TEMA 1ELEMENTOS ESENCIALES DE LA
PLANEACIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS
Lic. Franz Sergio Rodríguez Ortiz
PROCESO ADMINISTRATIVO
1. DEFINICIÓN
Es la selección de misiones y objetivos así como las acciones para lograrlos, lo anterior requiere tomar decisiones es decir, elegir una acción entre varias alternativas.
Es la base de todas las funciones gerenciales
También participa la innovación gerencial
Cierra la brecha entre donde estamos
Y donde queremos ir
Planeación Control
PLANEACIÓN
En la
1. DEFINICIÓN
Relación entre la planeación y el control
PlaneaciónInstrumentación de
los planes
Control; comparaciónde planes con
resultados
Acción correctiva
Nuevos planes
Desviaciones indeseables
Presupuestos
Programas
Reglas
Procedimientos
Políticas
TIPOS DE PLANES
Proyectos o Propósitos
Objetivos o metes
2. TIPOS DE PLANES
Estrategias
a) Misiones o propósitos
La función o las tareas básicas de una empresa o dependencia, o cualquiera de sus partes.
Cuál es nuestro negocio
a) Misiones o propósitos
La producción y distribución de bienes y servicios;
El diseño, construcción y operación de un sistema de carreteras
La interpretación y aplicación de las leyes;
La enseñar, investigar y proporcionar servicios a la comunidad.
ABC
EMPRESA EN GRAL.
CORTE SUPREMA DE JUSTICIA
UNIVERSIDAD
Las empresas deben realizar una función básica o tarea que la sociedad le asigna. por ejemplo.
Declaración de la misión
Define el negocio al que se dedica la organización, las necesidades que cubren con sus productos y servicios, el mercado en el cual se desarrolla la empresa y la imagen pública de la empresa uor organización
Valores esenciales
Ámbito geográfico
Dirección
Relaciones con quienes participan en ella
Visión de futuro
Pasos para la declaración de la misiones
1. Evaluación del perfil pasado y presente de la empresa
2. Contribuciones de los participantes acerca de la dirección futura
3. Consenso de la necesidades opuestas de los grupos interesados (accionistas, acreedores, administradores, empleados y comunidad, por ejemplo)
4. Elaboración del anuncio de la misión que describa la dirección general de la organización, sus valores, su filosofía, su ámbito geográfico y su contribución a la sociedad.
5. Discusión de la declaración de la misión con grupos de interesados, administradores y empleados y realización de los ajustes.
6. Comunicación a todos los que deberían conocerla y exposición de sus implicaciones para la dirección estratégica
Ejemplo MISION DE BANCO• Ser la mejor opción para satisfacer
las necesidades de nuestra sociedad en servicios financieros con la máxima seguridad y calidad, ofrecer a nuestra gente las mejores condiciones para su desarrollo integral en respuesta a su esfuerzo individual y en equipo. Obtener un rendimiento atractivo para nuestros accionistas y contribuir de manera importante al desarrollo económico y social de nuestra comunidad
VALORES• Creemos en el individuo sin
distinción de raza, sexo o religión. En su honestidad, sentido de responsabilidad, respeto y deseo de superación
• a) Excelenciab) Honestidadc) Prudenciad) Espíritu de servicioe) Justiciaf) Responsabilidadg) Lealtadh) Creatividad
b) OBJETIVOS O METAS
Son los fines hacia los cuales se dirige la actividad.
No solo representan el punto final de la planeación, sino el fin al que se dirige la organización, la integración de personal, la dirección, y el control.
c) ESTRATEGIAS
Es la forma en que se determinan los objetivos básicos a largo plazo de una empresa.
La instrumentación de los cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para alcanzar esos objetivos.
d) POLÍTICAS
Son declaraciones o interpretaciones generales que orientan las reflexiones para la toma de decisiones.
Ayudan a solucionar problemas antes que se vuelvan serios, unifican otros planes.
Ejemplo:• Contratar personal con capacitación universitaria, • Promover las sugerencias de los empleados para una mejor cooperación, promover desde adentro. • Apegarse estrictamente a un alto estándar de ética • Pagar el aguinaldo dentro de los primeros veinte días del mes de diciembre.
e) PROCEDIMIENTOSSon planes que establecen un método de actuación necesario para soportar actividades futuras.
Son secuencias cronológicas de acciones requeridas , lineamentos para actuar mas que para pensar que detallan la manera en que deben realizarse ciertas actividades.
La política estable que pueden otorgarse vacaciones a los empleados , los procedimientos establecidos para instrumentar esta política proporcionarán el programa de vacaciones para evitar interrupciones.
f) REGLAS
Establecen acciones - o su ausencia - específicas necesarias en las que no se permite la discreción.
g) PROGRAMAS
Complejos de: • Metas, • Políticas, • Procedimientos, • Reglas, • Asignaciones de tareas,• Pasos a seguir, • Recursos a emplear y otros elementos necesarios para realizar un curso de acción determinado.
h) PRESUPUESTOS
Es el informe de resultados esperados que se expresa en términos numéricos.
4. PASOS DE LA PLANEACION
8. Conversión de los planes en cifras
7. Formulación de planes de apoyo
6. Elección de una alternativa
5. Comparación de las alternativas
4. Identificación de alternativas
3. Consideración de las premisas de planeación
2. Establecimiento de objetivos
1. Atención a las oportunidades8
1. Estar atentos a las oportunidades: a la luz de:
LA PLANEACIÓN REQUIERE UN DIAGNÓSTICO REALISTA DE LA SITUACIÓN DE OPORTUNIDDAD.
LOS GERENTES
a) Deben echar un vistazo preliminar a la oportunidades futuras
b) Saber cuales sus fortalezas y debilidades
c) Que problemas debe resolver y por qué
d) Saber que puede esperar para ganar
Mercado
Competencia
Deseo de los clientes
Nuestras fortalezas
Nuestras debilidades
2) Establecer objetivos
Se debe establecer objetivos para toda la empresa y luego para cada unidad de trabajo.
Y qué es lo que debe lograse con la red de estrategias, políticas, procedimientos , reglas, presupuestos y programas.
Especifican los resultados e indican el punto final de lo que debe hacerse
Donde debe colocarse el interés primario
3) Desarrollar premisas Son supuestos sobre el ambiente en el que se desarrollará el plan
De las premisas. Cuanto más comprendan y acuerden los individuos a cargo de la planeación utilizar premisas de planeación consistentes, mejor será la planeación coordinada de la empresa.
Son importantes en el establecimiento de premisas: qué tipo de mercado?, qué volumen de ventas?, qué precio?, qué productos?, qué costos?, qué nivel de sueldos?, etc.
4. Determinar cursos alternativos
Pocas veces hay un plan para el que no existan
alternativas.
A menudo la menos obvia demuestra ser
la mejor.
El problema más frecuente no es el de encontrar alternativas, sino el de reducir su cantidad para, de esa forma, analizar la más prometedora.
5. Evaluar cursos alternativos
6. Selección de un curso
Este es el paso en que se adopta el plan, el verdadero punto de la decisión.
7. Formular planes derivados
Cuando se toma una decisión raras veces la planeación está completa, casi siempre se necesita planes para apoyar el plan básico
MATERIALES
EQUIPOS
MAQUINARIA
ABASTECIMIENTO
8. Cuantificar los planes mediante presupuestos
Representa la suma total de ingresos y egresos, con las utilidades o el valor agregado resultante y los presupuestos de las partidas de la hoja de balance general, como los gastos de caja y capital
Cada departamento o programa de una empresa puede tener sus propios
Se convierten en medios para sumar los diversos planes y establecer estándares
Coordinación de planes a corto y largo plazos
A menudo se hacen planes de corto plazo sin referirlos a los de largo plazo, este es, un grave error.
Debe hacerse un plan de corto plazo a menos que contribuya al logro de un plan a largo plazo.
COORDINACIÓN
NO
CORTO PLAZO LARGO PLAZO
5. OBJETIVOS
Son los fines importantes hacia los
que se dirigen las actividades
organizacionales e individuales
7. JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS
Objetivos departamentales y de unidades
Objetivos individuales . Desempeño . Objetivos de desarrollo personal
Objetivos divisionales
Objetivos generales. Específicos
Objetivos Generales
Misión
Propósito Socioeco
Cons. Admon.
Admores. de nivel Superior
Admores. de nivel
Intermedio
Admores. de nivel Inferior
Multiplicidad de objetivos
Hay múltiples objetivos dado que las realidades de las organizaciones así lo demandan
Para cada nivel en la jerarquía de objetivos es probable que haya múltiples objetivos.
Un gerente no puede buscar más de dos a cinco objetivos, por que demasiados objetivos tienden a diluir su cumplimiento.
Cómo establecer objetivosObjetivos no verificables1. Obtener utilidades
2. Mejorar las comunicaciones
3. Aprobar las materias del segundo semestre de mi carrera
Objetivos verificables1. Lograr un rendimiento sobre
la inversión de 12% al final del año fiscal en curso.
2. Publicar un boletín mensual de dos páginas a partir del 1 de enero del 2014, que involucre no más de 40 horas de trabajo en su preparación después de la primera edición.
3. Aprobar las 6 materias del segundo semestre de mi carrera que concluye el 20 de diciembre del 2014 con un promedio de 85 en cada una.
Cómo establecer objetivosCómo establecer objetivos
Objetivos cuantitativos y cualitativos
1. Deben ser verificables.
2. Debe contestar a pregunta ¿cómo sé si al final del período se alcanzó el objetivo?
¿Cuánto o qué?
¿Cuándo?
12. Pautas para establecer objetivos
TAREA DIFICIL
1. La lista no debe ser demasiado larga
2. Deben ser verificables
3. Deben indicar la calidad deseada y el costo proyectado para alcanzarlo
4. Deben representar un reto
5. Deben establecer prioridades y promover el crecimiento profesional y el desarrollo personal
8. CONCEPTOS EN EVOLUCION DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS
Se practica actualmente en el mundo entero.
Es considerada:a) Como un instrumento de
evaluaciónb) Como una técnica motivacionalc) Como un instrumento de
planeación y control
Concepto en evolución de la APO
Es un amplio sistema administrativo que integra muchas actividades gerenciales clave de manera sistemática y está conscientemente dirigido hacia el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales
APO
Enfoque de sistemas a la APO
Planeación
De la acción
FijaciónDe objetivos Intrumen-
tación
Control y evaluación
Desarrollo De la
Org.
Jerarquía de objetivos
Planeación
estratégica
Subsistemas Planeación y Desarrollo de R. Humanos
Planeación
De carrera
Sistemas de recompensa
Elaboración del presupuesto
Otros
Ingresos
Humanos
De capital
Administra.
Tecnológicos
Otros
Ingresos de
metas de
Empleados
Consumidores
Proveedores
Etc.
Proceso de transformaciónEgresos
Productos
Servicios
Utilidades
Satisfacción
otros
Percepción – manejo de la información
Limitaciones externasOportunidades externasEducativas, sociológicas,
Políticas, legales, económicas
Límite
De la
Org.
13. beneficios de la APOMejora la administración a través de la planeación orientada a resultados
Clarificación de los planes y estructuras así como la delegación de autoridad de acuerdo a los resultados esperados
Alienta a las metas personales y organizacionales
Desarrolla controles efectivos
14. Debilidades de la APO
La ineficiencia en cuanto a la enseñanza de la filosofía de la APO
La falta de ofrecer pautas a quienes deben establecer objetivos
La dificultad de establecer metas verificables dentro de ciertos límites
Puede darse importancia a las metas a corto plazo
El uso excesivo de las metas cuantitativas