entre ga final peso

Grupo empresarial Verde

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

Pensamiento Sistémico de las Organizaciones

Entrega Final

Integrantes del grupo:

Sebastián Reyes Palacio 201315286Mario Hernández 201312862

Juan David Arredondo 200923401Daniel Saavedra 201414747Brandon Barrera 201313212


GRUPOEMPRESARIALVERDE ha sido conformado con la firme intención de prestar servicios de alta calidad en el sector de minería y construcción, a través del fortalecimiento tecnológico y de la conformación de un alto equipo técnico capacitado para todos los servicios.

El grupo empresarial verde se encarga básicamente de obras civiles y licitaciones las cuales se ven reflejadas principalmente en obras y explotaciones mineras a cielo abierto, movimiento de tierras, obras geotécnicas, obras hidráulicas, construcción de vivienda, obras de estabilización de taludes y mitigación de riesgos, construcción y mantenimiento de vías, alquiler de maquinaria de construcción, entre otras actividades vinculadas a la ingeniería civil. Principalmente extiende su trabajo en Colombia, acudiendo a municipios y ciudades del país.

El grupo empresarial está formado por tres organizaciones que se complementan, Verde diseño y construcción S.A., Maquinas amarillas S.A.S. e Ingening S.A.S. Las presentes empresas trabajan en conjunto según requiera el proyecto con socios estratégicos como, Alcaldía mayor de Bogotá, Acueducto, Holcim, Ecopetrol, Conalvías, Corporación autónoma regional de Cundinamarca, Grupo empresarial Oikos, Sibelco y Emgesa entre otros. Las tres empresas pertenecientes al grupo empresarial poseen el mismo centro de operaciones, en una oficina de dos pisos con las respectivas divisiones organizacionales, cada empresa posee un respectivo gerente, los cuales están dirigidos por el gerente general del grupo empresarial donde a su vez existe un encargado de negociaciones, el cual permite la comunicación con los proveedores y clientes.

La organización participa activamente en licitaciones emitidas por varios de sus socios estratégicos. El gerente general de la organización después se encarga de conformar las partes necesarias de cada empresa para llevar a cabo el proyecto. El servicio final es entregado al cliente con todos los parámetros preestablecidos.

Dado que el grupo empresarial cuenta con una alta gama de servicios, entre sus ventajas está la disponibilidad de equipo propio para asegurar el desarrollo del proyecto en los tiempos establecidos por los clientes. Asimismo su personal tiene una sólida experiencia en movimiento de rocas, explotación minera y en la recuperación ambiental de las áreas intervenidas. De igual forma, poseen una alta capacidad financiera para la intervención de los proyectos, lo cual permite al grupo empresarial tener una gran amplitud monetaria para el desarrollo de proyectos teniendo en cuenta su solidez en la capacidad operativa que exige altos estándares de calidad para el desarrollo de cada proyecto. Estas características denotan la alta resiliencia de la organización, que se asegura una permanencia en el mercado. El carácter descentralizado de la organización también le permite tener un alto nivel de auto-organización, ya que se observa que cada empresa tiene la habilidad de organizarse de forma independiente teniendo en cuenta los parámetros del proyecto. Al mismo tiempo se puede observar el carácter jerárquico de la


organización, en el que las tres empresas, se encuentran en el mismo nivel y deben responder a la gerencia. La organización cuenta con todos los elementos principales para funcionar correctamente, sin embargo se evidencia que la falta de coordinación y manejo de la información interna es el factor limitante. Al mejorar este aspecto, se podría aprovechar al máximo las ventajas que tiene la organización dentro del mercado de construcción en Colombia.

En la empresa podemos encontrar el arquetipo de resistencia política debido a que existen distintos objetivos entre los subsistemas de la empresa. Aunque cada sub-empresa vinculada al grupo empresarial posee distintos objetivos, en algunos proyectos debe existir una alianza entre cada una de estas con el fin de realizar determinado proyecto. Existe una interdependencia entre cada uno de los actores de la empresa, produciendo demoras por fallos de flujo de información dentro de la empresa.

Teniendo en cuenta los problemas que pueden surgir dentro de la organización, se puede observar que los principales puntos de apalancamiento están relacionados con los flujos de información. Es necesario que la empresa tenga cierto nivel de centralización, por lo menos a la hora de organizarse para realizar un proyecto y también para reportar el avance del mismo. De esta manera se pueden atacar varios de los problemas de información ineficiente, y sus demoras recurrentes.

Problemas principales vinculados a la empresa:

En primera instancia, se presenta un flujo de información ineficiente entre las diferentes empresas pertenecientes al grupo. Esto se debe a que se requiere proveer permisos y documentos a los encargados de las obras para que estos ejecuten sus respectivas labores. Además, es necesaria la aprobación de ciertos documentos desde el centro de operaciones d hacia otros lugares del país, hecho que dificulta aún más el flujo de información, en otras palabras, el problema radica en el manejo de información.

En segunda instancia, se tiene un sistema ineficiente de comunicación entre la empresa y los clientes. Hay falta de flujos de información, los cuales son por vía telefónica o correo electrónico. A esto se agrega la escasez de recursos debido a que solo hay un teléfono y un computador, asimismo, una sola persona atiende tanto las llamadas como los correos electrónicos, la secretaria del encargado de negociaciones. Los flujos de información tienen un uso constante pero al existir tan pocos, una gran cantidad de información, oportunidades y recursos son perdidos, ya que gran parte de los stakeholders fuera de la organización no son escuchados.

Caracterización Sistemática de los Problemas:

En el primer problema se identificaron como entradas, los nuevos documentos y permisos que necesitan autorización desde diferentes lugares así como aquellos que ya cuentan con


su respectiva revisión y actualización. En las salidas se encuentra la información que ha sido re aceptada o denegada según sea el caso, y que es enviada a sus respectivos lugares de origen. El nivel es representado a través de la cantidad de información que necesita de aprobación, que se encuentra acumulada en el centro de operación.

En el segundo problema las entradas fueron llamadas y correos electrónicos de los clientes buscando contactar económicamente al grupo empresarial o alguna de las empresas que la conforman. Como salidas se encontraron comunicaciones que han tenido respuesta por parte del grupo empresarial y que han sido recibidas por los distintos clientes. Respecto al nivel se define como las solicitudes de los clientes intentando contactar las empresas, mediante llamadas y correos electrónicos.

• Entradas: nuevos empleados, nuevos documentos, actualización información.

• Salidas: empleados despedidos borrado y desecho de documentación no necesaria o incorrecta.

• Proceso: Cada empresa opera de manera independiente, los gerentes proveen permisos y documentos necesarios a los encargados de las obras para que éstos ejecuten sus tareas. Sin embargo siempre hay documentos que firman en el centro de operaciones y las tareas en otros lugares del país se estancan hasta que éste documento llegue al lugar requerido.

Falta de un sistema eficiente para atender a todos los clientes:

• Entradas: Llamadas, correos, pedidos.

• Salidas: Ejecución de pedidos, respuesta de correos y llamadas.

• Proceso: La única secretaria encargada de atender a los clientes recibe muchas llamadas, correos, y pedidos diarios. Sin embargo por estar sola en esta labor, se pierden muchas llamadas diarias que llegan al mismo tiempo, también hay problemas para contestar todos los correos entrantes a tiempo y por consiguiente se pierden muchos clientes potenciales.

La organización posee un manejo inadecuado de la información, a la hora de realizar un proyecto, el gerente maneja mucha variedad ya que toma la mayoría de decisiones que después van a hacer parte de los elementos operacionales del sistema 1. Se ha decidido usar la cibernética organizacional con la intención de balancear las variedades de flujos de información dentro de la empresa. Al aplicar los distintos sistemas del Modelo de Sistema


Viable, se puede tener un manejo equitativo de toda la información relevante de la empresa, así como una buena coordinación interna de toda la organización.

Para empezar a definir los distintos sistemas del MSV a implementar, es necesario tener establecido el Sistema 5, que es el encargado de dirigir la organización hacia una meta la cual es proporcionar un servicio de alta calidad con respecto a puntualidad, calidad y eficacia. Encargarse de implementar un modelo viable para mejorar la eficiencia y coordinación en la organización teniendo como consecuencia el cubrimiento de los estándares con respecto al cliente a su vez maximizando los tiempos que existen en cada proyecto con el fin de aumentar la realización de estos.

Organización del Centro EmpresarialSistema 1Caracterización: La actividad principal de la empresa es llevar a cabo proyectos de minería, movimiento de tierras y construcción por medio de licitaciones en un nivel de recursión amplio donde los elementos de este sistema son las empresas participantes.

Identificación de problemas: No hay conexión entre los requerimientos y las habilidades operacionales de la empresa. Existe un desbalance de variedades, teniendo en cuenta que el gerente general se encarga de buscar dentro de la empresa las personas adecuadas para realizar los proyectos.

Posibles soluciones: Se deben centralizar las licitaciones de tal manera que al haber obtenido una de ellas, esta llegue al centro de operaciones para su respectivo análisis donde tras una revisión se da inicio a su elaboración. Además, incluir dentro de este análisis las capacidades tanto tecnológicas como humanas que posee cada empresa. Para la parte de contratación se debe establecer una solución específica para cada empresa donde se mejoren las técnicas de contratación, esta solución es específica debido a que cada empresa tiene un enfoque diferente de aplicación a los proyectos.

Sistema 2Caracterización: Este sistema no se identifica específicamente en la empresa, debido a que todas las decisiones parten del gerente general y dueño del grupo empresarial. Para cada proyecto, se establecen unas reglas específicas para la ejecución del proyecto. Todas las reglas son establecidas por el gerente general.

Identificación de problemas: No hay paso a paso específico que se debe seguir con cada proyecto, este sistema se rige bajo las consideraciones del gerente las cuales cambian con el tiempo lo que genera fallas de coordinación y demoras en el cumplimiento de los proyectos.

Planteamiento de soluciones: la implementación un mecanismo de intervención para cada licitación .Este se basa en que una vez adquirida la licitación se escoge un project


manager que represente a cada empresa, para formar un comité del que también hará parte el gerente general del grupo empresarial. Una vez terminado este proceso, se procede a la implementación del proyecto además cada empresa, debe formar unos estatutos de tal manera que se tenga un procedimiento de uso de sus capacidades.

Sistema 3

Caracterización: Este sistema está representado por el gerente general del grupo empresarial debido a que él asigna los recursos a las empresas para la realización de cada proyecto. También está representado por el gerente de cada una de las 3 empresas pertenecientes a VERDE que son los encargados de administrar los recursos destinados al desarrollo de proyectos.

Identificación de problemas: Se identificó que dentro de la información destinada a la rendición de cuentas no se utiliza ningún tipo de indicador de desempeño. También se observó la falta de rigidez en el manejo financiero debido a que los gerentes de cada empresa son familiares del dueño por lo cual mezclan sus ganancias con el presupuesto destinado a los proyectos.

Planteamiento de soluciones: Se propone estructurar un sistema rígido de rendición de cuentas en el cual no se mezcle el dinero del grupo empresarial con el dinero que hace parte de las arcas familiares, este incluye el hecho de que periódicamente se dé informe detallado de cada proyecto por parte de cada empresa hacia el gerente general, de tal manera que él pueda identificar claramente el progreso de la inversión realizada.

Sistema 4

Caracterización: En el grupo empresarial no se puede identificar este tipo de sistema debido a que no existe un departamento encargado de cambios que puedan impactar la viabilidad organizacional. En esta misma instancia el gerente tiene la capacidad y poder para determinar un cambio para la viabilidad organizacional.

Identificación de problemas: Al no existir un departamento que se encargue de las tendencias del entorno, la empresa no se encuentra preparada para afrontar algún tipo de cambio, dejándola vulnerable debido a su poco resiliencia.

Planteamiento de soluciones: Se debe implementar un departamento con personal capacitado para que esté permanentemente en alerta frente a las tendencias del entorno el cual este a la vanguardia en tecnología e innovación.


Sistema 5

Caracterización: Este sistema es el más fuerte y sólido que tiene el grupo empresarial. Se basa en el gerente general que facilita la interacción entre los demás sistemas.

Identificación de problemas: A pesar de la fortaleza de este sistema se presenta excepciones a un radio de control muy bajo al gerente general. Esto se identifica en un nivel de recursión más bajo donde se observa que existe mucha independencia en las metas de la empresa con respecto al grupo empresarial.

Planteamiento de soluciones: Designar a un especialista que lleve el control de las tareas que lleva a cabo el gerente de tal manera que la carga del gerente disminuya y se tenga un mayor enfoque a las decisiones.

ConclusiónPara el desarrollo del trabajo, ejecutaremos las distintas soluciones que fueron planteadas y se modelará la organización objetivo en el software VS MOD, el cual se encarga de facilitar la aplicación de la cibernética organizacional y concretamente el Modelo de Sistemas Viables. De esta manera será posible plasmarle al gerente general del Grupo empresarial VERDE que la solución propuesta genera una organización dinámica, efectiva y con gran potencial de crecimiento para el futuro. Dentro del anexo presentado a continuación, mostraremos el manejo de VS MOD y como este simula la propuesta planteada.

Bibliografía:

La información de la empresa fue facilitada por el gerente general, dándonos el resumen ejecutivo de la empresa.

http://www.maquiamarillas.com/ revisado el 11 de mayo de 2015.

AnexoPara cada nivel de recursión, existen unos problemas asociados de cada empresa. A continuación presentamos como anexos los problemas identificados para cada empresa. Estos problemas son en sí asociados a la complicación principal, la cual es flujos de información.El nivel de recursión 0 se conoce como el gerente general, en donde se delega en su totalidad cada licitación presentada en la empresa. Luego de esto, se conoce los siguientes niveles de recursión los cuales son las empresas asociadas al grupo empresarial.Sistema 1Máquinas Amarillas: La empresa posee la capacidad tecnológica en cuanto a la maquinaria (esta empresa se encarga de administrar el total de máquinas de construcción

http://www.maquiamarillas.com/


de la empresa) y a recursos humanos ya que se tienen los trabajadores capacitados para manejar la maquinaria y administrarla. Sus actividades principales son movimientos de tierra, explotación minera y alquiler de maquinaria.Verde DC: La empresa posee la capacidad tecnológica en cuanto al software para diseñar planos, modelos de construcción en 3D y simulaciones físicas de entorno. También posee la capacidad humana en cuanto a los trabajadores capacitados para usar el software especializado, comprar materiales de construcción y ejecutar las obras (obreros). Sus actividades principales son las obras inmobiliarias y civiles.Ingening: La empresa posee la capacidad tecnológica en cuanto al software de simulación de riesgos y de planeación de mapas de ruta. También posee la capacidad humana en cuanto a los trabajadores que saben utilizar este software y los encargados de realizar consultoría a las empresas.

Sistema 2Máquinas amarillas: Falta de reglas para el uso de la maquinaria, como no dejar que se sobrecaliente ya que el motor se va desgastando, no dejarlas prendidas cuando no se estén usando, dejarlas aseguradas (un empleado murió aplastado por una retroexcavadora por esta razón hace unos meses).Verde DC: Falta de límites de tiempo apropiados para la finalización de planos y modelos en 3D.Ingening: Falta de reglas acerca de la apta contratación del personal, y la apta asignación de consultores para cada proyecto.Sistema 3Máquinas amarillas: Poseen indicadores para número de máquinas utilizadas por mes y consumo de combustible. Sin embargo hacen falta indicadores de desempeño de las mismas y tiempo de utilización de estas máquinas. Verde DC: Poseen indicadores de número de planos necesarios por proyecto y número de modelos 3D por proyecto. Sin embargo hacen falta indicadores de tiempos para finalización de planos y modelos 3D.Ingening: Poseen indicadores de número de gerentes proyecto satisfechos por consulta. Sin embargo hacen falta indicadores de proyectos beneficiados por consulta por parte de cada consultor.Sistema 4Máquinas amarillas: Falta de un departamento que evalúe el tiempo de vida útil de la maquinaria y las reemplace sin alterar en gran medida el flujo de caja de la empresaVerde DC: Falta de un departamento que evalúe constantemente la posibilidad de integrar herramientas de diseño actualizadas.Ingening: Falta de un departamento que evalúe constantemente la posibilidad de integrar software más útil para la operación de la empresa y le permita actualizarse con los últimos métodos de consultoríaSistema 5


Maquinas Amarillas: Esta empresa puede estar alquilando la maquinaria sin consentimiento del resto del grupo empresarial y cortar el inventario necesario para otros proyectosVerde DC: Esta empresa puede estar realizando planos y modelos para empresas externas, lo que puede aumentar los tiempos de ejecución de los proyectos del grupo empresarialIngening: Esta empresa puede estar contratando consultores que prestan servicios externos sin consentimiento del grupo empresarial, lo que causa una baja disponibilidad de éstos consultores para los proyectos del mismo.

Presentaremos a continuación los distintos diagramas utilizados para la entrega final:

Flujo del grupo empresarial

Flujo de problema de información


Flujo de problema de información

entre ga final peso

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