implementación del expediente electrónico en el poder judicial
TRANSCRIPT
IMPLEMENTACIÓN DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO EN EL PODER JUDICIAL DEL
PERÚ
• Tradicionalmente el mecanismo más empleado para ejecutar procedimientos administrativos en la órbita de los organismos públicos y algunos privados, es el Expediente. Históricamente, cada expediente consiste en un conjunto de documentos en papel, muchas veces voluminoso, que requiere un traslado lento de los mismos entre los funcionarios para que lo lean y actúen sobre él.
Actualmente, hace algunos años que muchas organizaciones han comenzado a implantar el expediente electrónico, de modo que manteniendo el espíritu y objeto de estos tipos de documentos, los mismos sean tramitados de forma electrónica en lugar de en papel.
El expediente digital judicial permitirá reemplazar los documentos y expedientes en papel por documentos electrónicos, asimismo muchos de los procedimientos que ahora se utilizan para la tramitación de los procesos judiciales y para comunicarse con las partes y los operadores de justicia, serán reemplazadas por acciones realizadas a través de un sistema informático seguro e interactivo.
¿QUÉ ES UN EXPEDIENTE ELECTRÓNICO?
• Un expediente es un documento completo que reúne la suma de todos aquellos documentos que requiere la gestión solicitada por una persona física o legal. Es un conjunto de datos registrados en un soporte durante el seguimiento y hasta la finalización de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba o una evidencia de esa actividad. Si el registro de los datos y los documentos que conforman al expediente están en soporte digital, estamos frente a un expediente electrónico. Un expediente electrónico es un caso particular de un Trámite Electrónico, al que se agregan características específicas necesarias para cumplir con la normativa legal vigente. En este contexto, el atento lector podrá identificar una gran cantidad de similitudes entre ambos.
¿CÓMO FUNCIONA EL EXPEDIENTE JUDICIAL
ELECTRÓNICO?
¿CÓMO SE CONSULTA EL EXPEDIENTE JUDICIAL
ELECTRÓNICO?
• El expediente judicial electrónico permite al abogado de la parte actora la confección y traslado de la demanda, previo abono digital de la tasa judicial respectiva. Admitida la demanda, el juez correrá traslado electrónico al demandado, siendo notificado vía notificación electrónica. El Sistema permitirá igualmente al demandado contestar electrónicamente la demanda. Establecida la relación jurídica procesal, se desarrolla el proceso.
• El abogado que tiene reconocida su personería en el expediente electrónico, podrá consultar y presentar diversas peticiones, a través de una serie de claves únicas de acceso al sistema y al expediente judicial. Con ellos, el sistema garantiza el acceso al expediente únicamente a las partes, anulándose el acceso de terceras personas.
CARACTERÍSTICAS DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
Rapidez: Facilita el pasaje de los expedientes entre quienes deben trabajar sobre ellos, que pueden estar ubicadas en lugares distantes; el trámite se vuelve más rápido y económico, y la gestión más eficiente. Evita el extravío de expedientes en papel, lo que usualmente genera grandes retrasos. La búsqueda y recuperación de los expedientes deja de ser un problema.
Descentralización: El soporte electrónico permite que los expedientes sean iniciados desde distintas ubicaciones geográficas, sin estar limitados por restricciones horarias (de atención al público, horarios laborales o husos horarios). Permite la interacción y el trabajo sin requerir de la presencia física de los usuarios. De este modo se favorece la descentralización y se acerca el trámite al usuario.
Validez legal: El expediente electrónico se regula por un marco legal que legitima y legaliza los procesos documentales electrónicos. Cada actuación en el expediente que esté firmada electrónicamente, reviste el mismo valor legal y documental que en el soporte papel.
Del papel al digital: El expediente electrónico funciona con documentos electrónicos capaces de circular entre personas, pudiendo ser modificados según protocolos de autorización previamente estipulados y firmados electrónicamente.
Rápida localización y fácil almacenamiento: El expediente electrónico puede ser localizado rápidamente en bases de datos indexadas. Su inmaterialidad permite que puedan ser almacenados sin necesidad de grandes espacios físicos. La tecnología permite que los documentos de diversos tipos de expedientes se almacenen en un repositorio único organizado y centralizado.
Heterogeneidad documental: Los usuarios y funcionarios pueden incorporar al expediente diferentes tipos de documentos, tales como documentos de procesadores de texto, planillas de cálculo, presentaciones, correos electrónicos, PDFs, fotos e imágenes, faxes, etc. Todos ellos podrán ser firmados electrónicamente, de forma de garantizar su validez.
Copias fieles: Los documentos pueden ser reproducidos tantas veces como sea necesario, y obtener cada vez copias fieles del original.
Seguro: El expediente electrónico es mucho más seguro que el que emplea soporte papel. No es posible que se extravíen páginas o se las elimine sin que haya registro sobre quién y cuándo sucedió. No existe deterioro de los documentos electrónicos. Los mecanismos de firma electrónica descritos a continuación garantizan que el trámite electrónico sea aún más seguro que uno en papel.
Firma electrónica: En los expedientes electrónicos se suele emplear la firma electrónica en procura de que: Quien firma una actuación en alguna etapa del expediente, sea quien dice ser. Todo aquello que sea firmado sea cifrado hasta que llega a su destinatario, no pudiendo accederse a su contenido por personas no autorizadas.
REQUISITOS DEL
EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
Los servidores Informáticos que graban y mantienen disponible las actuaciones judiciales en las causas.
Operadores informáticos capaces y honestos.
Las facultades de Derecho deberán formar a sus estudiantes de grado y postgrado en la utilización del Expediente Judicial Electrónico, creando la materia respectiva.
Una alta inversión financiera por parte del Estado, la misma será totalmente justificado al permitir al ciudadano gozar de más confianza en el sistema judicial, y con ello, la tan anhelada “SEGURIDAD JURÍDICA”.
Implica un tiempo prudencial de capacitación e implementación gradual de uso del sistema electrónico.
VENTAJAS DE LA
NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA
Anula la posibilidad del extravío o hurto del expediente papel y el posterior engorroso trámite de reconstitución.
Se elimina la posibilidad de que el expediente electrónico sea víctima de agentes externos, como el agua (filtraciones, inundaciones) y el fuego (incendio).
Permite la comunicación digital.
Permite la consulta online (las 24 horas) del expediente judicial, desde cualquier sitio.
Permite la generación e incorporación de escritos judiciales.
La duración de vida útil del expediente electrónico sería muy amplia. Por el contrario el papel a los 10 o 15 años, y con el contacto diario del operador de justicia y de las partes se va depreciando en su calidad, haciéndolo ilegible y TAMBIÉN DAÑINO A LA SALUD.
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO EN EL PERÚ, PARAGUAY, BRASIL Y ARGENTINA
EL EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO EN EL PERÚ
El Poder Judicial da un nuevo paso en el desarrollo de la justicia digital y emprende la migración al expediente electrónico, una plataforma online destinada al registro y ejecución, sin uso del papel, de flujos procesales.
“Los juicios en el Perú serán hasta un 70% más rápidos con el expediente digital, cuya implementación se inició en la Corte de Lima Norte, ahora se extenderá a todo el país”, aseguró el titular de la judicatura, Enrique Mendoza, quien agregó que este proceso se realizará en seis años.
Al presentar esta nueva plataforma informática, la autoridad afirmó que el salto a la digitalización de la administración de justicia implicará múltiples beneficios para los litigantes. “Estamos en la segunda generación de reformas destinadas a mejorar todos nuestros procedimientos”.
Estimó que este proceso implicará importantes ganancias en accesibilidad, pues los litigantes podrán ver sin restricción, durante las 24 horas, los expedientes judiciales, desde cualquier punto con internet. Mientras que esta entidad, además, podrá ahorrar 12 millones de nuevos soles al año, al no comprar papel.
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO EN PARAGUAY
La Ley 4017/2010 le da plena validez jurídica a los expedientes electrónicos, sin embargo la falta de mención expresa de los expedientes de carácter judicial dio lugar dudas respecto a la validez de estos; especulación exegética y doctrinaria que desembocaría en una de las motivaciones para que dicha normativa fuera rápidamente modificada por Ley 4610/2012 que incorporó expresamente la validez jurídica de los expedientes judiciales electrónicos.
En las legislaciones de los países de la región sobre validez de la firma electrónica y firma digital no se advierten capítulos especialmente dedicados a los expedientes electrónicos, fundado precisamente en que al referirse a los mensajes de datos o documentos electrónicos se tienen cubiertas las cualidades jurídicas de los usos y aplicaciones que se puedan hacer de ellos, siendo el expediente electrónico una de las funcionalidades que pueden adquirir los mensajes de datos, documentos digitales, informáticos o electrónicos, o como mejor se lo quiera denominar, ya que, salvo algunas sutilezas de carácter técnico, dichos términos son idénticos.
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO EN BRASIL
En el Brasil, desde el 2010, se implementa el sistema electrónico de expedientes, donde todo se envía por este medio. Tanto la demanda, como la contestación, notificaciones, las pruebas, las resoluciones.
Los procesos judiciales, en Brasil y acá también, son una secuencia de pedidos del interesado, a través de sus abogados, hasta que haya una decisión del juez. Lo que hacemos es que en vez de tramitar este expediente en papel, lo tramitamos vía electrónica, por internet. Entonces, el pedido del abogado lo hace desde su oficina. Prepara la demanda con la firma digital, digitaliza los documentos para las pruebas y envía todo electrónicamente. No existe burocracia, el protocolo es el envío del abogado para el sistema, y lo que éste concluye con su petición, ya está en la computadora del magistrado, quien ya puede examinar y tomar las providencias que corresponden. El abogado de la otra parte, también provoca las contrapruebas, las contestaciones, todas a través del sistema. O sea, el proceso se tramita a través del sistema digital.
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO EN ARGENTINA
La Corte Suprema de la Nación Argentina viene adoptando una serie de instrumentos tendientes a la despapelización del Poder Judicial y la implementación del expediente electrónico. Así: las notificaciones electrónicas, el poder electrónico, el plan de gestión digital de causas previsionales, y recientemente reglamentó el uso de la videoconferencia en causas en trámite en los juzgados, tribunales orales y cámaras de apelaciones, nacionales y federales del Poder Judicial de la Nación mediante la Acordada 20/2013 del 2 de julio 2013.
La Corte Suprema de la Nación Argentina viene adoptando una serie de instrumentos tendientes a la despapelización del Poder Judicial y la implementación del expediente electrónico. Así: las notificaciones electrónicas, el poder electrónico, el plan de gestión digital de causas previsionales, y recientemente reglamentó el uso de la videoconferencia en causas en trámite en los juzgados, tribunales orales y cámaras de apelaciones, nacionales y federales del Poder Judicial de la Nación mediante la Acordada 20/2013 del 2 de julio 2013.
La justicia argentina ha ido incorporando alguno de estos adelantos los procesos judiciales. Esta incorporación ha sido paulatina y sin una norma que regulara la cuestión. Este proceso de incorporación de avances tecnológicos ha culminado con la reciente sanción de ley 26.685 de expediente electrónico.