estructura y diseño

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¿Qué es una organización?

Orígenes y evolución


Aspectos centrales de las Organizaciones

Fuerzas invisibles

Organizaciones inteligentes


¿Conoce esta situación...?


delegar

capacitar

posicionar imagen

presupuestar

planificación estratégica

programar

relaciones institucionales

negociarcontrolar

cuidar presupuestos

estrategias comunicacionales

evaluar

comunicación interna

buscar sponsors

resolver conflictos

motivar

cuidar el clima

tomar decisiones

dirigir equipos y personal

estrategias de marketing

generar ingresos

fechas de

cierre


¿Tiene que ser siempre así o...?


Argumentos más comunes


“¡No hay presupuesto...!”

“¡Delego tareas y no hacen bien las cosas...!”


“¡Todo cambia a último momento....!”

“¡.... (sus propios argumentos)!”


“Las definiciones ajenas son limitadas.

Es fundamental trabajar con la

propia definición.” Peter Senge,

La Quinta [email protected]

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¿Cómo definirían ustedes una

organización?


5 minutos para la reflexión

y el diálogo...


Elementos que caracterizan a una

organización:


Objetivos en común

Cultura organizacional

Servicio

Contexto social

Estructura

Clima organizacional


Una de las actividades centrales en una

organización es la toma permanente de decisiones.


Sistema ambiental

Entradas SalidasProcesos


EstructuralPsicosocial

Subsistemas

Valores Técnico

Adminis-trativo

Sistema ambiental

Entradas Salidas


Objetivos generales, grupales e individuales, cultura organizacional,

filosofía.

Valores


Conocimientos, técnicas, instalaciones,

equipamientos.

Técnico


Relaciones humanas y de poder, liderazgos,

comunicación, relaciones

interpersonales.

Psicosocial


Flujos de tareas y de información, grupos de trabajo, las relaciones

jerárquicas, procedimientos, reglas.

Estructural


Fijación de objetivos, planeamiento, control,

integración, organización.

Administrativo


La toma de decisiones adecuadas depende, entre

otros factores, de la calidad de la información y

de su flujo.


EstructuralPsicosocial

Subsistemas

Valores Técnico

Adminis-trativo

Sistema ambiental

Entradas Salidas


SUBSISTEMAS DEL SISTEMA SOCIAL EMPRESARIAL

• SISTEMA: Es un conjunto de elementos (partes) relacionados para alcanzar unos objetivos

• SUBSISTEMAS: Toda organización tiene una serie de sistemas que se interrelacionan e interactúan


SISTEMA DE PLANIFICACIÓN

• Este sistema inicia con el análisis y cuantificación del problema y su solución, comparando la situación actual

• generando un diagnóstico y propone soluciones dentro de los planes sectoriales


SISTEMA DE PLANIFICACIÓN

• Con el fin de obtener una relación INSUMO /PRODUCTO EFICIENTE


SISTEMA FINANCIERO

• Conjunto de políticas y normas establecidas por la institución para la realización de sus operaciones financieras:

• Subsistemas de: Administración de recursos financieros,

• Subsistema de Contabilidad,


PROCESAMIENTO INFORMACION /

DPTO CONTABILIDAD

INFORMES: ESTADOS FINANCIEROS ( BALANCE, PYG, ETC)

ANALISIS FINANCIERO

SISTEMA FINANCIERO


SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE APOYO

El Sistema de Administración y Desarrollo de Recursos Humanos:

Reclutamiento Selección Contratación Inducción Capacitación Despido


SUBSISTEMAS QUE FORMAN LA EMPRESA

Subsistema

Psicosocial


MODELO BASICO DEL COMPORTAMIENTO

ESTIMULO

(CAUSA)

LA PERSONA

NECESIDAD

DESEO

TENSION

INCOMODIDAD

META

COMPORTAMIENTO


CLIMA ORGANIZACIONAL

• Perspectiva que tiene la gente de la organización de unos comportamientos originados desde la dirección.

• La formalidad


CULTURA ORGANIZACIONAL

• Normas comportamentales derivadas de la convivencia vienen de la base


AMBIENTE ORGANIZACIONAL

• CLIMA ORGANIZACIONAL

• +

• CULTURA ORGANIZACIONAL [email protected]


SUBSISTEMA PSICOSOCIAL

• Status: clasificación o estratificación

• Rol: Las actividades de un individuo en una posición particular.


CLASES DE ROLES

DIRECTIVO : Gestionar y administrar (coordinar y controlar) en nombre de las directrices generales

COLABORADOR: Ejecutor, el emprendedor.


MODELO TEORICO DEL ROL

TRANSMISORES DE ROL

EXPECTATIVAS

Percepción de comportamiento de individuo en cuestión, evaluación

ENVIO DEL ROL

Información: intentos por influir

PERSONA EN CUESTION

ROL RECIBIDO

Percepción del rol y percepción de la transmisión de rol

CONDUCTA DE ROL

Con sentimientos, resistencia;

“efectos”

laterales


SUBSISTEMA TÉCNICO

• Los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas,


MODELO DE SUBSISTEMA TECNICO

Conocimientos que serán aplicados, conocimiento científico, prácticas, prueba y error

SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN

SUBSISTEMAS TECNICO

Maquinas, computadoras, herramientas, estructuras, programas, métodos, procedimientos, procesos de informaciónInsumos para

ser procesados

Satisfactores


SUBSISTEMA ADMINISTRATIVO

Relaciona a la organización con su medio, establece los objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.


LABOR ADMINISTRATIVAMEDIO AMBIENTE EXTERNO

Fijación de objetivos

control

implementación

Desempeño organizacional

organización

Integración de recursos

planeación

SUBSISTEMAS INTERNOS


LABOR ADMINISTRATIVA

• FIJACION DE OBJETIVOS

• PLANEACION

• INTEGRACION DE RECURSOS

• ORGANIZACIÓN

• IMPLEMENTACION

• [email protected]


Valores + Misión +Estrategia +Información +

Toma de decisiones +

Sistemas de evaluación =

[email protected]


Continuidad

=Sustentabilidad


“Las relaciones estructurales no son recetas eternas, sino “reglas de juego”...


“...que se adaptan a los cambios de situación y a

los deseos cambiantes de los participantes.”

O. H. Hall


ESTRUCTURA Y DISEÑO DE LA ORGANIZACION

• Metas• Planes• Estrategia

• [email protected]


ORGANIZACION

• Es el marco formal o el sistema de comunicación y autoridad.

FORMALIDAD

COMPLEJIDAD

[email protected]


COMPLEJIDAD

• Cantidad de diferenciación en una organización

• A mayor división del trabajo mas jerarquía


FORMALIZACION

• Grado en que una organización depende de normas y procedimientos para dirigir el comportamiento de los colaboradores


CENTRALIZACION

• Concentración de autoridad para la toma de decisiones


PROPOSITOS DEL PROCESO DE ORGANIZACION

• División del trabajo en puestos y departamentos

• Asignación de tareas y responsabilidades

• Coordinación de tareas organizacionales• Conjuntar puestos en unidades


PROPOSITOS DEL PROCESO DE ORGANIZACION

• Establecer relaciones entre personas, grupos y departamentos

• Establecer líneas de autoridad formales

• Asignar y utilizar recursos [email protected]


DIMENSION VERTICAL DE LAS ORGANIZACIONES

• UNIDAD DE MANDO Un colaborador un jefe

• AUTORIDAD Y REPONSABILIDAD Acción de los jefes a dar ordenes y esperar que se obedezcan y de los colaboradores a desempeñar actividades asignadas


DIRECTOR EJECUTIVO

VICEPRESIDENTEEJECUTIVO

PRESIDENTE VICEPRESIDENTEEJECUTIVO

VICEPRECIDENTE VICEPRESIDENTE VICEPRESIDENTE

REGION 1 REGION 2 REGION 3

DISTRITO 1 DISTRITO 2 DISTRITO 3 DISTRITO 4

VICEPRESIDENTE

CADENA DE MANDO


DIRECTOREJECUTIVO

ASISTENTEDIR. EJECUT

OTROSDIRECTORES

PERSON COMPRA OPERACI

DIRECT.PERSONAL

DIRECT.OPERACIONES

DIRECT.COMPRAS

GERENTEUNIDAD 1

GERENTE UNIDAD 2

OTROS OPERAC PERSO COMPRA

AUTORIDAD DE LINEA Y

STAFF


PERSPECTIVAS DE AUTORIDAD

• AUTORIDAD DE LINEA La que se otorga para dirigir el trabajo de un colaborador

• CADENA DE MANDO Flujo de autoridad desde la cumbre hasta la base

• AUTORIDAD DE STAFF La que se concede a quienes apoyan, asisten y asesoran a los que tienen autoridad de línea [email protected]


CONDICIONES DE AUTORIDAD

• SE ACEPTA LA AUTORIDAD CUANDO: – Se comprende la orden– Se considera que la orden es consistente

con el propósito de la organización– La orden no está en conflicto con las

creencias personales– El colaborador es capaz de desempeñar

la tarea


INTERVALO DE CONTROL

• ES EL NUMERO DE COLABORADORES QUE UN DIRECTIVO PUEDE SUPERVISAR CON EFICIENCIA Y EFICACIA

Número de colaboradores que se pueden supervisar con eficiencia y eficacia


NIVEL

ORGANIZACIONAL

MIEMBROS DE CADA NIVEL

Intervalo de 4 Intervalo de 8

1

2

3

4

5

1

4

16

64

256

1

8

64

512

4096


AUTORIDAD

RETENIDA

AUTORIDAD

DELEGADA

CENTRALIZACION

SUSTANCIAL

DESCENTRALIZACION

SUSTANCIAL

CENTRALIZACION

DESCENTRALIZACION


AUTORIDAD Vs PODER

• AUTORIDAD

• Es un derecho que se adquiere con el puesto

• PODER

• Es la capacidad para influir en las decisiones


FACTORES QUE INCIDEN EN LA CENTRALIZACION

CENTRALIZAC. DESCENTRAL.

ENTORNO Estable Inestable

CAPACITAC. Alta Baja

COMPROMISO Bajo Alto

NIV DECISIO. Mayores Menores

CRISIS Organizaciones Gerentes

TAMAÑO ORG Grande Dispersa

ESTRATEGIAS Gerentes [email protected] www.gilbertoalvarez.com

DIMENSION HORIZONTAL DE LAS ORGANIZACIONES

• DIVISION DEL TRABAJO Cada persona se especializa en hacer parte de una actividad mas que la actividad total

• DEPARTAMENTALIZACION Proceso de agrupar individuos en unidades separadas o departamentos para alcanzar las metas organizacionales


DEPARTAMENTALIZACION FUNCIONAL

GERENTE

FIANCIERA PERSONAL MERCADEOOPERATIVA


DEPARTAMENTALIZACION POR CLIENTES

GERENCIA DEVENTAS

SERVICIOS INDUSTRIALES

SERVICIOSRESIDENCIALES

SERVICIOSINSTITUCIONALES

SERVICIOSCOMERCIALES


DEPARTAMENTALIZACION PRODUCTO O SERVICIO

GERENCIA DEPRODUCTOS

PRODUCTO CPRODUCTO A PRODUCTO B


DEPARTAMENTALIZACION GEOGRAFICA

VICEPRESIDENCIA DE VENTAS

ZONA NORTE ZONA SUR ZONA CENTRO


DEPARTAMENTALIZACION POR PROCESO

SUPERINTENDENCIADE PRODUCCION

GERENCIADE FUNDICION

GERENCIA DEPRENSA

GERENCIA DE ACABADOS

GERENCIA DE PINTURA


ORGANIZACIÓN MATRICIAL

PROYECTOS MERCADEO PERSONAL OPERATIVA FINANZAS

DIRECCIONGENERAL

PROYECTO 1

PROYECTO 2

UN INTEGRANTE DE CADA AREA

UN INTEGRANTE DE CADA [email protected]


OTRAS CONSIDERACIONES

• ORGANIZACIÓN MECANICA (BUROCRACIA) Una estructura alta en complejidad, formalización y centralización.

• ORGANIZACIÓN ORGANICA (ADHOCRACIA) Una estructura baja en complejidad, formalización y descentralizació[email protected]


DIFERENCIACION

• MECANICA• Rigidez• Deberes fijos• Formalización• Comunicación

formal • Autoridad

centralizada

• ORGANICA• Colaboración• Deberes adaptables S• Informalidad• Comunicación

informal• Descentralización


ESTRUCTURA CONCEPTUAL

IDENTIFICADOR:

La misión

SISTEMA

Identifica la empresa y el servicio EL MERCADEO

• PREGUNTA

• ¿ Quienes somos como empresa?


ESTRUCTURA CONCEPTUAL

• IDENTIFICADOR• Políticas

• SISTEMA• Sistema de valores y

creencias

• PREGUNTA GERENCIAL

• ¿En que creemos?


ESTRUCTURA OPERATIVA

• IDENTIFICADOR• Procedimientos

estándar y especificaciones

• SISTEMA• Sistema de

estandarización del trabajo


• ¿Cómo lo debemos hacer?



• IDENTIFICADOR• Descripción de

funciones


distribución del trabajo


• ¿Quién lo hace?



• IDENTIFICADOR• Métodos estadísticos y

toma de decisiones


información


• Cual es el impacto de las decisiones?



• IDENTIFICADOR• Propósitos, objetivos,

acciones y responsabilidades

• SISTEMA• Sistemas de

planificación


• ¿Para donde vamos?


ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

• IDENTIFICADOR• Equipos de trabajo

• SISTEMA• Administracion del

mejoramiento ( talento humano )


• ¿Cómo motivar y comprometer a la gente?


LA VISION

• Es el sueño de la organización

• Donde estamos hoy, a donde queremos llegar y en que tiempo


FACTORES DE COMPETITIVIAD

• CALIDAD

• COSTOS

• OPORTUNIDAD

• SERVICIO


CALIDAD

• Consiste en cumplir con las expectativas del usuario fundamentado en la ética y el respeto


COSTOS

• Cada vez los recursos son mas escasos pero es aquí donde hay que minimizar el costo

• Para ser competitivo en precios manejar los costos


OPORTUNIDAD

• El tiempo es un recurso escaso

• El usuario cada vez goza de menos tiempo porque sus actividades se han multiplicado


SERVICIO

• Generar comodidad al usuario mejorando su nivel de vida


CONTROL

• Es transversal a la organización.

• Es tener una visión holística para estar en el lado ganador


Niveles de estrategia

• Estrategia del nivel corporativo

• Estrategia del nivel de negocios

• Estrategia funcional


Concepto UEN

• ORGANIZACIÓN – PORTAFOLIO

• CADA UEN DESARROLLA UNA ESTRATEGIA

• EL PORTAFOLIO OBEDECE A UN TODO - SINERGIA


Proceso de la Administración estratégica

• IDENTIFICAR LA MISIÓN

• ANALIZAR EL ENTORNO

• IDENTIFICAR OPORTUNIDADES Y AMENAZAS

• ANALIZAR LOS RECURSOS DE LA ORGANIZACIÓ[email protected]


Proceso de la Administración estratégica

• IDENTIFICAR FORTALEZAS Y DEBILIDADES

• FOPRMULAR ESTRATEGIAS

• PONER EN PRACTICA LAS ESTRATEGIAS

• EVALUAR [email protected] www.gilbertoalvarez.com

MISIÓN: Propósito de una Organización

OPORTUNIDADES: Factores del entorno positivos

AMENAZAS: Factores del entorno negativos

FORTALEZAS: Actividades que la organización desarrolla bien o recursos que controla


DEBILIDADES: Actividades que la empresa no realiza bien o recursos que necesita pero de los que no dispone

COMPETENCIA DISTINTIVA: Habilidades y recursos excepcionales o únicos que determinan las armas competitivas de la organización


ANÁLISIS FODA:

Análisis de las fortalezas y debilidades de una organización, así como de sus oportunidades y amenazas del entorno.


E. Crecimiento

E. Estabilidad

E. Defensa

FORTALEZAS

DEBILIDADES

OPORTUNIDADES AMENAZAS

POSICION

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OTROS TIPOS DE ESTRATEGIAS

• Diversificación relacionada

• Fusión

• Adquisición

• Diversificación no relacionada

• Atrincheramiento

• Combinación [email protected]


MATRIZ BCG

ESTRELLA INCOGNITA

VACA PERRO

PARTICIPACION EN EL MEDIO

TASA DE

CRECIMIENTO


MARCOS ESTRATEGICOS A NIVEL DE UEN

• DEFENSOR

• Estrategia a nivel de UEN que busca estabilidad al producir solo un número limitado de productos o servicios dirigidos a un segmento estrecho de la población potencial total.


MARCOS ESTRATEGICOS A NIVEL DE UEN

• BUSCADOR

• Estrategia a nivel de UEN que busca la innovación al encontrar y explotar nuevos productos o servicios y nuevas oportunidades de satisfacción


MARCOS ESTRATEGICOS A NIVEL DE NEGOCIO O

SERVICIO• ANALIZADOR

• Estrategia a nivel de UEN que busca minimizar el riesgo al seguir innovaciones competitivas una vez que han demostrado su éxito.


MARCOS ESTRATEGICOS A NIVEL DE NEGOCIO

• REACTORES

• Una estrategia a nivel de UEN que se caracteriza por patrones de decisión inconsistentes e inestables.


EL DESEO DE TODA [email protected]


ESTRATEGIAS COMPETITIVAS

• ESTRATEGIA DE LIDERAZGO DE COSTOS:

• Estrategia que sigue una organización cuando quiere ser la de mas bajo costo en su segmento.



• ESTRATEGIA DE DIFERENCIACION:

• Estrategia que sigue una empresa cuando quiere ser única en su campo entre dimensiones ampliamente valoradas por los usuarios



• ESTRATEGIA DE ENFOQUE:

• Estrategia que sigue una organización cuando busca una ventaja de costos o de diferenciación en un segmento estrecho dentro de sus similares.



• ATASCADOS A MITAD DE CAMINO:

• Describe organizaciones que no pueden competir mediante el liderazgo de costos, la diferenciación o la estrategia de enfoque.



• ADMINISTRACION POR CALIDAD TOTAL

• Estrategia que involucra el manejo de la excelencia en todos los pasos de la cadena de valor.


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estructura y diseño

Education