en contabilidad general de gbs 2012 o posterior: ¿cómo grabar mi plan de cuentas?

Contabilidad General de GBS Manual del Usuario, de Operación del Sistema y de Instalación

(www.miGBS.com, E-mail: [email protected])

Derechos Reservados 1989 - 2012 1

En Contabilidad General de GBS 2012 o posterior: ¿Cómo Grabar Mi Plan de Cuentas? Estimado(a) usuario(a) de GBS: El presente capítulo del Manual le enseña paso a paso cómo puede usted crear, actualizar y mantener el Plan de Cuentas de su empresa. GBS le permite hacerlo de dos maneras: digitar directamente en el software GBS o importar el PUC desde Excel. Por lo tanto, el capítulo se ha divido en dos secciones:

1. ¿Cómo Grabar Mi Plan de Cuentas directamente en GBS? (ver esta sección a continuación, página 2 de este capítulo) Si usted ya ha trabajado con GBS, puede usar cualquiera de los dos métodos propuestos para alimentar el PUC. El método “desde Excel” se recomienda para nuevos usuarios o para usuarios avanzados que estén implementando nuevas empresas y deseen ahorrar tiempo y dinero implementando su contabilidad desde Excel

2. ¿Cómo IMPORTAR desde Microsoft Excel Mi Plan de Cuentas? (ver página 5 de este capítulo). Si usted está iniciando la implementación de su contabilidad, aún no conoce el software GBS, entonces esta alternativa de iniciar la Contabilidad desde Excel, es la más adecuada para usted. Por favor vea el video en línea que le guiará paso a paso, antes de leer la sección de este capítulo, para que tenga una visión general de cómo alimentar la contabilidad desde Excel, usando el paso a paso GBS, en el siguiente enlace: http://migbs.net/soporte/video-como-alimentar-mi-contabilidad-desde-excel.html




¿Cómo Grabar Mi Plan de Cuentas directamente en GBS?

5. MENÚ MAESTROS

5.1 Plan de Cuentas, ¿Como Crear El Plan de Cuentas? Esta opción se utiliza para crear el Plan de Cuentas de su empresa pública o privada. Puede ir al Menú Maestros/ Plan de Cuentas o en el Panel de Control del Negocio dar CLIC a la Opción 6. Plan de Cuentas y dar CLIC en el link: “Abrir Plan de Cuentas”

Usted puede visualizar el PUC de dos formas, en forma de Página y en forma de Lista así: Ver el PUC en Forma de Página (una sola cuenta a la vez)

Ver el PUC en Forma de Lista (una página de cuentas, una cuenta por cada renglón)




5.1.1 Eliminar cuentas

Escoja la cuenta y pulse CLIC en el botón Eliminar (Por favor tenga en cuenta que para eliminar las cuentas se deben eliminar primero las cuentas auxiliares y luego los mayores. Usted no podrá eliminar una cuenta si esta tiene cuentas auxiliares, o si tiene algún movimiento), después de eliminar las cuentas, por favor salga del Formulario y en el Menú Utilidades, ejecute la opción Mantenimiento de Datos.

5.1.2 Modificar Cuentas

Seleccione la cuenta que desee modificar y pulse CLIC en el botón Modificar.

Modifique los datos de la cuenta, teniendo en cuenta que “el código de la cuenta contable nunca se podrá modificar”.




5.1.3 Agregar cuentas

Pulse CLIC en el botón Agregar y escriba los siguientes datos: Código: Código del PUC. Por favor empiece creando las cuentas mayores y luego sus auxiliares, la estructura de las cuentas en el sistema es:

1. Activo

11. Disponible Cuentas Mayores (Note que

terminan con un Punto al final)

1105. Caja General

1105.05 1110.05 2205.05 Cuentas Auxiliares (Terminan sin

punto pero pueden convertirse en

1105.05. cuentas mayores si les colocamos

1105.05.01 el punto al final)

1110.05. 1110.05.01 2205.05.

Nombre: Nombre de la Cuenta Contable.

Naturaleza (DB/CR): Si la naturaleza de la cuenta es débito le colocamos una

marca , si es crédito le quitamos la marca .

Tipo de Cuenta: Escoja alguno de los siguientes tipos según la cuenta, por ejemplo en las cuenta de Retención se escoge el tipo R (Retención…) y en ese




momento se activa el campo que se encuentra al lado, donde pondremos el porcentaje de retención a aplicar.

En Contabilidad General de GBS 2012 o posterior: ¿Cómo IMPORTAR desde Microsoft Excel Mi Plan de Cuentas? ¡Importante!: GBS recomienda que antes de comenzar, usted tenga en cuenta que para importar su Plan de Cuentas desde Excel, usted debe tener los formatos especiales que GBS ha diseñado para que usted digite sus cuentas en Excel. Solo es posible que GBS importe el PUC desde Excel, si usted ha usado los formatos de Excel proporcionados por GBS ¡Importante!: GBS aprecia que usted vea el video en línea que le guiará paso a paso, antes de leer la sección de este capítulo, para que tenga una visión general de cómo alimentar la contabilidad desde Excel, usando el paso a paso GBS, en el siguiente enlace: http://migbs.net/soporte/video-como-alimentar-mi-contabilidad-desde-excel.html

El PUC también puede ser importado desde Excel siguiendo los siguientes pasos:




En el formulario Plan de Cuentas, dar CLIC en el botón Asistente para Importar Mis Cuentas desde Excel… (Botón que se encuentra en la parte inferior del

formulario

Luego en la siguiente pantalla, dar CLIC en el botón Examinar.

Aparecerá una ventana para explorar el archivo de Excel que quiere importar Ej. GBS_2009_Hoja_modelo_para_importar_PUC_inicial, lo selecciono y doy clic en Aceptar.




Una vez usted pulsa CLIC en el botón Aceptar, el Asistente para importar activa la Opción 2 que indica en qué columna se encuentra cada dato de la hoja de Excel para verificar que está bien hecha.

Luego, continúe en Opción 3, parametrizando desde que fila de la Hoja de Excel se debe comenzar a importar. Teniendo en cuenta que la hoja de Excel por lo general en la primera fila contiene los encabezados y la segunda tiene la explicación de cada dato, entonces modifique y escriba el número 3 y pulse CLIC en el botón Importar desde Excel.

Ahora, comience a importar los datos y si presenta algún error puede mostrar un mensaje como este:




Si se presentan errores al importar, se activa la Opción 4 para ver errores, entonces, usted puede dar CLIC en el botón Ver Errores…

Esta es una muestra de los posibles errores que se presentan al Importar:

Al salir de esta hoja el programa activa la opción de ir a corregir la hoja de Excel, para lo cual, usted puede dar CLIC en el botón Terminar

Una vez corregidos los posibles errores procedemos a repetir los pasos anteriores.




¡Felicidades! Al terminar de Importar exitosamente, usted recibe un mensaje como el siguiente. Puede dar CLIC sobre el mensaje para activar la Opción 4 que de Ver errores cambia a Previsualizar.

Cierre la ventana anterior de Previsualización y usted puede ir a la Opción 5, la cual activa el botón Importar al PUC, el cual permite importar definitivamente el Plan de Cuentas de su empresa.




Adicionalmente puede optar por crear el comprobante de apertura o el inicial automáticamente, para lo cual, debe dar CLIC en el botón Si (de lo contrario debe dar CLIC en el botón No y, entonces, solo se cargará el PUC, sin saldos iniciales.)

Si usted seleccionó la opción Si, entonces debe llenar los datos que se activan en la Opción 6 y luego dar CLIC en el botón Generar Comprobante

¡Felicidades! Al finalizar, usted ha importado desde Excel, el comprobante de Apertura en contabilidad.

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