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i
CARATULA
UNIVERSIDAD ESTATAL DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
PROYECTO DE TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL
TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TEMA: PROPUESTA DE CREACIÓN DE UN PILOTO DE MODELO
DIGITAL DE ALMACENAMIENTO PARA LA CORRECTA GESTIÓN DE
INFORMACIÓN CONTABLE Y TRIBUTARIA APLICADO A LAS MIPYMES.
AUTORAS:
MAURA CLEMENTINA RONQUILLO PIN
KARINA TATIANA NÚÑEZ GUTIÉRREZ
VERÓNICA ELIZABETH AVEIGA BAZURTO
TUTOR:
Ing. Aníbal Quintanilla
GUAYAQUIL- ECUADOR
2014
ii
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO “ PROPUESTA DE CREACIÓN DE UN PILOTO DE MODELO DIGITAL DE ALMACENAMIENTO PARA LA CORRECTA GESTIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE Y TRIBUTARIA APLICADO A LAS MIPYMES”
Autoras: Maura Clementina Ronquillo Pin
Karina Tatiana Núñez Gutiérrez
Verónica Elizabeth Aveiga Basurto
REVISORES: Ing. Marco Surati Molestina Ing. Julio Pacheco Jara
INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD: CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA: CONTADURIA PUBLICA AUTORIZADA
FECHA DE PUBLICACIÓN: OCTUBRE 2014 N° DE PÁGS.: 158
ÁREA DE TEMÁTICA: Campo: Empresas de Purificación de agua Área: Contable Administrativa Aspecto: Uso Excesivo de papel y Cuartos de archivos. Delimitación temporal: 2014
PALABRAS CLAVES: Cero papel - Nube Digital - Medio Ambiente - Información Organización.
RESUMEN
El desarrollo de actividades tecnológicas y la constantes actualizaciones que contribuyen a la conservación del
Medio Ambiente y el Buen Vivir de las comunidades, motivo por lo cual la presente investigación con el tema:
“PROPUESTA DE CREACION DE UN PILOTO DE MODELO DIGITAL DE ALMACENAMIENTO PARA LA
CORRECTA GESTION DE INFORMACION CONTABLE Y TRIBUTARIA APLICADO A LAS MIPYMES”. Siendo
su hipótesis optimista, positiva y viable, aplicándola en empresas dedicadas a la purificación y envasado de agua
como piloto para la aplicación de la nube DROPBOX evidenciando el objetivo principal que es determinar un
estudio de factibilidad para la implementación de un sistema de gestión documental digital que permita a las
organizaciones tener un orden de todos los documentos contables y tributarios, realizando una propuesta que
involucre la actualización tecnológica y el uso de cero papel referente a la Gestión Documental. Como conclusión
es imprescindible respaldar la información de una manera ágil, ordenada y oportuna en cada una de las áreas
dentro de la organización además involucrar el aprendizaje de los colaboradores en el ahorro del cero papel y el
manejo de la nube e incluso el soporte inmediato en el almacenamiento de información necesaria y confidencial.
Se recomienda la aplicación directa de las empresas MIPYMES en la actualización de los recursos tecnológicos y
la toma de decisiones en el almacenaje de la información.
N° DE REGISTRO: N° DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL :
ADJUNTO PDF SI
NO
CONTACTO CON AUTORES:
Maura Clementina Ronquillo Pin
Karina Tatiana Núñez Gutiérrez
Verónica Elizabeth Aveiga Basurto
Teléfono:
0993021824
0993838124
0990445062
E-mail:
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN Nombre: Ing. Aníbal Quintanilla
Teléfono: 0999610992
X
iii
URKUND
iv
ÍNDICE GENERAL
CARATULA ..................................................................................................................................... i
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA FICHA DE REGISTRO DE TESIS . ii
URKUND ................................................................................................................................... iii
ÍNDICE GENERAL ......................................................................................................................... iv
CARTA DE APROBACIÓN DEL TUTOR ..................................................................................... viii
CERTIFICACIÓN DE REVISION DE REDACCIÓN Y ESTRUCTURA GRAMATICAL .................. ix
DEDICATORIA .............................................................................................................................. x
AGRADECIMIENTO ...................................................................................................................... xi
RENUNCIA DE DERECHOS DE AUTOR..................................................................................... xii
RESUMEN ................................................................................................................................... xiii
ABSTRACT .................................................................................................................................. xiv
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES ....................................................................................... xv
ÍNDICE DE TABLAS ....................................................................................................... xvii
ÍNDICE DE GRÁFICOS ................................................................................................ xviii
íNDICE DE ANEXOS ....................................................................................................... xix
ÍNDICE DE FOTOS ........................................................................................................... xx
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... xxi
ANTECEDENTES ....................................................................................................................... xxii
CAPÍTULO I. .................................................................................................................................. 1
EL PROBLEMA.............................................................................................................................. 1
1.1. ANTECEDENTES DEL PROBLEMA ............................................................................. 1
1.1.1. Derechos del buen vivir ................................................................................................. 3
1.1.2. Objetivos nacionales para el buen vivir .......................................................................... 5
1.1.3. Justificación del Plan Nacional del Buen Vivir ................................................................ 6
1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ................................................................................ 7
1.3. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA .......................................................................... 7
1.4. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA ................................................................................. 8
v
1.5. OBJETIVOS GENERALES Y ESPECÍFICOS ................................................................ 8
1.5.1. Objetivo general ............................................................................................................. 8
1.5.2. Objetivos específicos ..................................................................................................... 8
1.6. JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA ............................................................................... 9
1.6.1. Justificación teórica ........................................................................................................ 9
1.6.2. Justificación metodológica ........................................................................................... 10
1.6.3. Justificación práctica .................................................................................................... 10
1.7. HIPÓTESIS .................................................................................................................. 11
1.7.1. Variable independiente: ............................................................................................... 11
1.7.2. Variable dependiente: .................................................................................................. 11
1.8. OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES .......................................................... 12
2. CAPITULO II. ............................................................................................................... 13
MARCO TEÓRICO ...................................................................................................................... 13
2.1. MARCO REFERENCIAL.............................................................................................. 13
2.1.1. Análisis de la información financiera y su almacenamiento. ........................................ 13
2.1.2. Información financiera .................................................................................................. 17
2.1.3. Almacenaje de la información financiera ..................................................................... 18
2.1.4. Programa y proceso de almacenaje ............................................................................ 20
2.1.5. Ventajas al Implementar un Sistema de Información Digital ........................................ 26
2.1.5.1. Uso racional de los recursos: ....................................................................................... 26
2.1.5.2. Productividad y valor añadido: ..................................................................................... 26
2.1.6. Documentos y su clasificación ..................................................................................... 27
2.1.7. Proceso contable ........................................................................................................ 28
2.1.8. Proceso tributario ......................................................................................................... 32
2.1.9. Proceso de información .............................................................................................. 34
2.2. PROCESOS PARA LA APLICACIÓN DE DOCUMENTOS A CARPETAS DIGITALES.
………………………………………………………………………………………………….35
vi
2.2.1 Logística de manejo de documentos ........................................................................... 35
2.2.2 Técnicas de aplicación de cero papeles en las organizaciones. .................................. 38
2.2.3 Impacto ambiental de la Gestión de Documentos Contables y Tributarios. ................. 39
2.2.4 Documentos al archivador electrónico ......................................................................... 40
2.2.4.1 Distribución e ingreso de los documentos.................................................................... 40
2.2.5 Clasificación de Documentos para el Escaneo ........................................................... 43
2.2.6 Nube digital .................................................................................................................. 46
2.3 MARCO CONCEPTUAL .............................................................................................. 50
2.3.1 Proceso contable ......................................................................................................... 52
2.3.2 Estados financieros ...................................................................................................... 52
2.3.3 Proceso tributario ......................................................................................................... 52
3. CAPÍTULO III. .............................................................................................................. 54
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN .................................................................................. 54
3.1. MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN ....................................................................... 54
3.2. MÉTODOS DE LA INVESTIGACIÓN .......................................................................... 56
3.3. TIPOS DE INVESTIGACIÓN ....................................................................................... 56
3.3.1. Tipos de muestreo ....................................................................................................... 57
3.4. RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN ..................................................................... 58
3.4.1. Determinación del tamaño de muestra: ....................................................................... 60
3.5. POBLACIÓN Y ESTRATEGIA ..................................................................................... 61
3.6. INTERPRETACIÓN DE LOS DATOS .......................................................................... 63
4. CAPITULO IV. .............................................................................................................. 85
LA PROPUESTA ......................................................................................................................... 85
4.1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 85
4.2. ESTRUCTURA LEGAL ................................................................................................ 86
4.3. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA .............................................................................. 87
4.4. DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA .......................................................................... 87
vii
4.5. EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA. ........................................................................ 102
4.6. TELCONET PROVEEDOR DE SERVICIO DE NUBE DIGITAL PÚBLICA Y PRIVADA
………………………………………………………………………………………………..106
5. CAPITULO V. ............................................................................................................. 108
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................................. 108
5.1. CONCLUSIONES ...................................................................................................... 108
5.2. RECOMENDACIONES .............................................................................................. 110
BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................................... 112
GLOSARIO ................................................................................................................................ 116
ANEXOS …………………………………………………………………………………………………118
viii
CARTA DE APROBACIÓN DEL TUTOR
ix
CERTIFICACIÓN DE REVISION DE REDACCIÓN Y ESTRUCTURA
GRAMATICAL
x
DEDICATORIA
A Dios por habernos colmado de bendiciones y ayuda incondicional
en cada instante de nuestras vidas, de tal manera que las
experiencias más dif íciles han sido un desafío y escuela de
aprendizaje.
A nuestros padres porque nos ayudaron a iniciar y a culminar con
esta gran meta como lo es la carrera universitaria.
A la Universidad de Guayaquil escuela de Contaduría Pública
Autorizada por abrirnos su puertas brindándonos un ambiente
oportuno para nuestro crecimiento personal y profesional.
xi
AGRADECIMIENTO
A Dios por derramar bendiciones sobre nuestras vidas a nuestros
padres por el apoyo moral y espiritual, apoyándonos en los
momentos dif íci les e impulsándonos a seguir adelante con mucho
esfuerzo y dedicación.
A nuestro tutor por su respaldo brindado y por guiarnos con
ef iciencia para poder culminar con nuestro proyecto de tesis.
A nuestros maestros, quienes sembraron su semilla de
conocimiento en nosotros, dejando su juventud en el ambiente de
esta universidad, que contribuyeron a fortalecer nuestro ca rácter
profesional con sus vivencias y enseñanzas.
xii
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS
RENUNCIA DE DERECHOS DE AUTOR
Guayaquil, Octubre 2014
Por medio de la presente cert if icamos que los contenidos
desarrol lados en esta tesis son de absoluta propiedad y
responsabil idad de las autoras:
Maura Clementina Ronquil lo Pin con CI. 0925898322
Karina Tatiana Núñez Gutiérrez con C.I. 0927294918
Verónica Elizabeth Aveiga Bazurto con C.I 1722846936
Con el tema “PROPUESTA DE CREACIÓN DE UN PILOTO DE
MODELO DIGITAL DE ALMACENAMIENTO PARA LA CORRECTA
GESTIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE Y TRIBUTARIA
APLICADO A LAS MIPYMES”
Derechos que renunciamos a favor de la Universidad de Guayaquil
para que realice el uso que a bien tenga.
Maura Ronquillo Pin Karina Núñez G Verónica Aveiga B
CI 0925898322 CI 0927294918 CI 1722846936
xiii
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA.
TEMA:
“Propuesta de creación de un piloto de modelo digital de almacenamiento para la correcta gestión de información contable y tributaria aplicado a
las MIPYMES”
Autoras: Maura Ronquillo Pin, Karina Núñez Gutiérrez, Verónica Aveiga Bazurto
RESUMEN
El desarrollo de actividades tecnológicas y la constantes actualizaciones que contribuyen a la conservación del medio Ambiente y el buen vivir de las comunidades, motivó la presente investigación con el tema: “Propuesta de Creación de un Piloto de Modelo Digital de Almacenamiento para la Correcta Gestión de Información Contable y Tributaria Aplicado a las Mipymes”. Siendo su hipótesis optimista, positiva y viable aplicándola en empresas dedicadas a la purificación y envasado de agua, como piloto para la aplicación de la nube DROPBOX, evidenciando el objetivo principal que es determinar un estudio de factibilidad para la implementación de un sistema de gestión documental digital que permita a las organizaciones tener un orden de todos los documentos contables y tributarios, realizando una propuesta que involucre la actualización tecnológica y el uso de cero papel referente a la Gestión Documental. Como conclusión es imprescindible respaldar la información de una manera ágil, ordenada y oportuna en cada una de las áreas dentro de la organización, además involucrar el aprendizaje de los colaboradores en el ahorro del cero papel y el manejo de la nube, e incluso el soporte inmediato en el almacenamiento de información necesaria y confidencial. Se recomienda la aplicación directa de las empresas MIPYMES en la actualización de los recursos tecnológicos y la toma de decisiones en el almacenaje de la información. Palabras claves Cero papel Nube Digital Medio Ambiente Información Organización
xiv
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
TESIS PRESENTADA COM O REQUISITO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA.
TEMA:
“Propuesta de creación de un piloto de modelo digital de almacenamiento para la correcta gestión de información contable y tributaria aplicado a
las MIPYMES”
Autoras: Maura Ronquillo Pin, Karina Núñez Gutiérrez, Verónica Aveiga Bazurto
ABSTRACT
The development of technological activities and constant updates that
contribute to the conservation of the environment and good living communities,
which is why this research theme:
"PROPOSAL TO CREATE A PILOT MODEL DIGITAL STORAGE FOR
PROPER MANAGEMENT ACCOUNTING AND TAX INFORMATION USED IN
MSMEs"
Viable their hypothesis is upbeat, positive and viable applying in companies
engaged in purifying and bottling water as a pilot for the implementation of cloud
BROPBOX showing the main objective is to determine a feasibility study for
implementing a document management system digital to allow organizations to
have an order of all accounting and tax documents, making a proposal that
involves technological upgrading and use scratch paper concerning document
management.
In conclusion it is essential to support the information in a quick, orderly and
timely manner in each of the areas within the organization also involve learning
partners in saving the scratch paper and managing the cloud and even the
immediate support storage of confidential information necessary.
Direct application of MSMEs in updating technology resources and decision-
making in the storage of information is recommended.
xv
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1. Procesos de escanear documentos contables y tributarios al
sistema de Gestión Documental o almacenamientos en carpetas de entrada y
salida. ............................................................................................................... 17
Ilustración 2. Procesos de escaneo de comprobantes, facturas y otros
documentos contables y tributarios .................................................................. 19
Ilustración 3. Proceso de entrada de información ......................................... 20
Ilustración 4. Programa de gestión documental utilizada por dependencias del
gobierno ........................................................................................................... 22
Ilustración 5. Programas contables y tributarios utilizados en el Ecuador ........ 23
Ilustración 6. Elementos básicos de los procesos ......................................... 25
Ilustración 7. Clasificación de los docuementos ............................................. 27
Ilustración 8. Visualización de documentos y sus procesos .......................... 29
Ilustración 9. Información de procesos y organización digital de información 31
Ilustración 10. Medios diferentes de escanear información tributaria ............ 32
Ilustración 11. Proceso externo de almacenamiento de información contable y
tributaria ........................................................................................................... 34
Ilustración 12. Proceso de escaneado de documentos contables y
tributarios más eficiente mostrándose en el visor y después la bandeja de
entrada. ............................................................................................................ 36
Ilustración 13. Envío y recepción de memos y oficios de una entidad utilizando
la impresion de documentos contables y tributarios ......................................... 37
Ilustración 14. Envío y recepción de documentos contables y tributarios de
carcateres electrónicos .................................................................................... 38
Ilustración 15. Documentos contables ............................................................. 41
Ilustración 16. Documentos tributarios ........................................................... 42
Ilustración 17. Documentos de información.................................................... 43
Ilustración 18. Lectura de documentos contable y tributarios antes de la
clasificación al archivador ................................................................................ 46
Ilustración 19. Actividades la produccion de aguas embotelladas.................... 62
Ilustración 20. Entrevista edificio las Cámaras. ............................................... 75
Ilustración 21. Departamento financiero de la empresa de plásticos ............... 79
xvi
Ilustración 22. Entrevista al coordinador del hospital ambulatorio .................... 83
Ilustración 23. Instalación de Dropbox ............................................................. 89
Ilustración 24. Pantalla de crear cuenta nueva de Dropbox ............................. 91
Ilustración 25. Gestión de documentos en Dropbox ......................................... 92
Ilustración 26. Configuración de Dropbox ........................................................ 93
Ilustración 27. Instalación de Dropbox ............................................................. 96
Ilustración 28. Inicio de sesión de Dropbox ...................................................... 97
Ilustración 29. Instalador de Dropbox ............................................................... 99
Ilustración 30. Instalador de Dropbox ............................................................. 100
Ilustración 31. Selección de carpeta ............................................................... 101
Ilustración 32. Sincronización y ejecución en la nube .................................... 102
Ilustración 33. Etiqueta de ECHECOM S.A .................................................... 103
Ilustración 34. Instalaciones de ECHECOM S.A ............................................ 104
Ilustración 35. Propuesta de implementación de una NUBE digital ............... 104
xvii
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Operacionalización de las Variables ............................................................... 12
Tabla 2. Empresas censadas ............................................................................................ 63
Tabla 3. Importancia de la gestión de la empresa ..................................................... 64
Tabla 4. Almacenamiento de la información de manera correcta ........................ 65
Tabla 5. Consideración del papel como factor dañino para el ambiente ............ 66
Tabla 6. Almacenamiento digital ...................................................................................... 68
Tabla 7. Conocimiento de una nube digital .................................................................. 69
Tabla 8. Conexión a internet ............................................................................................. 70
Tabla 9. Se contribuye a la gestión de cero papel ..................................................... 71
Tabla 10 Se considera importante el sistema de gestión digital ............................ 72
xviii
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1. Importación de gestión en la empresa ..................................................... 64
Gráfico 2. Se almacena la información de manera correcta ................................ 65
Gráfico 3. Se considera que el desperdicio de papel ................................................. 67
Gráfico 4. Almacenamiento digital ................................................................................. 68
Gráfico 5. Conoce para que sirve una nube digital ................................................. 69
Gráfico 6. Dispone de conexión a internet ............................................................... 70
Gráfico 7. Se contribuye a la gestión de cero papel .................................................. 71
Gráfico 8. Se considera importante el sistema de gestión digital ........................ 73
xix
íNDICE DE ANEXOS
Anexo n° 1 Pantallas de dropbox ................................................................... 118
Anexo n° 2 Almacenamiento de archivos ...................................................... 121
Anexo n° 3 Censo realizado ........................................................................ 123
Anexo n° 4 Soporte del censo realizado ....................................................... 124
Anexo n° 5 Soporte entrevista realizadas ..................................................... 125
Anexo n° 6 Tamaño de la muestra – inec ..................................................... 127
Anexo n° 7 Cartas echecom s.a ................................................................ 128
Anexo n° 8 Documentos legales echecom s.a ........................................... 130
Anexo n° 9 Instalaciones echecom s.a ......................................................... 134
Anexo n° 10 Costos de servicios que ofrece telconet según el espacio en
nube digital ..................................................................................................... 135
xx
ÍNDICE DE FOTOS
Foto 1. Realización de la propuesta ................................................................ 88
Foto 2. Realización de la propuesta ................................................................. 90
Foto 3. Realización de la Propuesta ............................................................... 94
Foto 4. Realización de la propuesta ................................................................. 95
Foto 5. Realización de la propuesta ................................................................. 95
Foto 6. Realización de la propuesta ................................................................. 98
xxi
INTRODUCCIÓN
En diferentes entidades públicas y privadas existe información almacenada en
depósitos o bodegas de archivadores, información muchas veces que no se
utiliza y que solamente sirve para mantener constancia de hechos y sucesos
acontecidos. Esta situación genera un conflicto general de información, al
buscar en folios, archivadores en donde muchas veces se pierde tiempo y
paciencia al buscar información relevante en ese momento.
Sin embargo para una buena salud se necesita un buen ambiente de trabajo,
en donde el estrés no perjudica el desarrollo de las actividades, esto implica
que la organización de la documentación permite el buen vivir en todo
momento.
El buen vivir o SUMAK KAWAY, se desarrolla en los principales países del Alba
en donde es la reflexión para realizar las actividades vinculadas en la
comunidad, en el Ecuador la constitución del 2008 manifiesta su participación
como uno de los temas de mayor importancia para el desarrollo de la
comunidades y del país.
La propuesta de Gestión Documental Digital aparece por la necesidad de
algunas Empresas que no tienen conocimiento del correcto almacenamiento de
la gestión documental, es por ello que este trabajo de investigación va
enfocado al buen manejo de las nubes digitales las cuales nos permiten
mantener la información a través de la web, la misma que podemos encontrar
de manera más rápida y ordenada y en el caso de que ocurra algún tipo de
siniestro no perderemos nuestra información.
Una de las principales herramientas es el DROPBOX, herramienta que
utilizaremos para almacenar todos los documentos de la Empresa Echecom
S.A. Esta nube digital nos permite guardar los documentos, garantizar el
tiempo, optimizar recursos y la prevalencia del mismo, además, seguridad en
la información, búsqueda inmediata y organización indexada de los datos.
xxii
ANTECEDENTES
La falta de organización y gestión en el área de información contable y
tributaria hace que haya menos espacio por la cantidad de documentos y esto
aumenta los gastos de suministros. La inconsistencia de un orden adecuado y
el deterioro del papel o carpetas implica un acontecimiento de mucha
relevancia debido al impacto social que se produce al generar el uso de papel
constante en el registro de las actividades planificadas.
Es necesario ubicar la información en carpetas digitales en base a fecha,
procesos o actividad que se realicen en las organizaciones, ya que se evitaría
el deterioro de papales y la pérdida de tiempo en archivarlos, además que, con
el tiempo se deteriora y esto produce estrés, ya que al momento de que los
documentos quieran ser revisados por autoridades y auditores no estarían
disponibles enseguida.
Sistematización del problema
1. ¿Por qué el papel se deteriora con el tiempo perjudicando el ambiente?
2. ¿Cómo se contamina el ambiente con el uso del papel?
3. ¿Cómo afecta la contaminación del ambiente a los seres vivos en
general?
4. ¿Es factible la propuesta de creación de un piloto de modelo digital de
almacenamiento para la correcta gestión de información contable y tributaria
aplicado a las MIPYMES?
5. ¿Qué rentabilidad se va a obtener?
Objetivo general
Determinar un estudio de factibilidad para la implementación de un sistema de
gestión documental digital que permita a las organizaciones tener en orden
todos los documentos contables y tributarios, generando eficiencia en la
comunicación y contribuyendo con el medio ambiente.
Hipótesis
Con la implementación de un sistema de almacenamiento digital contribuir a
mejorar la gestión del negocio
xxiii
Variable independiente:
Implementación de un sistema de gestión documental digital
Variable dependiente:
Aseguramiento de la información y el mejoramiento de los procesos
DESCRIPCION DE LA PROPUESTA.
Dropbox es una herramienta automática que sirve para organizar toda la
información que se presente dentro de un dispositivo, realizando actividades
directas de guardar en un medio virtual o nube, datos relevante que interesa a
la empresas y que deben de mantenerse en un medio completamente seguro
de almacenamiento
OBJETIVO GENERAL DE LA PROPUESTA
Realizar la implementación de un modelo de gestión documental digital a través
de Dropbox en la compañía ECHECOM S.A. en la ciudad de Guayaquil.
En el problema planteado que es sinónimo en todas la MIPYMES referente al
excesivo uso del papel, y al desorden que existen en muchas empresas de la
información y datos registrados por muchos años, se puede resolver el
inconveniente con el montaje de una nube tipo o modelo similar al Dropbox,
que es una nube de almacenamiento masivo de toda la información detallada
en área contable, financiera y particular de la empresa, organizándola y
asegurándola respectivamente ya que de presentarse algún tipo de siniestro
ya sea por incendio, robo, o daños en los sistemas operativos, la información
de la empresa se va a encontrar respaldada en la nube y se podrá seguir
trabajando en cualquier momento y desde cualquier lugar con tan solo contar
con algún ordenador y conexión a Internet.
1
CAPÍTULO I.
EL PROBLEMA
1.1. ANTECEDENTES DEL PROBLEMA
En las entidades públicas y privadas existe información almacenada en
depósitos o bodegas de archivadores, información muchas veces que no
se utiliza y que solamente sirven para mantener constancias de hechos y
sucesos acontecidos. Esta situación genera un conflicto general de
información, al buscar en folios, gavetas, archivadores, y cajoneras en
donde muchas veces se pierde tiempo y la paciencia al buscar
información relevante en ese momento.
Muchos de los contadores y personas que laboran dentro de las
organizaciones tienen exceso de papeles y documentos, los cuales por
falta de organización se extravían, ya que en los archivadores la
información no se la puede obtener rápidamente, la falta de accesibilidad
dificulta el proceso y lo hace ineficiente.
La falta de organización y gestión en el área de información contable y
tributaria hace que haya menos espacio por la cantidad de documentos y
esto aumenta los gastos de suministros. La inconsistencia de un orden
adecuado y el deterioro del papel o carpetas implica un acontecimiento
de mucha relevancia debido al impacto social que se produce al generar
el uso de papel constante en el registro de las actividades planificadas.
2
Es necesario ubicar la información en carpetas digitales en base a fecha,
procesos o actividades que se realicen en las organizaciones, ya que se
evitaría el deterioro de papeles y la pérdida de tiempo en archivarlos,
además que, con el tiempo se deterioran y esto produce estrés, ya que al
momento de que los documentos sean revisados por autoridades y
auditores no estarían disponibles enseguida.
Un ejemplo para citar de la importancia de tener almacenada la
información de manera digital, implica que será mucho más fácil y rápido
solicitar la información contable de la empresa cuando se la requiera sin
la necesidad de verificar en todos los documentos y por ende perder
mucho tiempo. La facilidad de este sistema sería de gran ayuda en las
organizaciones para tener en orden todos los registros contables y
tributarios de la misma, para así ser eficaces y ordenados.
La opción de organizar mejor la información contable y tributaria garantiza
un excedente en la gestión de cuidado ambiental que toda empresa está
involucrada para precautelar la salud y con ello el buen vivir de la
comunidad
Según (Acosta, 2009) manifiesta la autora
“El “buen vivir” implica la gratuidad de la salud y
educación, así como una mayor inversión de recursos
hacia este tipo de servicios. Especialmente
significativa resulta la noción de ciudadanía promovida
por el “buen vivir” y la Constitución ecuatoriana”1
Acosta, considera que la salud es importante para el buen vivir, sin
embargo para una buena salud se necesita un buen ambiente de trabajo,
en donde el estrés no perjudica el desarrollo de las actividades, esto 1 Acosta. (2009). Sumak kawsay en el diario vivir de la población. Ambato.
3
implica que la organización de la documentación permite el buen vivir en
todo momento, situación que Acosta señala como indispensable en toda
sociedad.
El buen vivir o SUMAK KAWAY2, se desarrolla en los principales países
del Alba en donde es la reflexión para realizar las actividades vinculadas
en la comunidad, en el Ecuador la constitución del 2008 manifiesta su
participación como uno de los temas de mayor importancia para el
desarrollo de la comunidades y del país.
El ambiente sano es el lugar en donde exista las condiciones favorables
para garantizar la salud, el conocimiento y el buen vivir según lo expresa
la actual Constitución de la República del Ecuador emitida en el 2008, En
el capítulos segundo sección segunda Art 14 y Art 15:
1.1.1. Derechos del buen vivir
Capítulo segundo
Sección segunda
Ambiente sano
Art. 14.- Se reconoce el derecho de la población a vivir en un ambiente
sano y ecológicamente equilibrado, que garantice la sostenibilidad y el
buen vivir, SUMAK KAWSAY.
Se expresa de provecho estatal la conservación del medio ambiente, la
preservación de la naturaleza, la biodiversidad y la entereza del capital
hereditario de la patria, la represión del perjuicio ambiental y el rescate de
los espacios naturales degradados.
2 SUMAK KAWAY Termino quichua que significa estar bien y es sinónimo del buen vivir, se basa en un tipo de vida en el que se incentive a los derechos ya sean estos sociales, culturales, económicos y el bienestar de la naturaleza de una manera diferente.
4
Art. 15.- El Estado promoverá, en el sector público y privado, el uso de
tecnologías ambientalmente limpias y de energías alternativas no
contaminantes y de bajo impacto. La soberanía energética no se
alcanzará en detrimento de la soberanía alimentaria, ni afectará el
derecho al agua.
Se obstaculiza el perfeccionamiento, fabricación, posesión,
mercantilización, adquisición, transferencia, acumulación y uso de
artefactos químicos, orgánicos y atómicos, de agentes contaminadores de
alto grado que son sumamente perniciosos para el vigor humano.
Según la (ASAMBLEA NACIONAL, 2008)
“Las Instituciones son las principales dependencias
que deben de abastecerse de información referente a
la utilización de tóxicos agroquímicos
internacionalmente prohibidos, según lo señala el
mismo Art. 15 en donde son las entidades públicas
la que deben hacer uso del proceso de cero papel en
su tramites cotidiano de trabajo”. 3
El buen vivir en una sociedad es el conjunto de acciones que realiza la
comunidad de acuerdo a sus labores diarias, las cuales producen varios
efectos en beneficio de los más necesitados, formando con ello la unión y
solidaridad entre los pobladores, al momento de referirse al Buen Vivir, se
trata de cada uno de los aspectos fundamentales que se deben aplicar y
desarrollar diariamente con el objetivo de convertirnos en mejores
personas en cada día nuevo, ya sea poniendo en práctica los valores
forjados desde la niñez en las diferentes familias que conforman una
sociedad, así como también aquellos que se adquieren en relación al
entorno en que se vive.
3 ASAMBLEA NACIONAL. (2008). Quinto Programa Regional de Capacitación en Derecho y Políticas Ambientales. Quito.
5
1.1.2. Objetivos nacionales para el buen vivir
Objetivo 1: “Consolidar el Estado democrático y la
construcción del poder popular”
Objetivo 2: “Auspiciar la igualdad, la cohesión, la
inclusión y la equidad social y territorial, en la
diversidad”.
Objetivo 4: “Fortalecer las capacidades y
potencialidades de la ciudadanía”
Objetivo 5: “Construir espacios de encuentro común y
fortalecer la identidad nacional, las identidades diversas,
la plurinacionalidad y la interculturalidad”
Objetivo 6: “Consolidar la transformación de la justicia y
fortalecer la seguridad integral, en estricto respeto a los
derechos humanos”.
Objetivo 7: “Garantizar los derechos de la naturaleza y
promover la sostenibilidad ambiental, territorial y global”.
Objetivo 8: “Consolidar el sistema económico social y
solidario, de forma sostenible”.
Objetivo 9: “Garantizar el trabajo digno en todas sus
formas”.
Objetivo 10: “Impulsar la transformación de la matriz
productiva”.
6
Objetivo 11: “Asegurar la soberanía y eficiencia de los
sectores estratégicos para la transformación industrial y
tecnológica”
Objetivo 12: “Garantizar la soberanía y la paz, y
profundizar la inserción estratégica en el mundo y la
integración latinoamericana”.
"El Buen Vivir se planifica, no se improvisa. El Buen
Vivir es la forma de vida que permite la felicidad y la
permanencia de la diversidad cultural y ambiental; es
armonía, igualdad, equidad y solidaridad. No es
buscar la opulencia ni el crecimiento económico in-
finito." (Embajada del Ecuador en Países Bajos, 2013)
1.1.3. Justificación del Plan Nacional del Buen Vivir
El buen vivir se deriva de la calidad de vida que una persona
lleva en cada día, mostrando ayuda a quienes más lo necesitan
así como también cuidando de los recursos que proporciona la
naturaleza. En otras definiciones, el Buen Vivir es una forma en
la cual cada ser viviente busca la manera de encontrar el bien
personal y por consiguiente el de la sociedad.
Esta forma de vida representa a las personas que tienen metas
y objetivos que cumplir ya sea a corto o largo plazo, cuya
finalidad principal es el de obtener una vida con todos los
recursos que se han trazado, por lo cual el Buen Vivir en una
sociedad conlleva de mucha responsabilidad para el futuro de
un país en el que se fortalece y enriquece los valores humanos.
7
El Buen Vivir se lo puede aplicar teniendo una sociedad activa
y colaboradora a través de las relaciones sociales, dando con
ello la solución de posibles problemas que ocurren en una
población con distintas costumbres y tradiciones, el Buen Vivir
depende de uno mismo, debido a la forma de vida de cada
persona, para poder llevar un correcto estilo de vida se debe de
estar bien con todos, incluyendo así mismo el medio ambiente
que nos rodea.
1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Existe un adecuado control y ordenamiento de los documentos
contables y tributarios que permitan acceder a la información con sustento
y completa seguridad, garantizando ambiente sano para el buen vivir.
1.3. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
1. ¿Por qué el papel se deteriora con el tiempo perjudicando el
ambiente?
2. ¿Cómo se contamina el ambiente con el uso del papel?
3. ¿Cómo afecta la contaminación del ambiente a los seres vivos en
general?
4. ¿Es factible la propuesta de creación de un piloto de modelo digital
de almacenamiento para la correcta gestión de información
contable y tributaria aplicado a las MIPYMES?
5. ¿Qué rentabilidad se va a obtener?
8
1.4. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA
CAMPO: Información Empresarial
ÁREA: Contable y Tributaria
ASPECTO: Tecnología
TEMA: “Propuesta de creación de un piloto de modelo digital de
almacenamiento para la correcta gestión de información
contable y tributaria aplicado a las MIPYMES”
1.5. OBJETIVOS GENERALES Y ESPECÍFICOS
1.5.1. Objetivo general
Determinar un estudio de factibilidad para la implementación de un
sistema de gestión documental digital que permita a las organizaciones
tener en orden todos los documentos contables y tributarios, generando
eficiencia en la comunicación y contribuyendo con el medio ambiente.
1.5.2. Objetivos específicos
i) Almacenar de manera digital los documentos de la empresa u
organización.
ii) Cambiar lo rutinario por lo eficaz, para tener un mejor manejo
del sistema contable y tributario
iii) Respaldar la información digital de manera física, solo si es
necesario generando menos ingredientes a la contaminación
del medio ambiente
9
1.6. JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
1.6.1. Justificación teórica
La razón fundamental de este proyecto consiste en poder determinar la
incidencia directa por la mala práctica de la gestión y administración de la
información física en el área contable y tributaria, además del uso
excesivo de papel, el mismo que en el tiempo contamina el medio
ambiente.
Este modelo de gestión contable y tributaria a implementar, nos permitirá
archivar y referenciar los documentos en base a una estricta disciplina,
documentación que crece día a día en función de la evolución de la
actividad económica, desterrando el deterioro de papel, la confusión en la
información física, y el mal uso de los archivadores por el personal no
autorizado; todo esto ha venido trayendo como consecuencia el desgaste
de tiempo, dinero y estrés, elementos que han venido perjudicando a los
encargados de toda gestión.
Como es de comprender los documentos físicos existentes en su primera
etapa se procederá a escanearlos y guardarlos de manera digital en
carpetas relacionadas y de esta manera iniciar el proceso del modelo de
gestión digital, garantizando la preservación del medio ambiente y el buen
vivir.
Como es conocido ya por nosotros, el papel representa uno de los
elementos más destructivos del mundo ya que su materia prima conlleva
a la tala de árboles, mismos que representan el pulmón del medio
ambiente, consecuentemente, al utilizar la menor cantidad de papel
estamos protegiendo automáticamente la conservación de la naturaleza
verde generando como resultado final un ambiente sano con una mejor
calidad de vida.
Manifiesta el analista ambiental Walter Espinosa (2010, pág. 10)
10
“La cultura del uso del papel es un proceso de
cuidado y meditación”4
1.6.2. Justificación metodológica
Nuestra justificación se basará en las entrevistas, que nos ayudarán a
determinar con propiedad los elementos negativos para el medio
ambiente, la salud y el buen vivir, permitiéndonos tener un conocimiento
claro de los impactos que originará el contar con una gestión de
información digital , en el área contable y tributaria de la actividad
económica que día a día se lleva a cabo, además, de la información
confiable, segura, y oportuna para los beneficiarios internos y externos de
la información.
Los procesos que se desarrollarán estarán en base a métodos
explicativos, referenciales y analíticos, los mismos que coordinarán las
actividades en los diferentes departamentos de la Empresa; además de
un método descriptivo basado en encuestas y entrevistas y
complementado con la observaciónes realizadas a diario en los
diferentes momentos y lugares que se desarrollan las transacciones
(Sistema Digital por el Sistema físico de papel).
1.6.3. Justificación práctica
La aplicación es de gran utilidad para la preservación del medio ambiente,
generando los procesos necesarios para la reducción de la contaminación
ambiental, contribuyendo al uso y actualización de nuevas tecnologías
que nos llevan a generar y precautelar un ambiente sano para nuestras
futuras generaciones. Generar un procedimiento de uso práctico y factible
4 Espinoza, W. (12 de Abril de 2010). EL Medio Ambiente y sus Deterior. Expreso diario , pág. 10.
11
en la conversión de la documentación impresa en archivos informáticos
digitales y protegidos, logrando una verdadera gestión digital
documentaria, considerando los objetivos y procesos del negocio.
1.7. HIPÓTESIS
Con la implementación de un sistema de almacenamiento digital se
contribuye a mejorar la gestión del negocio
1.7.1. Variable independiente:
Implementación de un sistema de gestión documental digital
1.7.2. Variable dependiente:
Aseguramiento de la información y el mejoramiento de los procesos
12
1.8. OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES
Tabla 1. Operacionalización de las Variables
Variable
Independiente
Definición conceptual
Definición
operacional
Indicador
ITEMS
Implementación de
un sistema de
gestión documental
digital
Proceso de
transformación rápida y
digital del sistema a los
archivos digitales.
Aporta mayores
niveles de
productividad y
competitividad a
las empresas
Tecnología
Gestión
documental
Contabilidad
electrónica
Control
Eficiencia
Economía
Variables
Dependientes
Definición conceptual
Definición
operacional
Indicador
ITEMS
Aseguramiento
de la
información y
el mejoramiento
de los procesos
- Proceso consecutivo
para controlar
documentos contables
de las organizaciones.
- conjunto de
diligencias
conducentes al manejo
integral del sistema
ambiental
- Nuevo método
de
administración
digital.
- Estrategia de
desarrollo
sostenible para
lograr una
adecuada
calidad de vida
Organización
Administración
digital
Optimización de
recursos
Conservación
del ambiente.
Evaluación del
impacto
ambiental
Oportunidad
Potencial
Rapidez
Ambiente
biodiversidad
Educación
ambiental
Realizado por Autoras Año 2014
13
2. CAPITULO II.
MARCO TEÓRICO
2.1. MARCO REFERENCIAL
2.1.1. Análisis de la información financiera y su
almacenamiento.
ALMACENAMIENTO
El almacenamiento es en términos científicos como lo manifiesta (Aurelio
E, 2010) “Se utiliza para hacer referencia a un acto mediante el cual se
guarda algún objeto o elemento específico con el fin de poder luego
recurrir a él en el caso que sea necesario”.5
Con esto se considera que Almacenamiento es la acción de guardar
toda aquella información o elementos que poseen las instituciones.
Sin embargo en el ámbito operativo, el almacenamiento se puede dar al
inicio de cada actividad.
Manifiesta (Silvina M, 2011) el almacenamiento en términos técnicos
“Almacenamiento que exista en el mercado actual. Este diseño es muy
cómodo para limpiar, se desmonta fácilmente y puede ser completamente
sumergido en una solución de limpieza para limpiarlo o esterilizarlo”.6
5 Aurelio, E. (2010). Que es el almacenamiento en la actualidad, opción u obligación . Buenos Aires. 6 Silvina, M. (2011). Las tecnologia han alcanzado los papeles en las empresas . Caracas.
14
El almacenamiento técnico indica el proceso en el cual va a
mantenerse la información de manera que en un futuro no sean
un problema para la empresa, al contrario, sea de vital
importancia ya que existe un mecanismo para poder hallarlos de
acuerdo al lugar en el que se los guardó, permitiéndonos así
trabajar de manera ordenada y automatizada.
En la actualidad se ha ido recogiendo mayor información conforme ha ido
avanzando la tecnología, el tiempo en sí lo cual ha permitido incluir en el
almacenamiento el uso de las TIC’S (Tecnología de la información y la
comunicación) para que en esta nueva era se pueda incluir como lo
expone (Baquerizo Martha, 2011)
“Aquellos datos que antes eran ignorados por el
proceso en el que consistía en almacenarlos, ahora
son de gran importancia porque se encontró el
método para poder ser almacenados y no causar
inconvenientes como pérdidas en un futuro”.7
En los diferentes departamentos de contabilidad es usual encontrar la
gran acumulación de papeles; con el avance de la tecnología que se está
desarrollando esto ya no sería un problema, ya que mediante algunos
nuevos software se pueden almacenar aquellos documentos en los que
anteriormente se realizaban procedimientos físicos pero en la actualidad
esos mismos documentos han sido utilizados para que aquella
información que posee sea digitalizada y almacenada de una mejor
manera para evitar la aglomeración de papeles y posibles pérdidas que se
pudieran dar.
7 Baquerizo, M. (2011). Las agencias contables requieren de mayor atención por parte del Estado. México.
15
Los autores (Alarcón, Féliz, & Molina, 2007) referente al uso del
papel manifiestan:
“Parece difícil imaginar nuestra vida sin papel,
¿verdad? El papel está presente en nuestra vida en la
mayor parte de las actividades que desarrollamos,
relacionadas con el trabajo, la comunicación, la
educación, etc.”8
El papel es uno de los elementos más utilizado por la humanidad desde
su descubrimiento, sirve para anotar las grandes ideas y experiencia de la
humanidad, que en generaciones se han manifestado, sin embargo su
utilización despierta un daño a las diversas comunidades, debido a que la
materia prima del mismo, están involucrados cientos de árboles, que son
destruidos para de ahí derivar variedades de productos, este proceso se
repite por varias ocasiones en diferentes partes y crece su accionar en el
mundo, dejando a la naturaleza sin su fuente natural, consumiendo el
medio ambiente sin escrúpulo o control.
El papel es la principal herramienta en los centros de educación, y en el
ámbito laboral, coincidiendo una utopía que no esclarece el buen uso del
mismo, en el momento que ahorramos papel los recursos en suministros
disminuye y por ende la demanda del mismo, esto hace que la oferta
también se deje influenciar por la demanda y con ello la producción del
papel también disminuye y esto a la vez implica que el proceso de
fabricación de papel es más extenso y la tala de árbol se detiene o
disminuye, al disminuir el uso de papel y recurrir a los medios digitales de
presentar la información financiera y tributaria, en general;
8 Alarcón, F. d., Féliz, & Molina. (2007). Papel en la Vda y el medio ambiente. Buenos aires: editores HCVLP.
16
Sin embargo el escritor (Barco E, Los sistemas de gestión electrónica en
las organizaciones privadas, 2010) indica que:
“La utilización de tecnologías informáticas para la
creación de documentos y la gestión electrónica de la
documentación obliga a replantearse la actuación de
los especialistas en información y documentación”9
El almacenamiento tributario y financiero al igual que el contable se da en
aquellos documentos por ejemplo, los formularios en los que se requería
llenar para disponer al pago de impuestos o divisas existentes, se los
realizaba en el pasado de manera física pero en la actualidad existe un
programa que permite que todos estos archivos sean digitalizados y
presentados para la respectiva declaración que se necesite, lo cual ayuda
primordialmente al almacenamiento de la información y conlleva a seguir
mejorando poco a poco los procesos en los que se desarrolla el
almacenamiento para que de manera automatizada una persona pueda
obtener aquellos documentos de hace 10 años en carpetas digitales
organizadas de acuerdo al tema y al área en el que se desenvuelva la
información
El Autor y editorialista (Montero Juan Velez, 2011) en su Obra
manifiesta10:
“La principal actividad de las empresas en vías de
desarrollo y en mejora de su rentabilidad es el uso de
las TICs en todas sus actividades, entre las principales
es el ahorro del papel y la comunicación directa a
través de los medios digitales”
9 Alarcón, F. d., Féliz, & Molina. (2007). Papel en la Vda y el medio ambiente. Buenos aires: editores HCVLP. 10 EL uso de los documento digitales VELEZ, Montero Juan
17
La importancia de llevar un control de la documentación se realizara para
beneficio y optimización de los recursos a través de la Informática y los
diferentes medios digitales de comunicación,
Ilustración 1. Procesos de escanear documentos contables y
tributarios al sistema de Gestión Documental o almacenamientos en
carpetas de entrada y salida.
1 PC
1Servidor de base
de datos
1 Usuario
1Servidor de
impresión.35
1 Impresora
1 Escáner
1Servidor de
archivos
Símbolo Total Descripción
Subtítulo de leyenda
Leyenda
Realizado por Autoras Año 2014
2.1.2. Información financiera
La información financiera es el conjunto de datos que se emiten en
relación con las actividades formuladas a partir del uso y manejo de los
recursos financieros que posee cada empresa. Es aquella información
contable que se considera indispensable para la administración y el
desarrollo de las instituciones, también constan los cambios que pudieran
presentarse en el patrimonio en un tiempo determinado.
Según (Ortíz, 2008)
“Otro tema de vital importancia son la seguridad de los
datos de una empresa, evitar pérdidas, extravíos, virus
o accidentes inesperados son cuestiones que resuelve
fácilmente gracias a que todo el trabajo se hace de
forma online.”
18
Entre los objetivos de la información financiera está, la presentación de
los estados financieros que cumplen con la finalidad de informar a todas
las personas que conforman una entidad sobre la situación por la que
atraviesa la empresa financieramente, de acuerdo con los resultados de
sus operaciones terminadas en una fecha limitada. Estos estados
financieros se desarrollan de acuerdo con cada una de las actividades
formuladas a partir del uso de los recursos financieros de cada empresa,
por lo cual es necesario el empleo de la misma.
La información financiera no solo satisface a los usuarios que se
encuentran en aquellos organismos que llevan el control, las estadísticas
y la información de una misma actividad económica, es por ello que es de
total beneficio para la empresa que la emite siempre y cuando éstas
presenten los resultados de manera real, favorable y oportuna.
En la actualidad su utilización no es tanto manual como se lo realizaba
hace algunos años, ahora entre uno de los beneficios del mundo
actualizado es que este tipo de información debe desarrollarse de
manera digital.
2.1.3. Almacenaje de la información financiera
Con una aplicación de un programa de almacenamiento digital se evitará
el mal manejo y la ineficiencia de archivar los documentos manualmente
y dará un giro completo, ya que este sistema hará que todo el proceso
archivado, sea también digitalizado de manera rápida. Manifiesta (Parco,
2011)
19
“Disminuir la cantidad de impresiones en vez de
apretar el botón de imprimir piense automáticamente
¿Es necesario tener esa información en una hoja de
papel?”11
Por el avance de la tecnología las empresas se ven obligadas a cambiar
el manejo rutinario de archivos por un programa que faciliten la
información de todo lo recolectado y archivado en periodos contables
determinados, ya que con nuevas aplicaciones se podrá manejar los
documentos de una manera fácil, rápida y sin inconvenientes.
Ilustración 2. Procesos de escaneo de comprobantes, facturas y
otros documentos contables y tributarios
Realizado por Autoras Año 2014
Cada proceso de entrada de información que se ha desarrollado,
atraviesan en primera instancia a través de los vínculos de comunicación
que poseen cada dispositivos de entrada como el celular, la laptop entre
otros. Una vez ingresada la información son trasladadas por medio del
internet al servidor de base de datos de la empresa en el que son
registrados.
11 Parco. (2011). Documentación de Archivos.
20
Ilustración 3. Proceso de entrada de información
Rregistro
documentos
Consultar de documentos
emitida e envíados en
un período especifico
C
Consultar
documentaciónEntregar
documentación
USUARIO
ADMINISTRADOR
Archiva
guarada
Realizado por Autoras Año 2014
2.1.4. Programa y proceso de almacenaje
PROGRAMA:
Grupo de instrucciones que le permite a una computadora desarrollar
diferentes funciones.
Mediante este sistema digital se pueden desarrollar diversas actividades
en beneficio de toda institución.
En el caso del almacenamiento digital estos sistemas son empleados para
grabar, guardar o almacenar archivos.
21
Las instituciones que requieran de su uso, establecerán por medio de la
red este sistema que les permitirá a los usuarios utilizar el mismo
programa en distintos accesos, a través de los mismos se puede incluso
llegar a recuperar aquella información que se daba en otras
circunstancias como perdida.
En este modelo de sistema digital se establece una copia de seguridad
automática para cada uno de los documentos que se ingresan a la base
de datos, de manera que cada información va ir sincronizada de acuerdo
a las carpetas que posee cada usuario aunque se utilice distintos
ordenadores.
Así, cada archivo que se adjunte a la base de datos pueda ser utilizado
por otro usuario sin necesidad de registrarlo de nuevo, para ello se le
asignará una clave a cada empleado para poder realizar trabajos en
nuestro sistema de gestión documental de manera que se pueda acceder
a la información de forma eficaz y rápida, para así poder ahorrar tiempo;
el mismo que nos servirá para desarrollar distintas actividades sin
restricción alguna, obteniendo así un proceso operativo acorde con cada
una de las acciones financieras que realice la empresa. (Lanae C, 2011)
En el caso del almacenamiento digital son todo aquel hardware empleado
para que con la ayuda del software instalado desarrollen un adecuado
funcionamiento para el almacenaje de la información. 12 ( (Álvaro M,
2010)
12 Álvaro, M. (2010). El móvil como instrumento para la inclusión financiera. TELOS.
22
Ilustración 4. Programa de gestión documental utilizada por
dependencias del gobierno
Según (Barco E, Los sistemas de gestión electrónica en las
organizaciones privadas., 2010)
“QUIPUX es un sistema de gestión
documental. El sistema fue modificado a partir
del sistema de gestión documental ORFEO el
cual utiliza tecnologías y estándares abiertos”.
13
En el Acuerdo 71814 (PÚBLICA, SECRETARÍA NACIONAL DE LA
ADMINISTRACIÓN, 2012) se especifica que el sistema QUIPUX será
utilizado por entidades que pertenecen a la Administración Pública
Central, por tal razón la Subsecretaría de Gobierno Electrónico, apoyará
en la implantación, soporte y capacitación, a las entidades que son parte
de la Administración Pública
13 Barco, E. (2010). Los sistemas de gestión electrónica en las organizaciones privadas. Editores HGI. 14 SECRETARIA NACIONAL DE LA ADMINISTRACION PUBLICA. (2012). Migración de software
propietario hacia soluciones de codigo libre y abierto: problemas, ventajas y desventajas. Azoguez.
23
Ilustración 5. Programas contables y tributarios utilizados en el
Ecuador
Fuente: www.mercadolibre.com Año 2014
24
PROCESO DE ALMACENAJE
Considerando las definiciones del término proceso, se orienta a un interés
el definir que es la oportunidad de hacer bien los pasos estructurales y
lineales en las distintas áreas de la organización en donde la formalidad
se realiza en base a un sin número de acciones definidas con
organigramas, pasos secuenciales, pasos literales, diagramas, entre
otros, La definición abarca un contexto de planificación secuencial.
Manifiesta el autor (H. James Harrington, 2009) que:
“Es mejor tiempo de respuesta, disminución del costo,
reducción de inventarios, mejoramiento en
manufactura, superior participación de mercado, mayor
satisfacción al cliente, incremento de la moral de los
empleados, incremento de las utilidades, menor
burocracia. Todo lo que hacemos actualmente lo
llevaremos mejor si nos centramos en el proceso”
Observemos el proceso empresarial;
<La venta de un producto desde el pedido, las posibles dudas, la entrega
hasta la recepción de la factura. Para lograr cumplir con este
procedimiento, se requiere de diversos documentos, como un
comprobante de venta el cual se pueda almacenar en su gran mayoría
como un archivo de Excel dentro del disco duro de una computadora y a
su vez en carpetas. Si un compañero lo tiene en formato papel su
empresa no puede responder con la rapidez necesaria y esto le causará
problemas con los clientes, como por ejemplo, “primero tengo que
encontrarlo, déjenme buscarlo” donde el cliente responderá. ¡A esto le
llaman servicio!.
25
Ilustración 6. Elementos básicos de los procesos
Realizado por Autoras Año 2014
En este caso las personas si usan un sistema de gestión documental
tendrán una gran ventaja , ejemplo: el sistema documental DMS gestiona
todos los documentos que se acumulan a diario en la empresa y los
clasifica correctamente en un archivador electrónico; al igual que todos los
operadores autorizados pueden acceder a la búsqueda que comienza
con el nombre completo del documento y a su vez pueden obtener una
vista enseguida de todo el proceso, donde tan solo con hacer clic se
obtiene una vista previa y la información del archivo, independientemente
si el documento es una hoja, mensaje de correo electrónico, un archivo de
Word, una imagen e incluso un archivo de video.
26
Con este sistema el trato al cliente cambiará, su operadora indicará
“Tengo toda la información disponible le resuelvo inmediatamente”
dejando satisfechos a socios y clientes entregando un rápido
resultado…… ¡A esto le llamo servicio!
2.1.5. Ventajas al Implementar un Sistema de Información
Digital
La ventaja de emplear este sistema de gestión digital es que se puede
conocer cada uno de los recursos que posee, de manera en que cada vez
que se produzca una nueva transacción el sistema automáticamente lo
registra en su base de datos permitiendo al personal encargado
desarrollar nuevas gestiones.
2.1.5.1. Uso racional de los recursos:
La gestión documental facilita que la información se comparta y se
aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo.
Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la
duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles
grabaciones de información, seguridad y fiabilidad de la información para
la organización, pueden custodiarse en áreas de alta seguridad,
garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el
uso diario, se dispone de su réplica electrónica.
2.1.5.2. Productividad y valor añadido:
Una gestión documental, además de ahorro de costos, genera una
productividad y valor añadido adicional, originados por el rápido acceso a
la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin
necesidad de trasladar los documentos. Debido al avance de la
tecnología, las empresas se ven en la obligación de actualizarse en lo que
respecta el manejo rutinario de archivos por digitalización, los cuales
27
brindan la facilidad necesaria a la hora de buscar el abastecimiento de
información acerca de todo lo recolectado y archivado en periodos
determinados.
2.1.6. Documentos y su clasificación
La documentación almacenada será transmitida solamente en el caso de
que la información descrita en la base de datos coincida con la
información retenida y solicitada, solamente en ese momento se podría
reenviar lo requerido en base a la confirmación de datos ingresados
adecuadamente por código, cédula o apellidos.
Ilustración 7. Clasificación de los docuementos
Documentos
Clasificacion
Documentos Contables
Documentos Tributarios
Documentos de Información
Materia Prima
Bienes y servicios
Servicio de rentas Interna
Documentos gremiales
Permisos municipalesNomina de empleados
EscriturasDocumentos
contablesDocumentos tributariosEntre otros
ComprobantesContratos
FlujosBalances
IVARetencionesEntre otros
Formularios IVA, Impuesto de rentas
RetencionesPrecio de
transferenciaEntre otros
Realizado por Autoras Año 2014
28
2.1.7. Proceso contable
Las actividades dentro de la estructura de una organización se fijan al
realizar las gestiones contables en base a una cultura sistematizada que
se orienta a la realización adecuada y el control sugerido para definir los
procesos acorde a las políticas contables que exija el sistema de rentas
de un país. El proceso contable es el principal eje de control dentro de la
organización y por parte del servicio de rentas internas, por lo que
demanda el soporte adecuado en cada una de las transacciones que se
realiza a fin de obtener resultados dentro del periodo contable
establecido.
Manifiesta. (Rogers S, 2005)15.
“Los procedimientos del ciclo contable son aquellos
pasos que se realizan para mostrar finalmente la
información financiera de una empresa”
Al tener el conocimiento de que una determinada empresa de
capital, está estructurada a través de un gran número de socios y
que sus respectivos ingresos se producen mediante la
comercialización de servicios o mercadería.
151515 Roger Eggar 2005
29
Ilustración 8. Visualización de documentos y sus procesos
Guarda Doc.
En diferentes formatos
1Servidor de
base de datos
1 Usuario
1Vínculo de
comunicación
1 Equipo portátil
1 Tablet PC
1Servidor de
impresión.35
1Servidor de
archivos
Símbolo Total Descripción
Subtítulo de leyenda
Leyenda
Realizado por Autoras Año 2014
El proceso del almacenamiento se lo realiza en una matriz y a la vez en
un disco duro externo que tendrá información contínua al igual que
almacenamiento constante para garantizar que los documentos se
mantengan en diferentes lugares seguros de almacenamiento.
30
En estos últimos tiempos, se ha podido constatar que son prácticamente
inexistentes los diferentes negocios que cierran sus libros al finalizar el
mes, la gran mayoría de los negocios se desempeñan con etapas
contables en cada año y cierran sus cuentas así mismo en un periodo
anual.
Es de gran importancia recalcar que a toda etapa contable que consista
en 12 meses consecutivos se la reconocerá con el nombre de periodo
fiscal.
(Richard Ball, 1994) Manifiesta que:
“Cuando los ciclos contables coinciden con el año
natural del negocio, los libros se cierran cuando los
inventarios y las actividades se encuentran en su nivel
más bajo”16
Los lineamientos dentro del proceso contable a seguir se lo vinculan
acorde al siguiente cuadro.
16 Richard Ball. (1994). Administración de Empresas. México: Mc Graw.
31
Ilustración 9. Información de procesos y organización digital de
información
Inicio de negociación
Proceso de Facturación
Proceso de Ingreso de dinero
Proceso de deposito bancarios
Proceso de Cuentas por Cobrar
Seguimiento a lineamiento
Informacion contable
Información Tributaria
Organización digital de informacion
Información documentaria
Realizado por Autoras Año 2014
La ilustración No 9 se realiza en base a una organización comercial en
donde la cultura contable se asemeja desde el momento mismo que
arranca la negociación en donde se elabora el proceso de facturación ,
posteriormente en el ingreso de dinero, que este al terminar la jornada
laboral se procede a ser depositado en una institución bancaria, sin
32
embargo podrá haber otro proceso que se origina con cuentas por cobrar
y pagar dentro de la organización para que cada una de las cuentas
respectivas sean de soportes y se ingresen al sistema contable y a la vez
la documentación a un sistema digital, respectivamente.
2.1.8. Proceso tributario
Un sistema de control contable es eficiente con el fin de no caer en los
diversos errores que normalmente se vincula dentro de las NIFF y a la vez
repercute en la acción de multas y sanciones que tergiversa la
rentabilidad de la institución por la incorrecta gestión administrativa que se
desarrolle.
Ilustración 10. Medios diferentes de escanear información tributaria
1 PC
1 Cámara digital
1 Usuario
1Vínculo de
comunicación
1 Teléfono inteligente
1 Tablet PC
1 Cámara de vídeo
1 Escáner
1 Gran sistema
1Servidor de base de
datos
1 Servidor Web
1Servidor de
impresión.35
Símbolo Total Descripción
Subtítulo de leyenda
Leyenda
Realizado por Autoras Año 2014
33
El proceso de tributación encierra pasos exigidos de ley que orienta a las
organizaciones de cómo se deben vincular las retenciones, IVA, impuesto
a la renta, precios de transferencias entre otras, que representa un interés
en la realización de pasos exigidos y formularios llenados el fin de hacer
las declaraciones de impuestos respectivas.
La forma más rápida es de ingresar información financiera a la base de
datos a través del sistema utilizando los medios de comunicación como:
Cámara, teléfono, tablet, imagen, escáner; elegimos la forma de guardar o
imprimir en diferentes formatos o archivos utilizando este sistema una vez
visualizada la información.
Normalmente se utiliza un formato PDF y esta información se traslada a
las diferentes bases de datos en el SRI y en la empresa.
TRIBUTO.-
Se determina como las prestaciones que tanto el Estado u otros
organismos de origen público exigen de manera unilateral a las personas
o empresas conocidas como contribuyente, con las que se cubren
aquellas necesidades del Estado como lo es en el ámbito económico. En
conclusión se determina que el tributo es toda prestación que se le debe
al Estado o cualquier otro organismo público legalmente establecido cuya
finalidad es el satisfacer el desarrollo nacional.
Los impuestos exigidos por el Servicio de rentas internas dirigidos a la
variedad de productos que mantiene la responsabilidad de quienes
forman parte de la producción nacional, siendo los principales el impuesto
a la renta, el impuesto al valor agregado, impuestos a los consumos
especiales.
34
“El Gobierno Ecuatoriano toma las medidas protectoras, correctoras y
efectivas para minimizar el efecto de esta crisis económica que afecta a
todos los países del mundo, regulando los impuestos y equilibrando la
balanza comercial”.
2.1.9. Proceso de información
Un programador informático resuelve un problema que no se sabe cómo
es, guarda información referente a las actividades contables, tributarias y
una gran variedad de documentos que respaldan las acciones que realiza
la institución.
Para la solución de su cliente se debe convertir los documentos de papel
en PDF, WORD, JPG.
Ilustración 11. Proceso externo de almacenamiento de información
contable y tributaria
1 Teléfono móvil
3 Ethernet
3Vínculo de
comunicación
1 Equipo portátil
1 Tablet PC
1Servidor de base de
datos
1 PDA
1Servidor de correo
electrónico
1 Servidor FTP
Símbolo Total Descripción
Subtítulo de leyenda
Leyenda
Realizado por Autoras Año 2014
35
La incorporación de este nuevo modelo de almacenamiento de
documentación contable denominado “gestión de información contable y
tributaria”, genera importantes beneficios al facilitar los procesos de
fiscalización y auditorías internas y externas. Hoy en día es muy
importante manejar sistemas tecnológicos que ayuden a hacer los
procesos más rápidos y eficientes. Es importante convertir una montaña
de papeles en una columna de archivos, hay necesidad de gestionar
miles de archivos dispersos en varios discos duros en innumerables
carpetas en varios ordenadores todo esto se resuelve con un programa
de gestión documental.
Este proceso se desarrolla almacenando todas las bases de datos
existentes; y se lo maneja con un solo un ordenador para varios
ordenadores dándonos la facilidad de realizar las copias de seguridad y
una búsqueda más rápida de archivos de control de acceso a los
documentos que nos permite controlar quien entra a nuestra base de
datos.
2.2. PROCESOS PARA LA APLICACIÓN DE DOCUMENTOS A
CARPETAS DIGITALES.
2.2.1 Logística de manejo de documentos
El análisis de los procesos de documentación digital encierra un interés
por crear actividades rápidas y que permitan solucionar problemas e
incluso tomar decisiones inmediatas para el desarrollo de actividades
contables, financieras y de flujos dentro de una entidad comercial o de
servicio, es por ello el interés de saber manejar los procesos debidamente
realizado en base a las actividades descritas en las siguientes
ilustraciones.
36
Ilustración 12. Proceso de escaneado de documentos contables y
tributarios más eficiente mostrándose en el visor y después la
bandeja de entrada.
Realizado por Autoras Año 2014
En el diagrama se gestiona el proceso que toma la información en base a
la frecuencia y a los pasos, desatando un interés por el tiempo que se
desenvuelve los procesos, es decir mientras más rápido más eficiente, se
miden el esfuerzo de la empresa, gracias a las facilidades y ventajas que
ofrece el servicio de gestión documental, agrupando factores como el
ahorro de transporte, el costo del papel, el beneficio en la información
inmediata y las diligencias y solicitudes de manera más eficiente.
Inicio de scaneo
Proceso de
verificación
de datos
Bandeja de
entrada de
información
Importancia
Proceso de
eliminación
de la
información
Bandeja de
entrada
disponible
Clasificación de
la información
Clasificación de
la información
escaneada
Fin de los procesos
de escaneo
37
Ilustración 13. Envío y recepción de memos y oficios de una entidad
utilizando la impresion de documentos contables y tributarios
Realizado por Autoras Año 2014
La información es mostrada en varios formatos, cada registro es guardada
en la base de datos de gestión documental solo se puede modificar y
guardar información. El despliegue de la información encierra una visión a
los contadores, y jefaturas empresariales en formato pdf y sin poder tener
acceso a cambiarla solo verificarla e imprimirla, y queda excusado de
borrar o cambiar información.
38
2.2.2 Técnicas de aplicación de cero papeles en las
organizaciones.
Ilustración 14. Envío y recepción de documentos contables y
tributarios de carcateres electrónicos
Realizado por Autoras Año 2014
Las directrices se respetan y se encaminan en las obligaciones
jerárquicas con el fin de abastecer un orden de prioridades y exigencias
en los mandatos de los documentos transferidos en la base de datos.
39
2.2.3 Impacto ambiental de la Gestión de Documentos
Contables y Tributarios.
La recolección contínua de documentos contables, en este caso aquellos
que se producen como resultado de las actividades tanto administrativas y
financieras que se llevan a cabo dentro de una empresa, produce a la
larga, consecuencias desfavorables para el medio ambiente, esto debido
a que al igual como se da al momento de desechar desperdicios a la
interperie y poco a poco va produciendo daños a la integridad ambiental
una vez que se da la descomposición del mismo, tomando en cuenta que
al existir mayor cantidad de papeles a los cuales no se les brinda un uso
completo, conlleva a que exista la necesidad de fabricar más de este
material, y se debe considerar que la producción del mismo requiere de la
tala y por ende destrucción de áreas verdes, ya que es la fuente principal
para la creación del papel.
Es de esta manera que se debe de considerar que una de las alternativas
más favorables para intentar reducir, y además prevenir que surjan estos
inconvenientes que afectan a la integridad ambiental, se encuentra la
alternativa de gran factibilidad de la digitalización de documentos,
mediante el uso de la información computarizada que conste en la
memoria de un determinado ordenador.
Los procesos del almacenamiento de documentos representan
importantes ventajas. Entre ellas, se logra el ahorro significativo en la
generación, almacenamiento y administración de los libros, pues la
generación, manejo y respaldo de archivos digitales electrónicos ha
comprobado ser más eficiente y económico, ya que al cuarto o quinto mes
de generación se recupera la inversión.
40
2.2.4 Documentos al archivador electrónico
El proceso de digitalización consiste en el ingreso del contenido que
posee en medios físicos, como es en el caso de los papeles o
documentos que a través del modelo digital especializado se deberá
obtener un mejor desempeño en cuanto a una organización documental.
Según (Peña F, 2009) manifiesta:
“El proceso de digitalización se presenta como
semiautomático o como automático en su totalidad” 17
2.2.4.1 Distribución e ingreso de los documentos
En esta distribución encontramos tres tipos de documentos, estos
son:
- Contables
- Tributarios
- De Informacion.
17 Ortíz, C. (2008). Software de Gestión Documental. Maracaibo: Aranguiz.
41
Ilustración 15. Documentos contables
Realizado por Autoras Año 2014
A través de varios medios de comunicación, podemos ingresar la
información en diferentes formatos, y así visualizarlos al ingresar a la
base de datos de gestión documental
Declaración del IVA Documentos Contables
Documentos Tributarios
Documentos de Información
Proceso de Escaneo
Proceso de distribución
Alamcenamiento
Alamacenamiento
Almacenamientos
42
Ilustración 16. Documentos tributarios
Formulario 104
Declaracion Iva
Procesos tributario
Documentos de Información
Proceso de Escaneo
Proceso de distribución
Alamcenamiento
Almacenamientos
Realizado por Autoras Año 2014
La digitalización de los documentos contables y tributarios son métodos
que si bien es cierto con el desarrollo constante de la tecnología, se
manifiestan como una técnica práctica para una mayor organización en
las actividades financieras de las empresas, debido a que la transcripción
física en documentos contables representa en la mayoría de los casos
una desorganización crítica que puede afectar a la integridad de la
empresa en el momento que se requiera la búsqueda de documentos
antiguos de gran importancia para cumplir con una actividad determinada.
43
Ilustración 17. Documentos de información
Contrato de arrendamiento Documento De información
Documento Contable
Proceso de Escaneo
Proceso de distribución
Alamcenamiento
Almacenamientos
Realizado por Autoras Año 2014
2.2.5 Clasificación de Documentos para el Escaneo
Papel como factor incidente en la contaminación del Medio Ambiente
Tal como manifiesta (Gundongan, 2009)
“Parece difícil imaginar nuestra vida sin papel, el papel
está presente en nuestra vida en la mayor parte de las
actividades que desarrollamos, relacionadas con el
trabajo, la comunicación, la educación, entre otras”.18
La sociedad es consciente de la necesidad de alcanzar un desarrollo
económico adecuado, pero sin dejar de conservar los recursos naturales y
se pueda reconocer que se contribuye con la preservación ambiental.
Para (Parco, 2011) es necesario realizar los siguientes:
18 Gundongan, P. (2009). Telecomunicaciones y Desarrollo Sostenible. Mainz: Khan.
44
“Disminuir la cantidad de impresiones, en lugar de optar
por el botón de “imprimir” automáticamente, se debe
pensar básica y conscientemente si es necesario tener
esa información en una hoja de papel. Asimismo, se
pueden utilizar otros medios alternativos como el correo
electrónico o los mensajes de texto para enviar un
mensaje o también se puede guardar la información en
la memoria del computador; si se desea almacenar”. 19
Los impactos ambientales asociados a la fabricación y reciclado del papel,
así como las numerosas ventajas en cuanto al ahorro de costes y
aumento de productividad que supone tener menos papeles en la mano
han fomentado que a distintos niveles de empresas, administraciones
públicas, y organizaciones ecologistas, se implanten iniciativas para la
reducción del consumo del papel.
Manifiesta, (Athento C. H, 2004)
“En los últimos tiempos el gran volúmen, la complejidad
y diversidad de información estructurada y no
estructurada que maneja una empresa, sin importar el
tamaño de la misma, ha provocado que apoyarse y
ayudarse en herramientas como el software de gestión
documental sea algo imprescindible en cualquier tipo de
organización para evitar el caos en los sistemas de
información”. 20
La aplicación correcta de ésta herramienta de gestión documental
contribuye en prácticas del equilibrio administrativo, cumplen con las
19 Parco, N. (2011). La Tecnología del Papel Informática aplicada. Lima Perú: Editorial Paez fienco. 20 Athento, C. H. (2004). La informacion Estructura. Asuncion PAraguay: Ediciones integrales
Paraguayas 1990 ce.
45
políticas de conformidad y además un considerable ahorro de papel,
archivos y espacio, produciendo un importantísimo aumento de la
productividad.
Desecho de Documentos que Representan Grandes Beneficios a la
Actividad del Reciclaje
Como recalca (Ortíz, 2008) al manifestar que:
“Otro tema de vital importancia son la seguridad de los
datos de una empresa, evitar pérdidas, extravíos, virus
o accidentes inesperados son cuestiones que se
resuelven fácilmente gracias a que todo el trabajo se
hace de forma online”.
Una empresa generará una gran cantidad de documentos, con él día a
día según las actividades laborales que en ella se lleven, esto se da ya
que la información que contienen estos archivos es la que la llevará al
éxito a la hora en que esta necesite realizar una determinada actividad.
Este tipo de documentos representan un deber, es por esto que se le
debe dedicar un porcentaje mayor de tiempo a los procesos para poder
conseguir su optimización, es en este factor donde se hace referencia al
sistema tributario de gestión documental, el cual mejorará el servicio a
socios o clientes ahorrando tiempo y dinero.
Los documentos contables se emiten con el objetivo de dar constancia de
un soporte del historial contable de una empresa, que se ha derivado en
un periodo de tiempo específico en el que se hayan realizado diferentes
actividades de gestión, las cuales deben ser transcritas a través de
documentos en los que se lleva a cabo la contabilidad diaria.
Manifiesta (Athento C. H, 2004) en los últimos tiempos el gran volumen, la
complejidad y diversidad de información estructurada y no estructurada
que maneja una empresa, sin importar el tamaño de la misma, ha
46
provocado el apoyarse y ayudarse en herramientas de gestión
documental digital, y sea algo imprescindible en cualquier tipo de
organización para
evitar el caos en los sistemas contables.
Ilustración 18. Lectura de documentos contable y tributarios antes
de la clasificación al archivador
Fuente: Instituciones Públicas del Ecuador
2.2.6 Nube digital
DEFINICIÓN
Desde hace un par de años, muchas empresas comenzaron a trabajar en
mecanismos que permitieran guardar información de manera segura y sin
tener que utilizar material físico; a esto se lo conoce como Nube Virtual o
Cloud.
47
El por qué de ese nombre viene dado por multitud de teorías pero, la que
parece más aceptada es la idea de internet como un conjunto de
ordenadores conectados entre sí por una red de cables y servidores
situados en una nube virtual, desde la que se da funcionalidad a todos los
PCs conectados en dicha red. En la actualidad, millones de personas
tienen una cuenta en una nube virtual y saben de qué manera utilizarla.
BENEFICIO DE OBTENER UNA NUBE DIGITAL
La “nube” permite ingresar a los datos desde cualquier lugar y dispositivo
sin más premisa que acceder a internet. En contrastes aquellos que no
usan aun la nube como recurso de almacenamiento, seguirán
condicionados a guardar archivos en su computadora o accesorios de
almacenamiento externo, como los pendrive, pero en el momento en que
no posean dichos dispositivos no podrán tener acceso a sus documentos.
Por esto para Sebastián Herrero “la independencia que este tipo de
dispositivos le otorga a los usuarios es sin duda su mayor virtud”.
TIPOS DE NUBES
Existen actualmente más de 20 competidores en el juego de
almacenamiento: Dropbox, Caja, Cubby, Stash Mozy y otros.
Pero aún así la tecnología Cloud sigue siendo un territorio desconocido
para muchos.
DROPBOX
Es básicamente un disco rígido pero en Internet el servicio es
completamente gratuito aunque también se puede pagar para tener una
versión Premium. Ofrece espacio en sus servidores para que puedan
almacenar archivos de texto, videos, canciones o cualquiera de las cosas
que tenés en tu PC (Ver Anexo # 1).
48
Lo mejor de todo es que a través de un software que poseen podrás
acceder a este disco rígido digital a través de una carpeta en tu escritorio
o de la barra de tareas de Windows, Mac OS X o Linux.
GOOGLE DOCS Y CALENDAR
Si se está buscando una alternativa para el Microsoft Office, el Google
Docs es lo ideal. Se podrá crear o editar archivos de texto, hojas de
cálculo, presentaciones, archivos PDF y más. Pero, además de poder
ingresar desde cualquier computadora y lugar, una de las mejores
opciones que tiene es que guarda los archivos constantemente. Esto
permite que si, por ejemplo, surge un corte de luz no se pierda
prácticamente nada de información y se pueda continuar modificando los
archivos en cualquier momento.
Por otro lado, Google Calendar es servicio de calendario y agenda online.
Permite no sólo organizar fechas sino sincronizar la información con tus
contactos de Gmail y así compartir o invitarlos a diferentes eventos. Lo
mejor de todo es que, aquellos más olvidadizos, van a poder configurarlo
para que les envíen un correo electrónico o SMS de aviso cuando tengan
una cita importante o saludar a algún amigo por el cumpleaños.
Tanto con Google Docs como con Google Calendar para poder utilizarlos
se debe tener una dirección en Gmail.
PICASA - FLICKR
Son los dos servicios de almacenamiento de imágenes más famosos de
la red de dos de las compañías más relevantes: Flickr es de Yahoo! y
Picasa de Google. Desde que nacieron las cámaras digitales la fotografía
cambió radicalmente pero en más de una oportunidad las capturas se
pierden porque, por ejemplo, un virus entra a la computadora y borra todo.
49
Si cada vez que te vas de vacaciones o cumples años vas subiendo esas
fotos a Internet nunca más vas a perderlas y tu información estará
resguardada.
ZOHO
Es una plataforma que, como Google Docs, ofrece aplicaciones online
para oficina pero mucho más profesional y con una mayor cantidad de
opciones.
Zoho Writer permitirá crear documentos de texto; Zoho Sheet con el que
se pueden hacer hojas de cálculo; Zoho Show para crear diapositivas;
Zoho Wiki para editar archivos wiki (como la Wikipedia); Zoho Notebook
que te dejará crear documentos de texto con videos, audio e imágenes;
Zoho Meeting para realizar videoconferencias entre una o más personas;
Zoho Projects para gestionar proyectos de cualquier tipo (asignación de
tareas, tiempos para realizarlas, personas vinculadas, etc.).
Zoho CRM es una aplicación para administrar y gestionar con la que vas
a poder llevar una agenda de contactos, tareas, gestión de grupos y más;
Zoho Planner para tener una lista muy organizada de tareas por hacer;
Zoho Chat para comunicarte con tus empleados o compañeros de trabajo;
y Zoho Mail que, como su nombre lo dice, es un correo electrónico.
PROVEEDORES DE RED Y NUBES
Si bien no hay un hecho particular que pueda relacionarse con el
nacimiento de la nube digital, el concepto obtuvo su mayor impulso
cuando grandes empresas como Google, Amazon y Microsoft
desarrollaron servicios de almacenamiento en sus servidores.
La “nube” día a día comienza a reemplazar a las formas tradicionales de
almacenar archivos. Antiguamente había que instalar sistemas operativos
en el disco duro de la computadora y todos los programas necesarios
50
también se instalaban en el disco, mientras que hoy la nube promueve
que todo sea almacenado en servidores y se pueda acceder a los
contenidos desde cualquier lugar independientemente del dispositivo
desde el que se accede”. Tanto las empresas como los entes particulares
pueden acceder al dispositivo, cada uno adaptándolo a sus necesidades y
es ahí donde ingresan los distintos servicios que existen para usar el
Cloud Computing.
2.3 MARCO CONCEPTUAL
GESTIÓN DOCUMENTAL EN MYPYMES
“Las compañías, en la actualidad, pagan un alto precio por
la elevada carga de trabajo y desorganización de la
información empresarial, algo que podría solucionarse
utilizando ciertas herramientas, como un buen gestor
documental, el uso de soluciones de gestión
documental y Portal Corporativo además de ser una
imperiosa necesidad para las grandes empresas también lo
es para las MYPYMES”. (Grupo Euclides, 2011)
La acumulación de archivos virtuales en los computadores de las
entidades empresariales surge como una nueva problemática que hasta
la actualidad no se presentaba (Ver Anexo # 2). En esta situación, la
capacidad que ocupa no preocupa mayormente, debido a que la memoria
de almacenamiento es cada vez menos costosa; pero la complejidad para
encontrar un determinado documento que se está buscando, además de
la creación de copias de seguridad comienzan a considerarse como
importantes conflictos de gestión documental.
51
“En los sistemas de archivo de los documentos en soporte
papel, para localizar un documento dentro de un
expediente lo primero que se ha de saber es qué
expediente contiene el documento y cuál es la localización
física de ese expediente. Además, será necesario llevar un
control sobre la circulación de expedientes (cuándo salió,
a quién se le ha dejado en préstamo y cuándo se
devolverá)”. (Nuria San Servando Hernández, 2013)
En los sistemas electrónicos, los usuarios tienen la posibilidad de aplicar
búsquedas por atributos o por comandos de textos libres para lograr
localizar un determinado archivo el cual se pretende encontrar, lo hacen
desde el propio puesto de trabajo y no es necesario realizar un control
sobre el préstamo, ya que diversos usuarios pueden acceder al
expediente incluso de forma simultáneamente.
Pero, al igual que en los sistemas basados en papel, los documentos
electrónicos no tienen sentido ni valor si no se encuentran relacionados
con los otros documentos que se han creado o recibido durante la gestión
del mismo procedimiento o actividad. Igualmente, es imprescindible
describir el contexto administrativo y tecnológico del documento, esta
información servirá para relacionar los documentos electrónicos y los
documentos en otros soportes.
“En la actualidad las empresas tienen ante sí un nuevo reto
en lo que se refiere a la gestión documental: la información
está aislada. La documentación en papel, los correos
electrónicos, los archivos almacenados en carpetas en el
Pc y los datos de registro del eRP no están relacionados
entre sí, la información no se comparte y la pérdida y falta
de control de información generan ineficacia y descontrol
en las organizaciones”. (Servando Hernández, 2013)
52
2.3.1 Proceso contable
Encierra el periodo de tiempo en el que se lleva un registro de todas
aquellas transacciones que practica una empresa ya sea este en periodos
mensuales, trimestrales, semestrales o anuales, resaltando el periodo
anual como el demandado con mayor frecuencia.
2.3.2 Estados financieros
Aquellos estados contables en los que se representa cada uno de los
informes de cuentas anuales o las finanzas que utiliza la empresa. Son
documentos a los que acuden las empresas para sustentar en ellos la
situación actual de la compañía ya sea ésta financiera u económica.
De acuerdo a su uso, se utilizan:
Estado de Situacion Financiera
Estado de Resultado Integral
Estado de Flujo de efectivo
Estado de cambios en el Patrimonio
Notas a los Estados Financieros
2.3.3 Proceso tributario
Consiste en el conjunto de actividades y acciones que el responsable,
declarante o contribuyente en general lleva a cabo por sí mismo con el fin
de lograr el cumplimiento de la obligación tributaria sustancia.
Entre las finalidades que se presentan durante la aplicación del proceso
tributario constan:
53
El análisis y revisión de todas y cada una de las obligaciones
tributarias accesorias ya sean estas del sujeto activo como del
pasivo.
Métodos para lograr hacer cumplir las obligaciones tributarias
princicipales.
Debate administrativo sobre el impuesto.
Debate contencioso del impuesto.
Se determina como las prestaciones que tanto el Estado u otros
organismos de origen público exigen de manera unilateral a las personas
conocidas como ciudadanos con las que se cubren aquellas necesidades
de la empresa como lo es en el ámbito económico.
En conclusión se determina que el tributo es toda prestación que se le
deba al Estado o cualquier otro organismo público legalmente establecido
cuya finalidad es el satisfacer el desarrollo nacional.
54
3. CAPÍTULO III.
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1. MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN
Para Justin G. Jongenecker (2007) “La investigación es el proceso de
recopilación, procesamiento, informe e interpretación de la información,
con temas como: Clientes, Competidores y el Mercado, que es lo que se
desarrollará más adelante”.
La investigación representa la voz del consumidor al interior de la
compañía, por lo que se deduce que el propósito de la investigación del
presente proyecto es ayudar en la toma de las decisiones para dar un
mejor desarrollo a la información y documentación en las empresas de
purificación y embasado de Agua de la ciudad de Guayaquil, desarrollo y
la mercadotecnia de la empresa.
El presente proyecto de investigación, fue elaborado con tres diferentes
modalidades:
DE ACUERDO A LOS OBJETIVOS:
Aplicada.-
Es la investigación que está dedicada al desarrollo de la ciencia y puede
determinar un hecho o descubrirlo.
DE ACUERDO AL LUGAR:
De Laboratorio.-
Es aquella investigación que está controlada directamente por el
investigador y dentro del propio lugar de trabajo. Con ella llevamos a cabo
una investigación bibliográfica y la documental audio gráfica
55
Bibliográfica
Es la encargada de recopilar datos, por medio del manejo adecuado de
los libros, las revistas, resultados de otras investigaciones, entrevistas,
censos (Ver Anexo # 3), etc. Se trata de buscar la información necesaria
tanto en las bibliotecas, mediante la red mundial de comunicaciones, el
internet.
De Campo.-
Se desarrolla en el mismo lugar donde ocurren los acontecimientos, en
contacto con los gestores del problema que se investiga.
La estrategia que cumple el investigador se basa en métodos que
permiten recoger los datos en forma directa de la realidad donde se
presentan. Los datos obtenidos son llamados primarios o de primera
mano.
DE ACUERDO AL ENFOQUE:
Investigación Científica.
Es el general que recibe, el largo y complejo proceso en el cual, los
avances científicos son el resultado de la aplicación del método científico
para resolver problemas o tratar de explicar determinadas observaciones.
Es además un proceso técnico-científico que busca descubrir las leyes
generales que rigen las relaciones de los fenómenos de la naturaleza y la
sociedad.
56
3.2. MÉTODOS DE LA INVESTIGACIÓN
Es una especie de brújula en la que no se produce automáticamente, el
saber, pero que evita perderse en el caos aparentemente de los
fenómenos, aunque solo sea porque indica cómo no plantear los
problemas y como no sucumbir en el embrujo de los prejuicios
predilectos.
Investigación Cualitativa: Es la investigación de carácter exploratorio
que pretende determinar principalmente aspectos diversos del
comportamiento humano, cómo: motivaciones, actitudes, intenciones,
creencias, gustos y preferencias.
Investigación Cuantitativa: Análisis de diferentes aspectos que pueden
ser fácilmente medibles y cuantificables tales como: consumos, lugares
de compra, etc. El método de investigación a utilizar es la cuantitativa, ya
que se van a realizar censos a las empresas de Agua y similares que
manejan información directa en base a papeles y documentos que forman
parte de la muestra, con el fin de conocer cuáles son los factores que
intervienen al momento de elegir una alineadora, la frecuencia de uso, los
lugares entre otros puntos de importancia, datos que son más sencillos
interpretar obteniendo los resultados de las encuestas.
3.3. TIPOS DE INVESTIGACIÓN
Investigación exploratoria: Es la Investigación que alcanza una visión
general del tema en estudio. Se utiliza este tipo de investigación cuando
hay necesidad de buscar un conocimiento con mayor profundidad sobre
problemas y datos específicos, siendo base en el desarrollo de medir el
mercado de agua en un contexto directo en una empresa modelo para la
implementación de la nube digital y gestión documental.
57
Este estudio lo realizamos revisando la documentación con lo que
contamos, esto incluye toda clase de fuentes bibliográficas, los contactos
directos nos aproximan al problema y nos dan la posibilidad de contar con
elementos objetivos.
Investigación causal: se utiliza esta investigación cuando existe una
variable que causa o determina otra variable. En el caso de las empresas
de agua, se especifica un inconveniente común entre las empresas
dedicadas a la comercialización y distribución.
Investigación descriptiva: esta investigación se utiliza para analizar los
mercados. Es una investigación inicial conducida para aclarar y definir la
naturaleza de un problema, se comprueba la validez de conocimiento por
medio de un proceso de una hipótesis o de una tesis, o también mediante
hechos concretos que ratifiquen determinadas afirmaciones.
En este punto, se aplicará la investigación descriptiva, de tal modo que
se identifique cual es el entorno en el que se encuentra el sector de las
empresas de agua de la ciudad de Guayaquil, analizando el mercado,
tanto a los consumidores como las empresas que prestan este tipo de
negocio y que utilicen a la nube como eje central de la administración de
información.
3.3.1. Tipos de muestreo
Es el procedimiento mediante el cual se selecciona una muestra
representativa de la población objeto de estudio.
Muestreo probabilístico: Forman parte de este tipo de muestreo todos
aquellos métodos para los que puede calcularse la probabilidad de
extracción de cualquiera de las muestras posibles, en este caso se habla
de muestra probabilísticas, pues no es razonable hablar de muestras
representativas dado que no conocemos las características de la
población.
58
Muestreo no probabilístico: Aquél para el que no puede calcularse la
probabilidad de extracción de una determinada muestra.
El tipo de muestreo que se utilizará es el método aleatorio simple, que se
encuentra dentro del muestreo probabilístico, de tal forma todas las
personas que formen parte de la muestra tengan la misma probabilidad
de ser encuestados, resultado del número de personas que es obtenido a
través de la fórmula del tamaño de la muestra.
3.4. RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
Se pueden definir como el medio a través del cual el investigador se
relaciona con los participantes para obtener la información necesaria que
le permita lograr los objetivos de la investigación.
Fuentes de datos: En el informe de la investigación se señalan los datos
obtenidos y la naturaleza exacta de la población que fueron extraídos de:
Fuentes secundarias:
Proporcionan información ya recogida y elaborada previamente
(estadísticas, libros, revistas, estudios anteriores…).
Según Nogales (2004) “En ocasiones este tipo de fuentes proporciona la
información necesaria para la realización del estudio y, por tanto, son
innecesarias las etapas cuarta y quinta del proceso metodológico”.
Para tener una referencia de cuál es el manejo del ambiente de manejo
de nubes digitales en empresas de agua, se utilizarán fuentes
secundarias como son los datos de las diferentes estadísticas que se
encuentran en las empresas comerciales de agua en la ciudad.
59
Fuentes primarias:
Es aquella que se releva directamente para un propósito específico,
adicional para ampliar la información y conocer más a fondo este
ambiente, se utilizarán fuentes primarias que son la recolección de datos
en base a encuestas, las mismas que serán realizadas a las personas
seleccionadas dentro de la muestra y empresas competidoras que estén
localizadas dentro de la provincia, éstas se detallan más adelante.
Técnicas de recolección de información:
Es importante destacar que los métodos de recolección de datos, se
puede definir como: el medio a través del cual el investigador se relaciona
con los participantes para obtener la información necesaria que le permita
lograr los objetivos de la investigación. Entre una de estas técnicas se
encuentran las encuestas, que es por el cual este proyecto optó para la
recolección de datos dirigido a los clientes.
Encuestas:
Según (Abascal & Ildefonso Grande, 2005)
“Las encuestas se pueden definir como una técnica primaria de obtención
de información sobre la base de un conjunto objetivo, coherente y
articulado de preguntas, que garantiza que la información proporcionada
por una muestra pueda ser analizada mediante métodos cuantitativos y
los resultados sean extrapolables con determinados errores y confianzas
a una población”.
Censo:
“El censo permite delimitar una población estadística que refleja el
número total de individuos de un territorio. A diferencia de otras
herramientas de la estadística, en este caso no se trabaja con
muestras, sino con la población total. El censo es considerado una
técnica que utiliza la ficha censal o cédula de censo como
instrumento para llevar a cabo una investigación”.
60
Para la recolección de datos se utilizarán Los Censos como herramienta
de recolección de información principal, por el cual se dará a conocer
cuáles son las necesidades de los usuarios, la frecuencia de uso, las
empresas competidoras, y en general, como se encuentra el mercado del
agua. La encuesta estará estructurada con preguntas cerradas, para una
mejor recolección de información (Ver Anexo # 4).
Definición de la población para el estudio de mercado:
Para encontrar el mercado meta, se segmentó geográficamente
escogiendo como muestra a las empresas de Agua de la ciudad de
Guayaquil. Una vez encontrado el mercado potencial como se detalló
demográficamente, éste fue un total de 28 empresas legalizadas (Ver
Anexo # 5)
3.4.1. Determinación del tamaño de muestra:
En estadística el tamaño de la muestra es el número de sujetos que
componen la muestra extraída de una población, necesarios para que los
datos obtenidos sean representativos de la población (Ver Anexo # 6).
Para obtener el tamaño de la muestra se utilizará un muestreo aleatorio
simple en el que se aplica la siguiente fórmula:
Parámetros de Medición:
n= Tamaño de la muestra
Z= Nivel de confianza deseado
N=Tamaño de la población
p= Proporción real estimada de éxito
q= Proporción real estimada de fracaso
e= Error maestral
61
Nivel de confianza (Z):
Esta muestra tendrá un nivel de confianza del 95%, donde en la tabla
representa z=
Tamaño de la población (N):
Constan las empresas embotelladoras de agua en la ciudad de
Guayaquil
Proporción real estimada de éxito (p), y de fracaso (q):
Se considera que ocurra el éxito en un 70% mientras que un 30% en que
éste fracasaría, basándose a la suficiente información que se ha obtenido.
3.5. POBLACIÓN Y ESTRATEGIA
Levin & Ruvin (1996):
“Una población es un conjunto de todos los elementos
que estamos estudiando, acerca de los cuales
intentamos sacar conclusiones”.
La población que se tomará en cuenta para la aplicación del estudio de
campo en primer lugar serán las Empresas dedicadas a la Producción
de aguas minerales naturales y otras aguas embotelladas, en la ciudad
de Guayaquil la persona encargada del área contable y financiero de las
diferentes entidades empresariales de la ciudad de Guayaquil.
62
Elaborado por Autoras – Septiembre 2014
Fuente: www.ecuadorencifras.gob.ec
Ilustración 19. Actividades la produccion de aguas embotelladas
63
3.6. INTERPRETACIÓN DE LOS DATOS
La investigación es de campo puesto que es necesario indagar a las
Empresas productoras de agua mineral y embotellada sobre el buen uso
de la gestión Documental Digital.
Tabla 2. Empresas censadas
Gestión Documental Digital
Elaborado por: Las Autoras. Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Autoras Año 2014 Fuente: Investigación de campo 2014
86%
14%
EMPRESAS PURIFICADORAS Y EMBOTELLADORAS DE AGUA
SI NO
EMPRESAS CENSADAS CANTIDAD %
SI 24 86%
NO 4 14%
TOTAL 28 100%
64
Del total de la muestra obtenida se realizó el censo a las empresas
anteriormente mencionadas, obteniento un nivel de aceptación del 86 %
mientras que un 14% se negó a dar información.
1. ¿Considera usted importante la gestión de la información en
su empresa?
Tabla 3. Importancia de la gestión de la empresa
1.
IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN EN LA
EMPRESA
DETALLE CANTIDAD PORCENTAJE
Si 24 100%
No 0 0%
TOTAL 24 100%
Elaborado por: Autoras Año 2014 Fuente: Investigación de campo
Gráfico 1. Importación de gestión en la empresa
Elaborado por: Autoras Año 2014 Fuente: Investigación de campo 2014
100%
0%
Si No
65
INTERPRETACIÓN:
El 100% de los encuestados manifestaron que es muy importante la
gestión de todas las áreas en sus compañías, por lo tanto la
implementación de un sistema de gestión documental sería ideal aplicarlo.
2. ¿Conoce usted si en su empresa se almacena la información
de manera correcta?
Tabla 4. Almacenamiento de la información de manera correcta
2.
SE ALMACENA LA INFORMACION DE MANERA
CORRECTA
DETALLE CANTIDAD PORCENTAJE
Si 21 87%
No 3 13%
TOTAL 24 100%
Elaborado por: Autoras Año 2014 Fuente: Investigación de campo 2014
Gráfico 2. Se almacena la información de manera correcta
Elaborado por: Autoras Año 2014 Fuente: Investigación de campo 2014
87%
13%
Si No
66
INTERPRETACIÓN:
El 87% de los encuestados manifiestan que si se almacena de manera
correcta la información de la empresa mientras que el 13% indica que no.
El sistema de gestión documental dará la ventaja de mantener la
información segura e indexada en la web.
3. ¿Cree usted que el desperdicio e impresión de papel ocasiona
un daño al medio ambiente?
Tabla 5. Consideración del papel como factor dañino para el ambiente
3. SE CONSIDERA QUE EL DESPERDICIO DE PAPEL DAÑA AL MEDIO AMBIENTE
DETALLE CANTIDAD PORCENTAJE
De acuerdo 16 67%
Totalmente de acuerdo 4 17%
Parcialmente de acuerdo 2 8%
Desacuerdo 2 8%
Totalmente en desacuerdo 0 0
Ni acuerdo - Ni desacuerdo 0 0
TOTAL 24 100%
Elaborado por: Autoras Año 2014 Fuente: Investigación de campo 2014
67
Gráfico 3. Se considera que el desperdicio de papel
daña al medio ambiente
Elaborado por: Autoras Año 2014 Fuente: Investigación de campo 2014
INTERPRETACIÓN:
EL 67 % de los encuestados indican estar de acuerdo con el daño que
ocasionan la impresión innecesaria de los documentos, y el 17% indican
estar totalmente de acuerdo; mientras que un 8% consideran estar
parcialmente de acuerdo y en desacuerdo, ya que indican que aún es
necesario la impresión de documentos por los respaldos que manejan
cada una de las empresas.
67%
17%
8%
8%
De acuerdo
Totalmente de acuerdo
Parcialmente de acuerdo
Desacuerdo
68
4. ¿Conoce o a escuchado acerca del Almacenamiento digital?
Tabla 6. Almacenamiento digital
Elaborado por: Autoras Año 2014 Fuente: Investigación de campo 2014
Gráfico 4. Almacenamiento digital
Elaborado por: Autoras Año 2014 Fuente: Investigación de campo 2014
INTERPRETACIÓN:
El 58% de los encuestados manifestaron conocer sobre el
almacenamiento digital pero no todos los aplican mientras que el 42%
desconoce sobre el tema. Este Almacenamiento nos ayuda a obtener la
42%
58%Si No
4. ALMACENAMIENTO DIGITAL
DETALLE CANTIDAD PORCENTAJE
Si 10 48%
No 14 52%
TOTAL 24 100%
69
información por medio de la web desde cualquier lugar que nos
encontremos tan solo con tener nuestro cuenta de usuario, las empresas
PYMES están involucradas en mantener, conservar y actualizar la
información.
5. ¿Usted conoce con exactitud qué es y para qué sirve una
nube digital?
Tabla 7. Conocimiento de una nube digital
5. CONOCE PARA QUE SIRVE UNA NUBE DIGITAL
DETALLE CANTIDAD PORCENTAJE
Si 5 21%
No 19 79%
TOTAL 24 100%
Elaborado por: Autoras Año 2014 Fuente: Investigación de campo 2014
Gráfico 5. Conoce para que sirve una nube digital
Elaborado por: Autoras Año 2014 Fuente: Investigación de campo 2014
21%
79% Si No
70
INTERPRETACIÓN: El 79% de los encuestados manifestaron no conocer sobre la nube digital,
y el 21% indicó que sí. Existen muchas nubes digitales que nos ofrecen el
respaldo necesario a toda la información. La inclusión de la tecnología en
internet representa el principal soporte de almacenamiento de información
por lo que es necesario su adaptabilidad, capacitación y medición del
rendimiento en lo que es una nube digital.
6. ¿Dispone en su empresa de conexión a Internet?
Tabla 8. Conexión a internet
Elaborado por: Autoras Año 2014 Fuente: Investigación de campo 2014
Gráfico 6. Dispone de conexión a internet
Elaborado por: Autoras Año 2014 Fuente: Investigación de campo 2014
87%
13%
Si No
6. SE DISPONE DE CONEXION A INTERNET
DETALLE CANTIDAD PORCENTAJE
Si 21 87%
No 3 13%
TOTAL 24 100%
71
INTERPRETACIÓN: El 87% de los encuestados manifiestan tener conexión a internet y el 13%
no. Para poder obtener este servicio es indispensable la conexión internet
para tener acceso a la gestión documental y dar un impulso a la eficiencia
y desarrollo de la empresa.
7. ¿Contribuye usted al proceso de cambio y a la adaptación de
la gestión de cero papeles en su empresa?
Tabla 9. Se contribuye a la gestión de cero papel
7. SE CONTRIBUYE A LA GESTION DE CERO PAPEL
DETALLE CANTIDAD PORCENTAJE
De acuerdo 13 54%
Totalmente de acuerdo 7 29%
Parcialmente de acuerdo 4 17%
Desacuerdo 0 0%
Totalmente en desacuerdo 0 0%
Ni acuerdo - Ni desacuerdo 0 0%
TOTAL 24 100%
Elaborado por: Autoras Año 2014 Fuente: Investigación de campo 2014
Gráfico 7. Se contribuye a la gestión de cero papel
Elaborado por: Autoras Año 2014 Fuente: Investigación de campo 2014
54%29%
17% De acuerdo
Totalmente de acuerdo
Parcialmente de acuerdo
72
INTERPRETACIÓN: El 54% de los encuestados indican estar de acuerdo con la contribución al
proceso de cambio y a la adaptación a cero papeles, el 29% manifiestan
estar totalmente de acuerdo, mientras que el 17% indican estar
parcialmente de acuerdo.
8. ¿Considera usted importante implementar un sistema de
gestión digital, para que la organización mantenga sus
operaciones administrativas aun después de algún siniestro?
Tabla 10 Se considera importante el sistema de gestión digital
8. SE CONSIDERA IMPORTANTE EL SISTEMA DE GESTION DIGITAL
DETALLE CANTIDAD PORCENTAJE
De acuerdo 13 54%
Totalmente de acuerdo 7 29%
Parcialmente de acuerdo 4 17%
Desacuerdo 0 0%
Totalmente en desacuerdo 0 0%
Ni acuerdo - Ni desacuerdo 0 0%
TOTAL 24 100%
Elaborado por: Autoras Año 2014 Fuente: Investigación de campo 2014
73
Gráfico 8. Se considera importante el sistema de gestión digital
Elaborado por: Autoras Año 2014 Fuente: Investigación de campo 2014
INTERPRETACIÓN:
El 54% de los encuestados manifiestan estar de acuerdo que sería
importante aplicar este sistema de gestión digital en sus negocios, porque
si llegase a pasar algún siniestro su información se encontrará respaldada
y se podrá revisar desde cualquier lugar, el 29% indicó estar totalmente
de acuerdo y el 17% parcialmente de acuerdo.
54%29%
17%
0%0%
0%
De acuerdo
Totalmente de acuerdo
Parcialmente de acuerdo
Desacuerdo
Totalmente en desacuerdo
Ni acuerdo - Ni desacuerdo
74
PREGUNTAS A EXPERTOS
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativa
Carrera de CPA
ENTREVISTA # 1
Tema: “PROPUESTA DE CREACIÓN DE UN PILOTO DE MODELO
DIGITAL DE ALMACENAMIENTO PARA LA CORRECTA GESTIÓN DE
INFORMACIÓN CONTABLE Y TRIBUTARIA APLICADA A LAS
MIPYMES”
Encuestadores: Maura Ronquillo Pin, Karina Núñez Gutiérrez, Verónica
Aveiga Bazurto
DATOS GENERALES:
Nombre del Entrevistado: Ing. JHONNY DARIO BAZAN ESPINOZA
Actividad de la empresa: SERVICIOS
Empresa que labora: CÁMARA DE INDUSTRIAS DE GUAYAQUIL
Edad: 30 AÑOS
Cargo: ADMINISTRADOR DE REDES
Fecha: 12 de Agosto del 2014
Guayaquil- Ecuador.
75
Fuente: Cámara de Industria de Guayaquil
Realizado por las Autoras. Año 2014
1. ¿En el Siniestro ocurrido el 2 de julio del 2012 en el Edificio Las
Cámaras, al revisar todos los departamentos ¿Existía información
documentada de respaldos que se perdió de la compañía? Explique.
No se perdió porque había un backat de la información. Habían dos; el
primero era el servidor de archivos, eso está respaldada in de link de 4gb
ahí se almacenaba toda la información de la cámara y el otro es el que
teníamos virtualizados todos los servidores también sean services y ahí la
facilidad que hay en caso de siniestro la información estaba respaldada
por las máquinas virtuales se le puso otro fierro y se levanta la
información.
En lo referente a papeles se logro recuperar lo que hubo en la cámara
fue mucho hollín sobre todo en este piso de los papales estaban lleno de
hollín, en la parte superior si se levantaba la data la información.
Ilustración 20. Entrevista edificio las Cámaras.
76
2. ¿En caso que ustedes no hubiesen tenido este tipo de sistema o
programa la información se hubiese perdido?
Partes sí, porque muchos usuarios tienen respaldos en Dropbox donde la
información está ahí digitalizada. Y adicional había otro sistema de
respaldo que lo manejaba netamente sistemas.
3. ¿Calificando del 1 al 10 cuanta información se pudo recuperar luego
del siniestro?
Se pudo recuperar un 80%, porque un 20% de muchos discos duros de
las unidades de trabajo en cada uno de los empleados no hacían los
procesos de respaldos aunque esto es una política, el hollín afectó al
disco duro y fue complicado recuperar porque las pistas del disco duro
estaban completamente dañadas.
4. ¿Usted como departamento de sistemas, administrador de redes ha
escuchado acerca del almacenamiento de gestión digital y conoce
cuáles son sus beneficios?
Sin duda, porque de otra manera hubiese sido muy complicado recuperar
información de años y años en las diferentes áreas que tiene la cámara y
no hubiéramos podido dar solución si no hubiésemos tenido respaldos.
5. ¿Usted considera que es importante que las compañías
implementen un sistema de gestión digital, para que la organización
mantenga sus operaciones administrativas aun después de algún
siniestro?
La política para toda empresa es que siempre deben de tener un
respaldo, ya sea por la nube, creo que es una prioridad fundamental
aplicarla ya que en casos de siniestro el peor de los escenarios es que se
pierda todo y en el caso de la nube que respaldas tu información.
77
6. Considera usted que es importante la capacitación y formación de
personal en el tema de gestión documental?
Sí, porque si las personas no tienen esa habilidad y la capacitación del
área y un proceso para respaldar la información y un proceso diario y
tomen la conciencia de hacer un backat de todos los datos es imposible
trabajar entre la parte de sistemas y el usuario final. Ya que existen
usuarios que no siguen la política de respaldar su información y así es
imposible poder recuperarla.
7. En su empresa conocen y aplican normas establecidas para el buen
manejo de la gestión documental?
Claro como tal están las ISO que se dedican a la integridad de la data ya
que hay políticas internas.
78
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativa
Carrera de CPA
ENTREVISTA # 2
Tema: “PROPUESTA DE CREACIÓN DE UN PILOTO DE MODELO
DIGITAL DE ALMACENAMIENTO PARA LA CORRECTA GESTIÓN DE
INFORMACIÓN CONTABLE Y TRIBUTARIA APLICADA A LAS
MIPYMES”
Encuestadores: Maura Ronquillo Pin, Karina Núñez Gutiérrez, Verónica
Aveiga Bazurto
DATOS GENERALES:
Nombre del Entrevistado: CPA. JOSÉ CARLOS SILVA GOMEZ
Actividad de la empresa: EMPRESA DE PLÁSTICOS
Empresa que labora: PROCEPLAS
Edad: 35 AÑOS
Cargo: JEFE DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO
Fecha: 11 de Agosto del 2014
Guayaquil- Ecuador.
79
Fuente: Empresa de Plásticos Proceplas
Elaborado por: las Autoras – Septiembre 2014
1. ¿Ha escuchado acerca del almacenamiento digital y conoce
cuáles son sus beneficios?
No, no he escuchado tanto del tema, pero sí sé que hay empresas
en las que almacenan físicamente, que están empezando a
proporcionar este servicio, pero no estoy al tanto del tema.
Ilustración 21. Departamento financiero
de la empresa de plásticos
80
2. ¿Cree usted que es importante implementar un sistema de
gestión digital, para que la organización mantenga sus
operaciones administrativas aun después de algún siniestro?
Yo pienso que sí, porque uno obtendría la información de manera
más rápida al buscar la información física eso ayuda bastante a
optimizar tiempo e incluso a la larga, recursos.
3. ¿Usted conoce con exactitud qué es y para qué sirve una
nube digital?
Si, conozco algo del tema que son servidores que las compañías
almacenan su información ahí aunque ese servidor no les
pertenece, pero si hay que pagar una cuota , es lo que más o
menos tengo entendido en lo que es la nube.
4. Considera usted que es importante la capacitación y
formación de personal en el tema de gestión documental?
Si, porque así mismo si uno quiere la información de manera más
rápida, las personas tienen que empaparse del tema, los jefes
deben de ayudarles a que las personas se capaciten en este tema
y podernos ayudar todos entre si y no solo en un departamento si
no en todos.
5. ¿En su empresa conocen y aplican normas establecidas para
el buen manejo de la gestión documental?
Si, cada área es responsable de sus archivos, y una vez
transcurrido un año los archivos son enviados a depositar a
bodegas, que no son de aquí ya que tenemos tercializado el
servicio y ellos también nos ayudan con la información que
nosotros requerimos vía web.
81
6. ¿Conoce usted si en su empresa se almacena la información
de manera correcta?
Correcta al 100% no, si hay a veces pequeños problemas porque
la documentación es bastante y se nos dificulta a veces obtenerla
de manera rápida y eficiente.
7 ¿Alguna vez ha pensado en disminuir el consumo de papel en
la empresa que labora?
No, aun no, es un poco complicado por lo menos en los archivos
que uno lleva las provisiones, los comprobantes de egreso, por lo
menos algún papel debe de haber allí, para que firme la constancia
la persona que recibe, cuando se paga algo , por lo menos algún
documento debe de haber , se me hace un poco difícil asimilarlo de
que no haya ningún papel no se puede reducir desde mi punto de
vista el 100% pero si una gran mayoría, pero no todo.
82
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativa
Carrera de CPA
ENTREVISTA # 3
Tema: “PROPUESTA DE CREACIÓN DE UN PILOTO DE MODELO
DIGITAL DE ALMACENAMIENTO PARA LA CORRECTA GESTIÓN DE
INFORMACIÓN CONTABLE Y TRIBUTARIA APLICADA A LAS
MIPYMES”
Encuestadores: Maura Ronquillo Pin, Karina Núñez Gutiérrez, Verónica
Aveiga Bazurto
DATOS GENERALES:
Nombre del Entrevistado: ING CARLOS JOSE ZAMBRANO PLÚAS
Actividad de la empresa: SERVICIOS DE SALUD ENTIDAD PÚBLICA
Empresa que labora: HOSPITAL MOVIL # 1 MINISTERIO DE SALUD
Edad: 33 AÑOS
Cargo: COORDINADOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO.
Fecha: 11 de Agosto del 2014
Guayaquil- Ecuador.
83
Fuente: Hospital móvil #1 Ministerio de Salud
Elaborado por: las Autoras – Septiembre 2014
1) ¿Ha escuchado acerca del almacenamiento digital y conoce
cuáles son sus beneficios?
Claro, lo que es disco duros externos, Pen drive, servidores donde el
beneficio es que se respalda la información que se tiene en la
computadora.
2) ¿Cree usted que es importante implementar un sistema de
gestión digital, para que la organización mantenga sus
operaciones administrativas aun después de algún siniestro?
Claro nosotros como entidad pública manejamos el sistema de gestión
documental QUIPUX. En la parte de comunicaciones uno quiere emitir un
oficio, un memorándum, una circular en la parte administrativa y
financiera. Nosotros manejamos un sistema que se llama sket o springe
en el que se maneja la parte contable, financiera, presupuestaria,
tributaria.
Ilustración 22. Entrevista al
coordinador del hospital ambulatorio
84
3) ¿Usted conoce con exactitud qué es y para qué sirve una nube
digital?
Claro. Hoy en día la aplican las empresas medianas y grandes, nosotros
aquí la aplicamos bastante para tener el backat de nuestra información
muy aparte de los discos duros.
4) Considera usted que es importante la capacitación y formación de
personal en el tema de gestión documental?
Claro que si. Al menos aquí nosotros hoy en día todo el personal maneja
el sistema de documentación ya sea el conserje, el director, todo el
mundo maneja eso, es un medio de comunicación que nosotros como
entidad pública estamos manejando.
5) ¿En su empresa conocen y aplican normas establecidas para el
buen manejo de la gestión documental?
En si la política del estado para todas sus entidades es la política de cero
papeles, manejo de cero papeles.
6) ¿Conoce usted si en su empresa se almacena la información de
manera correcta?
Si. Justamente por el mismo sistema que maneja el gobierno.
7) ¿Alguna vez ha pensado en disminuir el consumo de papel en la
empresa que labora?
Actualmente todo se maneja digitalmente, como ustedes saben nosotros
estamos en la obligación de que toda la información que tenemos para
darla a conocer, No se puede ocultar nada, todo el mundo, toda la
comunidad lo debe conocer, cuánto presupuesto se maneja, cuanto se
invierte, en que se gasto. Todo es público, esa es la política del estado
toda la información se dé a conocer.
85
4. CAPITULO IV.
LA PROPUESTA
4.1. INTRODUCCIÓN
La propuesta de Gestión Documental Digital aparece por la necesidad de
algunas Empresas que no tienen conocimiento del correcto
almacenamiento de la gestión documental, es por ello que este trabajo de
investigación va enfocado al buen manejo de las nubes digitales las
cuales nos permiten mantener la información a través de la web la
misma que podemos encontrar de manera más rápida y ordenada y en el
caso de que ocurra algún tipo de siniestro no perderemos nuestra
información.
Una de las principales herramientas es el DROPBOX, herramienta que
utilizaremos para almacenar todos los documentos de la Empresa
Echecom S.A. Esta nube digital nos permite guardar los documentos,
garantizar el tiempo, optimizar recursos y la prevalencia del mismo,
además seguridad en la información, búsqueda inmediata y organización
indexada de los datos (Ver Anexo # 7).
Echecom S.A está ubicada en la ciudad de Guayaquil en el Km 3.5 Av.
Juan Tanca Marengo S/N, se dedica a la purificación, envasado y
distribución de agua para el consumo humano; con la marca AGUA
SIEMPRE KLARA.
86
Según el estudio realizado en esta compañía actualmente trabajan con
archivos físicos: carpetas, sobres, folios lo que es una dificultad al
momento de realizar la búsqueda de documentos lo que causa perdida
de tiempo y stress.
El sistema de Gestión Documental digital, aplicado con la Nube
DROPBOX permite a la Empresa Echecom S.A. respaldar cualquier tipo
de información y ser encontrada en cualquier momento desde cualquier
lugar mediante la Web. Con este servicio la velocidad, capacidad y
garantía resulta ser eficaz y evita la extensión de los objetivos
institucionales. (Ver Anexo # 8).
4.2. ESTRUCTURA LEGAL
ECHECOM S.A., fue constituida mediante escritura # 14568, el 23 de
junio del 2002. Registrada ante el Registro Mercantil con No 6548. La
compañía se dedica a la purificación, envasado y distribución de agua
para el consumo humano; con la marca AGUA SIEMPRE KLARA; cuenta
con equipos modernos y procesos actualizados para obtener una
excelente calidad, esta compañía se vio motivada en la elaboración de
este proyecto.
La compañía tiene su domicilio principal y legal en la ciudad de Guayaquil
en el Km 3.5 Av. Juan Tanca Marengo S/N, su Representante Legal y
Extrajudicial, es el Ing. ECHEVERRIA ZAVALA LUIS FERNANDO (Ver
Anexo #9).
87
4.3. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
OBJETIVO GENERAL DE LA PROPUESTA
Realizar la implementación de un modelo de gestión documental digital a
través de Dropbox en la compañía ECHECOM S.A. en la ciudad de
Guayaquil.
OBJETIVO ESPECÍFICO DE LA PROPUESTA
i. Describir las características de la empresa Echecom S.A. con el fin
de implementarle la tecnología digital en base a una nube, para la
calidad, seguridad y almacenamiento de los documentos
elaborados por la empresa.
ii. Determinar las principales actividades de almacenamiento de
información de la empresa Echecom S.A. en el sistema dropbox
considerando la capacidad, dinamismo efectividad y tecnología.
4.4. DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA
Dropbox es una herramienta automática que sirve para organizar toda la
información que se presente dentro de un dispositivo, realizando
actividades directas de guardar en un medio virtual o nube, datos
relevante que interesa a la empresas y que deben de mantenerse en un
medio completamente seguro de almacenamiento. El tema de la
propuesta referente al objetivo específico se refleja en el respaldo de la
información digital de manera física, solo si es necesario generando
menos ingredientes a la contaminación del medio ambiente.
88
Foto 1. Realización de la propuesta
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014
En la gráfica se aplica el ingreso de información en las instalaciones de
Echecom S.A. en donde se maneja la nube para que una vez ubicada en
carpetas respaldar la información de interés y documentación comercial
emitida por la embotelladora al servicio de sus clientes y en respaldo de
las proformas o facturas emitidas.
El medio ambiente, es un aspecto social relevante que orienta el
desarrollo de actividades que se vinculan con el cuidado ecológico de la
elaboración de papel, impresiones, copias, y adecuaciones internas.
Para poder respaldar la información en la nube de Dropbox vamos a
seguir los siguientes pasos dentro de los procesos de adaptabilidad
vertidos en la presente propuesta.
89
1. Accedemos a la Pagina WEB www.dropbox.com
Ilustración 23. Instalación de Dropbox
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014
Fuente: Investigación de campo 2014
En la primera opción se desarrolla el ingreso de la información de manera
automática, en el momento mismo que se ingresa un archivo que con el
formato de imagen ingresa a la nube, a ubicarse en una carpeta con el
nombre respectivo que tendrá el archivo en este escaneado por las
asesora de cero papel dentro de la empresa Echecom S.A. como se
demuestra en la foto posterior.
90
Foto 2. Realización de la propuesta
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014
La implementación de la red Dropbox se la desarrolló en las diferentes
áreas de la empresa Echecom S.A., con el fin de que todas las personas
que manejan información respalden todos sus archivos en la nube para
prever acciones de dañado de equipo o contagio de programas de virus
en la red Internet.
En la gráfica se ingresa información a la nube a través del escaneo de
documentos en un periférico con el fin de desplegar información al
computador para posteriormente mantenerlo en una carpeta escaneo
encontrada en la Nube digital
91
2. Hacemos Click en regístrate y llenamos los datos para obtener
una cuenta
El abrir una cuenta es totalmente gratuita en la nube del Dropbox,
considerando que las actividades representa acciones directa de
ubicación adecuada de los documentos en la nube, siendo libre le acceso
todos los miembros de la empresa pueden registrar una cuenta y tener el
acceso a guardar la información, es necesario insistir que dentro de la
embotelladora se incrementa el proceso de la nube, como respaldo
directo, a pesar de contar con disco duro externo o un dispositivo de
almacenamiento físico.
Ilustración 24. Pantalla de crear cuenta nueva de Dropbox
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014
Fuente: Investigación de campo 2014
92
En la ilustración se accede a una cuenta y a la vez se representa un
código de acceso a usuario para que el encargado de ver la información
se proceda a ingresar y buscar la información debidamente almacenada
en carpetas creadas para su acceso.
Ilustración 25. Gestión de documentos en Dropbox
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014 Fuente: Investigación de campo 2014
En la ilustración se observa el ingreso de información de balances y
documentos pertinentes a la contabilidad que maneja la empresa
Echecom S.A., con el fin de garantizar el cuidado importante de los
archivos descritos en la nube, los mismos son organizados en carpetas y
además vinculados a ser compartidos directamente a través de la cuenta
de correo electrónico de las personas que conforman los diferentes
departamentos de la empresa.
El orden de los archivos es similar a una carpeta en el disco duro donde
se guarda información organizándola alfabéticamente, por fecha e incluso
por tamaño, además de grupos de información vertidas en carpetas y
orientadas por la indexación que existe en la base de datos. La nube es
93
una herramienta sistemática que organiza y repercute de forma directa lo
que el usuario desea dar a conocer y prepara para visualizarlo cuando la
necesidad obligue a guardar datos en la nube en determinadas áreas de
la empresa Echecom S.A.
3. Hacemos click sobre el botón continuar
Encontramos en la opción básica las norma a aplicarse en la
empresa Echecom S.A, es el de relacionar toda infomacion que se
ingrese a un ordenador para que se suba a una nube directamnte
con la aprobacion del asistente, ademas se vincule la comunicacion
con el disco duro de la unidad para que este tambien almacene la
información descrita proveniente del escaner, documento impreso o
correo, respectivamente.
Ilustración 26. Configuración de Dropbox
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014
Fuente: Investigación de campo 2014
94
Se configura el grupo de carpetas y se procede a instalar dentro del
arranque del sistema Windows la plataforma o programa de la nube
drobpox, como se demuestra en la foto siguiente:
Foto 3. Realización de la Propuesta
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014
4. Esperamos unos segundos hasta que empiece la descarga y
hacemos click en Guardar Archivo.
Al guardar el archivo este permanece intacto hasta su reutilización, e
inlcuso se lo puede desplegar en cualquier computador mientras
tenga la nube su usuario y su contraseña.
95
Foto 4. Realización de la propuesta
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014
5. Ejecutamos el archivo descargado
Foto 5. Realización de la propuesta
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014
96
Realizamos los ajustes necesarios en el documento y se procede a
realizar nuevamente el levantamiento de la información con el fin de
ordenar los datos desplegados, siendo la nube un instrumento directo de
almacenamiento, reemplazando a los Cds y pen drive.
El ordenamiento de la información en Dropbox es similar a la
organización de datos en una unidad de disco duro, o backup que se la
utiliza con los mismos fines de la nube, con la diferencia que no existe
una unidad física de almacenamiento, sino una unidad virtual desplegada
para guardar información.
Hacemos click en Instalar y esperamos a que finalice la descarga e
instalación
Ilustración 27. Instalación de Dropbox
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014
Fuente: Investigación de campo 2014
97
En esta pantalla se visualiza un proceso de inicio de la configuración
vertida en la empresa Echecom S.A en sus diferentes área, en donde en
cada computador adaptado el internet se procede a descargar la
aplicación para que se ejecute en cada momento cuando el usuario lo
requiere o se ingrese un dispositivo físico de almacenamiento,.
La aplicación del software es sencilla y no requiere mayor inducción de
su manejo, solo es necesario un análisis directo de aplicaciones de
manejo de datos y organización de la información.
6. Dropbox se ejecutará automáticamente y deberemos iniciar
sesión con nuestra cuenta
Ilustración 28. Inicio de sesión de Dropbox
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014
Fuente: Investigación de campo 2014
98
La creación de una cuenta, involucra la seguridad requerida en todo
medio donde la información representa un interés latente por lo que la
clave es el código representativo de la empresa Echecom S.A., que
genera un espacio en Gigabytes, este aspecto de código es la opción de
ingreso a la nube Dropbox.
El usuario está relacionado con una cuenta de correo que indexa
directamente a la dirección IP, esto implica que la entrada parte de una
dirección de correo y con la contraseña se vincula la base de datos
ingresada por el usuario dueño del correo y de la clave de ingreso.
7. Hacemos click en abrir mi carpeta de DROPBOX
Foto 6. Realización de la propuesta
En el computador aparece un icono con el nombre de la carpeta Dropbox
que contendrá toda la información pertinente que en su momento se sube
en la nube y a la vez en la base de dato de una unidad de disco externo.
99
En la foto se especifica como los archivos son almacenados en carpeta y
a la vez se realiza la conexión con la nube, esto implica una doble
seguridad de la información, donde ambas bases de datos deberán estar
indexadas en relación a los nuevos ingresos de información en las
diversas fechas de reingreso de los procesos de almacenamiento.
8. Automáticamente se crea una carpeta dentro de la PC la cual va
a permitir sincronizar la información que se desea respaldar
Ilustración 29. Instalador de Dropbox
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014 Fuente: Investigación de campo 2014
El sincronizar la información implica que todas las transformaciones del
archivo, e incremento de la información, además de cambios o trabajo
con datos van a relacionarse con guardarse en la carpeta de Dropbox, en
un tiempo determinado programado, automáticamente se indexa
100
secuencialmente en la nube, para que si aparecen inconveniente con la
energía o problemas con el equipo, inmediatamente se verá reflejado el
proceso de soporte de la red y de los sistemas programados en la base
intangible digital.
La información desde la Nube puede ser desplegada a cualquier medio
de almacenamiento dentro de la computadora o disco externo, bajando la
información guardándola y asegurándola en distintas unidades. La
función de la nube es el mismo como el desplazamiento de una unidad de
disco duro externo que se la lleva a cualquier parte, la diferencia es que
en la nube toda la información permanece intacta libre de contagio.
9. Seleccionar la información que se desea subir a la nube puede
ser archivos de WORD, POWER POINT, EXCEL, PDF , JPG.
Ilustración 30. Instalador de Dropbox
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014
Fuente: Investigación de campo 2014
La información que en la nube se encuentre puede estar desplegada en
diferentes archivos, sean estos los programas de microsoft office , juegos,
videos, fotos, y cualquier informacion que se detalle en las distintas
extensiones, sin embargo algo importante a considerar es la capacidad
de almacenamiento y de soporte de la infomacion, cuando la nube tiene
101
carácter de gratuidad el espacio es grande pero limitado que con en el
tiempo se requiere adquirir nuevos espacios y pasar a ser cliente de los
proveedores de almacenamiento drobpox en el Ecuador.
Ilustración 31. Selección de carpeta
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014
Fuente: Investigación de campo 2014
10. Una vez seleccionada la información a transferir a la carpeta de
Dropbox, nos vamos a dar cuenta, que está en una carpeta en
azul, eso significa que la informacion se está sincronizando
para subir a la nube, y cuando está en verde ya está subida.
102
Ilustración 32. Sincronización y ejecución en la nube
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014
Fuente: Investigación de campo 2014
4.5. EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA.
Fueron aplicadas todas las herramientas de la nube digital obteniendo un
excelente resultado. La compañía considera ser de suma importancia el
respaldo de su información en la nube, indicando que todos los
procedimientos realizados fueron adecuados y en el momento preciso
quedando satisfechos con el desarrollo de la propuesta.
103
Se aplicará el sistema de DROPBOX durante todas las actividades del
giro de la empresa; para poder realizar con éxito este proceso se deberá
aplicar la actualización varias veces al día, se recomienda que este
procedimiento se lo ejecute mínimo cuatro veces al día para poder tener
los respaldos siempre actualizados.
Las áreas encargadas de subir la información a DROPBOX son el
departamento Contable y Financiero.
Ilustración 33. Etiqueta de ECHECOM S.A
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014
Fuente: Investigación de campo 2014
La Señorita María Teresa Gaibor, asistente contable inicia sus
actividades a las 08:00 am y realiza el primer escaneo de documentos
correspondientes al cierre del día anterior tales como arqueos de cajas,
facturas de ventas y compra retenciones, presupuestos, depósitos,
cheques, comprobantes de ingreso y egreso. Alrededor de las 11:00 AM
debe ejecutar la segunda actualización de documentos que tenga hasta
el momento como por ejemplo, cartas de autorización, certificados
bancarios, liquidaciones de haberes, contratos debidamente legalizados;
a las 15:00 PM se registra la tercera actualización a la nube debiendo
104
considerar documentos que hasta el momento no hayan sido escaneados
como libro bancos, cuentas por cobrar actualizada y archivos que se
realicen en Microsoft Office como: Word, Excel. Power Point, PDF, JPG
La Ing. Cristina Torres Alcívar contadora de ECHECOM S.A a las 16:30
PM es quien verifica que el respaldo de la información se encuentre
subida correctamente a DROPBOX.
Este procedimiento se debe realizar diariamente para así evitar atrasos o
pérdidas de documentos físicos.
Además, la contadora deberá anexar documentos mensuales que se
gestionen durante el proceso contable como por ejemplo, planillas del
IESS canceladas, roles de pago, provisiones de beneficios sociales,
declaración mensual de los formularios 103 y 104 del SRI, planillas de
servicios básicos, Agua, Luz, Teléfono, Internet, expensas de arriendo,
préstamos bancarios y demás.
Ilustración 34. Instalaciones de ECHECOM S.A
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014
Fuente: Investigación de campo 2014
Ilustración 35. Propuesta de implementación de una NUBE digital
105
Proceso de aplicación de la
nube digital en la empresa
ECHECONSA
Ingreso de Información a
través de medios digitales
Almacenamiento de
Información
Nube Dropbox
Almacenamiento de Datos
Creación de carpetas
indexadas
Actualización de Información
Lamcenamiento de datos ordenados
en DROPBOX
Verificación de informacion
Almacenamiento de la información
segura
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014
Fuente: Investigación de campo 2014
En esta nube constarán respaldados de documentos que se generan en
el transcurso del año contable tales como: Formularios 101 del Impuesto
a la renta, Balance de situación inicial, Estado de Pérdidas y Ganancias,
Flujo de Efectivo, Estado de Cambio Patrimonial y las notas explicativas,
Formularios legalizados de los pagos de: Décimo Cuarto, Décimo Tercer
Sueldo y Utilidades, permisos de Funcionamiento: Cuerpo de Bomberos,
Patentes Municipales, 1.5 por mil, tasas de habilitación, contrato anual de
arriendo.
Una vez concluido la ejecución del proceso de la empresa el Ing.
Fernando Echeverría Gerente General de ECHECOM S.A puede verificar
106
la información diaria, semanal, mensual o trimestralmente cuando él lo
estime conveniente o necesario desde cualquier dispositivo u ordenador
con conexión a internet.
4.6. TELCONET PROVEEDOR DE SERVICIO DE NUBE DIGITAL
PÚBLICA Y PRIVADA
BackupNet es un servicio de respaldo vía internet en servidores y equipos
de almacenamientos propiedad de Telconet S.A. El servicio conocido
comercialmente como Cloud Backup o respaldo en la nube por su nombre
en inglés, es un servicio de Nube Publica, es decir, cumple con los todos
los estándares de servicio de nube publica como son:
1) Acceso al servicio vía internet.
2) Los Servidores que brindan el servicio son dedicados a brindar el
mismo pero a su vez son compartidos entre todos los usuarios que gozan
del servicio.
3) Los datos respaldados de los clientes se encuentran en equipos de
almacenamiento dedicados al servicio pero a su vez los volúmenes
dedicados al servicio son compartidos entre todos los usuarios.
4) Las características del servicio son predefinidas, es decir, están
basadas en una suscripción cuyos parámetros corresponden al tipo de
cliente y segmentación del cliente.
5) Cada cliente tiene acceso a su información únicamente.
6) El tipo de información a ser respaldada está limitada por la soportada
por el agente de Backup, no se realizan excepciones ni adecuaciones a
medida.
7) La velocidad o tiempo que tome el proceso de respaldo depende de las
características del ordenador del usuario así como también el ancho de
banda que utilice el usuario en el punto de origen.
107
8) Telconet S.A. ha implementado una infraestructura redundante para
dar el servicio, sin embargo no es responsable por la pérdida de la
información provocada por el mal funcionamiento de los equipos o por
fallas de programación del software que brinda el servicio.
9) El usuario del servicio es responsable de la integridad de la información
que respalda, Telconet S.A. no es responsable por la misma.
Los precios del servicio están basados en suscripciones al mismo, los
cuales son segmentados en usuarios tipo:
A) Estación de Trabajo
B) Servidor
Los precios del servicio también esta basados en la cantidad de
almacenamiento que el usuario puede respaldar.
Servicios adicionales como retirar la información respaldada en un
dispositivo de almacenamiento masivo USB son posibles, sin embargo se
incurre en costos adicionales que deberán ser pre cancelados.
Alcance del Servicio
Sistemas Operativos Microsoft Compatibles con el Servicio
• Microsoft Windows XP, Vista, Windows 7, Windows 8 ( todas las
ediciones 32 y 64 bit )
• Microsoft Windows Server 2003, 2008, 2008R2, SB 2011 ( todas
las ediciones 32 y 64 bit )
• Prerrequisitos: Microsoft .NET Framework 2.0
Aplicaciones Windows Estaciones de Trabajo:
Microsoft Outlook (2003, 2007, 2010), Outlook Express, Mis Favoritos,
Directorios, Archivos, System State ( incluye archive de registro ),
Directorio Activo, Archivos de Sistema y Archivos de Boot ( *.ini)
108
5. CAPITULO V.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. CONCLUSIONES
El tema relacionado a la creación de un piloto de modelo digital de
almacenamiento para la correcta gestión de información contable y
tributaria aplicado a las MIPYMES se lo ha realizado en base a un
esfuerzo único de la educación superior, con la dedicación y esmero para
la culminación y agrado de todo el trabajo desempeñado, siendo esta una
investigación que dio cobertura para alcanzar cualquier meta en el campo
personal y profesional. En base a esto detallamos los siguientes puntos
como conclusión final a la presente investigación.
En el problema planteado que es sinónimo en todas la MIPYMES
referente al excesivo uso del papel, y al desorden que existen en muchas
empresas de la información y datos registrados por muchos años, se
puede resolver el inconveniente con el montaje de una nube tipo o modelo
similar al Dropbox, que es una nube de almacenamiento masivo de toda
la información detallada en área contable, financiera y particular de la
empresa, organizándola y asegurándola respectivamente ya que de
presentarse algún tipo de siniestro ya seas por incendio, robo, o daños en
los sistemas operativos, la información de la empresa se va a encontrar
respaldada en la nube y se podrá seguir trabajando en cualquier
momento y desde cualquier lugar con tan solo contar con algún
ordenador y conexión a Internet.
109
El uso de una red de internet manifestada en una nube permitiría
que el papel no se utilice con frecuencia y que sea una opción poco
utilizada al manejar los medio de información digital que presenta los
diferente programas de transmisión y almacenamiento de datos, evitando
de esta manera que exista contaminación directa en las áreas de trabajo y
protegiendo el buen ambiente de la comunidad laboral dentro de las
MIPYMES empresas en el Ecuador
Se concluye que es factible la implementación de dispositivo de
almacenamiento a través de escaneo o preparación de información para
desplazarla a través de la Web y poder almacenar la información
referente en diferentes indexaciones con el fin de llegar a una mejor
organización y al inmediato contenido de los datos correctamente
registrados.
Con el método de cero papeles y el uso de la nube digital Dropbox
la empresa modelo piloto Echecom S.A estará realizando un mejor trabajo
y a la vez ahorrando en impresiones y tintas con el fin de mantener un
menor gasto y a la vez obtenido una mejor margen de rentabilidad. Con
un sistema de gestión documental digital existe según las investigaciones
realizadas una mayor eficiencia en la comunicación, se genera un
incremento en la rentabilidad y se procede a cuidar el medio ambiente y la
salud de quienes laboran con el uso constante del papel.
Los sistemas contables y tributarios son manejados de una
manera y forma más adecuada por lo que la información a través de la
nube se la consigue de una manera más eficaz y ordenada además
dentro de la empresa Echecom S.A toda la información e inducción
realizada con el personal y la Nube generó la expectativa adecuada y
esperada al Respaldar la información digital.
110
En conclusión la HIPÓTESIS referente a la implementación de un
sistema de almacenamiento digital es optimista, positiva y aceptable por
lo que al aplicarse debe de involucrar a todas las empresas para
precautelar en comunión un mejor ambiente con la no generación de tanto
papel.
Siendo la propuesta aceptada, se recomienda la integración de la
empresa piloto Echecom S.A con el fin de dar inicio a las nuevas
herramientas tecnológicas con el fin de salvaguardar la información ante
posible atentado o problemas en los equipos, cada personal de la
institución debe tener la información guardada en una nube de confianza
que brinde garantía y eficiencia.
5.2. RECOMENDACIONES
La situación de la aplicación de cero papel representa un tema que
involucra la resolución inmediata de un control directo en la organización,
de propuesta de cero papel para todas la MIPYMES, en especial aquellas
que guardan información de años anteriores, generando desorganización
y un malestar directo de contaminación ambiental y desorganización total
por lo que se recomida eliminar estos elementos ortodoxos de gestión y
aplicar cero papel en sus diversas facetas
Se recomienda el uso de Dropbox como herramienta de mejoramiento de
los procesos de guardar y almacenar información directa en las
actividades cotidianas, con esto se reduce el uso de papel y se mantiene
mejor organizada la información.
El dispositivo de almacenamiento recomendado, debe de estar dirigido a
generar un cambio en los procesos de gestión documental, siendo viable
la capacitación al personal de las PYMES, al igual en la empresa piloto
111
Echecom S.A, con la finalidad de que exista continuidad y control en las
directrices experimentadas.
Es importante que los datos subido a la nube digital, sea información
referida a los proceso contables, como facturación, proveedores,
conciliaciones bancarias, oficios importante, entre otros que aseguren la
veracidad en el respaldo y la confianza de encontrar de inmediato la
información
Se recomienda a La universidad de Guayaquil de la facultad de Ciencias
Administrativas en base a lo ya implementado generar un programa de
capacitación aplicado a las MIPYMES para poder generar la recopilación
de la información para la nube digital.
112
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116
GLOSARIO
Las principales terminología a detallar en el presente tema de
investigación se refiere a:
Utilización efectiva de los recursos: La Gestión hace que la información
se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso
colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones
como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias,
dobles grabaciones de datos, etc.
Productividad y valor añadido: La Gestión contable, además de ahorro
de costos, genera una productividad y valor añadido adicionales, sin
necesidad de trasladar los documentos. (Cuellar, 2011)21
Metadatos: Al margen de la información conviene almacenar información
del propio documento: fecha de creación, autor, tamaño, propiedades,
entidad, materia que trata.
Integración: Integración de todo tipo de documentos en la misma
aplicación de gestión de forma que un usuario pueda crearlo, abrirlo,
editarlo, guardar nueva versión, todo sin salir de la aplicación.
Captura: Posibilidad de obtener y digitalizar documentos como imágenes,
o textos que se tienen en papel u otros formatos, escaneándolos.
Indexación: Consiste en poner identificadores únicos a los documentos
de forma que sean más sencillos de localizar.
Almacenamiento: Sistema de copias de seguridad, para recuperar en
caso de fallo del primer sistema.
21 Cuellar, J. R. (2011). Los Valores en las instituciones . La PAz: Ediciones Hernandez.
117
Recuperación: Herramientas para recuperar un determinado archivo
almacenado por título, u otra tipo de información como tamaño, autor, etc.
pudiendo hacer búsquedas más eficientes.
Distribución: La aplicación deberá proporcionar un canal en caso de que
estos deban ser distribuidos.
Seguridad: Debe garantizar que no deberían poder ser accedidos más que
por el personal indicado y seguridad frente a posibles intrusiones externas
a la organización. (Rodriguez, 2011)
118
ANEXOS
ANEXO N° 1 PANTALLAS DE DROPBOX
Pantalla 1
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014
Fuente: Investigación de campo 2014
119
Pantalla 2
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014
Fuente: Investigación de campo 2014
Pantalla 3
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014
Fuente: Investigación de campo 2014
120
Pantalla 4
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014
Fuente: Investigación de campo 2014 Pantalla 5
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014
Fuente: Investigación de campo 2014
121
ANEXO N° 2 ALMACENAMIENTO DE ARCHIVOS 2. 1 ALMACENAMIENTO DE ARCHIVOS -BODEGAS EMPRESAS
MIPYMES
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014
Fuente: Investigación de campo 2014
122
2. 2 ALMACENAMIENTO DE ARCHIVOS -BODEGAS EMPRESAS
MIPYMES
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014
Fuente: Investigación de campo 2014
123
ANEXO N° 3 CENSO REALIZADO
124
ANEXO N° 4 SOPORTE DEL CENSO REALIZADO
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014
Fuente: Investigación de campo 2014
125
ANEXO N° 5 SOPORTE ENTREVISTA REALIZADAS
126
127
ANEXO N° 6 TAMAÑO DE LA MUESTRA – INEC
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014
Fuente: Investigación de campo 2014
128
ANEXO N° 7 CARTAS ECHECOM S.A A.- CARTA DE SATISFACION DE PROYECTO DE LA EMPRESA
ECHECOM S.A
129
B.- CARTA DE AUTORIZACION DE LA EMPRESA ECHECOM S.A
130
ANEXO N° 8 DOCUMENTOS LEGALES ECHECOM S.A
Adjunto N° 1
Fuente: Investigación de campo 2014
131
Adjunto N° 2
Fuente: Investigación de campo 2014
132
Adjunto N° 3
Fuente: Investigación de campo 2014
133
Adjunto N° 4
Fuente: Investigación de campo 2014
134
ANEXO N° 9 INSTALACIONES ECHECOM S.A
Elaborado por: Las Autoras – Septiembre 2014
Fuente: Investigación de campo 2014
135
ANEXO N° 10 COSTOS DE SERVICIOS QUE OFRECE TELCONET SEGÚN EL ESPACIO EN NUBE DIGITAL