Manual de Usuario del Sistema de Gestión de Seguridad V 1.0

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Manual de Manual de UsuarioUsuario

1. Módulo V - Evaluación y Administración de Riesgos

En este módulo se evaluará tanto las novedades ingresadas e inspecciones presenciales las cuales fueron marcadas como riesgo potencial dentro de la empresa. Se ingresará el código del riesgo para realizar la evaluación y en caso no se conozca, se usará el buscador implementado, el cual le facilitará la tarea. La evaluación se realizará en base a dos criterios, el impacto que genera el evento en la empresa y la probabilidad de ocurrencia. En este módulo también podremos consultar los riesgos registrados y generar su respectivo reporte.

1.1 Administración

La página de evaluación esta dividida en dos partes, en la parte izquierda esta el detalle de la novedad o inspección que originó el riesgo y a la derecha es donde se realizará la evaluación (Figura 215).

Figura 215. Administración de riesgos

Primero ingresar el código del riesgo en el campo “Código”, en caso no se conozca éste, se hará uso del buscador de riesgos. (Véase capitulo 8.1.1 Buscador de Riesgos).

Luego de completar el campo código, automáticamente se cargaran los demás campos de la izquierda, con los datos de la novedad o inspección que se seleccionó, estos datos no se pueden cambiar pues estan protegidos

La parte de evaluación de riesgo, ubicada a la derecha del formulario, consta de 4 campos que se deben completar con los datos correctos para así poder realizar la evaluación.

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¿Cuál es la probabilidad de ocurrencia?, en este campo seleccionar cual es la probabilidad de que pueda suceder este riesgo nuevamente.

¿Cuál es el impacto?, aquí seleccionar el impacto que causa este riesgo en la empresa.

Diagnóstico, en este campo se considera una apreciacion del evento

Recomendaciones, en este campo indicar las recomendaciones para una posible solución del riesgo a corto o largo plazo.

Caso no ingrese uno de los datos mencionados anteriormente el sistema emitirá un mensaje indicando el dato que espera sea ingresado.

Si no se desea realizar la evaluación dar clic en el botón limpiar, caso contrario dar click en el botón Grabar para registrar la evaluación (Figura 216).

Figura 216. Evaluación de riesgos

Si se realizó correctamente el registro de la evaluación, se mostrará un mensaje indicando que la evaluación se realizó con éxito. (Figura 217)

Figura 217. Mensaje de éxito de la evaluación de riesgos

Si volvemos a ingresar nuevamente el código evaluado, se mostrará ahora un tercer botón en la parte inferior del formulario llamado “Solucionar”. Con este botón se indicará que el riesgo fue controlado completamente y se le dará el estado de solucionado. Ya no podrá ser evaluado nuevamente pero si consultado. (Figura 218).

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Figura 218. Solucionando riesgo

Si se realizó correctamente el registro de la acción, se mostrará un mensaje indicando que acaba de ser solucionado el riesgo. (Figura 219).

Figura 219. Mensaje de éxito al solucionar un riesgo

1.1.1 Buscador de Riesgos

Para abrir el buscador dar click en el icono “Buscador” que está a la derecha del campo “Código” (Figura 220).

Figura 220. Icono del buscador de riesgos

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Al dar clic se abrirá una ventana emergente la cual contiene el buscador de riesgos (Figura 221).

Figura 221. Buscador de riesgos

El buscador consta de dos filtros: Tipo y Buscar por, los cuales deben ser seleccionados antes de realizarla. En esta ocasión se elegirá como tipo la opción Todos (Figura 222).

Figura 222. Seleccionando origen del riesgo

En el filtro de “Buscar por” se elegirá también la opción Todos (Figura 223). Si en este filtro se elige otra opción diferente a “Todos” se adicionará un tercer filtro al final, el cual variará de acuerdo a la opción escogida.

Figura 223. Seleccionando tipo de búsqueda

Caso no se seleccionen todos los filtros mencionados anteriormente el sistema emitirá un mensaje indicando el filtro que espera sea seleccionado.

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Si se seleccionaron todos los filtros correctamente, dar clic en el botón Buscar (Figura 224).

Figura 224. Buscando de riesgos

Luego en la parte inferior de la ventana se mostrará el resultado de la búsqueda de acuerdo al criterio usado en los filtros anteriormente mencionados (Figura 225). Se mostrará los 10 últimos riesgos registrados, para ver los demás novedades debemos avanzar la paginación ubicada en la parte superior de la tabla.

Cada fila corresponde a un riesgo registrado. En la primera columna se encuentra el código, en la siguiente la descripción breve y finalmente la columna enviar en la cual encontraremos el icono “Enviar Datos”.

Con el icono “Enviar Datos”, completaremos los campos de Detalle del formulario de evaluación de riesgos. Se completaran con todos los datos de la novedad o inspección que generó el riesgo.

Figura 225. Enviando datos del riesgo al formulario de evaluación

Finalmente se cerrará el buscador y se observará que los datos (Código, nombre, lugar, fecha, estado, descripción del evento y seguimiento) del riesgo seleccionado fueron cargados en los campos del “Detalle” (Figura 226).

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Figura 226. Carga de datos del riesgo seleccionado

1.2 Consulta

La opción Consulta permite listar todos los riesgos registrados en el sistema. Tenemos la opción también de evaluar el riesgo directamente desde la consulta. Además, podemos generar un reporte de la consulta y exportarlo en formato pdf (Figura 227).

Figura 227. Opción consulta de riesgos

La consulta consta de dos filtros: Tipo de Riesgo y Consultar por, los cuales deben ser seleccionados antes de realizarla. En esta ocasión se elegirá como tipo de Riesgo la opción Todos (Figura 228).

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Figura 228. Seleccionando origen del riesgo

En el filtro de “Consultar por” se elegirá también la opción Todos (Figura 229). Si en este filtro se elige otra opción diferente a “Todos” se adicionará un tercer filtro al final, el cual variará de acuerdo a la opción escogida.

Figura 229. Seleccionando tipo de consulta

Caso no se seleccionen todos los filtros mencionados anteriormente el sistema emitirá un mensaje indicando el filtro que espera sea seleccionado.

Si se seleccionaron todos los filtros correctamente, dar clic en el botón Consultar (Figura 230).

Figura 230. Consulta de riesgos

Luego en la parte inferior de la ventana se mostrará el resultado de la búsqueda de acuerdo al criterio usado en los filtros anteriormente mencionados (Figura 231). Se mostrará los 5 últimos riesgos registrados, para ver los demás riesgos debe avanzar la paginación ubicada en la parte superior izquierda de la tabla (Véase capitulo 8.2.3 Paginación).

Cada fila corresponde a un riesgo registrado. En la primera columna se encuentra el código, en la siguiente una descripción breve, a continuación el diagnóstico y recomendaciones, seguidos del estado del riesgo y finalmente la columna de acciones en la cual encontraremos un icono: “Evaluación”.

Con el icono de evaluación le asignaremos la prioridad que tiene entre los demás riesgos (Véase capitulo 8.2.1 Evaluación)

También existe la opción para generar un reporte del resultado de la consulta, con todos los riesgos encontrados, dando clic en el icono Reporte ubicado en la parte superior derecha de la tabla. (Véase capitulo 8.2.2 Reporte)

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Figura 231. Resultado de consulta de riesgos

1.2.1 Evaluación

El icono de la columna acciones es el de “Evaluación”. Al dar click en el mostrará la página de evaluación del riesgo (Figura 232).En algunos casos el icono se mostrará de color gris y no permitirá realizar evaluación al riesgo porque ya fue solucionado.

Figura 232. Icono de evaluación de riesgo

La página de evaluación está dividida en dos partes, en la parte izquierda está el detalle de la inspección que originó el riesgo y a la derecha es donde se realizará la evaluación (Figura 233). Automáticamente se cargaran los campos de la izquierda, con los datos del riesgo que se eligió para realizarle la evaluación, estos datos no se pueden cambiar pues esta protegidos.

En la derecha, en el primer campo indicar la probabilidad de que pueda suceder este riesgo, en el segundo el impacto que puede originar, en el siguiente el diagnóstico y finalmente las recomendaciones para solucionarlo.

Si no se desea realizar la evaluación dar click en el botón limpiar, caso contrario dar click en el botón Grabar.

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Figura 233. Evaluación de riesgo

1.2.1 Reporte

En parte superior derecha de la tabla de resultados se encuentra el icono Reporte (Figura 234). Esta opción realizará la exportación de los resultados de la consulta a formato pdf. En este archivo se mostrarán más detalles del riesgo que los que aparecen en la tabla de resultados.

Figura 234. Icono de reporte de riesgos

En la parte superior del reporte, a la derecha se encuentra el logo de la empresa administradora y a la izquierda los filtros usados en la consulta. Luego en la parte inferior, a la derecha tenemos el control de páginas y a la izquierda la fecha y hora en que se generó el reporte. Finalmente en la parte central están los datos de los riesgos encontrados en la consulta (Figura 235).

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Figura 235. Reporte de riesgos

1.2.2 Paginación

Al realizar una consulta el resultado se dividirá en intervalos de 5 riesgos por página, desde la más reciente a la más antigua, para facilitar el manejo de ellas. Por defecto siempre se mostrarán las 5 últimos riesgos registrados, es por eso que si se desea consultar las demás es necesario hacer uso de la paginación.

En la parte superior izquierda de la tabla de resultados, se encuentra ubicado las opciones para el manejo de la paginación, y en la parte inferior izquierda se muestra la cantidad total de inspecciones encontrados en la consulta. (Figura 236).

El número de página actual se encuentra subrayado, así se conocerá la ubicación correcta. Tener en cuenta que solo se mostrarán las opciones para el manejo de la paginación si es que la cantidad total de riesgos encontrados en la consulta es mayor a 5.

Figura 236. Resultados de la primera página

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Para navegar entre las páginas, dar click en la opción anterior o siguiente de acuerdo a cual sea el caso, o si se desea ir directamente a una página, dar click en el número de ésta. También en la parte inferior derecha de la tabla se indicá el intervalo de resultados mostrados.

En este caso se dará click al número dos para acceder a la segunda página, se observa que al pasar el Mouse por encima de la opción ésta cambia de color (Figura 237).

Figura 237. Eligiendo la segunda página

Observar que ahora los resultados son otros y corresponden a la segunda página lo cual verificamos en las opciones de paginación al estar subrayado el número dos. También observar que el intervalo de resultados mostrado en la parte inferior derecha de la tabla ha variado. (Figura 238).

Figura 238. Resultados de la segunda página

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