control presupuestario actual
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CONCEPTO
El control a los presupuestos tiene por
objeto medir la eficiencia en el
cumplimiento de metas, programas y
políticas en la etapa de su ejecución.
NIVELES DE CONTROL
Nivel de Gerencia
Nivel de Departamento.
Nivel de Producto.
Nivel de Gerencia.- Cuando el control
es efectuado en el nivel gerencial
debe observarse la ejecución de la
totalidad de los presupuestos, tanto
operativos como financieros.
Nivel de Departamento.- El control
realizado en el nivel de departamento
implica que cada uno de ellos efectúe
su propio control.
Nivel de Producto.- Si el control se
efectúa en el nivel de producto, se
deben establecer las razones por las
cuales la proyección propuesta para el
comportamiento de determinado
producto no funciono o en que
momento del proceso presupuestario
no se cumplió.
Dentro de los diferentes aspectos
que pueden controlarse se
encuentran: 1. Cantidad: Como volumen de
producción, cantidad de existencias,cantidad de materiales primas, númerosde horas, entre otros.
2. Calidad: Como control de materiaprima recibida, control de calidad deproducción, especificaciones del producto,entre otros.
3. Tiempo: Como tiempo estándar paraproducir un determinado producto, tiempomedio de existencias de un productodeterminado, entre otros.
4. Costos: Como costos de producción.
Las principales áreas de control
en la empresa son:
Áreas de producción.
Área comercial.
Área financiera
Área de recursos humanos
PROCESO DE CONTROL
Es importante precisar el periodo de
duración del presupuesto para
posteriormente seleccionar el
personal que deberá trabajar en su
elaboración y estudio.
Brinda grandes ventajas, sobre todo
en actividades simultáneas,
estableciendo tiempos para cada
actividad, con lo que se ahorra costo
administrativo
El control consta de cuatro
pasos:
I. Establecer normas y Métodos para
medir el rendimiento:
Representa un plano ideal, las metas y
los objetivos que se han establecido en
el proceso de planificación están
definidos en términos claros y
mensurables, que incluyen fechas
límites específicas
2. Medir los resultados:
Es cuestión de comparar los resultadosmedidos con las metas o criterios previamenteestablecidos.
3. Tomar medidas correctivas:
Las medidas correctivas pueden involucrar uncambio en una o varias actividades de lasoperaciones de la organización o en lasnormas que las rigen.
4. Retroalimentación:
Es básica en el proceso de control, ya que através de la retroalimentación , la informaciónobtenida se ajusta al sistema administrativo alcorrer del tiempo.
CONTROL DEL
PRESUPUESTO DE VENTAS Y
GASTOS DE DISTRIBUCIÓN
El desarrollo de un plan de ventas
adecuado proporciona información
básica para el control de las ventas, los
costos de distribución y otras partes
relacionadas.
Los componentes del plan de ventas
deben desarrollarse en función de las
responsabilidades administrativas
delegadas ya que sobre esta base
podría lograrse un control eficaz.
El control en la función de ventas se
logra a través de varias etapas de la
actividad administrativa.
Por ejemplo:
Números de visitas a los clientes por
periodo o vendedor.
Cantidad de nuevos clientes a obtener.
Importe de los gastos de ventas directos de
cada vendedor
Control financiero relacionado mes a mes
los costos de venta con el importe de las
ventas.
Se debe analizar la eficiencia de la
publicidad, la incidencia de la moda en
el producto presentado al público, la
clase de producto, las apetencias de
las regiones en donde se oferto el
producto, las épocas del año.
Como resultado de ese análisis se
establecen las variaciones, las cuales
pueden ser por cantidad y por precio.
Control del Presupuesto de
Producción
El presupuesto de producción sirve como base
para planificar las necesidades de materias
primas ,la mano de obra ,en el efectivo, las
adiciones a activos fijos y los costos indirectos
de fabricación.
Un sistema de control adecuado es esencial
para efectuar control sobre los costos, la calidad
del producto y las cantidades producidas.
Los principales aspectos relacionadoscon el control de la producción son:
1. Control de materiales
2. Análisis de procesos de elaboración.
3. Preparación de las rutas deproducción
4. Programación de la producción.
5. Despacho de la producción .
6. Vigilancia continua en todas y cadauna de las etapas del procesoproductivo.
Control del Presupuesto y
Materias Primas La planificación y el control de las materias primas es a menudo
decisiva porque el costo de producción y la eficiencia con que las
operaciones pueden realizarse dependen en gran medida de la
afluencia de las materias primas a los diversos departamentos
productivos de la fabrica cuando sean solicitados .
El presupuesto de compras al tener la aprobación de la dirección
constituye el cumplimiento de políticas de compras en cuanto a
calidades y cantidades de materias primas y a un costo
preestablecido .
Teniendo en cuanta las variaciones significativas de las
necesidades reales de producción respecto de las necesidades
presupuestadas, el jefe de compras debe estar en libertad de
cumplir su responsabilidad primordial de compras de materias
primas de acuerdo con lo planeado.
Los informes internos de resultados mensualmente
deben mostrar por lo menos:
1. La cantidad de materiales adquiridos .
2. Las variaciones de precio de los materiales.
3. Las variaciones en el uso de los materiales.
4. Las variaciones con respectos a los stock de
inventario.
5. Los puntos de reposición de cada materia prima.
6. La cantidad económica de pedidos, etc.
Control del Presupuesto de
Mano de Obra El control de los costos de mano de obra directa puede ser
uno de los principales problemas con que se enfrenta la
dirección de una compañía debido fundamentalmente a que a
las personas no les gustan los controles.
Hay necesidades de estándares por medio de los cuales el
supervisor puede calificar los resultados. La planificación del
movimiento, del trabajo y la disposición de los suministros, el
equipo , etc. Puede tener un efecto definitivo sobre los costos
de la mano de obra directa. Algún autor considero que hay
dos aspectos primarios del control de los costos de mano de
obra directa:
1. La preocupación cotidiana por esos costos.
2. La comunicación y evaluación a largo plazo de los
resultados.
Con respecto a la comunicación y evaluación mensuales
de la mano de obra directa , el informe mensual de
resultados debe incluir datos de control por
responsabilidades sobre la mano de obra directa
comparada con los estándares .
Con el siguiente informe se evalúa el desempeño de las
personas . Para un control efectivo .
1.Horas realmente trabajadas
2.Horas estándares
3.Las variaciones del tiempo
4.El ausentismo
5.Rotación del personal
Control del Presupuesto de
Efectivo El ejecutivo financiero de la empresa es
directamente responsable de la situación de
efectivo . Los cobros y los pagos reales serán
algo diferentes de los previstos en el plan anual
de utilidades.
Esta diferencia puede ser resultado de:
1.Una variación en los factores que afectan el
efectivo.
2.Circunstancias repentinas e inesperadas que
influyen en las operaciones.
3.Falta de control del efectivo.
Es imprescindible que la dirección este plenamente
informada de la probable situación de efectivo con tanta
anticipación como sea posible.
Suministrando una planificación adecuada, el control
continuado de la situación de efectivo debe basarse en
términos generales en este procedimiento: hacer una
adecuada y continua evaluación de la situación de
efectivo tanto presente como probable . Este
procedimiento incluye la evaluación y comunicación
periódicas, digamos mensualmente, de la situación real
de efectivo hasta la fecha.
Esto se acopla a una nueva proyección de la porción
corriente de efectivo que tome considerando que las
condiciones presupuestadas son afectadas por
acontecimientos inusitados que no se previnieron al
desarrollar el presupuesto original efectivo.
El control de efectivo incluye procedimientos
para mantener datos al día de la situación de
efectivo.
Para lograr un control eficaz de efectivo a través
de un programa general de presupuestos se
debe incluir:
1. La proyección sistemática de las corrientes de
efectivo tanto a corto como a largo plazo .
2. La proyección mensual de la situación de
efectivo.
3. La evaluación diaria de la situación de
efectivo.
Las Variaciones en el
Presupuesto Comprende la comparación de dos clases de datos:
Los presupuestados y los reales tomando como punto de
referencia los datos presupuestados, pues se entiende
que estos se tomaron como medidas de eficiencia. Para
el análisis de estas variaciones en la compañía
manufacturera XY S.A, se toman los datos del
presupuesto y la comparación se hiciese al final del año.
Realmente ello no es así, los datos reales y los
presupuestados deben confrontarse por lo menos mes a
mes con le objeto de hacer los correctivos necesarios.
El que las variaciones sean «notorias en las ventas» no
significa que se hizo un mal calculo del pronostico, que el
plan de mercadeo fallo, o que el sistema no sirve .
Análisis de las variaciones
mas relevantes El análisis de las variaciones es una
manipulación matemática de dosconjuntos de datos para comprenderlas causas fundamentales de unavariación. Una cantidad se trata comola base, el estándar o el punto dereferencia.
El análisis de variaciones tieneamplia aplicación en la presentaciónde estados financieros;frecuentemente se aplica en lassiguientes situaciones:
1.Las Investigaciones de variaciones entrelos resultados reales del período corrientecon los resultados reales de un períodoprevio; el período previo se considera comola base.
2. La Investigación de variaciones entre losresultados reales y los costos estándares;estos últimos se tratan como la base.3. Investigación de las variaciones entreresultados reales y las metaspresupuestarias, éstas se tratan como labase.
En cada uno de estos tres usos del análisis devariaciones se emplea el mismo enfoqueanalítico, la única diferencia esta en los datosque se están analizando.
Análisis de las Variaciones de
Ventas
Es importante que la atención de laadministración se dirija primero a lavariación en las ventas totales, luegoa la variación en las ventasmensuales y así mismo puntualice laresponsabilidad.
Es necesario analizar los precios deventas promedios tanto reales comopresupuestados, para determinar lavariación en ventas
Análisis de Variación de
Materias PrimasLas variaciones de materias primaspueden reflejarse en dos informes deresultados.
Uno el que comunica la ejecución delgerente de compras y otro que comunicala ejecución de los gerentes de losdepartamentos usuarios.
Primero, se discutirá el informe deresultados del gerente de compras, él esresponsable de controlar el precio decompras de materias primas.
El informe de resultados sobre la función decompras mostrará una comparación de lascompras reales con las compraspresupuestadas, la variación resultante debeser analizada de forma similar a la de ventas,puesto que operan dos factores-cantidad yprecio.
En segundo paso, se discutirá el informe deresultados de los departamentos usuarios.
El gerente de un departamento usuario esresponsable de la cantidad de materias primasusadas para fabricar una cantidad dada deproducción, sin embargo, no es responsabledel costo de ese material.
Análisis de Variación de Mano
de Obra DirectaEl informe de resultados de cada
departamento que utilice la mano de
obra directa reflejará por lo general una
variación en cuanto a esa partida.
Al igual que en las ventas y en los
materiales directos, las variaciones en
la mano de obra reflejan el efecto de
dos variables: cantidad (horas de mano
de obra directa) y precio (cuota salarial
promedio).
Contabilización de las
variaciones
Los asientos para el registro de lasvariación mas importantes y quepertenecen conciliar lacontabilización del presupuesto conla contabilización de informaciónreal
EJEMPLO
VARIACION DE VENTASCOMPAÑÍA MANUFACTURERA XY S.A.
IMPORTE DE VENTASZONA REAL PRESUPUESTADO VARIACION
MACHALA $ 6.150.000 $ 7.000.000 $ 850.000
SANTA ROSA $ 2.804.000 $ 5.000.000 $ 2.196.000
HUAQUILLAS $ 650.000 $ 1.500.000 $ 850.000
$ 9.604.000 $ 13.500.000 $ 3.896.000
COMPAÑÍA MANUFACTURERA XY S.A.INFORME RESUMEN DE VENTAS
PRODUCTOS REAL PRESUPUESTADO VARIACION
UNID. VALOR UNID. VALOR UNID. VALOR
X 23000 $ 1.104.000 50000 $ 2.500.000 27000 $ 1.396.000
Y 17000 $ 1.700.000 25000 $ 2.500.000 8000 $ 800.000
$ 2.804.000 $ 5.000.000 $ 2.196.000
Diferencia en cantidades en el producto A.
Presupuestado 50000 unidadesReal 23000 unidadesDiferencia 27000 unidades
Diferencia en precios Real $ 1.104.000 48
23000
Presupuestado $ 250.000 5050000
Luego por el producto A se tiene:
VQ= ( QP - Qr ) Pp (50000 - 23000) 50 = 1350000 D
VP= ( Pr - Pp) Qr (50 - 48) 23000 = 46000 D
Variación neta 1396000 D
VARIACION EN MATERIAS PRIMAS
Compra de materias primas Real Presupuestado Variacion
Materia prima X
Cantidad 415000 416000
Precio 2,55 2,5
Valor total 1058250 1040000 18250
De donde:
VQ = (QP - Qr)Pp = VQ = ( 416000 - 415000) 2,50 = 2500 F
VP = (Pp - Pr )Qr = Vp = (2,50 - 2,55) 41500 = 20750 D
COMPAÑÍA MANUFACTURERA XY S.A.
INFORME DE USO DE MATERIALES
PRESUPUESTADO REAL VARIACION
Producción terminada ( A ) $ 150.000 $ 148.000
Materia prima empleada
1. X (2 EN A ) $ 30.000 $ 296.000
Precio unitario 2,5 2,55
Subtotal $ 750.000 $ 754.800 $ 4.800
1. Z (2 EN A ) $ 150.000 $ 148.000
Precio unitario 10 10
Subtotal $ 1.500.000 $ 1.480.000 $ 20.000
VARIACION NETA $ 15.200
COMPAÑÍA MANUFACTURERA XY S.A.
INFORME DE USO DE MATERIALES
PRESUPUESTADO REAL VARIACION
Producción terminada ( A ) $ 150.000 $ 148.000
Mano de obra
1. Dep. moldeado (0,1 h ) 15000 horas 14800 horas
Tarifa por hora 10 11
Subtotal $ 150.000 $ 162.800 12800 D
2. Dep. ensamblado (0,3) 45000 horas 44400 horas
Tarifa por hora 10 10
Subtotal $ 450.000 $ 444.000 6000 F
3. Dep. ensamblado (0,1) 15000 horas 14800 horas
Tarifa por hora 10 10
Subtotal $ 150.000 $ 148.000 2000 F
Variación neta 48000 D
El análisis debe hacerse para cada departamento
VE moldeado (Hp - Hr) Tp = (15000 - 14800) 10 = 2000 F
VT moldeado (Tp - Tr) Hr = ( 10 - 11 ) 14800 = 14800 Dvariación neta depto. De moldeado 12800 D
VARIACION EN LA MANO DE OBRA