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Gestión de

Oportunidades

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Gestión de Oportunidades | 1

Tabla de Contenido

CRM – Gestión de Oportunidades de Negocio ....................................................................... 4

Elementos del Proceso .................................................................................................................. 5

Registrar Oportunidad .......................................................................................................... 5

Habilitar Alarma y Eventos .................................................................................................. 8

¿Se estableció fecha de revisión? ..................................................................................... 8

Esperar Fecha de Revisión ................................................................................................... 8

Notificar Fecha de Revisión................................................................................................. 9

Habilitar Acciones ..................................................................................................................10

Actualizar Oportunidad .......................................................................................................10

Habilitar programación de tareas .................................................................................. 14

Programar Tareas ................................................................................................................. 14

¿Oportunidad Reasignada? ...............................................................................................15

Notificar Asignación ..............................................................................................................15

¿Cerrar Oportunidad? ..........................................................................................................16

Programar Tareas................................................................................................................................ 17

Elementos del Proceso ................................................................................................................. 17

Habilitar Acciones .................................................................................................................. 17

Reprogramar Tareas .............................................................................................................18

Esperar Fecha de Alerta.......................................................................................................18

Enviar Recordatorio...............................................................................................................18

Finalizar Tarea .........................................................................................................................19



Ejecutantes ............................................................................................................................................ 20



La gestión de oportunidades es un proceso vital en la operación de los

departamentos de marketing y ventas. Es muy importante ofrecer el mejor servicio

posible a las compañías que se interesan en lo que usted ofrece. Esto es posible si

usted conoce las necesidades de sus clientes y sus fortalezas frente a la

competencia.

Una gran cantidad de información fluye entre sus potenciales clientes y su equipo

de marketing y ventas, y usted puede estar desperdiciándola si no tiene definido

una adecuado proceso de gestión de oportunidades. ¿Por qué no tomar toda esa

información y utilizarla para definir sus estrategias de mercadeo?

Además usted debe ser capaz de responder oportunamente a las preguntas,

necesidades y solicitudes de sus clientes, desde el primer momento en que ellos

demuestran interés en sus productos o servicios, para cerrar negocios exitosamente.

Este proceso necesita estar soportado por herramientas de tecnología que le

permitan tener la información necesaria para apoyar la toma de decisiones.

Bizagi ha desarrollado esta plantilla para ayudarle en la definición y automatización

de su propia metodología de gestión de oportunidades. Usted estará en capacidad

de:

Definir las etapas y ponderación de sus ventas para calificar sus

oportunidades.

Acceder a la información necesaria para dar seguimiento a cada

oportunidad.

Configurar tareas y recibir recordatorios vía correo electrónico en el

momento en que necesiten ser ejecutadas, de manera que pueda ofrecer

respuestas más rápidas a los requerimientos de sus potenciales clientes.

Integrar sus equipos para gestionar oportunidades y garantizar que sean

atendidas por la persona indicada en cada una de las etapas de venta que

usted definió.

Capturar la información necesaria para generar útiles reportes sobre el

desempeño de sus ventas.

Mejore sus niveles de servicio y no le dé chance a su competencia de reducir sus

ventas.



CRM – Gestión de Oportunidades de Negocio

Descripción

El propósito de este proceso es dar seguimiento y gestionar las actividades

necesarias para convertir oportunidades de negocio en negocios reales. Cuando

una oportunidad ha sido detectada, un agente del área de marketing ingresa la

información relacionada a ella para crear el registro en el sistema. A partir de este

momento, el agente de marketing podrá actualizar la información de la

oportunidad a lo largo del proceso de evaluación y compra del cliente. Esta plantilla

le permite configurar tareas (correos electrónicos, llamadas, envío de faxes) para

asegurar su ejecución.

Las oportunidades pueden fluir entre los distintos miembros del equipo de

marketing y ventas. Su respectivo dueño tiene la posibilidad de reasignarlas en

cualquier momento. De esta manera, el seguimiento cada oportunidad puede ser

llevado a cabo por distintas personas. Finalmente, cuando se conoce la decisión del

cliente, la oportunidad se cierra como ganada o perdida.



Elementos del Proceso

Registrar Oportunidad

Descripción

En esta actividad, un agente de marketing o de ventas ingresa la información de la

nueva oportunidad de negocio. Una descripción completa de la oportunidad

incluye:

Información del Cliente: Datos principales del cliente

Información del Partner: Datos principales del Partner. Esto solo aplica para

compañías que emplean este tipo de estrategia de negocio.

Contactos de la oportunidad: Personas con las cuales se establece

comunicación (tanto para el cliente como para el Partner) para tratar temas

relacionados a la oportunidad.

Tema: Breve descripción de la oportunidad.

Descripción: Descripción detallada de la oportunidad.

Lead source: Medio por el cual la oportunidad se generó. Esta información

es útil para obtener reportes acerca de los principales orígenes de

oportunidades de negocio.

Fecha estimada de cierre: Fecha en la cual se espera que la oportunidad se

concrete. Esta fecha es la base para el cálculo de las proyecciones de ventas.

Fecha de Alerta: Fecha en la cual el dueño de la oportunidad desea recibir

una notificación para recordar la necesidad de hacer seguimiento a la misma.

Etapa: Este atributo representa la evolución de la oportunidad. Cada etapa

de venta tiene asociado un puntaje que usted puede definir. (Consulte el

documento de construcción para conocer cómo puede definir éstos

puntajes).

Ingreso Potencial: Monto total de la oportunidad de negocio.



Se pueden adjuntar documentos en la pestaña de documentos, para soportar la

información que ha fluido entre el cliente y el dueño de la oportunidad, como

cotizaciones, propuestas, etc.

Ejecutantes

Agente de Marketing, Agente de Ventas

Formas

Nombre: Ingreso de Nueva Oportunidad

Descripción: Esta forma se usa para ingresar la información relacionada a la

nueva oportunidad de negocio.

Prototipo:



Acciones

Tipo Descripción

Al entrar Establecer el dueño de la oportunidad:

Registra los datos de la persona

conectada, como el dueño de la

oportunidad.

Establecer estado de la oportunidad:

Asigna a la oportunidad el estado de

"Abierta"

Al guardar Agregar Contacto: Relaciona los

contactos seleccionados de Cliente y

Partner a los contactos asociados a la

oportunidad.

Calcular Ingreso Ponderado: Calcula el

ingreso producto de la probabilidad

asociada al estado actual de la

oportunidad y el ingreso estimado de la

misma.

Ingreso Convertido: Convierte los

ingresos estimados a la moneda local.

Al salir Fecha de Creación: Obtiene la fecha de

creación de la oportunidad.

Asociar Oportunidad: Asocia la

oportunidad actual a las oportunidades

del cliente.





misma.





Habilitar Alarma y Eventos

Descripción

Esta compuerta habilita dos caminos paralelos. El primer camino habilita el

temporizador que espera que se cumpla la fecha determinada por el usuario, en la

actividad de “Registrar Oportunidad”, para enviarle un recordatorio sobre la revisión

de la misma. El segundo camino habilita el evento de “Actualizar Oportunidad” el

cual está disponible para que el dueño de la oportunidad trabaje en ella.

¿Se estableció fecha de revisión?

Descripción

Esta compuerta evalúa si el usuario ingresó una fecha de revisión de la oportunidad

en la actividad de “Registrar Oportunidad”.

Si: El proceso espera que se cumpla la fecha de revisión, para enviar una

notificación al dueño de la oportunidad.

No: El camino se deshabilita.

Esperar Fecha de Revisión

Descripción

Este temporizador es configurado en la actividad de “Registrar Oportunidad” al

ingresar una fecha en el campo “Recordarme acerca de esta oportunidad”. Permite

que el dueño de la oportunidad reciba una notificación en caso de que no haya

actividad alguna en ella. Cuando se cumple ésta fecha, este evento habilita la tarea

automática de “Notificar fecha de Revisión”, que envía el correo electrónico.



Acciones

Tipo Descripción

Al entrar Duración: Esta expresión establece la

duración del temporizador. La fecha de

revisión ingresada en la actividad de

“Registrar Oportunidad” se configura

como la fecha estimada de solución de

éste evento.

Notificar Fecha de Revisión

Descripción

Un correo electrónico se envía al dueño de la oportunidad para notificar que la

fecha establecida para la revisión de la misma se ha cumplido.

Script

Estimado <BusinessOpportunity.Owner>

La siguiente oportunidad de negocio requiere de su revisión:

Cliente:<BusinessOpportunity.Customer.Nombre>

Tema:<BusinessOpportunity.Topic>

Descripción:<BusinessOpportunity.Descripción>

Fecha estimada de cierre:<BusinessOpportunity.EstCloseDate>

Haga clic aquí para acceder al caso.

Cordialmente

Administrador del CRM



Acciones

Tipo Descripción

Al entrar Crear Correo Electrónico: Esta regla

genera el correo electrónico que se

enviará en esta actividad.

Habilitar Acciones

Esta compuerta basada en eventos habilita dos caminos. El primer camino guía el

proceso al evento “Actualizar Oportunidad” para permitir al usuario la actualización

de la información de la misma. El segundo camino habilita el evento de “Cerrar

Oportunidad”. Cualquiera de los caminos que sea ejecutado primero, cancelará el

otro.

Actualizar Oportunidad

Descripción

Esta es la actividad más importante del proceso. Aquí, el dueño de la oportunidad

puede actualizar y gestionar su oportunidad. Se pueden ejecutar diferentes

acciones en este evento:

Actualizar la información general: El usuario puede modificar cualquier

información relacionada a la oportunidad, como es, la fecha estimada de

cierre , los ingresos potenciales producto de las negociaciones, información

del Cliente, información del Partner, etc.

Actualizar etapa de venta: El valor de este atributo se actualiza con frecuencia

ya que refleja la evolución de la oportunidad, e influye en la proyección de

ventas y demás reportes.

Crear tarea: El usuario puede configurar tareas como correos electrónicos,

llamadas, envío de fax, entre otros. Cada tarea requiere una descripción de

lo que se debe realizar así como la fecha y hora en que se debe ejecutar. El

dueño puede decidir si desea recibir un recordatorio de esta tarea tiempo

antes de su ejecución o no.



Crear notas: Notas acerca de la oportunidad pueden ser ingresadas en la

forma de la actividad. Estas notas son texto abierto para que el dueño de la

oportunidad escriba lo que sea relevante para la misma. Bizagi guardara la

fecha, hora y persona que escribió cada nota, de manera que si la

oportunidad se reasigna, se tenga un historial de lo que ha sucedido.

Reasignar la Oportunidad: El usuario puede reasignar la oportunidad a otra

persona si lo considera necesario, simplemente debe seleccionar el nuevo

dueño de la lista de personas disponibles.

La reasignación es principalmente utilizada para trasferir la oportunidad del

área de marketing al área de ventas cuando se ha alcanzado una etapa de

venta avanzada. Si se selecciona un nuevo dueño, una notificación se le

enviará para informar su asignación.

Cerrar la oportunidad: En esta actividad el dueño de la oportunidad puede

cerrar el caso. De acuerdo a su desarrollo y resultado de las negociaciones

con el cliente, la oportunidad puede cerrarse como:

Ganada: Significa que la oportunidad ha concluido exitosamente. El valor

real del negocio debe ser ingresado.

Perdida: Se selecciona cuando la oportunidad no concluyó como un

negocio concretado. Las razones de pérdida se deben ingresar. Si la

oportunidad se perdió frente a un competidor, éste se puede seleccionar

de registros los existentes o crear uno nuevo. Esta información es de gran

valor para generar reportes y evaluar las causas de pérdida de

oportunidades.

Ejecutantes

Agente de Marketing, Agente de Ventas

Asignaciones

Condición Descripción

Siempre El evento es asignado al dueño de la

oportunidad.



Formas

Nombre: Forma de actualización de la oportunidad.

Descripción: Esta forma es usada para actualizar la información relacionada

a la oportunidad de negocio.

Prototipo:



Nombre: Pestaña de cierre de oportunidad

Descripción: Esta forma se utiliza para ingresar la información relacionada al

cierre de la oportunidad.

Prototipo:

Acciones

Tipo Descripción

Al guarder Actualizar tarea: Esta expresión identifica

sí el usuario cambió el estado de alguna

tarea para reprogramarlas o finalizarlas

de acuerdo con el estado actual de las

mismas.

Agregar Contacto: Relaciona los

contactos seleccionados de Cliente y

Partner a los contactos asociados a la

oportunidad.





misma.





Al salir Reasignación de oportunidad: Esta regla

se utiliza para identificar sí la

oportunidad fue reasignada.




oportunidad y el ingreso estimad de la

misma.



Actualizar Etapa: Esta expresión actualiza

la etapa de la oportunidad de acuerdo al

tipo de cierre (Como Ganada o Perdida)

Habilitar programación de tareas

Descripción

Esta compuerta habilita dos caminos paralelos. El primer camino vuelve a habilitar

el evento “Actualizar Oportunidad” al dueño actual de la oportunidad. El segundo

camino habilita el subproceso múltiple “Programar tareas”.

Programar Tareas

Descripción

Este subproceso múltiple es habilitado cada vez que se configura una tarea en el

evento “Actualizar Oportunidad”. Se utiliza para gestionar el envío de recordatorios

de ejecución de las actividades al dueño de la oportunidad en las fechas definidas.

Tipo de Ciclo

Multi-Instance

Orden MI

Paralelo

Condición del Flujo

Todos



¿Oportunidad Reasignada?

Descripción

Esta compuerta evalúa si la oportunidad fue reasignada.

Si: Una notificación se envía al nuevo dueño de la oportunidad.

No: El evento “Actualizar oportunidad” es habilitada de Nuevo al dueño

actual de la oportunidad.

Notificar Asignación

Descripción

Un correo electrónico es enviado al Nuevo dueño de la oportunidad para notificar

su asignación.

Script

Estimador <BusinessOpportunity.Owner>

La siguiente oportunidad de negocio le ha sido asignada:

Cliente :<BusinessOpportunity.Customer.Nombre>

Tema:<BusinessOpportunity.Topic>

Descripción:<BusinessOpportunity.Descripción>

Fecha estimada de cierre:<BusinessOpportunity.EstCloseDate>


Cordialmente


Acciones

Tipo Descripción

Al entrar Crear Correo Electrónico: Esta regla

genera el correo electrónico que se

enviará en ésta actividad.



¿Cerrar Oportunidad?

Descripción

Esta compuerta evalúa si el dueño de la oportunidad confirmó el cierre del caso

Si: El caso se cierra

No: El evento “Actualizar Oportunidad” se habilita de nuevo.



Programar Tareas

Descripción

Este subproceso múltiple es habilitado cada vez que se configura una tarea en el

evento “Actualizar Oportunidad”. Se utiliza para gestionar el envío de recordatorios

de ejecución de las actividades al dueño de la oportunidad en las fechas definidas.

Elementos del Proceso

Habilitar Acciones

Esta compuerta habilita 3 eventos. El primer evento es un temporizador que espera

hasta que se cumpla la fecha de vencimiento de la tarea, para enviar un

recordatorio. El segundo evento, se utiliza para reprogramar el recordatorio de la

tarea en caso de que el dueño de la oportunidad haya cambiado su fecha de

vencimiento, El tercero, permite al dueño de la oportunidad finalizar la tarea.

Cualquiera de los caminos que sea ejecutado primero, cancelará los demás.



Reprogramar Tareas

Descripción

Este evento se habilita para permitir la reasignación de la fecha en la cual el

recordatorio de la ejecución de la tarea será enviado.

Asignaciones


Siempre El evento se asigna al administrador de

bizagi.

Esperar Fecha de Alerta

Descripción

Este temporizador espera a que se cumpla la fecha de vencimiento de la tarea, para

habilitar la siguiente actividad, que enviará un recordatorio al dueño de la

oportunidad, acerca de la ejecución de la misma.

Acciones

Tipo Descripción

Al entrar Duración: Esta expresión establece la

duración del temporizador. La fecha de

vencimiento de la tarea ingresada en la

forma de configuración de tareas se

establece como la fecha estimada de

solución de éste evento.

Enviar Recordatorio

Descripción

Un correo electrónico es enviado al dueño de la oportunidad para recordarle acerca

de la ejecución del a tarea configurada.



Script

Estimado <BusinessOpportunity.Owner>

La siguiente tarea se debe realizar:

Tipo of tarea:<BusinessOpportunity.TaskType>

Asunto:<BusinessOpportunity.Task.Subject>

Descripción:<BusinessOpportunity.Task.Description>

Vencimiento:<BusinessOpportunity.Task.Due>


Cordialmente


Finalizar Tarea

Descripción

Este evento se habilita para permitir al usuario la finalización de la tarea, en

cualquier momento.

Asignaciones


Siempre El evento se asigna al administrador de

bizagi.



Ejecutantes

Agente de Marketing (Role)

Persona que identifica y califica oportunidades de negocio.

Agente de Ventas (Role)

Persona que negocia y concluye oportunidades de negocio.

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