expediente academico

Consejería de Educación,

Universidades, Cultura y Deportes

Registro centralizado de expedientes académicos





Requisitos de un registro centralizado de expedientes académicos

• Universal respecto a los centros; contempla a centros públicos, privados y concertados. Incluidos los específicos.

• Universal respecto a los alumnos, sea cual sea su procedencia. Incluidas todas las modalidades de escolarización.

• Los datos de identificación del alumno proceden del Directorio del Alumnado.

• El expediente físico debe coincidir con el registro centralizado. Tienen la misma validez.

• Sólo accede al registro centralizado quien tiene competencia.• Son competentes los directores y secretarios.• Se guarda la identificación de quien manipula el registro

centralizado.






• Universalidad del sistema de identificación de las personas competentes.

• El mantenimiento de históricos (propuestas de enmiendas) debe hacerse con validación de la Inspección de Educación.

• Las enmiendas se deben comunicar a los centros afectados. • Herramientas para la supervisión de la Inspección

Educativa.• Las actualizaciones serán en gran parte masivas. • Estrecha vinculación con PINCEL.• Validaciones estrictas de los datos, no se permiten datos

erróneos.• La DGCIE hace regularizaciones y flexibilizaciones de

algunos alumnos.• Se almacenan sólo las notas finales de las convocatorias

ordinaria y extraordinaria.




• Se incluirán los datos ya almacenados de la ESO desde el curso 2003/04 hasta el 2006/07.

• Los datos de estos cursos sólo son válidos si los verifica y valida un cargo competente en el centro.

• Se deben imprimir los historiales académicos de Educación Primaria y Educación Secundaria Obligatoria.

• Los historiales académicos deben tener sistemas para garantizar la autenticidad de su contenido.

• La información de los historiales académicos se extrae del registro centralizado de expedientes académicos.

• El sistema debe estar abierto a otras enseñanzas para el futuro.

• La aplicación estará disponible en la Web, para todos los usuarios.



Sistema diseñando

Expediente Académico Electrónico

Centro con PINCEL Copia de seguridad del PINCEL

Centro SIN PINCEL

Cualquier ciudadano que quiera comprobar

la autenticidad delHistorial Académico

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MICROSOFT CORPORATION

Historial académico

Almacén de Historiales Académicos

Fichero XML

La principal herramienta de trabajo de los centros docentes seguirá siendo PINCEL. Se continúa con la gestión

normal de PINCEL.



Sistema diseñando



Centro SIN PINCEL



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Fichero XML

Cuando esté completa la matrícula o notas finales se envía una copia de

seguridad de PINCEL al registro centralizado.



Sistema diseñando



Centro SIN PINCEL



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Fichero XML

Los centros que no disponen de PINCEL deben adaptar sus gestiones

para emitir un fichero en formato estándar XML, que sustituye a la copia de seguridad de PINCEL. El proceso posterior no se diferencia en un caso

de otro.



Sistema diseñando



Centro SIN PINCEL



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Fichero XML

En todos los casos la persona que realiza la actualización del registro

centralizado será autenticado y autorizado. Siempre se registra quién modifica cada registro del expediente académico. El acceso es a través de

un programa Web.



Sistema diseñando



Centro SIN PINCEL



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Fichero XML

Todos los registros de la actualización se validan para comprobar que no contienen información errónea o

incoherente. Sólo se incorporan los registros que superan las validaciones.



Sistema diseñando



Centro SIN PINCEL



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Fichero XML

Los registros del expediente centralizado se pueden consultar, si se tiene competencia sobre

ellos, desde una aplicación Web. También se puede operar sobre los registros para validarlos,

corregir errores en históricos, …



Sistema diseñando



Centro SIN PINCEL



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Fichero XML

Cuando se imprimen los historiales académicos (al

finalizar una etapa o trasladarse de centro) se

almacena permanentemente una copia no modificable en

formato PDF de cada historial académico.



Sistema diseñando



Centro SIN PINCEL



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Fichero XML

A cada historial académico se le asigna un código de

descarga único y seguro. Esto permite la localización posterior del historial

académico almacenado.



Sistema diseñando



Centro SIN PINCEL



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Fichero XMLPara comprobar la autenticidad de un historial académico se introduce el código de descarga en una

aplicación Web y se consulta con la copia almacenada.



Tipos de registros

• Carga inicial de datos de la ESO de los cursos 2003/04 al 20006/07.– Oportuna para el cálculo automático de la nota

media, en el futuro.– Es necesario validar los registros.

• Antecedentes del expediente de otras comunidades autónomas.– Se incorporan directamente en la Web con los

datos del historial académico recibido.• Registros del curso actual. Registros

abiertos.– Sólo se pueden actualizar desde copia de

seguridad de PINCEL o fichero XML.• Registros históricos o cerrados.

– Se actualizan desde la Web.– Las modificaciones necesitan validación.



Principales módulos de la aplicación

• Actualización masiva de expedientes desde PINCEL o fichero XML.– Comprobación del estado de un envío e informe de

errores.• Consulta de expedientes académicos

– Validación de la carga inicial.– Grabación de antecedentes.– Mantenimiento de históricos.

• Impresión del historial académico y comprobación.• Impresión de las fichas de expediente académico.• Mantenimiento de fechas de entrega o remisión.

– Historiales académicos, informes personales por traslado, certificados de escolaridad, certificados de PCPI,…

• Seguimiento de la actividad.– Permite supervisar la actividad del registro y su calidad.

• Descarga de tablas estáticas.– Con los códigos necesarios para la confección de los

ficheros en formato XML.



Actualización masiva de expedientes académicos

• Los envíos de copias de seguridad de PINCEL se realizarán a través de una aplicación Web, donde será necesario identificarse. Los ficheros XML se depositan de la misma manera.




• Con posterioridad, no inmediatamente, se realiza un proceso de validación de todos los registros que actualiza los registros que superan todas las validaciones y los incorpora a la base de datos.

– Desde un módulo de la aplicación podremos consultar el estado del envío y emitir el informe de errores detectados en los registros.




Podremos seleccionar la zona de inspección, el centro y el año sobre los que tenemos acceso y, pulsando sobre la lupa, se muestran los datos

del centro seleccionado.

Veremos los datos identificativos de cada envío y pulsando sobre los botones que se

encuentran en la columna “Ver” se muestra el informe de errores del envío

elegido.

Pulsamos el botón “Abrir”.



Cierre de cursos escolares

• Los datos que se incorporan desde PINCEL pertenecen a registros “abiertos”. Se pueden modificar sin necesidad de que nadie supervise la modificación, pues se trata de información “viva”, no histórica.

• Para “cerrar” los registros de un curso escolar completo existe un módulo en la aplicación que nos lo permite.

• No se pueden enviar desde PINCEL datos de un curso escolar si existen registros “abiertos” en algún curso anterior.

• Los registros que contienen centro de traslado y fecha de fin de periodo de matrícula anterior al fin del curso escolar se cierran automáticamente.

• Los registro “cerrados” son históricos y no se pueden actualizar desde PINCEL.




La selección de centro es exactamente igual que en el caso

anterior.

Cada fila de la planilla nos informa estadísticamente de la clase de registros que hay en cada curso

escolar.

Pulsando sobre el botón que se encuentra en la columna “Cerrar”

procederemos al cierre de los registros del curso escolar que

permanezcan abiertos.




Finalmente se emite un informe con los errores detectados. Los registro que contienen errores no se cierran. Se

deben corregir los errores en PINCEL, enviar una actualización y volver a intentar el cierre del curso escolar.



Consulta de expedientes académicos

• La consulta de expedientes académicos es un módulo en el que podemos ver todos los datos que figuran en cada registro del expediente.

• En este módulo se pueden realizar modificaciones en los siguientes registros:– Registros de la carga inicial de los curso 2003/04 al

2006/07. Podemos realizar modificaciones y una vez que el registro refleje los datos correctos lo podemos validar. Una vez validado se considera un registro histórico.

– Antecedentes de otras comunidades autónomas. Podemos grabar nuevos registros con información procedente de otras comunidades autónomas. Se puede modificar en los 5 primeros días después de su creación. Pasados esos 5 días se considera registro histórico.

– Registros históricos. Registros de cursos o periodos anteriores ya cerrados.



Consulta de expedientes académicosSe puede buscar el

expediente de un alumno por su CIAL, NIF o NIE, o

nombre y apellidos.

Todos los datos personales proceden del Directorio del Alumnado. En esta página Web no se pueden corregir;

es necesario hacer una actualización de datos personales en PINCEL y realizar un envío al Directorio

del Alumnado.

Al consultar a un alumno sobre el que tenemos acceso se muestra un resumen de su historial académico. Seleccionando uno de los registros del resumen

accedemos al detalle de la información.




En los datos psicopedagógicos o médicos se grabará sólo la mención de que existe algún informe de ese

tipo.En el resto de bloques de información sólo se grabará un extracto de los informes que se posean del alumno.




Las modificaciones de los registros históricos se llaman enmiendas. Grabar una modificación de un registro

históricos es hacer una propuesta de enmienda. Pulsando este botón podemos ver los cambios que se

proponen y, si se trata del inspector del centro, validar o rechazar la enmienda.



Impresión de historiales académicos

• Desde este módulo podremos realizar impresiones masivas o individuales de historiales académicos.

• Para imprimir un historial académico, el último registro en nuestro centro del alumno ha de cerrarse con un traslado a otro centro o con la finalización de la etapa.

• El historial académico mostrará un código de descarga para facilitar la consulta posterior de su autenticidad.



Impresión de historiales académicosElegimos un año y un estudio, si lo deseamos, y

activamos la selección con la lupa.

Seleccionamos individualmente qué historial queremos imprimir.

O podemos seleccionar todos los que aparecen en pantalla.

Y pulsamos el botón “Imprimir”.



Impresión de historiales académicos



Impresión de fichas del expediente académico

• Las fichas, en su modelo oficial, que componen el expediente físico sólo se pueden imprimir desde el registro centralizado. De esta manera garantizamos la coherencia de los datos entre el registro electrónico y el registro físico, en papel, que existe en cada centro docente.

• El diseño de las fichas es acumulativo: con una portada que tiene datos generales del alumno, una página por cada curso escolar o periodo de matrícula menor al curso escolar, y una página final para los datos de traslado de centro o finalización de la etapa.

• Las páginas que componen el expediente académico se pueden imprimir todas juntas por cada alumno, o por separado.



Elegimos un año y un estudio, si lo deseamos, y activamos la selección con la lupa.

Seleccionamos individualmente qué historial queremos imprimir.

O podemos seleccionar todos los que aparecen en pantalla.

Y pulsamos el botón “Imprimir”.




Actualización de fechas• En el expediente académico existen campos sobre fechas

que pueden ser completados cuando el registro ya está cerrado y, sin embargo, no se trata de una modificación de históricos.– Fecha de remisión del historial académico.

• Al centro de destino, por traslado de la matrícula.– Fecha de entrega del historial académico.

• Al alumno, por finalización de la etapa.– Fecha de remisión del informe personal por traslado.

• Al centro de destino, por traslado de la matrícula.– Fecha de entrega del certificado de escolaridad.

• A aquellos alumnos que abandonan la ESO sin titular.– Fecha de entrega de certificado de los módulos obligatorios

superados en un Programa de Cualificación Profesional Inicial.• Para alumnos que terminen un PCPI.

– Fecha de adquisición o desarrollo de competencias básicas.• Para los alumnos que promocionan por no poder repetir más.



Actualización de fechas

Seleccionamos el año, centro, estudio y tipo de fecha a actualizar y activamos la selección con la lupa.

En la planilla aparecerán los alumnos con la fecha

seleccionada en blanco y que cumplan las condiciones para

ser completada.

Al final pulsamos “Aceptar” para grabar los cambios.

Las fechas ya grabadas sólo pueden ser modificadas desde el

mantenimiento de históricos, proponiendo una enmienda.



Descarga de tablas estáticas• Los centros que no disponen de PINCEL deben actualizar el

registro centralizado enviando un fichero XML con la información necesaria.

• Gran parte de los elemento del fichero XML será información codificada.

• Éste módulo permite descargar las tablas de códigos actualizadas para que los analistas o programadores preparen los programas que generan los ficheros XML.



Descarga de tablas estáticas

Pulsaremos sobre el texto descargar correspondiente para obtener la tabla de

códigos, también en formato XML.



Seguimiento de la actividad del registro• Tanto la norma básica como la autonómica establecen la

competencia de supervisión de los expedientes académicos en la de Inspección de Educación.

• Éste módulo permite realizar un seguimiento de la actividad sobre el registro centralizado y sobre calidad de los datos contenidos en el mismo.



Seguimiento de la actividad del registro

La selección de centro es similar a anteriores. Aunque se podrán ver todos los datos de una zona

de inspección.

En la columna Estudio veremos los diferentes cursos de las

diferentes etapas.

En las columnas Anexo II y Modelo 0 se verán los alumnos certificados en cada estudio por

el centro, en julio y en septiembre.

En la columna Registros veremos los registros válidos del

expediente en cada estudio.

En las siguientes columnas veremos cuántos de esos

registros tienen notas en junio y en septiembre.

En la última columna veremos la fecha de la última actualización desde PINCEL o fichero XML.



Muchas gracias por su atención

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