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CUSTODIA Y CUADRATURA DOCUMENTAL

Proceso de Venta

CUSTODIA Y CUADRATURA DE DOCUMENTOS

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Av. Francisco Bilbao 2785 Providencia, Santiago de Chile

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RESUMEN EJECUTIVO

Blue Peaks Optimiza Procesos Documentales y entiende el valor que posee la información o datos que

de los documentos, los cuales se convierten rentables mientras sean manejados de forma correcta y

sean incorporados en procesos de negocios acordes con las necesidades de sus clientes.

Uno de los procesos más críticos y visibles es el relacionado con la compra-venta de productos y

servicios, que, si no existe concordancia entre los documentos asociados a este proceso, sean estos

propios o de terceros, provocarán una infinidad de problemas de los cuales destacan: el atraso o no

pago de facturas, la evidencia de la recepción conforme de bienes o servicios para su pago o cobranza,

el archivo y custodia de la documentación tributaria asociada, el descuadre contable entre las bodegas

involucradas en la compra-venta y la administración, en caso que estos existan entre las compra-ventas,

y los contratos que las amparan.

Nuestra experiencia indica que es posible acortar en un 60% el tiempo promedio de pago/cobranza, si el

área administrativa de la empresa tiene acceso inmediato y unificado a todos los documentos de

respaldo de este proceso.

El beneficio será mucho mayor si los analistas administrativos reciben a tiempo información de cuáles

documentos de venta (factura, guía de despacho, notas de recepción) no han sido recibidos con su

aceptación. Incluso en algunos casos los analistas pueden sacar gran ventaja de conocer

automáticamente si hay diferencias entre los productos despachados, entregados y posteriormente

recibidos físicamente en su bodega y así acelerar el proceso de facturación de estos.

Blue Peaks posee la combinación ideal de recursos humanos, metodología, experiencia de sus

consultores y tecnologías necesarias y suficientes para entregar a sus clientes las herramientas que

requiere para gestionar los procesos relacionados con la administración de los documentos asociados al

proceso de ventas, despacho y facturación de sus servicios y productos.


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SOLUCIÓN DE CUSTODIA Y CUADRATURA DE DOCUMENTOS

El proceso de compraventa y sus procesos de despacho, facturación, recepción y pago implica

administrar y gestionar un sinfín de recursos y documentación administrativa y tributaria, tanto propia

como de terceros. Todo esto sólo para reflejar el movimiento de productos entre bodegas y su posterior

facturación y cobro-pago.

Lo anterior genera una serie de necesidades, costos innecesarios, tiempo y errores, entre los cuales

destacamos:

● Largos ciclos de generación de facturas por:

o No contar con respaldo de lo recibido en forma oportuna.

o Pérdida de documentación en trayecto y/o centro de recepción.

o Acumulación de documentos en un solo punto de la recepción.

o Gestión de archivos físicos que son vulnerables al daño y seguridad de estos.

● Largos ciclos de pago de facturas o no pago de estas:

o Falta de reconocimiento en la recepción de facturas.

o Lentitud en el envío de información solicitada por el cliente respecto del respaldo de la

facturación.

o Diferencias entre lo comprado, lo despachado y lo facturado.

o Discrepancias entre los contratos, los despachos, la facturación y los pagos

● Descuadraturas en el inventario de bodega, por diferencias entre lo despachado y lo facturado.

● No contar con la información provista por el ERP en forma oportuna durante el proceso de

despacho, recepción, facturación y cobranza-pago.

● Mala calidad del servicio administrativo, que no proporciona una respuesta pronta y certera a sus

requerimientos de información.


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Lo anterior implica las siguientes consecuencias:

● Altos costos en recursos humanos, espacios físicos, administrativos y coordinación entre las partes.

● Lentitud de los procesos del negocio.

● Errores de despacho - recepción

● Pérdidas de documentación.

● Difícil acceso a la información y documentos archivados.

● Falta de trazabilidad y gestión.

● Falta de confidencialidad y control de acceso

● Falta de cumplimiento, ya sea a procedimientos internos de la empresa o normas o leyes externas,

lo que lleva al pago de multas, impuestos o pérdida de bonos por cumplimiento.

● Pérdida de tiempo por digitación de la misma información de documentos en más de una

plataforma.

● Falta de integración con los sistemas informáticos, por ejemplo, ERP.

● Pérdida de IVA por facturación atrasada o perdida.

La solución de Custodia y Cuadratura de Documentos se entrega como un servicio SaaS (Software as

a Service) o en la nube, entregando beneficios económicos, financieros y tecnológicos inmediatos, tales

como:

➢ El cliente no requiere de infraestructura computacional, eliminando inversiones de capital y

personal para su administración y gestión, que aumentan el riesgo del negocio.

➢ Al ser un gasto conocido mensual, además de disminuir impuestos, aporta a la proyección del

flujo de fondos y evita grandes inversiones de una sola vez.

La Solución de Custodia y Cuadratura de Documentos entregada por Blue Peaks permite resolver

todas las necesidades anteriormente expuestas.


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Los beneficios de poder contar con la solución de Custodia y Cuadratura de Documentos de Blue

Peaks son, entre otros:

➢ Reducción de Tiempos de Facturación. Al usar tecnología de imágenes y gestión documental, en

este proceso se podrá mejorar la eficiencia de su facturación de días a horas al estar

automatizando el proceso de ingreso y de gestión de los documentos.

➢ Acelera la búsqueda de los documentos. Se proveerán herramientas de búsqueda para facilitar

y acelerar el acceso a todos los documentos ingresados en el sistema de respaldo a las

operaciones de entrega de productos.

➢ Seguridad sobre los respaldos. Solo personal autorizado y con el debido privilegio podrá

acceder o borrar la documentación ingresada.

➢ Acceso fácil. Desde cualquier lugar del mundo que tenga acceso a internet, y con el debido

privilegio, se podrá acceder a los documentos.

➢ Reducción de tiempo de digitalización. Los tiempos de ingreso de los documentos de respaldo

serán reducidos ya que será un proceso automático, por lo que no tendrán que ser ingresados

manualmente por el usuario.

➢ Eliminación de errores de ingreso. Como el proceso será automatizado con elementos de

verificación, será mínima la probabilidad de error provocada por un ingreso manual de los

atributos.

➢ Ingreso de documentación de recepción en forma distribuida en el punto de entrega,

acelerando la oportunidad de la información para la facturación.

➢ Reducción de costos de archivos ya que la documentación física puede ser almacenada en

lugares remotos de menor costo, minimizando la posibilidad de pérdida y/o daño del

documento físico de respaldo por el uso de su copia electrónica en el proceso.

➢ Trazabilidad de los documentos, permitiendo acelerar o monitorear en línea aquellos negocios

que son críticos.

➢ Continuidad Operacional


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SOBRE LA SOLUCIÓN DE CUSTODIA Y CUADRATURA DE DOCUMENTOS

La Solución de Blue Peaks de Custodia y Cuadratura de Documentos unifica en un solo lugar (en

forma digital) todos los documentos intervinientes del proceso de compraventas, como cotizaciones,

notas de venta, órdenes de compra, guías de despacho, guías de recepción, facturas electrónicas,

órdenes de pago y giros de pago, sin importar si existen despachos parciales, facturación parcial u otro

similar, para que a través de reglas de negocio se pueden generar informes y alarmas de posibles

irregularidades.

La unificación de los documentos se realiza a través de un Portal Documental. La solución de Custodia

y Cuadratura de Documentos se integra con la mayoría de los Portales Documentales que existen en

el mercado y, en caso de no poseer uno, la solución de Blue Peaks incorpora en forma nativa uno.

La captura de la información proveniente de los documentos involucrados en el proceso de

compraventa se puede realizar de distintas maneras: mediante integración con sistemas

administrativos-financieros (ERP), integración con el SII (Facturación Electrónica – DTE), digitalizando los

documentos involucrados ya sea vía móviles en el camión o punto de entrega o centralizadamente en

las oficinas de despacho, o capturando éstos de intercambios electrónicos vía redes o mail, entre otros.

La imagen de estos documentos es enviada a un proceso centralizado de captura, en el cual se indexan

los documentos capturando la información relevante del documento que sea necesaria para el proceso.

Esta información luego es cruzada con datos existentes en los sistemas de la empresa, analizando

métricas para luego generar informes que permitan facturar o bien controlar inventarios o distintas

tareas relevantes del proceso de negocio de nuestros clientes. En concreto, lo que se ha logrado es crear

visibilidad de toda esta documentación en una única plataforma, con indicadores gráficos del proceso de

negocio y las acciones que deben ser tomadas para mejorar los tiempos de respuesta y eficiencia actual,

permitiendo ahorros considerables en la gestión de nuestros clientes.

En caso de que el cliente no desease utilizar la nube del servicio de Custodia y Cuadratura de

Documentos de Blue Peaks podemos usar la infraestructura del cliente o de un proveedor tercero

para implementar la solución.


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En caso de que el cliente no desease utilizar la nube del servicio de Custodia y Cuadratura de

Documentos de Blue Peaks, podemos implementar nuestros servicios en la infraestructura del cliente,

o de un proveedor tercero implementar la solución, delimitando los alcances de responsabilidad de la

continuidad operativa acorde a la opción que se adopte.

DESCRIPCION DE LA SOLUCION

El siguiente diagrama refleja un flujo estándar del proceso de venta en una compañía.


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El proceso se inicia con la recepción de la orden de compra, la que se deja en una carpeta o archivador.

El ejecutivo comercial digita la información de la venta en el sistema ERP de la empresa, para luego ser

autoriza dicha venta y así el sistema ERP genera los documentos correspondientes. Normalmente se

genera una factura electrónica de venta a través de un servicio externo.

El transportista retira los productos de la bodega, con los documentos de despacho y los traslada al

cliente quien recibe los productos, pudiendo rechazar algunos, para luego firmar una copia de la Guía de

Despacho regresándosela al transportista. Los productos no recibidos son anotados manualmente en la

Guía de Despacho y/o el cliente emite una orden de ingreso, que indica los productos que fueron

efectivamente recibidos. El transportista vuelve y entrega en Tesorería o Administración los documentos

firmados y el dinero si fuese el caso. El transportista entrega en bodega los productos devueltos.

El analista de Tesorería y/o Administración al recibir todos estos documentos debe cuadrar

manualmente los documentos y los productos indicados por la bodega. Es el transportista quien tiene la

responsabilidad de mover correctamente los documentos y su incentivo es poder cobrar el flete, en caso

de que fuese externo a la compañía. En caso de errores en la cuadratura, o si se extravía algún

documento al analista de Tesorería y/o Administración, no será posible cobrar la factura al cliente en

forma apropiada, sino los tiempos de cobranza se alargarán innecesariamente, además de estar

expuestos en auditorías.

La solución propuesta por Blue Peaks automatiza el proceso antes indicado, ingresando los

documentos digitales y la información relevante en un repositorio único documental en la nube, el cual

centraliza toda la información de cada venta y permite realizar cuadraturas automáticas de los

productos vendidos versus los productos recibidos. Adicionalmente, el sistema permite generar alarmas

en caso de que un documento no haya sido ingresado al repositorio.


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A continuación, un diagrama que indica el mismo proceso de venta, pero incorporado con el sistema de

Custodia y Cuadratura de Documentos de Blue Peaks.

El sistema permite recibir automáticamente los documentos y los datos desde múltiples fuentes, ya

sean escáneres, integración con sistemas (ERP, facturador electrónico, correo electrónico, Excel, Web

Services, entre otros.). Los documentos en papel son digitalizados desde un teléfono celular, o similar

tecnología, directamente en el camión de reparto o en alguna oficina de la empresa. Esta digitalización

es de alto rendimiento, por lo que se optimiza el uso del tiempo de los operadores. El sistema posee un

módulo que permite reconocer automáticamente la información de algunos documentos impresos, lo

que hace que disminuya el tiempo de digitación de datos desde los documentos recibidos. Gracias a

esta tecnología es posible revisar todos los documentos relativos a una venta en la misma consulta en

pantalla, sin tener que buscar en múltiples lugares para acceder a la información. Los clientes pueden


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tener acceso a los documentos a través de internet, realizando consultas directas a modo de

autoservicio.


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A continuación, un diagrama con los módulos que provee el sistema, relacionando numéricamente cada

una de las 9 etapas del proceso de venta y despacho, visto anteriormente:

El producto base consta de cuatro módulos y un repositorio documental, con los cuales, definiendo una

serie de parámetros de búsqueda, como tiempo, clientes, transportista, entre otros, se puede:

● Ingresar documentos

● Realizar consultas

● Visualizar documentos

● Visualizar un set de documentos según criterio

● Identificar documentos no ingresados


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Módulos Base:

[1] Documentos emitidos

Módulo que realiza la integración con otros sistemas informáticos de la compañía. Esto permite a la

plataforma recolectar la información necesaria para realizar la cuadratura documental.

[2] Documentos digitalizados

Permite utilizar un escáner para digitalizar documentos en forma masiva. Los documentos

digitalizados son almacenados automáticamente en el repositorio documental centralizado.

[3] Consulta extendida en la Nube

Este módulo permite realizar consultas de todos los documentos de un proceso de compraventa.

Gracias a sus filtros permiten administrar consultas en forma rápida y eficiente.

[4] Reporte de cuadratura

Gracias a este módulo es posible generar un reporte, en base a los documentos asociados a un proceso de compraventa, analizando discrepancias entre ellos o falta de alguno de ellos.

Los Módulos Opcionales son independientes entre sí y tienen por misión agregar funcionalidades a la

solución de Custodia y Cuadratura de Documentos:

[5] Reconocimiento de documentos

Módulo especializado en reconocer tipos de documentos, disminuyendo errores de digitalización o

humanos en el reconocimiento de estos.

[6] Importación de documentos

Permite realizar un Upload de documentos en forma masiva, así como importar documentos desde

otras fuentes, como por ejemplo un sistema de correos electrónicos. Con este módulo se ingresan

los documentos no estructurados, documentos que no tienen un formato conocido, como las

Órdenes de Compra del cliente.


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[7] Documento Mobile

Módulo que permite digitalizar documentos desde un dispositivo móvil y enviarlos al repositorio a

través de internet.

[8] Factura electrónica

Este módulo se integra con facturadores electrónicos, quienes dejan los documentos de las facturas

electrónicas generadas (PDF y XML) en una carpeta del servidor. El sistema los importa al repositorio

para su posterior uso.

[9] Análisis de Cuadratura DTE

Este módulo reconoce información desde los documentos semiestructurados entregados por el

cliente. Por ejemplo, la orden de ingreso permite conocer automáticamente los productos recibidos

por el cliente.

[10] Extensión de proveedor en la nube

Permite realizar consultas en línea respecto a sus documentos, de manera que pueda resolver sus

dudas de pago o despachos desde bodega sin consultar a los analistas de la empresa.

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