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CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DE CASANARE

CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DE CASANARE DIRECCION ADMINISTRATIVA

EJECUCION PLAN DE ACCIÓN - VIGENCIA 2016

PROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO

AREA RESPONSABLE : Dirección Administrativa

OBJETIVO DEL PROCESO: Orientar acciones hacia el mejoramiento de la calidad de vida y el bienestar del servidor público de la Entidad; proporcionando condiciones favorables para el desarrollo de sus actividades, fortaleciendo sus conocimientos, competencias y crecimiento personal para garantizar la prestación

de un buen servicio a la comunidad.

META ESPECIFICA INDICADOR FRECUENCIA DE MEDICIÓN

RESPONSABLE ACTIVIDADES REALIZADAS AVANCE

Cumplir con el 100% de las actividades programadas en el plan de Bienestar Social de la vigencia 2016.

Número de actividades realizadas / Número actividades programadas x 100.

Semestral

Director Administrativo y Profesional Universitario

Se realizaron 7 actividades de las 13 programadas

(7/13)*100 = 54%

Ejecutar el 100% en las capacitaciones programadas para la vigencia 2016.

Número de capacitación dictadas / Número de capacitación programas x 100.

Semestral

Director Administrativo Profesional

Y

Universitario

Se realizaron 4 capacitaciones que están dentro del plan de capacitación y 3 capacitaciones que no están dentro del plan.

(4/7)*100 = 57%

1


META ESPECIFICA INDICADOR FRECUENCIA DE MEDICIÓN RESPONSABLE ACTIVIDADES REALIZADAS AVANCE

Evaluación de desempeño y de competencias laborales de los funcionarios de carrera administrativa.

Número de funcionarios evaluados / Número funcionarios inscritos en carrera administrativa x 100.

Semestral Director Administrativo y Profesional Universitario

Se evaluaron los 18 funcionarios que se encuentran en carrera administrativa (18/18)*100 = 100%

Realizar la contratación del estudio técnico de reorganización administrativa de la Contraloría Departamental de Casanare.

Documento del estudio técnico

Noviembre de 2016


Se contrató el estudio técnico y se presentó a la Asamblea Departamental. Lo cual dio como resultado la reorganización administrativa de la entidad de conformidad con la Ordenanza 20 de 2016.

100%

Implementar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

No. etapas implementadas/No. Etapas del sistema Semestral


Se elaboró el documento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

(10/10)*100= 100%

CAR N LUCIA NAISNI1/0 Directora Administrativa

2




PROCESO: ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS

AREA RESPONSABLE: Dirección Administrativa

OBJETIVO DEL PROCESO: Realizar la ejecución eficiente de los procedimientos para adquisición de bienes y servicios que faciliten el óptimo funcionamiento de la entidad,

dentro del marco legal de la contratación pública.

META ESPECIFICA INDICADOR FRECUENCIA DE

MEDICIÓN RESPONSABLE ACTIVIDADES

REALIZADAS AVANCE

Ejecutar el Plan de Adquisiciones, en su totalidad para la vigencia 2016.

Total de compras ejecutadas / Total de Compras proyectadas x 100.


Se ejecutó en su totalidad el plan de adquisiciones, el cual fue modificado de acuerdo a las necesidades de la entidad

(20/20)*100= 100%

Actualizar el Inventario de bienes inmuebles de la entidad.

Unidades reales existentes / Unidades inventario contabilizadas x 100.

Anual Director Administrativo y , Profesional Universitario

Actividad programada para el primer semestre de 2017, en el proceso de implementación de las NICSP

00%

Aseguramiento de los bienes y demás garantías necesarias para el normal desarrollo de la entidad

No. de bienes existentes/No. bienes asegurados x 100


Se expidieron las pólizas de manejo, todo riesgo,

SOAT y daños materiales combinados.

(3/3)*100 = 100%

1


META ESPECIFICA INDICADOR FRECUENCIA DE MEDICIÓN RESPONSABLE ACTIVIDADES

REALIZADAS AVANCE

Cumplir con las obligaciones Financieras y Tributarias de la CDC durante la vigencia 2016.

N° de Obligaciones Financieras y Tributarias cumplidas por la CDC / No

de Obligaciones Financieras y Tributarias requeridas x 100


Se pagó oportunamente las obligaciones de carácter tributario

(12/12)100 = 100%

Presentar de forma oportuna informes propios del proceso institucional.

Informes requeridos / No. Informes presentados x 100


Ser presentaron la totalidad de los informes requeridos por las entidades solicitantes

100%

CARMEN LUCIA BERKA NIÑO Directora Administrativa




PROCESO: GESTION DOCUMENTAL

AREA RESPONSABLE : Dirección Administrativa

OBJETIVO DEL PROCESO: Fortalecer y mejorar la gestión documental de la Entidad, mediante la organización de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final, generando directrices y aplicando metodologías establecidas en la normatividad archivística, con la finalidad de facilitar la consulta, conservación y utilización de la información.

META ESPECIFICA INDICADOR VARIABLES- INDICADOR FRECUENCIA DE

MEDICIÓN RESPONSABLE ACTIVIDADES REALIZADAS

AVANCE

1. Elaborar el Programa de Gestión Documental

Procesos archivísticos especificados en el PGD

Cantidad de procesos especificado/ 8 procesos x100

Anual Director Administrativo

00%

2. Elaborar las Tablas de Retención Documental

TRD elaboradas.

Numero de TRD/ No. total de Dependencias.

Anual

Director Administrativo

Se elaboró la tabla de retención documental, pero está en corrección debido a la reorganización administrativa

00%

3. Elaboración del documento técnico PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS. (PINAR)

Un documento PINAR Documento elaborado. Anual Director

Administrativo

00%

1


4. Realizar el diagnóstico del archivo de la CDC por parte del Archivo General de la Nación

Un documento Diagnostico Archivístico

Documento elaborado Anual Director Administrativo

00%

5. Elaborar las Tablas de Valoración Documental

TVD elaboradas Numero de TVD/ No. de Estructuras orgánicas de la entidad.


00%

6. Creación del Comité Interno de Archivo

Creación del Comité Acto administrativo de Creación.


00%

CA111.151 LUCIA BE17-1-)AL NIÑO Directora Administrativa

2

CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DE CASANARE "CONTROL FISCAL, COMPROMISO DE TODOS. 2016 - 2019"

DESPACHO CONTRALOR PLAN DE ACCIÓN VIGENCIA 2016

PROCESO: Desarrollo del Control Social

ÁREA RESPONSABLE : Contralor Departamental — Oficina de Participación Ciudadana

OBJETIVO DEL PROCESO: Promover el ejercicio del control social a la gestión pública y fortalecer la participación ciudadana.

META INDICADOR INSUMOS - VARIABLES

FRECUENCIA DE MEDICIÓN

RESPONSABLE AVANCE — 31 DICIEMBRE

DE 2016

1. ., Formular el Plan de Promoción y Divulgación de los Medios de Participación Ciudadana.

Existencia de un plan de Plan de Promoción y

. Divulgación de los Mecanismos de Participación Ciudadana.

Plan de Promoción Divulgación Mecanismos Participación Ciudadana.

Plan

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Anual

Contralor Departamental Profesional adscrito al Despacho del Contralor.

Mediante Resolución N° 200 del 10 de junio de 2016 se adopta el Plan de Promoción y Divulgación de los Medios de Participación Ciudadana. 100%





DE 2016

2. Organizar seis (06) jornadas de capacitación para ciudadanía en temas relacionados con el control fiscal.

No. de jornadas realizadas / No. de jornadas programadas.

Capacitación para la ciudadanía en temas relacionados con el control fiscal.

Anual

Contralor Departamental Profesional adscrito. al Despacho del Contralor.

19/08/2016: Paz de Ariporo (Pore, Hato Corozal, Sácama, La Salina). 11/10/2016: Trinidad (San Luis de Palenque). 12/12/2016: Nunchía (Támara). 14/12/2016: Monterrey (Sabanalarga, Villanueva, Tauramena, Chámeza y Recetor). 16/12/2016: Orocué. 20/10/2016: Maní (Aguazul). 100%

3. Organizar cinco (06) jornadas de capacitación parafuncionarios públicos en temas relacionados con el control fiscal.

No. de jornadas realizadas / No. de jornadas programadas

Capacitación para funcionarios públicos

Anual


(Támara). 14/12/2016: Monterrey (Sabanalarga,

19/08/2016: Paz de Ariporo (Pore, Hato Corozal, Sácama, La Salina). 11/10/2016: Trinidad (San Luis de Palenque). 12/12/2016: Nunchía

Villanueva, Tauramena, Chámeza y Recetor). 16/12/2016: Orocué. 20/10/2016: Maní (Aguazul). 100%





DE 2016

4. Organizar dos (2) seminarios

Los Seminarios de Control Fiscal estaban previstos realizar en el marco del Convenio CDC-CV-C1-

para entidades sujetas de No. de Seminarios Contralor 2016 suscrito con la

control, aquellas que se realizados / No. de Realización de un Departamental Cámara de Comercio de

consideren necesarias para el Seminarios Seminario de Control Anual Profesional adscrito Casanare. El 14/09/2016

fortalecimiento del control fiscal regional y la comunidad.

programados. Fiscal. al Despacho del

Contralor. Se llevó a cabo el IX Seminario de Control Fiscal, sin embargo, el segundo seminario previsto no fue realizado en el convenio. 50% 03/03/2016: Reunión con beneficiarios de vivienda denominada Torres del

5. Organizar (tres) 3 encuentros No. de encuentros Contralor Silencio. 31/05/2016: se

ciudadanos que promuevan la realizados / No. de Tres (3) encuentros Departamental realizó encuentro con la

participación ciudadana. encuentros programados.

ciudadanos. Anual Profesional adscrito

al Despacho del Contralor.

"Veeduría Ciudadana Agua Potable para la Ciudad de Yopal". 30/11/2016: Se realizó acompañamiento a la Veeduría del Adulto Mayor en Yopal. 100%

3

CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DE CASANARE "CONTROL FISCAL, COMPROMISO DE TODOS. 2016 - 2019"




DE 2016

6. Realizar una (1) audiencia de

rendición de cuentas.

No. de audiencias realizadas / No. de audiencias programadas.

Una audiencia de Rendición de Cuentas

Anual


La Contraloría Departamental suscribió compromiso contractual N° CDC-MC-13- 2016, en ejecución del cual según certificación de la emisora Viole Stereo 89.7 FM del 26 de diciembre de 2016, se indica que se "dio cumplimiento con la emisión de un (1)programa radial de una hora (1) de duración, correspondientes al día 24 de diciembre de 2016, referente: al informe de gestión de la contraloría departamental de Casanare sobre la ejecución de las diferentes actividades enmarcadas en cumplimiento del estratégico corporativo "CONTROL FISCAL COMPROMISO DE TODOS". Teniendo en cuenta que las directivas consideraron este medio oportuno para Presentación del informe de gestión anual de la entidad y por ende dar cumplimiento a la audiencia de rendición de cuentas, este indicador queda en 100%





DE 2016

7. Formular y adoptar el Plan Institucional de Medios.

Existencia de un plan de medios

Plan de medios para la vigencia 2016.

Anual


Mediante Resolución N° 207 del 28 de junio de 2016 se adopta el Plan de Medios de Comunicación. 100%

8. Atención oportuna de denuncias, quejas y derechos de petición presentados en la vigencia.

No. de denuncias, quejas y derechos de petición atendidos / No. - ne . de denuncias, quejas y derechos de petición presentados ante esta contraloría.

Denuncias, quejas y derechos de petición.

Semestral Anual


A la fecha se han atendido la totalidad de denuncias, quejas y derechos de petición que se han allegado a la Oficina de Participación Ciudadana. 100%

9. Realizar acompañamiento ados (2) veedurías ciudadanas.

No. de Veedurías ciudadanas acompañadas / N° de veedurías programadas.

Veedurías ciudadanas acompañadas

Anual


31/05/2016: se realizó encuentro con la "Veeduría Ciudadana Agua Potable para la Ciudad de Yopal". 30/11/2016: Se realizó acompañamiento a la Veeduría del Adulto Mayor en Yopal. 100%

10. Realizar un (1) convenio con instituciones educativas o de la sociedad civil para promocionar el control social.

No. de convenios realizados / No. de convenios planeados.

Realización de un (1) convenio con una institución educativas o de la sociedad civil.

Anual


17/05/2016: Se suscribió Convenio de Cooperación CDC-CV-1 — 2016 con la Cámara de Comercio de Casanare. 100%

5





DE 2016

11.Presentar los informes de avance del presente plan de acción.

No. de Informes de avance presentados / No. de informes de avance programados.

Informes de avance semestral.

Semestral

Contralor Departamental Profesional adscritoal Despacho del Contralor.

A la fecha se presenta el segundo informe de avance correspondiente a la vigencia de 2016. 100%

12. Promulgación del Control Fiscal en medios masivos.

No. de noticias publicadas / No. de noticias enviadas a medios.

Noticias de la entidad Anual


Se ha enviado a los medios masivos de comunicación noticias relacionadas con la entidad las cuales se han publicado. Igualmente, cuando es necesario se les remite comunicado de prensa. 143%

13. Actualización de la Página Web Institucional y demás medios electrónicos que disponga la entidad (Facebook, twitter, etc)

No. de Actualizaciones realizadas / No de actualizaciones Programadas.

Actividades adelantadas por la Entidad.

Anual

Despacho Vicecontralor, , Profesional adscrito al Despacho del Contralor e Ingeniero de Telecomunicaciones

La página web de la Contraloría Departamental y las redes sociales se han actualizado en la medida en la que van surgiendo

. . noticias e información para publicar por estos medios. 143%


INSUMOS -VARIABLES


AVANCE — 31 DICIEMBRE DE 2016 META INDICADOR RESPONSABLE

ACTIVIDADES ADICIONALES Y COMPLEMENTARIAS

14. Seminario Departamental -Capacitación SIA OBSERVA

Realización de un Seminario relacionado con el SIA OBSERVA.

Anual

N° de Seminarios realizados/ N° de seminarios programados.


21/01/2016: Se realizó seminario en alianza con la Auditoría General de la República a fin de instruir sobre la nueva plataforma. 100%

15. Capacitaciones Zonales SIA OBSERVA

N° de capacitaciones realizadas / N° de capacitaciones ejecutadas.

Capacitación para funcionarios públicos

Anual

Contralor Departamental Profesional adscrito al Despacho del Contralor e Ingeniero de Telecomunicaciones

20/04/2016: se realizó capacitación a las Instituciones Educativas. 04/05/2016: Capacitación Municipio de Yopal. 10/05/2016: Capacitación Paz de Ariporo y San Luis de Palenque. 12/05/2016: Capacitación en Aguazul y Monterrey. 100%

Resolución N° 200 de 2016

Anual

16. Ejecución del Plan de Promoción y Divulgación de los Medios de Participación Ciudadana en el ejercicio del Control Fiscal

N° de estrategias propuestas / N° de estrategias desarrolladas.


Como se describe en el informe correspondiente a la Resolución N° 200 de 2016, la ejecución de está fue de 90%

7





DE 2016

17. Ejecución del Plan Institucional de Medios.

N° de actividades propuestas / N° de actividades desarrolladas.

Resolución N° 207 de 2016

Anual


informe correspondiente a

Como se describe en el

la Resolución 207 de 2016, la ejecución de está fue de 143%

PORCENTAJE DE EJECUCIÓN TOTAL: 104%

RESPONSABLE DEL PROCESO: Contralor Departamental ELABORADO: Ángela Sofía Vargas Beltrán — Profesional Universitario Fecha de Elaboración: Mayo de 2016 REVISADO POR: Vicecontralor Fecha de Revisión: Mayo de 2016 APROBADO POR: Contralor Departamental Fecha de Aprobación: Mayo de 2016

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Decidir el 100% de las I ndagaciones preliminares que se encuentran activas en un término no mayor a seis meses. (a la fecha se encuentran activas 15 Inelanarinnoc Pmliminnrncl

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Decidir el 100% de los procesos verbales de responsabilidad fiscal activos ( a la fecha se encuentran activos 2 procesos verbales)

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denuncias trasladadas durante

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trimestre del 2016 ( a la fecha

se han trasladado 14

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Denuncias trasladadas Número de traslados tramitados * 100

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Decidir el 100% de las Indagaciones preliminares que se encuentran en cumplimiento de los términos previstos en la Ley (a la fecha se encuentran activas 15 Indagaciones Preliminares)

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INDICADOR

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Semestral



RESPONSABLE

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PROCESO: Proceso de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva.

IVO DEL PROCESO: Tramitar el proceso de responsabilidad fiscal de conformidad con la normatividad legal vigente

RESPONSABLE: Dirección de Responsabilidad Fiscal.

Tramitar el 80 % de los procesos de jurisdicción coactiva (A la fecha se encuentran activos 75 procesos de j urisdicción coactiva)

Aperturar el 80% de las denuncias trasladadas durante la vigencia 2015 y primer trimestre del 2016 ( a la fecha se han trasladado 14 denuncias)

Aperturar el 80% de los hallazgos generados con el PGA 2015 y que a la fecha de la suscripción de este plan hayan sido trasladados! (Con el PGA 20 15, se generaron 76 traslados a la fecha)

Decidir el 100% de los procesos verbales de responsabilidad fiscal activos ( a la fecha se encuentran activos 2 procesos verbales)

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Denuncias trasladadas / Número de traslados tramitados * 100

Traslados PGA 2015/ Número de traslados tramitados * 100

Número de procesos activos (2) / Número de procesos decididos. * 100.

INDICADOR

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Semestral

Semestral

Semestral


Director de Responsabilidad Fiscal, profesionales



Director de Responsabilidad Fiscal y profesionales.

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CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DE CASANARE DIRECCIÓN DE VIGILANCIA FISCAL PLAN DE ACCIÓN VIGENCIA 2016

PROCESO: Auditor. ÁREA RESPONSABLE: Dirección Vigilancia Fiscal. OBJETIVO DEL PROCESO: Fiscalizar de manera eficiente y eficaz el uso del patrimonio público de las entidades sujetas a control, mediante la ejecución del Plan General de Auditorias PGA 2016.

META INDICADOR INDICADOR EN

CIFRAS INSUMOS -

VARIABLES

FRECUENCIA DE

MEDICIÓN RESPONSABLE

1. Ejecutar las auditorias previstas en el Plan

PGA 2016. General de Auditorías

_Auditorias

(N° Auditorias ejecutadas / N°

Auditorias programadas) x 100.

(21 / 21) x 100 Plan General

Auditorias Semestral

Director de Vigilancia Fiscal y Profesionales Universitarios adscritos al área de vigilancia fiscal.

2. Ejercer vigilancia y control al uso de los recursos naturales y su impacto en el medio ambiente.

(Recursos ejecutados / resultados presupuestados) x 100.

($19.917.943.269 / . $22234.530.158) x

100.

Porcentaje total: 89,58%

Reporte de auditorías

realizadas por el equipo auditor

Anual

Director de Vigilancia Fiscal e ingeniero ambiental adscrito al área de vigilancia fiscal.

3. Efectuar revisión de los sujetos que rinden la cuenta fiscal a través de la plataforma SIA, vigencia 2015.

(N° de cuentas fiscales revisadas / N° de cuentas fiscales rendidas) x 100

(21/199) x 100

Cuentas Fiscales rendidas,

vigencia 2015

Anual Director de Vigilancia Fiscal - Técnico de Sistemas.

Calle 9 N° 19-58. Popal - Telefax 6354700 y 01-8000-910-770 - www.contraloriacasanare.gov.co - [email protected]

1


META INDICADOR

INDICADOR EN CIFRAS

INSUMOS - VARIABLES

FRECUENCIA

DE MEDICIÓN

RESPONSABLE

4. Apoyar las diligencias de carácter técnico solicitadas por las diferentes dependencias, en el trámite de quejas, denuncias, indagaciones preliminares, apoyos técnicos, procesos de responsabilidad fiscal y demás.

(N° Apoyos prestados / N° Apoyos solicitados) x 100. . (113/89) x 100

fiscal.

Apoyos técnicos Semestral

Director de Vigilancia Fiscal y Profesionales Universitarios adscritos al área de vigilancia

5. Preparar la información requerida para la rendición de la cuenta a la Auditoría General de la República sobre la vigencia 2016

(N° de formatos diligenciados / N° formatos solicitados) x 100.

(3 / 3) x 100. Apoyos técnicos Anual


6. Realizar revisión a los Planes de Mejoramiento suscritos y vigentes, por las entidades sujetas de control auditadas.

(N° Revisiones efectuadas / N° Revisiones programadas) x 100

(14 / 14) x 100 Revisión a planes de

mejoramiento. Semestral


7. Dictaminar el balance del ente territorial de la jurisdicción de la Contraloría Departamental, vigencia 2015.

Documento de dictamen Dictamen expedido

Estado Financiero

Dictaminado, vigencia

2015.

Anual


Calle 9 N° 19-58. Yopal - Telefax 6354700 y 01-8000-910-770 - www.contraloriacasanare.gov.co - [email protected]

2

DI NA Directora Vigilan

♦ • A •• MAt A

• • al


META INDICADOR

INDICADOR EN CIFRAS

INSUMOS - VARIABLES

FRECUENCIA DE

MEDICIÓN RESPONSABLE

8. Elaborar y adoptar una metodología para la determinación de los beneficios del control fiscal.

Una metodología elaborada y adoptada

Resolución N° 299 del 4 de octubre de 2016, "Por medio de la cual se adopta la guía de procedimiento para el manejo de los beneficios del control fiscal en la contraloría departamental de Casanare"

Metodología elaborada y adoptada.

Anual

Director de Vigilancia Fiscal y Profesionales Universitarios adscritos al área de vigilancia fiscal

9. Realizar las auditorias exprés que sean ordenadas por el despacho del Contralor Departamental a través del Grupo Especial de Reacción Inmediata - GERI.

N° de auditorías realizadas / N° de auditorías solicitadas 0 I 0

Reporte de auditorías por

Reacción

el Grupo o Esp Especial de

Inmediata — GERI.

Anual Director de Vigilancia Fiscal y grupo GERI.

RESPONSABLE DEL PROCESO: Fecha de Elaboración : 16 de enero de 2017

ELABORADO: Director de Vigilancia Fiscal Fecha de Revisión: 18 de enero de 2017

REVISADO POR: Vice contralor Fecha de Aprobación: 18 de enero de 2017

APROBADO POR: Contralor Departamental

Calle 9 N° 19-58. Yopal - Telefax 6354700 y 01-8000-910-770 - www.contraloriacasanare.gov.co - [email protected]

contralorÍa departamental de casanare direccion ... · existencia de un plan de medios plan de...

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