PRESENTADO POR:

MARÍA DEL MAR ECHEVERRY BURITICÁ

SANDRA PAOLA LÓPEZ VARGAS

GRUPO No. 3

ACTIVIDAD FINAL

«ETAPAS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL»

MARÍA DEL MAR ECHEVERRY BURITICÁ

SANDRA PAOLA LÓPEZ VARGAS

GRUPO No. 3

Profesor:

JAIRO HERNÁN DÍAZ ARIAS

Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y

ARCHIVÍSTICA

ARMENIA-QUINDÍO

22 DE NOVIEMBRE DE 2014

En desarrollo de la Ley 594 de 2000 ydel Decreto 2609 de 2012, el PGD es undocumento estratégico de la gestióndocumental, en el cual se estable parala entidad las estrategias que permitana corto, mediano y largo plazo: laimplementación y el mejoramiento dela prestación de servicios, desarrollo delos procedimientos y laimplementación de programasespecíficos del proceso de gestióndocumental.

Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar lossiguientes aspectos:

ADMINISTRATIVOS: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de lagestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación detrámites y la eficiencia de la administración.

ECONÓMICOS: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de lagestión de documentos, como la reducción de costos derivados de laconservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursosdestinados para la gestión documental.

ARCHIVÍSTICOS: Considerados la base del programa; se refieren a losconsignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión dedocumentos. Éstos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital deldocumento, el principio de procedencia y el principio de orden original.

Es la primera fase del Programa de GestiónDocumental – PGD, comprende el conjuntode actividades encaminadas a laplaneación, generación y valoración de losdocumentos de la entidad, encumplimiento con el contextoadministrativo, legal, funcional y técnico.Comprende la creación y diseño de formas,formularios y documentos, análisis deprocesos, análisis diplomático y su registroen el sistema de gestión documental.

Fuente: http://elblogdeladmo.blogspot.com/2012/05/planeacion-es-la-primera-funcion-del.html

REQUISITOS TÉCNICOS: Se refieren a las condiciones o instrumentostécnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos,con compilación de formas o formatos regulados, manual de funciones ytablas de retención documental, tablas de valoración documental, adopciónde normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en lasdiferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia.

REQUISITOS ADMINISTRATIVOS: Hacen relación a la necesidad de integrarel programa de gestión documental (PGD) con todas las funcionesadministrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, conlos aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso laentidad.

Facilita la implementación del PGD de manera efectiva, permite laidentificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis ydeterminación de los requerimientos de información, mantenimiento,evaluación y documentación del programa, contribuye a la creación de planesde mejoramiento y planes de contingencia.

Ejemplo: La planeación se lleva a cabo en la elaboración de las TRD,estableciendo las series y subseries documentales que tramita y administracada dependencia. A continuación se mostrará una TRD elaborada por elSENA, regional Norte de Santander:

Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme aldesarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

En esta etapa se orientan los formatos que son de uso común a la administración, que pueden seradoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en losmanuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas.

Creación y diseño de documentos.

Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores detexto).

Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discosópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).

Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.

Instructivos para el diligenciamiento de formularios.

Determinación de uso y finalidad de los documentos.

Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad,características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.

Adecuado uso de la reprografía.

Permite la identificación de dependencias productoras de documentos, contribuyea la definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formulariosregulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD.Controla las directrices relacionadas con el número de copias y con la producción denuevos documentos. Determina la periodicidad de la producción documental.

Ejemplos de aplicación:

Actas

Memorandos

Circulares

Historias laborales

Documentos contables

Historias clínicas

Historias académicas

HISTORIAS LABORALES, EMPRESA GASES DE OCCIDENTE

HISTORIA LABORAL : es la unidad documentalque comprende la hoja de vida y losdocumentos soportes de educación y cursosen general, los certificados laborales, lascalificaciones de servicio para los cargos decarrera del sector público y todos aquellosdocumentos que incidieren en el desempeñolaboral de la persona. Siendo éstos unosdocumentos de suma importancia para lapropia administración y, por consiguiente,para el funcionario activo o el desvinculadode la institución, requieren ser archivados,conservados, organizados y mantenidos conposibilidad de acceder a la informacióncontenida en ellos durante muchos años.

ACTA DE PREACUERDO ELABORADA POR LA EMPRESA NISSAN MOTOR

IBÉRICA, S.A.

HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL

Algunas empresas contratan directamente a médicos para el servicio de saludocupacional, en éste caso, estos médicos están obligados a mantener en reservala Historia Clínica Ocupacional, pues es del trabajador y no de la empresa.

COMPROBANTE BANCARIO

Es el curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimientode su función administrativa.

En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto dedocumentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran susrespectivas series documentales.

De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta lostiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.

Permite mejorar los procesos de recepción de solicitud o trámite, mediante laconfrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite,identificación del trámite, determinación de competencia, según funciones de lasdependencias y la definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

Esta etapa permite ejercer un mayor control de los trámites a que haya lugar con laproducción de documentos hasta la culminación del asunto.

Ejemplo: Ventanilla Única o Aduana Digital de la empresa COIMPORTEX, allí seevidencia el trámite de la documentación que ingresa a esta empresa,especializadas con 20 años de experiencia en operaciones de comercio exterior.

La Ventanilla Única tiene como objetivo agilizar y simplificar los flujos deinformación, permitiendo a los agentes de comercio exterior realizar, a través deun solo punto de entrada electrónico, todos los trámites de importación,exportación y tránsito de mercancías, teniendo interconexión con las ventanillasprivadas que acelere la documentación de dependencias privadas comotransacciones comerciales.

Es el conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentosde una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.

El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende losprocesos archivísticos de:

1. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecenlas series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdocon la estructura orgánico-funcional de la entidad”.

Se encarga de:

Identificación de unidades administrativas y funcionales.

Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia.

Conformación de series y subseries documentales.

Identificación de tipos documentales de la tabla de retención y/o valoración y de losdocumentos de apoyo.

Control en el tratamiento y organización de los documentos.

2. ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas seriesen el orden previamente acordado.

Se encarga de:

• Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales.

• Conformación y apertura de expedientes.

• Determinación de los sistemas de ordenación.

• Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos.

• Foliación.

3. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de susagrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o lainvestigación (GRGA).

Se encarga de:

Análisis de información y extracción de contenidos.

Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices.

Actualización permanente de instrumentos.

ENTONCES

CLASIFICACIÓN ORDENACIÓN DESCRIPCIÓN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Fondo Sección Subsección Serie Subserie Unidad

documental

Alfabética Numérica Mixta

Guías Catálogos Índices Inventario

La organización de los documentos permite una rápida identificación de losexpedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas,contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicarlos documentos para su consulta, transferencia o disposición final. Ademáspermite elaborar inventarios documentales, gestionar la organización y entregade transferencias documentales y la aplicación de la disposición final de las TRDy/o TVD.

Ejemplo: en un expediente de una investigación disciplinaria el orden originalsería: denuncia, resolución de apertura de la investigación, descargos,documentos probatorios y fallo.

La organización se completacon la ordenación a nivel deseries y subseries aplicandoun sistema alfabético,numérico o mixto. Losexpedientes deinvestigaciones disciplinariasse pueden ordenar a nivel dela serie alfabéticamente onuméricamente atendiendo alorden cronológico en que seoriginaron.

ARCHIVO UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, SEDE PALMIRA

Es la remisión de los documentos del archivo de gestiónal central y de este al Histórico de conformidad con lasTablas de Retención Documental adoptadas".

Es el procedimiento mediante el cual se hace el trasladocontrolado de los documentos.

Los objetivos principales son:

Optimizar el aprovechamiento del espacio, evitandola aglomeración de documentos en las oficinas ydescargándolas de aquellos cuyo uso es pocofrecuente.

Traspasar a un servicio especializado las funcionesde gestión, conservación (temporal o indefinida),acceso y consulta de los documentos

Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.

Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.

Asegura y facilita el control efectivo y ordenado de la documentación.

Soluciona a nivel físico y funcional, el problema de acumulación dedocumentos en las dependencias e instituciones productoras.

Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisionesadministrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.

Guardar definitivamente en las mejores condiciones de conservación.

Existe el Comité de Archivo en laentidad, el cual debeconformarse según lo estipuladoen el Articulo 4 del decreto 12de 1995 de la Junta Directiva delArchivo General de la Naciónque modifica la parte I delAcuerdo 07 de 1994.

Tablas de Retención Documentaldebidamente avaladas por elComité de Archivos de cadaentidad y aprobadas por elConsejo Directivo del ArchivoGeneral de la Nación, cuandosea del caso.

Preparación física de la documentación:

Limpieza de la documentación Eliminación del material metálico Identificación del material afectado por

biodeterioro Unidades de conservación y

almacenamiento Revisión y foliación Cajas Carpetas Amarre Embalaje

Archivo en trámite, archivo de concentración y archivo histórico; son las tres formas quetenemos de clasificar la documentación conforme va pasando el tiempo y suimportancia. Y todo ello lo podemos llevar a soporte digital haciendo más rápida surecuperación, asegurándonos de su perdurabilidad y haciéndolo más accesible paracompartir con otros departamentos.

Es la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con mirasa su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lodispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de ValoraciónDocumental.

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

LA CONSERVACIÓN TOTAL: Se aplica a aquellos documentos que tienenvalor permanente.

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Aplica para aquellos documentos quehan perdido sus valores primarios y secundarios.

SELECCIÓN DOCUMENTAL: Esta es utilizada con el fin de escoger unamuestra de documentos de carácter representativo, para suconservación permanente.

MICROFILMACIÓN: Técnica que permite fotografiar documentos yobtener pequeñas imágenes en película.

DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de informaciónque se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine,microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada porcomputador.

Preservación se define como el conjunto de principios políticas, medidas,planes y estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurarla estabilidad física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y dela integridad del objeto documental en todas sus dimensiones. Es decir, laaplicación de acciones y estándares antes de que ocurra una alteración odeterioro en el medio físico u ocurran cambios técnicos o tecnológicos en elmismo que impidan el acceso a su contenido.

Existen ocho estrategias primarias de conservación:

- Asignar claramente las responsabilidades de cada uno

- Adquirir la infraestructura técnica adecuada

- Implementar un plan de mantenimiento y actualización de sistemas

- Implementar un plan para migración periódica de registros

- Crear y mantener las condiciones apropiadas para el manejo y

almacenamiento de soportes físicos

- Mantener redundancia y respaldo regular de soportes físicos

- Implementar la seguridad informática dentro de los sistemas

- Contar con planes de recuperación en caso de desastres

Se aplica al documento electrónico de archivo y documentos digitales(independiente del formato) con su medio correspondiente en cualquier etapa de suciclo vital y de ella deriva la elaboración de un Plan de Preservación a Largo Plazo quetiene como finalidad garantizar la preservación de los documentos electrónicos dearchivo, manteniendo sus atributos tales como, unidad, integridad autenticidad,inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, precisión y suficiencia, para queéstos puedan constituirse en testimonio que dé cuenta del funcionamiento de lasentidades.

La terminología archivística define la valoración como la fase del tratamientoarchivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios ysecundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia,acceso y conservación o eliminación total o parcial de los documentos.

Facilitan el manejo de la documentación.

Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

Permiten a la administración prestar un servicio eficaz y eficiente.

Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención

estipulados.

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter

permanente.

Regulan la transferencias documentales en las diferentes fases del archivo.

Sirven de apoyo en la racionalización de los procesos administrativos.

Determinan cuáles son los documentos que han perdido interés o utilidad para la

administración.

Descongestionan los archivos de una masa documental que no tiene valor

secundario o histórico o cuya información se encuentra repetida en otros tipos

documentales.

Permiten el manejo integral de los documentos.

Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total.

Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

Identifican y reflejan las funciones institucionales.

Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.

Permite flujos ágiles de la información y facilita las transferencias de documentos

de un archivo a otro.

Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión

administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

Mediante la realización de este trabajo, podemos concluir que el desarrollo de estaasignatura deja una completa información y recursos de apoyo para nuestroaprendizaje, ya que cada una de las presentaciones realizadas por nuestroscompañeros de los grupos 3 y 4, nos permitieron reconocer la importancia quetiene elaborar e implementar un PGD en las entidades públicas y las privadas quedesempeñen funciones públicas, porque permite encaminar los archivos para quesean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantespara la cultura.

De igual manera, el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicacióndeberán observarse los principios y procesos archivísticos, facilita la recuperaciónde la información en forma rápida y oportuna.

La aplicación de cada una de las etapas presentadas en este video, facilitan lacreación de estrategias que permitan a corto, mediano y largo plazo, laimplementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de losprocedimientos y la aplicación de programas específicos del proceso de gestióndocumental.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN COLOMBIA. La Gestión documental en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión. [Consultado18 nov. 2014]. Disponible en <http://190.26.215.130/?idcategoria=7606>

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