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ESTUDIO PREVIOS DEFINITIVOS
ENTIDAD EPS´S CONVIDA
DEPENDENCIA QUE PROYECTA SUBGERENCIA TÉCNICA
DEPENDENCIA A LA QUE SE DIRIGE OFICINA ASESORA JURÍDICA
FECHA 22 DE JULIO DE 2016
1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD
Que de conformidad con los artículos 2, 48 y 49 de la Constitución Política, en consonancia con el artículo 5° de la Ley Estatutaria 1751 de 2015, corresponde al Estado garantizar el goce efectivo del derecho fundamental a la salud a todos los residentes en el territorio colombiano.
La EPS’S CONVIDA empresa Industrial y Comercial del sector descentralizado del orden Departamental tiene por misión ser una Empresa Promotora de Salud del Régimen Subsidiado que administra recursos de salud para garantizar la atención integral a la población afiliada, y tiene por objeto la prestación del servicio público esencial de la salud. La ley 100 de 1993 señala como uno de los fundamentos del servicio público de la salud en su numeral 3 del artículo 152 la protección integral, donde los integrantes del Sistema General de Seguridad Social en Salud deben brindar atención en salud integral a la población en sus fases de educación, información y fomento de la salud y la prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación, en cantidad, oportunidad, calidad y eficiencia de conformidad con lo previsto en el artículo 162 respecto del Plan Obligatorio de Salud. En el mismo sentido, el sistema debe establecer mecanismos de control a los servicios para garantizar a los usuarios calidad y una atención oportuna, personalizada, humanizada, integral, continua y de acuerdo con estándares aceptados en procedimientos y práctica profesional. La EPS’S CONVIDA debe administrar los recursos de la salud para garantizar la atención integral a la población afiliada en 116 municipios del departamento de Cundinamarca, donde cuenta con una población estimada de afiliados en régimen subsidiado. (Fuente: BDUA – Aplicativo OASIS).
Es importante señalar el comportamiento que ha tenido la EPS´S Convida en relación con el incremento por traslados de otras EPS de la población
PARA LA VIGENCIA
2015
1 de agosto recibió por liquidación de la EPS CAFAM 134.321 afiliados
35%
DE INCREMENTO
1 de septiembre por liquidación de la EPS
COLSUBSIDIO
50.461 afiliados
TOTAL
184.782
nuevos afiliados
PARA LA VIGENCIA
2016
1 de enero de 2016 por liquidación de CAPRECOM EPS 44.094 afiliados 7.8%%
DE INCREMENTO
PARA LA VIGENCIA
2015- 2016
TOTAL
134.321 afiliados
228.876 afiliado
43%
Por Aproximación
DE INCREMENTO
50.461 afiliados
44.094 afiliados
134321
50461
184782
0 50000 100000 150000 200000
EPS CAFAM
EPS COLSUBSIDIO
TOTAL
VIG
ENC
IA2
01
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TRASLADOS AFILIADOS
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El comportamiento anterior, se refleja la necesidad por parte de la Entidad incrementar la prestación de los servicios de salud y así garantizarlo, Por tal motivo no solo se incrementa la población sino el presupuesto para atender y garantizar el servicio.
Esta situación en la cual ha sido necesario por parte de la Entidad incrementar la prestación de los servicios de salud y así garantizarlo, Por tal motivo no solo se incrementa la población sino el presupuesto para atender y garantizar el servicio.
Para garantizar a la población su participación en el servicio público esencial de salud que permite el Sistema General de Seguridad Social en Salud, la EPS´S presta sus servicios a los afiliados al régimen subsidiado y a la población pobre y vulnerable sin asegurar, así como también garantiza a los afiliados la atención prioritaria. En consideración a que la salud es un servicio público esencial que debe cumplir con los mandatos legales establecidos en el Decreto 1011 de 2006, por el cual se define el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la atención de Salud del SGSSS y aplicando los principios generales del plan obligatorio de salud, atendiendo la racionalidad del gasto médico, propendiendo por la eficiencia y sostenibilidad económica, la complementariedad, la relación costo-efectividad, la participación, la competencia, la corresponsabilidad, la transparencia, la calidad, la pertinencia demográfica y la epidemiológica y la territorialidad de los servicios de salud que debe garantizar la EPS´S para dar cumplimiento al Plan Obligatorio de Salud Subsidiado Así mismo y en cumplimiento de las normas que regulan la contratación de servicios de salud y lo definido en el Acuerdo N°. 002 del 2016, Manual de Contratación de la EPS´S Convida, se presenta el estudio previo que fundamenta la necesidad de adelantar el presente proceso contractual para el suministro y dispensación de medicamentos a los afiliados de la EPS´S Convida, con sujeción a los atributos de calidad del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud (SOGCS).
0 50000 100000 150000 200000 250000
1 228876
VIGENCIA 2016
35%
7,8%
43%
CONSOLIDADO VIGENCIA 2015 EPSCAFAM
VIGENCIA 2015 EPSCOLSUBSIDIO
VIGENCIA 2016 EPSCAPRECOM
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La Subgerencia Técnica, tiene el deber, como área misional de la EPS´S, de realizar el proceso de la contratación de los servicios de salud y asegurar su prestación a los afiliados, incluyendo el suministro de medicamentos dentro de los más altos criterios de calidad, para lo cual se adelanta el presente estudio como parte del proceso precontractual teniendo en cuenta la normatividad legal vigente. Teniendo en cuenta la demanda de la prestación del servicio de salud, el plan de adquisiciones de bienes y servicios y las existencias actuales de medicamentos y dispositivos médicos, éstos resultan insuficientes para garantizar adecuadamente la prestación del servicio, por lo que se hace necesario adquirir dichos insumos. De conformidad con lo anterior, se parte de las siguientes premisas:
a) La EPS´S para garantizar la adecuada prestación del servicio requiere adquisición de medicamentos e insumos objeto del presente contrato según listado Anexo No. 1.
b) Que el sistema de dispensación es el medio más adecuado y oportuno, debido a que permite periódicamente el suministro real de medicamentos necesario para la prestación del servicio.
c) Que el suministro por este sistema tiene carácter permanente y por lo tanto es necesario la realización de un proceso de selección que permita suscribir un contrato y contratar a precios unitarios fijos en modalidad de evento, que generen ventajas económicas para la EPS´S.
d) Por lo tanto se hace necesario realizar la contratación del suministrar, distribuir y/o dispensar medicamentos con el fin de disponer de cantidades necesarias para la prestación del servicio. La EPS´S requiere el suministro de medicamentos y dispositivos médicos para garantizar el funcionamiento de los servicios médico asistenciales para los diferentes usuarios afiliados a las EPS´S del régimen subsidiado; y usuarios dentro de los diferentes convenios que suscriba la entidad para prestación de servicios de salud.
El establecimiento farmacéutico es definido en la norma como "El establecimiento dedicado a la producción, almacenamiento, distribución, comercialización, dispensación, control aseguramiento de la calidad de los medicamentos, dispositivos médicos o de las materias primas necesarias para su elaboración y demás productos autorizados por ley para su comercialización en dicho establecimiento", los tipos de establecimientos farmacéuticos reconocidos en el territorio nacional en la normatividad, son agrupados como mayoristas y minoristas. Por otra parte está la posibilidad que cualquiera de los establecimientos farmacéuticos, entidad o persona pueden desarrollar una o más actividades y/o procesos propios del servicio Farmacéuticos (SF) En este escenario surgieron como nuevos actores en el sector salud, empresas intermediarias de la gestión de servicios farmacéuticos, que han recibido diferentes denominaciones, entre ellas operadores logísticos, administradoras de beneficios farmacéuticos y distribuidores especializados, las que se encargaron de las etapas de la cadena del medicamento que van desde la compra al laboratorio productor, el almacenamiento, distribución, hasta la entrega al paciente y el seguimiento al uso de producto por parte del usuario. Los Operadores logísticos (Ol) y/o Empresas de Gestión de Servicios Farmacéuticos, son establecimientos farmacéuticos dedicados principalmente a la distribución y entrega de medicamentos a los pacientes, ya sea administrando servicios farmacéuticos de IPS o puntos de entrega ambulatoria propios del operador. Además pueden tener en algunos casos venta de productos al público. Teniendo en cuenta que existe una regulación del precio de los medicamentos dada por el Ministerio de Salud y Protección para medicamentos de alto valor comercial, bajo diferentes resoluciones y/o circulares emitidas por la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos y Dispositivos Médicos o quien haga sus veces, como la actual Resolución 0718 de 2015 (Por la cual se autoriza el ajuste por IPC para los precios de los medicamentos regulados en las Circulares 04, 05 y 07 de 2013 y 01 de 2014 y Circular 01 de 2016, de la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos y Dispositivos Médicos), emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social, según facultad dada en la ley estatutaria 1751 de 2015. El suministro de medicamentos y Dispositivos médicos está incluido en la prestación del servicio integral de servicios de salud, y la adquisición de estos, y su dispensación en excelentes condiciones de calidad, de manera oportuna y continua, siendo indispensables para garantizar un tratamiento adecuado y efectivo al paciente En este orden de ideas es necesario enunciar que todos los pacientes en proceso de tratamiento necesitan dentro del protocolo de intervención el adecuado manejo farmacológico sin interrupción, que no sólo brinde
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mejoría de sus cuadros clínicos, sino adicionalmente prevenga recaídas y la presentación de complicaciones que afecten la integridad del paciente y de su entorno traduciéndose en un mayor costo para el Estado. En este entendido los beneficios que ha considerado CONVIDA EPS´S de contratar el suministro y dispensación de medicamentos, se pueden resumir así:
1. Generar controles adicionales dirigidos a conseguir la mayor efectividad con los recursos invertidos. 2. Mejorar los procesos internos asistenciales y brinde mayor oportunidad en la entrega de los
medicamentos. 3. Fortalecimiento en la calidad de los medicamentos suministrados 4. Mayor control en la detección de usuarios que intentan reclamar medicamentos en forma ilegal
(intentos de fraude) o doble reclamación (multireclamación), situación para lo cual el operador logístico se convierte en un aliado estratégico en el seguimiento, informe y control de medicamentos.
5. Información con el mayor grado de veracidad, confiabilidad y oportunidad para la toma de decisiones preventivas y correctivas.
6. Mayor satisfacción al usuario. Considerando lo anterior y comprendiendo que para la EPS´S CONVIDA es conveniente, necesario y oportuno en virtud que no cuenta con las herramientas necesarias ni los recursos técnicos, logísticos y humanos que se requiere para la entrega de medicamentos, por la modalidad de distribución y dispensación es imperante la adquisición de los mismos a través de un operador logístico que garantice su entrega, que genere información veraz que permita el control y seguimiento en la entrega de los mismos cumpliendo los estándares de calidad esperados y normados, se decide contratar un tercero para que realice esta actividad en cada uno de los municipios del departamento de Cundinamarca.
2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES ESENCIALES Y LA IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR
2.1. Objeto: CONTRATAR EL SUMINISTRO, DISTRIBCIÓN Y/O DISPENSACIÓN MEDICAMENTOS AMBULATORIOS, INSUMOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS PARA LA ATENCIÓN A LA POBLACIÓN AFILIADA AL RÉGIMEN SUBSIDIADO, INCLUIDOS EN EL PLAN DE BENEFICIOS, A LA POBLACIÓN RESIDENTE EN EL ÁREA DE INFLUENCIA DE LA JURISDICCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA, MEDIANTE LA MODALIDAD DE PAGO POR EVENTO 2.1.2. Alcance: La entrega deberá hacerse directamente al paciente en el lugar donde lo requiera, en todo caso el proveedor deberá hacer la cobertura a todos los 116 Municipios del Departamento de Cundinamarca, e incurrirá en los costos de transporte para su entrega. Además deberá contar con al menos un punto de dispensación en la ciudad de Bogotá, para aquellos casos de usuarios residentes en la ciudad de manera temporal por razones de su condición médica. Con el Suministro, la distribución y/o dispensación de los medicamentos ambulatorios, insumos y dispositivos médicos para la atención a la población afiliada al Régimen Subsidiado que requieran medicamentos y tecnologías incluidos en el plan de beneficios, a la población residente en el área de influencia de los 116 municipios de la jurisdicción del Departamento de Cundinamarca, se contribuye a mejorar la atención en salud de la población, así como su calidad de vida, al mejorar los resultados de salud atendiendo las patologías que acogen a la población. Los medicamentos, insumos y dispositivos médicos de mayor impacto en el departamento a suministrar, distribuir y/o dispensar por el operador logístico en desarrollo del contrato a celebrar se relacionan en Anexo. "Listados Medicamentos ambulatorios incluidos en el plan de beneficios, insumos y dispositivos médicos de uso ambulatorio-Evento"; adicionalmente, todos los medicamentos sometidos a regulación de precios mediante la Resolución 0718 de 2015 y las demás normas resoluciones y/o circulares vigentes, emitidas por la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos y Dispositivos Médicos o por el Ministerio de Salud y Protección Social o quien haga sus veces.
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El proponente al momento de preparar su oferta deberá tener en cuenta que los medicamentos, insumos y dispositivos médicos de mayor impacto se relacionan en el Anexo listado de medicamentos ambulatorios incluidos y no incluidos en el Plan de Beneficios 2.1.3. Especificaciones Técnicas (ver anexo) El suministro deberá sujetarse para el cumplimiento del objeto contratado a las disposiciones por las cuales se reglamenta parcialmente el Régimen de Registros y Licencias, el Control de Calidad, así como el Régimen de Vigilancia Sanitaria de Medicamentos, Cosméticos, Preparaciones Farmacéuticas a base de Recursos Naturales, Productos de Aseo, Higiene y Limpieza. El suministro distribución y/o dispensación de los medicamentos ambulatorios, insumos y dispositivos médicos, por lo que los medicamentos objeto de este proceso deben cumplir lo estipulado en el Decreto 677 del 26 de abril de 1995 sus normas complementarias, Resolución 1478 del 10 de mayo de 2006, modificada en su art. 31 por la resolución 2564 de 2008, normas expedidas por el Ministerio de Salud y Protección Social, como condiciones de obligatorio cumplimiento. Los medicamentos objeto de este estudio son todos aquellos relacionados en el listado del archivo N. 1."Listados Medicamentos ambulatorios incluidos en el plan de beneficios, insumos y dispositivos médicos de uso ambulatorio-Evento", y del archivo N.2: "Listado de medicamentos regulados” (Resolución 0718 DE 2015, emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social) y las demás normas y todos aquellos medicamentos incorporados al régimen de control directo de precio a través de las diferentes Resoluciones o Circulares vigentes, emitidas por la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos y Dispositivos Médicos, el Ministerio de Salud y Protección Social o quien haga sus veces así:
- Anexo: "Listados Medicamentos ambulatorios incluidos y no incluidos en el plan de beneficios, insumos y dispositivos médicos de uso ambulatorio- Evento"; (Res. 5592 de 2015).
- Anexo: "Listado de medicamentos regulados bajo control de precios” (Resolución 0718 DE 2015, emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social).
El contratista deberá manifestar que cumplirá con la capacidad operacional, administrativa al igual que con las especificaciones técnicas, características, condiciones, actividades dentro de los criterios establecidos por el Sistema Obligatorio de Garantía Calidad y obligaciones mínimas expuestas en el presente estudio previo, anexo técnico y todos los documentos que hacen parte de la presente Invitación. 2.1.4 Condiciones de entrega que deberá cumplir EL CONTRATISTA para el suministrar, distribuir y/o
dispensar medicamentos ambulatorios, insumos y dispositivos médicos
El Suministro, la distribución y/o dispensación de los medicamentos ambulatorios, insumos y dispositivos médicos deberán hacerlo bajo las condiciones y obligaciones técnicas de: A. OBLIGACIONES FRENTE A LA ENTREGA: En cumplimiento de los Principios del servicio público esencial de seguridad social el CONTRATISTA deberá
1. COBERTURA:
Para los medicamentos, Insumos y Dispositivos médicos: El CONTRATISTA deberá garantizar a los usuarios, la cobertura total del suministro de todos los medicamentos, insumos y dispositivos médicos, teniendo en cuenta el área de influencia del Departamento de Cundinamarca, es decir en los 116 Municipios y en la cuidad de Bogotá. De conformidad con el Anexo Puntos de dispensación El contratista deberá garantizar para el inicio del plazo de ejecución del contrato el funcionamiento igual o superior al 55% de los puntos de dispensación, o servicios farmacéuticos inscritos en la cámara de comercio, propios o arrendados y habilitados o inscritos en la Secretaría de Salud de Cundinamarca para la dispensación de los medicamentos a los 116 municipios- Bogotá, y para el primer mes de ejecución deberá contar con el 100% de los puntos so pena de incumplimiento del contrato. Nota: En caso que el contratista tenga en un mismo municipio más de un establecimiento contratado no se tendrá en cuenta como establecimiento de otro municipio. Nota: En caso que el contratista requiera reemplazar alguno de los puntos de dispensación etc. Deberá:
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- Dirigir un oficio al supervisor del contrato que señale y justifique las razones del cambio - Presentar al supervisor del contrato los documentos necesarios del nuevo punto de dispensación
para su aprobación - Aportar para su verificación la inscripción del punto de dispensación o servicio farmacéutico en la
Dirección de Vigilancia y Control de la Secretaría de Salud de Cundinamarca, Si el cambio es la ciudad de Bogotá este deberá sujetarse la verificación de la Secretaría de Salud de Bogotá.
- Autorización del cambio a través del supervisor del contrato
2. OPORTUNIDAD:
Se debe garantizar por regla general el 100% de los medicamentos, de conformidad con el reglamento, si la entrega es de no menos del 95% de los medicamentos ordenados al momento de la entrega de la fórmula en el punto (farmacia) de dispensación deberá hacer entrega del 5% restante dentro de las primeras 48 horas a la presentación de la formula en el domicilio del usuario. So pena de incumplimiento del contrato. El Contratista deberá prevalecer en todos los establecimientos una atención preferencial y para ello tendrá en cuenta:
a. Oportunidad en la entrega de medicamentos, insumos y dispositivos médicos incluidos en el POS, es
decir entre el momento de la solicitud de medicamento por el usuario al contratista y la entrega inmediata al usuario solicitante, es decir no podrán pasar las 24 horas posteriores a la radicación
b. Oportunidad en la entrega de medicamentos regulados: Es decir la Oportunidad del servicio entre el momento de ser solicitado el medicamento por el usuario al contratista y la entrega de este al usuario se hará de manera inmediata, en todo caso no podrá ser superior a 48 horas.
c. En todo caso de no presentarse la entrega en las condiciones antes mencionadas por circunstancias de fuerza mayor debidamente justificadas, demanda insatisfecha o pendientes su suministro no deberá sobrepasar las 36 horas de haber sido generada la solicitud y de inmediato se dará aviso al supervisor del contrato, anexando la justificación NOTA: De conformidad con este principio el CONTRATISTA deberá atender a los usuarios como mínimo 8 horas al día, seis (6) días a la semana en los puntos de dispensación dispuestos en la propuesta y no en otros (so pena de incumplimiento del contrato)
3. CONTINUIDAD: El Contratista deberá suministrar los medicamentos insumos y dispositivos médicos contratados en la secuencia apropiada y sin interrupciones desde el momento en que se generó el requerimiento hasta la entrega de lo autorizado Orientar al paciente para que solicite anticipadamente las citas con el médico tratante. Mantener reserva mínima de entrega para tres meses en aquellos pacientes con patologías de formulación ininterrumpida. 4. SEGURIDAD: Corresponde a las calidades del producto entregado para que se garantice su efecto terapéutico y se minimice o elimine el riesgo de efectos deletéreos en el paciente es decir, el manejo del medicamento su preservación, almacenamiento, embalaje, transporte, recepción y dispensación, controles de humedad, temperatura, fecha de vencimiento y registro sanitario INVIMA vigente.
5. PERTINENCIA: Garantizar que el medicamento, insumos y dispositivos médicos dispensados correspondan en todas sus características al ordenado por el médico tratante. Le será prohibido al Contratista que por ningún motivo se entregará medicamentos, insumos o dispositivos médicos que no se encuentren soportados en una prescripción médica debidamente autorizada y vigente. So pena de incumplimiento de contrato NOTA: El contratista deberá dar cumplimiento a la normativa vigente y en aquella en la cual se señala: En caso de los medicamentos anticonvulsivantes, anticoagulantes, orales y otros de estrecho margen terapéutico definidos de forma periódica por el INVIMA no deberá cambiarse ni el producto ni el fabricante una vez iniciado el tratamiento. Si excepcionalmente fuere necesario, por prescripción médica se realizará el ajuste de dosificación y régimen de administración y deberá hacerse con monitoreo clínico y paraclínico
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6. ACCESIBILIDAD: Las condiciones de ubicación geográfica y locativa deben facilitar la solicitud y entrega de los medicamentos así: Suministrar los medicamentos, insumos y dispositivos médicos contratados a través de puntos de dispensación o servicios farmacéuticos habilitados en los 116 Municipios de Cundinamarca incluyendo la ciudad de Bogotá. Si se requiere hacer la entrega del medicamento insumo o dispositivo médico deba ser entregado en otro municipio, el contratista deberá garantizar su entrega previa autorización del supervisor. NOTA: de conformidad con lo establecido en la Ley 1171 de 2007 para los usuarios que hayan cumplido 62 años de edad deberá establecerse atención preferencial con el fin de facilitar y agilizar las gestiones que realicen la entrega deberá hacerse dentro de las 36 horas siguientes a la radicación de la formula, salvo si es de urgencia esta deberá ser entregado dentro de las seis (6) horas siguientes. B. OBLIGACIONES FRENTE A LA ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA 1. El contratista deberá proporcionar a un profesional que realice las acciones de coordinador y enlace
entre la entidad y el contratista, y el cual deberá ser presentado en su propuesta, las actividades que realizará el coordinador y bajo los siguientes parámetros: Perfil:
Formación Académica Título Profesional
Experiencia Mínima de Un (1) año en temas de Coordinación para la dispensación de medicamentos
Dedicación 100%
Dicho profesional deberá: a. Servir de enlace entre el Contratista y la EPS¨S CONVIDA y disponer de los números de
teléfono y e-mail de contactos 24 horas b. Coordinar con el supervisor del presente contrato las acciones necesarias para la adecuada
ejecución del contrato c. Realizar el seguimiento y control de las obligaciones pactadas con el fin de garantizar el
cumplimiento del contrato d. Verificar el cumplimiento del proceso de la facturación y presentación de las cuentas e. Presentar las cuentas de cobro con la debida base de datos que contenga las siguientes
variables: a. nombre y apellido del usuario
b. tipo de documento
c. No. de documento
d. si el paciente es afiliado o no al régimen subsidiado
e. municipio de residencia
f. IPS de atención
g. Edad
datos del medicamento (CUN Técnico, ATC, principio Activo, Formas Farmacéuticas, Concentración, Nombre comercial y laboratorio, regulado su precio)
h.
i. Dispositivos médicos (nombre, descripción completa, marca y laboratorio)
j. Unidad de Dispensación, cantidad dispensada, valor unitario y total, fecha de radicación de la autorización emitida por la EPS´S Convida
k. Fecha de entrega del medicamento y médico que formula,
l. Soporte de la prestación de servicios o recibo del usuario con firma, teléfono y fecha de recibido, punto de dispensación y soporte de Biométrico en los Municipio donde hay servicio de este.
f. El Coordinador deberá permanecer por lo menos tres (3) días a la semana en las instalaciones
de la EPS´S Convida con el propósito de coordinar las actividades con el supervisor del contrato y conjuntamente llevar a cabo los comités técnicos que se requieran, estos días serán concertados con el supervisor del contrato.
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2. Los costos por transporte, seguros, menaje y otros gastos en que se incurra para el suministro, dispensación y entrega de los medicamentos, insumos y dispositivos médicos, serán a cargo del Contratista.
3. En aras de garantizar los productos entregados a los usuarios y a la vez la trazabilidad de los mismos. El Contratista se obliga a cumplir la reglamentación del servicio Farmacéutico Decreto 2200 de 2005 y/o a la que esté vigente al momento del inicio del contrato, Gestión del Servicio Farmacéutico Resolución 1403 de 2005, programa Nacional de Tecnovigilancia Resolución 4816 de 2008 y en general todas aquellas normas que lo llagaren a sustituir, además de todas las circulares emitidas y por emitir de la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos, mediante las cuales se modifican los precios de los medicamentos y/o que incidan en la ejecución del contrato derivado del presente proceso, con el fin de que garantice al funcionamiento acorde como exigido por el INVIMA, Fondo Nacional de Estupefacientes, EPS´S CONVIDA, Ministerio de Salud y protección Social, Ministerio de comercio, industria y turismo
4. Para la dispensación, el suministro o la entrega de los medicamentos de control especial el Contratista deberá cumplir con la normatividad legal vigente para el manejo y dispensación de estos, obligándose a enviar copia del informe en medio magnético del movimiento mensual al Fondo Nacional de Estupefacientes.
5. El Contratista se obliga a establecer mecanismos de control en la dispensación de medicamentos, con el fin de evitar doble despacho a un mismo usuario.
6. El Contratista deberá presentar junto con la facturación mensual un informe de desarrollo del alcance del objeto contractual y de ejecución del mismo al supervisor
7. Reporte al SISMED: Reportar trimestralmente los precios de Compra de Medicamentos al SISMED, ando cumplimiento a lo estipulado en la Circular 004 de 2006 de la CNP, capitulo VII Régimen de Reportes, Art. 24 Reportes por partes de otras entidades, así mismo a la Circular 002/2010 o las vigentes al momento del inicio del contrato en sus anexos donde es estable el proceso para dicho reporte. La verificación se dicho reporte se realizara a través de soporte de validación del archivo plano dado por PISIS/SISPRO que allegue el contratista trimestralmente al supervisor del contrato.
8. El CONTRATISTA deberá contar con personal calificado que atienda las observaciones efectuadas por la EPS´S Convida, así como la auditoria concurrente que se efectúe en los puntos de dispensación relacionadas, revisión de las cuentas y todos los procedimientos relacionados con el suministro de medicamentos, insumas y dispositivos médicos, respuesta a inquietudes, quejas y reclamos de los usuarios y del equipo de la EPS´S Convida
9. El CONTRATISTA deberá presentar un informe mensual y un informe consolidado al finalizar el tiempo de contrato, detallando el proceso de suministro distribución o dispensación que contemple los siguientes aspectos:
a. Listado Medicamentos, insumos y Dispositivos médicos dispensados pos y no pos
b. Dispensación por punto de dispensación en cada municipio, por cantidad y valor. c. Formulas por médico y por paciente. d. Numero de medicamentos por formula. e. Costo promedio por medicamento (con información del medicamento: CUM, principio activo,
concentración, forma farmacéutica, nombre comercial, presentación comercial, laboratorio en casillas separadas)
f. Costo de fórmula por paciente y por patología g. Costo por médico. h. Control de pendientes. i. Informe por diagnóstico. j. Informe por grupo farmacológico. k. Consumo por medicamento. l. Oportunidad en la entrega. m. Otros aspectos que durante la ejecución del contrato se requiera.
Con el fin de evaluar la ejecución del proceso de dispensación, definir población usuaria del servicio, optimizar recursos y establecer planes de mejoramiento del proceso de suministro y dispensación de medicamentos y dispositivos médicos son incluidos en el POS.
C. OBLIGACIONES EN EL PROCESO DE SUMISTRO, DISTRUCIÓN y/o DISPENSACION DE
MEDICAMENTOS, INSUMOS y DISPOSITIVOS MÉDICOS:
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1. El CONTRATISTA se obliga a verificar la vigencia de la prescripción médica o formula y de la
autorización (máximo un mes de expedición cada una). Salvo aquellos medicamentos antibióticos para los cuales la vigencia de la formula no puede ser superior a 72 horas.
2. Solicitar y adjuntar a la orden de atención el comprobante de pago de las cuotas de recuperación de quien aplique.
3. El contratista deberá exigir al usuario o responsable del paciente el deber de firmar con nombre legible y/o huella dactilar el recibo del medicamento, insumo y/o dispositivo médico con número de teléfono de contacto, fecha de radicado de la autorización y anexos en el punto de dispensación, así como el punto de dispensación deberá incluir la fecha de disposición del medicamento en el punto y fecha de entrega al usuario.
4. Expedir copia de la factura con valor del medicamento, insumo y/o Dispositivo médico suministrado y anexarla a la presentación de la cuenta a la EPS´S Convida, si se trata de un medicamento o insumo y/o dispositivo médico que no se encuentra incluido en la lista de medicamentos objeto de invitación.
5. Realizar el despacho de las fórmulas u órdenes médicas por personas debidamente capacitadas en el manejo de los suministros, y conocedoras de las cláusulas pertinentes de este Contrato.
6. Realizar entrega personalizada o tercerizada al usuario, identificando cada uno de los medicamentos, insumas y Dispositivos médicos que se le están dispensando, con sus correspondientes cantidades e indicándole la frecuencia de administración y si es necesario alguna recomendación para su adecuado almacenamiento y uso, en los casos específicas que lo requieran. Adicionalmente, en la constancia o registro de entrega que se anexará a aquella, los datos tales como: Laboratorio, registro Invima, cantidad, presentación, fecha de vencimiento y lote.
7. Para el caso de la dispensación de medicamentos que requieran conservación en refrigeración, el contratista deberá garantizar que el usuario continúe con la cadena de frio después de la entrega, aprovisionándolo de los dispositivos y/o mecanismos para ello y un inserto sobre el proceso de almacenamiento de los mismos, con firma del usuario de recibido de este.
8. Garantizar el suministro de medicamentos con fecha de vencimiento de por lo menos seis meses posteriores a partir de la fecha de dispensación. Cuando técnicamente no sea posible cumplir esta condición, la fecha de vencimiento en ningún caso podrá ser inferior al 75% de la vida útil del medicamento entregado y no presentarse este hecho como una constante. Abstenerse de entregar al beneficiario medicamentos con fecha vencida, alteraciones en su empaque original o con alteraciones por acción del tiempo, el calor o la humedad. En consecuencia, se compromete a mantener los medicamentos y suministros médicos en condiciones óptimas de almacenamiento. So pena de incumplimiento de contrato.
9. Suministrar todos los medicamentos con registro sanitario expedido por el INVIMA, vigente a la fecha
de dispensación.
10. Cumplir con toda la normatividad exigida con relación a empaques, rótulo de marcación, registro sanitario, fecha de vencimiento y demás que establezca las autoridades u organismos regulatorios competentes, para los medicamentos y dispositivos médicos a dispensar.
11. Garantizar que los envases primarios (frascos, blister, ampollas, inhaladores, etc.) a dispensar se encuentren integras, debidamente identificados con el nombre genérico y/o marca comercial, con la información legal legible (registro sanitario, número de lote, fecha vencimiento).
12. Asegurar que los medicamentos a suministrar a los usuarios estén correctamente embalados (Ej: bolsa Ziplop) y rotulados con los datos de identificación del usuario, datos de contacto y No de Autorización. En caso que se manejen dosis unipersonales cada medicamento esté debidamente marcado y rotulado.
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13. Todo insumo debe estar contramarcado con los datos básicos (Nombre, Apellidos, Número de identificación) del paciente a quien se le realiza la dispensación en forma clara, usando como herramienta para este tinta indeleble. Esta se debe realizar en el envase secundario para formas farmacéuticas sólidas y para formas farmacéuticas liquidas, semiliquidas, oleosas y gas, adicionalmente en su envase primario, teniendo en cuenta para ambos casos que dicha marcación no debe ocultar la información contenida en el envase o empaque, de acuerdo a las disposiciones del Decreto 677 del 26 de abril de 1995 del Ministerio de Salud, actualmente Ministerio de Salud y Protección Social.
14. Solo se entregarán medicamentos y Dispositivos médicos autorizados por la EPS´S Convida, mediante su sistema de información. Autorización que debe ser firmada por usuario con fecha en el momento de radicar está en el punto de dispensación.
15. Entregar los medicamentos con sujeción estricta a las especificaciones de cantidad y presentación (Caja, frasco etc.) dispuesta en la formula prescrita por el médico tratante, excepto en aquellos casos donde la cantidad prescrita no esté acorde con la presentación comercial del producto, en donde el contratista entregara la presentación comercial próxima a la cantidad prescrita, nunca menor a la prescrita, debiendo suministrarse la totalidad del medicamento en una sola entrega.
16. El CONTRATISTA podrá realizar de manera preferente alianzas estratégicas con el HOSPITAL del respectivo Municipio para el almacenamiento, suministro, control y aplicación de medicamentos que lo requieran, sin afectar su responsabilidad directa para el cumplimiento del objeto contractual.
17. El Contratista suministrara en primera instancia los medicamentos cotizados en forma genérica, Únicamente entregará medicamentos de marca comercial cuando medie una tutela en la que se ordene una marca comercial específica, o en los casos en que los medicamentos no existan o no se encuentren en presentación genérica,
18. MEDICAMENTOS VITALES NO DISPONIBLES. Teniendo en cuenta el Decreto 481 de 2004 del Ministerio de la Protección Social que hace referencia a los procedimientos para el acceso a medicamentos Vitales no disponibles como aquellos que resultan indispensables e irremplazables para salvaguardar la vida de un paciente y que no son comercializados bajo la autorización de un registro sanitario, se hace necesario que el CONTRATISTA lo suministre con cargo al mismo,
Cuando se presente un medicamento vital no disponible, el contratista, informará al supervisor del contrato, Su adquisición y entrega se realizara en un plazo no mayor a 20 días calendario de acuerdo a documentos de importación.
19. DESABASTECIMIENTO: En el evento en que un medicamento prescrito salga del mercado o que no
haya disponibilidad para su adquisición en el mercado, bien sea porque la casa farmacéutica deja de producirlo, de importarlo, de comercializarlo o su producción es insuficiente para satisfacer las necesidades del Subsistema, el CONTRATISTA, deberá informar la novedad al supervisor del contrato, El CONTRATISTA, deberá presentar la carta del respectivo laboratorio que justifica esta novedad y el tiempo que durara el desabastecimiento,
E. OBLIGACIONES FRENTE A LOS PENDIENTES:
1. En caso de presentarse un faltante, este tendrá que ser suministrado a más tardar dentro de las 48 horas, siguientes a la prestación de la formula, en primera instancia en el domicilio o en el lugar acordado dentro del perímetro urbano con el usuario, Las dificultades que se presentaren en la dispensación oportuna de los medicamentos faltantes, deberá ser informadas el mismo día a la supervisión del contrato.
2. Cuando se trate de medicamentos de primera línea: ANTIBIOTICO, HIPOGLlCEMIANTE, ANTICONVULSIVANTES, ANTIHIPERTENSIVOS, pendientes de entregar, los mismos deberán entregarse a domicilio en la dirección suministrada por el usuario en un plazo no superior a 24 horas, Salvo si ésta es de extrema urgencia deberá ser entregado dentro de las 6 horas siguientes.
3. Si el medicamento faltante no es entregado dentro de los plazos anteriormente mencionados. y el usuario debe trasladarse al sitio de dispensación, el contratista deberá pagar los costos del traslado, Si el usuario compra el medicamento por demora demostrada del contratista, deberá pagar el
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medicamento a precio de compra al usuario, soportado por la factura (dentro de los tres días siguientes de presentada la factura) y la EPS´S Convida procederá a realizar los requerimientos so pena de incumplimiento de contrato, no obstante pagara el medicamento al valor contratado previa compensación por los costos asociados a la adquisición del medicamento. Nota: En todo caso el contratista evitara a toda costa estas situaciones y mitigará el riesgo, dado que para la EPS´S Convida estas se convierten en motivo de tutela o desacatos.
4. Si el medicamento es entregado por fuera de los términos establecidos se reconocerá al 50% del
valor contratado o facturado, si la causa de esta es inherente al contratista y no es justificado.
5. El CONTRATISTA presentará Quincenalmente al supervisor del contrato un informe consolidado de los medicamentos pendientes de entregar, con la siguiente información:
- Datos del medicamento (CUM Técnico, ATC, Principio Activo, Forma Farmacéutica, - Concentración, Nombre Comercial y Laboratorio), y Dispositivos médicos (Nombre, descripción
completa, Marca y Laboratorio), unidad de dispensación. - Cantidad pendiente por dispensar del medicamento. - Fecha de la generación del pendiente - Causas de la no entrega - Fecha de entrega del medicamento pendiente - Nombre completo y claro del usuario - Municipio de procedencia del usuario - Municipio del punto de dispensación - Firma o huella, identificación y número telefónico de responsable del recibo del - pendiente. - Plan de mejoramiento con indicador
D. OBLIGACIONES RELATIVAS A LA FACTURACIÓN
1. REQUISITOS DE LAS FACTURAS El proceso de facturación y reconocimiento del servicio se
realizara según la legislación vigente, de igual forma el CONTRATISTA deberá radicar en la EPS´S CONVIDA – Área de Cuentas Médicas, la facturación correspondiente la cual debe cumplir entre otros, con los requisitos tributarios vigentes. La factura deberá presentarse en unidades de dispensación de cada medicamento, insumo y Dispositivo médico de conformidad con la descripción técnica del presente estudio o del Sistema de Información de Precios de Medicamentos - SISMED.
Presentación de la Cuenta: La cuenta de cobro será radicada a la EPS´S Convida, en el área de medicamentos dela Subgerencia Técnica, dentro de los 10 primeros días calendarios siguientes al mes objeto de cobro entendiéndose como mes para el contrato, a partir de la fecha de iniciación del mismo. El valor cobrado por ninguna razón podrá sobrepasar el valor total del contrato. 1. Anexos Cuenta de Cobro: Copia del soporte de legalización de los medicamentos y
Dispositivos médicos suministrados al paciente. Relación en medio magnética de pacientes facturados, donde discrimine:
• No de Factura • Fecha de radicación de la factura al contratista • Fecha de autorización de la EPS´S Convida • Fecha de Radicación de la autorización en el punto de dispensación • Fecha de despacho de los medicamentos, insumo y/o Dispositivo médicos al punto de dispensación • Fecha de entrega de los medicamentos, insumo y/o Dispositivo médicos al usuario • Tipo de documento del usuario • Numero de documento de identificación del usuario • Nombre completo el usuario • Edad • Tipo de usuario (clasificación SISBEN, Régimen)
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• Municipio de residencia del usuario • Punto de dispensación (de radicación de la autorización) • EPS del usuario • IPS que genero la prescripción • Tipo de Medicamento (POS, REGULADOS,) • Nombre genérico del medicamento .' Nombre comercial del medicamento • Laboratorio productor • Forma farmacéutica • Concentración del medicamento • Unidad de medida • Cantidad despachada • Valor unitario del medicamento en unidades mínimas de despacho (tableta, sobre, ampolla, frasco,
jeringa etc.). • Valor total de medicamento dispensado • Fecha de emisión de la formula • Nombre del medico
La factura debe presentarse en original con sus respectivos soportes: original de la formula médica firmada por el médico tratante, la cual debe cumplir con los requisitos establecidos en el Decreto 2200 del 2005, capitulo IV Articulo 16 y 17 del o los medicamento(s) entregado(s) al paciente y debidamente firmada por el paciente, sin enmendaduras o tachones; AUTORIZACIÓN de SERVICIO expedida por la oficina de autorizaciones de la EPS´S Convida, Formato de justificación médica cuando se prescriban Medicamentos No incluidos en el Plan Obligatorio de Salud Unificado. Se rechazaran la formulas médicas o autorizaciones que se encuentren vencidas para el momento de la entrega del medicamento, insumo o dispositivo médico, o las que presenten deterioro que impida su lectura. NOTA: La EPS´S CONVIDA no cancelará la facturación basada en formulación de medicamentos mal o incompletamente prescritos por el médico tratante, por lo cual el contratista está en la obligación de no dispensarlos, por tanto deberá informa a la EPS´S Convida, a través del supervisor de contrato cuando identifique que una formulación con posibles errores, con el fin de no incurrir en falta contra la ética profesional. (Resolución 1478/06 y Decreto 2200/05) NOTA: El contratista no sustituirá la prescripción original del medicamento, ni en su composición, concentración, presentación, ni en la cantidad prescrita por el médico tratante, como tampoco entregará, cuando sea el caso, ni más, ni menos a las cantidades ordenadas, sin expresa autorización escrita del médico tratante; excepto en aquellos casos donde la cantidad prescrita no esté acorde con la presentación comercial del producto, en donde el contratista entregara la presentación comercial próxima a la cantidad prescrita, nunca menor a esta. Cuando este último trámite no se surta, se objetará las diferencias a la factura por Auditoria de Cuentas Medicas y la respectiva sanción económica por incumplimiento del contrato. 2. En el caso dado que el contratista por algún motivo debiese comprar alguno de los productos en
control directo de precios por encima al valor estipulado en la circular vigente, deberá informar el caso a la EPS´S Convida, para que esta reporte a la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos y Dispositivos Médicos, o quien haga sus veces, la situación presentada.
La EPS´S Convida, reconocerá el valor de dicho producto, contra el valor de la factura más el porcentaje atribuido al proceso de Operación Logística y dispensación, el cual será de 3,5% si el valor del producto es mayor a $1.000.000 y del 7% si es el valor del producto es menor o igual a $1.000.000 (tomado como referencia de hltp://www.minsalud.gov.col, siempre y cuando se soporte la obligatoriedad de dicha compra, anexando: la factura de compra y la justificación de la misma, soportada, que evidencie un esfuerzo considerable por comprar a un valor menor o igual al precio máximo de la circular.
Así mismo, estos casos se consideran cuando:
a. El producto sea monopólico y de venta exclusiva del laboratorio.
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b. Desabastecimiento por parte del laboratorio pero con existencia del producto en el mercado.
c. El laboratorio proporcione la exclusividad a un tercero para la comercialización. d. El laboratorio no realice venta directa al contratista por razones administrativas, y/o
jurídicas.
3. Los Medicamentos, Insumos y Dispositivos médicos que no se encuentren en los listados referenciados será reconocidos por su valor en la factura de compra más el porcentaje atribuido al proceso de Operación Logística y dispensación, el cual será de 3,5% si el valor del producto es mayor a $1.000.000 y del 7% si es el valor del producto es menor o igual a $1.000.000 (tomados como referencia de hltp ://www.minsalud.gov.co ).
4. Cabe resaltar que de conformidad con lo establecido en la resoluciones y/o circulares de control
de precios vigentes expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social o la Comisión Nacional de Precios y Dispositivos Médicos o quien haga sus veces, la EPS´S Convida no pagara más que el precio estipulado en la misma, a la empresa que esté interesada en dispensar los medicamentos. VALOR MAXIMO A PAGAR POR LA EPS´S CONVIDA.
2. MOTIVOS DE GLOSA A LA FACTURACION PRESENTADA: Los siguientes son los motivos de
glosas que pueden surgir, previa revisión y auditoria de la facturación:
1. Mayor valor facturado 2. Mayor valor facturado. Error en el factor 3. Medicamento facturado no corresponde al prescrito 4. Formula sin firma del usuario 5. Facturado a nombre de usuario diferente al formulado 6. Medicamento no autorizado 7. No existe soporte o no corresponde 8. Cantidad facturada no corresponde a cantidad prescrita 9. Doble facturación 10. Autorización vencida 11. Pendiente entregado fuera de plazos 12. Falta de oportunidad en la entrega del medicamento 13. No soporte de recibido del usuario con firma, teléfono y fecha.
La EPS´S CONVIDA aportará el procedimiento previsto en el artículo 23 del Decreto 4747 de 2007, o en la norma que lo modifique o sustituya respecto de la formulación de glosas. Toda factura con sus soportes radicada en la EPS´S CONVIDA por el contratista se convierte en soporte original de los registros financieros de la EPS´S CONVIDA no procede la devolución para tramites posteriores del operador logístico.
3. FARMACOVIGILANCIA y TECNOVIGILANCIA
Presentar un informe, análisis y recomendaciones al supervisor del contrato sobre los reportes de farmacovigilancia y tecnovigilancia realizados por los usuarios, los prescriptores y las respuestas recibidas por parte deI INVIMA, si los hubiese.
4. QUEJAS Y RECLAMACIONES
Presentar un análisis mensual al supervisor del contrato sobre las quejas y reclamaciones presentadas en el periodo incluyendo el plan de intervención sobre las mismas y levantar ficha que contenga los datos de identificación, dirección y teléfono del usuario. Autorizaciones Licencias y/o Permisos: N/A Es necesario que el proponente tenga el acta de la EPS´S Convida en la que conste la certificación de cumplimiento de las condiciones técnicas locativas y sanitarias (con concepto favorable) del establecimiento farmacéutico que almacena y proyecta almacenar, el cual puede estar ubicado en la
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EPS´S Convida (Subgerencia Técnica y Subgerencia Comercial), o, siempre y cuando garantice el cumplimiento del objeto contractual y la oportunidad del suministro y dispensación.
F. Personal Mínimo Requerido El personal del contratista: deberá contar con la formación, idoneidad y experticia necesaria para el desarrollo de todas y cada una de las actividades solicitadas, personal que deberá mantener durante la ejecución del contrato y como mínimo Además del Coordinador del proyecto y cuyos requisitos se establecieron anteriormente se requiere como personal mínimo que estará en los puntos de dispensación: Para los 116 puntos de Dispensación y Bogotá el proponente acreditará en su propuesta la carta de compromiso por cada uno del personal previsto y de cada uno y presentará las hojas de vida para ser aprobadas previa suscripción del acta de inicio
Título de formación Deberá acreditar el Titulo de Regente y/o Auxiliares de Farmacia
Experiencia acredita Deberá Acreditar experiencia mínimo de un (1) año dispensación de medicamentos
Dedicación 100%
El CONTRATISTA deberá contar con profesionales acreditados, entrenados, y debidamente identificados para prestar el servicio objeto del presente contrato, debidamente dotados de teléfonos celulares u otros medios de comunicación con el fin de mantener una comunicación permanente con la EPS´S CONVIDA, para supervisar y recibir cualquier inquietud con respecto al desarrollo de las actividades previstas objeto del presente contrato. EL PROPONENTE deberá entregar a EPS´S CONVIDA una relación del personal asignado para la ejecución de las actividades objeto del presente acuerdo en dicha relación deberán especificarse nombre, apellido y número de cédula. En caso de cambios, retiros o actualizaciones en el personal suministrado deberá comunicar dichas novedades mediante documento escrito dirigido a la EPS´S CONVIDA (SUPERVISOR Y ORDEANDOR DEL GASTO) SEGURIDAD SOCIAL Y SALUD OCUPACIONAL: Con el objetivo de mantener unas condiciones seguras, confortables y productivas acordes con la política de EPS´S CONVIDA para sus colaboradores, los proponentes deberán cumplir en todo momento con toda la legislación colombiana en materia de Seguridad social y Salud Ocupacional (artículo 50 de la Ley 789 2002 y las Resolución 2400 de 1979, Resolución 2013 de 1986, Resolución 1016 de 1989, Decreto 1295 de 1994 y demás decretos reglamentarios y todos aquellos que los modifiquen, adicionen o sustituyan). El contratista suministrará todos los elementos de protección personal, seguridad industrial, señalización y demás que requieran sus trabajadores para el desarrollo seguro de su actividad
2.1.5 Plazo de Ejecución: De cuatro (4) meses y hasta agotar recursos, contados a partir de la fecha de perfeccionamiento y el cumplimiento de los requisitos de ejecución, el cual será efectivo a partir de la suscripción del acta de inicio, previa aprobación de pólizas. NOTA: Se justifica la necesidad de contratar por este término, dada la necesidad de la entidad de asegurar la continuidad de tratamiento farmacológico de la población a cargo de la EPS´S CONVIDA, y se establece de acuerdo al análisis técnico realizado sobre el presupuesto con que cuenta la EP´S CONVIDA y las variaciones históricas en tiempo y cantidad de usuarios sobre contratos anteriores. Se hace necesario por la entidad hacer el ajuste al plazo de ejecución del contrato akl que se haia previsto en los estudios previos iniciales 2.1.6. Lugar de ejecución y/o de entrega:
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La ejecución del presente contrato se efectuará en los puntos de dispensación o servicios farmacéuticos habilitados, inscritos y autorizados, indicados al supervisor del contrato por el contratista, en concordancia con la Anexo "Distribución de municipios de Cundinamarca la cual hace parte del presente estudio, que trata de los municipios a cubrir, y mínimo debe contar con un establecimiento en cada uno de los siguientes municipios del Departamento: 116 municipios del Departamento que incluye cobertura en veredas y corregimientos e inspecciones y la ciudad de Bogotá. Además deberá contar con al menos un punto de dispensación en la ciudad de Bogotá, para aquellos casos de usuarios residentes en la ciudad de manera temporal por razones de su condición médica. NOTA: En todo caso y excepcionalmente si el medicamento y/o insumo y/o dispositivo médico requiere sea entregado en otro municipio, el contratista deberá garantizar la entrega al usuario previa autorización de EPS´S. CONVIDA Para aquellos municipios o sitios que se encuentran distantes de los puntos de dispensación, y cuyo volumen de autorización es mínimo, el contratista deberá establecer un protocolo de dispensación y suministro de los medicamentos, insumos y dispositivos médicos. Predominando el sitio referido por el usuario para la entrega, asegurando así la accesibilidad a la población beneficiaria y la oportunidad en la entrega. 2.1.7. Valor estimado del contrato: Teniendo en cuenta lo dispuesto en la Resolución 5592 de diciembre de 2015 Por la cual se actualiza integralmente el Plan de Beneficios en Salud con cargo a la Unidad de Pago por Capitación-UPC del Sistema General de Seguridad Social en Salud - SGSSS y se dictan otras disposiciones señaló en su artículo 8 numeral 40 que el Valor Máximo de Reconocimiento (VMR), es el valor máximo que se tiene en cuenta para efectos del cálculo de la UPC por medicamento o subgrupo de referencia de medicamentos. El Valor Máximo de Reconocimiento (VMR) no se constituye en una regulación o fijación de precios del mercado, ni en un valor de facturación o tarifa única. Que la EPS´S CONVIDA ha dispuesto el valor de los medicamentos per se y ha estimado en DOS MIL OCHENTA MILLONES ($ 2.080.000.000,00 ) DE PESOS M/CTE. Incluido IVA La Unidad de pago por capitación (UPC) es el valor que reconoce el sistema a cada EPS por la organización y garantía de la prestación de los servicios de salud contenidos en el plan obligatorio de salud, sin distinción o segmentación alguna por niveles de complejidad, tecnologías especificas o Entidades Promotoras de Salud (EPS), tipos de prestadores de servicios, ni por las diferentes modalidades de pago y contratación de servicios que podrían existir. NOTA: Los Medicamentos, Insumos y Dispositivos médicos que no se encuentren en los listados referenciados será reconocido su valor con la factura de compra más el porcentaje atribuido al proceso de Operación Logística y dispensación, el cual será de 3,5% si el valor del producto es mayor a $1.000.000 y del 7% si es el valor del producto es menor o igual a $1.000.000 (tomados como referencia de http://www.minsalud.gov.co ) Se hace necesario hacer el ajuste al valor estimado del contrato teniendo en cuanta que se realizó un ajuste al plazo inicial del contrato el cual fuera determinado a 4 meses 2.1.8. Forma de pago: La EPS´S CONVIDA pagará mes VENCIDO, bajo la modalidad de pago por EVENTO para los medicamentos incluidos en el Plan de Beneficios, objeto del presente estudio. (Resolución 5592 de 2015), Ley 1438 de 2011, Ley 1122 de 2007, Decretos reglamentarios La EP´S CONVIDA pagará al CONTRATISTA los servicios prestados de acuerdo con lo estipulado en con las normas que rigen la materia, en la siguiente forma:
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Para efectos del contrato a celebrar, la forma de pago estipulada en el Ley 1122 de 2007, Articulo 13 numeral o, se ajustan teniendo en cuenta los tiempos y plazos administrativos que rigen a la EPS´S CONVIDA, compensando el primer pago del 50 al 60% de las facturas a radicar por la ampliación del plazo a 30 dias, el saldo de la factura se paga dentro de los plazos establecidos en la norma. Por mensualidades vencidas así:
a. Un primer pago del 60% del valor de las facturas debidamente radicadas, dentro de los treinta (30) días siguientes a su radicación y una vez se cuente con el PAC;
b. El 40% restante se cancelará dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de expedición del respectivo AUD por parte de la auditoria de cuentas, previo el descuento de las glosas definitivas, y una vez se cuente con el PAC
c. El último pago se realizará con el acta de liquidación del contrato. Requisitos para pago: La ENTIDAD pagará al CONTRATISTA en los términos establecidos en la Ley 1122 de 2007 y demás normatividad concordante sobre la materia. Para efectos de lo anterior, el CONTRATISTA presentará a la ENTIDAD, durante los primeros diez (10) días de cada mes, la respectiva factura cumpliendo con: a) Copia de la orden de pedido; b) Original del soporte que demuestre la recepción del medicamento o dispositivo médico despachado c) Certificación de cumplimiento y del informe de ejecución expedidos por el supervisor del contrato de
acuerdo al formato establecido en el Manual de Procesos y Procedimientos de la Entidad. d) Certificado de aportes al Sistema General de Seguridad Social y parafiscales al día e) Fotocopia simple del contrato (solo con la primera factura) f) Fotocopia del registro presupuestal (solo con la primera factura) g) Fotocopia de las pólizas aprobadas (solo con la primera factura) h) Fotocopia del recibo de pago por derecho de publicación, en caso de que aplique (solo con la
primera factura) i) Fotocopia del RUT (solo con la primera factura). j) Acta a satisfacción de pago firmada por el supervisor y el contratista. k) Registro estadístico de las actividades ejecutadas Dichos pagos serán realizados a través de la Tesorería de EPS´S CONVIDA A la presentación de cada factura, así como para la expedición de la certificación por parte del supervisor del contrato, El CONTRATISTA, deberá hacer entrega del informe mensual de actividades en la estructura establecida por la entidad que hace parte integral del presente documento y la información solicitada por el Ministerio de salud sobre el monitoreo de tecnologías en salud, el cual debe ser entregado máximo el día 8 de cada mes. Nota: Los medicamentos que no sean entregados por El CONTRATISTA, en forma completa e inmediata a la solicitud, deben ser entregados en un lapso no mayor a 48 horas en el lugar de residencia del usuario o donde el mismo usuario autorice, so pena de la imposición de multa diaria del 1% del valor del medicamento hasta que se subsane el inconveniente y no le serán reconocidos hasta que no sea subsanada la deficiencia previa certificación del supervisor.
2.2. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR.
2.2.1. Tipo de Contrato: Suministro. En la modalidad de dispensación El suministro es el contrato por el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir en favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios,”
3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN
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Como quiera que el objeto contractual no corresponde a bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, teniendo en cuenta que las actividades a ejecutar no solamente es la adquisición de medicamentos, sino la dispensación la cual conlleva a cumplir con requisitos especiales en su operatividad. De otra parte es importante resaltar que por su naturaleza el precio no solamente debe ser factor de escogencia sino la calidad, dado que existe la regulación de los precios de muchos de los medicamentos dada por el Ministerio de Salud y protección a través de la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos y Dispositivos Médicos, para aquellos medicamentos de alto valor comercial. Por lo anterior, y teniendo en cuenta el objeto a contratar, su alcance, su cuantía la escogencia del contratista se efectuará por INVITACIÓN PÚBLICA DE MAYOR CUANTÍA De conformidad el Manual Interno de Contratación de la Entidad Promotora de Salud EPS´S CONVIDA, Acuerdo N°. 002 del 13 de junio de 2016 en su artículo 35 y ss:
“(…)´ARTÍCULO 35. INVITACIÓN PÚBLICA MAYOR CUANTÍA: Invitará públicamente a las personas interesadas a contratar, para que en igualdad de oportunidades, formulen ofertas acerca de las obras, bienes o servicios que se requieran y cuyo objeto no sean directamente prestación de servicios de salud, de forma que se seleccione entre ellas el ofrecimiento más favorable a los fines que busca la Institución. Los interesados presentarán sus propuestas de acuerdo a lo expresado en la respectiva invitación. A este proceso de selección se acudirá cuando a ello hubiere lugar, y cuando la cuantía del contrato a suscribir sea superior al equivalente a 3.000 SMMLV y el procedimiento que se establece:
4. ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO.
Teniendo en cuenta la regulación de los precios de medicamentos, el Ministerio de Salud y protección Social expidieron la resolución 5592 de 2015 “Por la cual se actualiza integralmente el Plan de Beneficios en Salud con cargo a la Unidad de Pago por Capitación-UPC del Sistema General de Seguridad Social en Salud —SGSSS y se dictan otras disposiciones” Para ello se tuvieron en cuenta varias alternativas entre ellas
- COMPORTAMIENTO DE LA POBLACION
- COMPORTAMIENTO DE LA FACTURACION
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2. Promedio de la ejecución en los dos últimos meses
3. VALORES HISTORICOS DE LA EPS CONVIDA
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- REGULACIÓN DE PRECIOS Es el valor máximo que se tiene en cuenta para efectos del cálculo de la UPC por medicamento o subgrupo de referencia de medicamentos. El valor máximo de reconocimiento se calcula considerando el valor promedio ponderado, estadísticas de posición de los valores y frecuencias reportadas en el Sistema de Información de Precios de Medicamentos-SISMED; dicho valor se ajusta teniendo en cuenta dosis promedio de prescripción y manteniendo las frecuencias reportadas en la base de prestación de servicios de salud que se utiliza para el cálculo de la UPC. El Valor Máximo de Reconocimiento (VMR) no se constituye en una regulación o fijación de precios del mercado, ni en un valer de facturación o tarifa única
Medicamentos regulados:
TABLA 1. FRECUENCIAS MEDICAMENTOS/INSUMOS POS/AUTORIZACIONES POR CTC – DEL 1 DE FEBRERO AL 15 DE JUNIO DE 2016
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FUENTE: Sistema de información OASIS - Autorizaciones
4. Contratos cuyos objetos son similares de otras entidades de otra naturaleza
CODIGO_PRODUCTO NOMBRE_PRODUCTO CANTIDADVALOR
UNITARIO
VALOR
TOTALCODIGO_PRODUCTO NOMBRE_PRODUCTO CANTIDAD
VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTALCODIGO_PRODUCTO NOMBRE_PRODUCTO CANTIDAD
VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
L04AA2405-2004174300
ABATACEPT (ORENCIA) 125
mg/ml - SOLUCION
INYECTABLE
8 483.031 3.864.248 H02AB0205-02
DEXAMETASONA
(FOSFATO) 4 mg/ml (0-4% )
- SOLUCION
INYECTABLE
39 650 25.350 L04AA0601-1993407700
MICOFENOLATO SODICO
(MYFORTIC) 180 mg -
TABLETA
1140 1.829 2.085.060
L04AA2405-1997622701
ABATACEPT (ORENCIA) 250
mg/ml - POLVO LIOFILIZADO
PARA SOLUCION
INYECTABLE
51 803.231 40.964.781 B03XA0105-0005555400
ERITROPOYETINA
(EPOYET) 2000 UI -
POLVO LIOFILIZADO
PARA SOLUCION
766 14.400 11.030.400 L04AA0601-1993407600
MICOFENOLATO SODICO
(MYFORTIC) 360 mg -
TABLETA
4320 3.658 15.802.560
L04AB0405-1993976601
ADALIMUMAB (HUMIRA
TM) 40 mg - SOLUCION
INYECTABLE
135 1.102.365 148.819.275 B03XA0105-0005555300
ERITROPOYETINA
(EPOYET) 4000 UI -
POLVO ESTERIL PARA
SUSPENSION
12 29.400 352.800 C02DC0101-1995325201MINOXIDIL (LABINCO) 10
mg - TABLETA120 730 87.600
L02BG0301-0020674201ANASTRAZOL (ARIMIDEX) 1
mg - TABLETA RECUBIERTA694 11.631 8.071.914 L04AB0105-1997884101
ETANERCEPT (ENBREL)
50 mg - SOLUCION
INYECTABLE
80 582.045 46.563.600 J01MA1401-1996430900
MOXIFLOXACINO (LA
SANTE) 400 mg - TABLETA
RECUBIERTA
60 6.440 386.400
V07AS0295-1999939503
BARRERA PROTECTORA
PARA COLOSTOMIA
(BRAUN) 60 MM
44 9.350 411.400 20067079-1FACTOR IX
RECOMBINANTE18000 1.830 32.940.000 L04AA2306-2000601601
NATALIZUMAB (TYSABRI)
300 mg/15 ml - SOLUCION
PARA INFUSION
10 3.564.080 35.640.800
V07AS0295-1999442101
BARRERA PROTECTORA
PARA COLOSTOMIA
(CONVATEC) 32 MM
40 14.700 588.000 ISH25838P
FACTOR VIII
PLASMATICO (NO
RECOMBINANTE)
109001 951 103.659.951 A04AA0101-02ONDANSETRON 8 mg -
TABLETA/CAPSULA99 653 64.647
V07AS0295-1999442102
BARRERA PROTECTORA
PARA COLOSTOMIA
(CONVATEC) 45 MM
35 14.700 514.500 ISH50168R
FACTOR VIII
RECOMBINANTE POLVO
PARA INYECCION
213771 1.513 323.435.523 J06BB1605-0023043501
PALIVIZUMAB (SYNAGIS)
100 mg - POLVO
LIOFILIZADO PARA
SOLUCION INYECTABLE
37 2.345.266 86.774.842
V07AS0295-1999442103
BARRERA PROTECTORA
PARA COLOSTOMIA
(CONVATEC) 57 MM
165 16.200 2.673.000 ISH50168RR
FACTOR VIII
RECOMBINANTE POLVO
PARA INYECCION MAS
DE 15000UI
179000 1.513 270.827.000 L03AA1305-1995951900
PEGFILGRASTIM
(NEULASTIM) 6 mg/0-6 ml
(0-1)% - SOLUCION
INYECTABLE
1 1.606.618 1.606.618
V07AS0295-1999442104
BARRERA PROTECTORA
PARA COLOSTOMIA
(CONVATEC) 70 MM
422 16.750 7.068.500 C03CA0105-01
FUROSEMIDA 20 mg/2 ml
(1)% - SOLUCION
INYECTABLE
6 130 780 V03AE0110-0005662201
POLIESTIRENO
SULFONATO CALCICO
(RESINCALCIO) 99% -
POLVO PARA SOLUCION
450 100 45.000
L02BB0301-2005854000
BICALUTAMIDA
(ANDRODEX) 150 mg -
TABLETA RECUBIERTA
990 4.950 4.900.500 L04AB0605-2001895103
GOLIMUMAB (SIMPONI)
50 MG/0.5 ML -
SOLUCION INYECTABLE
JERINGA PRELLENADA
15 3.250.000 48.750.000 V03AE0110-01
POLIESTIRENO
SULFONATO CALCICO
99% - P.P SOLUCION
2 175.000 350.000
L02BB0301-1991620300
BICALUTAMIDA
(LUTAMIDAL) 150 mg -
TABLETA RECUBIERTA
60 11.567 694.020 V07AY0290-1992643007
GUANTE ESTERIL
(NUBENCO) NO. 7 1/2 X
PAR
660 893 589.380 B05XA0105-01
POTASIO CLORURO 20
MEQ/10 ml - SOLUCION O
POLVO PARA
INYECCCION
15 130 1.950
L02BB0301-0022998600
BICALUTAMIDA
(LUTAMIDAL) 50 mg -
TABLETA RECUBIERTA
480 3.856 1.850.880 V07AY0290-1992643008GUANTE ESTERIL
(NUBENCO) NO. 8 X PAR180 1.357 244.260 L01XC0205-0022677701
RITUXIMAB (MABTHERA)
100 mg/10 ml (1% ) -
SOLUCION INYECTABLE
2 804.145 1.608.290
V07AS0296-1999939513
BOLSA PARA
COLOSTOMIA (BRAUN) 60
MM
44 6.500 286.000 V07AY0390-1992643021
GUANTES DE MANEJO
{EXAMEN} (NUBENCO)
TALLA S-M-L X UNIDAD
2400 122 292.800 L01XC0205-2001036301
RITUXIMAB (MABTHERA)
500 mg/50 ml (1% ) -
SOLUCION INYECTABLE
17 2.988.273 50.800.641
V07AS0296-1999442111
BOLSA PARA
COLOSTOMIA (CONVATEC)
32 MM
40 8.400 336.000 H02AB0905-01
HIDROCORTISONA
(SUCCINATO SODICO)
100 mg - SOLUCION
INYECTABLE
1 130 130 V03AE0201-1994474300
SEVELAMER
CLORHIDRATO
(RENAGEL) 800 mg -
TABLETA RECUBIERTA
2610 2.500 6.525.000
V07AS0296-1999442112
BOLSA PARA
COLOSTOMIA (CONVATEC)
45 MM
35 8.400 294.000 M05BA0605-2001937000
IBANDRONICO ACIDO
(BANDRO) 6 MG/6 ML (0-
1% ) - SOLUCION O
POLVO PARA
4 148.500 594.000 H01AC0105-1997205801
SOMATROPINA
(GENOTROPIN) 36 UI (12
mg) - SOLUCION
INYECTABLE
28 445.817 12.482.876
V07AS0296-1999442113
BOLSA PARA
COLOSTOMIA (CONVATEC)
57 MM
165 8.850 1.460.250 L01XE0101-1993943800
IMATINIB (GLIVEC) 400
mg - TABLETA
RECUBIERTA
690 147.174 101.550.060 H01AC0105-1990320701
SOMATROPINA (SAIZEN)
24 UI (8 mg) - SOLUCION
INYECTABLE
16 743.028 11.888.448
V07AS0296-1999442114
BOLSA PARA
COLOSTOMIA (CONVATEC)
70 MM
422 8.850 3.734.700 L04AB0205-1990528001
INFLIXIMAB (REMICADE)
100 mg - POLVO
LIOFILIZADO PARA
SOLUCION INYECTABLE
25 1.107.661 27.691.525 V07AY1293-1997750419SONDA FOLEY 2 VIAS
(POLIFARMA) # 22 FR8 1.520 12.160
C02KX0101-1998800500
BOSENTAN (TRACLEER)
125 mg - TABLETA
RECUBIERTA
60 98.557 5.913.420 L03AB0705-2001359301
INTERFERON BETA-1A
(REBIF) 44 mcg
(CARTUCHO) -
SOLUCION INYECTABLE
12 717.559 8.610.708 V07AY1793-0003233813SONDA NELATON
(MEDEX) # 10360 470 169.200
C02KX0101-1998800600
BOSENTAN (TRACLEER) 62-
5 mg - TABLETA
RECUBIERTA
180 100.053 18.009.540 L03AB0705-1990042604
INTERFERON BETA-1A
(REBIF) 44 mcg (JERINGA
PRELLENADA) -
SOLUCION INYECTABLE
4 239.186 956.744 V07AY1793-0003233814SONDA NELATON
(MEDEX) # 12600 370 222.000
A12AA0401-01CALCIO CARBONATO 500-
600 mg - TABLETA/CAPSULA60 130 7.800 J04AC0101-1992744600
ISONIAZIDA (SOLADEX)
100 mg - TABLETA90 1.300 117.000 V07AY1793-0003233815
SONDA NELATON
(MEDEX) # 141964 370 726.680
A11CC0401-01CALCITRIOL 0-25 mcg -
TABLETA/CAPSULA30 130 3.900 J04AC0101-2005158700
ISONIAZIDA (VESALIUS)
300 mg - TABLETA120 3.000 360.000 V07AY1793-0003233816
SONDA NELATON
(MEDEX) # 16370 420 155.400
L01BC0601-0022974500
CAPECITABINA (XELODA)
500 mg - TABLETA
RECUBIERTA
232 7.000 1.624.000 V07AY2384-1995271703
JERINGA EN PUNTA
CATETER PARA
ALIMENTACION POR
SONDA (BECTON
90 1.080 97.200 L04AD0202-1998358300
TACROLIMUS (PROGRAF
XL) 1 mg - CAPSULA DE
LIBERACION
PROLONGADA
8460 4.904 41.487.840
L04AB0505-2001496503
CERTOLIZUMAB PEGOL
(CIMZIA) 200 mg -
SOLUCION INYECTABLE
70 998.700 69.909.000 L04AA1301-01LEFLUNOMIDA 20 mg -
TABLETA/CAPSULA62 4.583 284.146 L04AD0201-1994374100
TACROLIMUS (PROGRAF)
1 mg - CAPSULA1200 3.813 4.575.600
L01AA0105-0002153501
CICLOFOSFAMIDA
(ENDOXAN) 1 g - POLVO
ESTERIL PARA INYECCION
4 36.200 144.800 L02BG0401-0022313900LETROZOL (FEMARA) 2.5
mg - TABLETA2100 100 210.000 J05AR0301-2000981600
TENOFOVIR +
EMTRICITABINA
(TRUVADA) (300 + 200) mg -
TABLETA RECUBIERTA
30 25.875 776.250
L01AA0105-0002153401
CICLOFOSFAMIDA
(ENDOXAN) 500 mg - POLVO
ESTERIL PARA INYECCION
10 5.420 54.200 B05XA0505-01
MAGNESIO SULFATO
20% - SOLUCION
INYECTABLE
15 130 1.950 L01BB0301-01TIOGUANINA 40 mg -
TABLETA/CAPSULA49 13.700 671.300
L04AD0101-0003303700
CICLOSPORINA
(SANDIMMUN NEORAL) 100
mg - CAPSULA
600 5.361 3.216.600 L01AA0301-0004626501
MELFALAN (ALKERAN) 2
mg - TABLETA
RECUBIERTA
45 2.750 123.750 L04AC0705-2000262701
TOCILIZUMAB (ACTEMRA)
200 mg/10 ml (2% ) -
SOLUCION INYECTABLE
65 824.570 53.597.050
L04AD0101-0003303800
CICLOSPORINA
(SANDIMMUN NEORAL) 25
mg - CAPSULA
90 1.340 120.600 L01BB0201-0004626200
MERCAPTOPURIONA
(PURINETHOL) 50 mg -
TABLETA
1250 2.100 2.625.000 L04AC0705-2000262901
TOCILIZUMAB (ACTEMRA)
80 mg/4 ml (2% ) -
SOLUCION INYECTABLE
482 329.828 158.977.096
L04AD0101-0005161200
CICLOSPORINA
(SANDIMMUN NEORAL) 50
mg - CAPSULA
1060 2.680 2.840.800 A07EC0201-01MESALAZINA 500 mg -
TABLETA/CAPSULA180 100 18.000 L04AC0705-02
TOCILIZUMAB 200 mg/10
ml (2% ) - SOLUCION
INYECTABLE
1 824.750 824.750
L04AD0107-0002289901
CICLOSPORINA
(SANDIMMUN) 500 mg/5 ml -
EMULSION ORAL FCO X 50
ml
25 705.659 17.641.475 L01BA0105-0020195203
METOTREXATO SODICO
(EMTHEXATE) 50 mg/2 ml
(2-5% ) - SOLUCION
INYECTABLE
22 12.800 281.600 L01XC0305-1990307001
TRASTUZUMAB
(HERCEPTIN) 440 mg -
POLVO LIOFILIZADO
PARA SOLUCION
40 4.073.680 162.947.200
L01XA0105-01CISPLATINO 50 mg -
SOLUCION INYECTABLE6 130 780 L04AA0601-0020475100
MICOFENOLATO
MOFETILO (CELLCEPT)
250 mg - CAPSULA
1800 2.540 4.572.000 J05AB1101-01VALACICLOVIR 500 mg -
TABLETA/CAPSULA30 100 3.000
L01AA0201-0004626400
CLORAMBUCILO
(LEUKERAN) 2 mg -
TABLETA RECUBIERTA
150 2.600 390.000 L04AA0601-0021604900
MICOFENOLATO
MOFETILO (CELLCEPT)
500 mg - TABLETA
4050 5.081 20.578.050 N03AG0401-0005188100
VIGABATRINA (SABRIL)
500 mg -
TABLETA/CAPSULA
180 1.190 214.200
893801
CONSUMO DE OXIGENO Y
PRODUCCION DE CO2 EN
REPOSO
2 85 170 M05BA0805-1995980801
ZOLEDRONICO ACIDO
(ACLASTA) 5 mg -
SOLUCION INYECTABLE
PARA INFUSION
10 1.000 10.000
29.572.781 2.005.313.218
501.328.305
CONTRATANTE CONTRATISTA OBJETO VALOR DEL
CONTRATO
PLAZO DEL
CONTRATO
GOBERNACIÓN DE
CUNDINAMARCAJAZMINE MARTINEZ DIAZ
SUMINISTRAR, DISTRIBUIR Y/O DISPENSAR MEDICAMENTOS AMBULATORIOS,
INSUMOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS PARA LA ATENCIÓN A LA POBLACIÓN
AFILIADA AL RÉGIMEN SUBSIDIADO QUE REQUIERAN MEDICAMENTOS Y
TECNOLOGÍAS FUERA DEL PLAN OBLIGATORIO DE SALUD UNIFICADO, Y A LA
POBLACIÓN POBRE NO AFILIADA QUE REQUIERAN MEDICAMENTOS Y
TECNOLOGÍAS DENTRO Y FUERA DEL PLAN OBLIGATORIO DE SALUD UNIFICADO,
POBLACIÓN RESIDENTE EN EL ÁREA DE INFLUENCIA DE LA JURISDICCIÓN DEL
DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA
$7,600,000,000 6 MESES
DESPARTAMENTO DEL
PUTUMAYO
UNION TEMPORAL CLINICAMEDICA PASTO SAS & IPS
DISMECOL LTDA
SUMINISTRO DE MDICAMENTOS NO POS Y TECNOLOGIAS EN SALUD DE ALTA
COMPLEJIDAD PARA USUARIOS DEL DEPARTAMENTOS DEL PUTUMAYO DE LA
CUIDAD DE PASTO. 450.000.000 6 MESES
POLICIA NACIONAL
DIRECCION DE SANIDAD UNION TEMPORAL MEDIPO 13
SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS AMBULATORIOS Y HOSPITALARIOS Y SERVICIO
FARMACEUTICOS PARA POBLACION DE USUARIOS DE POLICIA 173.387.205.546 15 MESES
HOSPITAL MEISSEN II NIVEL MARIA INES GUITIERREZ
SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS AMBULATORIOS Y HOSPITALARIOS POS Y NO
POS , PARA LOS USUARIOS DEL HOSPITAL D ELA RED SUR Y CENTRO ORIENTE 328.239.084 6 MESES
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1
Los valores presupuestados en este tipo de proceso con objeto contractual similar presenta una variabilidad, ya que cuenta con factores que no son controlables, que no dependen del CONTRATISTA ni del CONTRATANTE, que son impredecibles no se pueden medir, ni controlar como por ejemplo población sana a la que se les debe garantizar cobertura si son diagnosticados con enfermedades agudas y crónicas de alto costo formuladas con medicamentos POS, el ingreso al mercado de nuevos medicamentos, que generalmente están fuera del Pos y son de alto valor, por otro lado, el ingreso de medicamentos al listado Pos y medicamentos cuyo precios es regulado por el Estado. Es importante tener en cuenta los informes de gestión frente al comportamiento y evaluación de resultado de la gestión de suministro y dispensación de los medicamentos y dispositivos médicos, a la población beneficiaria, lo cuales permiten con información real conocer las necesidades en cuanto a la dispensación y cobertura de la población. Asi mismo, teniendo en cuenta el histórico de la facturación a lo largo del año anterior, y durante la vigencia del contrato suscrito con el mismo objeto del presente proceso mensualmente se viene ejecutando un promedio aproximado de ($512.000.000) de pesos Se ha tenido en cuenta el Incremento de IPC, población fluctuante, nuevos medicamentos POS que ingresan al mercado colombiano, cambios de tratamientos farmacológicos, regulación de precios. NOTA: Los Medicamentos, Insumos y Dispositivos médicos que no se encuentren en los listados referenciados será reconocido su valor con la factura de compra más el porcentaje atribuido al proceso de Operación Logística y dispensación, el cual será de 3,5% si el valor del producto es mayor a $1.000.000 y del 7% si es el valor del producto es menor o igual a $1.000.000 (tomados como referencia de http://www.minsalud.gov.co ) De acuerdo al resultado del análisis de las variables tenidas en cuenta que no hay una contante que permita a la entidad mantener un margen estático en la prestación de servicios así como en el suministro de medicamentos, por ser la población una variable fluente y de forma dinámica Para el estimado del valor la entidad dejará un estimado por encima de los $512.000.000.000 teniendo en cuanta las variables y el comportamiento de la fluctuación dinámica de la población, y el costo de los medicametos de Alto costo es decir se promedia una cifra de $520.000.000 mes
5.JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN
De conformidad con el parágrafo del artículo 36 del manual de contratación se consideran como criterios de Selección “(…) PARÁGRAFO. CRITERIOS DE SELECCIÓN DE LA OFERTA MÁS FAVORABLE Para la escogencia de la oferta más favorable, en los procesos de Invitación pública se tendrá en cuenta alguna de las siguientes alternativas: i) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en la invitación; ii) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio; ii) apoyo a la industria Nacional. 5.1 REQUISITOS HABILITANTES: CONVIDA EPS´S adelantará los estudios pertinentes y realizará los análisis comparativos necesarios para adjudicar al proponente cuya propuesta sea la más favorable y conveniente al tipo de suministro requerido. De conformidad con lo establecido en el Manual de contratación de la EPS´S Convida, la capacidad jurídica, capacidad financiera y capacidad técnica, serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje: En el presente proceso podrán participar las personas (naturales y/o jurídicas), así como consorcios y uniones temporales consideradas legalmente capaces de conformidad con las disposiciones legales vigentes y siempre y cuando su objeto social les permita desarrollar el objeto del presente proceso.
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De igual forma, se establece la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y organización, y la habilitación para operar de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisito habilitantes para la Participación en el proceso de selección y no otorgaran puntaje. NOTA: Estos requisitos deberán ser presentados por cada proponerte Los aspectos jurídicos, financieros y técnicos no dan lugar a puntaje, pero habilitan o inhabilitan la propuesta para su evaluación. Para la habilitación del proponente se realizarán las siguientes verificaciones, en este mismo orden: Aspectos que habilitaran o inhabilitaran a los proponentes: • JURÍDICOS HABILITANTE • TECNICOS HABILITANTE • FINANCIEROS HABILITANTE • CAPACIDAD DE ORGANIZACIÓN 5.1.1 Capacidad Jurídica La capacidad jurídica será objeto de verificación de cumplimiento pero no de calificación. Las propuestas se considerarán admisibles jurídicamente si en la revisión de los documentos se encuentra que el proponente cuenta con la capacidad legal de contratar con una EPS´S Convida pública, esto es, si se demuestra la debida constitución y registro del proponente para ejercer la actividad que se contrata, la representación legal y vigencia de la actividad comercial, y que no se encuentra inhabilitado ni presenta incompatibilidad o antecedente alguno, además de lo previsto en los términos de referencia Se verificaran estricto cumplimiento los documentos, formalidades y especificaciones legales relacionadas en el presente documento: 1. Carta de Presentación de la oferta: La carta de presentación de la propuesta deberá ser diligenciada por el proponente en forma completa y siguiendo el modelo que se presenta en el Anexo No.1, la cual debe ser firmada por el proponente o su representante legal o por el apoderado debidamente facultado. En el evento que la propuesta sea presentada y suscrita por un apoderado se deberá adjuntar el poder que así lo faculte. Se entenderá que el oferente (o miembros del consorcio o unión temporal) manifiestan bajo la gravedad de juramento que no se encuentran incursos en inhabilidad o incompatibilidad alguna para proponer y/o para contratar, ya sea de orden constitucional o legal, artículo 60 de la Ley 610 de 2000, artículo 4 de la Ley 716 de 2001, Ley 1474 de 2011 y demás normas concordantes, ante los eventuales conflictos de intereses frente al a la EPS´S Convida
a. Se verificara que el proponente manifieste en el FORMATO No. 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA, que está en condiciones de realizar los cambios de los bienes que no cumplan con las condiciones señaladas por CONVIDA EPS´S
b. a. Se verificara que el proponente manifieste FORMATO No. 1 CARTA DE PRESENTACIÓN
DE LA PROPUESTA, que acepta y está en condiciones de suministrar, distribuir y/o dispensar medicamentos en los sitios indicados, o los que le informe el supervisor durante la ejecución del contrato.
b. Se verificara que el proponente manifieste FORMATO No. 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA, que acepta y está en condiciones suministrar, el recurso humano en las condiciones mínimas solicitadas, EPS´S CONVIDA para la ejecución contractual durante el plazo de ejecución del contrato y que de requerirse un número superior será responsabilidad del proponente.
c. Se verificara que el proponente manifieste en el FORMATO CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA, que ofrece una garantía mínima de seis (6) meses más
d. Se verificara que el proponente manifieste en el FORMATO CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA, que cuenta con el transporte, personal y equipos suficientes para la
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3
óptima ejecución del contrato de acuerdo con lo establecido en estudio previo, invitación anexo técnico y demás documentos del proceso
e. •Se verificará No estoy reportado por las centrales de riesgos como deudor moroso ni he suscrito acuerdos de pago por incumplimiento en mis obligaciones o las de la entidad que represento..
c. •Se verificara que No estoy, ni la sociedad que represento, reportados por malas prácticas comerciales ante entidades privadas o públicas ni me encuentro incurso en investigaciones por fraudes al patrimonio de otras personas naturales o jurídicas
d. Se verificaran las demás que se requieran en el formato
2. Certificado de Existencia y Representación y/o Registro Mercantil. 3. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del proponente o representante legal 4. Tener debida representación de la persona jurídica en cuyo nombre actúa 5. Consorcio o Unión Temporal 6. Documento de constitución del Consorcio o de la Unión Temporal 7. Inscripción en el Registro Único de Proponentes 8. Garantía de seriedad de la oferta 9. Estar al día en el pago de los aportes a los sistemas de salud, riesgos Laborales, pensiones y
aportes parafiscales 10. Registro Único Tributario de la DIAN (RUT). Debidamente actualizado 11. Nota: Se verificarán los Antecedentes Disciplinarios ante la Procuraduría General de la Nación y el
reporte en el Boletín de Responsables Fiscales ante la Contraloría General de la República. 12. Otros documentos del proponente Nota: Se verificarán los Antecedentes Disciplinarios ante la Procuraduría General de la Nación y el
reporte en el Boletín de Responsables Fiscales ante la Contraloría General de la República. 5.1.2 Capacidad Financiera Para la verificación de la capacidad financiera se realizara teniendo en cuenta los indicadores financieros correspondientes a diciembre 31 de 2015, registradas en el RUP, cuya inscripción o renovación o actualización debe encontrarse en firme a la fecha de cierre. La verificación del cumplimiento de los índices financieros, se efectuara mediante la obtención de los indicadores: 1. Índice de Liquidez, 2. Índice de Endeudamiento, 3. Razón de Cobertura de intereses 4. Capital de Trabajo El resultado determinara la habilitación o no de la propuesta, es decir, para el proceso de selección de los proponentes, se debe tener en cuenta el cumplimiento de la totalidad de los índices financieros enunciados. 1. INDICE DE LIQUIDEZ (L) Es el cociente resultante de dividir el valor del Activo Corriente en el valor del Pasivo Corriente así: L= (AC/PC) >= 2.5 Donde: L = Índice de Liquidez AC = Activo Corriente PC = Pasivo Corriente Condición: Si L >= 2.5 la propuesta será HABILITADA Si L < 2.5 La propuesta será NO HABILITADA
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Para Consorcios o Uniones Temporales se calculará así: L = AC N / PC N > 2.5 Donde: L = Índice de Liquidez ACN = Activo Corriente de los participes. PCN = Pasivo Corriente de los participes Condición: Si; L >= 2.5 la propuesta será HABILITADO Si L < 2.5 La propuesta será NO HABILITADA 1. INDICE DE ENDEUDAMIENTO (NE) Es el resultado de dividir el Pasivo Total (PT), en el Activo total (AT), y su resultado será expresado en términos porcentuales y se calculara así: NE = PT < =40% AT Donde: E = Nivel de Endeudamiento P T = Pasivo Total A T = Activo Total Condición: Si E <= 40%; la propuesta será HABILITADA. Si E > 40%; la propuesta será NO HABILITADA. Para los consorcios y uniones temporales el Nivel de Endeudamiento se calculara así: NE = (PT1x%P + PT2x%P +...+ PT3x%P) (AT1x%P + AT2x%P +...+ AT3x%P) Donde: E = Nivel de Endeudamiento P T = Pasivo Total de los participes. A T = Activo Total de los participes. Condicion: Si E < =40%; la propuesta será HABILITADA. Si E > 40%; la propuesta será NO HABILITADA 3. RAZÓN DE COBERTURA DE INTERESES RCI = UOp GI Donde: RCI = Razón de Cobertura de Intereses. UOp = Utilidad Operacional. GI = Gastos de Intereses. Condición: Si RCI > =3; la propuesta se calificará HABILITADO. Si RCI < 3; la propuesta se calificará NO HABILITADO Nota: Cuando un proponente no tenga obligaciones financieras, se calificará HABILITADO. Para consorcios o Uniones temporales se calculará así:
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RQI = (U0p1x%P + UOp2x%P +...+ UOpnx%P) (GI1x%P + GI2x%P +...+ Glnx%P) Donde: ROI = Razón de Cobertura de Intereses. UOpn = Utilidad Operacional de los partícipes. Gln = Gastos de Intereses de los partícipes. %P = Porcentaje de Participación Condición: Si RCI >= 3; la propuesta se calificará HABILITADO Si RCI <= 3; la propuesta se calificará NO HABILITADO 2. Capacidad de Trabajo Capital de Trabajo (CT) Se determina por la diferencia entre Activo Corriente (AC) y el Pasivo Corriente (PC), reflejado en la información establecida en RUP CT = AC- PC El Capital de Trabajo (CT) del proponente debe garantizar como mínimo el 80% del Valor del Presupuesto Oficial (VPO). Condición: Si; CT >= al 80% VPO; la propuesta será HABILITADA Si; CT < al 80% VPO; la propuesta será NO HABILITADO. Para el caso de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes deberá cumplir con el criterio anteriormente señalado. Si la información y los indicadores presentados por el (los) proponente(s) no cumple con la totalidad de la capacidad financiera, de acuerdo a los parámetros requeridos en esta invitación, el (los) proponente(s) no será(n) HABILITADO (S) en el proceso. NOTA 1: Para el caso de las personas naturales extranjeras sin residencia en Colombia y las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia, deberán presentar el Balance General Clasificado, el Estado de Resultados con corte al 31 de diciembre de 2015, firmados por el representante legal y avalados con la firma de quien se encuentre en obligación de hacerlo, de conformidad con la legislación propia del país de origen, debidamente consularizado o apostillado, acompañado de traducción simple al idioma español, con los valores expresados en moneda legal colombiana, a la tasa de cambio de la fecha de cierre del Balance General, avalados por un Contador Público debidamente inscrito ante la Junta Central de Contadores, quien deberá presentar el Certificado de Vigencia de Inscripción y Antecedentes Disciplinarios, vigente a la fecha de cierre del presente proceso. El Anexo Resumen de los Estados Financieros completamente diligenciado. NOTA 2: CONVIDA EPS´S advierte que la información financiera acreditada se realiza con los efectos previstos en el artículo 43 de la ley 222 de 1995, que al tenor reza: “Responsabilidad penal. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas, serán sancionados con prisión de uno a seis años, quienes a sabiendas: Suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad. Ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas.” NOTA 3: La información financiera registrada en el RUP deberá estar en firme a la fecha de cierre con el fin de evitar la acreditación de circunstancias posteriores al cierre. NOTA 4: La EPS´S Convida se reserva el derecho de solicitar de manera adicional los documentos de carácter financiero que requiera para realizar la constatación de la información consignada, la cual deberá ajustarse a las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas en Colombia.
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5.1.3 Capacidad Organizacional CONVIDA EPS´S en aras de realizar la selección objetiva de la propuesta más favorable establece que para el presente proceso el proponente deberá acreditar la capacidad de organización con el respectivo certificado de inscripción, clasificación y calificación expedido por la cámara de comercio - RUP, de la siguiente forma: Se establece que la capacidad de organización se verificara con los indicadores que miden el rendimiento de las inversiones y la eficiencia en el uso de los activos del interesado: a). Rentabilidad del Patrimonio (ROE): Que es la resultante de la Utilidad Operacional por el patrimonio. RP = (UO / P)*100 >= 0.15% Para los consorcios y uniones temporales, se calculara el índice de Rentabilidad del Patrimonio con base en la sumatoria simple de la utilidad operativa y del patrimonio de cada uno de los miembros de la unión temporal, aplicando la siguiente formula: RP= Σ (UO1 + UO2 +…+ Un) / Σ (P1 + P2 +…+ Pn) b). Rentabilidad del Activo (ROA): Utilidad operacional dividida activo total. RA = (UO / A)*100 >= 0.11% Para los consorcios y uniones temporales, se calculara el índice de Rentabilidad del Activo con base en la sumatoria simple de la utilidad operativa y del activo de cada uno de los miembros de la unión temporal, aplicando la siguiente fórmula: RA= Σ (UO1 + UO2 +…+ Un) / Σ (A1 + A2 +…+ An) En todo caso el incumplimiento de la capacidad organizacional del proponente requerida por la EPS´S para el presente proceso será causal de RECHAZO FUNCION DE VERIFICACION DE LAS CAMARAS DE COMERCIO Las cámara de comercio, deberán verificar que la información contenida en el Formulario de Inscripción, renovación o actualización coincida con la información contenida en los documentos aportados por el interesado 5.1.4 REGISTRO UNICO DE PROPONENTES: INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES Teniendo en cuenta que en virtud del Artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, Las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras, con domicilio en Colombia, interesadas en participar en procesos de contratación convocados por las EPS´S Convida es Estatales, debe estar inscritas en el RUP, salvo las excepciones previstas de forma taxativa en la Ley. El proponente y cada uno de sus integrantes si el mismo es un consorcio o unión temporal, que a la fecha se encuentre utilizando el clasificador de bienes y servicios deberán estar Clasificados en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio en por lo menos dos de las actividades económicas y de las cuales una debe ser directamente relacionada con MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS FARMACEUTICOS NOTA: En el caso que el proponente sea un consorcio o unión temporal o promesa de sociedad futura, para la verificación del cumplimiento del presente requisito, todos sus integrantes deberán acreditar la inscripción y clasificación en el Registro Único de Proponentes en la actividad de Proveedor y al menos uno de los integrantes deberá estar clasificado en las especialidades, grupos o actividades económicas solicitadas en el presente numeral El proponente deberá tener en cuenta lo siguiente:
Para tales efectos en caso de Consorcios y Uniones temporales, se debe presentar el Certificado del registro Único de Proponentes de cada uno de los miembros integrantes.
No se tendrán en cuenta las modificaciones realizadas sobre el (los) documentos con posterioridad a la fecha de entrega de propuestas y que se relacionen con requisitos mínimos para participar y/o requisitos para la comparación de las ofertas.
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El proponente ya sea de manera individual o cada uno de los miembros de un Consorcio o unión Temporal, al momento del cierre del proceso deben tener la inscripción vigente y en firme en el Registro único de Proponentes (RUP)
Si el proponente no solicita la renovación del Registro único de Proponentes dentro del término establecido, cesaran sus efectos hasta tanto vuelvan a inscribirse.
En caso que el proponente o alguno de los miembros del consorcio o unión temporal no estén inscritos en la actividad, especialidad y grupo exigidos en el pliego a la fecha de cierre del presente proceso, su propuesta no será tenida en cuenta.
NOTAS: En el evento en que le proponente sea un consorcio o unión temporal, y se exigiere estar inscrito y calificado en más de una actividad, especialidad y grupo o codificación según decreto, sus miembros se podrán complementar entre sí para el cumplimiento de este requerimiento, sin perjuicio de lo anterior todos los miembros deben estar en por lo menos una codificación exigida 5.1.5 Técnicos Esta verificación se hará solo sobre las propuestas que hayan sido habilitadas desde el punto de vista jurídico y financiero. Dicha verificación consiste en la revisión del cumplimiento de experiencia exigida y la revisión del cumplimiento de las especificaciones técnicas exigidas. 5.1.5.1 Soportes documentales técnicos y operativos:
a. El proponente debe acreditar experiencia en compra, almacenamiento y transporte de medicamentos, de conformidad con el decreto 2200 de 2005. Para el cumplimiento de este requisito el proponente deberá anexar, con los documentos de la propuesta, una (1) certificación por cada uno de los componentes que la conforman: Compra de medicamentos: Certificaciones de laboratorios o distribuidores o comercializadores a quién le haya comprado medicamentos en la que conste que han tenido una relación comercial durante los 5 años anteriores a la fecha de cierre del presente proceso y sea relacionado el valor facturado. La sumatoria de las certificaciones deberá corresponder mínimo el 70% de valor del presupuesto oficial del presente proceso. Almacenamiento: Se requiere que el proponente diligencie y adjunte con la propuesta la declaración de auto inspección de buenas prácticas de almacenamiento y distribución de medicamentos, el cual debe ir con la firma del representante legal Transporte de medicamentos: Certificación de la(s) entidad(es) contratada o propia de envíos o mensajería con presencia en el territorio nacional para transporte de medicamentos, que garantice el cumplimiento de estándares mínimos de calidad para el transporte seguro de los mismos, ejecutados dentro del último año anterior a la fecha de presentación de la propuesta, dicha certificación debe estar firmada por el representante legal o quien haga sus veces
b. El proponente debe adjuntar copia del acta de visita practicada por la Secretaría de Salud o Ente Territorial certificando el cumplimiento de las condiciones técnicas locativas y sanitarias (con concepto favorable) de los establecimientos farmacéuticos que almacenan y/o proyecta almacenar, el cual puede estar ubicado en el Departamento de Cundinamarca, o en otro Departamento del Territorio Nacional, expedido durante los últimos 12 meses anteriores al cierre del presente proceso
c. El proponente debe adjuntar copia Resolución de inscripción ante la U.A.E. FONDO NACIONAL DE ESTUPERFACIENTES para la compra, almacenamiento y distribución de control especial vigente.
d. El proponente debe adjuntar copia del Documento de procedimiento y/o guía de farmacovigilancia y tecnovigilancia institucional del oferente, para garantizar que al momento de reportarse un evento por parte de un paciente, se cumpla con el proceso dispuesto en la normatividad
e. Presentación de propuesta y portafolio de servicios donde se presente la entidad y su trayectoria en el mercado.
f. Presentar las actas de inspección vigilancia y control higiénico sanitario a establecimientos farmacéuticos o puntos de dispensación, para cada establecimiento registrado, inscritos, o autorizados.
g. Presentar la carta de inscripción a la entidad competente para el control vigilancia higiénica sanitaria a establecimientos farmacéuticos o puntos de dispensación de puntos a presentar dentro del mes siguiente a la suscripción del acta de inicio.
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h. Registro Sanitario: copia de la licencia sanitaria vigente expedida por el INVIMA de cada uno de los medicamentos a suministrar según la oferta, cumpliendo con los requisitos expedidos por el Ministerio.
i. Certificado de Buenas prácticas: Los proponentes deberán presentar el certificado de buenas prácticas de manufactura del fabricante del medicamento a suministra según la oferta y cumplir con los requisitos expedidos por el Ministerio de conformidad con su actividad si es fabricante o comercializador.
j. Adjuntar el listado de red de farmacias o puntos de dispensación disponibles para la dispensación, a nivel departamental donde se identifique: dirección, horarios de atención, ciudad.
k. Si es importador de las formas farmacéuticas, debe acreditar las autorizaciones y registro de importación por cada una de las formas farmacéuticas emitido por la autoridad competente y validación por parte del INVIMA.
l. En caso que el proponente sea distribuidor o comercializador deberá presentar la carta que lo acredite como tal.
m. Adjuntar el comportamiento de los indicadores con los que mide la gestión y su comportamiento en el último semestre.
n. Incluir el modelo de servicio al cliente, donde se detalle: a. Si posee un área o colaborador encargado que canalice las inquietudes, sugerencias y
solicitudes de los clientes (atención al cliente) horarios, canales y flujo de atención de quejas y reclamos.
b. Adjunte indicadores actuales del manejo de quejas y sugerencias de los usuarios. o. Detallar el proceso de entregas a domicilio, donde se especifique el procedimiento, tiempos y si
existen restricciones. p. Describir el proceso y compromiso en la entrega de faltantes. q. Soporte de la suficiencia del recurso humano para prestar los servicios a contratar; estimada a partir
de la capacidad instalada, donde se detalle: a. Modalidad de contratación de los funcionarios administrativos y profesionales asistenciales. b. Esquema de capacitación e incentivos c. Relacione el Equipo técnico de soporte en los puntos de venta adjuntando la hoja de vida,
experiencia y formación indicando quienes se encuentran a cargo de la dispensación y quienes de la dirección técnica.
r. Adjuntar el procedimiento que permita identificar los procesos de adquisición, importación (cuando aplique), distribución, almacenamiento – incluida la implementación de la cadena de frío- y dispensación de los medicamentos, así como el manejo del desecho técnico de los residuos medicamentosos.
s. Describir el procedimiento para garantizar el stock mínimo de medicamentos en cada uno de los puntos de dispensación, así como el procedimiento para el manejo y notificación de agotados.
t. Presentar un plan de intervención para responder por las obligaciones descritas ante situaciones imprevistas que afecten la disponibilidad, entrega o acceso a los medicamentos.
u. El proponente deberá manifestar el cumplimiento de todas y cada una de las especificaciones técnicas, de todos y cada uno de los medicamentos, insumos y dispositivos médicos a requerir por la Secretaria en éste proceso, de tal suerte, que el proponente en su propuesta deberá ofrecer como mínimo los medicamentos, insumos y dispositivos médicos con las especificaciones técnicas allí contenidas
Especificaciones o detalle de información que debe estar incluida en la oferta o manifestar su aceptación:
v. Infraestructura física: Contar con equipamiento de mobiliario y enseres y/o puntos que permitan una adecuada atención a los usuarios, detallando si se cuenta con digiturno, filas preferenciales y todas las características que consideren para dar un trato humanizado y cálido a los usuarios de la EPS´S. Así mismo los espacios no deben ser generadores de barreras de acceso para adulto mayor, discapacitado y gestante.
w. Infraestructura tecnológica: sistemas de comunicación y cómputo que soporten los requerimientos
para los software y sistemas de información de CONVIDA EPS´S conexión de red con dedicación exclusiva y para llamado a los afiliados cuando así se requiera.
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x. Contar con una plataforma tecnológica que permita generar reportes pertinentes a la demanda por perfil epidemiológico en cada municipio, identificar los medicamentos de alta rotación, las IPS o médicos mayores remitentes, y demás que la EPS´S Convida considere.
y. Efectuar el recaudo de cuotas moderadoras de los usuarios que aplique y servicios adicionales que requieran cobro.
z. Establecer un comité conjunto con EPS´S CONVIDA para seguimiento el cual se establecerá en el
momento de la suscripción del acta de inicio.
aa. Permitir las visitas a establecimientos que hagan parte de la oferta, tanto en el proceso de selección como en la evaluación periódica definida por CONVIDA EPS´S .
bb. Disposición y cumplimiento al programa de inducción y programación de actividades de capacitación
de EPS´S CONVIDA
cc. Tramitar con CONVIDA EPS´S la Certificación para el inicio de la prestación de los servicios.
dd. El oferente se debe comprometer a la entrega de los reportes estadísticos con la estructura definida por EPS´S CONVIDA
ee. Previa suscripción del acta de inicio se solicitará conjuntamente con el EPS´S CONVIDA la Resolución para el manejo de medicamentos controlados
5.1.5.2 CONDICIONES DE EXPERIENCIA: CONVIDA EPS´S realizará la verificación a la experiencia con base en la información que reporten los proponentes en el RUP (Registro Único de Proponentes o de las certificaciones allegadas con la oferta, teniendo en cuenta que para el presente proceso se tendrán en cuenta exclusivamente los contratos relacionados en el formato EXPERIENCIA DEL PROPONENTE así: Personas naturales con establecimiento de comercio: Deberá demostrar que su actividad económica está relacionada directamente con el objeto a contratar, la cual deberá acreditar con el registro de matrícula mercantil vigente expedida por la Cámara de Comercio. Personas Jurídicas: Deberá demostrar que su objeto comercial está relacionado o es compatible con el objeto a contratar, el cual deberá acreditar mediante Certificado de Cámara de comercio vigente. EXPERIENCIA ACREDITADA: requiere que el proponente acredite una experiencia en dos (2) contratos debidamente registrados en el RUP y suscritos, iniciados y ejecutados dentro de los últimos cinco (5) años contados a partir a la fecha de cierre de la presente invitación cuyo objeto sea SUMINISTRO Y/O DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS, y que por lo menos en una de las certificaciones se contemple en sus actividades de suministro la entrega de insumos y/o dispositivos médicos Y cuya sumatoria de las (2) certificaciones de correspondan al valor del 100% de presupuesto oficial asignado para este proceso de conformidad con la siguiente de la siguiente manera: Los contratos celebrados por Consorcios, Uniones temporales y sociedades en las cuales el interesado tenga o haya tenido participación, para cada uno de los bienes, que ofrecerá la Entidad Estatal Nota 1: Cada una de las certificaciones que acredite la experiencia, deberá corresponder a contratos ejecutados durante el PERIODO comprendido entre el 1º de julio de 2012 y la fecha de cierre del presente proceso de selección. Las certificaciones que no correspondan a contratos ejecutados dentro del periodo anteriormente establecido no se tendrán en cuenta.
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Nota 2: Cuando la certificación aportada corresponda a un contrato que involucra la adquisición y/o distribución y/o suministro y/o venta y/o comercialización y/o fabricación de medicamentos, el proponente deberá presentar la certificación estableciendo de manera clara y precisa el valor que corresponde a los medicamentos que tienen relación con el objeto que presenta propuesta, toda vez que los valores que corresponden a elementos o productos diferentes al objeto establecido, no serán tenidos en cuenta para acreditar la experiencia. Nota 3: En caso que el proponente anexe más de las certificaciones requeridas por la Entidad para acreditar la experiencia, del que presente propuesta, CONVIDA EPS´S tendrá en cuenta las mejores dependiendo del número máximo requerido para el grupo o grupos para el/los que presenta propuesta. Para determinar la correspondencia del valor de los contratos en salarios mínimos, el cálculo se efectuará de conformidad con el valor correspondiente al Salario Mínimo legal Mensual Vigente del año en que se suscribió el contrato con el cual se está certificando experiencia, así:
AÑO SMMLV
2012 566.700
2013 589.500
2014 616.000
2015 644.350.
2016 689.454
Para efectos de acreditar la experiencia en el objeto del contrato, adjuntar a las certificaciones todos los documentos que sirvan de soporte o prueba de las mismas, para lo cual el proponente debe tener en cuenta los siguientes parámetros: Las certificaciones presentadas para acreditar la experiencia requerida del presente pliego de condiciones, deben contener como mínimo la siguiente información:
1. Nombre de la empresa Contratante (dirección y teléfono) de contacto 2. Si se trata de un Consorcio o de una Unión Temporal se debe señalar el nombre de quienes lo
conforman, adicionalmente se debe indicar el porcentaje de participación de cada uno de sus miembros.
3. Número del contrato. 4. Objeto del contrato. 5. Valor del Contrato. 6. Fecha de suscripción, inicio (día, mes y año) y fecha de terminación (día, mes y año). 7. Fecha de expedición de la certificación (día, mes y año). 8. Porcentaje de participación dentro del Consorcio o Unión Temporal. 9. Nombre y firma del funcionario responsable por parte del contratante.
EPS´S CONVIDA se reserva el derecho de verificar la información suministrada por el proponente y de solicitar las aclaraciones que considere convenientes En caso de certificaciones expedidas por entidades de derecho privado, el proponente deberá adjuntar además de la certificación, copia del contrato respectivo u órdenes de compra y/o copia de la facturación. Cada certificación de contrato se analizará por separado; en caso de presentar certificaciones que incluyan adiciones presupuestales al principal, se sumará al del contrato inicial, quedando esta como una sola certificación. En el caso que se relacionen en la misma certificación de experiencia objetos diferentes al solicitado en el presente pliego de condiciones, la entidad solo tomará la experiencia específica directamente relacionada con los servicios y/o actividades solicitadas.
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Así mismo, en el evento que las certificaciones no contengan la información que permita su evaluación, el proponente podrá anexar a la propuesta copia del contrato, acta de liquidación del contrato, acta de terminación que permita tomar la información que falte en la certificación. CONVIDA EPS´S se reserva el derecho de verificar la información suministrada por el proponente y de solicitar las aclaraciones que considere convenientes La verificación de la Experiencia Total se realizará con base en la información que reporten los proponentes en el FORMATO “EXPERIENCIA DEL PROPONENTE”, y en los respectivos soportes de la información consignada en el mismo. En dicho formato el proponente deberá certificar, bajo la gravedad de juramento, que toda la información contenida en el mismo es veraz, al igual que en los documentos soporte. Cuando exista diferencia entre la información relacionada en el FORMATO “EXPERIENCIA DEL PROPONENTE” y la consagrada en los soportes presentados o en el RUP, o el formato no incluya información de la cual se aportó el soporte, prevalecerá la información de los soportes y del Registro. En caso de aportar más de los contratos requeridos por la entidad para acreditar la experiencia del proponente, CONVIDA EPS´S tendrá en cuenta según orden de foliación. Los demás no se tendrán en cuenta para la verificación, No se tendrán en cuenta los contratos cuya actividad sea diferente al objeto señalado en este estudio previo, anexo técnico y pliego de condiciones. En caso de que el proponente sea unión temporal o consorcio, cada uno de sus integrantes deberá aportar por lo menos un contrato certificado que incluya alguno de los aspectos antes mencionados, Si el proponente omite presentar el FORMATO “EXPERIENCIA DEL PROPONENTE”, se tendrá en cuenta la experiencia acreditada mediante los soportes y/o el RUP. No se aceptan contratos verbales ni certificaciones con objeto distinto al requerido en este estudio previo, anexo técnico y pliego de condiciones por la entidad en el presente proceso. El incumplimiento de la Experiencia mínima requerida, o la no presentación de los soportes y formato (ambos) requeridos será causal de RECHAZO DE LA PROPUESTA.
5.2 CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MAS FAVORABLE:
Teniendo en cuenta los criterios de selección más favorables para la modalidad de selección por Invitación Pública Mayor Cuantía se establece en el artículo 35 de Manual de contratación en especial su parágrafo el cual señala a la letra: “PARÁGRAFO. CRITERIOS DE SELECCIÓN DE LA OFERTA MÁS FAVORABLE Para la escogencia de la oferta más favorable, en los procesos de Invitación pública se tendrá en cuenta alguna de las siguientes alternativas: i) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en la invitación; ii) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio; ii) apoyo a la industria Nacional.”
FACTORES Y CRITERIOS DE ESCOGENCIA Y ADJUDICACIÓN Ninguna oferta económica podrá ser superior al presupuesto oficial estimado referido en el numeral 1.8 de estos términos de condiciones. Será causal de rechazo la presentación de la propuesta con un valor superior. La EPS´S Convida, evaluará los factores de calificación de las propuestas presentadas, de acuerdo a las reglas establecidas en el presente numeral Una vez la propuesta sea considerada HÁBIL, La EPS´S Convida, de acuerdo con los criterios estipulados en el Manual de Contratación, efectuará los estudios del caso y el análisis comparativo para seleccionar la propuesta más favorable y que esté ajustada a los de condiciones, teniendo en cuenta los factores de evaluación y ponderación detallados a continuación:
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FACTORES PUNTAJES
FACTOR ECONOMICO
Oferta Económica 400
FACTORES DE CALIDAD
Experiencia adicional a la mínima requerida del proponente
400
Valores agregados ofertados (Biométrico)
100
OTROS
Apoyo a la Industria nacional 100
TOTAL 1000
5.2.1 FACTOR PROPUESTA ECONOMICA se calificará con 400 puntos así: El proponente deberá presentar la Propuesta Económica por la Totalidad de los medicamentos e insumos y dispositivos médicos especificados en la Tabla para cada medicamento, insumo y dispositivo médico, diligenciando el precio unitario, el laboratorio que la fábrica, el registro sanitario y la presentación comercial en la que suministrará cada medicamento, insumo y dispositivo médico. El precio unitario por medicamento, insumo y dispositivo médico será un único valor independientemente del sitio de entrega El valor de la propuesta no podrá superar el valor del presupuesto oficial, asignado para este contrato. El valor total de la oferta será la sumatoria de los valores ofertados unitarios de los medicamentos, insumos y dispositivos médicos descritos en el Anexo No. PROPUESTA ECONOMICA La ponderación del factor precio tendrá una asignación máxima de 400 puntos y se determinará con el menor precio así:
P=500X (MPO/POC)
Donde P= Puntaje del precio MPO= Menor Precio Ofertado POC= Precio del Oferente a calificar El ofrecimiento más favorable para la EPS´S Convida será la propuesta económica total del menor Valor Ofertado en pesos, quien obtendrá el máximo puntaje es decir, 400 puntos. Las demás ofertas obtendrán un puntaje proporcional en la medida en que se alejen de la oferta que obtuvo el mayor puntaje. La evaluación económica se realizará aplicando una regla de tres simple inversamente proporcional, que se aplicará a cada proponente, en relación con la propuesta que obtuvo el mayor puntaje. 5.2.2 FACTORES DE CALIDAD SE OBTENDRÁN 400 Puntos así: EXPERIENCIA ADICIONAL A LA MINIMA EXIGIDA DEL PROPONENTE: Se tendrán en cuenta los contratos relacionados por el proponente en el ANEXO – EXPERIENCIA ESPECÍFICA ACREDITADA DEL PROPONENTE, que cumplan todos los requisitos indicados. Se evaluará con base en la sumatoria de los contratos adicionales relacionados en el anexo precitado, de acuerdo con los rangos que se establecen en la siguiente tabla:
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PORCENTAJES QUE REPRESENTAN LAS Σ DE LOS DE LOS CONTRATOS
PUNTAJE
Por cada contrato adicional se darán 100 puntos hasta completar los 400
400 PUNTOS
VALOR AGREGADO se otorgará un puntaje máximo de 100 puntos así: Al proponente que ofrezca como mínimo EL BIOMETRICO para la dotación de los puntos de dispensación de los Municipios con el número más representativo de usuarios, tenido en cuenta que el proponente deberá indicar en su propuesta que clase de equipo y para tal efecto deberá hacer entrega en su propuesta de la ficha técnica del mismo para verificación de la entidad La elección del proponente debe estar dentro de los siguientes parámetros. Validación de la identidad del usuario y prevención de fraudes en trámites y solicitudes. Validación de huella con tecnología de dedo vivo y lector térmico. Validación huella contra la imagen del documento de identidad. Validación de datos biográficos del documento de identidad Validación de huella contra base de datos y/o huella almacenada en tarjetas inteligente Validación de huella, palma, facial, iris y firma Los Municipios con más usuarios son lo que se relación en el siguiente cuadro
POBLACION MAYO 2016 EPS´S CONVIDA
MUNICIPIOS CON MAS DE 7000
HABITANTES POBLACION A MAYO DE 2016
1 TOCAIMA 8.864
2 YACOPI 8.404
3 CAQUEZA 11.087
4 CHOCONTA 10.397
5 FACATATIVA 18.816
6 FUNZA 8.414
7 FUSAGASUGA 29.630
8 GIRARDOT 15.644
9 GUADUAS 8.314
10 MADRID 10.891
11 MOSQUERA 17.945
12 SOACHA 29.025
13 ZIPAQUIRA 20.764
14 UBATE 14.344
15 VILLAPINZON 10.147
5.2.3 APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL se otorgara un puntaje de 100 puntos así. En los términos de la Ley 816 del 7 de julio de 2003 "Por medio de la cual se apoya a la Industria Nacional a través de la Contratación Pública", la EPS´S Convida asignará el siguiente puntaje: Asignación de Puntaje: En este criterio se asignará un máximo de CIEN (100) PUNTOS, de acuerdo con el siguiente procedimiento:
PUNTAJE CONDICION
100 Puntos
Si todo el personal que ofrece el proponente es de nacionalidad colombiana, obtendrá el puntaje señalado. Este aspecto se acreditará mediante la información que sobre la nacionalidad del personal, suministre el proponente o el representante legal en el correspondiente formulario de los términos Condiciones. Adjuntado documento idóneo que así lo acredite
Si dentro del personal que ofrece el proponente, hay algunos de nacionalidad colombiana y extranjera, obtendrá el
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75 Puntos
puntaje señalado. Este aspecto se acreditará mediante la información que sobre la nacionalidad del personal, suministre el proponente o el representante legal en el correspondiente formulario de los términos de Condiciones; que hayan aportado el documento que acredite reciprocidad, por la existencia de un tratado, acuerdo o convenio. Adjuntado documento idóneo que así lo acredite
0 Puntos
Si todo el personal que ofrece el proponente es de nacionalidad extranjera, obtendrá el puntaje señalado. Este aspecto se acreditará mediante la información que sobre la nacionalidad del personal, suministre el proponente o el representante legal en el correspondiente formulario de los términos de Condiciones. Adjuntado documento idóneo que así lo acredite
El proponente deberá diligenciar y firmar el ANEXO Apoyo a la Industria Nacional, en el cual acreditara su condición, suscrito por el representante legal, estableciendo el total cumplimiento de los términos de la Ley 816 de 2003 “Por medio de la cual se apoya a la Industria Nacional a través de la contratación pública”, En el caso de Consorcios o Uniones Temporales conformados por integrantes nacionales y extranjeros, el puntaje se asignará en proporción al personal de cada empresa consorciada o en unión temporal de acuerdo porcentaje de participación de cada integrante tenga, según sea su condición de nacional o extranjero.
6. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA O NO DE GARANTÍAS DESTINADAS A AMPARAR LOS PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL O EXTRACONTRACTUAL
Durante la ejecución del contrato se pueden presentar situaciones que no permitan la oportuna entrega de los medicamentos: A. Falta de inventarios por parte del proveedor. B. Falta de inventarios en los puntos de dispensación. C. Falta de pago a los puntos de dispensación. D. Imposibilidad de surtir algunos puntos de dispensación por su ubicación, por inconvenientes de orden
público o por problemas en las vías de acceso. E. Falta de mecanismos y medios que garanticen la entrega de medicamentos en las veredas,
inspecciones o corregimientos en los que la EPS´S CONVIDA tenga o llegare a tener afiliados. F. Demora en la entrega de medicamentos al proveedor por parte del laboratorio, en caso de que el
proveedor no realice el trámite correspondiente con la debida antelación. G. La expedición de una normatividad que varíe las condiciones y medicamentos a entregar y que haga
insostenible económicamente el contrato suscrito. H. Frente a estas eventualidades se debe solicitar la suscripción de la garantía única que ampare estos
riesgos y en el caso de llegarse a presentar un desequilibrio debe atenderse la normatividad, doctrina y jurisprudencia que regula este tema.
Frente a estos riesgos deben solicitarse los siguientes amparos:
a. El valor del amparo de seriedad de la oferta deberá ser equivalente al 10% del valor del contrato, por un término igual a la ejecución del contrato y noventa (90) días más
b. El valor del Cumplimiento Multas y Clausula Penal : En cuantía equivalente al (20%) del valor total del contrato por el plazo del mismo y seis (6) meses más. contados a partir de las suscripción del contrato
c. El valor del amparo de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones será igual cuando menos al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y deberá extenderse por el término de vigencia del contrato y tres años más.
d. El valor del De calidad del servicio: Equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, por el término de duración del mismo y un año más.
e. El valor De calidad de los bienes entregados: Equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, por el término de duración del mismo y un año más. No obstante lo anterior, en cualquier evento en que se aumente el valor del contrato-contrato o se prorrogue su vigencia deberá ampliarse o prorrogarse la correspondiente garantía.
f. El Valor del amparo de Responsabilidad civil extracontractual Responsabilidad Civil Extracontractual: en cuantía equivalente al 5% del valor de contrato al momento de la expedición de la póliza, por el plazo del mismo. La responsabilidad extracontractual solo puede ser amparada mediante póliza de seguro
7. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
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1. OBLIGACIONES GENERALES 2. Cumplir con el objeto del contrato, teniendo en cuenta lo señalado en el estudio previo, anexo
técnico, TERMINOS DE CONDICIONES, la propuesta presentada por el contratista, 3. Conocer a cabalidad el TERMINOS DE CONDICIONES, el estudio previo y el contrato, para
realizar la ejecución del mismo con eficiencia y eficacia. 4. Suscribir oportunamente el acta de inicio y el acta de liquidación del contrato, conjuntamente con
el/la supervisor/a del mismo, cuando corresponda una vez legalizado y perfeccionado el presente contrato.
5. Mantener vigentes las garantías contractuales. Para el efecto deberá constituir, ampliar, prorrogar o modificar las garantías en el evento en que se aumente el valor del contrato, se prorrogue su vigencia o se modifiquen sus condiciones. Así mismo, EL CONTRATISTA debe reponer las garantías cuando el valor de las mismas se vea afectado por razón de siniestros. De lo anterior el contratista debe comunicar a la compañía de seguros.
6. Entregar al supervisor los documentos elaborados en cumplimiento de las obligaciones contractuales, así como los informes y archivos a su cargo, requeridos sobre las actividades realizadas durante la ejecución del mismo (Cuando aplique).
7. Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre la información que conozca por causa o con ocasión del contrato, así como, respetar la titularidad de los derechos de autor, en relación con los documentos, obras, creaciones que se desarrollen en ejecución del contrato.
8. Facilitar al supervisor todas las evidencias que soporten el cumplimiento normativo 9. Responder ante las autoridades competentes por los actos u omisiones que ejecute en desarrollo
del contrato, cuando en ellos se cause perjuicio a la administración o a terceros en los términos del artículo 52 de la ley 80 de 1993. Reparar los daños e indemnizar los perjuicios que cause a la EPS´S Convida por el incumplimiento del contrato.
10. Cuando se trate de personas naturales Realizar el pago de los aportes al régimen de seguridad social, en proporción al valor mensual del contrato, y entregar copia de la planilla correspondiente al supervisor del contrato para cada pago
11. Cuando se trate de personas jurídicas: Entregar para cada pago, la certificación suscrita por el representante legal o revisor fiscal, que acredite el cumplimiento del pago de aportes al sistema de seguridad social integral, parafiscales, ICBF, SENA y cajas de compensación familiar de los últimos seis (6) meses, de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 o aquella que lo modifique.
12. Presentar los documentos que permitan verificar el cumplimiento de las obligaciones, para la realización del respectivo pago.
13. En el evento que el contratista por razones, o situaciones de mantenimiento, adecuación u otra circunstancia que pueda ser prevista no pueda realizar las entregas de los docuemntos, éste debe adelantar las acciones conducentes para que el objeto del contrato se atienda sin restricciones que puedan afectar la operación de la Entidad.
14. Cancelar oportuna y totalmente a sus trabajadores y proveedores. 15. Reconocer y pagar directamente y a sus expensas los daños y perjuicios causados a terceros
durante el desarrollo del contrato, por hechos suyos o del personal a su cargo. 16. Observar en todo momento un trato respetuoso para los representantes, funcionarios de la EPS´S
Convida y a los usuarios a los cuales se les realiza la auditoría así como también para el Supervisor y/o Interventor en desarrollo de este contrato.
17. A formular oportuna y respetuosamente las sugerencias y recomendaciones que conduzcan a la correcta ejecución del contrato.
18. A ceder el contrato previa autorización de la Entidad contratante en caso de sobrevenirle causales de inhabilidad, incompatibilidad o prohibición para continuar su ejecución. Si ello no fuera posible se compromete a renunciar al contrato.
19. Abstenerse de ceder el contrato sin la expresa autorización dada por escrito por parte de la EPS´S CONVIDA.
20. Pagar los salarios, prestaciones e indemnizaciones de carácter laboral del personal que contrate para la realización de los trabajos, lo mismo que el pago de impuestos, gravámenes, aportes y servicios de cualquier género establecidos por la ley colombiana.
21. EL CONTRATISTA deberá dar cabal cumplimiento a los compromisos de anticorrupción, apoyando la acción del estado colombiano y de la EPS´S CONVIDA para fortalecer la transparencia y la responsabilidad de rendir cuentas. Dentro de este marco, el contratista se compromete a impartir instrucciones a todos sus empleados y agentes y a cualesquiera representantes suyos, exigiéndoles el cumplimiento en todo momento de las leyes de la República de Colombia y especialmente de
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aquellas que rigen la presente contratación, y les impondrá la obligación de no ofrecer o pagar sobornos o cualquier halago corrupto a los funcionarios de la EPS´S CONVIDA y al personal de Interventoría, durante el desarrollo del objeto
22. En los términos del artículo 52 de la ley 80 de 1993 el CONTRATISTA será civilmente responsable frente EPS´S CONVIDA de los perjuicios originados por el deficiente desempeño de sus funciones y obligaciones previstas en el contrato, además de las sanciones penales a que hubiere lugar.
23. Las demás inherentes al objeto y la naturaleza del contrato y aquellas indicadas en el estudio previo, anexo técnico, invitación pública, propuesta presentada por el contratista y el contrato
B. OBLIGACIONES ESPECIFICAS Además de las contempladas en el numeral 2 y ss de este estudios previos deberá
1. Con el fin de garantizar la eficiencia y oportunidad en el suministro y dispensación de medicamentos, EL CONTRATISTA, deberá disponer permanentemente de los inventarios, insumos, recursos físicos, humanos y tecnológicos; manteniendo el stock de seguridad reserva necesario para garantizar el cumplimiento del suministro.
2. EL CONTRATISTA, hará entrega de los medicamentos e insumos incluidos en el Plan de Beneficios objeto del presente contrato incluyendo los medicamentos cuya molécula no se encuentre en la denominación genérica y que hagan parte del Plan de Beneficios, de conformidad con lo contemplado en la resolución 5592 de 2015 y sus parágrafos. La entrega debe efectuarse en las cantidades completas ordenadas por el médico tratante.
3. Todos los medicamentos e insumos contemplados en el plan de beneficios a suministrar deben tener Registro Sanitario del INVIMA vigente.
4. Permitir el acceso a las instalaciones del CONTRATISTA, al supervisor del contrato y/o a los auditores de la EPS´S CONVIDA y colaborarles para suministrarles los documentos que ellos requieran, ya que están autorizados para verificar la correcta y eficiente prestación de los servicios objeto de este contrato.
5. Mientras esté vigente el presente contrato EL CONTRATISTA, no podrá suspender el suministro de medicamentos e insumos objeto del contrato.
6. EL CONTRATISTA, hará entrega de los medicamentos cumpliendo los procesos y procedimientos establecidos al inicio del contrato.
7. Suministrar los medicamentos de control y/o medicamentos monopolio de Estado, para lo cual EL CONTRATISTA, deberá exigir al usuario original y dos (2) copias de la misma fórmula, para remitir a la autoridad competente que regula el uso de éstos medicamentos.
8. Prestar la atención, sin condicionar el suministro de medicamentos e insumos a la entrega de dinero o firma de documento en blanco, diferentes a los necesarios para la utilización del servicio.
9. EL CONTRATISTA, deberá presentar la relación de los puntos de dispensación, en los cuales suministrará los medicamentos en cada uno de los municipios, con ubicación, dirección, horario, y recurso humano responsable de cada punto de dispensación. En caso de modificación de estos, deberá dar aviso previo al supervisor del contrato y actualizar dicha información.
10. EL CONTRATISTA, debe garantizar atención en farmacia mínimo ocho (8) horas diarias, seis (6) días a la semana y garantizando atención completa el día de mercado.
11. Contar con un Kárdex actualizado de los medicamentos e insumos en cada uno de los puntos de dispensación que garantice el no rompimiento de inventarios teniendo en cuenta los consumos promedios históricos del punto y el listado de pacientes de formulación permanente.
12. Contar con un sistema de Auditoría Interna, que permita mejorar continuamente el servicio de suministro y dispensación de medicamentos, donde incluya visitas mensuales a todos los puntos de dispensación, verificando como mínimo: a) Medicamentos pendientes, b) Perfil del recurso humano, c) Elaboración de pedidos, incluyendo fechas y cantidades, de acuerdo con el consumo, d) Tiempo transcurrido entre la fecha de solicitud del pedido y fecha de recibido en el punto de dispensación, (indicador de oportunidad en la recepción de medicamentos), e) Inconsistencias en la formulación.
13. Informe, mensual en medio impreso y magnético de la gestión realizada con reportes estadísticos de las frecuencias de uso por medicamento, insumo, usuario, IPS o médico de mayor impacto en el costo médico (ranking), etc.
14. Entregar al supervisor del contrato, el cronograma mensual de visitas que realizará a su Red de dispensación.
15. Disponer de un punto de dispensación de los medicamentos objeto del contrato en la ciudad de Bogotá D.C, para usuarios que temporalmente permanecen en esta ciudad por razones de tratamiento médico.
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16. Radicar para su revisión y certificación las facturas y sus soportes en el lugar que defina la EPS´S CONVIDA en el Acta de Inicio. Igualmente deberá adjuntar la certificación de la validación de los RIPS de la página web de la EPS´S del mes inmediatamente anterior y dar cumplimiento a la entrega del Anexo 8 de trazabilidad de la factura de la Resolución 3047 de 2008 y Resolución 4331 de 2012, según la estructura definida.
17. Con la presentación de cada factura así como para la expedición de la certificación por parte del supervisor del contrato EL CONTRATISTA, deberá hacer entrega del informe mensual de actividades en la estructura establecida por la Entidad en el ANEXO 23, el cual se debe tarifar según lo definido en las Resoluciones 517 y 773 de 2012 de la EPS´S CONVIDA.
18. Presentar en las fecha establecidas por la norma vigente el informe de Monitoreo de tecnologías en salud para el Ministerio de Salud y de la Protección Social, el cual deberá ser enviado a la dependencia que defina la EPS´S.
19. EL CONTRATISTA, se obliga a enviar informes sobre quejas, reclamos y sugerencias de los usuarios afiliados a la EPS´S en forma trimestral, de conformidad con la normatividad vigente de la Superintendencia Nacional de Salud. Así como también dará respuesta en un término no superior a 5 días hábiles de notificado a los requerimientos y quejas de los que dé traslado la EPS´S por intermedio de la oficina de atención al usuario (SIAU).
20. Mantener un Sistema de Información y Atención al Usuario (SIAU) que permita la recepción, tramite y generación de respuestas a los requerimientos interpuestos por los usuarios (quejas, reclamos, derechos de petición), cumpliendo con los términos de ley. Igualmente debe aplicar encuestas de satisfacción al usuario y disponer de un buzón de sugerencias en cada sitio de dispensación de medicamentos. EL CONTRATISTA, deberá evaluar sistemáticamente la satisfacción de los usuarios.
21. Nota: La EPS´S considerará como incumplimiento grave acciones de tutela que se generen por fallos en la dispensación y/o entrega de medicamentos o suministros incluidos en el objeto contractual.
22. EL CONTRATISTA, debe asistir a las mesas de trabajo citadas por la Subgerencia Técnica de la EPS´S, con el fin de mantener una comunicación permanente, especialmente en lo relativo a hacer seguimiento al contrato y convenir estrategias y métodos encaminados a garantizar un proceso de mejoramiento continuo. A las mismas deben asistir por parte de EL CONTRATISTA, el representante legal y/o sus delegados debidamente autorizados por escrito para adquirir compromisos y suscribir planes de mejoramiento.
23. EL CONTRATISTA, deberá notificar al supervisor del contrato, con la debida anticipación, cualquier cambio que haya con relación a las droguerías o farmacias, en los cuales suministra los medicamentos. El contratista, deberá contar con las hojas de vida y sus respectivos soportes, que comprueben lo relacionado. La EPS´S en la ejecución del contrato podrá hacer la verificación de los datos relacionados.
24. EL CONTRATISTA, debe hacer entrega de los medicamentos formulados hasta el último día de ejecución incluidas sus prórrogas, así estos sean por un período de 30 días, lo que no se interpretará como valor adicional de pago por evento para la EPS´S o el usuario.
25. EL CONTRATISTA, deberá informar por escrito a la EPS´S casos en los que detecte alguna sospecha de práctica fraudulenta de acceso a los servicios, así como los usuarios que detecte no están haciendo uso adecuado de los servicios o cumplimiento de protocolos, con los respectivos soportes que lo evidencien.
26. EL CONTRATISTA, destinará un Coordinador (con título profesional y experiencia mínima de 1 año en la coordinación de entrega de medicamentos a nivel de municipios) que será el interlocutor autorizado por EL CONTRATISTA, para dar respuestas de fondo a los inconvenientes que durante la ejecución del contrato se presenten y no permitan dar cumplimiento al suministro y dispensación de medicamentos conforme a lo definido en las presentes obligaciones.
27. EL CONTRATISTA, destinará un funcionario (con grado mínimo Auxiliar de Farmacia, Regente en Farmacia, Auxiliar de Droguería o Expendedor de medicamentos y experiencia mínima de dos (2) años en atención de quejas y reclamos en salud, dedicación exclusiva al contrato durante toda su ejecución, para la atención de quejas, verificación de logística y operatividad del sistema de suministro y dispensación de medicamentos implementado por el contratista, que permanecerá en la EPS´S dentro del horario de funcionamiento de la misma, con el fin de dar solución real y trámite a las quejas y solicitudes que se presenten. Los equipos, insumos e implementos para el desarrollo de sus actividades estarán a cargo del contratista. La EPS´S asignará un espacio físico para la ubicación de dicho funcionario. Se entiende de igual manera que el funcionario no tiene ninguna clase de vinculación laboral o contractual con la EPS´S pero si una relación funcional con el supervisor del contrato.
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28. El CONTRATISTA deberá acreditar que la empresa está autorizada para el manejo de medicamentos de Control Especial y la certificación de inscripción en el Fondo Nacional de Estupefacientes ó Fondo Rotatorios de Estupefacientes Según Resolución 1478/06, o ente competente.
29. Los medicamentos que no sean entregados por EL CONTRATISTA, en forma completa e inmediata a la solicitud, deben ser entregados en un lapso no mayor a 48 horas en el lugar de residencia del usuario o donde el mismo usuario autorice
30. El suministro de medicamentos e insumos incluidos en el Plan de Beneficios, derivados del acatamiento de un fallo judicial, deberá realizarse en el término ordenado por el Juzgado en el fallo de tutela, previa autorización expedida por la EPS´S CONVIDA, en forma completa, no se aceptan entregas parciales. El suministro deberá realizarse en Bogotá o en el municipio de residencia del afiliado, a elección de este último, para lo cual EL CONTRATISTA, deberá garantizar el envío y entrega oportuna y completa de los medicamentos autorizados. Es responsabilidad de EL CONTRATISTA, notificar al afiliado el mecanismo, fecha y lugar de entrega del medicamento, de acuerdo con las obligaciones contractuales definidas en el presente. Una vez se efectué la entrega, deberá remitir de manera inmediata, a la EPS´S los soportes que evidencien la entrega efectiva de los medicamentos en mención, identificando al usuario, al juzgado, número de acción, para poder ser remitida al juez correspondiente; de igual forma cuando la orden del juzgado sea para cumplir en forma sucesiva.
31. Todas las droguerías o farmacias y/ o servicios farmacéuticos dependientes, deben disponer de todos los medio de comunicación necesarios: Línea telefónica, teléfono, Fax, internet, computadores y elementos básicos de trabajo como equipo de oficina y papelería. Además del mobiliario apropiado y necesario para labor administrativa y almacenamiento de medicamentos de acuerdo a las normas de habilitación vigentes.
32. En el caso de puntos de dispensación, con suministro compartido a otras instituciones, se deberá disponer de un inventario único y exclusivo para la EPS´S Convida, el cual pueda ser identificado y verificado en cualquier momento por parte de la EPS´S Convida.
33. Es requisito de obligatorio cumplimiento contar con el formato y diligenciamiento de los medicamentos pendientes, en cada punto de dispensación y debidamente actualizado, lo cual será corroborado en la auditoría a realizar por parte de la EPS´S. El porcentaje de medicamentos pendientes será uno de los indicadores sobre el cual se califique la gestión de la calidad de la prestación.
34. EL CONTRATISTA, deberá cumplir con sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral, parafiscales (cajas de Compensación Familiar, Sena e ICBF), conforme a lo dispuesto en las Leyes 789 de 2002 y 828 de 2003. Corresponderá al supervisor durante la ejecución del contrato y en el momento de su liquidación efectuar el control de las obligaciones contraídas por EL CONTRATISTA.
35. EL CONTRATISTA, deberá entregar la certificación de cargue ante el SISPRO del reporte de venta de medicamentos (SISMED)
36. El contratista asumirá el riesgo en el evento que por deficiencias en la dispensación del medicamento se generen atenciones médicas ( Urgencias, Hospitalización UCI)
37. El contratista asumirá el riesgo por la deficiencia en la dispensación del medicamento, insumos y dispositivos médicos que conlleven a Tutelas, desacato o fallos. So pena de incumplimiento en el contrato
38. Mantener los biométricos en los lugares señalados y aprobados por la EPS´S Convida 39. Y Las demás requeridas por la naturaleza del objeto contratado
8. OBLIGACIONES DE LA EPS’S CONVIDA
1. Designar al supervisor o un Apoyo a la Supervisión y contratar (cuando a ello haya lugar) la Interventoría
para la vigilancia y control de la ejecución del objeto contratado. 2. Suministrar oportunamente la información, herramientas y apoyo logístico que se requiera para el
cumplimiento de las obligaciones contractuales. 3. Pagar el valor del contrato en las condiciones pactadas. 4. Verificar que el contratista realice el pago de aportes al sistema de seguridad social integral, parafiscales,
ICBF, SENA y cajas de compensación familiar (cuando a ello haya lugar), en las condiciones establecidas por la normatividad vigente.
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5. Colaborar con EL CONTRATISTA, para el mejor logro de la ejecución del presente contrato, de acuerdo con los informes del supervisor o de las quejas reportadas.
6. Expedir las certificaciones para efectos del pago y dar respuesta por escrito a los requerimientos del contratista
7. Informar por escrito a EL CONTRATISTA, a través de la Gerencia o Subgerencias, o quien éste designe para tal fin, cualquier situación de irregularidad que se presentare en el término de ejecución del presente contrato.
8. Pagar los servicios efectivamente prestados por EL CONTRATISTA, de acuerdo con lo establecido en el mecanismo o forma de pago y de conformidad con lo dispuesto en el ANEXO 20 Manual de Aplicación de la Resolución 3047 de 2008 y Resolución 4331 de 2012.
9. La EPS’S entregará a EL CONTRATISTA, la base de datos de la población activa al primer día hábil del mes certificada por la aseguradora, más las novedades al día 15 y 30 del respectivo mes, anexándoles un archivo con el listado de afiliados especificando el número del documento, el nombre del afiliado y el municipio dentro de los primeros cinco días calendario del respectivo mes.
10. Entregar al contratista copia de los contratos vigentes celebrados con las IPS u otros objeto de auditoría, con sus respectivos anexos.
11. Colaborar con el CONTRATISTA para la consulta de las autorizaciones de CTC en línea con la EPSS´Convida.
12. Entregar mensualmente al CONTRATISTA los cambios que se presente en la matriz de contratación de su Red de Servicios, toda vez que es un insumo fundamental para la labor de auditoría.
13. La EPS´S CONVIDA se obliga con el CONTRATISTA a entregar de ser necesario, tarifario de medicamentos e insumos para realizar auditoria retrospectiva.
14. Informar al CONTRATISTA quienes serán los contactos responsables de remisión de información necesaria para el buen desempeño de las labores objeto del presente contrato.
15. Pagar al contratista dentro de los 30 días calendario siguiente a la fecha de radicación de la factura. 16. Realizar las capacitaciones que sean necesarias para asegurar una correcta adopción y uso de la
plataforma tecnológica de la EPS-S Convida destinada a soportar la operación de la auditoría de cuentas médicas.
17. Ejercer la supervisión del contrato 18. Mantener actualizado al contratista sobre las modificaciones en la contratación de la Red de servicios,
enviando oportunamente copia de los nuevos contratos suscritos y/o modificaciones que se realicen 19. Imponer las sanciones a que haya lugar por incumplimiento de las condiciones contractuales del presente
contrato. 20. El representante legal de la EPS´S CONVIDA o quien este delegue, podrá hacer presencia en los
procesos de conciliación con las EPS´S Convida es promotoras de servicios de salud cuando lo considere conveniente
21. Realizar evaluación de los servicios contratados con el contratista periódicamente de acuerdo con la necesidad.
22. Liquidar el contrato de acuerdo al manual de Interventoría y/o Supervisión que rige la EPS´S CONVIDA 23. Las demás establecidas en la normatividad vigente
9. DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DEL CONTRATO.
En virtud de lo establecido en el artículo 40 de la Ley 80 de 1993, las partes acuerdan que en caso de mora o retardo en el cumplimiento de cualesquiera de las obligaciones señaladas en el respectivo contrato a cargo EL CONTRATISTA, y como apremio para que las atienda oportunamente, LA EPS’S sin perjuicio de la sanción penal pecuniaria y de la declaratoria de caducidad, aplicará descuentos, hasta un máximo del 20% del valor del contrato, por el incumplimiento parcial o total de las obligaciones establecidas en todas y cada una de las cláusulas de este contrato, suma que podrá ser tomada de las cuentas que por cualquier concepto le adeude la entidad contratante. Los montos y supuestos sobre incumplimiento deben tener corresponsabilidad con los aspectos técnicos y obligaciones contempladas en los términos de condiciones. PARÁGRAFO PRIMERO: Para la aplicación de dichos descuentos se requerirá el concepto previo del supervisor designado, quien de antemano debe solicitarle al contratista las explicaciones correspondientes. Si estas no son satisfactorias y no obedecen a circunstancias que exoneren de responsabilidad al mismo, se aplicarán mediante acto administrativo motivado las sanciones a que haya lugar, sin perjuicio de los recursos que por la vía gubernativa y judicial pueda
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interponer EL CONTRATISTA, PARÁGRAFO SEGUNDO: En caso de incumplimiento por parte EL CONTRATISTA, de las obligaciones establecidas en todas y cada una de las Cláusulas de este contrato, LA EPS’S podrá dar por terminado unilateralmente el presente contrato. SANCIÓN PENAL PECUNIARIA. En caso de incumplimiento por parte EL CONTRATISTA, el mismo pagará a LA EPS’S una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, como estimación anticipada de perjuicios y sanción penal Pecuniaria, valor que se hará efectivo sin perjuicio de la imposición de multas o descuentos y declaratoria de caducidad del contrato. El valor de la cláusula penal pecuniaria y de las multas se tomará o descontará del saldo a favor de EL CONTRATISTA, quien desde ya lo autoriza, o de la garantía constituida y si esto no fuere posible, se cobrará por jurisdicción coactiva. De acuerdo con lo anterior se aplicarán las siguientes multas por incumplimiento, las cuales serán descontadas de la cápita siguiente.
El 1% diario de la Cápita del Municipio correspondiente a la Cápita del mes donde ocurrió el incumplimiento, para el incumplimiento de las obligaciones incluidas en los numerales 12 y 24
El 1% diario del valor del medicamento no entregado dentro de las 48 horas hasta que se subsane la mora para el incumplimiento de las obligaciones incluidas en los numerales 30 y 31. PARAGRAFO: En caso de que sea necesario para la EPS’S Convida comprar el medicamento, se aplicara la multa por incumplimiento hasta el día que efectué la compra, y se descontará el valor del medicamento a la tarifa facturada por el proveedor al que se le efectué la compra más los gastos de transporte (según el soporte de pago del envío) más un 10% correspondiente a gastos de administración.
10. CAUSALES DE RECHAZO DE LAS OFERTAS
Las propuestas serán rechazadas cuando se presente cualquiera de las siguientes situaciones:
a. Cuando el proponente se halle incurso en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar establecidas en la Constitución o en la Ley.
b. La presentación de varias propuestas por parte del mismo proponente por sí o por interpuesta persona, o la participación de una misma persona en más de una propuesta.
c. Cuando la propuesta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse. d. Cuando persista luego de la solicitud de la entidad que la carta de presentación de la
propuesta, se omita o se presente sin la respectiva firma de la persona natural o del Representante Legal de la sociedad o de la Unión Temporal o consorcio,
e. Cuando el Representante Legal de la sociedad o de la Unión Temporal o consorcio, no se encuentre debidamente autorizado para presentar la propuesta de acuerdo con los estatutos sociales.
f. Cuando falte el documento de integración del Consorcio o Unión Temporal o su firma, o cuando alguno de sus miembros, tratándose de personas jurídicas no se encuentre debidamente autorizado.
g. Cuando existan evidencias de que el proponente ha tratado de interferir o influenciar indebidamente en el análisis de las propuestas, o la decisión de adjudicación.
h. Cuando se evidencie que la información presentada por el proponente no se ajusta a la realidad.
i. Cuando la propuesta se presente en forma extemporánea, se envíe por correo, fax o correo electrónico o se deje en un lugar distinto al indicado en este pliego.
j. Cuando modifique o altere el Anexo formulario de propuesta técnica y económica. k. Cuando se persista en la no entrega de la garantía de seriedad de la oferta. l. Cuando la propuesta no cumpla con los índices financieros, ni con los requisitos técnicos
mínimos o jurídicos habilitantes. m. Cuando el(los) proponente(s) no cumpla(n) con las Especificaciones Técnicas Mínimas
requeridas de acuerdo con lo establecido en el presente proceso. n. Cuando sobrepase el presupuesto oficial asignado. o. Cuando condicione su propuesta. p. Cuando no se demuestre en debida forma la capacidad financiera.
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q. Cuando el proponente no se encuentre debidamente inscrito, clasificado y calificado en la actividad, especialidad y grupo requerido por la entidad.
r. Cuando dentro de su actividad comercial u objeto social, según el caso, no contenga el objeto del presente proceso de Selección.
s. Cuando el proponente NO SUBSANE LA INFORMACIÓN REQUERIDA POR LA ENTIDAD, EN LA ETAPA EVALUATIVA, EN EL TÉRMINO PERENTORIO PREVISTO Y DADO EN IGUALDAD DE CONDICIONES PARA TODOS LOS PROPONENTES.
t. Cuando en la etapa evaluativa de las ofertas, la entidad requiera documentación a efectos de verificar información, y se acredite que DICHAS CIRCUNSTANCIAS OCURRIERON CON POSTERIORIDAD AL CIERRE DEL PROCESO.
u. Cuando el proponente no presente el Registro Único de Proponentes. NOTA: CONVIDA EPS´S. se reserva el derecho de efectuar cualquier indagación interna o externa que considere necesaria para verificar cualquier información atinente a las propuestas o a los proponentes.
11. CRITERIOS DE DESEMPATE
Con el fin de dirimir un empate cuando respecto del puntaje total se llegue a presentar esta situación en la puntuación de dos o más ofertas de manera que una y otra queden ubicadas en el primer orden de elegibilidad, se aplicarán las siguientes reglas: 1. En caso de que se presente igualdad en el puntaje total de las ofertas evaluadas, se seleccionará la
oferta que haya obtenido el mayor puntaje en el factor económico. Si después de aplicar esta regla persiste el empate se entenderá que las ofertas se encuentran en igualdad de condiciones.
2. En caso de persistir el empate, la selección del contratista se realizará teniendo en cuenta la propuesta
que haya obtenido el mayor puntaje en el criterio de calidad, señalado en los términos de la invitación.
3. Cuando persista un empate bajo las condiciones descritas anteriormente, la selección del contratista se realizará conforme al siguiente orden
- Preferir la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros. - Preferir las ofertas presentada por una pyme ya sea pequeña o Mediana nacional. - Preferir la oferta presentada por un Consorcio, Unión temporal o promesa de sociedad futura
siempre que: (a) esté conformado por al menos una pyme pequeña o mediana nacional que tenga una Participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%); (b) la pyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta; y (c) ni la pyme, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros de la promesa de sociedad futura. Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones establecidas en la ley que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad a la que se refiere la Ley 361 de 1997. Si la oferta es presentada por una promesa de sociedad futura, el integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad en los términos del presente numeral, debe tener una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en la promesa de sociedad futura y aportar mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta.
4. Cuando persista un empate bajo las condiciones descritas en el párrafo anterior, la selección de la oferta ganadora se realizará por sorteo, a través del sistema de balotas en la audiencia de adjudicación, mediante el siguiente procedimiento: Revisión estado balotas. Selección de las balotas necesarias para desarrollar el procedimiento de desempate, teniendo en cuenta que por cada oferta empatada debe haber cinco balotas de las revisadas, con las que se hará el desempate. Introducción de las balotas en tula previamente inspeccionada Indicación del número de oportunidades que tendrá cada proponente para escoger balotas y que será de cinco turnos por oferente. Definición de turno.
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Agotados los turnos por cada proponente se sumaran los números asignados a cada balota escogida y relacionada y quien obtenga la mayor sumatoria, es decir el número más alto será el proponente a cuyo favor se resuelva el desempate En caso de persistir el empate se resolverá mediante la escogencia de una balota ya favor del oferente que escoja la balota con el número mayor.
NOTA: Para efectos del presente numeral, la acreditación de la condición de vinculación laboral de personal con limitaciones ó para la acreditación de condición de Pequeña o Mediana empresa , se deberá efectuar al momento de la presentación de la oferta, no será subsanable por ser criterio de desempate. En todo caso, la no presentación de la información requerida no restringe la participación del oferente, ni es causal de rechazo de la oferta. Nota: Sólo podrán participar en el sorteo los proponentes habilitados que estén presentes en la audiencia de subasta. .
12. ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA INVITACIÓN
DECLARATORIA DE DESIERTO CONVIDA EPS´S declarará desierto todo el proceso,
- si al vencimiento del plazo máximo para presentar propuestas, no se recibe oferta alguna - Habiendo recibido ofertas ninguna cumple con los requisitos y condiciones establecidas en los
términos de la invitación pública ADJUDICACIÓN La EPS´S CONVIDA, publicará en la fecha y lugar establecidos en el cronograma el Acto de Adjudicación. La adjudicación de los ITEMS se hará mediante resolución motivada que se notificará a los adjudicatarios y se comunicará a los oferentes no favorecidos, e igualmente se publicará en las páginas web: www.convida.gov.co. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO El proponente seleccionado deberá firmar el contrato dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la adjudicación.
13. SOPORTE QUE PERMITA LA TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO
Con base en la Metodología para identificar y clasificar los riesgos elaborado por Colombia Compra Eficiente procede a tipificar, estimar y asignar los riesgos de la presente contratación. Seguidamente, se identifican y describen los riesgos, según el tipo y la etapa del proceso de contratación en la que ocurre. Luego, se evalúan los riegos teniendo en cuenta su impacto y su probabilidad de ocurrencia y finalmente, se establece un orden de prioridad teniendo en cuenta los controles existentes y el contexto de los mismos. En la Matriz se encuentra contenidos la tipificación, asignación y estimación de riesgos que puedan afectar el equilibrio económico del contrato, diligenciada por el área de origen de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007 Teniendo en cuenta los antecedentes administrativos para la contratación de este suministro, se establece que la información del riesgo (probabilidad de ocurrencia del siniestro) corresponderá a los porcentajes indicados dentro de la normatividad vigente, y las necesidades de CONVIDA EPS´S, los cuales se relacionan en el Anexo de Matriz de Riesgos Riesgo previsible: Son aquellos hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato son de posible ocurrencia. Riesgo imprevisible: Son aquellos hechos o circunstancias coyunturales ó administrativas, que no se pueden prever, tales como los desastres naturales que afectan la ejecución del contrato. Tipificación del riesgo: Es la definición que se hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que se puedan presentar en la ejecución del contrato. En otras palabras consiste en señalar los hechos de la
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humanidad o de la naturaleza que en un futuro pueden ocasionar daño para la estructura económica del contrato. Estimación del riesgo: Consiste en determinar un valor para los riesgos que se han tipificado. Asignación del riesgo: Una vez descrito y valorado el riesgo, se debe proceder a señalar a la parte contractual que debe afrontar, superar y financiar los efectos de la ocurrencia del riesgo. Es decir, es la distribución que se hace del riesgo y la manera en que se debe asumir el costo, por parte del contratista y la entidad contratante. Calificación del Riesgo: Es un análisis que se realiza del riesgo frente a la probabilidad de que ocurra o no y el impacto que este puede generar Cuantificación del Riesgo: La cuantificación es la valoración que se hace por la asunción misma de los riegos por las partes. VER Anexo Matriz de Riesgo
14.INDEMNIDAD:
El contratista mantendrá indemne a la EPS´S CONVIDA contra todo reclamo, demanda, acción legal y costos que puedan causarse o surgir por daños o lesiones a personas o bienes, ocasionados por el contratista o su personal, durante la ejecución del objeto y obligaciones del Contrato. En caso de que se formule reclamo, demanda o acción legal contra la EPS´S por asuntos, que según el Contrato sean de responsabilidad del CONTRATISTA, se le comunicará lo más pronto posible de ello para que por su cuenta adopte oportunamente las medidas previstas por la ley para mantener indemne a la EPS´S CONVIDA y adelante los trámites para llegar a un arreglo del conflicto. a la EPS´S CONVIDA a solicitud del CONTRATISTA, podrá prestar su colaboración para atender los reclamos legales y a su vez reconocerá los costos que éstos le ocasionen al a la EPS´S CONVIDA, sin que la responsabilidad del CONTRATISTA se atenúe por este reconocimiento, ni por el hecho de que el EPS´S CONVIDA en un momento dado haya prestado su colaboración para atender a la defensa de sus intereses contra tales reclamos, demandas o acciones legales. Si en cualquiera de los eventos previstos en esta cláusula el EPS´S CONVIDA no asume debida y oportunamente la defensa EPS´S CONVIDA, éste podrá hacerlo directamente, previa comunicación escrita al CONTRATISTA, quien pagará todos los gastos en que la entidad incurra por tal motivo. En caso de que el CONTRATISTA así no lo hiciera, EPS´S CONVIDA tendrá derecho a descontar el valor de tales erogaciones de cualquier suma que le adeude, por razón de los servicios motivo del Convenio o a recurrir a los medios legales pertinentes para obtener el pago.
14.SUPERVISION
CONVIDA EPS´S considera que teniendo en cuenta la cuantía y el alcance del presente proceso de selección, requiere para su seguimiento técnico, administrativo y financiero se contrate interventoría externa, Y AUDITORIA toda vez que el control, vigilancia y seguimiento al cumplimiento del objeto contractual se realiza eficientemente a través de la supervisión. La supervisión del contrato será por quien designe el gerente de la entidad. El supervisor y/o su Apoyo ejercerán sus obligaciones conforme a lo establecido en el Manual de Interventoría y están obligados a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado. El supervisor deberá realizar un seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato, en concordancia con el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011. Para tal fin deberán cumplir con las facultades y deberes establecidos en la referida ley y las demás normas concordantes vigentes.
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El gerente, podrá designar mediante comunicación escrita un servidor Público que se denominara “apoyo a la supervisión” y que tendrá como función apoyar a éste en la supervisión de la ejecución de las obligaciones contractuales que se deriven del contrato. En todo caso el Gerente, podrá variar unilateralmente la designación del supervisor, comunicando su decisión por escrito al CONTRATISTA y al anterior supervisor. NOTA: El supervisor ejercerá la actividad encomendada de acuerdo con lo establecido en el artículo 84 de la Ley 1474 de 2011, los documentos del Manual de Interventoría de CONVIDA EPS´S y en particular con los relacionados, con la ejecución, supervisión y liquidación del contrato. NOTA: El supervisor/a verificar el cumplimiento de los requisitos para ejecución del presente contrato y ejercerá todas las obligaciones propias de la supervisión. Para tal fin deberán cumplir con las facultades y deberes establecidos en la referida ley y las demás normas concordantes vigentes. En todo caso el Gerente, podrá variar unilateralmente la designación del supervisor, comunicando su decisión por escrito al CONTRATISTA y al anterior supervisor. En ningún caso el supervisor del contrato podrá delegar la supervisión en un tercero. Subgerente Técnico
Subgerente Administrativo Financiero Oficina Asesora Jurídica
Dr Nestor Raúl Valero Zuluaga Dra Luz Stella Jiménez Abogado de Apoyo
Dr Carlos Wilches
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Vo.Bo Doris Martínez Corredor Jefe Oficina Asesora Jurídica