CAPITULO 1

INTRODUCCION: ¿Qué es ABCosting?

¿Qué es el ABCosting?

Su traducción es Costos Basados en las Actividades y es un sistema que permite determinar el costo

de un determinado Objeto de Costo (Producto, Servicio, Cliente, Sucursal, etc.).

En toda empresa se llevan a cabo Actividades. Estas Actividades consumen Recursos como mano de

obra, espacio en oficina, visitas a clientes, atención a proveedores, producción en fábrica, etc.

Tomando como este consumo se puede calcular el costo de las Actividades.

Luego, usando la misma lógica los Objetos de Costo consumen Actividades para ser ejecutados.

El cálculo de Costos Basados en las Actividades (ABCosting) vincula el consumo de Recursos con las

Actividades relacionadas y luego asigna el costo a Objetos de Costos como, por ejemplo, los

productos o los servicios.

Un Modelo ABCosting nos permitirá realizar el gerenciamiento basado en las Actividades (Activity

Based Management o ABM) que, entre muchas cosas nos habilitará para alinear el resultado

financiero y no financiero de las Actividades con metas u objetivos estratégicos.

¿Cómo trabaja el ABCosting?

Al comenzar a crear un Modelo de Costeo por Actividades es imprescindible tener claros los

conceptos básicos, tales como Drivers, Consumo de Drivers, Reciprocidad, etc., además de cómo

trabaja esta metodología.

Por ello, es que previo a la carga inicial del Modelo ABC se explicará:

a. ¿Cómo trabaja la metodología de Costeo por Actividades?

b. ¿Cuáles son los conceptos que hay que conocer?

Los modelos de costos ABC nacen como respuesta a la necesidad empresarial de contar con

información de costos exacta, precisa y rápida que permita tomar decisiones acordes a las políticas

y estrategias de cada organización.

La metodología de ABCosting permite asignar correctamente los costos indirectos a los Objetos

de Costos finales (productos, servicios, clientes, etc.) a través de los Drivers que son las bases

que se utilizarán para la distribución de los costos y que representan el consumo de Actividades

que cada producto o servicio requiere para ser llevado a cabo.

Es decir, ABC se ocupa de distribuir correctamente los llamados costos indirectos, los cuales son

todos aquellos costos que por su naturaleza no pueden atribuirse claramente a un Objeto de Costo

(es decir a un Producto o Servicio).

Estos son costos en los que se incurre para llevar a cabo Actividades, las cuales serán consumidas

finalmente por los Objetos de Costos.

Actualmente, los modelos de Costeo por Actividades trabajan en dos ejes, lo cual brinda la

posibilidad, no solo de hacer análisis de rentabilidades de Objetos de Costos, sino también de los

Procesos haciendo comparaciones con Indicadores de Performance.

Representación gráfica de ABCosting

Comprenderemos mejor el funcionamiento de un modelo ABC a través del siguiente esquema

gráfico

Como comentamos anteriormente, los modelos ABC ofrecen:

1) Un eje cuantitativo o vertical que asigna costos a Objetos de Costos (Productos, Servicios,

Clientes, etc.)

2) Un eje cualitativo u horizontal, el cual utilizando las Actividades, permitirá calcular la

performance de los procesos.

Eje Vertical: En este eje se trabaja calculando y visualizando cómo los Objetos de Costos

(productos, servicios, clientes, etc.) consumen las Actividades desarrolladas dentro de la

empresa.

A su vez estas Actividades “consumen” Recursos (como mano de obra, tecnología, alquileres,

etc.).

Es decir que la metodología de Costeo por Actividades atribuye costos según el esfuerzo que cada

Objeto de Costo final demanda, y utiliza las “Actividades” como punto central en la determinación

de esa demanda.

Eje Vertical: Comenzamos la explicación de este eje, a la cabeza del cual se encuentran los

Recursos que son todos los gastos incurridos en la empresa en un determinado período y que se

extraen de los saldos de las cuentas contables de la Contabilidad convencional.

Luego tenemos las Actividades que es todo el trabajo que se hace dentro de la empresa para

poder crear y llevar valor al mercado. Las Actividades “consumen” Recursos para ser llevadas a

cabo. La forma en que se determina ese consumo es bajo la utilización de los Drivers de Recursos

o Inductores de costos. Estos son bases o conceptos que explican qué hace que una actividad

“consuma” dichos recursos. De esta forma podemos calcular el costo de cada Actividad.

En la parte inferior del eje vertical tenemos a los Objetos de Costo, constituido por distintas

dimensiones; por ejemplo Productos, Servicios, Clientes, Canales, Sucursales, etc.

Con el mismo razonamiento anterior podemos decir que los Objetos de Costo “consumen”

Actividades y que la base de determinación de los mismos se realiza con los Drivers de Actividades

o Inductores de Actividades. De esta forma podemos calcular el costo de cada Objeto de Costo.

El hecho de poder crear todas las dimensiones de OC en un modelo ABCosting le confiere a éste

el excepcionalmente útil concepto de multidimensionalidad, es decir una visión muy detallada de

los costos.

Eje Horizontal: Por otra parte se pueden analizar Procesos en donde un grupo de actividades

conforman un proceso. Estas Actividades, pueden proceder de diferentes departamentos, lo cual

permite lograr el costeo de un Proceso multidepartamental.

Lo Procesos pueden ser de cualquier tipo, por ejemplo productivos, administrativos, comerciales,

financieros, etc.

El análisis de Procesos requiere información sobre las Actividades y los costos asociados a éstas.

También requiere información sobre la eficiencia en la ejecución de las mismas, ya que luego se

realizará la comparación con Indicadores de Performance, los cuales podrán ser tanto internos

(provenientes de valores históricos) como externos (mediciones del sector al cual la empresa

pertenece).

Las empresas pueden usar esta información para mejorar el desempeño y el valor final que

ofrecen a sus clientes.

Diferencias entre la Contabilidad Convencional y ABCosting

La Contabilidad Convencional es muy antigua; tiene sus orígenes en el Renacimiento italiano en el

siglo XVI. Por entonces los mercaderes venecianos inventaron la famosa “partida doble” y

comenzaron a llevar libros contables de sus quehaceres comerciales. Con el correr del tiempo la

Contabilidad fue incorporada como obligatoria para cualquier empresa. Sus elementos básicos son

tres: El Balance, el Cuadro de Resultados y el Cash Flow o Flujo de Liquidez.

Los principales usuarios de la Contabilidad son

Los accionistas o dueños que la usan para conocer el estado patrimonial de su empresa

Los bancos, para poder conceder créditos

El gobierno, para determinar el cobro de impuestos

Sin embargo, nadie parecía preguntarse si el sistema de contabilidad desarrollado para cumplir con

estas necesidades externas era igualmente capaz de satisfacer las necesidades internas de la

compañía. Concretamente la necesidad que tiene cualquier gerente ejecutivo o responsable de área

de conocer los costos de sus operaciones para la toma de decisiones. Esta situación parece agravarse

en la actualidad por las rápidas transformaciones de los mercados actuales que exigen la toma de

decisiones rápida, continua y basada en información real y oportuna.

Uno de los mayores inconvenientes de la Contabilidad Convencional es que presenta los costos

agregados por tipo de erogación, como Sueldos y salarios, Gastos operativos, Gastos

administrativos, Gastos comerciales, Gastos financieros, Impuestos, etc. Estos costos actúan como

costos indirectos y son muy difíciles de asignar a los productos y servicios finales, o cuando se lo

hace se toman bases de asignación no siempre equitativas que terminan por castigar a algunos

objetos de costo a expensas de otros.

Es por ello que a partir de mediados del siglo XX aparecen técnicas de costeo que intentan cubrir

esa deficiencia informativa de la Contabilidad. ABCosting es una de ellas y una de las más aceptadas

y populares entre las empresas de la actualidad.

La diferencia fundamental es que ABCosting transforma los Costos Indirectos en Actividades y luego

éstas se asignan a los productos y servicios usando bases de asignación cuidadosamente

seleccionadas, que son los drivers.

Así las cosas, podemos hacer una comparación entre la forma de presentación de un Cuadro de

Resultados entre ambos sistemas

Comparación de Cuadro de Costos según la Contabilidad Convencional versus

ABCosting

Ejemplo departamento de Ingeniería

Según la Contabilidad Convencional Según ABCosting

Salarios y beneficios $ 175.000 Diseñar nuevas partes $ 39.000

Partes y repuestos $ 84.000 Modificar productos existentes $ 51.000

Energía $ 15.000 Diseñar nuevos Procesos productivos $ 63.000

Depreciación $ 6.000 Diseñar maquinaria especial $ 72.000

Total $ 280.000 Especificar métodos de producción $ 55.000

Total $ 280.000

Como puede verse la presentación de los costos según ABCosting es mucho más explicativa porque

nos muestra cuánto cuesta hacer cada actividad. A nivel total ambos cuadros muestran la misma

cantidad de costos, pero la utilidad del segundo para la toma de decisiones es mucho mayor.

Diseño del Modelo Conceptual

Beneficios de contar con un modelo ABCosting

Son muchos los beneficios que una empresa puede obtener cuando cuenta con un modelo de

ABCosting. Veamos algunos ejemplos

Exactitud en el cálculo de productos y servicios

Correcta determinación de la rentabilidad de cualquier objeto de costo

Encontrar oportunidades de reducción de costos sin pérdida de valor para los clientes

Identificar costos innecesarios en procesos y mejorar su eficiencia

Hacer simulaciones sobre el cambio de expectativas y determinar su impacto en los

resultados

Conocer la causa raíz que originan los costos y actuar sobre ella

Aplicar estrategias diferenciadas en precios, marketing o producción según la verdadera

rentabilidad de los Objetos de Costo

Y mucho más

¿Cómo fluyen los costos en una empresa?

Para comprender mejor el funcionamiento de esta metodología y el cómo fluyen los costos a través

de todos los sectores de una empresa u organización, debemos tener en claro primero los

conceptos básicos que la conforman.

¿Qué son los Recursos?

Los Recursos son todos los gastos que realiza la empresa en un determinado período, el cual

podrá ser diario, mensual, trimestral, etc. Estos gastos pueden ser: remuneración al trabajo

(sueldos, salarios, etc.) remuneración al capital (intereses bancarios), gastos operativos de oficina,

planta, impuestos, etc., y que se registran en el Cuadro de Resultados dentro de la Contabilidad de

una Empresa.

Entonces, se entiende por Recursos al conjunto de todos los saldos monetarios que tienen las

cuentas contables de resultados para un determinado período.

La información sobre Recursos se extrae del libro Mayor (General Ledger) de la contabilidad

convencional, por lo que es importante para ABC que la misma exista y se encuentre lo más

ordenada posible, ya que este sistema se alimenta de sus datos.

Los Recursos y su clasificación en Directos e Indirectos

Es importante destacar el tratamiento a dar a los llamados costos directos y costos indirectos.

Como se explicó anteriormente, ABC se ocupa de distribuir correctamente los costos Indirectos,

que son aquellos en los que se incurre para llevar a cabo Actividades, las cuales serán consumidas

finalmente por los Objetos de Costos (Productos, Servicios, clientes, etc.).

Pero hay costos que integran la contabilidad y que son llamados costos directos y que sí pueden

asignarse directamente a un Objeto de Costo.

Los Costos Directos: Pueden ser definidos como aquellos gastos que son generados por la

existencia de uno o varios Objetos de Costos y que pueden asignarse por una medida cuantitativa

a los mismos de manera directa.

Un ejemplo de ello, son los impuestos sobre las ventas. En este caso, el gasto se genera solo si la

venta del Objeto de Costo (Producto o Servicio) existe y por otra parte, al contar con el monto de

ventas de cada uno de ellos, podremos conocer a ciencia cierta, cuánto del valor total del impuesto

corresponde asignar a cada Objeto de Costo.

Los Materiales: Uno de los casos más ejemplificativos de Costos Directos es el de materiales de

producción. El gasto en materiales (insumos, materias primas) se puede identificar como costo

directo cuando sabemos de antemano cuánto material consume un Objeto de Costo en su

producción.

Dentro de Sixtina ABCosting, veremos más adelante que los Materiales son trabajados como un

módulo exclusivo.

Cuando un costo es así definido como Costo Directo, se lo debe asignar directamente a Objetos de

Costo, sin pasar por el típico mecanismo ABC de asignar Recursos a Actividades y éstas a Objetos

de Costos con bases de asignación como Cost Drivers y Activity Drivers.

Los Recursos o Costos Indirectos: Definición de Cost Driver

Los Cost Drivers son magnitudes que representan la causa generadora de un costo y serán la

base de distribución de los Costos Indirectos hacia las Actividades. Es decir, indican cuánto es el

consumo que las Actividades hacen de los Recursos.

Pueden ser expresados en cualquier unidad de medida (%, kilómetros, minutos, horas, pesos,

piezas, gente, etc.) y pueden variar de un Recurso a otro, según las características de cada uno.

Los Cost Drivers permiten identificar oportunidades para reducir costos y mejorar el uso de los

Recursos, optimizando los procesos internos de la empresa.

Cuando se quiere reducir costos hay que actuar sobre los Cost Drivers; si no se corrigen las

causas que originan los mismos éstos tienden a volver a incrementarse, y posiblemente en mayor

medida que antes.

Definición de Actividades

Las Actividades son la base de trabajo del sistema de costos ABC y pueden ser tan variadas como

“Depositar un cheque”, “Visitar clientes”, “Movilizar un conteiner” o “Podar un árbol”.

Las Actividades constituyen el núcleo de todo modelo ABC y deben identificarse antes de

comenzar el proceso de asignación de costos.

Es importante destacar, que el listado de Actividades puede llegar a un nivel de detalle exhaustivo,

por lo que se deberá analizar y definir, al momento de crear el Modelo de Costos, cuáles serán las

que querrán costear por su nivel de importancia. Es decir que una selección de Actividades con un

grado de detalle muy grande puede hacer inoperante su modelo ABC.

Para identificar las Actividades que son importantes para el modelo ABC de una determinada

empresa, se debe realizar una cuidadosa tarea de búsqueda y selección a través de un equipo de

trabajo, el cual es importante que sea interdisciplinario. Esto permitirá diferentes puntos de vista al

momento de armar el listado final.

La denominación Verbo + Sustantivo

Las Actividades, en los Modelos de Costos por Actividades, se presentan bajo la forma Verbo +

Sustantivo.

Esto permite, a quienes desarrollan las tareas, contar con información más familiar que no sean los

conceptos técnicos que se utilizan en la Contabilidad Convencional.

Algunos ejemplos sobre denominación de Actividades son los siguientes:

Cargar facturas al sistema de contabilidad

Liquidar los sueldos

Atender clientes de mostrador

Administrar las cuentas corrientes

Etc.

Diccionario de Actividades: Definición por Responsables de Centros de Costos

Como comentamos anteriormente, es necesario contar con un “Equipo Interdisciplinario” para el

armado del Listado o Diccionario de Actividades. Este equipo estará constituido por un miembro

representante de cada área de la empresa por ejemplo, del área administrativa, de producción, de

comercialización, de sistemas, de marketing, etc.

La idea es que cada representante identifique las Actividades más relevantes de su respectiva área

que considere importante costear.

Es necesario tener un método para realizar el relevamiento de las actividades o de lo contrario se

podría caer en un proceso de Costo-Beneficio altamente ineficaz.

La empresa puede organizar sus Centros de Actividades utilizando el Organigrama ya existente, lo

cual además tiene como beneficio, el conocimiento del mismo por parte de todas las personas que

conforman el equipo de trabajo.

El objetivo de organizar las actividades en centros es el de mejorar la organización de la

información y que la misma se útil para la toma de decisiones de gestión.

Definición de Activity Drivers

Los Activity Drivers son las unidades de medida en que los Objetos de Costo (Productos, Servicios,

Clientes, etc.) consumen las Actividades que deben realizarse en todo tipo de organización.

Conceptualmente son similares a los Cost Drivers ya que los mismos son factores que utilizamos

para asignar el costo de una Actividad al Objeto de Costo que se estudia.

Por ejemplo, supongamos que estamos construyendo un modelo ABC para una empresa

comercial.

En este modelo ya hemos obtenido la información de Recursos (cuentas contables), identificado

todas las Actividades relevantes y hemos determinado sus respectivos costos, utilizando los Cost

Drivers para la asignación de los Recursos Indirectos.

Ahora bien, dentro de nuestro Diccionario de Actividades, tenemos una Actividad denominada

“Emitir facturas” que se desarrolla en un centro administrativo único, el cual factura a los clientes de

todos los sectores de la empresa.

Hemos aclarado que ya contamos con el costo de esta Actividad, por los Recursos consumidos, y

ahora debemos asignar dicho costo a los diferentes sectores de ventas.

Supongamos, por razones de simplicidad, que estos sectores son solamente dos: “Clientes de

mostrador” y “Clientes a distancia”.

En nuestro modelo ABC tanto “Clientes de mostrador” como “Clientes a distancia” son los Objetos

de Costo, en este caso nos interesa conocer los Clientes que están siendo rentables y cuáles no.

Supongamos que en el período que se estudia, digamos un mes, se emitieron 1485 facturas a

Clientes de mostrador y 735 facturas a Clientes a distancia.

De un total de 1980 facturas, en mostrador se emitieron el 75% de las facturas mientras que a

través de los viajantes el 25% restante.

De esta manera, en nuestro ejemplo el Activity Driver puede definirse como “Cantidad de Facturas

emitidas” y el costo de la Actividad “Emitir facturas” se distribuirá a los Clientes de acuerdo al

porcentaje de consumo de estas facturas.

Los Activity Drivers se usan para relacionar el flujo de costos que inicia en los Recursos y llega a

los Objetos de Costo, a través de las Actividades.

Para cada Actividad, los responsables podrán definir diferentes Activity Drivers y que responderán

a la pregunta: ¿Cuál es la causa generadora del costo de esta Actividad?

La utilización de un tipo u otro de magnitud queda a criterio de quien diseña el modelo; el que

estará en gran medida determinado por la facilidad en la captura de datos.

El analista de costos cuenta así con una poderosa herramienta para obtener información, tomar

decisiones y gestionar los costos. Conocerá cuáles son los disparadores del costo y podrá tomar

las medidas correctivas necesarias que harán la diferencia al momento de reducir costos y

optimizar el uso de los Recursos.

Definición de Objetos de Costo

Los Objetos de Costo se encuentran en la última etapa en nuestro Modelo de Costos, según lo que

presentamos en el diagrama inicial (ver página…).

Los Objetos de Costo son las causas por las cuales se ejecutan Actividades dentro de la empresa.

Podría decirse que el trabajo de asignar costos a los Objetos de Costo es el objetivo primario del

modelo ABC en su Dimensión Vertical o Cuantitativa.

En un modelo de costos ABC los Recursos se asignan a Actividades utilizando los Cost Drivers y

las Actividades se asignan a Objetos de Costo utilizando los Activity Drivers, tal como lo

explicamos en las páginas precedentes.

Esto otorgará información útil y real sobre los verdaderos costos de cada Objeto de Costo, lo cual

permite a los analistas de costos tomar mejores decisiones estratégicas.

La definición de las Dimensiones de Objetos de Costos dependerá de la necesidad de costeo de

cada empresa. Como generalidad podemos decir que una de las primeras dimensiones es la de

Productos o Servicios, según el tipo de organización de que se trate y otra son los Clientes.

Un modelo ABC nos permitirá ver los costos alternativamente desde la dimensión Productos o

desde la dimensión Clientes y luego desagregarlos por la otra dimensión para obtener un mayor

grado de detalle en la información obtenida.

Es decir, si optamos por ver los costos desde la dimensión Productos, podemos desagregar éstos

por la venta realizada a cada uno de los Clientes que se estén analizando, y si, por el contrario

optamos por visualizarlo desde los Clientes, podremos analizar qué Productos ha comprado cada

uno de ellos.

Objetos de Costo: Detalle de Desagregación

El grado de detalle en que definimos los Objetos de Costo es de gran importancia dentro del

modelo ABC.

Si nuestro modelo es el primero que se desarrolla, entonces conviene agrupar los Objetos de

Costos a los efectos de evitar introducir demasiado detalle que lo conviertan en un Modelo

inoperante.

A medida que el modelo se perfeccione entonces se podrán ir incorporando más detalles a los

Objetos de Costos y de esta manera contar con información de mayor relevancia.

Por ejemplo, si nuestro modelo es una prueba piloto y está trabajando con Productos (o Servicios)

como Objetos de Costo entonces conviene agrupar los Productos en Familia de Productos y estas

en Grupos de Familias.

Cuando el modelo va ganando consistencia se puede desagregar el Grupo en las diferentes

Familias para luego, cuando ya tengamos un Modelo realmente perfeccionado trabajar, no ya con

las Familias sino con los Productos Individuales.

¿Cómo se relacionan todos los Módulos de un Modelo ABCosting?

El armado de un Modelo de costos por actividades se considera completo al momento de haber

culminado con el total de las asignaciones hacia los Objetos de Costos (Productos, Servicios,

clientes, etc.).

Para finalizar con esta primera etapa del capítulo 1 y considerando toda la información hasta aquí

brindada, haremos un resumen de cómo se relacionan todos los módulos de esta metodología y

así cerrar este Modelo de Costos.

El Módulo Recursos está constituido por las cuentas contables que registran los Costos Directos

(excepto Materiales) y los Costos Indirectos.

Luego, aquellos Costos Directos que se consideren como Materiales, es decir, que formarán parte

de los Productos completarán el Módulo de Materiales.

Estos dos Módulos son la base desde la cual se parte para el armado de un Modelo de costeo por

Actividades y conformarán el importe total de Costos a asignar finalmente a los Objetos de Costos.

Los Materiales y los Recursos Directos no formarán los costos de las Actividades por lo que su

destino directo serán los diferentes Objetos de Costos previamente determinados (Productos,

Servicios, Clientes, Sucursales, etc.).

Por otra parte los Recursos Indirectos tendrán como destino de asignación inicial las Actividades.

Para realizar la asignación de Recursos Indirectos a las Actividades, se pueden agrupar aquellos

costos que se asignarán según un mismo Cost Driver (Inductores de costo) común y realizar la

asignación de estos en bloque a través de los Centros Agrupadores. Tal es el caso de los costos

laborales, cuyas numerosas cuentas pueden agruparse y utilizar el Cost Driver % de Tiempo de

trabajo como base de distribución.

El próximo paso será asignar los Recursos a las Actividades, pero antes de hacerlo debemos

referirnos a una metodología alternativa de ABCosting que ofrece el software Sixtina.

Los Recursos pueden ser asignados a otros Recursos, esto permitirá también realizar un

agrupamiento de Recursos según el origen de cada uno de ellos. Por ejemplo, las cuentas

contables relacionadas con los sueldos, en general se encuentran desagregadas en Sueldos,

Horas Extras, Vacaciones, Aguinaldo, etc., con esta posibilidad de Asignar Recursos a otros

Recursos, podremos agrupar estas cuentas en una sola que se denomine “Gastos de Personal”.

En Sixtina ABCosting esta metodología se llama “Recursos Recíprocos”

Una vez definido si se utilizará o no esta opción de reciprocidad, se procederá a la asignación de

los Recursos a las Actividades.

El Módulo Actividades está estructurado de manera similar al de Recursos siendo más común el

uso del Actividades Recíprocas.

El uso de Actividades Recíprocas es de gran importancia en la actualidad debido a que en las

empresas, muchas de las Actividades desarrolladas internamente son para apoyo de otras

Actividades.

La posibilidad que brinda Sixtina ABCosting de asignar Actividades de apoyo (Actividades que se

asignan a otras Actividades) a Actividades Finales (Aquellas que se asignan directamente a los

Objetos de costos), permitirá a quienes son los encargados de tomar las decisiones, de conocer el

flujo real de costos dentro de la empresa.

Sea que se haya decidido o no utilizar esta opción de reciprocidad, el sistema requiere de la

definición de los Activity Drivers (inductores de costos) para hacer la asignación correcta de las

Actividades.

En la actualidad las empresas se enfocan en el uso del Time Driver (Driver de Tiempo) para la

asignación de las Actividades ya que se trata de Acciones. Esto ayuda en la simplificación del

modelo ya que se trata de magnitudes que se pueden obtener más fácilmente que otros tipos de

Drivers.

Por último, en los módulos de Objetos de Costos, más específicamente cuando se crea una

Dimensión de Productos, también se puede hacer uso de la metodología “Objetos de Costos a

Objetos de Costos”.

Esta opción es utilizada generalmente en aquellos casos en que la empresa fabrica un producto

intermedio el cual integrará el producto final y por lo tanto se necesita información sobre los costos

de estos productos semi elaborados.

Una vez alcanzado el cálculo del Módulo Actividades entonces se procede a hacer las

asignaciones correspondientes a los diferentes Objetos de Costos a los cuales le llegarán

Actividades, Costos Directos y Materiales.

De esta manera se determina el costo de cada uno de los Objetos de Costos previamente

establecidos

Registro de Ingresos: Ventas

Para obtener información relevante sobre la Rentabilidad de cada uno de los Objetos de Costos

definidos, se deberán cargar los ingresos monetarios que cada uno de ellos genera.

Sixtina ABCosting cuenta con un Módulo de Ventas en el cual se cargará la información de

Ingresos, ya sea como resultado de precios por cantidades (permite conocer la variación de los

precios en cada periodo) o como un importe monetario periódico (diario, semanal, mensual, etc).

Además, se podrán incorporar otros tipos de ingresos con los que cuente la empresa y que no

resulten de la venta de los productos o servicios.

Una vez importada esta información y ya asignados los costos a los Objetos de Costos se

conocerá no solo como fluyen los costos dentro de la empresa, sino además cuáles de nuestros

Objetos de Costos están siendo rentables y cuáles no (ABM).

Multidimensionalidad

Es importante destacar que Sixtina ABCosting trabaja de manera multidimensional. Esto significa

que por ejemplo una Actividad se pueda asignar a más de una Dimensión de Objetos de Costos,

o que se distribuya entre otras Actividades, trabajando como Actividad de apoyo, y a algunos

Objetos de Costos, como Actividad Final.

Esta misma cualidad aplica para los restantes módulos, es decir: Recursos Directos, Recursos

Indirectos y Materiales.

LOS PROCESOS

Hasta ahora hemos visto la dimensión vertical de un modelo de costos ABC; ahora veremos la

dimensión horizontal, aquella en la que se analizan los Procesos.

Esta dimensión permite obtener información sobre el trabajo que se realiza con cada actividad.

Mucha de esta información es no financiera, ya que incorpora información acerca de los factores

que determinan la calidad del trabajo y sobre todo cómo se ejecuta la actividad.

Los Indicadores de Performance definen cómo se lleva a cabo una actividad y difieren según sea la

Actividad que se esté analizando o el tipo de empresa que se está estudiando.

Los Indicadores de Performance se pueden comparar a lo largo del tiempo, ya sea por periodos

simples o promedios, o contra Objetivos a alcanzar o simplemente contra el estándar de la

industria o de los competidores. Esto último se llama benchmarking. Estas comparaciones son

útiles para tener una idea de cómo se ejecutan las actividades e identificar posibilidades de

mejoras y ahorros.

Recursos

Indicadores de Actividades

Objetos

Procesos

Activiy

Cost

Time

CREACION DE MODELOS Y CARGA DE INFORMACION

PRIMEROS PASOS

Como comentamos al iniciar el capítulo, previo a cualquier implementación de ABC es primordial

tener algunos conceptos claros, tales como Drivers, Consumo de Drivers, Reciprocidad, etc., los

cuales se encuentran explicados en ese capítulo y que iremos repasando a lo largo de este curso.

Es importante, previamente a comenzar con la creación de un Modelo, realizar un análisis inicial

para desarrollar un Modelo Conceptual el cual incluirá determinar:

• Cuál o cuáles serán los Objetos que se desearán costear y el orden de los mismos;

• Si será una prueba piloto o se aplicará en toda la empresa o sus sucursales;

• Cual será el equipo que llevará adelante la implementación;

MODELO CONCEPTUAL: OBJETIVOS DEL MODELO

En este curso trabajaremos con la empresa hipotética INDUSTRIAS LACTEAS S.A., empresa

cuya actividad principal es la de producir, distribuir y vender distintos productos de la industria

láctea, diferenciándose 3 tipos diferentes de familia de productos: Dulces, Quesos y Leche.

La empresa está conformada por una Gerencia General y tres grandes centros: Producción,

Comercial y Administración&Finanzas.

Podemos ver un Organigrama de la misma

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA QUE IMPLEMENTARÁ EL MODELO DE COSTOS

ABC

INDUSTRIAS LACTEAS S.A. es una empresa nacional de larga trayectoria que debe su éxito la

calidad y variedad de sus productos, la atención al cliente y la eficiencia en la distribución y

abastecimiento a su cadena de ventas tanto del mercado doméstico como del exterior, lo cual le ha

permitido un crecimiento sostenido y alineado con sus recursos a lo largo de los últimos años.

A pesar de las buenas condiciones y estructura de la empresa sus accionistas y directivos está

preocupados por los siguientes problemas:

La empresa está creciendo en volumen y ventas, pero sus resultados están estancados e

incluso han habido algunos ejercicios a pérdida. Cada vez se vende más pero se gana menos.

El mercado presenta un buen dinamismo pero también la aparición de nuevos competidores,

algunos muy competitivos provenientes de países que están dentro de los acuerdos

internacionales de libre comercio.

Las tradicionales cadenas de distribución se encuentran en proceso de profundos cambios

Entre otras características se sabe que:

• La Administración brinda la información referida a costos en base a la Contabilidad

Convencional. Existen muchos costos centrales que no se incluyen en los costos de los productos.

• La fijación de precios se realiza en base los precios del mercado, los costos asignados y las

decisiones estratégicas sobre el mantenimiento de los mercados.

• No se presenta identificación detallada de las fases algunos procesos productivos.

Convencidos de la necesidad de contar con información más precisa que permita a la empresa

tomar mejores decisiones el Directorio decide llevar a cabo la creación de un Modelo de costos

basado en las actividades (ABCosting) que ayude a dar respuesta a los interrogantes planteados.

Quienes construirán el modelo de costos ABC para INDUSTRIAS LACTEAS S.A. plantean los

siguientes Objetivos:

• Determinar la rentabilidad de los Objetos de Costos (Por Productos y por Canales de

distribución y venta)

• Determinar el costo total de los Productos incluyendo el conjunto de costos centrales

indirectos

• Determinar posibles ahorros mejorando la Productividad en los Procesos

Uno de los principales beneficios que brinda el contar con un modelo ABC es la determinación de

la verdadera rentabilidad de los Objetos de Costos.

Ello es así debido a que ABC calcula el consumo real de Recursos que tiene una Actividad para

ser llevada a cabo y luego el verdadero consumo de dicha Actividad que tiene cada Objeto de

Costo (Para nuestro caso Productos y Canales).

Esta cualidad de ABC permitirá asignar todos los costos según el consumo real que demanda cada

Objeto de Costo, de manera tal que los llamados Recursos Indirectos podrán mostrarse en un

Cuadro de Resultados a través de una línea de Actividades o discriminando por Centros de Costos

o Actividades.

A partir de este momento daremos comienzo a la construcción del Modelo ABCosting

para la empresa INDUSTRIAS LACTEAS S.A. utilizando la herramienta Sixtina ABCosting.

PASOS DE CREACION DE UN MODELO ABC

1. Abrir la licencia desde el vínculo correspondiente y loguearse;

2. Apertura del sistema ABCosting y configuración del Modelo INDUSTRIAS LACTEAS S.A.

3. Carga de Diccionarios de: Drivers, Centros y Módulos

4. Asignación de Costos entre Módulos:

Recursos Indirectos a Actividades;

Actividades a Actividades;

Actividades, Materiales y Recursos Directos a Objetos de Costos;

Objetos de Costos a Objetos de Costos.

5. Análisis ABM

1. APERTURA DE LA LICENCIA PGI

Para la construcción del modelo ABC para la empresa INDUSTRIAS LACTEAS S.A. Ud. usará

una versión educativa de nuestro Software por lo que solo se encontrará habilitado el sistema de

costeo Sixtina ABCosting dentro de la licencia PGI (Plataforma de Gestión Integral) versión

educativa. Para comenzar deberá ingresar al vínculo de acceso que se le remitió vía mail, por

ejemplo para un usuario llamado Carlos Freire el URL de acceso es

http://67.205.89.135/pgicfreire

Se desplegará una pantalla como la siguiente, dentro de la cual deberá loguearse con el nombre

de usuario y contraseña que le fue provista por mail. En nuestro ejemplo quedaría…

Repetimos: Los DATOS INICIALES para ingresar al sistema también los ha recibido vía mail,

junto al vínculo de su licencia, por lo que deberá ingresar Usuario y Password correspondientes:

Una vez que haya accedido a la plataforma observará la portada de inicio que indican los distintos

componentes de la Plataforma.

Presionamos en el componente ABCosting y luego en Modelos

Nota importante:

La versión Sixtina ABCosting Educativa cuenta con limitaciones en la cantidad de información a

ingresar, ya que tiene objetivos educativos.

2. CREAR EL MODELO INDUSTRIAS LACTEAS S.A.

Sixtina ABCosting en su versión web es multimodelo, es decir que permitirá al usuario la creación

de más de un modelo. Sólo en esta instancia se encuentra limitado a un solo modelo.

Una vez logueado en la página de Sixtina podrá ingresar al sistema presionando sobre el ícono de

ABCosting que se encuentra ubicado en la barra de menú superior y seleccionar Modelos en el

desplegable:

A partir de este punto ya podrá comenzar con la Creación del Modelo.

Paso a paso iremos construyendo el modelo de INDUSTRIA LÁCTEA S.A. al ingresar datos, definir

variables y drivers. Para luego proceder a realizar las asignaciones correspondientes.

Para comenzar, desde esta pantalla, a crear un Modelo deberá:

1. Presionar sobre el botón de “Nuevo Modelo” ubicado en la parte superior de la pantalla,

como se muestra a continuación:

2. Se abrirá una pantalla que nos permitirá crear nuestro Modelo

3. En la pantalla que se abre, deberá cargar los datos de su Modelo:

Nombre: INDUSTRIA LÁCTEA S.A.

Descripción: Es un ítem optativo donde podrá ingresar algún comentario extra.

Nombre periodo por defecto: Enero (Será nuestro periodo inicial)

Cantidad decimales: Por defecto viene cargado el sistema con 2 decimales, en un

caso real el usuario podrá seleccionar la cantidad de decimales con el que desea

trabajar.

Moneda Base: Al tratarse de un Modelo nuevo tendrá que crear la moneda a

utilizar. Para ello presione el botón “Nueva Moneda” ubicado en la parte superior

de la pantalla y proceda a crearla. Utilizaremos la moneda “Pesos” y su símbolo

será “$”. Luego presione Guardar

Tipo de Modelo: El usuario puede elegir tres tipos de modelos, dependiendo de

las características de la empresa.

o Servicios: por ejemplo bancos, hospitales, hoteles, etc.

o Industria: empresas manufactureras

o Gobierno: instituciones gubernamentales que administran presupuestos

En este ejemplo elegiremos Industria, ya que la empresa tiene producción de

lácteos y derivados

Idioma: elegir idioma, puede ser en español (recomendado para este curso) o

inglés

Módulo Producción: deberá tildar este casillero para que quede Activo.

Imagen del Modelo: En nuestro caso ejemplo cada usuario podrá cargar su

imagen, es decir, presionando sobre el botón “Browse” podrá seleccionar alguna

imagen que tenga en su computadora y luego cliquear sobre “Subir” para que la

misma se cargue al sistema.

Finalizando estos pasos la pantalla quedará como la siguiente:

4. Para terminar de crear nuestro Modelo y luego poder trabajar en él, deberemos presionar

“Guardar” en el margen superior.

De esta manera hemos terminado la creación de nuestro modelo. De aquí en más, comenzaremos

la carga de información al mismo para la obtención final de resultados.

3. CARGA DE DICCIONARIOS DE CENTROS, DRIVERS Y MODULOS

Para comenzar deberemos ingresar al Modelo creado presionando doble click sobre la imagen del

mismo en la pantalla inicial de Sixtina ABCosting:

Ahora bien, previo a proceder a la carga de información al sistema deberemos identificar 3

secciones bien definidas dentro de nuestra pantalla:

Primera Sección: Margen izquierdo, el cual consta a su vez de 4 solapas. Esas solapas permiten

el acceso a los Módulos (Recursos, Actividades, etc.), a las Funciones (Importación/Exportación de

datos, etc.), Informes y Gráficos, los cuales se visualizarán a medida que ingresemos información

Segunda Sección: En esta parte de la pantalla el sistema permite navegar por las diferentes

solapas que se irán desplegando, sin necesidad de cerrar un módulo para ver otro.

Ya conociendo cómo se conforma la pantalla del sistema, comenzaremos a trabajar enn el próximo

Capítulo en la carga de información para armar el Modelo de Costos para Industria Láctea S.A.