FLUJO DE CAJAMASAHIRO HARA

El flujo de caja es el instrumento más sencillo e intuitivo que utilizamos en nuestra vida personal y profesional. Es la mejor forma de no tener sustos y prevenirnos de sorpresas desagradables en nuestra administración. Es a través de este instrumento que conocemos nuestros límites, tanto de gastos como de inversiones, lo que nos permite planificar el futuro.

Objetivo

Es el de elaborar la demostración del flujo de recursos financieros de un determinado período, separando las entradas de las salidas, clasificándolas según la naturaleza del movimiento. Es decir, el gran objetivo del flujo de caja es el de conseguir tener una previsión clara de los recursos disponibles o necesarios para la próxima semana, mes o año.

Un buen motivo

Al ver el flujo de caja de un período y su proyección para el período siguiente, Ud. se sorprenderá con la visión que esa demostración le proporcionará. La lectura de los números le llevará a tomar decisiones importantes para el negocio y también para su vida personal.

Consideraciones generales

Entre las principales actividades de un emprendimiento como el de producir y vender (productos físicos o servicios), la administración de caja se considera de importancia vital. Esto, porque una mala dirección o entendimiento pueden tornar el negocio inviable, es decir, tanto su supervivencia como su negocio.

La actividad de elaborar el flujo de caja corresponde a ver el movimiento de los recursos financieros en un período determinado, separando las entradas de las salidas, para verificar la relación entre ellas y también evaluar el origen de los valores, es decir, quién genera o de dónde vienen sus entradas y salidas de caja.

Naturalmente, las entradas deben ser mayores que las salidas. Esa lógica se debe seguir rigurosamente.

Asuntos como financiaciones y estimulaciones se tratarán más adelante, porque solamente es posible utilizar recursos de terceros después de haber comprobado competencia para administrar su negocio.

Debemos subrayar que el análisis de flujo de caja NO ES UN ANÁLISIS DE RENTABILIDAD del negocio, aunque a largo plazo (1 a 2 años) se pueda utilizar como tal.

Colecta de datos

Podemos comenzar realizando la colecta de los datos del pasado para realizar una evaluación del negocio en términos de flujo de caja.

El nivel de detalle depende de los recursos (detalle de archivos, registros y sistemas) disponibles y, obviamente, del interés del emprendedor.

La clasificación de los gastos depende del interés de cada empresa en cómo es vista su operación. (Al final del texto en pdf hay una lista que se puede transformar en Excel y eso podrá ayudarlo a organizar su flujo de caja).

Etapa 1 – Descripción de las entradas de caja

Enumerar todas las entradas, diariamente, por origen de recibo, para que se pueda resumir como en el cuadro a continuación:

ENTRADAS agosto septiembre octubre

♦ Consulta♦ Cirugía♦ Materiales utilizados con el cliente♦ Otros procedimientosTOTAL DE ENTRADAS 100.000 120.000 110.000

La entrada corresponde al recibo o depósito en efectivo. Los cheques entregados en pago para ser depositados en el futuro y los derechos a recibir de las consultas realizadas para los seguros médicos, no son entradas en efectivo.

Etapa 2 – Descripción de las salidas de caja

Hacer una relación de todos los pagos, salidas o débitos corrientes realizados: Ver lista ilustrativa al final del artículo en pdf y al final de esta presentación en flash. Ud. puede utilizar softwares comerciales sencillos o simplemente crear una planilla Excel, aplicando fórmulas de suma y deducción, como muestra el cuadro de salidas de caja.

SALIDAS agosto septiembre octubre♦ Gastos con personal♦ Gastos con inmueble♦ Consumo♦ Con vehículos♦ Teléfono e Internet♦ Impuestos♦ Prestadores de servicios♦ Inversiones♦ Otros gastos

TOTAL DE SALIDAS 95.000 97.000 120.000

Etapa 3 – Elaboración de demostración sintética

Conforme muestra el cuadro, este es el resumen de entradas y salidas, mostrando también el saldo inicial, que puede ser positivo o negativo, proveniente del mes anterior:

DEMOSTRACIÓN SINTÉTICA agosto septiembre octubre♦ Saldo inicial 5.000 10.000 33.000♦ Total de entradas 100.000 120.000 110.000♦ Total de salidas 95.000 97.000 120.000SALDO FINAL 10.000 33.000 23.000

Etapa 4 e 5 – Proyección del flujo de caja

A través de los números colectados del pasado Ud. podrá realizar una previsión de lo que puede suceder en el futuro. Utilice el mismo formato de las demostraciones de las etapas 1 y 2 y realice la proyección para los meses siguientes. Son las previsiones para las entradas (etapa 1) y para las salidas (etapa 2)

Etapa 6 – Elaboración de la proyección del flujo sintético de caja

Con base en su historial y en el conocimiento de su negocio, podrá realizar proyecciones y levantar hipótesis tomando, de esta manera, medidas preventivas en el caso de momentos críticos, conforme se sugiere en el cuadro del Demostrativo Sintético:

DEMOSTRACIÓN SINTÉTICA noviembre diciembre enero♦ Saldo inicial 23.000 33.000 3.000♦ Total de entradas 130.000 90.000 90.000♦ Total de salidas 120.000 120.000 93.000SALDO FINAL 33.000 3.000 0

Observación importante

Uno de los grandes obstáculos para la evaluación del negocio, desde el punto de vista financiero, es mezclar las operaciones de caja de la empresa con los gastos de naturaleza personal o familiar.

Una sugerencia para disminuir la influencia de los desembolsos particulares en la evaluación del negocio es abrir una cuenta bancaria exclusiva, en la que se deberán concentrar todas la operaciones que tienen su origen en las necesidades particulares, personales y familiares: gastos de mantenimiento de la casa, mensualidades escolares, gastos con gimnasio, ropas, cursos, vehículos, teléfonos, gastos comunes del edificio, empleada doméstica, gastos con la salud etc.

Consideraciones finales

En término s profesionales, e incluso personales, la elaboración del flujo de caja es obligatoria. La decisión de continuar o no elaborando las demostraciones solamente se deberá tomar después de haberlas realizado y analizado durante algunos meses.

Ud. notará que esto le dará mayor seguridad en términos de planificación e incluso en la realización de sus sueños o en la atención a sus necesidades. Permitirá la creación de reservas, principalmente para situaciones estacionales, como salir de vacaciones o para momentos de menor demanda por sus servicios.

Esto le permitirá, también, conocer anticipadamente los grados de endeudamiento o de saldos positivos. Por lo tanto, facilitará mucho su planificación, tanto del presupuesto familiar, como del de su consultorio o clínica. Coloque los títulos de sus cuentas en una planilla Excel y aplique fórmulas. Será mucho más fácil.

A título de ejemplo, se encuentra en el texto en pdf una tabla de formato de cuentas que se puede realizar en Excel, abriéndose una columna para cada día del mes.

a. – Gastos con personal d. – Con vehículos1. Sueldos ♦ Impuestos mensuales o anuales2. Cargas e impuestos ♦ Combustibles3. Beneficios ♦ Taller de reparaciones

♦ Vales / anticipos ♦ Leasing♦ Transporte ♦ Cuotas♦ Canasta básica o beneficio ♦ Peajes♦ Seguro salud ♦ Estacionamientos♦ Uniforme e. – Teléfono, Internet ♦ Becas de estudio f. – Impuestos profesionales♦ Otros g. – Prestadores de serviciob. – Gastos con inmueble ♦ Asistencia Técnica♦ Alquiler ♦ Oficina de Contabilidad♦ Gastos comunes del edificio ♦ Seguridad♦ Impuestos mensuales o anuales ♦ Auxiliar de garaje♦ Limpieza ♦ Estacionamiento para clientes♦ Reformas ♦ Asistencia jurídica♦ Seguros h. – Inversionesc. – Consumo ♦ Equipos♦ Material de oficina ♦ En el inmueble♦ Agua ♦ Software♦ Luz ♦ Marketing♦ Gas ♦ Cursos♦ Café ♦ Seminarios♦ Comidas rápidas ♦ Congresos♦ ♦ Consultoría♦ ♦ Libros♦ i. – Otros gastos