El Instituto Mexicano del Seguro Social de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 23 de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, está obligada a transparentar y permitir el acceso a su información y proteger los datos personales que obran en su poder, publicando su información en el Portal de Obligaciones de Transparencia (POT), en el marco de “Construir y mantener actualizados sus sistemas de archivos y gestión documental, conforme a la normatividad aplicable; así como de proteger y resguardar la información clasificada como reservada o confidencial, de esta manera da a conocer los trabajos realizados en materia de organización y conservación de sus archivos.

En cumplimiento a la obligatoriedad que tiene el Instituto Mexicano del Seguro Social sobre los compromisos en materia archivística establecidos en la Ley Federal de Archivos D.O.F. el 23 de enero de 2012, los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos del Poder Ejecutivo Federal, D.O.F. el 03 julio de 2015 así como la, para tal efecto se realizó el siguiente informe:

• 1. Elaborar y presentar al Comité de Transparencia el Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017.

Se cuenta con el Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017 (PADA), el cual fue aprobado por el Comité de Transparencia del Instituto en la Séptima Sesión Ordinaria, celebrada al cierre del ejercicio anterior. En el que se contemplan las acciones a nivel institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos del IMSS en el año en curso.

Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 12 fracción VI de la Ley Federal de Archivos

• 2. Instrumentos de Consulta y Control Archivístico:

Se elaboró el árbol de procesos, contando con la asesoría y validación de la Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión de la Secretaría de la Función Pública, mismo que nos fue aprobado el 12 de diciembre 2016, así como la elaboración del Anteproyecto del Cuadro General de Clasificación Archivística; el 23 enero 2017 el IMSS remitió el Anteproyecto con los ajustes solicitados al AGN.

El 28 de febrero de 2017, el IMSS entrego al Archivo General de la Nación el Catálogo de Disposición Documental 2017, para su validación, mismo que fue validado el 30 de octubre del 2017.

No. Actividades Fecha Compromiso

Estatus

1 Ingreso del cuadro General de Clasificación Archivística y catalogo de Disposición Documental para su análisis y validación por parte del AGN.

Febrero Concluido

2 Ingresos de solicitud de dictámenes de baja documental ante el AGN. Febrero-Agosto Concluido

3 Ingresos de solicitud de dictámenes de baja documental ante el SHCP. Enero-Octubre Concluido

4 Realizar el registro oficial ante el AGN del archivo histórico. Noviembre En proceso

5 Elaborar criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos.

Julio En proceso

6 Elaboración de Guía Simple de Archivos. Septiembre En proceso

7 Desarrollo de Capacitaciones Integrales para la administración de documentos de Delegaciones y Nivel Central.

Marzo-Diciembre Concluido

8 Aplicación de cedulas de verificación archivística. Marzo-Diciembre Concluido

9 Realizar capacitación a distancia para la implementación y seguimiento de los procesos de bajas documentales.

Mayo-Diciembre Concluido

10 Elaboración de diagnostico y detección de necesidades en cuanto a los archivos de concentración delegacionales.

Mayo Concluido

11 Actualización de Catalogo de Disposición Documental con las series comunes y sustantivas en el Sistema de Administración de Documentos.

Junio Concluido

No. Actividades Fecha Compromiso Estatus

12 Monitoreo del Registro SAD Enero-Diciembre Concluido

13 Requisitar el formato INAI.FIC.9 correspondiente a las herramientas de consulta y organización de los archivos.

Enero Concluido

14 Elaborar y presentar al Comité de Transparencia, el Plan Anual Archivístico 2018.

Diciembre Concluido

15 Elaboración del informe anual de cumplimiento de acciones en materia de archivo enero-diciembre y publicarlo en el portal de trasparencia del instituto.

Enero y Diciembre Concluido

16 Ajuste de valores de líneas base y metas de indicadores asociados a bases de colaboración en el Marco del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno.

Mayo Concluido

17 Informe trimestral de avances e informe anual acumulado de los indicadores en materia de archivos en el Marco del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno.

Marzo, Junio, Septiembre, Diciembre.

Concluido

18 Elaboración de calendario de transferencias primarias para archivo central de concentración.

Marzo En Proceso

19 Desincorporación de Documentación de Comprobación Administrativa Inmediata, en las áreas administrativas del Instituto.

Marzo-Diciembre

Concluido

20 Programa de liberación de espacios en el Archivo Central de Concentración. Marzo-Diciembre En Proceso

21 Conservar los expedientes transferidos hasta cumplir su vigencia documental. Enero-Diciembre En Proceso

22 Proyecto del acervo documental histórico para su organización, conservación y difusión.

Noviembre En Proceso

1.- INGRESO DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA Y CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL PARA SU ANÁLISIS Y VALIDACIÓN POR PARTE DEL AGN.

El Catalogo de disposición documental fue validado por el Archivo General de la Nación (AGN) el 30 de octubre del presente año. El Catalogo de Disposición Documental (CADIDO) identifica 12 secciones comunes (APF) y 5 secciones sustantivas del IMSS, con 217 series documentales.

El CADIDO esta conformado por tres elementos: Administrativo, Legal

Contable y /o Fiscal

VALOR DOCUMENTAL

Archivo de trámite

Archivo de

Concentración

PLAZOS DE CONSERVACIÓN

Eliminación Muestreo

Conservación

TÉCNICAS DE SELECCIÓN

2.- INGRESOS DE SOLICITUD DE DICTÁMENES DE BAJA DOCUMENTAL ANTE EL AGN.

De acuerdo al Plan Anual Archivístico 2017 los meses para ingreso de documentación susceptible de baja documental serán julio y agosto.

Trámites

ingresados Expedientes Cajas Metros lineales

174 1,649,780 13,268 5,315.24

61 15,260 367 162.11

Total 235 1,665,040 13,635 5,477.35

Expedientes Clínicos

Expedientes Administrativos

3.- INGRESOS DE SOLICITUD DE DICTÁMENES DE BAJA DOCUMENTAL ANTE EL SHCP.

Periodo Ingreso

Total de Solicitudes

Volumen Documental

Expedientes Cajas Kg Metros lineales

Septiembre 2 249,076 2,182 43,640 872.8

Diciembre 1 75,637 211 cajas con 2 Paquetes

5,295 105.9

Total 3 324,713 2,394 48,935 978.7

• De acuerdo con las nuevas disposiciones federales vigentes que impactan directamente al Acervo Histórico Institucional, el Área Coordinadora de Archivos, esta llevando a cabo un diagnóstico archivístico donde se obtenga información que permita obtener una visión integral de las condiciones físicas para los distintos tipos de documentación.

• Además de cumplir los procesos que establece la ley e instituir nuevas practicas de valoración y recepción de transferencias secundarias de documentos con el fin identificar, clasificar, registrar y valorar dicha información, encaminadas a la modernización y homogeneización metodológica normativa archivística, dándole un tratamiento diferente a la documentación y establecer las condiciones óptimas para cumplir con el registro ante el Sistema Nacional de Archivos Históricos del Archivo General de la Nación (AGN).

4.- REALIZAR EL REGISTRO OFICIAL ANTE EL AGN DEL ARCHIVO HISTÓRICO.

• Es importante mencionar que de acuerdo con las nuevas disposiciones en materia de archivos, se realizará un análisis para unificar y homologar criterios en los procesos de los archivos, los cuales sean plasmados en los Criterios específicos en materia de organización de archivos contemplados en el PADA 2018.

5.- ELABORAR CRITERIOS ESPECÍFICOS EN MATERIA DE ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS

• Se encuentra en proceso de realizar propuesta para elaboración de Guía Simple de Archivos por parte de la División de Administración de Documentos.

• Se han designado a 5,626 Responsables de Archivo para la creación de una red responsables que permita identificar y elaborar Guía Simple de Archivos contemplada en el PADA 2018.

6.- ELABORACIÓN DE GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS.

437 206 157

349 141 29 17

2465

622 321

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

7.- DESARROLLO DE CAPACITACIONES INTEGRALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE DELEGACIONES Y NIVEL CENTRAL.

3,546 Servidores

Públicos Capacitados

Meta 2017 2,400

Servidores Públicos

• Se han aplicado 21 cédulas en las siguientes delegaciones: Guanajuato, Veracruz Sur, Aguascalientes, Puebla, Durango, Sinaloa, Michoacán, Zacatecas, Nayarit, Colima, D.F. Norte y D.F. Sur. – En las primeras 10 delegaciones se acompañó a la Coordinación Técnica de Administración de Activos en las visitas

dentro de su programa de supervisión a inmuebles arrendados, en cumplimiento al punto segundo del Acuerdo ACDO.SA2.HCT.141216/382.P.D.A. emitido por el H. Consejo Técnico el 14 de diciembre de 2016 (reducción de superficie rentable), aplicándose una cédula por delegación.

– Se aplicaron 8 cédulas en la delegación Norte del D.F. en los espacios utilizados para concentrar su documentación.

– Se aplicaron 3 en la delegación Sur del D.F. en los espacios utilizados para concentrar su documentación.

• También se aplicaron 90 cedulas a archivos clínicos de unidades médicas que conservan documentación así como la aplicación de 4 Cedulas a Archivos de Concentración Arrendados

8.- APLICACIÓN DE CEDULAS DE VERIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA.

SECTORES CEDULAS DE VERIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA

Delegaciones 21

Unidades Médicas 90

Archivos de Concentración Arrendados 4

Total 115

• La División de Administración de Documentos asesoró y capacitó a distancia en la elaboración de bajas documentales hasta su ingreso al Archivo General de la Nación mediante correos electrónicos de las siguientes delegaciones:

– Chihuahua

– Estado de México Poniente

– Estado de México Oriente

– Guerrero

– Guanajuato

– Jalisco

– Michoacán

– Morelos

– Nayarit

– San Luis Potosí

– D.F. sur

• Se realizaron 31 asesorías vía telefónica para realizar bajas documentales y transferencia primarias al archivo de concentración en Nivel Central a las siguientes áreas:

– Dirección de Incorporación y Recaudación

– Dirección Jurídica

– Delegación Sur y Norte del Distrito Federal

– Dirección de Finanzas

– División de Resguardo de Inmuebles

– División de Bienes Terapéuticos

– Coordinación Técnica de Bienes y Servicios

– Coordinación Técnica de Seguridad y Resguardo de Inmuebles.

9.- REALIZAR CAPACITACIÓN A DISTANCIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS DE BAJAS DOCUMENTALES.

• Se realizo un análisis en las 35 delegaciones del IMSS de los archivos de concentración. Dicho análisis situacional se llevo acabo mediante un levantamiento de censo a responsables de los archivos de concentración en delegaciones mediante un diagnostico archivístico.

• Conforme al diagnóstico realizado se identifica la necesidad en el ámbito operativo Delegacional y UMAE de abundar en perfiles del personal con funciones archivísticas a fin de plantear propuestas de mejora en cuento a capacitación especifica.

• Así mismo se identifican requerimientos materiales de equipamiento y de conectividad.

• Finalmente se realizará propuesta de mejora de los Archivos de Concentración delegacionales en el PADA 2018.

10.- ELABORACIÓN DE DIAGNOSTICO Y DETECCIÓN DE NECESIDADES EN CUANTO A LOS ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN DELEGACIONALES.

11.- ACTUALIZACIÓN DE CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL CON LAS SERIES COMUNES Y SUSTANTIVAS EN EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS (SAD)

• LAS ACCIONES REALIZADAS EN LA ACTUALIZACIÓN DE LA PLATAFORMA ELECTRÓNICA HTTP://11.254.10.213/EXPEDIENTES 02, PARA EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEDOCUMENTOS (SAD) VERSIÓN 02 SON:

– La Administradora del SAD envía el CADIDO completo con secciones comunes y sustantivas, así como estructura del IMSS con una columna adicional para el “Área Productora” con el fin de realice la vinculación de secciones y series asignadas que tendrán cada una de las áreas productoras del IMSS.

– El Área de Archivo de Trámite de la DAD, remite a la Administradora del SAD estructura con la vinculación de secciones y series designadas para las áreas productoras de las Direcciones Normativas de N.C., Delegaciones - Subdelegaciones y UMAE para la elaboración de Bases de Datos en programa Excel.

– Se logro la liberación de la versión 2 mejorada, que considera una estructura orgánica vinculadas al Catalogo de Disposición Documental 2017 que a continuación se relacionan:

• 1. Comisión de vigilancia (1)

• 2. Direcciones Normativas de Nivel Central (10)

• 3. Delegaciones Estatales y Regionales con Subdelegaciones (35)

• 4. Unidades Médicas de Alta Especialidad (25)

– Así mismo se anexó Cuadro General de Clasificación archivística (CGCA) y CADIDO en programa PDF para ser integrado al Módulo de Reportes de esta versión 2 del SAD.

– El 17 de agosto 2017 la Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico Informa que se realizo la inclusión de toda la información de los catálogos, por lo cual ya se encuentra en el ambiente de producción; finalmente en seguimiento el 14 de septiembre 2017 se informa la inclusión de toda la información de los catálogos para el sistema de administración de documentos (SAD) versión 2.

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEPT OCT NOV DIC

Series1 503,267 504,674 505,656 506,814 507,390 508,381 509,474 510,791 511,791 512,134 513,266 522,652

490,000

495,000

500,000

505,000

510,000

515,000

520,000

525,000

Reporte de Captura de Expedientes en el SAD 2017

12.- MONITOREO DEL REGISTRO SAD

Avance 951,311 expedientes 142.22% de avance

Meta 2017 668,880 Expedientes SAD

Expediente Clínico

Electrónico *

Total de Inventarios

522,652 428,659 951,311 * Delegaciones Norte y Sur del D.F.

Se atendió los requerimientos INAI.FIC.9 en el que se actualizaron los datos del Coordinador de Archivos y Catálogo de Disposición Documental del Instituto correspondiente a la herramienta de consulta y organización de los archivos.

13.- REQUISITAR EL FORMATO INAI.FIC.9 CORRESPONDIENTE A LAS HERRAMIENTAS DE CONSULTA Y ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

• El Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2018 se elaboro el pasado mes de diciembre del 2017 y se puso a consideración al Comité de Transparencia a finales del presente año, se espera su aprobación en la sesión del comité de transparencia del próximo 30 de enero del 2018.

14.- ELABORAR Y PRESENTAR AL COMITÉ DE TRANSPARENCIA, EL PLAN ANUAL ARCHIVÍSTICO 2018.

• En enero del 2017 se elaboro el informe anual de cumplimiento de acciones en materia de archivo enero-diciembre 2016 y así mismo se publico en el portal de trasparencia del instituto.

15.- ELABORACIÓN DEL INFORME ANUAL DE CUMPLIMIENTO DE ACCIONES EN MATERIA DE ARCHIVO ENERO-DICIEMBRE Y PUBLICARLO EN EL PORTAL DE TRASPARENCIA DEL INSTITUTO.

• Los ajuste de los indicadores asociados a bases de colaboración en el Marco del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno, fueron realizados en el 31 de junio 2016. Durante el 2017 no hubo ajustes.

16.- AJUSTE DE VALORES DE LÍNEAS BASE Y METAS DE INDICADORES ASOCIADOS A BASES DE COLABORACIÓN EN EL MARCO DEL PROGRAMA PARA UN GOBIERNO CERCANO Y MODERNO.

• En el marco del programa para un Gobierno Cercano y Moderno se informo de forma Trimestral y Anual los resultados de los dos compromisos e indicadores que se tienen establecidos con resultados favorables.

17.- INFORME TRIMESTRAL DE AVANCES E INFORME ANUAL ACUMULADO DE LOS INDICADORES EN MATERIA DE ARCHIVOS EN EL MARCO DEL PROGRAMA PARA UN GOBIERNO CERCANO Y MODERNO.

• Se tiene contemplado que una vez realizado el inventario en el archivo central de concentración y se liberen espacios físicos, se procederá a la elaboración de un calendario que establezca los tiempos para realizar transferencias primarias; entre tanto esta actividad es permanente para ingresar Transferencias Primarias al Archivo Central de Concentración durante todo el año.

18.- ELABORACIÓN DE CALENDARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS PARA ARCHIVO CENTRAL DE CONCENTRACIÓN.

19.- DESINCORPORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA INMEDIATA, EN LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DEL INSTITUTO.

• Durante los meses de Noviembre y Diciembre del 2017 se ingresaron 23 tramites de desincorporación de documentación administrativa mediante acta firmada con la participación el Órgano Interno de Control del Instituto.

Numero

de ActasCajas Kgs. Metros lineales

Total 23 1,077 21,540 430.80

Comprobación Administrativa

20.- PROGRAMA DE LIBERACIÓN DE ESPACIOS EN EL ARCHIVO CENTRAL DE CONCENTRACIÓN.

• El 9 de mayo de 2017 se inicia el “Plan de Trabajo para la Elaboración del Inventario General” cuyo objetivo es identificar y controlar el cumulo documental bajo resguardo del Archivo Central de Concentración para posteriormente desincorporar la documentación susceptible de baja y así realizar una liberación de espacios en el archivo.

• La elaboración de solicitudes de ingreso para la baja de documentos generados con posterioridad al 2005 se incrementara con base a la validación del CADIDO.

• La documentación generada con antelación a 2004 continua en su detección y gestión correspondiente.

• Se continua el proceso para el registro y control de expedientes que amparan las transferencias realizadas que datan de 1976.

• Se tiene contemplado que una vez realizado el inventario en el Archivo Central de Concentración, se logre el desahogo de espacios físicos.

• En el Archivo Central de Concentración se maneja en archivo de Excel un sistema de registro de concentraciones que se encuentran resguardadas denominado “REGSAB”, sin embargo al margen del “Plan de Trabajo para la Elaboración del Inventario General” se esta implementando un nuevo registro denominado “Control de Transferencias Primarias” el cual cuenta con información al día de las concentraciones resguardadas en el Archivo Central de Concentración.

• A partir de 2018 se actualizará la plantilla del REGSAB con el objetivo de contar con más indicadores y control en las caducidades documentales.

• Finalmente en el PADA 2018 se considera gestionar el desarrollo de un módulo de transferencia y préstamo documental en el Sistema de Administración de Documentos (SAD-2), el cual servirá para especificar la estructura de las mismas, calendarización, semaforización y vale de préstamo documental e incorporación de inventarios de baja documental.

21.- CONSERVAR LOS EXPEDIENTES TRANSFERIDOS HASTA CUMPLIR SU VIGENCIA DOCUMENTAL.

• De acuerdo con las nuevas disposiciones federales vigentes que impactan directamente al Acervo Histórico, el Área Coordinadora de Archivos del IMSS, esta llevando a cabo un diagnóstico archivístico donde se obtenga información que permita obtener una visión integral de la situación actual de la documentación y procesos que establece la ley.

• En el Archivo Histórico Institucional se recibieron las siguientes Transferencias Secundarias.

• Se contempla en el PADA 2018 para su análisis y propuesta de organización, conservación y difusión.

22.- PROYECTO DEL ACERVO DOCUMENTAL HISTÓRICO PARA SU ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN Y DIFUSIÓN.

Fecha de la Transferencia

Total de Solicitudes

Volumen documental Expedientes Cajas Kilogramos Metros

lineales

23-Mayo

2017

1

1321

29

725

14.5