correo Electrónico (24 horas) Página WEB (24 horas) Redes Sociales (24 horas) Call Center (7:00 am – 5:00 pm)

R146 4

La plataforma debe permitir la configuración de extensiones de fichero electrónico para cada formato electrónico autorizado que ingrese al SGDEA

R147

5

Como herramienta funcional, el SGDEA debe habilitar la configuración de tablas relacionadas para identificar Clases de Documentos y Tiempos Legales de Respuesta en Colombia:

Comunicaciones generales; PQRS; Derechos de petición; Acciones constitucionales, entre otros

R148 6

Los Calendarios especiales del SGDEA deben considerar documentos especiales de la SUPERSERVICIOS para configurar los tiempos de respuesta institucionales:




Recursos de Apelación; Recursos de Reposición; Recursos de Queja; Silencio Administrativo Positivo, entre otros

R149 7

El SGDEA debe permitir la carga de tiempos de préstamos para materiales físicos, a fin de controlar fechas de devolución por parte de los usuarios y alertar sobre la moratoria o en su defecto, enviar correo para renovar el préstamo

R150 8

El SGDEA debe permitir la carga del calendario de transferencias documentales programadas en el modelo de SUPERSERVICIOS, con fechas fijas, o por demanda

R151 9

El SGDEA debe permitir, como parte de la configuración de valores iniciales, la carga del calendario para mantenimiento de los depósitos de archivo físico, con vigencia anual

R152 10

El SGDEA debe permitir, como parte de la configuración de valores iniciales, la carga del calendario para mantenimiento de los documentos físicos, con vigencia anual

R153

11

El SGDEA debe permitir que el usuario autorizado configurare los mensajes del sistema, para:

Alertas Notificaciones Tareas Correo electrónico, etc

R154 12

El SGDEA debe disponer de opciones funcionales para diseñar el “Look & Feel” de la aplicación




8.5.3 Requisitos Funcionales de Operación

Identificador Categoría REQUISITOS DE OPERACIÓN

Proceso Archivístico PRODUCCIÓN

8.5.3.1 Modulo o Servicio VENTANILLA ÚNICA DE COMUNICACIONES

OFICIALES



1 La Ventanilla Única de Comunicaciones Oficiales, a través del SGDEA, debe manejar de forma exclusiva la dimensión “documento”

R156 2

El SGDEA debe garantizar un mecanismo de integridad (hash, por ejemplo) para todos los radicados (entradas o salidas) capturados en el sistema

R157

3

El SGDEA debe generar un código único de radicado para cada comunicación ingresada al sistema (entradas o salidas), de forma centralizada y con la estructura definida en el capítulo de Códigos, Calendarios especiales y Valores iniciales

R158 4

Los componentes del código de radicado deben ser configurables por el usuario administrador, libre de programación

R159 5

Cada código debe contener un componente de secuencia numérica que el SGDEA debe reiniciar automáticamente cada 1ro. de enero (Acuerdo 060 de 2001 – AGN)

R160 6

El SGDEA debe generar automáticamente para cada documento, un código de barras o un código QR que represente la información básica del documento radicado

R161 7

El etiquetado provisto por el SGDEA debe poder configurarse de forma individual (stiker) o colectiva (hoja carta), sin programación

R162 8

El SGDEA debe radicar el documento con un número único inalterable (entrada o salida), incluyendo sus anexos, componentes y atributos de origen, como una sola unidad

R163 9

El SGDEA debe administrar los componentes de un radicado a través de funciones que garanticen el vínculo que los relaciona y la integridad entre ellos

R164

10

El SGDEA no debe imponer límite para la cantidad de radicados de entrada o salida soportados por el sistema, por lo que se debe configurar una longitud de la secuencia de radicados, de acuerdo con las necesidades y volúmenes manejados por la SUPERSERVICIOS

R165

11

Los metadatos para radicación de un documento de entrada o salida deben responder a las especificaciones de información que defina SUPERSERVICIOS y la caracterización de uso que se haya establecido por el administrador del sistema (obligatoriedad, rango de valores, condicionales, etc.)

R166 12

El SGDEA debe registrar una estampa de tiempo (fecha y hora) asociada a cada número de radicado (entrada o salida), obtenida directamente desde el servidor de la aplicación o desde la Entidad Certificadora (si aplica)

R167 13

El SGDEA debe disponer de una función de integración con aplicaciones externas, para radicar comunicaciones oficiales enviadas por canales distintos al sistema (páginas web, PQRS, por ejemplo)

R168

14

El SGDEA debe disponer de capacidades para la integración con aplicaciones externas, para realizar seguimiento a comunicaciones oficiales que han salido de SUPERSERVICIOS (operador de mensajería o correo electrónico certificado, por ejemplo)




R169

15

El SGDEA debe tener la capacidad de generar masivamente radicados de acuerdo con la necesidad de SUPERSERVICIOS para atender volúmenes de radicación, como mínimo para los siguientes escenarios:

Una radicación de entrada con copia a múltiples destinatarios internos (copia informativa)

Una radicación de entrada para muchos destinatarios internos (trámite colaborativo)

Volumen de radicación de entrada masiva en una acción simplificada (muchos radicados)

Una radicación de salida para múltiples destinatarios externos (consecutivos de radicados) en una acción simplificada.

Para estos efectos, los metadatos mínmos de Entrad/Salida, deben ser los siguientes:

Remitente/Apoderado o Dirección o Nombre o Firmante

Predio al cuál hacen referencia o Dirección o Titular o Firmante

Nombre de la Empresa Prestadora de Servicios o Integración con SUIP

R170

16

El SGDEA debe garantizar una funcionalidad que permita radicar comunicaciones, como mínimo, por los siguientes canales de ingreso:

Presencial Correo electrónico Página web Redes sociales Contacto telefónico (Call Center)

R171 17

El SGDEA debe disponer de un esquema de metadatos especialmente diseñado para “Traslados por Competencia”, para radicar documentos que deben ser remitidos a otra Entidad

R172 18

El SGDEA debe disponer de funciones de correspondencia física entre sedes, como documentos internos, que se tramitan entre ventanillas de direcciones territoriales y/o sede central

R173

19

La Ventanilla Única de Comunicaciones Oficiales del SGDEA debe generar evidencia por la secuencia de entrega de documentos, fuera de SUPERSERVICIOS, con por lo menos una de las siguientes funciones:

Notificación de recorrido y entrega (novedades) Integración con el servicio de currier Correo electrónico certificado (constancia de que el correo salió, llegó al

buzón de destino y fue abierto por el destinatario)

R174

20

Las funciones de ventanilla del SGDEA deben garantizar la radicación de un documento completo:

Ficha de metadatos Atributos originales Componentes integrados Representación informática (si aplica)

R175 21

La radicación de documentos en la ventanilla del SGDEA debe poder especificar las entradas o salidas, como mínimo para:




Papel (obliga digitalización) Electrónico (rótulo como metadato y omite digitalización) Paquete (radicación sin objeto digital. Obliga referencia cruzada)

R176

22

El SGDEA debe controlar funcionalmente las siguientes situaciones de forma específica para cumplir objetivos institucionales de SUPERSERVICIOS:

Prioridad (excepciones) para comunidados del Despacho, Tutelas, Derechos de Petición, etc.

Radicación de volumen documental Documentos de títulos valor Recibos de servicios públicos

R177

23

Para la radicación de comunicaciones telefónicas, el SGDEA debe cumplir como mínimo con las siguientes funcionalidades:

Esquema de radicación específico Validación de metadatos de la llamada Audio como anexo principal del radicado Consumo de un número de secuencia en la radicación

R178

24

La radicación de comunicaciones a través de integración con aplicaciones externas al SGDEA, debe cumplir como mínmo con las siguientes funcionalidades:

Esquema de radicación específico Validación de metadatos de la integración Anexo principal configurado automáticamente Anexos secundarios como parte del mismo radicado Consumo de un número de secuencia en la radicación

R179

25

El SGDEA debe generar los “consecutivos de correspondencia”, como documento de archivo, de forma automática, periodizada y ubicado en la posición del Cuadro de Clasificación que defina SUPERSERVICIOS, conforme la normatividad nacional

R180 26

El SGDEA debe permitir la radicación remota (Ventanilla Virtual), con credenciales de acceso para usuarios externos (login y password)

R181 27

La Ventanilla Virtual del SGDEA debe manejar formularios validados para garantizar una integridad básica en la radicación remota de comunicaciones oficiales

R182 28

Toda radicación realizada a través de la Ventanilla Virtual debe informar al usuario radicador, el código oficial asignado a la comunicación ingresada al sistema

R183

29

La Ventanilla Virtual debe disponer de mínimo dos criterios de búsqueda, para seguimiento a comunicaciones radicadas de forma remota:

Código único de radicado Metadato de uso personal del radicador (correo o correo, por ejemplo)

R184

30

El despliegue de respuesta de la Ventanilla Virtual del SGDEA, debe informar al usuario peticionario el estado en que se encuentra la comunicación, en términos de la resolución del trámite, así:

Recibido Asignado Resuelto sin respuesta Resuelto con observaciones Con respuesta enviada

8.5.3.1.1 DIGITALIZACIÓN R185

1 Para la digitalización de documentos radicados en papel, el SGDEA debe integrarse con una solución de digitalización con tecnología Twain o Isis




R186

2

El SGDEA debe estar en capacidad de aprovechar todas las funciones de captura y tratamiento provistas por el software del escáner, o aportar directamente las siguientes funciones:

Modalidad (color, b/n, grises) Resolución configurable Formato de salida / Compresión Diferentes tamaños de papel y escala de captura Técnicas de reconocimiento (OCR, ICR, OMR, códigos de barras, etc.)

R187 3

El SGDEA debe poder digitalizar de forma masiva (lote de documentos), con capacidad de reconocer y capturar documentos individuales, basados en el código de radicación

R188 4

Las imágenes digitalizadas deben, a través de una función del SGDEA, relacionarse con su radicado de forma automática y desasistida, sin intervención humana

R189 5

El SGDEA debe incorporar una función de OCR, para los casos en que la imagen de texto no tiene reconocimiento óptico de caracteres

R190 6

Cuando la radicación es de un documento electrónico, el código se debe poder reflejar como un metadato del SGDEA

8.5.3.1.2 CORREO ELECTRÓNICO R191

1 El SGDEA debe permitir la configuración de las cuentas de correo electrónico que serán asociados oficialmente a la Ventanilla Única de Comunicaciones, en relación directa con el número de cuentas que disponga la SUPERSERVICIOS

R192

2

La funcionalidad del SGDEA debe incluir la marcación manual de uno o varios correos electrónicos, con uno o varios adjuntos, para radicarlos en una sola operación. En su defecto, un proceso permanente para radicación automática de todos los correos que cumplan criterios especificados como reglas

R193 3

Cuando se radique un correo electrónico, el SGDEA debe capturarlo en el formato nativo (EML o MSG) en que se genera la comunicación

R194 4

El SGDEA debe incluir un mecanismo de captura del E-Mail, directamente desde la aplicación de correo

R195 5

EL SGDEA debe permitir que la captura de un correo electrónico se realice en la Ventanilla Única o en buzones de trabajo específicos, garantizando la centralización de radicados oficiales en SUPERSERVICIOS

R196

6

La radicación del correo electrónico debe, a través del SGDEA, comportar las siguientes funciones:

Consumir un número en la secuencia de radicación Asegurar la captura de los datos de transmisión, como metadatos de la

radicación Crear el mensaje original de correo, como Anexo Principal del radicado Configurar los adjuntos del correo, como Anexos Secundarios del mismo

radicado con formato original

R197 7

El correo electrónico debe poder ser radicado en las bandejas de correspondencia, mediante una función de “arrastrar y pegar” del SGDEA

R198 8

La radicación de correos electrónicos debe poder realizarse de dos formas: Manual. Verificación, correo por correo, y posterior radicación; Automática. Masiva con reglas preestablecidas sobre el buzón de correo

R199

9

Todo correo electrónico recibido por SUPERSERVICIOS debe, a través del SGDEA, devolver información al usuario, como mínimo:

Confirmación de recibo Fecha Número de radicado




R200 10

El SGDEA debe validar y permitir que se radiquen correos electrónicos con archivos adjuntos cuyas extensiones sean autorizadas, mediante configuración del sistema (parámetros iniciales)

R201

11

A través del SGDEA, el correo electrónico que envía SUPERSERVICIOS debe estar integrado con una funcionalidad de certificación, externa o interna, que garantice que la comunicación llegó al buzon destinatario, con una estampa de tiempo registrada

R202 12

El correo electrónico enviado por SUPERSERVICIOS, con base en la integración del SGDEA, debe estar en capacidad de evidenciar la apertura del correo (OPENED) en el buzón de destino, registrando estampa de tiempo de la acción





Proceso Archivístico PRODUCCIÓN 8.5.3.2 Modulo o Servicio CAPTURA DE DOCUMENTOS



1 La captura de documentos debe estar limitada, con permisos de acceso y de acción, para uno o varios roles específicamente configurados en el SGDEA

R204 2

Todo documento capturado en el SGDEA (entradas, salidas e internos) debe ser identificado de forma automática e inalterable, con el código único de radicación, parametrizado en la fase de configuración

R205 3

Los documentos compuestos (más de un componente), deberán ser tratados en el SGDEA como una única unidad

R206 4

El sistema debe permitir la integración (requisitos de Sistema) con plataformas de SUPERSERVICIOS, de modo que los documentos creados en otras aplicaciones corporativas, puedan ser capturados automáticamente en el SGDEA

R207 5

El SGDEA debe registrar automáticamente la estampa de tiempo, fecha y hora, de captura del documento, como metadatos de una radicación

R208 6

Los documentos del SGDEA deben poder capturarse directamente desde la aplicación ofimática que los genera (Addin o complemento)

R209

7

El SGDEA debe obligar la captura del documento en una de las siguientes opciones:

Bandeja de la dependencia productora Expediente específico del trámite

R210

8

La captura de documentos debe estar validada como mínimo, con los siguientes criterios de integridad:

Código de radicación (automático) Metadatos asociados (obligatorios/opcionales, según corresponda) Representación electrónica del documento (Anexo Principal) Anexos secundarios, si aplica Plantilla asociada (impedir que se cargue un fichero electrónico de

formato libre, si así se configura para un determinado tipo documental)

R211 9 El SGDEA no debe imponer límite sobre el número de documentos capturados

R212 10

El SGDEA debe permitir la edición de metadatos de un documento capturado, conforme al perfil y permisos del usuario que lo tenga bajo su responsabilidad

R213 11

El SGDEA debe permitir que el usuario que captura el documento lo elimine, mientras esté en su competencia, dejando rastro de auditoría. Los documentos eliminados deben reposar en una “papelera” que administra un usuario autorizado

R214

12

La representación informática del documento en el SGDEA debe permitir la captura de documentos “libres” (cargados por el usuario), o creados por el sistema a partir de plantillas, de acuerdo con la configuración establecida en el Modelo Documental

R215 13

El SGDEA debe restringir la captura de documentos electrónicos única y exclusivamente a los formatos autorizados por SUPERSERVICIOS, conforme se ha configurado

R216 14

El SGDEA debe tener capacidad de gestión para documentos de texto, audio, video, imagen, correos, entre otros, como documentos simples (un solo componente), o documentos compuestos (varios componentes)

R217 15

El SGDEA debe notificar y alertar por medio de correo electrónico (configurado en el módulo de Usuarios y Grupos), sobre la captura de un documento y las acciones que requiere por parte del destinatario




R218

16

El SGDEA debe habilitar funciones para que la captura de un documento versionable, tenga como mínimo:

Radicado Registro de versiones anteriores Activación de versión de uso

R219 17

El SGDEA debe permitir que un documento capturado, inicie un flujo de trabajo, conforme las opciones disponibles para el usuario y la naturaleza del tipo documental

R220 18

El SGDEA debe auditar, a través del flujo de trabajo definido, que cada documento capturado finalice asociado a la Tabla de Retención Documental vigente de SUPERSERVICIOS

R221

19

El SGDEA debe ofrecer una solcución para carga de archivos de gran tamaño (entre 200 Mb y 2 Gb por radicado) como sería la copia de USB, CD/DVDs al sistema, sin afectar la funcionalidad para el resto de usuarios. Esta función debe permitir la carga, representación y descarga a través del mismo navegador utilizado





Proceso Archivístico PRODUCCIÓN 8.5.3.3 Modulo o Servicio DISTRIBUCIÓN



1 El SGDEA debe estar en capacidad de distribuir un mismo radicado a diferentes destinatarios de SUPERSERVICIOS, de forma simultánea

R223

2

La distribución del SGDEA debe garantizar la entrega del documento a quien corresponda, identificando alguno de los siguientes destinatarios:

Dependencia (el documento llegará a todos los usuarios del área) Rol (el documento llegará a todos los usuarios con el rol) Usuario (el documento llegará a una persona en concreto)

R224 3

El SGDEA debe generar tantas tareas por cada documento distribuido, como actividades pendientes se hayan asignado al(os) destinatario(s)

R225 4

Para los documentos “en copia”, el SGDEA debe alertar mediante “notificación” informativa, y no por tarea

R226 5

La asignación de tareas en el SGDEA, obliga a realizar acciones sobre el documento por parte del destinatario

R227 6

La apropiación del documento por parte del destinatario en el SGDEA, debe obligar “acuse electrónico” para continuar con el flujo. El “acuse” representa asumir responsabilidad sobre el documento

R228

7

El SGDEA debe proporcionar una función de escalamiento para tareas pendientes, notificando a responsables de superior jerarquía:

Usuarios (una persona en concreto) Roles (una competencia funcional superior)

R229

8

El SGDEA debe permitir como mínimo para la distribución: Rechazo de la comunicación Reasignación a otro competente Acuse recibo (asignación de responsabilidad)





Proceso Archivístico GESTIÓN Y TRÁMITE 8.5.3.4 Modulo o Servicio DOCUMENTOS y EXPEDIENTES



8.5.3.4.1 DOCUMENTOS R230

1 El SGDEA debe garantizar que todo documento capturado en el sistema, es creado como parte del modelo documental de SUPERSERVICIOS

R231 2

El SGDEA debe garantizar que los documentos puedan ser capturados de forma libre o asociados directamente a un tipo documental

R232 3

Los documentos “libres” se deben crear, a través del SGDEA, en la bandeja de la Oficina Productora

R233 4

Los documentos asociados a un tipo documental, se deben crear directamente dentro del expediente documental

R234 5

Todo documento del SGDEA debe poder desarrollar actividades colaborativas con aportes de cambios y/o modificaciones, antes de declararse como documento de archivo

R235 6

Un documento puede iterar tanto como se requiera, para conseguir finalizar su trámite, con base en parámetros de metadatos definidos por el usuario que lo tenga asignado

R236 7

El SGDEA, a través de los parámteros de configuración de TRD, debe poder asociar un flujo de trabajo específico, para un tipo documental en concreto, obligando el cumplimiento de procedimientos específicos

R237

8

El flujo general del SGDEA dispuesto para cualquier documento debe, como mínino, contar con los siguientes posibles estados:

Sin trámite Revisión (una o multiples) –opcional- Aprobación (una o múltiples) –opcional- Firma (una o múltiples) –opcional-

R238 9

El SGDEA debe ser capaz de declarar automáticamente un documento, como documento de archivo, cuando el flujo programado así lo haya definido

R239

10

El trabajo colaborativo entre varios usuarios para un mismo documento debe, a través del SGDEA, habilitar las siguientes funciones:

Revisión/Aprobación/Firma en serie Revisión/Aprobación/Firma en paralelo Bloqueo temporal para acciones en paralelo Generación de documentos por acción Registro de versiones Registro de auditoría por usuario

R240 11

El trabajo colaborativo del SGDEA, debe finalizar con un documento de archivo, en formato electrónico de largo duración (PDF/A-1b, por ejemplo)

R241

12

El SGDEA debe disponer, por integración o por función nativa del software, de mínimo tres esquemas de firma para los documentos:

Digital (firma certificada) Firma Electrónica (mecanismos propios del SGDEA) Firma Mecánica (vínculo de la imagen autógrafa a un documento)

R242

13

Las metodologías de firma mecánica para los documentos en el SGDEA, deben ser como mínimo:

Documento a documento Masivas (decenas o cientos de documentos con una sola acción)




R243 14

La firma digital con que se integre el SGDEA, debe garantizar mecanismos de preservación a largo plazo (Cades, Pades y/o Xades)

R244 15

Un documento declarado como documento de archivo, debe ser inmutable en el SGDEA

8.5.3.4.2

EXPEDIENTES

R245 1

Roles específicos configurados en el SGDEA deben ser los únicos autorizados para crear expedientes. Los usuarios estarán asociados a roles, de acuerdo con la configuración del Modelo Documental

R246

2

Los expedientes documentales deben ser estructurados a través de funciones del SGDEA, para controlar el comportamiento de cada documento que lo conforme, tipo a tipo documental, con base en la configuración del Modelo Documental:

Documentos esperados (tipos documentales) o Secuencia o Obligatoriedad o Cardinalidad o Prerrequisito

R247

3

El SGDEA debe habilitar funciones de creación de expedientes a partir de dos condiciones mínimas:

Acción por demanda del usuario competente (por ejemplo, por opción de menú)

Tarea de clasificación de un documento (por ejemplo, por acción en workflow)

R248

4

El SGDEA debe disponer de mecanismos de validación para evitar la creación de expedientes duplicados en una misma Serie/Subserie, como mínimo con los siguientes criterios:

Nombre y fecha igual Asunto y/o descripción sinónimos

R249

5

El SGDEA debe garantizar que un expediente sea creado siempre con subordinación a una Serie/Subserie documental, de la Tabla de Retención Documental activa, en la parte del Cuadro de Clasificación Documental en que está configurado el usuario

R250 6

El expediente capturado en el SGDEA debe poder configurarse (manual o automáticamente) con tiempos de resolución del trámite

R251 7

Los expedientes del SGDEA deben crearse con parámteros de configuración para reunir una secuencia de documentos o para resolver trámites complejos, respondiendo a la conformación de series simples o compuestas

R252 8

El SGDEA debe permitir la configuración del expediente, con volúmenes o subexpedientes, según la naturaleza del trámite diseñado en el flujo de trabajo

R253 9

El SGDEA debe garantizar que los volúmenes de un expediente se conformen automáticamente con base en criterios de cantidad de unidades

R254 10

El SGDEA debe garantizar que los subexpedientes de un expediente, se conformen con base en los mismos criterios del expediente padre (secuencia, obligación, cardinalidad, etc.)

R255 11

El SGDEA debe garantizar que sólo un componente del expediente (volumen o subexpediente), este abierto en un instante de tiempo

R256 12

El SGDEA debe garantizar los permisos de acción sobre el expediente, respondiendo a las Tablas de Control de Acceso configuradas en el sistema

R257 13

Ningún expediente del SGDEA podrá cerrarse sin que las reglas de su estructura se cumplan de acuerdo con el Modelo Documental configurado





Proceso Archivístico ORGANIZACIÓN 8.5.3.5 Modulo o Servicio CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL



1 Cada vez que se cree un expediente, el SGDEA debe heredar automáticamente los metadatos de Retención y Disposición Final, del nivel de Serie/Subserie a la que pertenece

R259

2

La creación de un expediente en el SGDEA debe garantizar los metadatos mínimos de captura para el expediente, conforme la definición establecida por SUPERSERVICIOS (Radicado, Fecha, Hora, título, etc.) y habilitar la impresión, si se requiere, de un código de barras o QR, para lectura automática de los datos de identificación del expediente

R260 3

El SGDEA debe garantizar el control y las reglas para los documentos que llegan a cada expediente, conforme la parametrización de tipos documentales de la TRD vigente (Modelo Documental)

R261 4

Cada documento que se clasifique en un expediente debe ser incorporado como un tipo documental específico de la TRD, o como un tipo documental libre, con opción funcional de “arrastrar y pegar”, provistas por el SGDEA

R262 5

El SGDEA debe permitir que documentos no registrados en TRD, formen parte del contenido de un expediente como “documentos libres”, o como anexos de un tipo documental específico

R263 6

El SGDEA debe garantizar que la incorporación de documentos al expediente respeta la secuencia de fecha y hora de radicación, para garantizar Orden Oiginal en la conformación del expediente

R264

7

El SGDEA debe responder al Principio de Procedencia, con el control de creación de expedientes única y exclusivamente en el segmento del Cuadro de Clasificación al que pertenece el usuario y con subordinación a una Serie/Subserie documental de la dependencia

R265 8

Todos los documentos de un trámite tendrán un vinculo de relación con el expediente al que pertenecen

R266 9

El SGDEA debe garantizar funciones para relacionar documentos y/o expedientes entre sí, sin necesidad de duplicar entidades

R267 10

El SGDEA debe garantizar funciones para copiar documentos de un expediente a otro, duplicando el objeto con una nueva radicación

R268 11

El SGDEA debe garantizar que los documentos clasificados en un expediente, terminan declarados como documentos de archivo, siguiendo el flujo documental diseñado

R269

12

Por función del SGDEA, cada documento clasificado en un expediente debe contar como mínimo con los siguientes atributos:

Secuencia (orden dentro del expediente) Foliado electrónico (volumen, en relación con la naturaleza del

documento) Mecanismo de integridad (hash, por ejemplo) Firma (digital, electrónica o mecánica), si aplica

R270

13

Los expedientes completos, con documentos obligatorios radicados, y declarados como documentos de archivo, deben poder cerrarse a través de una función del SGDEA:

Manual (ejecutada por el productor documental) Automática (basada en reglas o documento)




R271 14

El SGDEA debe impedir la manipulación del contenido (adición o supresión de volúmenes, subexpedientes y/o documentos), una vez el expediente ha sido cerrado

R272 15

Cada vez que se clasifica un documento en un expediente (incluyendo la relación), el SGDEA debe generar automáticamente un indice electrónico del contenido

R273 16

Para dar validez legal al cierre del expediente, el SGDEA debe adicionar una firma digital asociada al índice electrónico, cada vez que éste se genere

R274

17

El SGDEA debe tener funciones de reapertura de expedientes para usuarios autorizados, con motivación y registro de auditoría para las acciones adelantadas. La reapertura invalida el índice electrónico y su firrma, por lo que el SGDEA debe generarla nuevamente de forma automática, y dejar el rastro respectivo en el registro de auditoría. La reapertura del expediente debe dejar sin efecto los tiempos de archivo, que deben iniciar cuando el expediente vuelva a ser cerrado

R275 18

El SGDEA debe permitir la eliminación de expedientes abiertos, solo para usuarios autorizados y con registro de auditoría

R276 19

El SGDEA debe disponer de esquemas de metadatos especialmente diseñados para la descripción archivística del expediente, conforme estándares nacionales e internacionales como ISAD(G) o ISAAR(CPF)

R277 20

El SGDEA debe tratar los expedientes electrónicos y todos sus componetes (documentos, foliado, índice electrónico, metadatos, referencias cruzadas, etc., ) como una única unidad

R278 21

El SGDEA debe permitir descargar en formato XML el índice electrónico, con posibilidad de validar la integridad del mismo, para asegurar que el expediente no haya sido alterado desde que fue cerrado




8.5.4 Requisitos Funcionales Específicos

Identificador Categoría REQUISITOS ESPECÍFICOS

Proceso Archivístico PLANEACIÓN/PRODUCCIÓN

8.5.4 Modulo o Servicio REQUISITOS ESPECÍFICOS



8.5.4.1 INTEROPERABILIDAD

R279 1

El SGDEA debe tener capacidad funcional para interactuar con los sistemas de gestión corporativos de SUPERSERVICIOS, por medio de mecanismos tecnológicos que permitan intercambiar datos, documentos y expedientes

R280

2

La funcionalidad del SGDEA debe estar preparada con mínimo los siguientes componentes técnicos de integración:

API de webservices (tecnologías estándar SOAP o REST) CMIS versión 1.1 Plugins (complemento en aplicaciones externas o personalizadas)

R281

3

Las opciones de integración del SGDEA con los sistemas de gestión corporativos deben estar orientadas a las siguientes funciones:

Creación (documentos, expedientes y metadatos) Consulta (documentos, expedientes y metadatos) Actualización de expedientes y metadatos Actualización de documentos y metadatos

R282

4

La interoperabilidad del SGDEA debe garantizar el intercambio para, como mínimo, las siguientes funciones:

Radicar de documentos desde la aplicación corporativa (formato electrónico autorizado)

Capturar metadatos de documentos (validación y/o complemento manual)

Crear expedientes (estructura del modelo documental) Capturar metadatos de expedientes (validación y/o complemento

manual) Clasificar documentos Actualizar metadatos Consultar documentos y/o expedientes

R283

5

El SGDEA debe ser integrado con las siguientes aplicaciones de negocio de la SUPERSERVICIOS:

Servidor de correo electrónico. Este componente debe ser utilizado por el SGDEA para gestionar los correos dirigidos a las cuentas oficiales de la SUPERSERVICIOS, con el fin de generar los radicados dentro de la aplicación. Actualmente se comunica a través de protocolo IMAP para leer las bandejas de entrada.

TeResuelvo. Aplicación encargada de recibir las PQRS de los usuarios. Intercambio de documentos y metadatos, con asignación de responsable. Método servicios Web REST para integrarse con el SGDEA

8.5.4.2 MIGRACIÓN ORFEO R284

1

El SGDEA debe migrar desde la aplicación ORFEO, las entidades documentales, Tablas de Retención Documental, Series/Subseries, Expedientes, Metadatos del expediente, Documentos electrónicos de archivo, Metadatos del documento, Ficheros de imágenes (cantidad), entre otros, representados en las siguientes dimensiones de migración:




BD Orfeo = 312 GB Repositorio = 94 GB (metadato de apuntador a la localización de las

imágenes) BD Imágenes = 24,9 TB

Los eventos de migración deberán están acompañados por los siguientes criterios, siempre enfocados en brindar una posibilidad de búsqueda y consulta sobre los contenidos documentales:

Definción de entidades a migrar (definición de Series/Subseries objeto de migración)

Metadatos a migrar Imágenes

R285

2

Los metadatos mínimos que deben ser migrados al SGDEA, son los siguientes: Nivel Expediente

o Unidad productora (Dependencia) o Responsable o Serie o Subserie o Código expediente o Estado o Estampa cronológica de creación o Título del expediente o Descriptores o Nivel de seguridad del expediente o Nivel de acceso (Pública, Pública Clasificada o Pública

Reservada) o Metadatos de migración

Nivel Documento o Código del expediente o Código del radicado o Estampa cronológica de creación del documento o Título del documento o Asunto o Remitente o Predio o Empresa Prestadora de Servicio

Nivel Imagen o Formato o Compresión o Tamaño o Cantidad de págnas

8.5.4.3 RADICACIÓN DISTRIBUIDA R286

1

El SGDEA debe garantizar una radicación centralizada, con operación distribuida en múltiples puntos de radicación de SUPERSERVICIOS, entre otros:

Sede Central (Bogotá) Dirección Territorial Norte (Barranquilla) Dirección Territorial Occidente (Medellín) Dirección Territorial Oriente (Bucaramanga) Dirección Territorial Suroccidente Dirección Territorial Centro (Bogotá)

R287 2

El SGDEA debe garantizar un único número consecutivo de radicado (por categoría) para todo SUPERSERVICIOS:

Comunicaciones de Entrada




Comunicaciones de Salida Comunicaciones Internas

R288 3

El esquema de radicación del SGDEA debe poder configurar un metatado automático (no visible) para cada canal de entrada, que sirva como criterio específico de consulta

R289 4

La funciones de ventanilla del SGDEA deben operar con la misma capacidad y opciones en todas las canales de entrada

R290 5

Todas las funciones de ventanilla (entradas y salidas) del SGDEA, deben filtrarse automáticamente al segmento única y exclusivamente para su propia canal

8.5.4.4 CONTINUIDAD DEL NEGOCIO R291

1 El SGDEA debe disponer de mecanismos diarios que ejecuten copias de seguridad automáticas para restaurar la información en caso de eventos catastróficos

R292 2

El SGDEA debe disponer de un protocolo de restauración con copias actualizadas, para garantizar la operación del sistema en máximo 3 horas de contingencia

R293

3

La contingencia del SGDEA debe estar condicionada por la radicación de documentos, exclusivamente de entrada y/o salida, así:

Utilizar un consecutivo de contingencia Disponer de los insumos necesarios para radicado manual o fuera del

SGDEA Diligenciar planillas para el registro de radicados de contingencia

(campos predefinidos) Proceder con actividades manulaes (fuera del sistema) para distribución

R294 4

El protocolo debe utilizar todos los medios alternativos para que el documento llegue al destinatario (interno o externo)

R295

5

Restaurado el SGDEA, el protocolo debe, como mínimo: Registrar cada uno de los radicados de contingencia (campos

obligatorios) Hacer recuperable (indexado) el metadato de contingencia Generar los rótulos de radicado Digitalizar y asociar los documentos a la ficha de radicación Realizar notas de contingencia sobre cada radicado, cuando aplique

Nota de Alcance: La contingencia para los Actos Administrativos se debe dar a partir de un cambio de procedimiento, en donde la numeración asignada de forma oficial es responsabilidad de una única oficina productora, Secretaría General o Jurídica, por lo que no depende, ni debe estar ligada al consecutivo de radicación que lleva el SGDEA, ya que por la naturaleza jurídica y carácter legal, debe apropiarse de una numeración única e independiente, que no tiene que mezclarse con los demás radicados. Los Actos Administrativos deben ser numerados (manual, mecánica o automáticamente), de forma secuencial y sin reserva de números, de conformidad con la normativa del Acuerdo 060 del 2001, garantizando así la posibilidad de emisión oficial del Acto Administrativo, sin dependencia de la funcionalidad del SGDEA.

R296

6

Las cuentas de correo electrónico integradas al SGDEA deberán responder al siguiente protocolo:

Revisión del buzón en el periódo de contingencia Selección e identificación de correos Radicación de comunicaciones




Anotación de contingencia en el esquema de metadatos para radicación del correo

Identificación/ajuste de tiempos legales para respuesta Nota de Alcance. La contingencia para las comunicaciones iniciadas a través de TeResuelvo, deben ser acumuladas como colas de trabajo de la propia aplicación, hasta tanto el SGDEA se reactive funcionalmente, momento a partir del cual se inicia una ejecución automática de radicados, en el orden recibido, que devuelve como respuesta para el usuario, el código asignado en el SGDEA.

8.5.4.5 SEGURIDAD R297

1

Para los casos en que un usuario no pertenezca al Directorio Activo, el control de acceso al SGDEA debe responder a las siguientes funciones:

Cambio obligado de clave al primer acceso Reglas de complejidad para contraseña de ingreso (longitud, caracteres,

mezcla de números y letras, etc.) Histórico de claves (número almacenado) Almacenamiento cifrado de contraseñas Tiempo de validez de claves de acceso (vigencia) Definción del número de intentos de acceso (mensaje al administrador) Bloqueo por intentos fallidos

R298 2

El SGDEA debe contar con mecanismos para parametrizar tiempos de inactividad y bloqueo

R299 3 El SGDEA debe disponer de controles de falla para reversar operaciones

R300 4

Las entidades del SGDEA deben disponer de mecanismos tecnológicos que garanticen la integridad del documento y de la trasacción ejecutada

R301 5

El SGDEA debe mantener registro de auditoría de todas las acciones, los accesos y los usuarios y roles que hacen uso del sistema

R302 6

La información de la pista de auditoría del SGDEA, debe corresponder a un esquema preconfigurado en el sistema

R303 7

Cualquier intento de violación de controles, accesos o acciones, deben ser registrados como parte la la auditoría en el SGDEA

R304 8

Las pistas de auditoría del SGDEA deben ser inviolables, incluso por el usuario administrador del sistema

R305 9

El SGDEA debe obligar la programación de rutinas de copiado integral para las entidades del sistema

R306 10 El SGDEA debe tener un registro de errores con notificación de fallas

R307

11

El SGDEA debe garantizar, mediante integración de mecanismos de firma, las siguientes propiedades en los documentos:

Autenticidad Integridad No repudio

R308

12

El SGDEA debe garantizar, mediante funciones propias o integradas, las siguientes propiedades en los expedientes:

Completitud Integridad Secuencia de documentos Índice electrónico Firma de índice electrónico

8.5.4.6 PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES R309

1 El SGDEA debe garantizar una configuración especial para el tratamiento controlado de metadatos:




Dato personal (información para identificación) Dato sensible (afectan la intimidad) Dato privado (pueden provocar discriminación) Dato semiprivado (interesa solo al titular y al sector) Dato público (no es privado, semiprivado o sensible)

R310

2

El SGDEA debe disponer de una opción funcional para desplegar objetos digitales anonimizados (copias/versiones) cuando se trate de información con datos sensibles, que vulneren Habeas Data del titular, editados para ocultar información:

Onomásticos (alias, pseudónimo, etc.) Categoría (guerrillero, sindicado, sindicalista, etc.) Origen racial Carácter étnico Opción política Condición religiosa Preferencias sexuales Afiliazación sindical, etc.

R311 3

Para los objetos nacidos digitales, El SGDEA debe operar con la misma mecánica de edición como copia/versión, del documento, luego de ser declarado como documento de archivo

8.5.4.7 TRANSPARENCIA Y ACCESO A INFORMACIÓN PÚBLICA R312

1

El SGDEA debe brindar mecanismos para configurar el índice de calificación de información, conforme la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública:

Documentación Pública Documentación Pública Reservada Documentación Pública Clasificada

R313

2

El mecanismo aportado por el SGDEA para el registro de índice de calificación de información debe contemplar los siguientes niveles documentales:

Serie/Subserie Expediente Documento

R314

3

El SGDEA debe garantizar que el índice de calificación de información se hereda de forma vertical hacia abajo (jerarquizada):

Una Serie/Subserie hereda los permisos de acceso del índice de información

Un expediente hereda los permisos acceso de la Serie/Subserie a la que pertenece

Un documento hereda los permisos de acceso del expediente al que pertenece

R315

4

El SGDEA debera brindar la posibilidad de interrupción/cambio del índice de información, en los niveles inferiores:

Serie/Subserie de Acceso Público con expedientes Públicos Clasificados Serie/Subserie de Acceso Público con expedientes Públicos Reservados Expediente de Acceso Público con Documentos Públicos Clasificados Expediente de Acceso Público con Documentos Públicos Reservados Documento de Acceso Público con Datos Sensibles

R316 5

El SGDEA debe garantizar que ningún documento/expediente hereda los permisos del índice de calificación de información, mientras se encuetra en estado de construcción, conforme la normatividad nacional

R317 6

El SGDEA debe disponer de un esquema de metadatos específico para el índice de calificación de información, por niveles:




Calificación del riesgo (Pública / Reservada / Clasificada) Motivo/Justificación (si aplica) Tiempo (vigencia de la calificación)

R318

7

El SGDEA debe controlar la vigencia del índice de calificación de información, como sigue:

Información pública (permanente, después de llegar a su estado final) Información clasificada (permanente, después de cerrada/tramitada) Información reservada (15 años, después de cerrada/tramitada)




8.5.5 Requisitos Funcionales de Uso y Explotación

Identificador Categoría REQUISITOS DE USO Y EXPLOTACIÓN

Proceso Archivístico PRODUCCIÓN

8.5.5.1 Modulo o Servicio BÚSQUEDA Y REPORTES



1 El SGDEA debe disponer de un módulo de búsqueda de información, parametrizado con base en la Tabla de Control de Acceso, para que los usuarios autorizados y con permisos asignados, acceden a los documentos permitidos

R320 2

El SGDEA debe contar con interfaz de búsqueda simple (tipo Google) y búsqueda compleja, con interacción de múltiples criterios y condiciones

R321

3

La búsqueda en el SGDEA debe responder, como mínimo, a las siguientes opciones de consulta:

Navegación por el Cuadro de Clasificación Documental Creación o definición de un ámbito archivístico Uso de operadores Booleanos (and, or, not) Intervalos de tiempo Comodínes de truncamiento para terminos indexados (inicio,

terminación, intermedios) Autocomplemento en listas

R322 4

El SGDEA debe incorporar una opción de búsqueda basada en “texto libre” sobre archivos indexables (Word, Excel, Ppt, PDF, Html, Txt, Xml, etc). Debe ser posible una operación de búsqueda que combine metadatos y contenido de “texto libre”

R323

5

El SGDEA debe permitir búsquedas basadas en los siguientes criterios: Glosario de términos autorizados Cualqueir contenido indexado Eventos de auditoría Estado de documentos Comparaciones lógicas y aritméticas Cuellos de botella

R324

6

El SGDEA debe permitir que los resultados se visualicen mediante diferentes opciones:

Cantidad (número) de resultados Lista de resultados (item) Expedientes Metadatos Documentos

R325

7

Los resultados de la búsqueda en el SGDEA deben poder ordenarse por un criterio definido por el usuario:

Fecha Responsable, etc.

R326 8

Las búsquedas deben poder guardarse como favoritas, con el perfil de usuario que las ha ejecutado en el SGDEA y hacerlas públicas o privadas, para uso general o concreto

R327 9

El SGDEA debe aportar glosarios de términos asociados a campos de búsqueda, para facilitar la consulta (búsquedas por descriptores, por ejemplo)

R328 10

Adicional al control de Acceso, el SGDEA debe garantizar que un documento terminado herede los atributos del índice de calificación de información Pública,




Reservada y/o Clasificada, asociada a la consulta y controle la exposición de información

R329 11

El SGDEA debe disponer de opciones y funciones de reportería, para generar impresión de las búsquedas realizadas

R330

12

Deben existir en el SGDEA reportes preestablecidos que puedan personalizarse con metadatos y filtros específicos:

Planillas de reparto Planillas de control Planillas de seguimiento FUID TRD TVD, entre otros

R331 13

El SGDEA debe proporcionar herramientas para la impresión de resultados, con criterios de ordenación definidos por el usuario

R332 14 Los reportes deben poder configurarse por el usuario, libre de programación

R333 15

El SGDEA debe generar informes que, como mínimo, incluyan gráficos y tablas uni o bidimensionales

R334 16

Los reportes del SGDEA deben incluir la posibilidad de imprimir o exportar documentos y metadatos

R335

17

El SGDEA debe tener una función integrada (on-line) para el despliegue de los documentos recuperados, sin requerimiento de componentes adicionales para, como mínimo, los siguientes formatos:

PDF y PDF/A Office (desde 2007 hasta últimas versiones): Word, Excel, Powerpoint,

Emails (.mht, .msg y .eml) TXT y CSV TIFFs (uni- y multipágina) JPEG, PNG, GIF WAV, MP3, audio MPEG, MOV, MP4, video

R336 18 Los reportes del SGDEA deben poder recalcularse por demanda del usuario

R337 19

Los reportes del SGDEA que generan documentos de archivo (planillas de correspondecia, por ejemplo), deben poder calcularse dinámicamente para descargar los items ya procesados

R338 20

Todos los reportes del SGDEA deben poder exportarse a formatos PDF, MS Excel, CSV, XML, como mínimo

R339 21

El SGDEA debe poder establecer el uso autorizado de reportes, por usuarios/roles específicos

R340 22

El SGDEA debe incorporar una función de reportes masivos, para usuarios autorizados, con estrategias técnicas para no disminuir la capacidad del sistema





Proceso Archivístico PRODUCCIÓN 8.5.5.2 Modulo o Servicio IMPORTACIÓN/EXPORTACIÓN



1 El SGDEA debe disponer de opciones de importación/exportación de datos basado en XML o de Hoja de Cálculo, con posibilidad de definir el alcance, con una estructura predefinida

R342 2

El SGDEA debe permitir la importación/exportación desde/hacia formatos Texto o XML, para toda la carga del modelo documental, incluyendo dependencia, usuarios, TRDs, etc.

R343 3

El SGDEA debe tener capacidad para exportar documentos, expedientes, CCD y TRDs, con sus respectivos metadatos

R344 4

Las opciones de exportación/importación deben estar asigandas por permisos de acción a un usuario o rol autorizado en el SGDEA

R345 5

El SGDEA debe registrar en la pista de auditoría cualquier evento de exportación/importación

R346 6

Los eventos de importación/exportación del SGDEA deben disponer de un control y log de errores

R347 7

El SGDEA debe permitir exportar el índice electrónico de un expediente a formato XML, así como sus documentos y metadatos

R348 8

La función de exportación de expedientes o documentos con referencia, debe garantizar una salida íntegra (completa) y no solo el flag (bandera) de la relación

R349

9

El SGDEA debe estar en capacidad de encapsular una exportación, como minimo con los siguientes componentes, de acuerdo con el modelo OAIS (Open Archival Information System):

Paquete de Transferencia de Información (SIP) Paquete de Archivo de Información (AIP) Paquete de uso de la informacion (DIP)

R350

10

El SGDEA debe garantizar las siguientes funcionalidades para importación/exportación:

Integridad de expedientes exportados Conservación de vínculo archivístico de las unidades Estructura de documentos Relación de documentos con el expediente Metadatos íntegros





Proceso Archivístico TRANSFERENCIAS 8.5.5.3 Modulo o Servicio TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES



1 El SGDEA debe garantizar que sólo un usuario autorizado administra los valores iniciales de retención para la ejecución de transferencias documentales, a nivel de TRD o TVD

R352 2

El SGDEA debe restringir los procesos de transferencia única y exclusivamente al nivel de expediente, tomando como base los valores de Retención Documental, configurados en el sistema

R353 3

El SGDEA debe alertar, mediante listados FUID, sobre la necesidad de ejecutar las mismas acciones de traferencia, sobre el componente físico de los expedientes (si aplica)

R354 4

El SGDEA debe iniciar automaticamente la contabilidad de tiempo en el Archivo de Gestión, una vez cerrado el expediente

R355 5

El SGDEA debe habilitar una opción funcional para reapertura de expedientes, para iniciar contabilidad de tiempos de retención en Archivo de Gestión

R356

6

La reapertura de expedientes debe disponer de un esquema con los siguientes metadatos mínimos:

Fecha reapertura Motivo o argumentación Responsable Fecha de nuevo cierre Reinicio de contabilidad de tiempos de retención

R357 7

El SGDEA debe iniciar automáticamente la contabilidad de tiempo en Archivo Central, una vez se ejecute la transferencia desde el Archivo de Gestión

R358 8

Cualquier edición de los valores iniciales de retención debe ser registrada en el SGDEA, a través de la pista de auditoría

R359

9

El SGDEA debe garantizar que cualquier cambio en los valores iniciales de retención, cumple las siguientes condiciones:

Se aplica inmediatamente para los nuevos expedientes Se edita por demanda o masivamente para los expedientes abiertos No se aplica para los expedientes cerrados

R360

10

Las alertas de retención provistas por el SGDEA, deben ser como mínimo: Manuales (cuando el usuario autorizado busca expedientes con tiempos

cumplidos) Previa (cuando el SGDEA advierte que próximamente se cumplen

tiempos de retención) Automática (cuando se cumple tiempo) Programada (cuando llega la fecha en el Programa de Transferencias)

R361

11

El SGDEA debe considerar la transferencia como un cambio de estado de las entidades documentales:

AG=Archivo de Gestión AC=Archivo Central AH=Archivo Histórico

R362 12

Todas las acciones de transferencia del SGDEA deben quedar registradas en la pista de auditoría

R363 13

El SGDEA debe almacenar los reportes de transferencia como documentos de archivo





Proceso Archivístico DISPOSICIÓN 8.5.5.4 Modulo o Servicio DISPOSICIÓN FINAL



1 El SGDEA debe permitir que únicamente un rol autorizado gestione (cree o modifique) los valores iniciales de la Disposición Final, sobre el objeto TRD/TVD de la configuración del Modelo Documental

R365

2

El SGDEA debe garantizar que las reglas de Disposición Final corresponden a las autorizada por los instrumentos TRD/TVD, según corresponda:

Eliminación Selección Conservación

R366 3

La Disposición Final debe ser una acción automática del SGDEA, una vez las reglas de retención estén cumplidas

R367

4

El SGDEA debe permitir que la Disposición Final de Eliminación tenga una opción de revisión con las siguientes dos excepciones:

Aplazamiento Cambio

R368

5

El SGDEA debe garantizar las siguientes funcionalidades de Disposición Final: Reporte de disposición final (Normativa) Almacenamiento del reporte como documento de archivo (Acta) Alerta de expedientes relacionados Alerta de documentos relacionados

R369 6

El SGDEA debe conservar todas las unidades documentales originales, hasta que se haya validado y comprobado la correcta aplicación de Disposición Final

R370

7

Para la Disposición Final, el SGDEA cumplir con los siguientes requisitos: Generar un reporte FUID de los expedientes Exportar reporte a CSV, PDF o MS Excel Informar (reporte) de materiales físicos contenidos en los expedientes Habilitar esquema de metadatos para revisión de Disposición Final Obligar diligenciamineto de esquema de Disposición Final para

materiales físicos

R371

8

El SGDEA debe proveer un esquema de metadatos para registrar la decisión del Equipo Temático Responsable de la Política de Gestión Documental, definido en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, con los siguientes elementos de información:

Cambio de Disposición Final por Demanda (expediente a expediente) Cambio masivo de Disposición Final (al grupo de expedientes) Posponer Eliminación Cambiar valores iniciales de TRD/TVD Autorizar Disposición Final

R372 9

El SGDEA debe proveer un esquema de metadatos integrados desde la página Web de la SUPERSERVICIOS, para registrar las observaciones de usuarios externos, cuando se publique el inventario de Eliminación

R373

10

Las observaciones del usuario externo deben ser consideradas en el SGDEA como un Anexo Secundario de la decisión final del Equipo Temático Responsable de la Política de Gestión Documental, definido en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño

R374 11

El SGDEA debe registrar cualquier acción, ejecutada por usuario autorizado, sobre la Disposición Final, en la pista de auditoría





Proceso Archivístico CONSERVACIÓN

8.5.5.5 Modulo o Servicio PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO



1

El SGDEA debe apoyar la preservación a largo plazo, mediante las siguientes funcionalidades:

Permitir únicamente la captura de ficheros electrónicos autorizados Normalizar la producción con formatos preestablecidos a través de

plantillas Convertir formatos de uso general, a formatos normalizados Alertar periódicamente sobre la necesidad de migración/conversión

R376 2

El SGDEA debe impedir la captura de documentos electrónicos en formato propietario

R377

3

El SGDEA debe disponer de esquemas de metadatos especialmente diseñados para apoyar la preservación digital a largo plazo, para registrar la siguiente información mínima:

Equipo de captura Formato Software de captura o tratamiento Tipo de recurso (audio, video, texto, etc.) Nivel de preservación (migración, conversión, emulación, etc.) Periodo calculado para renovación de medios

R378 4

Los documentos transformados en el flujo de proceso del SGDEA (digitalización, por ejemplo), deben ser convertidos a formatos de larga duración

R379 5

Los documentos del SGDEA, nativos electrónicos para trabajo colaborativo (word, por ejemplo), deben ser convertidos a formatos de preservación, cuando sean declarados documentos de archivo

R380 6

El SGDEA, sin perder integridad de los objetos digitales, debe garantizar que toda la información puede ser convertida o migrada a estándares de uso actualizado

R381

7

El SGDEA debe preservar los documentos con los siguientes criterios de integridad:

Se preserva el documento, si se preservan todos y cada uno de sus atributos

Se preserva el expediente, si se preserva cada uno de sus componentes, incluyendo documentos e índice electrónico

R382 8

El SGDEA debe generar documentos mediante copias, cuando un mismo expediente contiene documentos relacionados, por integridad en la preservación

R383 9

El SGDEA debe alertar la existencia de ficheros encriptados/firmados, en el momento de cierre de un expediente

R384 10

Los componentes de certificación digital de documentos en el SGDEA deben ser convertidos en metadatos, como información contextual, al momento de cierre del expediente

R385 11

El SGDEA debe impedir el almacenamiento a largo plazo de documentos encriptados, cifrados o firmados electrónicamente

R386

12

El SGDEA debe gestionar la conversión de las siguentes categorías de ficheros electrónicos, hacia estándares de uso comercial:

Texto o Imagen = PDF/A Audio = MPEG-4




Video = JPEG 2000 Vectores = SVG Datos Geoespaciales = GML Correo electrónico = EML





Proceso Archivístico VALORACIÓN 8.5.5.6 Modulo o Servicio VALORACIÓN DOCUMENTAL



1 El SGDEA debe registrar como metadatos la Valoración Documental, a través de los instrumentos de Tabla de Retención Documental y Tabla de Valoración Documental

R388 2

Solo un usuario autorizado del SGDEA debe poder configurar los valores iniciales de las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental, dejando rastro de auditoría de cada acción realizada

R389

3

El SGDEA debe garantizar que cualquier cambio de valoración documental queda relfejado de la siguiente forma:

No aplica para expedientes cerrados Se debe cambiar masivamente en expedientes abiertos Aplica inmediata y automáticamente para expedientes nuevos

R390

4

Las alertas del SGDEA para aplicar la valoración documental, deben ser como mínimo:

Manuales (cuando el usuario autorizado busca tiempos de retención cumplidos)

Previa (cuando el SGDEA advierte que próximamente se cumplen tiempos de retención)

Automática (cuando se cumple tiempo de retención) Programada (cuando llega la fecha en el programa de transferencias)




8.6 REQUISITOS NO FUNCIONALES SGDEA 8.6.1 Requisitos No Funcionales de Sistema

Identificador Categoría REQUISITOS NO FUNCIONALES SGDEA


8.6.1.1 Modulo o Servicio TECNOLOGÍA


Referencia Descripción NF001

1 El SGDEA debería estar disponible 365 días al año, 7 días a la semana y 24 horas al día

NF002 2

El SGDEA debería ser habilitado para un soportar un rango de uso entre 1000 y 1500 licencias de usuario activo

NF003

3

El sistema no debería tener limitantes funcionales, operativos, de desempeño, y rendimeinto a nivel de la concurrencia de usuarios, calculando un soporte promedio de cuatrocientos (400) usuarios conectados de forma concurrente y transaccional

NF004

4

El performance de consultas del SGDEA debería responder en máximo 3 segundos a búsquedas simples y 6 segundos para búsquedas complejas, independientemente del nivel de concurrencia de usuarios y de la cantidad de documentos almacenados

NF005

5

El SGDEA debería desempeñarse con un rendimiento adecuado para un volumen de radicación promediada en decenas de miles de documentos recibidos y/o enviados, así como cientos de expedientes creados diariamente, conforme la estadística nacional de SUPERSERVICIOS

NF006

6

El SGDEA debería tener un diseño “responsive”, optimizado para diferentes dispositivos, y funcionar desde un entorno móvil (Web-Móvil), para cumplir als funcioens documentales básicas:

Radicación / Captura Distribución Revisión Aprobacion Firma (token web)

NF007

7

Es recomendable que el SGDEA sea escalable, para aumentar su funcionamiento y capacidad de carga creciente de desempeño en el tiempo, sin afectaciones de fondo. Posibilidad de instalación con alta disponibilidad, balanceo de carga y concurrencia desde varios servidores

NF008 8

El SGDEA debería proporcionar funciones intuitivas de fácil uso y recordación. Interfaces limpias, mensajes informativos y facilidades de teclado

NF009 9

La ayudas y manuales del SGDEA deberían incluir mecanismos interactivos en línea, asociados a la función que realiza un usuario

NF010 10

El SGDEA debería tener un rendimiento adecuado en relación con condiciones de harware y ancho de banda convencionales en Colombia

NF011 11

El SGDEA debería ser extensible, aumentando funcionalidades dentro de un proyecto, sin perder la compatibilidad de producto

NF012 12

La autogestión del SGDEA debería ser gradual, hasta terminar sin dependencia necesaria del proveedor

NF013 13

El SGDEA debe ser confiable frente a la integridad del sistema, la precisión y exactitud del software, así como a la resistencia de defectos y fallas funcionales. Tolerancia a datos inválidos y problemas inesperados




NF014

14

El SGDEA debería contar con Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS) para el soporte, que garanticen la funcionalidad de SUPERSERVICIOS de conformidad con las necesiaddes operativas de la Entidad, teniendo en cuenta los horarios laborales

NF015 15

El SGDEA debería proveer opciones de escritorio para automatizar y optimizar la captura de documentos en el sistema




8.7 MATRIZ DE EVALUACIÓN DE REQUISITOS SGDEA La consultoría ha desarrollado una herramienta de validación de software, basada en el listado de requisitos (funcionales y No Funcionales), para entregar como resultado la asignación porcentual del grado de cumplimiento, en los evento contractuales de calificación de software SGDEA. La matriz se entrega como valor agregado del Modelo de Requistos SGDEA de la SUPERSERVICIOS y se encuentra estructurada conforme las categorías definidas en el documento. Para precisión de uso y diligenciamiento, cada requisito está identificada con la referencia numérica única, y exactamente con la misma redacción del requisito, tal y como quedó consignado en el Modelo.

Contrato de Consultoría No. 540 de 2020

SISTEMA

CONFIGURACIÓN

OPERACIÓN

ESPECÍFICOS

USO Y EXPLOTACIÓN

RESULTADOS

SOFT Y DI LTDA ©2020

MATRIZ DE EVALUACIÓN SGDEA

Identificación de Producto ECM




9. CONTROL DE VERSIONES

Fecha Versión Tipo de Cambio Descripción Autor

2020-05-04 Inicial Diseño y elaboración de documento

Modelo de Requisitos para el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA de SUPERSERVICIOS

Consultoría Soft y DI

Equipo de profesionales

Nombre Cargo

Blanca Lilia García González Director de proyecto

Luis Eduardo Aguja Quesada Profesional en ingeniería de sistemas

Carlos Neirón Puentes Rojas Líder de gestión documental

Silka Milena Cruz Martínez Tecnólogo de apoyo

Álvaro Arturo Otero Guerrero Coordinador asistente

Leonardo David Guzmán Mora Coordinador funcional

Historia de versiones

Versión Fecha Descripción del Cambio

01 2020-06-11 Modificaciones al contenido estructural del documento

02 2020-06-12 Ajustes y complementos a la Categoría de requisitos funcionales de Sistema

03 2020-06-16 Cambio y modificaciones a la categoría de Configuración

04 2020-06-17 Cambio y modificaciones a la categoría de Operación

05 2020-06-18 Complemento a los requisitos Específicos

07 2020-06-20 Adición de requisitos con especificaciones de SUPERSERVICIOS y validación de categoría de Uso y Explotación

08 2020-06-23 Corrección y complemento de requisitos No Funcionales. Versión final de entrega