EVALUACIÓN A LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES Y LA LEGALIDAD DE LAS SOLICITUDES REALIZADAS POR LA SECRETARÍA DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA PERIODO 2012 Y 2013, A LA EMPRESA DE DESARROLLO URBANO – EDU.

SECRETARÍA DE EVALUACIÓN Y CONTROLMUNICIPIO DE MEDELLÍN

MARZO DE 2014

6. Verificar el cumplimiento del procedimiento establecido en Alcaldía y la EDU.

5. Verificar y analizar la calidad de los soportes y las sustentaciones de las decisiones tomadas en los diferentes Comités de la Alcaldía de Medellín y la EDU.

2. Determinar si los 68 predios solicitados por la Secretaría de Infraestructura Física a la Empresa de Desarrollo Urbano – EDU (Solicitados directamente por el Secretario de Infraestructura), estaban inicialmente priorizados en el polígono que delimita el área a intervenir, en caso contrario, analizar los soportes que justificaron su inclusión.

1. Verificar las etapas del proceso contractual y la gestión de los proyectos con adquisición de predios, solicitados a la EDU y a la Unidad Adquisición Bienes Inmuebles.

4. Revisar y analizar los informes de interventoría de los contratos interadministrativos de administración delegada suscritos con la EDU. Así mismo, los informes de supervisión de los contratos.

3. Evaluar la gestión del riesgo del procedimiento Adquisición de Bienes Inmuebles.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

ALCANCELa Gestión administrativa de la Alcaldía de Medellín para la adquisición de predios, en especial los 68 solicitados por la Secretaría de Infraestructura Física, durante el período 2012 – 2013 a la Empresa de Desarrollo Urbano – EDU y el cumplimiento del procedimiento establecido en las normas nacionales y locales.

ASPECTOS EN LOS QUE SE ENFOCO LA AUDITORIA

1. La solicitud especial de la Secretaría de Infraestructura Física de la adquisición de 68 predios a través de los contratos Nos.4600040593 y 460003336 de 2012, suscritos con la Empresa de Desarrollo Urbano –EDU, que no siguieron el procedimiento de solicitud ante servicios administrativos.

2. El procedimiento de Adquisición de Bienes Inmuebles, autorizado por los Decretos Municipales de Delegación No.0395 de 2011, en la Empresa de Desarrollo Urbano – EDU y el Decreto No.1660 del 23 de septiembre de 2010, en la Secretaría de Hacienda, el cual posteriormente fue derogado por el Decreto No.0903 de 2013, dejando este en la Secretaría de Servicios Administrativos. 3. La gestión del riesgo al procedimiento de adquisición de bienes inmuebles de la Alcaldía y como proveedor de entradas, el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios.

4. Las etapas precontractual y contractual que dieron materialidad a los contratos celebrados en el lapso estipulado, años 2012 – 2013, con la Empresa de Desarrollo Urbano – EDU.

RESULTADOS DE LA AUDITORIA

Revisión de 17 expedientes de negociación en ambas entidades, de acuerdo con las normas nacionales y los listados de chequeo

Entidad que realiza la negociación

Insumos del proceso “Adquisición de bienes y servicios”

Unidad Adquisición Bienes Inmuebles – Sec. Servic. Admi.

- La etapa preparatoria, en cumplimiento artículo 87 ley 1474 de 2011 Modifica el numeral 12 del artículo 25 de la ley 80/93.- Circular No.201000122852 de 2010 (Proced. solicitud predios)

Empresa de Desarrollo Urbano - EDU

Las etapas precontractual o preparatoria y la contractual, además nombramiento de la supervisión.

Observaciones:1. Los procedimientos establecidos para la negociación de predios, tanto en la Unidad de Adquisición Bienes Inmuebles, como en la Empresa de Desarrollo Urbano –EDU, se ajustan a las normas nacionales y las directrices internas de cada entidad, incluso se tienen listados de chequeo similares (Ley 9ª de 1989, Ley 388 de 1997, Decreto municipal 0543 de 2013).

2. La Alcaldía de Medellín tiene unificados los criterios para la solicitud de adquisición de bienes inmuebles a través de la Secretaría de Servicios Administrativos. No obstante, el Secretario de Infraestructura Física realizó la solicitud de adquisición de 68 predios, en el período 2012–2013, sin evidenciarse el cumplimiento de lo establecido en la Circular 201000122852 de abril/2010, numerales 1° al 3°.

3. Sin embargo, confrontados los 68 predios solicitados directamente por el Secretario de Infraestructura Física contra los planos de los proyectos que conforman los contratos interadministrativos Nos.4600040593 y 4600043336 de 2012, se pudo evidenciar que estos se encuentran dentro del polígono trazado por la Secretaría responsable de los proyectos.

Observaciones:

4. El Municipio de Medellín, cuenta con dos (2) decretos de delegación para la adquisición de bienes inmuebles, uno para la Empresa de Desarrollo Urbano EDU y otro para la Secretaría de Servicios Administrativos, pero no se evidencia la existencia de directrices y criterios claros (tipo de proyectos, recursos o destinación del bien) sobre la decisión de qué predios debe adquirir cada una de las entidades delegadas, lo que ha generado el riesgo de que los Secretarios de Despacho puedan requerir predios sin la autorización de la Secretaría de Servicios Administrativos.

5. Cuando la negociación de los predios esta a cargo de la EDU, los estudios previos que se estructuran y la modalidad de contratación que se celebra (directa), se hace con justificaciones basadas en la norma y no en estudios técnicos de mercado que permitan evidenciar la conveniencia de dicha contratación, sumado a una redacción general de las responsabilidades de las partes en los contratos y la falta de protocolos en la comunicación para la toma de decisiones, en consecuencia, generando una informalidad en la etapa post contractual que posibilita la materialización de riesgos como presiones indebidas, fraude e incumplimiento.

6. Los documentos como: el inventario predial inicial, el diagnóstico socio económico, los avances de las negociaciones y los informes de interventoría, que son trascendentales para la toma de decisiones, se encontraban en los puestos de trabajo de los funcionarios de la EDU, encargados de cada actividad dentro del procedimiento de adquisición de bienes inmuebles. Este manejo de la información, evidencia falta de control y posibles incumplimientos a la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.

Observaciones:

7. En las carpetas de los contratos no se evidenció informes de la interventoría.

8. En los informes de supervisión se evidenció una redacción general, dedicada a corroborar los datos suministrados en los avances físicos y financieros de los contratos, relacionados en las fichas que tiene estandarizadas la EDU para todos los contratos, sin pronunciarse de manera amplia y contundente sobre el cumplimiento en las prioridades establecidas en los semáforos de adquisición de predios que establece el Municipio de Medellín, de acuerdo con las necesidades de inicio de las obras de los proyectos; los tiempos de negociación; la pertinencia de las decisiones tomadas por las partes y el avance físico y financiero.

9. Se evidenció que los supervisores asignados para realizar el seguimiento de estos contratos ejecutan múltiples actividades y descargan la responsabilidad delegada en equipos de apoyo a la supervisión, los que a su vez, tienen funciones de adquisición de predios para otros proyectos de inversión, lo que dificulta realizar la supervisión acertadamente tal como lo exige la Ley 1474 de julio 12 de 2011, cuyo fin principal es la de “proteger la moral administrativa, prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar la transparencia de la actividad contractual”.

Observaciones:

10. Se evidenció que los riesgos se encuentran tratados solo a nivel del proceso de “Adquisición de Bienes y Servicios”, siendo los riesgos del proceso: corrupción, demora e incumplimiento. Sin embargo el equipo auditor, de acuerdo con los resultados de las pruebas realizadas, recomienda la inclusión de los riesgos denominados presiones indebidas, fraude, celebración indebida de contratos y pérdida, describiendo esta última como la posibilidad de daño y pérdida de la información que hace parte de los contratos y las negociaciones de predios.

11. También se evidenció que en ninguna de las dos instituciones se tienen identificados, documentados y tratados los riesgos a nivel del procedimiento de adquisición de bienes inmuebles, cuando a través de él se invierten importantes recursos de inversión y se encuentra reglamentado desde la norma nacional y local. Esta es una tarea que deberán iniciar ambas entidades, porque siendo el mismo procedimiento de negociación de predios, la dinámica operativa, la toma de decisiones y el sistema de contratación son distintos, lo que genera riesgos diferentes

Recomendaciones:

1. En lo que respecta al contenido de la solicitud de adquisición de predios, esta debe dirigirse al Secretario de Servicios Administrativos por el Secretario de Despacho responsable del proyecto, con el aval del Vicealcalde respectivo. Además, los documentos soporte deben ser revisados por un Comité de Adquisición de Predios, el cual debe pronunciarse expresamente en el acta respectiva, sobre su validez y la sustentación de la conveniencia de dicha adquisición. Lo anterior, debe cumplirse de igual manera con el Comité Asesor y Evaluador y el Comité de Orientación y Seguimiento, cuando la adquisición sea a través de contratos con la EDU.

2. La Secretaría responsable del proyecto debe anexar además de los documentos establecidos en la solicitud, planos actualizados sobre el polígono de intervención para la adquisición de predios, acompañado de un informe de la Unidad de Cartografía, de la Subdirección de Catastro del Departamento Administrativo de Planeación, con los siguientes datos: Nomenclatura de los predios, COBAMAS, áreas, usos y normas del suelo, propietarios, poseedores y número de matrícula.

3. Tomar una decisión sobre los decretos de delegación, estableciendo parámetros para determinar qué tipo de proyectos se contrata con la Empresa de Desarrollo Urbano- EDU y qué debe gestionarse directamente a través de la Unidad Adquisición Bienes Inmuebles.

Recomendaciones:

6. El Municipio de Medellín, en busca de realizar un control a la valoración de los inmuebles objeto de adquisición, podría contemplar en el contrato interadministrativo una cláusula que estipule una revisión aleatoria por parte de la Dirección de Planeación Administrativa, a través de la Subdirección de Catastro, a los avalúos y la metodología aplicada. Lo anterior, como un apoyo a la supervisión.

4. Establecer controles efectivos de revisión en cada etapa de viabilización de los proyectos o del proceso contractual, soportados en actas, donde se redacten expresamente los resultados y recomendaciones sobre dichas revisiones y la conveniencia de continuar con las siguientes etapas o actividades.

5. Establecer responsabilidades y productos claros por parte de la Secretaría General con el apoyo de la Unidad Adquisición Bienes Inmuebles, las cuales deben plasmarse en los contratos de adquisición de predios que se celebren con la EDU. También analizar la conveniencia de incluir en los contratos la metodología para el avalúo de los predios que debe aplicar la empresa avaluadora, contratada por la EDU.

Recomendaciones:

9. Teniendo en cuenta todas las observaciones realizadas en la auditoría y en especial, las fallas en la planeación, la informalidad de las actuaciones y decisiones por parte del Municipio y de la EDU, el equipo auditor recomienda que la Dirección de Control Interno de esta última, realice una auditoría especial a los avalúos y los tiempos de negociación de los predios de estos proyectos.

7. Verificar los perfiles y actividades de los servidores a los cuales se les delega la supervisión de los contratos y exigir una mayor interacción con los equipos de apoyo, la cual debe evidenciarse en los documentos donde se plasman los análisis técnicos, financieros y administrativos, soporte de las recomendaciones que deban realizarse a los Secretarios responsables de los proyectos, y las exigencias de cumplimiento de actividades, tiempos e informes que son responsabilidad de la EDU.

8. La Resolución de Urgencia para la adquisición de bienes inmuebles debe describir en forma precisa el número y la identificación de los inmuebles que corresponden al proyecto, en caso de expropiación por vía administrativa, minimizando así el riesgo de expropiar predios sin el debido proceso de enajenación voluntaria o que no están incluidos en el respectivo proyecto.