como llevar un b uen archivo
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“HERRAMIENTAS DE EXCELENCIA PARA
ARCHIVAR CORRECTAMENTE”
Modulo I. Manejo y Presentación de la Información.
Tema 1: Sistemas de archivo y manejo de correspondencia.
Tutor: Lic. Teódulo Anaya Montes
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OBJETIVO DEL TEMA:.
Al finalizar el tema, los estudiantes identificarán los diferentes métodos y técnicas para llevar a cabo el resguardo de los documentos que se generen en su área de trabajo, tanto en papel como electrónicamente
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¿ QUÉ ES ARCHIVOLOGÍA?
Según el diccionario de la lengua española, la palabraarchivología de acuerdo con su etimología proviene de la raíz latina archivum, disciplina que estudia los archivos en todos los aspectos.
Algunas veces, el archivar queda delegado a un segundo término, o sencillamente, los documentos se acumulan en el escritorio durante semanas, esto ocasiona grandes problemas, ya que cuando el jefe solicita un expediente a la secretaria, ella no lo tiene al día y trata de localizar el o los documentos en la carpeta donde guarda temporalmente los documentos en espera de ser archivados, por lo que el objetivo secretarial no se cumplirá.
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1.1.1. LA ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Planeación
Integración
Organización
Control
Ejecución
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1.1.2. CONCEPTOS, EQUIPO Y MOBILIARIO
El documento es el principal elemento para el archivo, ya que contiene la información que se requerirá posteriormente. Puede originarse en la misma organización o llegar a través de correspondencia.
Los expedientes son documentos relacionados con un mismo asunto y contenidos en un fólder o carpeta membretada.
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El archivero o archivador es el mueble en donde se guardan los expedientes en forma ordenada y segura, los hay de diversos materiales, formas y tamaños; para elegir el archivero adecuado se debe considerar el tamaño del local y el volumen de expedientes que se maneja.
Los disquetes y discos compactos (CD) son discos donde se almacena información; en algunos casos puede grabarse varias veces.
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Los fólderes o carpetas son de cartulina, los hay de varios colores y en tamaño carta y oficio; cuando contienen documentos y la pestaña está rotulada, recibe el nombre de expediente. Es importante considerar el grosor de éste al archivar los documentos, para ello es preferible elaborar legajos y evitar que los documentos se maltraten.
Los portacarpetas se fabrican en tamaño carta y oficio, son de cartoncillo grueso o papel manila, algunas se sostienen de la gaveta por dos rieles metálicos y otras están reforzadas con cartón resistente; las dos son útiles en manejo de archivos. Además, llevan integrado el índice o jinete, que se emplea para proteger los expedientes.
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Las tarjetas guías son de material resistente; las hay en varios colores y tamaños: carta, oficio y algunas más pequeñas para directorios personales. Tienen un borde superior o pestaña para indicar lo que contiene el expediente o el sistema bajo el cual están archivados, las guías siempre deben anteceder a los expedientes y pueden ser alfabéticas o numéricas.
Las etiquetas pueden ser de cartulina o de papel adhesivo, se rotulan a máquina para indicar lo que contienen las portacarpetas o los archiveros, y se protegen con índices de acrílico, según el caso. Al rotularse; las etiquetas toman el nombre de marbetes.
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Los índices son de acrílico transparente o de color, y se pueden colocar en varias posiciones, a través de los rieles o de botones fijadores a las portacarpetas; son muy útiles para proteger etiquetas.
La caja archivadora es de cartón resistente con un refuerzo metálico; y tiene una pestaña acrílica para localizar los expedientes fácilmente; ya que puede contener de 30 a 35. La caja se mantiene verticalmente y está suspendida de un riel, el cual permite que la caja se deslice a lo largo del archivero.
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La gaveta es de cartón, plástico o acrílico, similar a la gaveta de un archivero vertical, las hay en varios tamaños, según su utilidad: archivo muerto o directorio personal.
El archivero vertical consta de tres o cuatro gavetas, cada una de ellas tiene un portamarbete con la etiqueta que indica cómo están archivados los expedientes, y una cerradura para conservarlos con todas las medidas de seguridad necesarias.
Es recomendable utilizar la última gaveta para expedientes que no se ocupen con frecuencia.
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El archivero lateral es de tamaño variable, ya que se adapta a las necesidades de la organización, ocupa poco espacio y puede contener portacarpetas o cajas archivadoras, o se puede utilizar como estante, además de tener a la vista los expedientes.
La computadora se considera un sistema para crear, revisar, corregir, imprimir y almacenar los escritos de una organización.
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1.2. CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO
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1.3. MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA
Correspondencia es cualquier comunicación escrita. Ésta puede ser clasificada de acuerdo con su fuente en: recibida, enviada o interna.Correspondencia recibida como su nombre lo indica es la recibida de organizaciones externas, como cartas, oficios, telegramas, solicitudes e informes.Correspondencia enviada es aquella que se remite a individuos u organizaciones externas; se acostumbra retener para los archivos por lo menos una fotocopia del original.Correspondencia interna (interdepartamental), incluye aquella correspondencia entre departamentos de la misma organización, como: memorandos, informes, circulares, avisos.
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1.3.2. RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA
Ayapel, ___________ de__________20__
Hoja núm.________
Número del documento
Remitente Procedencia Destinatario Asunto Anexo Observaciones
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1.3.3. TRAYECTORIA DE UNA CARTA
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1.4. CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO
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1.4.1. SISTEMA ALFABÉTICO
Conocer adecuadamente el alfabeto. Considerar que para el archivo no existen letras
dobles (ch, ll, rr), éstas siempre se tomarán como consonantes sencillas seguidas de otra.
Conocer y aplicar las reglas de clasificación.
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Reglas de clasificación1. El nombre completo de una persona consta de
nombre (s) y apellidos paterno y materno. Al archivar un documento relacionado con una persona, se toma en cuenta lo siguiente:
Primero se anota el apellido paterno, luego el materno y por último el nombre (s), antecedido de una coma.
Anyeris Portacio Furnieles
Yesica Seña Padilla
Portacio Furnieles,Anyeris
Seña Padilla, Yesica
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Si existen dos o más personas con el mismo apellido paterno, se archivan en la letra que corresponde al paterno, pero se alfabetiza por el materno.
Ejemplo:
José Luis Carmona González
Jorge Carmona Valdés
Patricia Díaz Gutiérrez
Elvira Díaz Flores
Carmona González, José Luis
Carmona Valdés, Jorge
Díaz Flores, Elvira
Díaz Gutiérrez, Patricia
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Cuando dos o más personas tienen los mismos apellidos (paterno y materno), se archiva en la letra que corresponde al apellido paterno, pero se alfabetiza de acuerdo con el nombre.
Ejemplo:
Victoria Rosas Torres
Luis Rosales Pérez
Josefina Rosas Torres
Alejandra Rosales Pérez
Rosales Pérez, Alejandra
Rosales Pérez, Luis
Rosas Torres, Josefina
Rosas Torres, Victoria
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Si las personas tienen un título o grado (académico, eclesiástico, militar) se escribe la abreviatura de éste después del nombre y entre paréntesis.
Ejemplo:
Dra. Martha Rivas Gaytán
Profesora. Lucía Barrera Torres
Lic. Mario Robledo Martínez
Gral. Ernesto Chávez Suárez
Barrera Torres, Lucía (Profesora.)
Chávez Suárez, Ernesto (Gral.)
Rivas Gaytán, Martha (Dra.)
Robledo Martínez, Mario (Lic.)
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Apellido del esposo, nombre de la persona, apellido paterno y la preposición de entre paréntesis o la abreviatura Vda. de, sin olvidar que si tiene un título siempre irá después del nombre y a éste le antecede una coma.
Ejemplo:
Teresa Villafuerte de Medina
Maria Salazar de Miranda
C.P. Luisa Almaguer de Nava
Ing. Ana García Vda. de Mora
Medina, Teresa Villafuerte (de)
Miranda, Maria Salazar (de)
Mora, Ana (Ing.) García Vda. de
Nava, Luisa (C.P.) Almaguer (de)
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Los apellidos con preposiciones, artículos o prefijos (de, del, de la, de los, entre otros) se archivan después del nombre.
Cuando forman parte del primer apellido, se escriben después del nombre.
Ejemplo:
Virginia de los Cobos Ríos
Luis de los Ríos Ruiz
Arq. Ángela de los Ríos Ruiz
Dra. Laura de la Cuadra de Rubio
Cobos Ríos, Virginia de los
Ríos Ruiz, Ángela de los (Arq.)
Ríos Ruiz, Luis de los
Rubio, Laura de la (Dra.) Cuadra (de)
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Si los artículos se encuentran en el segundo apellido, no se separan de éste.
Ejemplo:
Fernando Camarena de la Madrid
Luz Baeza de los Monteros
Lic. Laura Baeza de los Monteros
Ana Carrión de del Río
Baeza de los Monteros, Laura (Lic.)
Baeza de los Monteros, Luz
Camarena de la Madrid, Fernando
del Río, Ana Carrión (de)
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Los nombres de empresas o instituciones que no contengan apellidos dentro de su denominación, se archivan como aparecen escritos; si tienen una preposición, no se toma en cuenta para alfabetizar y conservar su lugar, pero si tienen un artículo al principio, éste se deberá escribir después del nombre y entre paréntesis.
Ejemplo:
Compañía Colombiana, S.A.
Institución Bancaria, S.A.
El príncipe, S.A.
Lipesa de Córdoba, S.A.
Compañía Colombiana, S.A.
Institución Bancaria, S.A.
Lipesa de Córdoba, S.A.
Príncipe, S.A. (El)
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Los nombres de las empresas que contengan apellidos dentro de su denominación, se alfabetizan a partir del apellido, luego la o las palabras que le sigan a éste y por último lo que antecede al apellido.
Ejemplo:
Compañía Hermanos Solórzano, S.A.
Empresas Velásquez y Hermanos, S.A.
Compañía Salinas, S.A.
Empresas Unidas Vázquez, S.A.
Salinas, S.A. Compañía
Solórzano, S.A. Compañía Hermanos
Vázquez, S.A. Empresas Unidas
Velásquez y Hermanos, S.A. Empresas
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Cuando las compañías tienen sucursales se alfabetizan de acuerdo con el nombre de ésta, ya sea un número, nombre, país, estado o ciudad.
Ejemplo:
Banco Agrario, sucursal 06
Agencia Crucero, S.A., sucursal Ayapel
Industria Maderera, S.A., sucursal Palotal
Agencia Crucero, S.A., sucursal Marralú
Banco Mercantil, sucursal 02
Industria Maderera, S.A. sucursal Centro
Agencia Crucero, S.A., sucursal Ayapel
Agencia Crucero, S.A., sucursal Marralú
Banco Agrario, sucursal 06
Banco Mercantil, sucursal 02
Industria Maderera, S.A., sucursal Centro
Industria Maderera, S.A., sucursal Palotal.
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1.4.2. SISTEMA GEOGRÁFICOReglas para archivar
1. Si al archivar los documentos, la división geográfica se realiza a partir del país y con auxilio de la sucesión alfanumérica, la disposición de las guías es:
a. Guía alfabética.
b. Guía del país con mayúsculas compactas.
c. Subguía del estado con mayúsculas compactas.
d. Expediente. El cual incluye el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado, antecedida de una coma, y la denominación de la persona u organización.
Calgary, AB Compañía Constructora, S.A. ALBERTA CANADA C
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Las cédulas de catalogación o referencias mecanográficas son un auxiliar importante para que la secretaria localice los expedientes. Cuando un expediente está archivado de acuerdo con el lugar geográfico y sólo se conoce el nombre de la persona o de la organización, éste se puede localizar con ayuda de la cédula de catalogación.
Ejemplo:
País Estado o Provincia Ciudad Cliente
Canadá Alberta Calgary Compañía Constructora, S.A.
COMPAÑÍA CONSTRUCTORA, S.A.
Calgary, Alberta - Canadá
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Cuando se archiva de acuerdo con el nombre del estado y con ayuda del orden alfabético, la sucesión de las guías es la siguiente:
a. Guía alfabética.
b. Guía para el estado con mayúsculas compactas.
c. Expediente. Se rotula con el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado, antecedida de una coma, y por último el nombre de la persona o empresa.
Ejemplo:
Estado Ciudad Cliente
Baja California Calgary Compañía Constructora, S.A.
Ensenada, B. C.
Solórzano Chávez, María
BAJA CALIFORNIA
SOLÓRZANO CHÁVEZ, MARÍA
Ensenada, Baja California
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Cuando se archiva de acuerdo con el nombre del estado y con ayuda del orden alfabético, la sucesión de las guías es la siguiente:
a. Guía alfabética.
b. Guía para el estado con mayúsculas compactas.
c. Expediente. Se rotula con el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado, antecedida de una coma, y por último el nombre de la persona o empresa.
Ejemplo:
Estado Ciudad Cliente
Baja California Calgary Compañía Constructora, S.A.
Ensenada, B. C.
Solórzano Chávez, María
BAJA CALIFORNIA
SOLÓRZANO CHÁVEZ, MARÍA
Ensenada, Baja California
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Si los documentos se archivan de acuerdo con la importancia de una empresa en una zona geográfica, ya sea por ventas, población, u otras causas, la disposición de las guías es la siguiente:
a. Guía principal para el estado con mayúsculas compacta.
b. Expediente. Con el nombre del estado y el nombre de la persona u organización.
Ejemplo:
La empresa Ocheleri, S.A. tiene distribuidas las zonas geográficas de acuerdo con las ventas de cada sucursal.
• Zona norte, primer lugar en ventas Montelibano y Ayapel.
• Zona centro, segundo lugar en ventas La apartada y Buenavista.
• Zona sur, tercer lugar en ventas Planeta Rica.
Ciudad Cliente
Planeta Rica Ocheleri, S.A. sucursal Planeta Rica
Montelibano Ocheleri, S.A. sucursal Montelibano.
Ayapel. Ocheleri. S.A.
La Apartada Ocheleri, S.A. sucursal La apartada
Buenavista Ocheleri, S.A. sucursal Buenavista
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La compañía Seguros Latina, S. A., archiva las pólizas de sus clientes de acuerdo con el sistema cronológico, ya que toma en cuenta la fecha de vencimiento para notificarla a sus clientes con anticipación.
CLIENTE FECHA DE VENCIMIENTO DE LA PÓLIZA
Industrias Láser, S.A.
Ing. Fernando Iniesta Luna
Empresas Vecla, S.A.
Compañía Coprensa, S.A.
Lic. Benjamín Romero Juárez
03 de enero de 2011
24 de febrero de 2011
18 de marzo de 2011
15 de mayo de 2011
30 de junio de 2011
1.4.3. SISTEMA CRONOLÓGICO 14/07/11 06:24 PM
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1.4.4. SISTEMA POR ASUNTOS O TEMÁTICO
Para archivar los documentos en forma lógica, se debe considerar la secuencia alfabética o la sucesión numérica. Por lo tanto, hay dos métodos para archivar:
a. Alfabético temático. No representa dificultad para archivar y se emplean las respectivas guías alfabéticas.
b. Numérico temático. Este método es práctico porque se auxilia de guías numéricas consecutivas. Algunas veces, un expediente se solicita por el asunto y no por su número, por lo tanto es necesario elaborar las respectivas cédulas de catalogación numérica.
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Ejemplo:La compañía Luva S.A., utiliza el sistema temático
para archivar sus expedientes de acuerdo con el departamento al que van dirigidos.
Departamento de ventas: trámites, clientes, reclamaciones y almacén.
Departamento de crédito y cobranzas: proveedores y reclamaciones.
Recursos humanos: nombramientos, capacitación, solicitudes y altas.
Departamento de compras: proveedores y reclamaciones.
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1.4.5. SISTEMA NUMÉRICO
La denominación de este sistema es porque se destina, en orden progresivo, un número para cada expediente. Este número puede ser asignado por la secretaria o estar marcado en el documento, como el número de folio de una factura pedido, cotización, póliza, etcétera. Al archivar, se utilizan guías para separar los expedientes.
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1.4.6. RECOMENDACIONES GENERALES
Control de expedientesPara llevar un control exacto de los expedientes es
necesario conocer algunos elementos que nos ayudarán a localizarlos con mayor rapidez y también a decidir su destrucción al término de uso legal.
Para controlar adecuadamente el archivo, es necesario conocer diversas formas para archivar, las mismas que ayudarán a la secretaria a elegir bajo qué designación se archivarán los documentos, controlar la entrada y salida de expedientes y determinar cuando un documento ha llegado a su término legal.
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LegajosEs conveniente que los expedientes tengan un
determinado grosor, cuando alguno de ellos contenga demasiados documentos es necesario elaborar un legajo, para evitar que se maltraten. El legajo es una de las partes en que se divide un expediente, un ejemplo de ellos son los tomos de una enciclopedia.
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Referencia cruzadaSi al codificar la correspondencia, un documento se
puede archivar en más de una designación, se elabora una referencia cruzada, se elige el tema de mayor jerarquía para archivarlo y se hace una referencia para el otro asunto, así el documento se localizará en cualquiera de las dos designaciones.
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Ejemplo:
La empresa Lade, S.A., solicitó a Especialidades Serigráficas un catálogo publicitario y una solicitud de apertura de crédito y se elaborará una referencia cruzada para publicidad. La carta llega con fecha del día 17 de febrero del año en curso. (El sistema que se utiliza en la empresa es por asuntos.)
REFERENCIA CRUZADA
Nombre: Empresa Lade S.A. Elías Moussan Vélez Asunto: Publicidad Fecha: 17 de febrero de 2009. Véase en: Solicitud de crédito
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EMPRESAS LADE, S.A. Tokio 35 Col. Portales Deleg. Benito Juárez 03300 México, D.F. Tel. 521-35-85
17 de febrero de 2009. C.P. ALFONSO LAR ZERES Especialidades Serigráficas Amigar Vidal 5 Col. Constitución de 1917 09260, México, D.F. Estimado contador: Me complace dirigirme a usted para solicitarle el último catálogo publicitario de serigrafía, a fin de conocer qué posibilidades existen de que sus productos se adapten a las necesidades de nuestra empresa. Asimismo, le solicito información acerca de los planes de crédito que ofrecen. Espero su respuesta a la brevedad posible o la visita de alguno de sus representantes. Cordialmente Sr. Elías Moussan Vélez Gerente General
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TARJETA DE FUERAEjemplo:
Salida
Nombre expediente Nombre solicitante Fecha de
salida Fecha
devolución Firma
Solicitud de empleo Díaz Ríos, Luis (Ing.) 09/01/22 09/02/03
Tarjeta cedular
Fecha de entrega:
Nombre del expediente:
Nombre del solicitante:
09/02/03
Solicitud de empleo
Díaz Ríos, Luis (Ing.)
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DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
La secretaria debe conocer cuándo concluye la importancia de un documento y transferirlo al archivo muerto o inactivo, para este tipo de archivo, se usan gavetas de cartón. Generalmente, estas cajas se colocan en estantes, cada caja debe contener sus respectivas guías y, por fuera, las etiquetas que indican lo que contiene, por si es necesaria su localización posterior. La transferencia es importante ya que proporciona espacio para expedientes nuevos.
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CONSEJOS PRÁCTICOS PARA EL ARCHIVO
Los consejos más prácticos para el archivo son: No deje para otro día lo que deba archivar, sino que
procure hacerlo diariamente a una hora determinada. Use carpetas de colores detrás de las guías. Archive siempre detrás de las guías. Rotule las carpetas para indicar el asunto que contiene;
si está escrito a máquina, protéjalo con cinta o mica. No utilice nunca sujetadores (clips). Evite la acumulación de expedientes en una gaveta,
pues los documentos se maltratan. Archive en la última gaveta los expedientes que no se
consulten con regularidad. Deje espacio especial para los expedientes
confidenciales; de preferencia colóquelos en una gaveta cerrada con llave.
No abra más de una gaveta al mismo tiempo y evite accidentes.
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CÉDULAS DE CATALOGACIÓN
VEGA CASTRO, REBECA (Título)
Mérida, Yucatán (Subtítulo) 04-03-05 (Fecha) Currículum vitae (Asunto) Alma G. (Identificación mecanográfica)
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SECRETARIADO EJECUTIVO IV
TUTOR: LIC. TEODULO ANAYA MONTES.
INSTITUTO SYSTECOM.SEDE AYAPEL
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