copia de con solid ado manual de procedimientos convenios[3]

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LINEAMIENTOS GENERALES PARA EL MANEJO OPERATIVO Y ADMINISTRATIVO DE LOS CONVENIOS HOGARES INFANTILES, MADRES COMUNITARIAS (TRADICIONALFAMI), PAIPI (ENTORNO FAMILIAR COMUNITARIO) Y PAE

Versin: 1 Fecha: FEBRERO DE 2011


SAN JUAN DE PASTO FEBRERO DE 2011

ELABOR: COORDINACIN ORGANIZACIN Y MTODOS

APROBACION:

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CONTENIDO 1 2 3 4 5 INTRODUCCIN OBJETIVO ALCANCE BASE LEGAL ESQUEMA FUNCIONAL 5.1. 5.2. 6 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6. 6.7. 6.8. 6.9. ESQUEMA FUNCIONAL EXTERNA ESTRUCTURA FUNCIONAL CONVENIOS DIRECTOR ADMINISTRATIVO SUBDIRECTOR FINANCIERO Y COMERCIAL SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO COORDINADOR DE CONTABILIDAD PROFESIONAL DE PRESUPUESTO COORDINADOR DE MERCADEO COORDINADOR DE TESORERA COORDINADOR CREDITO Y CARTERA SUBDIRECCIN ADMINISTRATIVA - EMPRESA DE SERVICIOS TEMPORALES PERSONAL EXTERNO GESTIN DE INFORMACIN FINANCIERA Y APOYO ADMINISTRATIVO CONVENIO MADRES COMUNITARIAS PERSONAL EXTERNO GESTIN DE INFORMACIN FINANCIERA Y APOYO ADMINISTRATIVO CONVENIO HOGARES INFANTILES PERSONAL EXTERNO GESTIN DE INFORMACIN FINANCIERA Y APOYO ADMINISTRATIVO CONVENIO PAE PERSONAL EXTERNO GESTIN DE INFORMACIN FINANCIERA Y APOYO ADMINISTRATIVO CONVENIO PAIPI PERSONAL EXTERNO APOYO NUTRICIONAL OPERATIVOS Y ADMINISTRATIVOS MADRES

PG. 6 7 7 7 8 8 9 10 10 10 10 11 11 11 12 13 13 13 15 18 24 26 30 34

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

6.10. COORDINADOR COOPERACIN INTERNACIONAL 6.11 6.12 6.13 6.14 6.15

7. PROCEDIMIENTOS COMUNITARIAS


APROBACION:

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7.1. 7.2. 7.3. 7.4.

PROCEDIMIENTO PARA APERTURA DE HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR MODALIDAD TRADICIONAL PROCEDIMIENTO PARA CIERRE Y REUBICACIN DE HOGARES COMUNITARIOS MODALIDAD TRADICIONAL PROCEDIMIENTO PARA INSCRIPCIN Y REGISTRO DE NIAS Y NIOS PROCEDIMIENTO COMUNITARIAS PARA PAGO DE BECAS MADRES

34 36 39 41

7.5. 7.6. 7.7. 7.8.

PROCEDIMIENTO PARA SUMINISTRO DE MERCANCIA A LOS CONVENIOS ICBF-COMFMILIAR DE NARIO PROCEDIMIENTO TRAMITE DE FACTURAS POR CONCEPTO DE COMPRAS DE ELEMENTOS Y PRODUCTOS PROCEDIMIENTO AUTORIZACIN DE PAGO A MERCADEO CON CAUSACIN AL CONTRATO DE APORTE PROCEDIMIENTO LEGALIZACIN COMFAMILIAR DE NARIO E ICBF OPERATIVOS Y DE CUENTAS ENTRE HOGAR

50 54 56 58 61 61 63 65

8. PROCEDIMIENTOS INFANTIL 8.1. 8.2. 8.3.

ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO PARA RECAUDO Y REGISTRO DE TASAS COMPENSATORIAS PROCEDIMIENTO PARA RECAUDO Y REGISTRO DE DESCUENTO POR ALIMENTACIN PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE ALIMENTOS, E MPLEMENTOS DE ASEO Y SUMINISTROS DE PAPELERIA PARA EL HOGAR INFANTIL PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIN Y CONTROL DE ALIMENTOS, IMPLEMENTOS DE ASEO Y SUMINISTROS DE PAPELERA PROCEDIMIENTO PARA TRAMITE DE FACTURAS POR CONCEPTO DE COMPRAS DE ELEMENTOS Y PRODUCTOS PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZACIN DE PAGO A MERCADEO CON CAUSACIN AL CONTRATO DE APORTE PROCEDIMIENTO PARA LEGALIZACIN DE CUENTAS ENTRE COMFAMILIAR DE NARIO E ICBF POR CONVENIO DE HOGAR INFANTILAPROBACION:

8.4. 8.5. 8.6. 8.7.

67 70 72 74


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8.8. 8.9.

CONTROL DE ASISTENCIA DE LOS RESPONSABLES DEL HOGAR INFANTIL PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE ASISTENCIA DE LOS NIOS Y NIAS

77 78 80 81

8.10. PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE ARCHIVO 8.11. PROCEDIMIENTO PARA MANEJO PRESUPUESTAL 8.12. PROCEDIMIENTO PARA CONTRATO CON ICBFALIMENTARIO ESCOLAR)

APERTURA

Y

LIQUIDACIN

DEL

86 88 88 91 93 95

9. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Y ADMINISTRATIVOS PAE (PROGRAMA 9.1. 9.2. 9.3. 9.4. 9.5. 9.6. 9.7 PROCEDIMIENTO PROGRAMA PAE PARA LA VENTA DE PRODUCTOS AL

PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIN DE CUENTAS DEL PROGRAMA PAE PROCEDIMIENTO PARA PAGO DE SUMINISTROS SUPERMERCADO PARQUE INFANTIL DEL PROGRAMA PAE PROCEDIMIENTO PARA ENTREGA DE SUMINISTROS PROCEDIMIENTO PERECEDEROS PARA ENTREGA DE PRODUCTOS AL

98

PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIN DE SUPERVISIONES A 100 LA PRESTACIN DE SERVICIO PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZACIN DE PAGOS 102

10 PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Y ADMINISTRATIVOS PAIPI (PROGRAMA 104DE ATENCIN INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA)

10.1. PROCEDIMIENTO PARA SUMINISTRO DE MERCANCIA A LOS 104 CONVENIOS DE COMFAMILIAR DE NARIO 10.2. PROCEDIMIENTO PARA INSCRIPCIN Y REGISTRO DE NIOS Y 108 NIAS 10.3. PROCEDIMIENTO PARA PRESTACIN DEL SERVICIO ENTORNO 110 FAMILIAR 10.4. PROCEDIMIENTO RECEPCIN Y CONTROL DE ALIMENTOS, 112 ELEMENTOS DE ASEO Y SUMINISTROS DE PAPELERA 10.5. PROCEDIMIENTO PARA TRAMITE DE FACTURAS PARA PAGO A 114 PROVEEDORESELABOR: COORDINACIN ORGANIZACIN Y MTODOS APROBACION:

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10.6. PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZACIN DE PAGO A MERCADEO 10.7. PROCEDIMIENTO PARA ASESORIA PSICOLOGCA

116 118

10.8. PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE ASISTENCIA DE LAS 120 PERSONAS RESPONSABLES DEL CONVENIO 10.9. PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE ASISTENCIA DE NIOS Y 121 NIAS 10.10 PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE ARCHIVO 10.11 PROCEDIMIENTO PARA MANEJO PRESUPUESTAL 10.12 PROCEDIMIENTO PARA PREPARACIN INFORMES AL MINISTERIO DE EDUCACIN DE REPORTES 123 124 E 126

10.13 PROCEDIMIENTO PARA COMPRA Y ENTREGA DEL MATERIAL 128 DIDACTICO 10.14 PROCEDIMIENTO PARA APERTURA DEL CONTRATO 130 10.15 PROCEDIMIENTO PARA PRESTACIN DEL SERVICIO ENTORNO 131 COMUNITARIO ANEXOS PLAN DE SANEAMIENTO AMBIENTAL PLAN DE EMERGENCIA


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1.

INTRODUCCIN:

El presente Manual de Funciones, Responsabilidades y Procedimientos Operativos tiene como propsito contar con una gua clara y especfica que garantice el desarrollo y ptima operacin y coordinacin de los Convenios Interinstitucionales suscritos por la Caja de Compensacin Familiar de Nario con el Ministerio de Educacin y el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y otras instituciones, como tambin asegurar el cumplimiento de las obligaciones contractuales suscritas y servir como un instrumento de apoyo y mejora Institucional. Comprende en forma ordenada, secuencial y detallada las funciones, responsabilidades y procedimientos operativos por cada modalidad de Convenio Interinstitucional, promoviendo la instauracin de controles, la articulacin y participacin de las dependencias de Comfamiliar de Nario y el buen desarrollo administrativo en materia de suscripcin de Convenios que realiza Comfamiliar de Nario con otras instituciones. Es importante sealar, que este documento est sujeto a la actualizacin permanente en la medida que se presenten variaciones en la ejecucin de los procedimientos operativos, o bien en algn otro aspecto que influya en la operatividad del mismo, con el fin de cuidar su vigencia operativa.


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2.

OBJETIVO:

Establecer normas, procedimientos y responsabilidades para garantizar el cumplimiento del objeto contractual de los convenios interinstitucionales suscritos por Comfamiliar de Nario. 3. ALCANCE:

El Manual aplica a los diferentes convenios suscritos por Comfamiliar de Nario con las diferentes instituciones pblicas y privadas. 4. BASE LEGAL: Contratos entre el ICBF y Comfamiliar Nario. Lineamientos Tcnico Administrativos de Hogares Comunitarios de Bienestar. Lineamientos Tcnicos Administrativos y Estndares para la Asistencia Alimentaria al Escolar, Programa de Alimentacin Escolar PAE Ley 115 de 1994 Decreto 3075 de 1997 Gua Tcnica Administrativa de Hogares Infantiles Reglamento Operativo y Anexos Gua Operativa para la Prestacin del Servicio de Atencin Integral a la Primera Infancia Convenios Legalizados en la Modalidad de PAIPI


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5. ESQUEMA FUNCIONAL 5.1 ESQUEMA FUNCIONAL EXTERNO:

CAJA DE C

E

PAEPrograma Alimentario Escolar ,

MADRES COMUNITARIAS, HOGARES INFANTILES

ICBFELABOR: COORDINACIN ORGANIZACIN Y MTODOS APROBACION:

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5.2 ESTRUCTURA FUNCIONAL CONVENIOS:

CAJA DE EST

AREAS DE APOYO DE COMFAMILIAR DE NARIO Coordinacin de Mercadeo Coordinacin de Contabilidad Coordinacin de Tesorera Almacn y Suministros Supermercado Presupuesto Crdito y Cartera Coordinacin Organizacin y Mtodos Coordinacin de Sistemas


APROBACION:

MADRES COMUNITARIAS

HOGARES IN

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6. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: 6.1. DIRECTOR ADMINISTRATIVO: Dirigir, Coordinar y Orientar la Gestin Administrativa de la Caja. Suscribir los Contratos que requiera el normal funcionamiento de la Caja, con sujecin a las disposiciones legales y estatutarias. 6.2. SUBDIRECTOR FINANCIERO Y COMERCIAL: Velar, supervisar y verificar que los ingresos o gastos se afecten de conformidad con los lineamientos trazados por el ICBF. Dar trmite Vo.Bo. a las cuentas de cobro, facturas y dems documentos por concepto de la operacin de los Convenios que se tramitan ante la Subdireccin Financiera y Comercial. Gestionar el pago oportuno de cuentas por concepto de gastos a proveedores. Participar en la elaboracin del presupuesto del programa PAE. Dar Vo. Bo. al presupuesto del programa PAE. Coordinar que se diligencie y firme al momento de legalizacin del contrato, el formato de autorizacin para abono directo en cuenta de ahorros o corriente del ICBF, el cual debe llevar anexa la certificacin bancaria de la titularidad de la cuenta. Preparar y presentar al Director Administrativo las solicitudes de traslado presupuestal ante el ICBF. Dar Vo.Bo. al presupuesto del Hogar Infantil. 6.3. SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO: Verificar y controlar a travs de la empresa de Outsourcing se cumpla con el manejo oportuno del contrato. Solicitar mensualmente a la empresa de Outsourcing la presentacin de la certificacin del valor de la nomina mensual y cuando sea el caso el valor deELABOR: COORDINACIN ORGANIZACIN Y MTODOS APROBACION:

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vacaciones, cesantas e inters a la cesantas causadas y enviarla al Hogar Infantil para que se efecte los controles y registro presupuestal respectivos. 6.4. COORDINADOR DE CONTABILIDAD: Enviar mensualmente los extractos de las cuentas bancarias al Director del Hogar Infantil y al Responsable del Convenio para garantizar un efectivo control contable y presupuestal. Llevar el control sobre los ingresos y egresos de la cuenta bancaria de Hogares Comunitarios de Bienestar Tradicional y Fami. Llevar el control sobre las consignaciones y la causacin de cuentas sobre la cuenta bancaria de los convenios. Efectuar los registros contables del monto de ingresos y gastos del contrato ICBF Comfamiliar Nario modalidad Tradicional y Fami. Realizar mensualmente la conciliacin bancaria de las cuentas bancarias donde se encuentran depositados los recursos de los Convenios. Organizar la informacin y los soportes necesarios para el cobro de los recursos ante el ICBF y entregarlos al Responsable del Convenio. Velar porque se realice oportunamente el registro de las consignaciones del ICBF a la cuenta del Programa PAE. 6.5. PROFESIONAL DE PRESUPUESTO: Efectuar la causacin de todas las cuentas de los convenios previo Vo.Bo del Subdirector Financiero y Comercial. 6.6. COORDINADOR D E MERCADEO: Participar en preparacin de la propuesta de Comfamiliar de Nario como Operador del Programa PAE, en lo que respecta a la negociacin de los precios de los suministros al ICBF. Garantizar que las negociaciones comerciales con los proveedores del Programa PAE, garanticen la operacin del Supermercado Parque Infantil.ELABOR: COORDINACIN ORGANIZACIN Y MTODOS APROBACION:

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Coordinar el registro y flujo oportuno de las rdenes de compra que garanticen el suministro de informacin. Verificar la oportunidad en la entrega de los suministros por parte del Supermercado y de los proveedores. Aprobar contingencias en los suministros a fin de garantizar la entrega de los mismos a las Instituciones Educativas beneficiarias del programa. Velar porque se realice oportunamente el registro de venta de los suministros en el Supermercado Parque Infantil. Establecer mecanismos que permitan generar ahorros en el suministro de los productos para hacer ms rentable los Convenios suscritos por el Supermercado con el ICBF. Coordinar la realizacin de la compra de alimentos y productos de aseo priorizando la compra a proveedores regionales; y en el caso de alimentos perecederos priorizando la compra a proveedores locales para fomentar la produccin regional y local. Velar porque los empaques de alimentos para consumo adquiridos cumplan con la resolucin de rotulado vigente regulada por el Ministerio de la Proteccin Social. Verificar la facturacin de los proveedores, dar Vo.Bo. y enviar a la Subdireccin Financiera y Comercial para trmite de pago oportuno. Garantizar la compra de insumos y elementos solicitadas para los Convenios en las cantidades y especificaciones establecidas. Realizar la entrega oportuna los elementos solicitados por los Convenios. Garantizar la entrega directa de insumos y elementos por parte de los proveedores. Suministrar al Hogar Infantil los elementos previamente solicitados y de acuerdo a las especificaciones establecidas por el ICBF. 6.7. COORDINADOR DE TESORERIA: Garantizar el control al recaudo y giro de los recursos de los convenios.ELABOR: COORDINACIN ORGANIZACIN Y MTODOS APROBACION:

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Dar trmite oportuno al pago de obligaciones con los proveedores de los diferentes Convenios. Verificar que los traslados de la cuenta del Programa o convenio a la cuenta del Supermercado Parque Infantil por concepto de pago de suministros se realicen de manera efectiva y oportuna. 6.8. COORDINADOR DE CRDITO Y CARTERA: Garantizar el tramite oportuno de las cuentas de cobro del Supermercado Parque Infantil por concepto de suministros a los Convenios o Programas. 6.9. SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA - EMPRESA DE SERVICIOS TEMPORALES: Elaborar novedades de personal nomina del Hogar Infantil y efectuar los pagos correspondientes a sueldos y prestaciones de acuerdo con las normas legales que rigen sobre la materia. Dar cumplimiento a lo establecido en el contrato entre Comfamiliar Nario y la empresa de Servicios Temporales. Certificar y enviar de manera escrita al Coordinador de Cooperacin Internacional Hogar Infantil el valor de la nomina mensual y cuando se el caso el valor de vacaciones, cesantas e inters a la cesantas para el suministro de la informacin a las Entidades de los Convenios o Programas 6.10. COORDINADOR DE COOPERACIN INTERNACIONAL COMO COORDINACION GENERAL DE CONVENIOS Garantizar y asegurar la Coordinacin General de los Convenios que suscriba Comfamiliar de Nario con las diferentes instituciones pblicas y privadas. Dar Vo.Bo. al Presupuesto de todos los convenios establecidos por Comfamiliar de Nario. Solicitar ante el Subdirector Financiero y Comercial el respectivo traslado presupuestal, adjuntando la justificacin y ejecucin de los rubros a modificar, cuando haya disponibilidad de recursos. Garantizar que la informacin suministrada en los informes presentados al ICBF es veraz, oportuna y cumple los lineamientos establecidos en los Contratos de Convenio.ELABOR: COORDINACIN ORGANIZACIN Y MTODOS APROBACION:

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Revisar, verificar y supervisar el cumplimiento del cronograma de actividades de los Convenios. Llevar un registro de ejecucin presupuestal del los convenios para un efectivo control y cumplimiento. Autorizar el pago de facturas a los proveedores y las facturas a la Coordinacin de Mercadeo dando trmite oportuno a las mismas ante la Subdireccin Financiera y Comercial. Garantizar la legalizacin contractual de los convenios y programas que suscribe Comfamiliar de Nario con las diferentes instituciones. Gestionar la adquisicin de las plizas solicitadas por el ICBF dentro de los 5 das siguientes a la firma del contrato. Garantizar que se realice la capacitacin en cuanto a los lineamientos tcnico administrativos establecidos por el ICBF a todo el personal que participa en los Convenios, as como en el procedimiento de legalizacin de cuentas. Verificar los informes presentados establecidos por lineamientos del ICBF. Velar porque se cumpla el objeto contractual del Convenio suscrito con el ICBF a travs de los informes de ejecucin presupuestal. Realizar el seguimiento y control a las operaciones relacionadas con la ejecucin de los Convenios, para identificar la necesidad de acciones correctivas y preventivas oportunas con el fin de asegurar la calidad en la prestacin del servicio y el cumplimiento de las responsabilidades contractuales contraidas por Comfamiliar de Nario. Garantizar la liquidacin del convenio suscrito por Comfamiliar de Nario con el ICBF. Verificar y firmar los informes que por lineamientos del FONDO DE FOMENTO A LA ATENCIN INTEGRAL DE LA PRIMERA INFANCIA as lo requieran. Realizar el anlisis financiero costo beneficio de los convenios. Coordinar, supervisar y vigilar lo relacionado con las labores de del personal externo contratado por los convenios.ELABOR: COORDINACIN ORGANIZACIN Y MTODOS APROBACION:

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6.11. PERSONAL EXTERNO GESTIN DE INFORMACIN FINANCIERA Y APOYO ADMINISTRATIVO AL CONVENIO MADRES COMUNITARIAS: Garantizar a travs de la Coordinacin Tcnica el respeto y salvaguarda de los derechos de los nios evitando la vulneracin de sus derechos fundamentales. Realizar la apertura de Hogares Comunitarios de los Centros Zonales. Supervisar Los Hogares Comunitarios, para verificar la cobertura y seguimiento de los lineamientos establecidos por el programa de los centros zonales. Elaborar la certificacin de Hogares Comunitarios de los centros zonales. Elaborar el Informe Tcnico para los centros zonales. Elaborar y presentar el Informe de Novedades de los centros zonales. Realizar Gestin para adquirir el registro civil de los nios que carecen de este documento. Gestionar ante la entidad competente la solicitud de vacunacin de los nios que no tienen vacunas o para complementar los esquemas de vacunacin. Entregar medios de verificacin de las acciones realizadas en el mes, referente a los convenios de los dos centros zonales. Gestionar la vinculacin de los nios y nias usuarios de Hogares Comunitarios de Bienestar para seguridad social. Programar reuniones con las Madres Comunitarias mensualmente, para dar directrices, mejorar en la calidad del servicio y resolver inconvenientes presentados. Programar reuniones con asociaciones de Madres Comunitarias segn sea necesario. Recepcionar de las madres comunitarias la que sea solicita el ICBF, en cuanto a documentacin y requisitos.


APROBACION:

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Atender quejas y reclamos de los padres usuarios de los Hogares Comunitarios dando solucin efectiva e inmediata. Atender las aplicaciones estndares de calidad para el programa de Hogares Comunitarios de Bienestar. Levantar informacin para el reporte de nico de usuarios RUB, exigido por ICBF, de todas las unidades de servicio aproximadamente 590 unidades y de sus usuarios en las modalidades del programa Tradicional y Fami. Coordinar la entrega de la informacin RUB en medio magntico, de los centros zonales. Entregar la Informacin solicitada por ICBF, con respecto a los programas de Hogares Comunitarios de los centros zonales. Actualizar directorio de Madres Comunitarias de los centros zonales. Atender situaciones y dar solucin a las dificultades que se presenten entre las madres comunitarias, para los centros zonales. Entregar certificaciones a las Madres Comunitarias. Gestionar la apertura de Cuentas Bancarias de madres comunitarias para la consignacin de los pagos establecidos. Realizar seguimiento y plan de mejoramiento a unidades de servicio que se encuentren en estado crtico. Recepcionar los registros de asistencia de las madres comunitarias de los dos centros zonales. Realizar entrevistas a las madres comunitarias postulantes, para seleccin de personal adecuado al perfil de madre comunitaria. Planear y ejecutar las actividades ldicas recreativas para los nios y nias usuarios de los Hogares Comunitarios de Bienestar de los centros zonales. Programar y ejecutar la celebracin del da de la madre comunitaria en el mes de noviembre.ELABOR: COORDINACIN ORGANIZACIN Y MTODOS APROBACION:

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Recepcionar los documentos tcnicos e informes, para gestionar la firma con el Coordinador de Cooperacin Internacional Coordinador del Convenio de los diferentes centros zonales del Departamento. Apoyar en la supervisin al cumplimiento de estndares de calidad en los diferentes Hogares Infantiles, de los diferentes centros zonales del Departamento. Recepcionar y autorizar las solicitudes de suministros a los Madres Comunitarios los das mircoles de cada semana, correspondientes a las minutas de cada hogar sin que se exceda el presupuesto. Llevar un registro de ejecucin presupuestal del convenio para un efectivo control y cumplimiento. Elaborar el listado consolidado para madres comunitarias de los centros zonales de ICBF y los municipios, por asociacin para la legalizacin de cuentas mensualmente. Elaborar la nmina de madres comunitarias de los centros zonales para el pago de becas mensuales, con su respectivo descuento por salud y Fondo Nacional del Ahorro. Elaborar la certificacin de cobertura atendida de la poblacin desplazada de los centros zonales y por modalidad, para realizar el respectivo cobro al ICBF. Legalizar cuentas de centros zonales mensualmente, de acuerdo los documentos solicitados por ICBF. Recepcionar las facturas del proveedor de fruver para verificar la entrega de los alimentos. Coordinar y revisar los informes financieros, reportes de novedades, certificados de cobertura de atencin a desplazados. Participar mensualmente en las reuniones con madres comunitarias, para comunicar directrices y buscar mejoras en la calidad del servicio, resolviendo los inconvenientes presentados. Atender quejas y reclamos de los usuarios de los programas de Hogares Comunitarios dando la respectiva solucin efectiva e inmediata.ELABOR: COORDINACIN ORGANIZACIN Y MTODOS APROBACION:

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Entregar informacin solicitada por ICBF, con respecto a los programas de Hogares Comunitarios, de los dos centros zonales. Entregar certificaciones a la Madres Comunitarias tale como constancia de labor desempeada y para la apertura de cuentas bancarias. Elaborar nmina por Asociacin de Madres Comunitarias correspondiente al programa Hogares Comunitarios. mensualmente

Participar en las diferentes actividades ldicas recreativas para nios usuarios del programa y madres comunitarias de los centros zonales. Realizar la conciliacin con las Coordinaciones de Contabilidad y Credito y Cartera sobre los ingresos y egresos por cada cuenta de los programas Hogares Comunitarios. Elaborar listados para la entrega del material Didctico por modalidad, reposicin de dotacin y racin de vacaciones. Presentar al rea de Auditora Interna todas las legalizaciones de cuentas y las certificaciones de atencin a desplazados, para su revisin y posterior firma. 6.12. PERSONAL EXTERNO GESTIN DE INFORMACIN FINANCIERA Y APOYO ADMINISTRATIVO AL CONVENIO HOGARES INFANTILES: Participar y elaborar el presupuesto de ingresos y gastos del Hogar Infantil. Verificar y constatar el traslado recursos entre la cuenta del convenio a las cuentas de mercadeo. Autorizar toda compra que se realiza en el Hogar Infantil y dar tramite oportuno para pago de proveedores. Llevar un registro de ejecucin presupuestal de los convenios para un efectivo control y cumplimiento. Inscribir a los nios del Hogar Infantil y velar porque posean los documentos mnimos solicitados como requisitos para la inscripcin.


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Abrir carpetas de documentos por cada nio con el siguiente contenido: ficha integral debidamente diligenciada, constancia de trabajo y de ingresos familiares, registro civil, fotocopia de esquema de vacunacin actualizado, fotocopia de cedula de ciudadana del padre, madre o adulto responsable del nio, el soporte de afiliacin al Sistema General de Seguridad Social en Salud y los certificados mdicos con su debida interpretacin de acuerdo a lo exigido por el ICBF. Presentar peridicamente informes parciales de avance de ejecucin del contrato al Supervisor establecido en el Convenio en las fechas estipuladas. Como mnimo en los informes de ejecucin del contrato constar lo siguiente: informe tcnico y financiero con los respectivos soportes, novedades de cambio y movimiento del personal vinculado, registro de cupos realmente atendidos y resumen de gastos con los soportes establecidos. Organizar, coordinar, dirigir y supervisar el desarrollo de las acciones pedaggicas, nutricionales, de salud, de capacitacin dirigidas a los nios y de capacitacin con los padres de familia diligenciando para ello la Ficha Integral. Garantizar que se proporcione en el hogar infantil la atencin integral del nio de acuerdo a los lineamientos establecidos por ICBF. Programar y desarrollar con el personal del Hogar Infantil y con los padres de familia la actualizacin permanente en los aspectos tcnicos y administrativos del programa mediante la conformacin de Grupos de Estudio Trabajo. Trabajar en estrecha coordinacin con el Centro Zonal del ICBF y los padres de familia la planeacin y desarrollo de las actividades propias del Hogar Infantil. Desarrollar programas educativos con los padres de familia y apoyar iniciativas de la comunidad que contribuyan al bienestar del nio. Efectuar la induccin y el seguimiento a las actividades del personal vinculado al Hogar infantil. Cumplir y hacer cumplir el reglamento interno de trabajo. Entregar mediante acta los elementos para el desempeo del cargo y la dotacin de los trabajadores.


APROBACION:

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Preparar conjuntamente con el responsable de la Direccin del Hogar Infantil la programacin mensual de ingresos y gastos teniendo en cuenta las necesidades del Hogar Infantil y la disponibilidad presupuestal. Participar activamente en los planes de desarrollo municipal, en lo que compete a la atencin de los nios para garantizar la integracin del Hogar Infantil a la comunidad y sus actividades. Velar porque las carpetas y hojas de vida del personal activo y retirado se mantengan debidamente archivadas y actualizadas y tener al da la hoja de rcord laboral. Preparar y presentar peridicamente y en su oportunidad a Comfamiliar Nario y al Centro Zonal los informes estadsticos y de actividades establecidos o que le sean solicitados. Realizar visitas domiciliarias a los nios cuando la situacin lo amerite. Participar en la elaboracin del presupuesto anual del Hogar Infantil con el Subdirector Financiero y Comercial y el Coordinador de Cooperacin Internacional. Inscribirse en el Sistema de Formacin Permanente del ICBF, asistir a los eventos de capacitacin que se efecten y participar en las reuniones del Grupo de Estudio Trabajo. Velar porque se registren las observaciones correspondientes en el libro de asesora, cumplir y hacer cumplir las recomendaciones all consignadas. Prohibir y vigilar que por ningn motivo, se suministre alimentos a los nios estando acostados, para evitar situaciones de broncoaspiracin, tomando de manera permanente y continua acciones preventivas. Velar por la adquisicin y disponibilidad de material educativo para el desarrollo de las actividades pedaggicas con los nios. Custodiar los productos no perecederos, elementos de aseo y de papelera en general. Elaborar el cronograma de actividades para las Auxiliares de Servicios de Generales.ELABOR: COORDINACIN ORGANIZACIN Y MTODOS APROBACION:

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Participar con Subdirector Financiero y Comercial, Coordinador de Cooperacin Internacional, Prestacin de Servicio Convenio ICBF en la elaboracin del presupuesto anual del Hogar Infantil, registrar y controlar su correcta ejecucin observando las normas establecidas por el ICBF. Elaborar la programacin mensual de ingresos y gastos conjuntamente el responsable de la Direcccion del Hogar Infantil. Elaborar y presentar al Coordinador de Cooperacin Internacional y Director Administrativo la solicitud de traslado presupuestal entre captulos y rubros objeto del gasto y adiciones requeridas para el funcionamiento del Hogar Infantil al ICBF. Llevar registros diarios de caja menor, tasas compensatorias, registro de caja general, registro de presupuesto y registro de bancos, facilitando su acceso a funcionarios del ICBF que realicen seguimiento y supervisin. Llevar el registro diario y control de las compras, almacenamiento y distribucin de alimentos. Elaborar el inventario mensual y distribuir los elementos devolutivos y de consumo. Elaborar y controlar relacin de los elementos adquiridos con fondos diferentes al aporte del ICBF e ingresarlos al inventario del Hogar Infantil. Garantizar la entrada y salida de elementos y material utilizando los registros de control establecidos. Verificar diariamente la disponibilidad presupuestal de Ingresos y Gastos del Hogar Infantil. Llevar en forma ordenada y actualizada los archivos relacionados con la administracin del Hogar Infantil. Participar en los programas de capacitacin que se efecten y las reuniones del hogar Infantil con fines informativos, de coordinacin y didcticos. Entregar mensualmente al Centro Zonal los informes consolidados del movimiento presupuestal y conciliaciones bancarias, previo Vo.Bo. del Director del Hogar Infantil.


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Planear, programar, realizar y evaluar las actividades con el grupo de nios de acuerdo con la propuesta pedaggica del ICBF, el proyecto pedaggico educativo comunitario, la conceptualizacin del desarrollo infantil y la Ficha Integral incluyendo la Escala de Valoracin Cualitativa del Desarrollo Psicolgico. Recibir a los nios observando su estado general y atenderlos de acuerdo a las prescripciones mdicas indicadas, cuando sea necesario. Realizar la entrega de los nios a cargo del Hogar Infantil a los padres de familia comunicndoles oportunamente aquellas situaciones que ameriten atencin. Observar y evaluar conjuntamente con los padres de familia el desarrollo de sus hijos. Participar activamente en las reuniones de padres de familia y en las de su nivel. Participar y compartir con los nios las horas de las comidas y fomentar buenos hbitos alimenticios. No dar ningn tipo de alimento a los nios en posicin acostado, para evitar que se bronco aspiren. Velar por la buena presentacin, higiene y aseo de los nios a su cargo. Elaborar conjuntamente con los padres de familia el material educativo y suministrar los juguetes y otros recursos necesarios para el trabajo con los nios. Inscribirse en el Sistema de Formacin Permanente del ICBF y asistir a los eventos de capacitacin que se efecten y participar en las reuniones del Grupo Estudio Trabajo (GET). Diligenciar y mantener actualizados conjuntamente con los padres de familia los registros y controles de los nios a su cargo, incluyendo el peso, la talla y el desarrollo psicolgico, con el fin que los padres de familia efecten el seguimiento al desarrollo integral de sus hijos. Dejar debidamente organizado conjuntamente con los nios, los materiales y el lugar de trabajo al finalizar las actividades. Diligenciar, analizar y actualizar todos los registros que forman parte de la carpeta individual del nio, como punto de partida para la planeacin de actividades con los nios y los padres en los Hogares Infantiles.ELABOR: COORDINACIN ORGANIZACIN Y MTODOS APROBACION:

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Garantizar que los nios de su grupo no se queden solos bajo ninguna circunstancia. Diligenciar el control de asistencia diaria, elaborar el consolidado mensual del mismo y pasar la informacin al responsable administrativo o al Director. Mantener en perfecto orden y aseo las instalaciones y equipos del Hogar Infantil. Responder por el manejo y conservacin del equipo y dotacin a su cargo. Participar en el cuidado de los nios en su aseo e higiene y garantizar que no se de ningn tipo de alimento a los nios en posicin de acostado para evitar y prevenir la bronco aspiracin. Participar en las actividades que se desarrollan con padres de familia y con la comunidad. Responder por las entradas y salidas de elementos y los materiales de aseo y suministros, utilizando los registros establecidos. Responder por los elementos devolutivos y de consumo que le sean asignados. Inscribirse en el Sistema de Formacin Permanente del ICBF y asistir a los eventos de capacitacin que se efecten y participar en las reuniones del Grupo de Estudio Trabajo. Dar cumplimiento estricto al Plan de Saneamiento Ambiental. Preparar y distribuir los alimentos de acuerdo con las orientaciones dadas por la profesional Nutricionista del Centro Zonal. Realizar en forma adecuada el aseo y conservacin de todos utensilios necesarios para la preparacin y distribucin de alimentos (vajilla, menaje de cocina, etc). Responder por el equipo y dotacin a su cargo. Recibir y almacenar adecuadamente los alimentos verificando su cantidad y calidad.


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Participar en el cuidado de los nios, su aseo e higiene permanentes y garantizando que no se de ningn tipo de alimento a los nios en posicin de acostado para evitar y prevenir la bronco aspiracin. Participar en las actividades que se desarrollan con padres de familia y con la comunidad. Derivar de la alimentacin normal las preparaciones para los bebs de acuerdo con su edad. Inscribirse en el Sistema de Formacin Permanente del ICBF y asistir a los eventos de capacitacin que se efecten y participar en las reuniones del Grupo de Estudio Trabajo. Responder por los elementos devolutivos y de consumo que le sean asignados por parte del director. Utilizar la dotacin adecuada para la manipulacin y preparacin de los alimentos. Custodiar los productos perecederos y los de plaza de mercado. Acudir al laboratorio clnico para realizarse los exmenes exigidos. 6.13. PERSONAL EXTERNO GESTIN DE INFORMACIN FINANCIERA Y APOYO ADMINISTRATIVO AL CONVENIO PAE (Programa Alimentario Escolar): Presentar dentro de los cinco (5) primeros das hbiles a la legalizacin del contrato, los ciclos del men acorde a la minuta patrn teniendo en cuenta los patrones y hbitos alimentarios de la regin o del grupo de poblacin objetivo y la disponibilidad de alimentos. Llevar un registro de ejecucin presupuestal de los convenios para un efectivo control y cumplimiento. Recepcionar en el sitio destinado para tal efecto mensualmente los productos tales como granos, huevos y elementos de aseo que se envan desde el Supermercado Parque Infantil de Comfamiliar de Nario. Verificar que los productos enviados por el Supermercado Parque Infantil correspondan a los solicitados tanto por producto como en cantidad y calidad.ELABOR: COORDINACIN ORGANIZACIN Y MTODOS APROBACION:

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Llevar un registro de ejecucin presupuestal de los convenios para un efectivo control y cumplimiento. Gestionar contactos para la contratacin de frutas y verduras en los diferentes Municipios beneficiados del programa PAE. Recepcionar la Bienestarina entregada por el ICBF, verificando al momento de la entrega que el producto corresponda en cuanto a cantidad, nmero de lotes y fecha de vencimiento, llevando el control y registro respectivo. Almacenar los productos de acuerdo con las condiciones mnimas establecidas por el ICBF y por el decreto 3075 de 1997. Contratar cada mes, ayudantes de bodega por das para organizar y empacar los productos de cada Institucin Educativa beneficiaria del Programa PAE. Controlar la correcta manipulacin de los productos alimenticios tanto en el proceso de empaque como en el proceso de transporte y entrega de los mismos. Contratar por das vehculos para la entrega y distribucin de los productos en los diferentes municipios beneficiarios del Programa PAE. Controlar y Verificar que los vehculos contratados para la entrega de alimentos cuenten con el certificado expedido por el Tcnico de Saneamiento del Municipio de la Unin, en el cual se constate que son aptos para el transporte de alimentos. Coordinar, verificar y controlar la entrega de los alimentos, productos de aseo y dinero para pago de las Manipuladoras, transporte y combustible en cada Institucin Educativa beneficiaria del Programa PAE; ya sea al Profesor encargado del Programa o al Presidente de la Asociacin de Familia. Controlar y verificar que en cada entrega se realice el correcto diligenciamiento y firma de la Planilla del ICBF. Coordinar con cada Unidad Aplicativa la realizacin del registro diario de beneficiarios del servicio y semanalmente de las raciones entregadas (indicando nmero de das y valor) y consolidadas por municipio, la cuales debern contar con el visto bueno de la Sede Educativa.


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Recolectar la informacin y documentacin requerida por el Programa de cada Institucin Educativa con respecto a las manipuladoras de alimentos como son: hoja de vida actualizada, certificado de salud actualizado, certificado de manipulador de alimentos, exmenes mdicos actualizados. Solucionar cualquier inconveniente presentado con respecto a los alimentos, que se encuentre relacionado con la prestacin del servicio por parte de Comfamiliar de Nario y las Instituciones Educativas. Coordinar la solicitud a los entes territoriales, de salud y seguridad, la realizacin de jornadas de capacitacin, prevencin y vacunacin en cada Institucin Educativa beneficiaria. Presentar peridicamente informes parciales de avance de la ejecucin del contrato al Supervisor del Centro Zonal y a las asociaciones de padres de familia en fechas establecidas. Solicitar y controlar que en cada Institucin Educativa se lleve el registro de los beneficiarios del servicio y el registro diario de raciones entregadas con el visto bueno del Coordinador de la Sede Educativa procurando la participacin de los veedores de la comunidad. Coordinar con cada unidad aplicativa la presentacin del concepto, certificacin o evaluacin del personero estudiantil sobre la calidad de la prestacin del servicio como anexo al informe mensual de ejecucin para el Supervisor. Responder oportunamente a los comunicados del ICBF dentro los cinco (5) das hbiles a su recibo. Aplicar la encuesta de aceptacin, a los nios, nias y adolescentes beneficiarios del programa, diseada por la Subdireccin de Niez y Adolescencia de la Direccin de Prevencin del ICBF, en la frecuencia fecha y cobertura indicada por el ICBF. Realizar la tabulacin de la encuesta y el informe a la supervisin del contrato con el informe del mes en que fue aplicada con copia a la Subdireccin de Niez y Adolescencia del ICBF. 6.14. PERSONAL EXTERNO GESTIN DE INFORMACIN FINANCIERA Y APOYO ADMINISTRATIVO AL CONVENIO PAIPI (Programa de Atencin Integral a la Primera Infancia):ELABOR: COORDINACIN ORGANIZACIN Y MTODOS APROBACION:

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Elaborar el presupuesto anual de ingresos y gastos que contemple todas las necesidades para el correcto funcionamiento de las unidades de servicio o comedores escolares. Velar, supervisar y verificar que los ingresos o gastos del presupuesto del programa se efecten de conformidad con los lineamientos trazados por las instituciones de los convenios. Verificar que las cuentas de cobro del Supermercado Parque Infantil de Comfamiliar de Nario, corresponda a la minuta del mes y a las facturas generadas. Llevar un registro de ejecucin presupuestal de los convenios para un efectivo control y cumplimiento. Solicitar a la Subdireccin Financiera y Comercial de Comfamiliar de Nario el pago de las cuentas de cobro al Supermercado Parque Infantil. Legalizar mensualmente las cuentas ante el centro zonal de la Unin ICBF, de acuerdo con el procedimiento y los registros establecidos por el ICBF dentro de los cinco (5) das establecidos a la consignacin del aporte. Establecer detalladamente durante la liquidacin del contrato los saldos en dinero o en especie no utilizados durante la prestacin del servicio, para ser retornados al ICBF. Preparar el informe final al Supervisor del contrato dentro de los 15 das hbiles, siguientes a la terminacin de la prestacin del servicio. Responder oportunamente los comunicados del ICBF dentro los cinco (5) das hbiles a su recibo. Verificar y constatar el traslado entre la cuenta del convenio a las cuentas de Mercadeo de Comfamiliar de Nario. Participar en la elaboracin del presupuesto de ingresos y gastos de los convenios suscritos a travs de PAIPI de acuerdo con el convenio con Subdirector Financiero y Comercial y el Coordinador de Cooperacin Internacional.


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Llevar el registro diario y control sobre las compras, almacenamiento y distribucin de alimentos. Elaborar inventario mensual y distribuir los elementos devolutivos y de consumo. Elaborar relacin de los elementos adquiridos e ingresarlos al inventario de los convenios. Verificar diariamente la disponibilidad presupuestal existente. Entregar mensualmente, informes consolidados del movimiento presupuestal y conciliaciones bancarias. Inscribir a los nios y velar porque tengan los documentos mnimos que se solicitan como requisitos de inscripcin. Abrir carpetas de documentos por cada nio donde contenga: ficha integral debidamente diligenciada, registro civil, fotocopia de esquema de vacunacin actualizado, fotocopia de cedula de ciudadana del padre, madre o adulto responsable del nio y el soporte de afiliacin al Sistema General de Seguridad Social en Salud (SISBEN I y II). Presentar peridicamente informes parciales de avance de ejecucin del contrato al Supervisor en las fechas estipuladas por este. Como mnimo en los informes de ejecucin del contrato constar lo siguiente: informe tcnico y financiero con los respectivos soportes, novedades de cambio y movimiento del personal vinculado, registro de cupos realmente atendidos y resumen de gastos con los soportes establecidos. Organizar, coordinar, dirigir y supervisar el desarrollo de las acciones pedaggicas, nutricionales, de salud, de capacitacin con los nios y de capacitacin con los padres de familia diligenciando para ello la Ficha Integral. Garantizar que se proporcione la atencin integral del nio. Desarrollar programas educativos con los padres de familia y apoyar iniciativas de la comunidad que contribuyan al bienestar del nio. Velar porque las carpetas y hojas de vida del personal activo se mantenga debidamente archivado y actualizado y tener al da la hoja de rcord laboral.


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Preparar y presentar peridicamente y en su oportunidad a Comfamiliar Nario y al MEN los informes estadsticos y de actividades establecidos o que le sean solicitados. Realizar visitas domiciliarias a los nios cuando la situacin lo amerite. No permitir y vigilar que por ningn motivo, se de alimentos a los nios estando acostados, para evitar situaciones de broncoaspiracin, tomando acciones preventivas. Velar por la adquisicin y suficiente disponibilidad de material educativo para el desarrollo de las actividades pedaggicas con los nios. Custodiar los productos no perecederos, elementos de aseo y de papelera en general. Elaborar el cronograma de actividades para los docentes y auxiliares. Responder por la entrada y salida de elementos y material utilizando los registros establecidos. Llevar en forma ordenada y actualizada los archivos relacionados con la administracin. Planear el trabajo y orientar a la organizacin de los equipos y agentes que acompaa. Identificar y movilizar recursos familiares, comunitarios e institucionales. Planear, programar, realizar y evaluar las actividades con el grupo de nios de acuerdo con PLAN DE ATENCIN INTEGRAL (PAI) y planeacin de actividades. Observar y evaluar conjuntamente con los padres de familia el desarrollo pedaggico y psicolgico de sus hijos. Participar activamente en las reuniones de padres de familia. Participar y compartir con los nios las horas de las comidas y fomentar buenos hbitos alimenticios. No dar ningn tipo de alimento a los nios en posicin acostado, para evitar que se broncoaspiren.ELABOR: COORDINACIN ORGANIZACIN Y MTODOS APROBACION:

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Elaborar conjuntamente con los padres de familia el material educativo y sumnistrar juguetes y otros recursos necesarios para el trabajo con los nios. Diligenciar y mantener conjuntamente con los padres de familia actualizados los registros y controles de los nios a su cargo, incluyendo el peso y la talla y el desarrollo psicolgico, con el fin que los padres hagan el seguimiento al desarrollo de sus hijos. Dejar organizado conjuntamente con los nios, los materiales y el lugar de trabajo al finalizar las actividades. Diligenciar, analizar y actualizar todos los registros que forman parte de la carpeta, como punto de partida para la planeacin de actividades con los nios y los padres. Garantizar que los nios de su grupo no queden solo bajo ninguna circunstancia. Diligenciar el control de asistencia, elaborar el consolidado mensual del mismo. Responder por el manejo y conservacin del equipo y dotacin a su cargo. Participar en las actividades que se desarrollan con padres de familia y con la comunidad. Preparar y distribuir los alimentos de acuerdo con las orientaciones dadas por la nutricionista. 6.15. PERSONAL EXTERNO APOYO NUTRICIONAL: Gestionar que se ubique en un lugar visible de cada Unidad Aplicativa la informacin de ciclo de men debidamente aprobado por la Nutricionista del ICBF de conformidad a los lineamientos del ICBF. Coordinar que se realice el control de calidad e inocuidad delas materia primas y raciones servidas o entregadas a las unidades Aplicativas a travs de pruebas microbiolgicas en la cantidad y tiempo establecido por el ICBF. Preparar el listado de alimentos con la Nutricionista de ICBF cada mes, tanto para Modalidad Tradicional y Modalidad Fami.


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Supervisar cada 8 das la bodega del Proveedor de Frutas y Verduras para garantizar que los productos cumplan las condiciones de inocuidad y manipulacin para ser distribuidos. Coordinar permanentemente la entrega de alimentos a las Madres Comunitarias, en los das programados. Elaborar listados para la entrega de racin Fami y entrega personal de las raciones una vez al mes. Recepcionar, almacenar y entregar la bienestarina a las madres comunitarias por modalidad tradicional y Fami. Velar porque el personal responsable del servicio de alimentacin realice los exmenes de laboratorio exigidos y cumplan las normas de higiene y aseo personales y el vestuario, llevando el control y registro de examen de laboratorio respectivo. Preparar y distribuir los alimentos de acuerdo con las orientaciones dadas por la profesional Nutricionista del Centro Zonal. Preparar y presentar las modificaciones, cambios o ajustes a los ciclos del men. Presentar mximo a los dos (2) meses de inicio de la prestacin del servicio el programa de estandarizacin de recetas de conformidad con los mens aprobados: nombre de la preparacin, ingredientes (especificar el tipo de alimento para garantizar la calidad de la preparacin), cantidad del alimento a utilizar en peso y volumen, procedimiento de preparacin y nmero de raciones a preparar. Programar mensualmente la racin alimentaria segn lo dispuesto en la minuta patrn, el men modelo y los ciclos de men establecidos por el ICBF. Enviar mensualmente y de manera oportuna a la Coordinacin de Mercadeo de Comfamiliar de Nario el listado de alimentos y productos de aseo necesarios para la ejecucin del Programa PAE. Preparar la lista de intercambio de alimentos que permita cumplir con el requerimiento nutricional de la minuta de alimentos del ICBF. Recibir, reproducir y entregar a cada Institucin Educativa, la minuta patrn y los mens para dar cumplimiento al Convenio.ELABOR: COORDINACIN ORGANIZACIN Y MTODOS APROBACION:

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Realizar visitas y coordinar las supervisiones de la prestacin del servicio para verificar el cumplimiento de estndares en cada Institucin Educativa, diligenciando para ello el formato establecido por el ICBF; a fin de garantizar el suministro diario de la alimentacin con los aportes nutricionales y los criterios de inocuidad, salud y calidad establecidos. Elaborar el ciclo de mens incluyendo cantidades diarias de cada alimento por beneficiario y por grupo de edad, de acuerdo a la minuta patrn establecida en el Lineamiento de Nutricin creado para el PAIPI, por el ICBF en conjunto con el Ministerio de Educacin. Elaborar las listas de intercambios de alimentos de acuerdo a los hbitos de consumo Regional y alimentos que se encuentren en cosecha. Elaborar listas de mercado de acuerdo a la programacin de los mens. Verificar la calidad y cantidad de los productos adquiridos para el servicio de alimentacin. Controlar y supervisar antes y durante la preparacin de los alimentos, cuidando que se guarden los estndares de limpieza e higiene. Realizar el plan de saneamiento bsico y los protocolos y listas de chequeo necesarios para que las sedes permanezcan en las condiciones de salubridad requeridas. Realizar procesos de formacin y seguimiento permanente al personal manipulador de alimentos sobre adecuados hbitos de higiene y manipulacin de alimentos. Realizar control trimestral del estado nutricional de los nios y nias mediante la toma De medidas antropomtricas. Realizar control mensual a los menores de 2 aos o a los nios y nias que presenten desnutricin o riesgo a sufrirla y reportar los casos de riesgo de acuerdo con la ruta que se encuentra establecida en el municipio para los casos de riesgo. Tener registro de la evolucin del estado nutricional de cada beneficiario en las curvas de crecimiento y diligenciar el cartel de crecimiento. Realizar procesos de formacin con docentes, madres y padres de familia y con madres y comunitarias para informar el estado nutricional actual de los nios y nias y tomar las medidas conjuntas de ser necesarias.ELABOR: COORDINACIN ORGANIZACIN Y MTODOS APROBACION:

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Coordinar con el ICBF la realizacin del trabajo intersectorial en el tema de seguridad alimentaria, nutricin y salubridad. Involucrarse activamente con los nios y nias de la modalidad y realizar actividades tendientes a detectar y prevenir alteraciones en el desarrollo tanto fsicas, cognitivas y psicosociales, una vez se detecten alteraciones que correspondan al proceso mismo del desarrollo y que no comprometen la violacin de sus derechos, el psiclogo de la modalidad debe estar en capacidad para atender teraputicamente al nio y nia y slo los casos de gravedad hacer remisin a las dems instituciones de la comunidad. Realizar intervenciones que se refieran a la mejora de las competencias de los nios y las nias. Realizar actividades con los padres de familia que permitan fortalecer su rol educativo en el hogar. Atender los casos de alertas criticas o en los que se vulnera y pone en riesgo la vida de los nios y las nias. Articulacin con las diferentes instituciones para realizar trabajo intersectorial en los temas de formacin a familia y comunidad, prevencin, proteccin y garanta de derechos, crecimiento y desarrollo.


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7. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Y ADMINISTRATIVOS CONVENIO MADRES COMUNITARIAS: 7.1. PROCEDIMIENTO: APERTURA DE HOGARES BIENESTAR MODALIDAD TRADICIONAL: COMUNITARIOS DE

OBJETIVO: Brindar atencin a la primera infancia nios/as desde los 6 meses hasta 4 aos (11 meses), con vulnerabilidad econmica, social, cultural, nutricional y psicoafectiva a travs de los Hogares Comunitarios de Bienestar Modalidad Tradicional. ALCANCE: El procedimiento aplica para la apertura del Hogar Comunitario de Bienestar cumpliendo con los estndares e instrumento de supervisin y los lineamientos tcnicos administrativos establecidos por el ICBF. NORMAS GENERALES: Cumplir con las diferentes directrices de funcionamiento para la atencin de Hogares Comunitarios de Bienestar, establecidos por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Estndares e Instrumento de Supervisin- Interventora para Hogares Comunitarios de Bienestar Tradicionales y Fami. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES: 1. Postular al Hogar Comunitario de Bienestar Modalidad Tradicional:


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La Madre Comunitaria Postulante Elabora una solicitud del requerimiento cumpliendo con los requisitos establecidos y anexa los documentos soportes: Hoja de Vida de la Madre Postulante Cupo completo de los nios Acta de concepto favorable Carn o Constancia del Curso de Manipulacin de Alimentos Constancia de supervisin de Sanidad Ambiental

Presenta los documentos soportes al Presidente (a) de la Asociacin del Hogar Comunitario de Bienestar.

El Presidente de la Asociacin Verifica los documentos recibidos y da Vo.Bo. Elabora un Acta donde especifica la asignacin del cupo a la Madre Comunitaria.


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7.2. PROCEDIMIENTO CIERRE Y REUBICACIN DE HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR MODALIDAD TRADICIONAL: OBJETIVO: Garantizar el cumplimiento de los derechos fundamentales de los nios y la prevalencia de sus derechos sobre los de los dems. ALCANCE: El procedimiento aplica para el Cierre Inmediato y Reubicacin de un Hogar Comunitario de Bienestar Modalidad Tradicional. NORMAS GENERALES: Aplicar los Estndares E instrumento de Supervisin- Interventora para unidades de servicio de Hogares Comunitarios de Bienestar Tradicionales. Producido el cierre de un Hogar Comunitario de Bienestar, el servicio podr ser reubicado cuando exista la necesidad del mismo y se cumplan los requisitos. Son causales de cierre definitivo como parte de un proceso de supervisin cuando: Existen deficientes condiciones de higiene o de seguridad en el espacio de atencin a los nios, cocina, lugar de almacenamiento de los alimentos y servicio sanitario. Retiro de la Madre Comunitaria Muerte de la Madre Comunitaria Hay Ubicacin del Hogar en sitios declarados de alto riesgo por autoridad competente o que amenace ruina o destruccin por incendio, avalancha u otra catstrofe natural.APROBACION:


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Hay comprobacin por parte de la las autoridades de polica de expendio de sustancias psicoactivas en el Hogar o consumo de estas por alguna de las personas que habita en el lugar donde funciona el Hogar Comunitario de Bienestar. Hay inasistencia de la Madre Comunitaria, sin justa causa, a los eventos de capacitacin programados en un trimestre, o a las reuniones de coordinacin convocadas por la Junta Directiva de la Asociacin o por el ICBF. Incumplimiento de la cobertura establecida. Atencin a ms de dos nios menores de dos aos o a ms de un nio discapacitado, en Hogares de Bienestar de 0-7 aos. Atencin a nios mayores de siete aos. Incumplimiento en la planeacin y ejecucin de actividades pedaggicas, o de nutricin y salud, con los nios y padres de familia. Incumplimiento de la minuta patrn y de la valoracin nutricional del nio. Abandono temporal o descuido verificado de la Madre Comunitaria en la atencin al grupo de nios, o encargo de la misma a un menor de edad. Inadecuadas relaciones interpersonales de la Madre Comunitaria con los padres de familia, otras Madres Comunitarias y vecinos. Escndalo pblico reiterado en el Hogar Comunitario de Bienestar. Negativa de la Madre Comunitaria a aceptar las visitas de supervisin y asesora. Negativa de la Madre Comunitaria a aceptar las orientaciones de la Junta Directiva de la Asociacin de Padres de Familia o del ICBF, para que se cumplan los lineamientos del Programa. Atencin de nios en jornadas diferentes a las establecidas, sin previa autorizacin del supervisor del contrato. Destinacin de la dotacin recibida para fines diferentes a la atencin de los nios.

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES: 1. Realizar Visitas a los Hogares Comunitarios de Bienestar: Personal Externo Apoyo Administrativo Realiza visitas a los diferentes Hogares Comunitarios de Bienestar, con el acompaamiento de un funcionario del ICBF, de la Personera y Sanidad Ambiental. Verifica los diferentes lineamientos establecidos, de acuerdo a las causales que impliquen el cierre del Hogar Comunitario de Bienestar modalidad Tradicional.


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2. Supervisar Hogar Comunitario de Bienestar: Despus de realizada la visita al y se identifique dentro del Hogar Comunitario de Bienestar estados crticos o de riesgo. Despus de realizada una visita se encuentre incumpliendo Analiza los hechos y las pruebas, si encuentra merito para decretar el cierre del hogar proceder a elaborar una Acta.

3. Expedir Resolucin y Acta: Personal Externo Apoyo Administrativo Elabora acta donde especifica los diferentes hechos encontrados. Expide resolucin, se notificara personalmente en los trminos establecidos en el cdigo Contencioso Administrativo al Representante Legal de la Asociacin de Padres de Familia a que pertenezca el hogar y lo comunicar a la Madre Comunitaria.

La Madre Comunitaria Hace entrega de los elementos a su cargo al Representante Legal de la Asociacin, mediante acta. Personal Externo Apoyo Administrativo Informa esta novedad a la Regional o Agencia. Nota 1: Con el fin de garantizar a los nios durante el trmino de ejecutoria de la resolucin, se organizar un hogar temporal que los atender por un perodo de mximo un mes. Nota 2: La Madre Comunitaria Temporal durante el tiempo que preste el servicio, utilizar la propia infraestructura de su casa, por lo tanto no habr entrega de dotacin. Esta situacin debe ser comunicada por el Centro Zonal a la Regional o Agencia.


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7.3. PROCEDIMIENTO PARA INSCRIPCIN Y REGISTRO DE NIAS Y NIOS: OBJETIVO: Cumplir con la capacidad de cupo requerido para el funcionamiento del Hogar Comunitario de Bienestar modalidad Tradicional. ALCANCE: El procedimiento aplica para la inscripcin y registro de nios y nias del Hogar Comunitario de Bienestar Modalidad Tradicional. NORMAS GENERALES: Cada Hogar Comunitario de Bienestar prestar atencin de 12 durante 194 das hbiles al ao durante 8 horas diarias. nios y nias

nicamente se pueden atender 2 nios entre 6 meses y dos aos previa comprobacin de la desproteccin transitoria. Los nios con discapacidad se atendern mximo uno en cada unidad de servicio. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES: 1. Informar sobre los Requisitos: La Madre Comunitaria Informa al Padre de Familia cuales son los requisitos que debe traer para realizar la inscripcin del nio(a) al Hogar Comunitario de Bienestar.


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2. Recepcionar los documentos: El Padre de Familia Entrega los requisitos a la Madre Comunitaria. La Madre Comunitaria Diligencia la Ficha Integral del nio (a), anexando los documentos soportes. NOTA Los requisitos solicitados para realizar la inscripcin al Hogar Comunitario de Bienestar Modalidad Tradicional son: Registro Civil Carn de Vacunas Carn de Crecimiento y Desarrollo Certificado Mdico del Nio (a) Certificado Odontolgico del Nio (a) Acta de Compromiso

3. Archivar Documentacin: La Madre Comunitaria Archiva los documentos recibidos en carpetas, destinadas para cada nio (a) que pertenece al Hogar Comunitario de Bienestar Modalidad Tradicional. Posteriormente organiza su carpeta personal que debe tener como requisito en caso de recibir supervisin por parte de los funcionarios del ICBF o el Coordinador del Programa.

NOTA: Los Documentos requisitos de la Madre Comunitaria son: Carpeta de Aval de Funcionamiento del Hogar Comunitario de Bienestar, Certificado que expide Sanidad Ambiental, Hoja de Vida y Certificado Mdico. 4. Organizar Carpetas: La Madre Comunitaria Organiza las carpetas Bienestar. REGISTROS: Ficha Integral del Nio (a)ELABOR: COORDINACIN ORGANIZACIN Y MTODOS APROBACION:

de los nios(as) inscritos en el Hogar Comunitario de

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7.4. PROCEDIMIENTO PARA PAGO DE BECAS MADRES COMUNITARIAS: OBJETIVO: Garantizar el pago relacionado a las becas y salud de Madres Comunitarias en virtud del Contrato de Aporte establecido entre Comfamiliar de Nario e ICBF. ALCANCE: El procedimiento aplica cada vez que se requiera pagar las obligaciones con las Madres Comunitarias adquiridas con el contrato de aporte de ICBF en cuanto a Becas, Salud y Desplazados. NORMAS GENERALES: Contrato de Aporte con el ICBF Madres Comunitarias. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES: 1. Verificar Concepto de Pago con Base en el Contrato: Personal Externo Apoyo Financiero Verifica el total del contrato en cuanto al valor de la racin, el valor del material didctico, le valor de la beca y el valor de aseo y combustible establecidos en el contrato y lineamientos establecidos por el ICBF. Una vez cumplido lo anterior, establece el control que se efectuar sobre las madres comunitarias.

2. Recibir Control Diario de Asistencia de los Nios y Nias:ELABOR: COORDINACIN ORGANIZACIN Y MTODOS APROBACION:

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Personal Externo Apoyo Financiero Recibe mensualmente acta de asistencia de cada madre comunitaria el control de asistencia diario de nios y nias. Revisa el acta de visitas verificando las actividades de seguimiento de cada hogar comunitario. Con base en la informacin anterior elabora mensualmente un cuadro de asistencia de nios y nias en todos los hogares comunitarios y la certificacin de la atencin del periodo para la firma del Director Administrativo.

3. Enviar Certificacin de Asistencia para Legalizar el Pago: Personal Externo Apoyo Administrativo Enva la certificacin de asistencia y pago de salud debidamente firmada por el Director Administrativo para que el ICBF legalice el pago y gire el valor mensual pactado en el contrato de aporte. 4. Preparar Planilla de Pago de Becas: Personal Externo Apoyo Administrativo Una vez ICBF paga procede a elaborar la planilla de pago en cuadro en Excel especificando nombre de la madre comunitaria, nmero de cdula de ciudadana, nmero de cuenta, tipo de cuenta, valor de beca de acuerdo con la modalidad Tradicional o Fami, valor de aseo y combustible, subtotal y los descuentos. Registra valor de salud y descuento hecho por el ICBF antes de consignar el valor mensual a Comfamiliar de Nario, este valor corresponde al aporte al Fondo Nacional del Ahorro hecho directamente por el ICBF.

NOTA: La consignacin de aporte por parte del ICBF se realiza los diez (10) primeros das del mes siguiente. 5. Preparar y Presentar Memorando con la Planilla de Pago de Becas: Personal Externo Apoyo Financiero Elabora mensualmente el memorando especificando el valor a pagar, el nmero de cuenta de la cual debe hacer el debito y las cuentas a las cuales se va hacer el pago, aclarando el valor a pagar en cheques y el nmero de cheques a generar, este vaELABOR: COORDINACIN ORGANIZACIN Y MTODOS APROBACION:

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dirigido al Subdirector Financiero y Comercial, al Coordinador de Contabilidad y al Auditor Interno. Adjunta al memorando la planilla de pago de Becas de aquellas madres a las que efectuar el pago a travs de cheques, con la casilla respectiva para la firma, la huella, adems anexa la planilla de pago de las madres comunitarias a las que se les pagar a travs de transferencia electrnica. Entrega memorando anexo con la planilla al Subdirector Financiero y Comercial para autorizar el pago a travs de trasferencia electrnica y/o pago de cheques. Contina con la actividad 6, si el pago de becas es a travs de transferencia electrnica. Contina con la actividad 11, si el pago de becas es a travs de cheques.

6. Entregar Planilla en Hoja Electrnica: Personal Externo Apoyo Financiero Entrega el archivo en hoja electrnica de la planilla de pago de becas de madres comunitarias a travs de memoria USB al Profesional de Sistemas. 7. Preparar Archivo Plano: El Profesional de Sistemas Prepara una copia del archivo original, estable las casillas solicitadas por entidad bancaria. Una vez el archivo este listo en Excel lo convierte en archivo plano. Enva el archivo a travs de carpeta compartida con clave de acceso al Analista de Tesorera para que transfiera el archivo plano a la entidad bancaria. Informa al Coordinador Financiero por la Direccin Administrativa que el archivo fue enviado.

8. Realizar Transferencia Electrnica a las Cuentas de la Madres Comunitarias: Auxiliar de Tesorera Recibe memorando autorizado por el Subdirector Financiero y Comercial para realizar el pago.ELABOR: COORDINACIN ORGANIZACIN Y MTODOS APROBACION:

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Abre la carpeta compartida, busca el nombre del archivo, si la transferencia ser realizada el mismo da no se cambia la fecha, si es un da diferente cambia la fecha al archivo. Revisa y verifica que el archivo plano coincida con el documento enviado por el responsable Coordinador Financiero del Convenio y autorizado por el Subdirector Financiero y Comercial con la fecha y valores. Ingresa al sucursal virtual del banco, NIT, clave y usuario al link Pagos y Transferencias a Pago Proveedores con Archivo Plano, diligencia nombre del pago y da click en buscar, examina la carpeta de tarjeta y ubica el documento, click en continuar y nuevamente continuar. Imprimir comprobante de registro de transferencia y enva para autorizacin. Verifica en el men pendiente, si el archivo se cargo efectivamente en la plataforma del Banco, colocando una seal al memorando, una vez registrado en la Plataforma.

9. Aprobar y Efectuar Pago a Travs de Transferencia Electrnica: El Coordinador de Tesorera Verifica los documentos debidamente autorizados e ingresa a la sucursal virtual del banco as: NIT de empresa, identificacin y clave personal. Verifica que efectivamente este registrada la transaccin, el nombre de la (s) madre (s) comunitaria (s), el valor, aprueba la transferencia en el sistema, genera e imprime el reporte e transferencia exitosa. Firma el reporte de transferencia exitosa y entrega al Analista de Tesorera los documentos con todos los soportes.

NOTA: El Coordinador de Tesorera o Subdirector Financiero y Comercial son responsables de autorizar y efectuar en l mdulo del Banco (sucursal virtual) la transferencia electrnica. 10. Imprimir Reporte de Pago: El Analista de Tesorera Ingresa a la Sucursal Virtual con usuario y clave, abre el archivo correspondiente al pago de madres comunitarias e imprime el comprobante de pago y lo entrega al Coordinador Financiero. 11. Elaborar Cheques de Becas:ELABOR: COORDINACIN ORGANIZACIN Y MTODOS APROBACION:

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El Auxiliar de Tesorera Previo Vo.Bo. del Subdirector Financiero y Comercial y Coordinador de Tesorera, ingresa los datos de las madres comunitarias. Imprime los cheques. Coloca en la planilla de pago previamente entregada por el Coordinador Financiero y autorizada por el Subdirector Financiero y Comercial. Verifica que coincida el valor del cheque, con el valor de la planilla, el nmero de cdula y el nombre de la madre comunitaria. Entrega al Coordinador de Tesorera para que firme los cheques.

12. Firmar Cheques de Becas: El Coordinador de Tesorera Revisa y firma cada uno de los cheques de becas de madres comunitarias. Enva al Subdirector Financiero y Comercial para la firma. El Subdirector Financiero y Comercial, confronta los cheques con el listado y firma cada uno de ellos y entrega a la Secretaria de la Subdireccin Financiera y Comercial. NOTA: Cuando el Subdirector Financiero y Comercial, no pueda firmar los cheques la nica persona que puede firmarlos es el Director Administrativo. 13. Entregar Planillas y Cheques a Profesional de Tesorera: La Secretaria de Subdireccin Financiera y Comercial Entrega las planillas y los cheques a la Profesional de Tesorera para su posterior entrega a las madres comunitarias. Enva copia de la planilla al operador con el que Comfamiliar de Nario tiene convenio para realizar el pago respectivo a cada madre comunitaria. 14. Entregar Cheques de Becas: El Profesional de Tesorera Recibe la planilla y los cheques debidamente firmados y diligenciados, entrega los cheques a cada una de las madres comunitarias, solicita la cedula de ciudadana, verifica que corresponde, hace firmar, la planilla de pago, hace colocar huella y entregaELABOR: COORDINACIN ORGANIZACIN Y MTODOS APROBACION:

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el cheque para que sea cobrado con el operador con el que Comfamiliar de Nario tenga convenio. Una vez la planilla est firmada por todas las madres comunitarias, la enva al Responsable del Convenio 1 Asignado por la Direccin Administrativa. NOTA: En caso de prdida del cheque la madre comunitaria deber informar inmediatamente a la Coordinacin de Tesorera para proceder a la cancelacin del mismo ante el operador bancario. 15. Generar Pago al Operador: El Auxiliar de Tesorera Recibe planilla de los pagos en cheque debidamente autorizada por el Subdirector Financiero y Comercial. Genera el comprobante de egreso a favor del operador, sumando el valor de los cheques generados para pago de madres comunitarias y confrontando con la informacin enviada por el Responsable del Convenio 1 Asignado por la Direccin Administrativa, lo hace firmar del Coordinador de Tesorera. Enva el comprobante de egreso debidamente firmado al Analista de Tesorera para que realice el registro de la trasferencia electrnica. 16. Registrar Transferencia Electrnica a Favor del Operador: El Analista de Tesorera Recibe el comprobante de egreso y verifica el nmero de la cuenta, cdigo de comprobante, el nombre del banco, el valor y el nombre del destinatario. Ingresa TERMLITE, ingresa el nmero del auxiliar, busca el banco y el nmero de la cuenta, verifica el nmero de la cuenta y el auxiliar, ingresa nmero inicial, nmero final de comprobante y fecha. Ingresa a FTP, busca en el nombre del banco, verifica el archivo lo adiciona y trasmite, abre el archivo y verifica nmero de cuenta, nombre, NIT guarda y sale del aplicativo. Una vez elaborado el archivo plano, ingresa al portal del banco, Pago Proveedores, pago con archivo plano coloca el nombre de pago, buscar archivo en C: / abre el archivo, lo enva, click en continuar y nuevamente contina, imprime comprobante de registro de trasferencia electrnica y lo enva para aprobacin. Cierra todos los programas una vez terminado el registro.APROBACION:


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17. Aprobar y Efectuar Pago a Travs de Transferencia Electrnica a Favor del Operador: El Coordinador de Tesorera Verifica los documentos e ingresa a la sucursal virtual del banco as: NIT de empresa, identificacin y clave personal. Verifica que efectivamente este registrada la transferencia, el numero de comprobante este correcto, el nombre del cliente, el valor, aprueba la transferencia en el sistema, genera e imprime el reporte de transferencia exitosa. Firma el reporte de transferencia exitosa y entrega al Analista de Tesorera los documentos con todos los soportes. NOTA: El Coordinador de Tesorera y Subdirector de Financiero y Comercial son responsables de autorizar y efectuar en l modulo del Banco (sucursal virtual) la transferencia electrnica. 18. Imprimir Reporte: El Analista de Tesorera Verifica el estado de la transaccin si esta abonada imprime el comprobante y lo enva al Auxiliar de Tesorera. 19. Archivar Comprobante de Transaccin: El Analista de Tesorera Recibe y archiva el documento para posteriormente enviarlo a la Dependencia de Archivo y Correspondencia. PAGO DE SALUD MADRES COMUNITARIAS 1. Generar Planilla de Salud: Personal Externo Apoyo Financiero Ingresa al operador y registra los datos requeridos para generar la Planilla de Salud. Elabora mensualmente el memorando especificando el valor a pagar en salud, con las EPSs respectivas, el mes, este dirigido al Subdirector Financiero y Comercial, al Coordinador de Tesorera, al Coordinador de Contabilidad y al Auditor Interno.APROBACION:


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Una vez el Subdirector Financiero y Comercial da Vo. Bo. Conjuntamente con el Analista y el Coordinador de Tesorera realizan el pago de salud de las madres comunitarias.

NOTA: Los descuentos de salud se deben realizar a partir del mes de abril los meses de enero, febrero y marzo la madre comunitaria debe realizar el pago a Seguridad Social en Salud. 2. Determinar el Pago de Salud de la Respectiva Madre Comunitaria: Personal Externo Apoyo Financiero Ingresa a pgina Comfamiliar de Nario, luego al link Pago de Aportes, digita usuario y clave, selecciona pago electrnico, elige pagar planilla marcado el numero del pago y ver detalle. 3. Registrar Transferencia del Pago de Salud de las Madres Comunitarias: El Analista de Tesorera Ingresa al portal de la entidad bancaria con NIT, clave y usuario aparece el pago, selecciona el nmero de cuenta y escoge la opcin continuar. 4. Aprobar Transferencia del Pago de Salud de las Madres Comunitarias: El Coordinador de Tesorera Digita el usuario y la clave y elige pagar, el sistema emite un mensaje confirmado el pago y cierra la pagina. 5. Imprimir Reporte del Pago: El Analista de Tesorera Una vez terminado el pago de salud de todas las madres comunitarias imprime todos los pagos y lo entrega al Responsable del Convenio 1 Asignado por la Direccin Administrativa. 6. Archivar y Enviar Reporte de Pago de Salud: Personal Externo Apoyo Financiero Archiva una copia del reporte de los pagos y al finalizar el mes enva otra copia al ICBF para que realicen el pago respectivo del aporte del contrato.


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7. Realizar Conciliacin Bancaria: El Profesional de Contabilidad Con base en los comprobantes de egreso registrados en el sistema y extracto del banco, realiza la conciliacin bancaria y verifica los valores pagados y los valores consignados. Si encuentra inconsistencias informa al Coordinador de Contabilidad.

8. Verificar Estratos: Personal Externo Apoyo Financiero Verifica mensualmente el estrato bancario enviado por el banco confrontando los valores de pago y los saldos para realizar un control permanente sobre los ingresos y los egresos de las cuentas del convenio.


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7.5. PROCEDIMIENTO PARA SUMINISTRO DE MERCANCIA A LOS CONVENIOS ICBF- COMFAMILIAR DE NARIO: OBJETIVO: Suministrar adecuada y oportunamente la mercanca para garantizar el cumplimiento de convenio establecido entre Comfamiliar de Nario e ICBF. ALCANCE: Aplica para el suministro de mercanca de Hogar Comunitario de Bienestar Modalidad Tradicional -Fami. NORMAS GENERALES: La entrega se realiza los das sbados para las Madres Comunitarias Tradicionales y los das lunes para Madres Fami. El da sbado se despacha la mercanca para varios Municipios: Sandona, Nario, Genoy y el Encano. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES: 1. Elaborar Solicitud Personal Externo Apoyo Financiero Diligencia y entrega el Formato Solicitud en concordancia con la minuta patrn del ICBF, lo firma y lo enva al Coordinador de Mercadeo. 2. Recibir Requisicin El Coordinador de MercadeoELABOR: COORDINACIN ORGANIZACIN Y MTODOS APROBACION:

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Recibe, revisa la solicitud y verifica el formato de requisicin determina el tipo de procedimiento que va realizar.

de alimentos

y

Remite una copia de la requisicin al Tcnico de Mercadeo, Si es mercanca que llega directamente o si es mercanca que no hay existencias ni en el punto de venta y bodega. Contina con la actividad 3. Si al verificar la requisicin es mercanca que hay existencias en Supermercado enva dos (2) copias de la solicitud al Administrador de Supermercado sealando con resaltador todo aquello que ser entregado. Contina con la actividad 4. Archiva una copia de la solicitud como soporte del pedido.

3. Solicitar Mercanca El Tcnico de Mercadeo Recibe una copia de la requisicin resaltados los productos a comprar. Una vez realizado el Procedimiento de Compra, imprime la orden de compra, coloca una nota informando al cual pertenece dicho pedido, la enva al liquidador de mercadeo e informa al proveedor el lugar donde debe entregar la mercanca y las condiciones con las que la debe entregar (con nevera, empacado, pesado, etc). Una vez recibida el proveedor entrega la factura al Liquidador de Mercadeo para realizar la respectiva liquidacin de la mercanca de acuerdo al procedimiento establecido para esta actividad, verificado que la orden de compra coincida con la factura. 4. Recibir Requisicin El Administrador de Supermercado Recibe del Coordinador de Mercadeo dos (2) copias de la requisicin emitida por el Coordinador Financiero. Selecciona al personal que realizar la organizacin y clasificacin de la mercanca. Entrega al Auxiliar de Mercadeo una copia de la requisicin para que al momento de la entrega la haga firmar del responsable de la recepcin de la mercanca. Verifica y controla los gastos de transporte

copia de con solid ado manual de procedimientos convenios[3]

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