TEMA 1ELEMENTOS ESENCIALES DE LA

PLANEACIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

Lic. Franz Sergio Rodríguez Ortiz

PROCESO ADMINISTRATIVO

1. DEFINICIÓN

Es la selección de misiones y objetivos así como las acciones para lograrlos, lo anterior requiere tomar decisiones es decir, elegir una acción entre varias alternativas.

Es la base de todas las funciones gerenciales

También participa la innovación gerencial

Cierra la brecha entre donde estamos

Y donde queremos ir

Planeación Control

PLANEACIÓN

En la

1. DEFINICIÓN

Relación entre la planeación y el control

PlaneaciónInstrumentación de

los planes

Control; comparaciónde planes con

resultados

Acción correctiva

Nuevos planes

Desviaciones indeseables

Presupuestos

Programas

Reglas

Procedimientos

Políticas

TIPOS DE PLANES

Proyectos o Propósitos

Objetivos o metes

2. TIPOS DE PLANES

Estrategias

a) Misiones o propósitos

La función o las tareas básicas de una empresa o dependencia, o cualquiera de sus partes.

Cuál es nuestro negocio

a) Misiones o propósitos

La producción y distribución de bienes y servicios;

El diseño, construcción y operación de un sistema de carreteras

La interpretación y aplicación de las leyes;

La enseñar, investigar y proporcionar servicios a la comunidad.

ABC

EMPRESA EN GRAL.

CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

UNIVERSIDAD

Las empresas deben realizar una función básica o tarea que la sociedad le asigna. por ejemplo.

Declaración de la misión

Define el negocio al que se dedica la organización, las necesidades que cubren con sus productos y servicios, el mercado en el cual se desarrolla la empresa y la imagen pública de la empresa uor organización

Valores esenciales

Ámbito geográfico

Dirección

Relaciones con quienes participan en ella

Visión de futuro

Pasos para la declaración de la misiones

1. Evaluación del perfil pasado y presente de la empresa

2. Contribuciones de los participantes acerca de la dirección futura

3. Consenso de la necesidades opuestas de los grupos interesados (accionistas, acreedores, administradores, empleados y comunidad, por ejemplo)

4. Elaboración del anuncio de la misión que describa la dirección general de la organización, sus valores, su filosofía, su ámbito geográfico y su contribución a la sociedad.

5. Discusión de la declaración de la misión con grupos de interesados, administradores y empleados y realización de los ajustes.

6. Comunicación a todos los que deberían conocerla y exposición de sus implicaciones para la dirección estratégica

Ejemplo MISION DE BANCO• Ser la mejor opción para satisfacer

las necesidades de nuestra sociedad en servicios financieros con la máxima seguridad y calidad, ofrecer a nuestra gente las mejores condiciones para su desarrollo integral en respuesta a su esfuerzo individual y en equipo. Obtener un rendimiento atractivo para nuestros accionistas y contribuir de manera importante al desarrollo económico y social de nuestra comunidad

VALORES• Creemos en el individuo sin

distinción de raza, sexo o religión. En su honestidad, sentido de responsabilidad, respeto y deseo de superación

• a) Excelenciab) Honestidadc) Prudenciad) Espíritu de servicioe) Justiciaf) Responsabilidadg) Lealtadh) Creatividad

b) OBJETIVOS O METAS

Son los fines hacia los cuales se dirige la actividad.

No solo representan el punto final de la planeación, sino el fin al que se dirige la organización, la integración de personal, la dirección, y el control.

c) ESTRATEGIAS

Es la forma en que se determinan los objetivos básicos a largo plazo de una empresa.

La instrumentación de los cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para alcanzar esos objetivos.

d) POLÍTICAS

Son declaraciones o interpretaciones generales que orientan las reflexiones para la toma de decisiones.

Ayudan a solucionar problemas antes que se vuelvan serios, unifican otros planes.

Ejemplo:• Contratar personal con capacitación universitaria, • Promover las sugerencias de los empleados para una mejor cooperación, promover desde adentro. • Apegarse estrictamente a un alto estándar de ética • Pagar el aguinaldo dentro de los primeros veinte días del mes de diciembre.

e) PROCEDIMIENTOSSon planes que establecen un método de actuación necesario para soportar actividades futuras.

Son secuencias cronológicas de acciones requeridas , lineamentos para actuar mas que para pensar que detallan la manera en que deben realizarse ciertas actividades.

La política estable que pueden otorgarse vacaciones a los empleados , los procedimientos establecidos para instrumentar esta política proporcionarán el programa de vacaciones para evitar interrupciones.

f) REGLAS

Establecen acciones - o su ausencia - específicas necesarias en las que no se permite la discreción.

g) PROGRAMAS

Complejos de: • Metas, • Políticas, • Procedimientos, • Reglas, • Asignaciones de tareas,• Pasos a seguir, • Recursos a emplear y otros elementos necesarios para realizar un curso de acción determinado.

h) PRESUPUESTOS

Es el informe de resultados esperados que se expresa en términos numéricos.

4. PASOS DE LA PLANEACION

8. Conversión de los planes en cifras

7. Formulación de planes de apoyo

6. Elección de una alternativa

5. Comparación de las alternativas

4. Identificación de alternativas

3. Consideración de las premisas de planeación

2. Establecimiento de objetivos

1. Atención a las oportunidades8

1. Estar atentos a las oportunidades: a la luz de:

LA PLANEACIÓN REQUIERE UN DIAGNÓSTICO REALISTA DE LA SITUACIÓN DE OPORTUNIDDAD.

LOS GERENTES

a) Deben echar un vistazo preliminar a la oportunidades futuras

b) Saber cuales sus fortalezas y debilidades

c) Que problemas debe resolver y por qué

d) Saber que puede esperar para ganar

Mercado

Competencia

Deseo de los clientes

Nuestras fortalezas

Nuestras debilidades

2) Establecer objetivos

Se debe establecer objetivos para toda la empresa y luego para cada unidad de trabajo.

Y qué es lo que debe lograse con la red de estrategias, políticas, procedimientos , reglas, presupuestos y programas.

Especifican los resultados e indican el punto final de lo que debe hacerse

Donde debe colocarse el interés primario

3) Desarrollar premisas Son supuestos sobre el ambiente en el que se desarrollará el plan

De las premisas. Cuanto más comprendan y acuerden los individuos a cargo de la planeación utilizar premisas de planeación consistentes, mejor será la planeación coordinada de la empresa.

Son importantes en el establecimiento de premisas: qué tipo de mercado?, qué volumen de ventas?, qué precio?, qué productos?, qué costos?, qué nivel de sueldos?, etc.

4. Determinar cursos alternativos

Pocas veces hay un plan para el que no existan

alternativas.

A menudo la menos obvia demuestra ser

la mejor.

El problema más frecuente no es el de encontrar alternativas, sino el de reducir su cantidad para, de esa forma, analizar la más prometedora.

5. Evaluar cursos alternativos

6. Selección de un curso

Este es el paso en que se adopta el plan, el verdadero punto de la decisión.

7. Formular planes derivados

Cuando se toma una decisión raras veces la planeación está completa, casi siempre se necesita planes para apoyar el plan básico

MATERIALES

EQUIPOS

MAQUINARIA

ABASTECIMIENTO

8. Cuantificar los planes mediante presupuestos

Representa la suma total de ingresos y egresos, con las utilidades o el valor agregado resultante y los presupuestos de las partidas de la hoja de balance general, como los gastos de caja y capital

Cada departamento o programa de una empresa puede tener sus propios

Se convierten en medios para sumar los diversos planes y establecer estándares

Coordinación de planes a corto y largo plazos

A menudo se hacen planes de corto plazo sin referirlos a los de largo plazo, este es, un grave error.

Debe hacerse un plan de corto plazo a menos que contribuya al logro de un plan a largo plazo.

COORDINACIÓN

NO

CORTO PLAZO LARGO PLAZO

5. OBJETIVOS

Son los fines importantes hacia los

que se dirigen las actividades

organizacionales e individuales

6. NATURALEZA DE LOS OBJETIVOS

7. JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS

Objetivos departamentales y de unidades

Objetivos individuales . Desempeño . Objetivos de desarrollo personal

Objetivos divisionales

Objetivos generales. Específicos

Objetivos Generales

Misión

Propósito Socioeco

Cons. Admon.

Admores. de nivel Superior

Admores. de nivel

Intermedio

Admores. de nivel Inferior

Multiplicidad de objetivos

Hay múltiples objetivos dado que las realidades de las organizaciones así lo demandan

Para cada nivel en la jerarquía de objetivos es probable que haya múltiples objetivos.

Un gerente no puede buscar más de dos a cinco objetivos, por que demasiados objetivos tienden a diluir su cumplimiento.

Cómo establecer objetivosObjetivos no verificables1. Obtener utilidades

2. Mejorar las comunicaciones

3. Aprobar las materias del segundo semestre de mi carrera

Objetivos verificables1. Lograr un rendimiento sobre

la inversión de 12% al final del año fiscal en curso.

2. Publicar un boletín mensual de dos páginas a partir del 1 de enero del 2014, que involucre no más de 40 horas de trabajo en su preparación después de la primera edición.

3. Aprobar las 6 materias del segundo semestre de mi carrera que concluye el 20 de diciembre del 2014 con un promedio de 85 en cada una.

Cómo establecer objetivosCómo establecer objetivos

Objetivos cuantitativos y cualitativos

1. Deben ser verificables.

2. Debe contestar a pregunta ¿cómo sé si al final del período se alcanzó el objetivo?

¿Cuánto o qué?

¿Cuándo?

12. Pautas para establecer objetivos

TAREA DIFICIL

1. La lista no debe ser demasiado larga

2. Deben ser verificables

3. Deben indicar la calidad deseada y el costo proyectado para alcanzarlo

4. Deben representar un reto

5. Deben establecer prioridades y promover el crecimiento profesional y el desarrollo personal

8. CONCEPTOS EN EVOLUCION DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

Se practica actualmente en el mundo entero.

Es considerada:a) Como un instrumento de

evaluaciónb) Como una técnica motivacionalc) Como un instrumento de

planeación y control

Concepto en evolución de la APO

Es un amplio sistema administrativo que integra muchas actividades gerenciales clave de manera sistemática y está conscientemente dirigido hacia el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales

APO

Enfoque de sistemas a la APO

Planeación

De la acción

FijaciónDe objetivos Intrumen-

tación

Control y evaluación

Desarrollo De la

Org.

Jerarquía de objetivos

Planeación

estratégica

Subsistemas Planeación y Desarrollo de R. Humanos

Planeación

De carrera

Sistemas de recompensa

Elaboración del presupuesto

Otros

Ingresos

Humanos

De capital

Administra.

Tecnológicos

Otros

Ingresos de

metas de

Empleados

Consumidores

Proveedores

Etc.

Proceso de transformaciónEgresos

Productos

Servicios

Utilidades

Satisfacción

otros

Percepción – manejo de la información

Limitaciones externasOportunidades externasEducativas, sociológicas,

Políticas, legales, económicas

Límite

De la

Org.

13. beneficios de la APOMejora la administración a través de la planeación orientada a resultados

Clarificación de los planes y estructuras así como la delegación de autoridad de acuerdo a los resultados esperados

Alienta a las metas personales y organizacionales

Desarrolla controles efectivos

14. Debilidades de la APO

La ineficiencia en cuanto a la enseñanza de la filosofía de la APO

La falta de ofrecer pautas a quienes deben establecer objetivos

La dificultad de establecer metas verificables dentro de ciertos límites

Puede darse importancia a las metas a corto plazo

El uso excesivo de las metas cuantitativas