charla sobre gestión de documentos electrónicos: gestión...
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07/09/2015
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Gestión de documentos electrónicos:Gestión documental y preservación digital
Jordi Serra SerraMaestría de Gestión Documental
e Información en las Empresas (MGDIE)http://www.mgdie.net/es/formacio/master/
Universidad de Costa Rica
Agosto de 2015
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
¿Podemos gestionar una organizaciónsin gestionar documentos?
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
El concepto de información
• Información vs. dato
• Información vs. conocimiento
• Información vs. evidencia
• Información vs. documento
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
El concepto de documento
• Documento externo vs. interno
• Documento administrativo vs. cognitivo
• Documento digitalizado vs. born digital
• Documento electrónico vs. digital
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Como se manifiestan los documentos?
Papel/plástico/otros Electrónico/digital
Documentos textuales � �
Imágenes fijas � �
Sonido �
Video �
Mensajería �
Páginas Web �
Colaboración en redes �
Información estructurada �
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Cómo se generan los documentos
• Matricularse en este taller
• Participar en el proceso de evaluación
• Expedir un certificado de formación
• Comprar un billete de avión
• Pagar con tarjeta de crédito
• Imponer y cobrar una sanción
• Recetar un medicamento
• Pedir una beca o ayuda
• …
• Y todo esto lo debemos gestionar y conservar!
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Sistemasde gestión
de procesos(BPM)
CRM
La tramitación por medios electrónicos (PRV)
Portales Weby redes sociales
Sistemas de otras organizaciones o administraciones
Sistemasde gestión
(ERP)
Sistemasde gestión
documental(ECM)
Plataforma interoperabilidad
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Buzón de notificación telemática
Registro telemático
La tramitación por medios electrónicos (PUB)
Portal de tramitación telemática
Sistemas de otros departamentos o administraciones
Sistemas departamentales
Sistemas corporativos
Plataforma interoperabilidad
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
¿Cómo són los documentos electrónicos?
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
El documento electrónico
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Los componentes estructuralesde un documento electrónico
Entidadintel·lectual
Representaciónmanifestación
Fichero (file)
Bitstream
Filestream
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Intellectual entity
Representation
File
Bitstream / Filestream
Informe
R1: html R2: pdf
Logo JPGText
HTMLPDF
Logo TextSignat.
electr.
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
El documento electrónico
SOPORTE
Disco duroCD / DVD
Token USBetc.
CONTENIDO
1010101010001001110100101010101110101100
SOFTWARE
WordExplorerWindows
etc.
CONTEXTO
FirmasCabeceras
Contraseñas
objeto FÍSICOobjeto LOGICOobjeto experimentado
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
La disociación del soporte
SOPORTE
Disco duroCD / DVD
Token USBetc.
CONTENIDO
1010101010001001110100101010101110101100
SOFTWARE
WordExplorerWindows
etc.
CONTEXTO
FirmasCabeceras
Contraseñas
objeto FÍSICOobjeto LOGICOobjeto experimentado
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
La virtualidad del documento
SOPORTE
Disco duroCD / DVD
Token USBetc.
CONTENIDO
1010101010001001110100101010101110101100
SOFTWARE
WordExplorerWindows
etc.
CONTEXTO
FirmasCabeceras
Contraseñas
objeto FÍSICOobjeto LOGICOobjeto experimentado
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
La vulnerabilidad del contenido
SOPORTE
Disco duroCD / DVD
Token USBetc.
CONTENIDO
1010101010001001110100101010101110101100
SOFTWARE
WordExplorerWindows
etc.
CONTEXTO
FirmasCabeceras
Contraseñas
objeto FÍSICOobjeto LOGICOobjeto experimentado
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
La obsolescencia
SOPORTE
Disco duroCD / DVD
Token USBetc.
CONTENIDO
1010101010001001110100101010101110101100
SOFTWARE
WordExplorerWindows
etc.
CONTEXTO
FirmasCabeceras
Contraseñas
objeto FÍSICOobjeto LOGICOobjeto experimentado
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
¿Cómo logramos que los documentossirvan de prueba?
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Copia c/s cambio de formato
Digitalización certificada
Impresión con código (CSV)
Transformaciones válidas
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Digitalizar para sustituir el original
Digitalización segura
Digitalización certificada
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Escenarios de aplicación de la digitalización certificada y/o segura
En orígen
• En registro general
• En oficina dedicada
En tramitación
• Centralizada
• En autoservicio
En archivo
• Retrospectiva
• A demanda
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Principios de la seguridad informática
• Seguridad integral: Elementos técnicos, humanos, materiales y organizativos.
• Basada en la gestión del riesgo: Valor + exposición.
• Prevención, detección, reacción y recuperación.
• Líneas de defensa múltiples de naturaleza organizativa, física y lógica.
• Sujeta a reevaluación periódica.
• Función diferenciada: Responsables de la información, del servicio y de la seguridad.
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Dimensiones de la seguridad
• D - Disponibilidad
• C - Confidencialidad
• I - Integridad
• A - Autenticidad
• T - Trazabilidad
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Riesgos asociados
• D - Disponibilidad
• C - Confidencialidad
• I - Integridad
• A - Autenticidad
• T - Trazabilidad
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Entornos de aplicación de lossistemas de seguridad
A nivel de sistema A nivel de objeto
Perímetro de seguridad
Sistema
Identidades
verificables
Trazas de
actividad
Documento / SOAP / etc.
Otros sistemas
Identidad
verificable
Trazade
integridad
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
La importancia deacreditar la identidad
Identidad real
Representación
Autoría
(responsabilidad)
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015 15
Sistemas de acreditación de laidentidad (autentificación)
• Relacionados con la propiedad
• Relacionados con el conocimiento
• Basados en factores inherentes
• Autentificación fuerte (multifactor)
• Federación de identidades
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Acreditar la identidad:el certificado electrónico
• Identificación del propietario
• Clave pública el usuario
• Plazo de validez
• Identificación de la entidad de certificación*
• Firma de la entidad de certificación*
* * También llamada autoridad También llamada autoridad de de certificacióncertificación
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Tipos más habitualesde certificado electrónico
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
La firma electrónica: usos habituales
• Firma de documentos
• Firma de correos electrónicos
• Autentificación de copias de documentos
• Validación de trámites telemáticos
• Validación de trámites automatizados
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
La firma electrónica avanzada
• Garantizar la confidencialidad (cifrado)
• Garantizar la autenticidad (firma)
• Garantizar la integridad (hash en firma)
• Garantizar el no repudio (sello de fecha y hora)
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
La firma electrónica longeva(formatos avanzados de firma)
• AdES-BES: forma básica que únicamente cumple los requisitos de la directiva europea para la firma electrónica avanzada.
• AdES-EPES: añade información sobre política de firma.
• AdES-T (timestamp): añade un sello de tiempo para garantizar el no repudio.
• AdES-C (complete): añade referencias a datos de verificación (certificados y listas de revocación) para permitir la verificación y validación offline en el futuro.
• AdES-X (extended): Añade sellos de tiempo a las referencias de AdES-C para proteger la cadena de certificados.
• AdES-X-L (extended long-term): añade los propios certificados y las listas de revocación para permitir la verificación completa en el futuro.
• AdES-A (archive): añade la posibilidad de un resellado de tiempo periódico para proteger la vulnerabilidad de los algoritmos.
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
La seguridad a nivel de sistema:la triple A
Auditoría
Quéhago
Autorización
Quépuedo hacer
Autentificación
Quiensoy
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
El control del acceso y el uso:la matriz de control de acceso
Recurso 1
Recurso 2
Recurso 3
Usuarios
o grupos
Rol 1Acción 1
Acción 2Acción 3
Acción 2
Rol 2Acción 1
Acción 2Acción 1
Rol 3Acción 1
Acción 3
Acción 2
Lampson, Butler W. "Protection". Proceedings of
the 5th Princeton Conference on Information
Sciences and Systems, 1971.
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
¿Qué nos ofrece la tecnología?
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Alcance de la gestión documental
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Mapa de sistemas de información
Herramientas
de oficina
Entorno de
Colaboración
Gestor de
procesos (BPM)
Gestor documental (DM)
Gestor del ciclo de vida (RM)
Aplicaciones
Sistema de archivo permanenteInteligencia competitiva (BI)
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
¿Qué es un entorno de gestión híbrido?
Herramienta común
Copias auténticas
(producto de transformación)
Originales en soporte
electrónico
Originales en soporte papel u otros soportes
físicos
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Modelos de Prestación
Mientras se avanza para modelos más SaaS, la organización puede despreocuparse
de los niveles más técnicas de su solución y enfocarse únicamente en su negocio.
Negocio
Aplicaciones
Datos
Ejecución
Middleware
Sistemas Operativos
Virtualización
Servidores
Almacenamiento
Conectividad
IaaS
Negocio
Aplicaciones
Datos
Ejecución
Middleware
Sistemas Operativos
Virtualización
Servidores
Almacenamiento
Conectividad
PaaS
Negocio
Aplicaciones
Datos
Ejecución
Middleware
Sistemas Operativos
Virtualización
Servidores
Almacenamiento
Conectividad
SaaS
Negocio
Aplicaciones
Datos
Ejecución
Middleware
Sistemas Operativos
Virtualización
Servidores
Almacenamiento
Conectividad
On Premise
O híbrido?
© Virgilio Gaspar, 2014.
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
¿Qué nos ofrece la archivística?
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
El documento puede ir solo?
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Los procesos en la organización
Proveedor Input Proceso Output Cliente
Proveedor Input Proceso Output Cliente
Proveedor Input Proceso Output Cliente
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Tipos de procesos
Procesos
Reglados
Secuenciales
Radiales
MúltiplesNo reglados
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Nivelfuncional
Nivelorgánico
Las agrupaciones documentales:eje de la gestión documental
Acción concreta
Tramitación concreta
Actividad o procedimiento
Unidad o departamento
Organización Fondo
Subfondo
Serie documental
Unidad documental compuesta (expediente)
Unidad documental simple (documento)
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
La jerarquía de agrupaciones documentales
Fondo 1
Subfondo
1.1
Serie 1.1.1
Expediente
01
Documento Documento
01
Documento Documento
02
Expediente
02
Documento Documento
01
Documento Documento
02
Serie 1.1.2
Expediente
01
Documento Documento
01
Documento Documento
02
Expediente
02
Documento Documento
01
Documento Documento
02
Subfondo
1.2
Serie 1.2.1
Expediente
01
Documento Documento
01
Documento Documento
02
Expediente
02
Documento Documento
01
Documento Documento
02
Serie 1.2.2
Expediente
01
Documento Documento
01
Documento Documento
02
Expediente
02
Documento Documento
01
Documento Documento
02
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Los procesos y la gestión documental
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Función oActividad
Órgano
La serie documental
Fondo 1
SubfondoSubfondo1.1
Serie 1.1.1
Expediente Expediente 01
SubfondoSubfondo1.2
Serie 1.2.1
Expediente Expediente 01
Fondo 2
SubfondoSubfondo2.1
Serie 2.1.1
Expediente Expediente 01
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1 proceso = 1 tipo de expediente?
No, por el soporte o formato Pero con el expediente híbrido ...
Tramitación de una reclamación
Expediente de la reclamación
Localización de la carpeta en papel
Datos estructurados de
la reclamación
Tramitación de una
reclamación
Expediente papel de la
reclamación
Base de datos de
reclamaciones
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1 proceso = 1 tipo de expediente?
No, por el productor
Tramitación del pago de una factura
Expediente de la Unidad de
Compras
Expediente de la Unidad de Contabilidad
Pero con el expediente electrónico ...
Tramitación del pago de una factura
Expediente del pago de la
factura
Acceso de la Unidad de Compras
Acceso de la Unidad de
Contabilidad
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
La normativa técnica de la gestión de los documentos electrónicos
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Marco normativo de la gestión documental
© Carlota Bustelo, 2014.
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Principios de la gestión documental
• Los documentos administrativos (records) son creados o recibidos en el desarrollo de las actividades propias de la organización, son su resultado directo.
• Los documentos de las organizaciones deben mantenerse fiables, auténticos y usables (accesibles).
Principios fundamentales
• Los documentos administrativos (records) tienen limitaciones de acceso.
• Los usuarios deben localizar rápidamente los documentos cuando los necesitan.
• Los usuarios deben poder recuperar los documentos en una forma utilizable.
Del acceso y el uso
• Los documentos deben gestionar a lo largo de su ciclo de vida.
• Los documentos deben conservarse sólo mientras sean útiles a la organización.
• Sólo aquellos que tengan valor para terceros deben conservarse permanentemente.
De la conservación y
eliminación
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Requisitos del sistema (ISO 15489)
• Fiabilidad
• Integridad
• Cumplimiento
• Exhaustividad
• Sistematicidad
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Dos niveles de actuación
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Entorno externo
Dimensión conceptual
Dimensión física
Componentes del sistema
Subsistema de
clasificación
Subsistema de
descripción
Subsistema de
evaluación y
selección
Subsistema de
control
de acceso y uso
Subsistema de
conservación
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
¿Cómo podemos gestionar documentos electrónicos?
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
• Captura
• Registro
• Clasificación• Clasificación funcional
• Clasificación de seguridad y acceso
• Asignación de disposición
• Almacenamiento
• Utilización y registro de auditoría
• Implantación de la disposición (selección)
Procesos del sistema
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
La importancia del proceso de captura
Documento
Relacionado con su contexto y vinculado a otros documentos
Ubicado en un entorno controlado que permite que sea gestionado adecuadamente
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Registro
• Carácter evidencial e inmodificable
• Generación de la descripción de UDS:
• ID único
• Fecha y hora
• Título o descripción
• Autor, emisor y / o receptor
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Descripción: los metadatos
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Tipo de metadatos
Según la visibilidad
• Metadatos explícitos
• Endógenos
• Exógenos
• Metadatos implícitos
Según la utilidad
• Descriptivos o de
recuperación
• Administrativos o de gestión
• Tecnológicos o de
preservación
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Las tres dimensiones funcionalesde la clasificación
Accedo a él
• (lo recupero)
Actúo sobre él
• (lo modifico, elimino, etc.)
Sé donde está
• (lo ubico)
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
La clasificación según MoReq
Modelo jerarquizado Modelo flexibilizado
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
El rol de la serie en ladefinición del sistema
Series documentales
Funciones y actividades
Ciclos de vida
Tipos de documentos
Sistemas y aplicaciones
Procesos y trámites
Actores / agentes
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Principios de la valoración de los documentos electrónicos
• Hay que evaluar las funciones y los procesos que producen documentos, y sólo en una segunda fase su forma documental.
• Son los archiveros y expertos en gestión documental quienes deben definir los requisitos funcionales para la gestión del ciclo de vida de los documentos electrónicos de una organización.
• La valoración debe realizarse preferentemente en la fase de diseño de los sistemas de información.
• Los conjuntos de metadatos que se asocian a los documentos deben incluir elementos que sirvan para describir y ejecutar las diferentes etapas de su ciclo de vida.
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Valorar por…
Valores/usos
• Primarios
• Secundarios
Condicionantes
• Riesgo
• Coste/beneficio
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Las reglas de conservación
ResoluciónResoluciónEvento y Evento y
plazoplazoSoporte y Soporte y formatoformato
Ente y Ente y depósitodepósito
ReglaRegla
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Resoluciones múltiples o combinadas
Función/actividad
ProductorTipo
documental
Combinación
de reglas de
contenido y de
ciclo de vida
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
¿Cómo podemos conservar los documentos electrónicos?
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
OAIS
Ingreso Conservación Acceso
Naturaleza
Problemática
FormatosDIPAIPSIP
Evaluación / certificación
Plan de preservación
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Continuidad digital
• Accesibilidad: poder localizar y abrir el documento que necesito.
• Usabilidad: poder utilizar el documento en la forma en que lo necesito.
• Significación: poder entender qué es el documento, y de qué trata, y confiar en todos sus aspectos.
Digital Continuity
The National Archives
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Propiedades significativas
�Las características de los objetos digitales que
deben ser conservadas a lo largo del tiempo
para asegurar la continua accesibilidad,
usabilidad y significación de dichos objetos.
Proyecto INSPECT
Transformational Information Properties (OAIS)
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Tipos de formatos
• Formatos de fichero
• Codificaciones de cadena de bits
• Contenedores y formatos encapsulados
• Contenedores de cadenas de bits (p.e. TIFF)
• Contenedores de ficheros simples (p.e. ZIP)
• Contenedores de ficheros autodescritos (p.e. METS)
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Factores de sostenibilidad a valorar en un formato de archivo
• Nivel de conocimiento y publicidad
• Nivel de adopción (utilización)
• Transparencia del código
• Nivel de autodescripción
• Dependencias externas (hard / soft)
• Impacto de patentes y licencias
• Mecanismos de protección / integridad
Font: National Digital Information Infrastructure & Preservation Program. Library of Congress.
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Problemática
Disociación
Virtualidad
Vulnerabilidad
Obsolescencia
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Problemática
• No es problemaDisociación
• Empaquetado (Packaging)Virtualidad
• Recopiado (refreshing)Vulnerabilidad
• Estrategias de preservaciónObsolescencia
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Estrategias de preservación(rendering methods)
Estrategias de
preservación digital
Conservación
de la tecnología
Migración Emulación
De forma sucesivo De forma puntual
De forma irreversible De forma reversible
Conversión a formato
estándar
Traslada a Otro medio
Conversión a formato
estándar emulable
De documentos
De sistemas
Sin modificar
el código fuente
Encapsulado
Virtualización de
plataformas
Desarrollo de
emuladores
Modificando
el código fuente
Del documentoDel entorno
tecnológico
Conversión a formato
propietario
Conversión a formato
interoperable
De forma planificada A partir de la demanda
A partir de la última versión A partir del original
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Sistemasoperacionales
(órganos productores)
Formas
tecnológicas
originales
Depósitopermanente
Formas
tecnológicas
originales
TransferenciaObsolescencia
Formas
tecnológicas
obsoletas
Del modelo benign neglect…
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Sistemasoperacionales
(órganos productores)
Formas
tecnológicas
originales
Depósitopermanente
Formas
tecnológicas
preservables
Creación
objeto
preservable
Actualización
tecnológica
Creación
objeto
accesible
Caracterización
Normalización
Validación
Encapsulado
…al modelo OAIS
Modelo
de objeto
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Componentes del OAIS
Entorno externo
Componentes funcionales
Objetos de información
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
El entorno externo
Clientes
Productores
Gestores
OAISComunidad
designada
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Clie
nte
sP
rod
uct
ore
s
Gestores
OAIS
Gestión de la información
Planificación de la preservación
AccesoConservación
Administración
Ingesta
Los componentes funcionales
07/09/2015
42
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Clie
nte
sP
rod
uct
ore
s
Gestores
OAIS
SIP DIPAccesoConservación Ingesta AIP AIP
El modelo de información
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Información de encapsulado
Información de contenido
Objeto de datos de contenido
Información de representación
Información descriptiva
sobre la preservación (PDI)
Información
de referencia
Información
de procedencia
Información
de contexto
Información
de integridad
Información
descriptiva
Información
estructural
Información
semántica
El objeto de información de archivo (AIP)
Derechos
de acceso (V2)
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Metadata Encoding &Transmission Standard (METS)
• Header (Optional)
• Descriptive Metadata Sección (Optional)
• Administrative Metadata Sección (Optional)
• File Section (Optional but typical)
• Structural Map Sección (Required)
• Behavior section (Optional)
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Modalidades de captura
Captura
De documentos (objetos)
De forma manual
Por eventos o procesos
Por análisis del contenido
Bulk import
De sistemas
Snapshot
Temporal (historificación)
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Arxiu digital (OAIS)
El proceso de ingesta
Creacióndel SIP
Metadatos
Objetos
Extracciónde metadatos
Caracterizacióny/o normalización
De los ficheros
Creacióndel AIP
Clie
nte
s
Pro
du
cto
res
Herramientas de reconocimiento y
registros de formatos
Herramientas de normalización de
formatos
Herramientas de extracción
automática de metadatos
Herramientas de generación de AIP
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Arxiu digital (OAIS)
Localizaciónde afectaciones
Vigilanciatecnológica
Actualizaciónde los ficheros
Actualizaciónde metadatos
Creacióndel nuevo AIP
Clie
nte
s
Pro
du
cto
res Metadatos
Objetos
El proceso de conservaciónHerramientas de
alerta de obsolescencia
tecnológica
Herramientas de migración o conversión
Herramientas de firma/refirmado
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Arxiu digital (OAIS)
Visualizaciónpor el usuario
Elección del visoro transformación
Metadatos
Objetos
Búsqueda
Creacióndel DIP
Clie
nte
s
Pro
du
cto
res
El proceso de diseminación
Visores o emuladores
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Ámbitos de especialización…
Preservacióndigital
Preservacióndigital
Archivos Web
• Recopilaciones nacionales
• Captura snapshot
• Contenidos en redes sociales
Archivos Web
• Recopilaciones nacionales
• Captura snapshot
• Contenidos en redes sociales
Repositoriosinstitucionales (OAI)
• Documentación cognitiva
• Titularidad difusa
• Depósito voluntario
Repositoriosinstitucionales (OAI)
• Documentación cognitiva
• Titularidad difusa
• Depósito voluntario
Archivos de datosestructurados
• Datos administrativos
• Datos científicos
• Explotación (Big Data)
Archivos de datosestructurados
• Datos administrativos
• Datos científicos
• Explotación (Big Data)
Archivos administrativos
• Expedientes electrónicos
• Procesos de trabajo
• Copia auténtica electr.
• Colaboración
Archivos administrativos
• Expedientes electrónicos
• Procesos de trabajo
• Copia auténtica electr.
• Colaboración
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Ámbitos críticos de la preservación
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Planificar la preservación digital
Política
• Objetivos
• Gobernanza
• Sostenibilidadfinanciera
• Contingencias
• Continuidad y sucesión
Estrategia
• Procedimientos
• Seguridad
• Formatos y metadatos
• Vigilancia tecnológica
• Acciones de preservación
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El proyecto de Archivo Digital de la Universidad de Costa Rica
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Prospectiva de contexto
• El funcionamiento de distintos sistemas de información institucionales está empezando a generar documentos electrónicos originales que es necesario conservar, de forma legible y auténtica, a medio y largo plazo.
• La Universidad de Costa Rica no dispone a día de hoy de ninguna infraestructura de archivo electrónico a medio y largo plazo, ni de pautas corporativas para la conservación de los documentos originales electrónicos.
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Objetivos del proyecto
• Evaluar y dar respuesta metodológica a las necesidades de preservación digital de la Universidad de Costa Rica.
• Definir una política de preservación digital, de carácter institucional, para la Universidad de Costa Rica.
• Definir los requisitos funcionales para el desarrollo y puesta en marcha de una archivo digital a medio y largo plazo.
• Definir el modelo de protocolo de ingreso y custodia para la conservación de los documentos electrónicos generados por los sistemas de información de la Universidad de Costa Rica.
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Joint project
Pre
vio
us
ph
ase Raise awareness and
training
Fir
stp
ha
se Preliminary needs analysis
Functional and technical definition
Digital preservation policydevelopment
Pilot test of submission agreement (by series) S
eco
nd
ph
ase Establish the main controller
agent
Create and train the Digital Archive Unit
Feasibility and sizing analisysof infrastructure and software
Select the technologicalsolution
Th
ird
ph
ase Carry out the technological
developments
Launch the Digital Archive service
Activate the regular development of submission agreements
2012 2013 2014 2015
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Fases del proyecto
1. Nivel estratégico: Política de preservación
•1.1. Evaluación de riesgos para la continuidad digital
•1.2. Análisis de contexto y definición del tipo de archivo
•1.3. Definición funcional y técnica del archivo digital
•1.4. Elaboración de la política institucional de preservación
2. Nivel operativo: Reglas de preservación
•2.1. Selección y priorización del proceso piloto
•2.2. Análisis del proceso piloto
•2.3. Definición del protocolo de ingreso y custodia
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Project deliverables
PRESERVA-UCR-1A. Risk and context assessment report
PRESERVA-UCR-1B. Functional and technical model for Digital Archive
PRESERVA-UCR-1Ca. Institutional digital preservation policy
PRESERVA-UCR-1Cb. Digital preservation strategy
PRESERVA-UCR-1D. Submission agreement model
PRESERVA-UCR-1E. Proposed schedule of further actions
PRESERVA-UCR-2A. Guidelines for evidence identification
PRESERVA-UCR-2B-Pt-02-01-3. Travel expenses submission agreement
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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Política de preservación digital
• Documento institucional, aprobado por rectoría, que incluye:
• La definición de participantes y responsabilidades
• La definición de la estrategia de preservación
• La relación de formatos admitidos y estándares
• Y se complementa con los protocolos de ingreso y custodia que se vayan suscribiendo.
• Misión del archivo digital: conservar y dar acceso a los documentos, datos y a cualquier tipo de evidencia de información en formato digital producto de las funciones de la Universidad de Costa Rica.
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Muchas gracias.
Jordi Serra Serra
Maestría de Gestión Documentale Información en las Empresas (MGDIE)
http://www.mgdie.net/es/formacio/master/
http://bd.ub.es/pub/serra/