documentar el sistema de control de costos de alimentos …

DOCUMENTAR EL SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS EN LA “CORPORACIÓN CLUB CAMPESTRE DE NEIVA”

NATALIA CHIMBACO LEYVA

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERÍAS

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL NEIVA 2016

DOCUMENTAR EL SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS EN LA “CORPORACIÓN CLUB CAMPESTRE DE NEIVA”

NATALIA CHIMBACO LEYVA

Informe Final de Práctica Social, Empresarial y Solidaria presentado como requisito para optar al título de INGENIERA INDUSTRIAL

Asesor Ing. ELISEO PERDOMO ESPINOSA

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERÍAS

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL NEIVA 2016

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NOTA DE RESPONSABILIDAD

“Los conceptos, afirmaciones y opiniones emitidos en este Trabajo de Grado son responsabilidad única y exclusiva del Autor y en nada comprometen a la Universidad Cooperativa de Colombia”

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Nota de aceptación

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Firma del presidente del jurado

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Firma del jurado

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Firma del jurado

Neiva, 10 de Noviembre de 2016

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DEDICATORIA

A Dios por darme la vida y sabiduría necesaria para el logro de mis objetivos. A mis padres por el amor y apoyo incondicional, porque creyeron siempre en mí, y son la fuerza que me impulsan para salir adelante. A mi novio por la paciencia, el amor incondicional y por brindarme su ayuda para cumplir con mis metas. A mis hermanas por ser el motivo para superarme día tras día.

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AGRADECIMIENTOS

Primero que todo a Dios por ser mi guía y por permitirme gozar de la vida. Agradezco a mis padres por toda su dedicación y apoyo, a mi novio por las palabras de aliento y estar siempre en todo momento, igualmente a mis hermanas y por supuesto a mi asesor por orientarme en el sendero del conocimiento. Por ultimo agradecer a mis familiares, amigos y a cada una de las personas que estuvieron en mi proceso de formación y me ayudaron a cumplir con mis objetivos.

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CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 13 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................ 14

1.1 DESCRIPCION DEL PROBLEMA ................................................................... 14

1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA .................................................................. 14 2. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................ 15 3. OBJETIVOS ....................................................................................................... 16 3.1 OBJETIVO GENERAL ..................................................................................... 16 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................ 16

4. MARCO TEÓRICO ............................................................................................ 17 5. MARCO CONCEPTUAL .................................................................................... 18 6. RESEÑA HISTÓRICA ........................................................................................ 19 7. METODOLOGÍA ................................................................................................ 20 7.1 DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS ............................................................. 20 7.1.1 Objetivo general. ........................................................................................... 20 7.2 DIAGNÓSTICO ................................................................................................ 20

7.2.1 Diagnóstico proceso de compras. ................................................................. 21 7.2.2 Diagnóstico proceso de almacenamiento. .................................................... 22

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7.2.3 Diagnóstico proceso de distribución. ............................................................ 23 7.2.4 Diagnóstico proceso de producción. ............................................................. 24

8. CRONOGRAMA DE TRABAJO ......................................................................... 26 9. RESULTADOS ................................................................................................... 27 9.1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE COSTOS .................... 27

9.1.1 Proceso de compras. .................................................................................... 27 9.1.2 Proceso de almacenamiento. ........................................................................ 29 9.1.3 Proceso de producción en cocina. ................................................................ 32

9.1.4 Proceso de inventario. .................................................................................. 34

9.1.5 Política de costos .......................................................................................... 35 9.2 REGISTRO, SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE PROVEEDORES ............. 36

9.2.1 Registro y seguimiento de proveedores ........................................................ 36 9.2.2 Evaluación de proveedores. .......................................................................... 36 9.3 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE COSTOS .......................................... 37

9.3.1 Control de comandas. ................................................................................... 37 9.3.2 Tamaño estándar de las porciones. .............................................................. 37

9.3.3 Rendimiento estándar. .................................................................................. 38

9.3.4 Receta estándar. ........................................................................................... 38 10. CONCLUSIONES ............................................................................................ 39

BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................... 40

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ANEXOS ................................................................................................................ 41

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LISTA DE TABLAS

Pág.

Tabla 1. Cronograma de actividades ..................................................................... 26 Tabla 2. Procedimientos para el almacenamiento de productos ........................... 30

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LISTA DE FIGURAS

Pág.

Figura 1. Diagrama de proceso de compras actual ............................................... 21 Figura 2. Diagrama de proceso de almacenamiento actual ................................... 22 Figura 3. Diagrama de proceso de distribución actual ........................................... 23 Figura 4. Diagrama de proceso de producción actual ............................................ 24

Figura 5. Diagrama de proceso de compras propuesto ......................................... 27 Figura 6. Diagrama de proceso de almacenamiento propuesto ............................ 29 Figura 7. Diagrama de proceso de producción propuesto ..................................... 32

Figura 8. Diagrama de proceso de inventario propuesto ....................................... 34

Figura 9. Ficha de inscripción de proveedores ...................................................... 36

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LISTA DE ANEXOS

Pág.

Anexo A. Diagnóstico del sistema de control de costos ......................................... 41 Anexo B. Formato de Orden de compra de alimentos y bebidas ........................... 43 Anexo C. Formato de Requisición de alimentos y bebidas .................................... 43 Anexo D. Formato de Traslados entre bares ......................................................... 44

Anexo E. Formato de Control de porcionados ....................................................... 45 Anexo F. Formato de Orden de producción de alimentos y bebidas ..................... 46 Anexo G. Formato de inventarios de alimentos y bebidas ..................................... 46

Anexo H. Matriz de evaluación de proveedores .................................................... 47

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INTRODUCCIÓN

Las empresas del sector turismo a fin de brindar un servicio con mayor calidad y ser más atractivos ofrecen cada vez una gama más amplia a mayor número de clientes, por esto las instalaciones turísticas ofrecen: Menú tipo buffet, desayunos incluidos, gimnasios, spa y demás servicios. En el caso de estas empresas, es importante mantener la calidad de los procesos en la prestación de servicios y para mantenerse competitivas deben mantener los costos que le permitan ofrecer tarifas atractivas. Tomando en cuenta que los hoteles ofrecen el servicio de alimentos y bebidas a sus huéspedes en el área de restaurantes, banquetes, servicio de habitación, bar, entre otros, es de suma importancia el control de costos de la materia prima en estos servicios puesto que aportan ingresos a la empresa independientemente de la temporada. En la actualidad estas empresas requieren de un sistema de control de costos, a fin de determinar su verdadera ganancia en las operaciones de alimentos y bebidas. En este sentido es muy valiosa la utilización de diferentes técnicas o métodos basados en el control de costos de alimentos y bebidas, con el fin de generar información, exacta y confiable que le permita a la gerencia del departamento de alimentos y bebidas evaluar la gestión en materia de control de costos. Es por ello que en la empresa Corporación Club Campestre de Neiva se realiza la documentación de un sistema de control de costos para que le sirva como herramienta a la gerencia en el momento de toma de decisiones.

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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 DESCRIPCION DEL PROBLEMA

Con el avance en la tecnología, la globalización ha impulsado un crecimiento significativo en el sector turístico, cada vez existe una ardua competencia para ofrecer servicios con mejor calidad. Todo este proceso acarrea costos los cuales deben ser cuantificados y controlados con el fin de que la empresa se mantenga en el mercado ofreciendo la mejor calidad posible a sus clientes. Los sistemas de control de costos son implementados con este propósito, en donde la empresa establece una variedad de procedimientos que deben ser seguidos para recoger información exacta de los costos generados por las diferentes unidades productivas de la empresa. Gallegos F. (1996)1, propone que “la gestión de alimentos y bebidas necesita apoyarse en sistemas de información adecuados que ofrezcan datos necesarios, para que la toma de decisiones sea la más adecuada posible y su función, es un mejor control de los costos y la introducción de la calidad como un elemento clave para la prestación del servicio”. De acuerdo a lo anteriormente expuesto en la práctica realizada en la empresa Corporación Club Campestre de Neiva se centró principalmente en contar con un sistema procedimental documentado para el control de costos y así obtener información precisa para mantener u ofrecer un servicio de calidad a sus clientes. 1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA De esta manera lograr la cercanía más posible entre los costos arrojados y los costos planeados por la empresa. Respondiendo a los siguientes interrogantes: ¿Cuál es la manera más apropiada para realizar la identificación, seguimiento, evaluación y control de los costos en los servicios de alimentos y bebidas que ofrece el Club Campestre de Neiva?

1 Gallegos, F. (1996). Administración hotelera en alimentos y bebidas. (6ª.ed). Barcelona: Editorial Mc-Graw Hill Interamericana.

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2. JUSTIFICACIÓN

Según Agudo (2002):2 “La función principal de un sistema de costos, es distribuir la inversión realizada por la empresa en cada una de las diferentes unidades de producción, para determinar el valor unitario del bien elaborado o servicio prestado”. Este planteamiento permite demostrar el papel fundamental que cumple el sistema de control de costos dentro de una empresa, puesto que mediante éste método se obtiene datos e información importante para la empresa a la hora de distribuir los recursos invertidos. La empresa Corporación Club Campestre de Neiva requería de un sistema de control de costos que le sirviera como herramienta para la gerencia en la toma de decisiones en cuanto a niveles de consumo, fijación de precios y planeación de compras de materia prima. Debido a esto la práctica profesional se enfocó en cumplir con el objetivo de Documentar el Sistema de Control de Costos de Alimentos y Bebidas en el Club Campestre de Neiva. Y de ésta manera lograr estandarizar los procedimientos en el área de alimentos y bebidas para tener un mayor control sobre ellos.

2 Agudo Canonico, Marines. “Diseño de un sistema de control de costos automatizado para la empresa Proalca C.A”, 2002, pág.18.

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3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL Documentar el Sistema de control de costos de Alimentos y Bebidas que garantice la trazabilidad y el control del aprovechamiento adecuado de las materias primas adquiridas en el Club Campestre de Neiva para la elaboración de los productos de Alimentos y Bebidas. 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Realizar diagnostico que permita establecer el sistema de control de costos que se viene desarrollando.

Elaborar la documentación (procesos y procedimientos) necesaria y los formatos requeridos para el control de costos.

Establecer las políticas de la compañía en relación con las compras, manejo de inventarios, desperdicios.

Realizar una base de datos en Access para establecer el registro, seguimiento y evaluación de proveedores de las diferentes materias primas, productos e insumos requeridos para la prestación del servicio.

Documentar los procedimientos e instructivos, que sean inherentes al control de los costos que permitan consolidar el sistema de control de costos.

Diseñar y presentar los informes de costos de los meses en que se ejecute la práctica.

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4. MARCO TEÓRICO

Como guía para el proceso de realizar la práctica profesional se tendrá el libro de Adolfo Scheel Mayenberger3 que tiene como título Evaluación Operacional Y Financiera Aplicada a la Industria Hotelera, tercera edición. Que está orientado al negocio hotelero dentro del marco de la contabilidad administrativa. En el libro se explica cómo están involucrados los costos y gastos dentro de la medición de la utilidad, también se explica muy detalladamente los indicadores operacionales que se necesitan para determinar la eficiencia en la administración de costos y gastos y todas las variables que están ligados a la generación de ventas, además de enseñar cómo se hace más rentable el negocio hotelero, presenta paso a paso como se hallan los costos fijos y variables para determinar la utilidad que se debe generar según el nivel de ventas y el apalancamiento operativo. Dentro de la temática que presenta el libro se encuentra la estructura del balance general, aplicación de razones financieras, la metodología para elaborar el estado de cambio en la posición financiera y flujo de fondos, todos estos enfocados al negocio hotelero. Cuando se tiene información financiera que siempre esté orientada a facilitar la toma de decisiones es, por supuesto, una necesidad continua en las organizaciones. Es por ello que se quiso lograr tal propósito para tener una visualización acerca de los resultados operacionales de la empresa.

3 Scheel Mayenberger, Adolfo. Evaluación operacional y financiera aplicada a la industria hotelera,

Tercera edición, 2010.

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5. MARCO CONCEPTUAL

Según Raziel Peralta (2013) dice que “la receta estándar: es un listado de todos los ingredientes que necesitamos para elaborar alguna receta, en la cual no sólo se deben incluir las cantidades de cada ingrediente con sus respectivas unidades y sus costos”.4

Porcionamiento: es un proceso en el que se lleva a cabo las operaciones de limpieza y corte de la materia prima, para determinar el costo de cada porción.

Orden de producción: es un formato de control donde se registran los ingredientes o productos con las cantidades que se utilizaron para elaborar determinado plato.

Comanda: es un formato que se utiliza para registrar el pedido que hace el cliente.

Inventario: son todos aquellos productos que adquiere la empresa para desarrollar su actividad económica.

Faltantes: son todos aquellos productos que deberían estar en el inventario, pero que no se encuentran.

Sobrantes: son todos aquellos productos que se encuentran en la empresa pero no están registrados en el inventario.

Proveedor: es una persona natural o jurídica que se encarga de abastecer a la empresa.

Costo: es el dinero que se gasta para la elaboración de un producto o para prestar un servicio.

Requisición: es un formato que se utiliza para que los centros de producción de la empresa soliciten los productos que requieren, y sea entregado al departamento de compras.

4 Peralta, Raziel. “Guía rápida para entender que es la receta estándar”, Claustronomía. Revista gastronómica digital, Universidad del Claustro de Sor Juana, México, D.F., 2013. Disponible en: http://www.ucsj.edu.mx/claustronomia/index.php/investigacion/111-guia-rapida-para-entender-que-es-la-receta-estandar.

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6. RESEÑA HISTÓRICA

Fundado en el año 1952 con el nombre de Club Campestre la Espantosa, en un lote de terreno de aproximadamente 20 hectáreas. En septiembre de 1959 la Asamblea General de Socios decidió cambiar el nombre por "Club Campestre de Neiva" como se conoce actualmente. Con el transcurso de los años, mediante la compra de terrenos vecinos, fueron posibles el campo de golf y las canchas de fútbol. Las diferentes Juntas Directivas y administraciones, en toda la historia del Club, han emprendido las obras y mejoramiento de instalaciones que hoy disfrutan los Socios. La Junta Directiva, elegida en Febrero de 2008, ratificada en el 2010, fijó, desde el primer momento, el objetivo de corresponder con altura, honestidad y gestión la confianza otorgada por la Asamblea General Ordinaria de Socios con base en el plan de trabajo presentado. Una de sus primeras acciones fue incorporar a la marca el eslogan “EL CLUB QUE QUEREMOS”, plural que reúne dos conceptos: El primero ligado al afecto y pertenencia que todos, socios y colaboradores, sienten por el Club y el segundo asociado a una visión futurista de un Club cada día mejor, anhelo que impulsa a trabajar, luchar y perseverar para alcanzarlo.

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7. METODOLOGÍA 7.1 DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS 7.1.1 Objetivo general. En la realización de la práctica se obtuvo información de fuentes primarias tales como diálogos con los empleados de la empresa del área de alimentos y bebidas, por medio de la observación se pudo analizar y conocer sobre los procesos del área. También a través de fuentes secundarias como registros, libros y otros procedimientos. Durante la fase de diagnóstico y recopilación de la información preliminar se concluye que la prioridad a nivel de la organización es el establecimiento de controles específicos que permitan minimizar las perdidas y garantizar la trazabilidad de los procesos. Se encuentra que no existen procedimientos documentados de compras, almacenamiento, procesamiento y control de costos de materias primas de alimentos y Bebidas. Por lo tanto se establece junto con el supervisor de la práctica en el sitio de trabajo la necesidad de ajustar el objetivo general y encaminarlo a: “Documentar el Sistema de control de costos de Alimentos y Bebidas que garantice la trazabilidad y el control del aprovechamiento adecuado de las materias primas adquiridas en el Club Campestre de Neiva para la elaboración de los productos de Alimentos y Bebidas.” De lo anterior se derivan algunas variantes en los objetivos específicos que nos encaminan de una manera más directa al objetivo de control que surge durante la fase de diagnóstico. Del desarrollo de los objetivos específicos surge el documento de trabajo que estructurará el desarrollo de esta práctica en el Club en la forma de un manual de Costos. 7.2 DIAGNÓSTICO A partir del mes de enero de 2016 se realizó un diagnóstico consistente en la observación de la manera como se realizan los procesos en el área de costos. Igualmente se llevaron a cabo charlas con el Gerente del Club a fin de conocer los objetivos gerenciales y la visión por parte de la Administración acerca de las necesidades apremiantes en la ordenación del área de costos.

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Con el fin de consolidar la información hallada se elaboró una lista de chequeo de aspectos críticos del cumplimiento que arrojó como resultado que la Corporación Club Campestre de Neiva no cumple con los parámetros estándares de control y organización de procesos en el área de costos. El formato de la lista de chequeo se incluye como Anexo A. Al final de este documento. Marco teórico del diagnóstico: de acuerdo con los métodos estándar documentados en la literatura técnica, se puede establecer un mapa de procesos general para luego llegar a los procesos específicos que se desarrollarán ampliamente en la sección de procesos de este manual. 7.2.1 Diagnóstico proceso de compras. Figura 1. Diagrama de compras actual

Fuente: Autor

No se realiza una planificación de las compras con anticipación por parte del responsable de las mismas, que a la vez es el responsable del almacén y quien debe garantizar las existencias de productos en el Club.

Requisición de alimentos y bebidas

Selección de proveedor de alimentos y bebidas

Orden de compra de alimentos y bebidas

Recepción de alimentos y bebidas

Pago a proveedores de alimentos y bebidas

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Esto genera compras de última hora y desabastecimiento de productos en algunas ocasiones. El comprador espera a recibir los requerimientos de los centros de producción o venta para realizar los pedidos.

No se ha establecido un estándar de calidad en los productos adquiridos. No se cuenta con fichas técnicas por productos para la constatación de lo solicitado y lo entregado por los proveedores.

No se realiza un seguimiento a proveedores ni se cuenta con un procedimiento estándar de registro de los mismos y las razones de escogencia.

No existen políticas ni procesos documentados en los que los encargados puedan basarse para la toma de decisiones, por lo tanto estas siempre recaen en consultas directamente a la gerencia.

No se establecen los controles adecuados en el momento de la compra, tales como garantía de máximos y mínimos, órdenes de compra. Etc.

No se exige a los proveedores garantizar la trazabilidad de los procesos que intervienen en la elaboración de los insumos comprados.

No se realizan evaluaciones periódicas de precios de insumos para conocer la situación real del mercado.

7.2.2 Diagnóstico proceso de almacenamiento. Figura 2. Diagrama de proceso de almacenamiento actual

Fuente: Autor

Recepción y verificación de alimentos y bebidas compradas

Almacenamiento de alimentos y bebidas

Distribución de alimentos y bebidas a los centros de producción

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No existe un manual de almacenamiento ni procedimientos documentados en los que se puedan basar los encargados de los almacenes para llevar a cabo su labor.

No se realiza un control que garantice el manejo de primeras entradas primeras salidas con el fin de garantizar la calidad y no perecencia de productos.

El control de inventarios es limitado en su efectividad, especialmente cuando esta llega a los centros de producción.

No se han establecido procedimientos de control de bajas y el establecimiento de responsabilidades por las mismas.

No se establece un sistema de máximos y mínimos de inventarios.

Se cuenta con formatos como meat tag y sticker para los licores pero no se utilizan adecuadamente, ofreciendo una herramienta de control adicional del consumo de este tipo de insumos.

No se hace reportes periódicos de entrada de mercancía.

7.2.3 Diagnóstico proceso de distribución. Figura 3. Diagrama de proceso de distribución actual

Fuente: Autor

Se realizan los registros de traslado, y la distribución es adecuada.

Se llevan los registros en el sistema, aunque en algunas oportunidades estos no son digitados a tiempo.


Traslado de alimentos y bebidas a los centro de producción

Recepción y verificación de alimentos y bebidas

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7.2.4 Diagnóstico proceso de producción. Figura 4. Diagrama de proceso de producción actual

Fuente: Autor

El club cuenta con recetas estándar pero estas no se ajustan a la realidad de lo que se consume. Se presentan discrepancias en los inventarios debido a que el descargue de las recetas enlazadas con el sistema de facturación es realizado de manera automática, generando descargues inexactos en el inventario.

Los porcionamientos se realizan de manera discontinua. Se utilizan meat tag pero no como verdadera herramienta de control de inventario.

Las órdenes de producción no se diligencian en tiempo real y se pierde la trazabilidad.

El formato de orden de producción no reúne toda la información necesaria para el análisis y descargue de la materia prima en el inventario.

Los cuartos de conservación de materia prima no cuentan con los controles adecuados para garantizar el destino de las mercancías retiradas.

No se tienen en cuenta las mermas en los procesos de porcionamiento, para la valorización final de la mercancía.

Almacenamiento de alimentos y

bebidas

Porcionamiento de alimentos

Preparación de platos

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7.2.5 Diagnóstico proceso de venta de producto final.

Se cometen errores en el proceso de facturación generándose descargues irreales de la mercancía en el sistema por no utilización adecuada de los códigos de inventario de los productos para la venta.

No se lleva un control de la secuencia de comandas y de la facturación de los productos en las comandas.

No se hace una revisión periódica de los precios de venta, generándose distorsiones por variación en los precios de los insumos.

Se modifican las recetas en la marcha y estos cambios no son informados al área de inventarios para el ajuste de la receta o la orden de producción.

No se realiza un informe periódico de los costos de venta.

No se valorizan de manera sistemática las órdenes de producción, especialmente en lo relativo a buffet y eventos.

No se hacen cálculos de créditos al costo de venta.

Los cálculos de atenciones, cortesías y consumo de funcionario salen al gasto relacionados con un solo centro de gasto. Hay que crear los centros de gasto necesarios.

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8. CRONOGRAMA DE TRABAJO

Tabla 1. Cronograma de actividades

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Dependencia: Departamento de Costos Responsable: Natalia Chimbaco Leyva

Objetivo: Documentar el sistema de control de costos de alimentos y bebidas en el Club Campestre de Neiva.

Empresa: Corporación Club Campestre de Neiva Año: 2016

MES ACTIVIDADES

SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4

ENERO Reconocimiento de la empresa.

Elaboración de diagnóstico.

Elaboración de diagnóstico.

Recopilación y archivo de documentos generados, preparación de documentos para la realización de inventarios de fin de mes.

FEBRERO

Recopilación de información para el informe de costos.

Inventario de documentos requeridos y tabla de contenido del sistema.

Elaboración de requerimientos de políticas de costos.


MARZO


Control de bares y codificación de documentos de control.

Control de cárnicos y sus documentos.


ABRIL


Control de fruver y sus documentos.

Control de empacados y sus documentos.


MAYO


Documentación de resultados estadísticos, administración de formatos y control de registros.

Documentación de resultados estadísticos, administración de formatos y control de registros.


Fuente: Autor

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9. RESULTADOS 9.1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE COSTOS 9.1.1 Proceso de compras. Figura 5. Diagrama de proceso de compras propuesto

Fuente: Autor

a. Determinar la necesidad de compra:

El encargado de realizar las compras es el auxiliar de compras quien debe planificar las necesidades a partir de sus datos históricos, del área de producción y consultando en el almacén sobre la disponibilidad de inventario. Teniendo en cuenta la técnica de inventario de mínimos y máximos que consiste en determinar la mayor cantidad requerida para realizar la compra de acuerdo a la demanda mensual y la cantidad mínima de abastecimiento con la que se puede sostener mientras se da el aprovisionamiento.

Determinar y planificar la compra de alimentos y

bebidas

Evaluacion y Seleccion de Proveedores de alimentos y

bebidas


Recepcion de alimentos y bebidas

Almacenamiento y registro de alimentos y bebidas

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b. Evaluación y selección de proveedores:

Se consulta en la base de datos una lista de proveedores y se clasifica de acuerdo a la compra.

Se realiza una evaluación de proveedores teniendo en cuenta criterios como calidad, precio, tiempos de entrega, marca, formas de pago y servicio.

Calidad: El proveedor debe cumplir con las especificaciones que se solicitan de cada producto según la oferta de la empresa. También debe adaptarse lo más fiablemente a los márgenes de calidad establecidos por el Club.

Precio: Los precios deben ser razonables y acordes a la calidad del producto y del mercado.

Tiempos de entrega: Es importante que el proveedor pueda asegurar que cumplirán con el pedido pactado, que será oportuno y en el momento requerido, que en cualquier momento podrán brindar el abastecimiento necesario.

Se selecciona el proveedor que cumpla con las expectativas de la empresa.

c. Orden de compra:

Se debe diligenciar la orden de compra para el producto que se requiere y luego ser enviada al proveedor previamente autorizado por el gerente o el contralor de costos, que es una labor realizada por el auxiliar de compra.

El formato de orden de compra se encuentra como Anexo B.

d. Recepción:

El Auxiliar de compra junto con el almacenista deben realizar una inspección de la mercancía recibida en cuanto a calidad y cantidades, y realizar rechazo a productos que no cuenten con las características requeridas, y el contralor de costos debe realizar una inspección de calidad del proveedor para mantener su respectivo control y seguimiento.

e. Almacenamiento y registro:

Se hace chequeo a la factura, y se verifica que cumpla con todas las características legales, para ser autorizada por gerencia y remitir a tesorería para el pago al proveedor.

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Se almacena el producto en su respectivo lugar teniendo en cuenta la metodología PEPS (primeros en entrar primeros en salir).

El auxiliar de compra debe registrar la factura en el sistema para ingresar el producto al inventario.

9.1.2 Proceso de almacenamiento. Figura 6. Diagrama de proceso de almacenamiento propuesto

Fuente: Autor

a. Recepción y verificación de producto comprado:

El almacenista debe recibir la mercancía e inspeccionar la misma de tal manera que cumpla con las especificaciones emitidas por el Club.

Se debe verificar que lo facturado sea lo recibido y si algún producto no llega o no cumple con las especificaciones, se debe reportar y llevar su respectivo registro.

Recepción y verificación de alimentos y bebidas

compradas

Almacenamiento de alimentos y bebidas

utilizando el método PEPS

Distribución de alimentos y bebidas a los centros de

producción

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b. Almacenamiento utilizando el método PEPS:

Tabla 2. Procedimientos para el almacenamiento de productos

PRODUCTOS PROCEDIMIENTOS

EMPACADOS Y ENLATADOS

Verificar la rotación del producto para poder establecer los mínimos y máximos requeridos para el buen funcionamiento de las distintas áreas de producción, implementar el sistema de Bin Card (existencias a la vista), para poder corroborar el sistema al momento de realizar inventarios, comprobar que se esté aplicando el sistema de almacenamiento PEPS (primeros en entrar primeros en salir), estos productos debe mantenerse en lugar seco a temperatura de ambiente entre 13°C a 30°C.

LACTEOS

Verificar la cadena de frio, se debe verificar que este por debajo de 5ºC, en los estantes del refrigerador estos productos deben ir en la parte superior para evitar salpicaduras de otros productos contaminantes, la fecha de vencimiento debe tener un plazo mínimo de un mes, inspeccionar la correcta separación de los productos, verificar la rotación del producto para poder establecer los mínimos y máximos requeridos para el buen funcionamiento de las distintas áreas de producción, implementar el sistema de Bin Card (existencias a la vista), para poder corroborar el sistema al momento de realizar inventarios, comprobar que se esté aplicando el sistema de almacenamiento PEPS (primeros en entrar primeros en salir), diligenciar el rotulo para marcación de productos.

FRUVER

Inspeccionar que se realice el correcto procedimiento de limpieza y desinfección de los vegetales frescos para su procesamiento, verificar que se realice el cambio de empaque que trae el proveedor con el fin de evitar contaminación en el área de almacenamiento, realizar un correcto lavado de canastillas, y comprobar que se esté aplicando el sistema de almacenamiento PEPS (primeros en entrar primeros en salir).

VINOS Y

LICORES

Mantener los productos necesarios según los mínimos y máximos requeridos para el buen funcionamiento de las distintas áreas de producción, implementar el sistema de Bin Card (existencias a la vista), para poder corroborar el sistema al momento de realizar inventarios, comprobar que se esté aplicando el sistema de almacenamiento PEPS (primeros en entrar primeros en salir), diligenciar el rotulo para marcación de productos.

Fuente: Autor

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Tabla 2. (Continuación)

PRODUCTOS PROCEDIMIENTOS

CARNICOS Y

EMBUTIDOS

Establecer con la jefe de cocina el estándar de las porciones para hacer más fácil en conteo de estos productos, implementar el sistema de Bin Card (existencias a la vista), para poder corroborar el sistema al momento de realizar inventarios, comprobar que se esté aplicando el sistema de almacenamiento PEPS (primeros en entrar primeros en salir), diligenciar el rotulo para marcación de productos.

PRECOCIDOS CONGELADOS

Establecer sistema de porcionado para mayor rendimiento del producto, verificar la rotación del producto para poder establecer los mínimos y máximos requeridos para el buen funcionamiento de las distintas áreas de producción, implementar el sistema de Bin Card (existencias a la vista), para poder corroborar el sistema al momento de realizar inventarios, comprobar que se esté aplicando el sistema de almacenamiento PEPS (primeros en entrar primeros en salir), diligenciar el rotulo para marcación de productos.

Fuente: Autor

c. Distribución a los puntos de venta y centro de producción:

Los centros de producción deben entregar la requisición al almacenista para que éste les haga entrega del producto a tiempo.

En el caso de cocina se debe dejar diligenciada el domingo en la noche en portería y el viernes antes de las 4:00 p.m. En el caso de bares se debe realizar un solo pedido el día viernes antes de las 4:00 p.m. (esto solo cambiaria en caso de que existiera un evento que requiera de un pedido adicional).

Se debe recoger el pedido realizado en el almacén en horario estipulado por esta dependencia.

La requisición debe ser firmada por parte de quien entrega el producto (almacenista) y quien lo recibe, para ser archivada y llevar su registro.

El formato de requisición se encuentra como Anexo C.

Se debe llevar registro de traslado de producto y con firma de quien recibe. El formato de traslados de encuentra como Anexo D.

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9.1.3 Proceso de producción en cocina. Figura 7. Diagrama de proceso de producción propuesto

Fuente: Autor

Revisar proceso de elaboración de requisición para almacén, donde se verifique el stock existente en cocina y no sobrepasar cargas de almacenamiento interno.

Chequear el proceso de recibo de mercancía trasladada por almacén y su adecuada manipulación, este proceso debe ser supervisado por el chef o jefe de cocina.

Verificar proceso de limpieza de los productos frescos y sus mermas (desperdicio), para la elaboración de ensaladas (vegetales y frutas), este proceso debe ser supervisado por el chef o jefe de cocina.

Verificar el proceso de porcionamiento de las carnes, revisar que se pese todo y que la merma sea tenida en cuenta para realizar la baja, esta labor debe ser realizada por la contralora de costos.

El contralor de costos deberá supervisar el proceso de porcionamiento y registrar en el formato de porcionados cantidades, precio, peso y mermas. El formato de porcionados se encuentra como Anexo E.

Recepción de alimentos y bebidas

Porcionamiento de alimentos

Almacenamiento de alimentos y

bebidas

Preparación de platos

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Supervisar la correcta cocción de los productos para evitar desperdicios innecesarios y mermas injustificadas, este proceso debe ser supervisado por el chef o jefe de cocina.

Seguir los lineamentos de las BPM (Buenas Prácticas de Manufactura), según decreto 3075 de 1997.

Verificar el proceso de porcionamiento y estandarización de los platos, según lineamientos dados por las recetas

Verificar el proceso de servido para mejorar la estandarización, proceso supervisado por el chef o jefe de cocina

Chequear el proceso de disposición de desperdicios del comedor, proceso supervisado por el jefe de cocina.

Revisar el correcto lavado y desinfección del menaje, proceso supervisado por el jefe de cocina.

Cada evento se debe registrar en un formato de orden de producción (el formato de orden de producción se encuentra como Anexo F), donde se indique las cantidades, peso, y características de los productos o materia prima que se utilice para la realización de dicho evento. Y se debe entregar al auxiliar de costos el mismo día o máximo el día siguiente, es responsabilidad del chef o jefe de cocina en el cumplimiento de ésta tarea.

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9.1.4 Proceso de inventario. Figura 8. Diagrama de proceso de inventario propuesto

Fuente: Autor La figura, muestra el proceso de inventario que inicia con una planificación en cuanto a fecha, horario, disponibilidad de personal (que debe ser el encargado del centro de producción o punto de venta junto con otro empleado del área administrativa), y logística. Luego se procede a comunicar al personal que va ser parte de la realización del inventario, se da las indicaciones respectivas y se hace entrega de los formatos para continuar con el conteo físico. Al terminar el conteo los responsables de cada centro de producción deben firmar el formato y entregarlo al auxiliar de costos. (El formato de inventario se encuentra como Anexo G). Por último, el auxiliar de costos quien es el encargado de totalizar y contabilizar el inventario final, debe presentar los resultados al gerente quien dará la autorización para descontar los faltantes a cada responsable del centro de producción en caso de que se presente. El inventario de debe realizar cada mes en todos los centros de producción. Y también se debe ejecutar diariamente en bares.

Planificación de inventario

Comunicar al personal

Entrega de formatos para inventario

Se realiza el conteo fisico

Se contabiliza y se obtienen los resultados del inventario final.

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9.1.5 Política de costos

Todas las mercancías que entren en el establecimiento deben ser verificadas en cantidad y calidad y siempre existirá el control y el “visto bueno” ya sea del gerente o del contralor de costos.

Todas las mercancías deben ser inmediatamente almacenadas y distribuidas de forma conveniente para su conservación, teniendo en cuenta la temperatura necesaria.

Es necesario marcar el día de entrada a aquellos productos que tengan fecha de caducidad inmediata.

Debe existir una rotación de productos basada en el sistema PEPS (primeras en entrar primeras en salir).

Los productos que se descongelan deben ser utilizados de forma inmediata y nunca se deben “recongelar”.

La cantidad a comprar debe ser la suficiente para mantener un inventario de 15 días (máximo 20) en alimentos no perecederos y 8 días en alimentos perecederos, puesto que lo ideal es tener una buena rotación de productos y no generar pérdidas en inventarios.

Todos los cárnicos deben ser porcionados y registrados en el formato de porcionados y llevar su respectivo meat tag.

En las bebidas, las botellas de 375 ml se transforman a 20 tragos cuando se requiera vender por tragos.

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9.2 REGISTRO, SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE PROVEEDORES 9.2.1 Registro y seguimiento de proveedores Figura 9. Ficha de inscripción de proveedores

Fuente: Autor Para el registro de proveedores se hizo una base de datos con su respectiva ficha o formulario de inscripción para llevar un control de los proveedores y hacer un seguimiento continuo para mejorar la calidad de los productos y servicios requeridos por el Club Campestre de Neiva. El contralor de costos será el encargado de realizar el seguimiento y evaluación de proveedores en cuanto a factores como: calidad, precio, tiempo de entrega, servicio, y formas de pago. 9.2.2 Evaluación de proveedores. La evaluación de proveedores tiene como objetivo asegurar el cumplimiento y la calidad de servicio y productos ofrecidos por los proveedores. Para que el Club pueda ofrecer un servicio de excelencia a sus clientes. Para la evaluación de proveedores se deben tener en cuenta criterios como: calidad, precio, tiempo de entrega, forma de pago y cumplimiento. Y serán calificados de acuerdo al nivel de importancia siendo uno (1) deficiente, dos (2) insuficiente, tres (3) Regular, cuatro (4) Bueno, cinco (5) Excelente.

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Como herramienta para la evaluación de proveedores se debe utilizar una matriz de evaluación de proveedores que se encuentra como Anexo H. a. Los criterios son los factores a evaluar al proveedor.

b. La evaluación está dada de 1 a 5, siendo 5 la mayor calificación.

c. El nivel de importancia será asignado según las exigencias de la empresa. El total será la multiplicación de la evaluación de cada proveedor por el nivel de importancia, y la sumatoria del total de cada proveedor será el resultado final. Y quien tenga la mayor calificación debe ser el proveedor que cumple con las expectativas de la empresa. 9.3 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE COSTOS 9.3.1 Control de comandas. Las comandas son formatos donde el mesero registra el pedido del cliente, está conformada por una original y dos copias, una que es la original, es entregada al cajero para la facturación del pedido, una de las copias es llevada al centro de producción (ya sea la cocina o los bares, dependiendo de donde haya salido el pedido) y la otra copia la tiene el mesero para controlar los pedidos de los clientes. Al terminar el turno deben entregar las comandas (original y copias) al auxiliar de costos para que éste realice el control de comandas que consiste en comparar lo facturado contra lo comandado. 9.3.2 Tamaño estándar de las porciones. El tamaño de las porciones debe ser definido por el jefe de alimentos y bebidas, el chef y el contralor de costos quienes determinan el número de gramos (para los alimentos) u onzas (en el caso de las bebidas) para la elaboración de un producto. En el caso de los eventos las porciones deben ser menores que las del menú del día o la carta. Todo esto con el fin de brindar al cliente un buen producto y que se sienta conforme de acuerdo a lo cancelado, sin afectar la rentabilidad del Club. Para las bebidas se divide las onzas de la botella entre la cantidad de onzas que debe contener cada trago.

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9.3.3 Rendimiento estándar. El control que se hace en el rendimiento está dado en pruebas que se realizan a los productos frescos, para determinar el factor del costo y de esta manera conocer el costo de las porciones, el porcentaje de aprovechamiento de los productos, la merma y lo que no se aprovecha del producto. De esta manera se tendrá en cuenta la calidad del producto para la evaluación de los proveedores. Esta prueba de rendimiento estándar se hace con el acompañamiento del chef o jefe de cocina y el contralor de costos, una vez recibido el producto, se pesa y verifica la cantidad recibida, después se realizan los recortes y se anotan los pesos junto con los desperdicios. 9.3.4 Receta estándar. Las recetas estándar son la composición de cantidades de ingredientes para la elaboración de un determinado plato. La información de las recetas es suministrada por el chef en el caso de los alimentos y la información de las bebidas por el Barman. Y estas permiten calcular el costo de los alimentos y el precio. Para calcular el costo por trago se realiza de la siguiente manera:

𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑝𝑜𝑟 𝑡𝑟𝑎𝑔𝑜 = 𝑝𝑟𝑒𝑐𝑖𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑏𝑜𝑡𝑒𝑙𝑙𝑎 sin 𝐼𝑉𝐴

𝑛ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑡𝑟𝑎𝑔𝑜𝑠

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10. CONCLUSIONES

Se realizó un diagnóstico para conocer el estado actual del sistema de control de costos de alimentos y bebidas de la empresa CORPORACIÓN CLUB CAMPESTRE DE NEIVA, donde se evidencio mediante una lista de chequeo que la empresa no cumple en un 74,2% con los procesos de costos.

Mediante el diagnóstico y la revisión de los procesos de la empresa. Se logró documentar todo el sistema de procedimientos relacionados con el control de costos de alimentos y bebidas de la CORPORACIÓN CLUB CAMPESTRE DE NEIVA y los formatos necesarios para el mismo.

Al revisar la documentación de la empresa no tenía definida las políticas de control de costos que cumpla con las expectativas de la empresa es por esto que se elaboró las políticas de costos de la empresa CORPORACIÓN CLUB CAMPESTRE DE NEIVA con respecto a todo el sistema de control.

En la revisión de los registros y el proceso de seguimiento y evaluación de proveedores se observó que la empresa no cuenta con dichos procesos. Es por eso que se usó el programa Access, se logró crear una base de datos y una ficha de inscripción de proveedores. También se elaboró una matriz de evaluación de proveedores que le servirá a la empresa para calificar y determinar cuál es el proveedor que cumple con las expectativas de la empresa CORPORACIÓN CLUB CAMPESTRE DE NEIVA.

En la ejecución de la práctica se observa que algunos procesos de control de costos eran realizados de manera inadecuada y no se tenía un mayor control en las materias primas, portal motivo se logró documentar los procedimientos relacionados con el control de costos de alimentos y bebidas tales como el control de comandas, tamaño estándar de las porciones, rendimiento estándar y receta estándar.

Basado en la información recolectada del desarrollo de la práctica, se diseñó y presentó los diferentes informes del avance en la documentación del sistema de control de costos de alimentos y bebidas durante los meses en que se ejecutó la práctica profesional.

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BIBLIOGRAFÍA

SCHEEL MAYENBERGER, Adolfo. Evaluación operacional y financiera aplicada a

la industria hotelera, Tercera edición, 2010. CRISTANCHO REY, William. Corporación Club Campestre de Neiva, Primera

edición, Febrero 2012. PORTAL RUEDA, Eduardo Martin. Compras y almacenes gastronómico, 28 de

Octubre 2011. Disponible en http://www.gestiopolis.com/gestion-de-compras-almacen-y-stock-para-restaurantes/

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ANEXOS

Anexo A. Diagnóstico del sistema de control de costos

LISTA DE CHEQUEO

DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS DE LA CORPORACION CLUB CAMPESTRE DE NEIVA

Responsable: Natalia Chimbaco Leyva Fecha: 20 de Enero de 2016

No. Variable e Indicadores Cumple

Si No

A. Diagnostico en el proceso de costos

1 ¿Existe un proceso documentado de costos? X

2 ¿Existe una estructura de costos? X

3 ¿Están definidas las funciones y responsabilidades del personal del área de costos?

X

4 ¿Se lleva control y registro de los ensamblados terminados? X

5 ¿La empresa realiza controles sobre los consumos de comida en la cocina? X

6 ¿Se realizan laboratorio de porcionados, mermas, preparados? X

7 ¿Se realiza el cálculo del costo de la materia prima en la producción de los alimentos?

X

8 ¿Se realiza el cálculo del costo de venta de los alimentos y bebidas de acuerdo a los estándares de calidad y servicio?

X

9 ¿Se realiza control de comandas y facturación? X

B. Diagnostico en el proceso de compras

10 ¿Se realiza una planificación de las compras? X

11 ¿La empresa establece unas especificaciones de calidad para las compras? X

12 ¿Existe un proceso documentado de compras? X

13 ¿Existe una política de compras? X

14 ¿La empresa implementa los controles relacionados con mercancías y equipos comprados?

X

15 ¿Existe una base de datos de proveedores? X

16 ¿La empresa tiene un formato de inscripción de proveedores? X

17 ¿La empresa tiene la trazabilidad de los productos? X

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18 ¿La empresa cuenta con formatos de especificaciones de compra estándar? X

19 ¿Se realiza una clasificación de proveedores? X

20 ¿Se realiza evaluación de precios de insumos? X

C. Diagnostico en el proceso de Almacenamiento

21 ¿Existe un proceso documentado de Almacenamiento? X

22 ¿Llevan un control de primeras entradas y primeras salidas de alimentos para garantizar la rotación de los productos?

X

23 ¿La empresa tiene control de las materias primas e insumos? X

24 ¿Existe control de vencimientos? X

25 ¿Existe control y registro de bajas? X

26 ¿La empresa implementa el método de inventarios de mínimos y máximos? X

27 ¿Se hace un registro de la materia prima que entra al almacén? X

28 ¿Existen formatos para la realización de inventarios? X

29 ¿Se realiza control de meat tag? X

30 ¿Se hace un reporte diario de recibo de mercancías? X

31 ¿Se realiza un control de entradas y salidas de almacén? X

Fuente: Autor

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Anexo B. Formato de Orden de compra de alimentos y bebidas

CORPORACIÓN CLUB CAMPESTRE DE NEIVA


Fecha:_______________ Solicitud No:______________

Nombres: Teléfono:

Dirección: Ciudad:

DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD PRECIO

UNITARIO VALOR TOTAL

Firma Jefe de compras

Firma Gerente SUB TOTAL

Descuento

IVA

TOTAL

Fuente: Autor Anexo C. Formato de Requisición de alimentos y bebidas



Fecha: ____________ Requisición N°_________

Área responsable:

ITEM DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD OBSERVACIONES

Solicitado por: ___________________ Recibido: _____________________

Fuente: Autor

44

Anexo D. Formato de Traslados entre bares


Traslados entre bares

Fecha:____________ Traslado No.___________

PRODUCTO CANTIDAD BODEGA FIRMA

SALIDA ENTRADA ENTREGA RECIBE

Fuente: Autor

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Anexo E. Formato de Control de porcionados

CORPORACION CLUB CAMPESTRE DE NEIVA Control de Inventarios - Registro de Porcionado de Insumos

Carnes - Pescado - Mariscos -Pollos PC PRODUCTO: Fecha:

Peso: Lb. Cant:

V/r Libra:

Valor Total: $

RENDIMIENTO PESO % Peso $ LB. $ TOTAL

Limpia LB Recorte no utilizable

LB

Ripio LB Recorte Utilizable LB Recorte no utilizable LB

Merma Cocción LB

Merma Líquida LB

$

PORCIONES CANT. PESO GR % Peso $ LIBRA $ TOTAL $ PORCION

30 GR

75 GR

80 GR

100 GR

120 GR

130 GR

145 GR

150 GR

220 GR

270 GR

400 GR

430 GR

$

ELABORADO LIQUIDADO REGISTRADO REVISADO

Fuente: Autor

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Anexo F. Formato de Orden de producción de alimentos y bebidas

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

Orden de producción de alimentos y bebidas

Fecha:__________

Centro de producción:

Responsable:

INGREDIENTES UNIDAD DE MEDIDA

CANTIDAD COSTO UNITARIO

COSTO TOTAL

Fuente: Autor Anexo G. Formato de inventarios de alimentos y bebidas


Formato de inventario de alimentos y bebidas

Fecha:__________

BODEGA: CONTEO DIFERENCIA COSTO

Ítem Descripción U.M Sistema Físico

Falt

an

te

So

bra

nte

Un

itari

o

Falt

an

tes

So

bra

nte

s

FIRMA DE LOS RESPONSABLES:

Fuente: Autor

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Anexo H. Matriz de evaluación de proveedores

CRITERIOS (A) EVALUACIÓN (B) Nivel de

importancia (%) (C)

TOTAL (B*C)

Proveedor 1

Proveedor 2

Proveedor 3

Proveedor 1

Proveedor 2

Proveedor 3

Calidad

Tiempo de entrega

Precio

Forma de pago

Cumplimiento

TOTAL

Fuente: Autor

documentar el sistema de control de costos de alimentos …

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