cómo implementar un erp de manera exitosa

Axentit Business Consulting

CÓMO IMPLEMENTAR UN ERP DE MANERA EXITOSA

SUMMIT ADUANAL 2012

CIUDAD DE MÉXICO

ABRIL 2012

¿Qué es un ERP?

¿Qué es un ERP?

• Un ERP es un software de gestión integral que integra todas las facetas del negocio, incluyendo planeación, manufactura, ventas y finanzas.

• La ventaja de estas soluciones es que la información sólo se introduce una vez y, con ello, ya está disponible para todos.

• Por ejemplo, cuando compras introduce una factura, la información estará disponible para contabilidad, control presupuestario y las gerencias.

Principales Características de un ERP

Base de datos centralizada: todo el sistema comparte una única base de datos.

Ingresos de datos unificado: la información completa se introduce una sola vez en el sistema, para que de esta forma quede disponible para el resto de la organización.

Sistema modular: Los ERP están compuestos de diferentes módulos (facturación, contabilidad, recursos humanos, ventas, etc.) que interactúan entre sí.

Son adaptables: Debido a que la complejidad de las empresas debemos considerar a un ERP como el punto de partida aplicando las modificaciones, personalización que sean necesarias para reflejar las necesidades reales de la empresa

Beneficios del ERP

Razones para implementar un ERP

COMPETITIVIDAD INTEGRACIÓN CONTROL

Razones para implementar un ERP

CompetitividadImplementado EXITOSAS de un ERP nos permite optimizar nuestra gestión, reducir costos e incrementar la productividad.

ControlDe igual forma se logra la integración y organización de los datos para que en forma accesible se apoye la toma de decisiones.

IntegraciónSe asegura la integraciones entre el back-office y el front-office, es decir, aquellas aplicaciones que apoyan la fuerza de ventas, comercialización y servicio al cliente con las aplicaciones de permiten a las empresas comprar, monitorear, administrar y distribuir productos.

Como saber si estoy listo para un ERP


1. Crecimiento rápido e incontrolado: ¿Está su organización creciendo a un ritmo muy rápido? Su organización ha abierto recientemente varias unidades operativas / oficinas en varias ubicaciones. Hay un aumento significativo de los volúmenes de producción, procesos y/o la fuerza de trabajo.

2. Falta de información suficiente y precisa sobre el rendimiento de su empresa: usted se enfrenta a problemas en la captura de datos exactos o si está recibiendo datos no coincidentes sobre los indicadores de rendimiento de su empresa.

3. Desfase constante entre los inventarios y gestión de la producción: Hay una falta de coordinación entre el procesamiento de pedidos de ventas y gestión de inventario de su organización.

4. La duplicación de esfuerzos: Por ejemplo el departamento de finanzas y recursos humanos almacenan y mantienen detalles de los empleados por separado.


5. La información correcta no es accesible en el momento adecuado: no pueden acceder a datos precisos sobre el stock de inventario, a fin de mes las cifras de ventas, los pedidos en tránsito, etc.

6. Poca o ninguna capacidad para prever y planificar: la visión y la planificación estratégica de su organización se basa en estimaciones o tienes dudas sobre la certeza de los datos.

7. Su sistema actual se está volviendo obsoleto: El sistema empresarial existente en la organización ya no es eficiente o está afectando negativamente el crecimiento de la organización.

Si has respondido Sí, a más de dos de estas preguntas, es posible que sea el momento de evaluar la implementación de un ERP o remplazar el existente.

7 Factores de éxito

1. Capacitación efectiva y eficiente.

2. Que el consultor entienda al negocio.

3. Crear una estructura contable, lógica y analítica lo más simple

posible.

4. Hacer equipo con el área de TI.

5. Rediseño de los proceso de negocio, alineado al ERP (mejores

prácticas).

6. Pruebas del sistema

7. Check list detallado antes de salir a producción.

7 Factores de Riesgo

1. Falta de compromiso de los líderes de proyecto.

2. Definición errónea de las necesidades de la empresa.

3. Resistencia al cambio, sabotaje pasivo.

4. Pobre entendimiento entre las necesidades del cliente y la funcionalidad del software.

5. Capacitación inadecuada o inoportuna.

6. Falsas expectativas en tiempos de liberación.

7. Exceso de desarrollo para completar la función del ERP.

¿Estoy Listo para iniciar?

Consideraciones para la implementación de un ERP - Antes

Articular las metas del negocio con el nuevo ERP

Involucrar a todos los participantes del proceso, especialmente a las gerencias.

Registrar los procesos de negocio actuales. Problemas, ventajas competitivas y limitaciones.

Cuáles de esos procesos pueden mejorarse

Definir los procesos prioritarios conforme a las metas establecidas

Nombrar un responsable del proceso

Consideraciones para la implementación de un ERP - Antes

Buscar y seleccionar posibles aplicaciones y proveedores que cubran con sus necesidades

Crear un RFP (Request for Proposal), documento de requerimiento de proyecto y entregarlo a los proveedores seleccionados.

Realizar un proceso de selección para ver presentaciones de productos, evaluándolas de acuerdo a las metas establecidas.

Evalúe al proveedor, conozca referencias de ellos, tanto con clientes, como con el distribuidor del producto. Este debe generar confianza, tener presencia, denotar estabilidad, experiencia probada y conocimiento de industria.

Definición del Equipo de Trabajo

Director del Proyecto Líder del Proyecto Usuario Clave Usuario Final

Consideraciones para la implementación de un ERP

Tener un cronograma detallado con las actividades a realizar, fechas de inicio y fin estimadas y los responsables de la ejecución.Establecer los entregables de cada una de las etapas de implementación.

Definir los procesos de autorización y liberación de los entregables.

Nombrar un Líder de Proyecto interno, que tenga suficiente tiempo, que le sea otorgada la autoridad para tomar decisiones y lograr acuerdos entre el proveedor y las gerencias.

Nombrar un Líder de la Administración del Cambio y junto con el proveedor definir la estrategia de implementación.

Nombrar los responsables de la depuración de datos de cada una de las áreas. Catálogos Maestros del Sistema.


Tener una metodología adecuada, al menos seguir los siguientes asuntos:


Definir un esqueleto contable robusto y analítico que permita la generación de Estados Financieros esperados.

Establecer un programa de pruebas con las que se dará la validación del sistema y el diseño establecido.

Determinar la matriz de responsabilidades y seguridad de acuerdo a los perfiles de los puestos y no de las personas.

Establecer el procedimiento de desarrollo, pruebas y liberación de las aplicaciones ad-hoc realizadas para la empresa.

Determinar el programa de capacitación y las personas que asistirán, así como el mecanismo para asegurar la transmisión de conocimiento.

Determinar la estrategia de salida en producción.

Sobre los desarrollos adicionales

Cuando si

Cuando son para crear funcionalidad adicional propia del negocio y que lo hacen diferente a su competencia.Cuando ayudan a hacer eficientes los procesosCuando mejoran el desempeño de las personas

Cuando no

Cuando hay alternativas para hacerlo de otro modo, pero que la resistencia de usuario lo demanda.Cuando la funcionalidad del ERP no alcanza a cubrir el 85% de las funciones del negocio, mejor buscar otra alternativa.Cuando la necesidad nace de una mala práctica de negocio que se quiere conservar

Tips de la Implementación

Asegurarse que los Ids de los registros maestros estén de acuerdo a las necesidades de información de la empresa y no sean un problema de captura.

Dar incentivos a todos los participantes del proyecto por alcanzar el objetivo.

Siempre hay alguien que no quiere hacer las cosas, identifícalo, lo más pronto posible y sepáralo del proceso o sustitúyelo.

Consideraciones para la implementación de un ERP - Después

Definir responsables de acompañar a las áreas durante las primeras semanas, para seguir empujando el uso y disminuir los errores.

Tener un mesa de soporte lista para el inicio de la operación.

Monitorear durante las primeras dos semanas los resultados del día para detectar fallas y poder atacarlas de inmediato.

Capacitar, capturar, capacitar, capturar,….