etapas en la gestion de las comunicaciones en la entidad febrero 2011
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ETAPAS EN LA GESTION DE LAS COMUNICACIONES EN LA ENTIDAD
FEBRERO 2011
1. INGRESO DE RADICADOS
2. DISTRIBUCIÓN DE RADICADOS.
3. RECEPCIÓN de radicados de ventanilla por parte del Jefe de sección.
4. ASIGNACIÓN de radicados al funcionario de la dependencia.
5. GESTIÓN DE LOS RADICADOS ASIGNADOS (REASIGNAR, ARCHIVAR o RESPONDER) Adicionalmente, comunicaciones internas o nuevas comunicaciones externas.
6. ENVÍO de Comunicaciones salientes, al Jefe de Sección. 7. RECOLECCIÓN de comunicaciones salientes (Opcional).
8. ENVÍO de comunicaciones salientes.
A continuación se muestra el proceso, paso a paso según las ETAPAS antes mencionados:
Etapas en el proceso de Ventanilla Única
VENTANILLA UNICA
DIGITADOR
COMUNICACIÓN
ETAPA 1. RADICACION
COMUNICACIÓNCON STICKER
STICKER
Etapas en el proceso de Ventanilla Única
VENTANILLA UNICA
DEPENDENCIAS
DIGITADOR
COMUNICACIÓN
ETAPA 1. RADICACION
COMUNICACIÓNCON STICKER
STICKER
ADMINISTRADOR VENTANILLA
ETAPA 2. DISTRIBUCION
Etapas en el proceso de Ventanilla Única
VENTANILLA UNICACOORDINADOR
DE DEPENDENCIA
DEPENDENCIAS
DIGITADOR
COMUNICACIÓN
ETAPA 1. RADICACION
ETAPA 2. DISTRIBUCION
ETAPA 3. RECEPCION
COMUNICACIÓNCON STICKER
STICKER
ADMINISTRADOR VENTANILLA
Etapas en el proceso de Ventanilla Única
VENTANILLA UNICA
FUNCIONARIOS
DEPENDENCIAS
USUARIOS
DIGITADOR
COMUNICACIÓN
ETAPA 1. RADICACION
ETAPA 2. DISTRIBUCION
ETAPA 4. ASIGNACION
ETAPA 3. RECEPCION
COMUNICACIÓNCON STICKER
STICKER
ADMINISTRADOR VENTANILLA
COORDINADOR DE DEPENDENCIA
ASIGNACION DIRECTA
Etapas en el proceso de Ventanilla Única
VENTANILLA UNICA
FUNCIONARIOS
DEPENDENCIAS
USUARIOS
DIGITADOR
ARCHIVAR REASIGNAR RESPONDER
COMUNICACIÓN
ETAPA 1. RADICACION
ETAPA 2. DISTRIBUCION
ETAPA 4. ASIGNACION
ETAPA 3. RECEPCION
ETAPA 5 GESTION DE COMUNICACIONES
COMUNICACIÓNCON STICKER
STICKER
ADMINISTRADOR VENTANILLA
COORDINADOR DE DEPENDENCIA
ASIGNACION DIRECTA
Etapas en el proceso de Ventanilla Única
VENTANILLA UNICA
FUNCIONARIOS
DEPENDENCIAS
USUARIOS
DIGITADOR
ARCHIVAR REASIGNAR RESPONDER
COMUNICACIÓN
ETAPA 1. RADICACION
ETAPA 2. DISTRIBUCION
ETAPA 4. ASIGNACION
ETAPA 3. RECEPCION
ETAPA 5 GESTION DE COMUNICACIONES
COMUNICACIÓNCON STICKER
STICKER
ADMINISTRADOR VENTANILLA
COORDINADOR DE DEPENDENCIA
ASIGNACION DIRECTA
Etapas en el proceso de Ventanilla Única
VENTANILLA UNICA
FUNCIONARIOS
DEPENDENCIAS
USUARIOS
DIGITADOR
ARCHIVAR REASIGNAR RESPONDER
COMUNICACIÓN
ETAPA 1. RADICACION
ETAPA 2. DISTRIBUCION
ETAPA 4. ASIGNACION
ETAPA 3. RECEPCION
ETAPA 5 GESTION DE COMUNICACIONES
ETAPA
6
ENVIÓ
A
VENTANILLA
COMUNICACIÓNCON STICKER
STICKER
ADMINISTRADOR VENTANILLA
COORDINADOR DE DEPENDENCIA
ASIGNACION DIRECTA
Etapas en el proceso de Ventanilla Única
VENTANILLA UNICA
FUNCIONARIOS
DEPENDENCIAS
USUARIOS
DIGITADOR
ARCHIVAR REASIGNAR RESPONDER
ETAPA 7. RECOLECCION
COMUNICACIÓN
ETAPA 1. RADICACION
ETAPA 2. DISTRIBUCION
ETAPA 4. ASIGNACION
ETAPA 3. RECEPCION
ETAPA 5 GESTION DE COMUNICACIONES
ETAPA
6
ENVIÓ
A
VENTANILLA
AUXILIAR
COMUNICACIÓNCON STICKER
STICKER
ADMINISTRADOR VENTANILLA
COORDINADOR DE DEPENDENCIA
ASIGNACION DIRECTA
Etapas en el proceso de Ventanilla Única
VENTANILLA UNICA
FUNCIONARIOS
DEPENDENCIAS
USUARIOS
DIGITADOR
ARCHIVAR REASIGNAR RESPONDER
ETAPA 7. RECOLECCION
COMUNICACIÓN
ETAPA 1. RADICACION
ETAPA 2. DISTRIBUCION
ETAPA 4. ASIGNACION
ETAPA 3. RECEPCION
ETAPA 5 GESTION DE COMUNICACIONES
ETAPA
6
ENVIÓ
A
VENTANILLA
AUXILIAR
COMUNICACIÓNCON STICKER
STICKER
ETAPA 8. ENVIO
ADMINISTRADOR VENTANILLA
COORDINADOR DE DEPENDENCIA
ASIGNACION DIRECTA
EN CONCLUSION
El proceso nace con el INGRESO DEL RADICADO por parte de la ventanilla Única al sistema.
Posteriormente el administrador de la ventanilla después de la revisión física de los radicados procederá a la DISTRIBUCIÓN DE RADICADOS.
El funcionario designado en cada Dependencia (o piso), realiza entonces la RECEPCIÓN DE RADICADOS DE VENTANILLA tanto en físico como en el sistema.
Procederá a su ASIGNACIÓN al funcionario de la dependencia.
Este funcionario podrá REASIGNAR, ARCHIVAR o RESPONDER el radicado asignado. De haber seleccionar la alternativa de RESPONDER, una vez proyecte la respuesta, esta será guardada y se podrá ENVIAR la respuesta al coordinador o directamente a la Ventanilla.
Adicionalmente, se pueden generar comunicaciones internas o nuevas comunicaciones desde la entidad al exterior, el funcionario, y una vez proyectadas ENVIA la COMUNICACIÓN al coordinador o directamente a la Ventanilla Única. A fin de agilizar el envío de comunicaciones, se implemento el proceso de RECOLECCIÓN.
Finalizando el proceso con el ENVÍO respectivo de la correspondencia, por parte de la ventanilla única.