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INFORME DE ACTIVIDADES DE LA COMPETENCIA ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES EMPRESARIALES, TENIENDO EN CUENTA EL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA.

FECHA: 30 de julio de 2013

ELABORADO POR: Tecnólogo en Gestión Administrativa

Ficha 398622

OBJETIVO: Informar acerca de las actividades realizadas durante el proceso de formación de la competencia, organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa como complemento a las actividades del proyecto de formación asesorías administrativas en las gestiones de las diferentes titulaciones técnicas y tecnológicas del centro industrial y desarrollo empresarial de soacha.

En la competencia, organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa.nos reunimos con la instructora Marisol Corredor los días lunes, martes, miércoles, jueves y viernes del mes julio de 2013, en este lapso de tiempo se realizo la planeación, organización y ejecución de un evento académico el cual se llevo a cabo el día 29 de julio de 2013.

La realización de este evento tiene como objeto alcanzar los siguientes resultados de aprendizaje:

Divulgar el evento teniendo en cuenta el medio, el protocolo y las normas de la organización.

Para alcanzar este resultado de aprendizaje se tuvo en cuenta la realización de la respectiva invitación al titulado tecnólogo en gestión administrativa en este momento asignado a la instructora Martha Rodríguez.

Organizar eventos de manera responsable, teniendo en cuenta la conformación de comités, la coordinación de las responsabilidades de los diferentes comités, de acuerdo con el tipo de evento y las políticas institucionales.

Este resultado lo alcanzamos ya que fuimos muy responsables a la hora de organizar nuestro evento, designando tareas y conformando comités para la ejecución de cada una de ellas.

Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento, de acuerdo con el protocolo, los medios de divulgación y las políticas de la organización

Este resultado fue alcanzado y se ve reflejado en la planificación organización y ejecución del evento académico, la divulgación de este y teniendo en cuenta las normas asignadas para la realización del mismo.

Identificar las no conformidades en organización del evento de acuerdo con el propósito, objetivo y plan, para proponer soluciones.

Este resultado de aprendizaje fue alcanzado y se vio reflejado en el post-evento en el cual se dieron a conocer las no conformidades de nuestro evento y así mismo las soluciones para estas.

Después de identificar estos resultados aplicados a la planificación, organización y ejecución del evento académico encontramos la realización de la guía colaborativa del mismo la cual contiene los siguientes puntos:

1. Determinar el presupuesto para la realización del evento

Se solicitó un monto de $5000 pesos a cada aprendiz de la titulada en gestión administrativa con numero de ficha 398622, para así recaudar el dinero suficiente para la compra de los refrigerios del grupo invitado al evento, organizadores y oradores del mismo, este dinero también cubrió la compra de los obsequios de los oradores invitados, y los demás materiales para la realización del evento.

28 personas X 5000 $135000

510515 honorarios $30000519501 brazo de reina X 75 unds $37000519501 gaseosa X 75 unds $37500519502 útiles, papelería y fotocopias $15000100510 caja menor $14000513505 transporte, fletes y acarreos $1500

TOTAL $135000 $135000

2. Clase de evento

El evento asignado a realizar fue un evento académico más específicamente una capacitación con la temática de salud mental y dignidad.

3. Objetivo del evento

Ejecutar conocimientos adquiridos en el ambiente de clase en la competencia Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa aplicándolos en la planeación y organización de un evento académico.

4. Selección del evento

El evento a realizar fue el evento académico escogido con el consentimiento de cada uno de los integrantes del equipo de organizadores, en donde se llego a la determinación de organizar una capacitación la cual tuvo como fin concientizar e informar a los aprendices del titulado en gestión administrativa acerca de la importancia de tener una salud mental estable y reconocer la dignidad de cada persona.

5. Elaborar matriz DOFA

6. Conformación del comité organizador (asignación de funciones)

COMITÉ DE FINANZAS

El comité de finanzas se encargo de designar el presupuesto de dinero a recaudar por cada integrante del equipo de gestión administrativa y distribuirlo.

FUNCIONES

Encargado de recaudar los recursos económicos para la adquisición de los insumos y refrigerios para la realización del evento académico.

Elaboración de presupuesto y compra de insumos.

DEBILIDADES

*Tardanzas en la atención en horario estipulado*Duración de la tematica*Sonido y tecnología

OPORTUNIDADES

*Recursos humanos calificados. *Introducir nuevos servicios. *Brindar servicio de calidad

FORATLEZAS

*Personal capacitado*Ambiente y decoración *Rapidez en el servicio*Buen sistema de distribución.

AMENAZAS

*Ingreso de personas no invitadas *Quejas*Insatisfacción*Reclamos

EVENTO ACADEMICO

INTEGRANTES DEL COMITÉ DE FINANZAS

Angie Vanegas Marcia jizeth Mayorga

COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS

El comité de relaciones públicas se encargo de la divulgación del evento académico, elaboración del letrero de bienvenida y la creación del folleto

El comité de relaciones públicas divulgo la información del evento el día 26 de julio de 2013, después de confirmar el lugar y hora en el que se iba a llevar a cabo la ejecución del Evento Académico.

FUNCIONES

Divulgar la información del evento y confirmar la asistencia de los participantes. Diseñar el instrumento de apoyo para el Evento Académico (Folleto). Elaborar el Letrero de Bienvenida para el evento.

INTEGRANTES DEL COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS

Luisa Meza Daniela Marcela Cadena Natalia Sáenz Erika Daniela Gutiérrez Vique Antony Smith Caballero Pachón

COMITÉ ADMINISTRATIVO

El comité administrativo se encargo de la coordinación del talento humano en el evento Académico.

FUNCIONES

Intervenir en la conformación de comités y asesorar. Supervisar las labores que realizan los demás comités. Apoyo logístico en general para el éxito del evento.

INTEGRANTES DEL COMITÉ ADMINITRATIVO

Cristian Camilo Barrero Karen Johanna Molina Wendy Viviana Rodríguez

COMITÉ DE LOGISTICA

El comité de logística se encargó de manejar todo lo relacionado con la compra y contratación de los implementos necesarios para el evento académico.

Este comité estuvo muy preparado para ofrecer un excelente servicio, garantizando a los invitados de la titulada en gestión administrativa una organización adecuada para dar inicio al programa del día.

FUNCIONES

Compra de refrigerio Compra de los detalles para los oradores Verificar lista de asistencia Ubicación de los invitados en el auditorio Ubicación de los oradores Atención a los oradores y docentes Entrega de refrigerio Organización del auditorio para hacer entrega Entrega de implementos Atención de primeros auxilios

INTEGRANTES DEL COMITÉ DE LOGISTICA

PRIMEROS AUXILIOS

Sandra milena Castiblanco Hayllem Giomar Sierra

ATENCIÓN A LAS ORADORES Y DOCENTES

Emilsen Gómez Sánchez y Diana barrero

LISTA DE ASISTENCIA Y ENTREGA DE REFRIGERIO

Sandra Rincón y Géminis Montoya

ATENCION Y UBICACION A LOS INVITADOS AL EVENTO

Cindy torres Erika vasallo Paola Ramírez Yuliana Riaño Julieth Oyola Andrea Arévalo Genny Gonzales

COMITÉ ENCARGADO TECNOLOGIA

El comité de manejo tecnológico se encargo de darle uso correcto a cada herramienta tecnológica utilizada.

FUNCIONES

Manejo de Sonido Cableado Computadores.

INTEGRANTES DEL COMITÉ ENCARGADO TECNOLOGIA Andrey David Ramírez piramanrique Hugo Oyola Marín

MAESTRO DE CEREMONIAS

Encargado de presentar la ceremonia y el evento como tal.

FUNCIONES

Lectura del programa

ENCARGADO

Wilkary Cristina Alvarado.

7. Promocionar el evento

MEDIOS DE DIVULGACION

Correo electrónico personal Invitación personal con colaboración de la instructora Martha Rodríguez Envió de invitación

8. Organigrama

comite administrativo

comite de finanzas

comite de relaciones publicas comite de

medios tecnologico

s

9. Recepción de los invitados

La recepción de los invitados fue realizada en el auditorio de la sede Sibate el día lunes 29 de junio de 2013 a las 9:00 am

10. Ubicación de los invitados

La ubicación de los invitados estuvo a cargo del comité de logística, el cual se encargo de guiar a cada invitado hasta su lugar, la ubicación de las sillas se realizo en forma de cuadrantes y por ultimo en forma de media luna.

11. Protocolo (saludo de bienvenida y desarrollo del programa)

DESARROLLO DEL PROGRAMA1. Himnos:

Colombia Soacha Sena

2. Presentación del grupo (brigadista)3. Palabras de bienvenida a cargo del aprendiz Hugo Oyola

“Licenciada' Marisol Corredor Cupitra, Licenciada Martha Yaneth Rodríguez, señores oradores compañeros presentes e invitados en general, buenos días:Esta mañana nos reúne aquí un trabajo que empezamos no hace mucho tiempo , el cual abarca conocimientos que muestra el equilibrio de una persona en su entorno socio-cultural, también observa el comportamiento en su vida diaria conociendo sus temores y capacidades para alcázar un bienestar y un excelente calidad de vida.Finalmente, en nombre de gestión administrativa sean todos ustedes bienvenidos”

4. Presentación oradores con el tema : dignidad y salud mental5. Receso de 10 minutos6. Presentación oradores:

Edwin Triviño (arquitecto) Xiomara Díaz (Tecnóloga en mantenimiento) Claudia Pérez (psicóloga)

7. Libreta de calificaciones8. Reconocimientos (detalle)9. Agradecimientos a cargo del aprendiz Hugo Oyola

“En nombre de mis compañeros del tecnólogo en gestión administrativa les damos las gracias a todos ustedes por su asistencia, a los oradores por su grata y enriquecedora participación, a las instructoras por sus aportes y a nuestros invitados por su asistencia y receptividad esperamos que este evento haya sido de su agrado y que la información proporcionada les haya aportado mucho a su vida, personal, laboral y social que tengan una muy buena tarde.”

10. Finalización11. Intervención por parte de los Instructores, Martha Rodríguez y Marisol corredor

12. Análisis Post-evento Evaluación resultados del evento: Elaborar, aplicar y procesar la Encuesta del evento.

PROCESAR LA INFORMACIÓN DE EVENTO ACADEMICO

Se realizó una encuesta a 29 personas del titulado en gestión administrativa de la jornada mañana ubicados en el Cide soacha a cargo de la instructora Martha Rodríguez, para realizaran la respectiva calificación del evento académico, que se llevó a cabo el día 29 de julio de 2013 en las instalaciones del sena sede Sibate; se obtuvieron los siguientes datos en cuanto a Organización, Conocimientos manejados por los oradores, Frecuencia de asistencia a eventos, Comunicación por parte de los oradores, Servicio de los Organizadores y Observaciones del público:

Organización en general:

18 personas dijeron que la organización en general del evento fue: Excelente

10 personas dijeron que la organización en general del evento: fue Buena

1 persona dijo que la organización en general del evento fue: Regular

29p --- 100%18p ---- x %?18p x 100%_________ = 62% 29p

1 2 30

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

Series1Series2

4= Excelente; 3= Bueno; 2= Regular

Se llegó a la conclusión de que al 62% de la población le gusto la organización del evento académico.

Diferentes conocimientos manejados por los oradores:

4 personas opinan que fueron de Interés

12 personas opinan que fueron de Motivación al cambio

12 personas opinan que fueron Aplicables a diferentes situaciones de la vida

1 persona opinó que No le interesa

29p --- 100% 4p ---- x %?4p x 100%_________ = 14% 29p

29p --- 100%12p ---- x %?12p x 100%_________ = 41% 29p29p --- 100%1p ---- x %?1p x 100%_________ = 3% 29p

1234

Se llegó a la conclusión de que al 82% de la población objeto de estudio, los motivaron al cambio en diferentes situaciones de la vida con los conocimientos aprendidos.

Frecuencia de asistencia a eventos:

5 personas dijeron que Nunca5 personas dijeron que Frecuentemente15 personas dijeron que Casi-nunca

29p --- 100%5p ---- x %?5p x 100%_________ = 17% 29p29p --- 100%19p ---- x %?19p x 100%_________ = 65,5 aproximado 66% 29p

1 2 30

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

Series1Series2

Se llegó a la conclusión de que al 66% de la población Casi-Nunca asisten a un evento de cualquier índole.

Comunicación por parte de los oradores:

14 personas opinaron que la comunicación fue Comprensible15 personas opinaron que la comunicación fue Asertiva

29p --- 100%14p ---- x %?14p x 100%_________ = 48% 29p

29p --- 100%15p ---- x %?15p x 100%_________ = 51,7 aproximado a 52% 29p

12

15personas= 52%; 14 personas= 48%

Se llegó a la conclusión de que al 52% de la población mantuvo comunicación asertiva con los Oradores.

Servicio brindado por parte de los organizadores:

23 personas dijeron que el servicio fue excelente

6 personas dijeron que el servicio fue pertinente

29p --- 100%23p ---- x %?23p x 100%_________ = 79% 29p29p --- 100%6p ---- x %?6p x 100%_________ = 21% 29p

12

Se llegó a la conclusión de que el 79% de la población se sintió amablemente atendido.

Observaciones del Público:

6 personas opinaron que fuese más dinámico8 personas opinaron que todo estaba excelente8 personas no tienen opinión4 personas opinaron que los eventos duren más3 personas dijeron que debe haber más oradores

29p --- 100%6p ---- x %?6p x 100%_________ = 21% 29p29p --- 100%8p ---- x %?8p x 100%_________ =28%29p29p --- 100%4p ---- x %?4p x 100%_________ = 14% 29p29p --- 100%3p ---- x %?3p x 100%_________ = 10% 29p

12345

Se llegó a la conclusión que del 100% de la población, el 21% quiere algo más dinámico; un 28% estima que todo es Excelente; otro 28% no tienen opinión; el 14% opinan que los eventos tienen que durar más y un 10% dice que haya más Oradores

CONCLUCIONES

Cada uno de los integrantes del titulado en gestión administrativa, comprende, analiza, ejecuta y explica cada resultado de aprendizaje adquirido en el ambiente de formación lo cual puede ser verificado en el anterior informe.

Los aprendices del tecnólogo en gestión administrativa después de esta actividad adquieren todas las capacidades de conocimiento, físicas y mentales para realizar la planeación, organización y ejecución de cualquier tipo de evento.

La aplicación de los resultados de aprendizaje nos trae beneficios que podrán ser demostrados en el campo laboral.

13. Anexos

Evidencia de la realización del evento académico.

COTIZACIONES Y FACTURAS

LISTADO DE ASISTENCIA DE INVITADOS

LISTADO DE VERIFICACION DE LA ENTREGA DE REFRIGERIOS

FOTOGRAFIAS