Benjamín FranklinBenjamín Franklin

Si amas la vida no Si amas la vida no malgastes el tiempo, malgastes el tiempo, porque de tiempo se porque de tiempo se compone la vida.compone la vida.

Manejo delManejo delTiempo o Administrar Tiempo o Administrar

el tiempo?el tiempo?

Definición del Diccionario Definición del Diccionario WebsterWebster

““El El TiempoTiempo es un proceso es un proceso continuo en donde los continuo en donde los eventos eventos que vienen del pasado, pasan que vienen del pasado, pasan por el presente y van hacia el por el presente y van hacia el futuro.futuro.  

Administrar el tiempoAdministrar el tiempo

Realmente significa administrarse uno Realmente significa administrarse uno mismo, de tal manera que se pueda mismo, de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo de optimizar el rendimiento del tiempo de que se dispone.que se dispone.

El elemento básico del El elemento básico del TiempoTiempo

Un eventoUn evento ¿Entonces, cuál es la clave para Administrar ¿Entonces, cuál es la clave para Administrar

el tiempo? el tiempo?

Controlar los eventosControlar los eventosAlan LakeinAlan Lakein

¡¡Qué es un Evento?Qué es un Evento?

SSe refiere a cualquier acontecimiento, e refiere a cualquier acontecimiento, circunstancia, suceso o caso posible que circunstancia, suceso o caso posible que , pudiera ocurrir en una circunstancia , pudiera ocurrir en una circunstancia determinadadeterminada

EL CONTROL DE LOS EL CONTROL DE LOS EVENTOSEVENTOS

SI YO NO CONTROLO LOS EVENTOS SI YO NO CONTROLO LOS EVENTOS EN MI VIDA LOS EVENTOS ME EN MI VIDA LOS EVENTOS ME CONTROLARAN A MI.CONTROLARAN A MI.  

Tipos de eventosTipos de eventos Ningún control...Ningún control...

Algo de control...Algo de control...

Control total...Control total...

Ningún ControlNingún Control ADAPTARSEADAPTARSE

ReenfocarReenfocar y aprovechar el tiempo que si y aprovechar el tiempo que si se pueda controlarse pueda controlar

ImplantarImplantar… medidas para minimizar el … medidas para minimizar el impacto de las demandas que uno no impacto de las demandas que uno no pueda controlarpueda controlar

Control de eventos

Mayor autoestima

Más Productividad

La Regla de Querer Hacer La Regla de Querer Hacer las Cosas....las Cosas....

Un buen administrador del tiempo está Un buen administrador del tiempo está dispuesto a hacer aquello que un mal dispuesto a hacer aquello que un mal administrador del tiempo no está administrador del tiempo no está dispuesto a hacer.dispuesto a hacer.

Claves para controlar los Claves para controlar los eventoseventos

PLANEARPLANEAR

Controlar la falta de resolución Controlar la falta de resolución

Controlar las InterrupcionesControlar las Interrupciones

Controlar lo que roba el tiempoControlar lo que roba el tiempo

PlaneaciónPlaneaciónLa clave para La clave para

Controlar los eventos:Controlar los eventos:

““Entre más tiempo pasemos planeando un Entre más tiempo pasemos planeando un proyecto, el mismo requerirá un menor tiempo proyecto, el mismo requerirá un menor tiempo para su ejecución. No permita que el para su ejecución. No permita que el trabajotrabajo pesadopesado del día de hoy le distraiga de separar del día de hoy le distraiga de separar un poco de tiempo para sus proyectos”un poco de tiempo para sus proyectos”

Edwin C. BlissEdwin C. Bliss

Lineamientos para Lineamientos para planeación efectivaplaneación efectiva

ResponsabilidadResponsabilidad Revisión de valores y metasRevisión de valores y metas Determinar tareas específicasDeterminar tareas específicas Evaluar el tiempo contra las tareasEvaluar el tiempo contra las tareas Anticipar obstáculosAnticipar obstáculos PRIORIZAR tareasPRIORIZAR tareas

Determinación efectiva Determinación efectiva de metasde metas

Definir las METASDefinir las METAS Establecer los tipos de metasEstablecer los tipos de metas

Metas a corto plazoMetas a corto plazo Resultados inmediatos, diarios o semanalesResultados inmediatos, diarios o semanales

Metas IntermediasMetas Intermedias Medibles a largo plazoMedibles a largo plazo

Metas a Largo PlazoMetas a Largo Plazo Futuras, en meses o añosFuturas, en meses o años

Podemos controlar el Podemos controlar el tiempotiempo? ? 

¡¡¡ NO !!!¡¡¡ NO !!! Podemos controlar las actividades que Podemos controlar las actividades que

realizamos. realizamos. De modo que podremos realizar: De modo que podremos realizar:

Más actividades ??? Más actividades ??? Aquellas actividades que sean más Aquellas actividades que sean más

importantes importantes

Significa conducir nuestros asuntos Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados más podamos lograr resultados más eficaces. eficaces.   

La meta debe ser el logro de objetivos, La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente el estar ocupado. no simplemente el estar ocupado.   

Determinación Determinación efectiva de metas efectiva de metas (cont.)(cont.)

Las metas se han planeado Las metas se han planeado efectivamente cuando son:efectivamente cuando son: Importantes para cada personaImportantes para cada persona Medibles en tiempoMedibles en tiempo Definidas clara y específicamente Definidas clara y específicamente PropiasPropias RealistasRealistas

¿Cómo definir prioridades?¿Cómo definir prioridades?

Clarificar las metas…Clarificar las metas… Entender la causa y efecto…Entender la causa y efecto… Establecer prioridades en su proyecto, fechas Establecer prioridades en su proyecto, fechas

límite...límite... Revisión las metas a largo plazo…Revisión las metas a largo plazo… Planear su tiempo…Planear su tiempo…

Dando PrioridadDando Prioridad

1.1. AA = VITAL... Alto Valor = VITAL... Alto Valor• Debe hacerseDebe hacerse

2.2. BB = IMPORTANTE… Valor Mediano = IMPORTANTE… Valor Mediano• Podría hacersePodría hacerse

3.3. CC = OPCIONAL… Valor Bajo = OPCIONAL… Valor Bajo

UrgenciaUrgencia La Urgencia no equivale a la prioridadLa Urgencia no equivale a la prioridad La urgencia afecta a las prioridadesLa urgencia afecta a las prioridades

La Tiranía de lo Urgente:La Tiranía de lo Urgente:Lo urgente envuelve al administrador (de Lo urgente envuelve al administrador (de tiempo); sin embargo, la tarea más urgente no tiempo); sin embargo, la tarea más urgente no siempre es la más importante. La tiranía de lo siempre es la más importante. La tiranía de lo urgente recae en la distorsión de las urgente recae en la distorsión de las prioridades. prioridades.

R. Alec MackenzieR. Alec Mackenzie

Control de la Falta de Control de la Falta de ResoluciónResolución

Identificar la preocupación detrás de la falta de Identificar la preocupación detrás de la falta de resoluciónresolución

Programar el trabajo desagradable a primer Programar el trabajo desagradable a primer hora del díahora del día

Definir una fecha límiteDefinir una fecha límite Recompensarse a si mismo cuando termine un Recompensarse a si mismo cuando termine un

trabajo difíciltrabajo difícil Separe las tareas difíciles en partes... Una por Separe las tareas difíciles en partes... Una por

unauna Encuentre una tarea para iniciar… algo rápido, Encuentre una tarea para iniciar… algo rápido,

fácilfácil

Controle las Controle las InterrupcionesInterrupciones

Utilice las Contestadoras/Correo Electrónico:Utilice las Contestadoras/Correo Electrónico: NONO las utilice solo para filtrar llamadas… las utilice solo para filtrar llamadas… Revise y Responda…Revise y Responda…

Utilice técnicas telefónicas con un “Final Utilice técnicas telefónicas con un “Final Positivo”:Positivo”: ““______ antes de que colguemos, quiero que…”______ antes de que colguemos, quiero que…” ““Mencione su tiempo límite, “Tengo que...”Mencione su tiempo límite, “Tengo que...”

Controle las Controle las Interrupciones (Cont.)Interrupciones (Cont.)

Las citas deben estar planificadasLas citas deben estar planificadas Darse un tiempo para unoDarse un tiempo para uno Definir los límites de tiempoDefinir los límites de tiempo Comenzar y continuar una conversaciónComenzar y continuar una conversación Desarrolle frases hechasDesarrolle frases hechas

Es una lástima que tengas que venir Es una lástima que tengas que venir cuando…cuando…

Estoy a punto de…Estoy a punto de…

Controlar lo que roba el Controlar lo que roba el tiempotiempo

Defina un tiempo y un lugar para planearDefina un tiempo y un lugar para planear Planee diariamente:Planee diariamente:

Defina las Tareas del Día (A1, A2, B1, B2, etc… de Defina las Tareas del Día (A1, A2, B1, B2, etc… de acuerdo con sus prioridades)acuerdo con sus prioridades) Haga citas (bloquee tiempos específicos para sus Haga citas (bloquee tiempos específicos para sus

reuniones, proyectos, tareas, contactos y para usted)reuniones, proyectos, tareas, contactos y para usted)

Listas de “Cosas por Hacer” (cosas que no quiera Listas de “Cosas por Hacer” (cosas que no quiera olvidar)olvidar)

Revise las metas y los valores (evalúe el progreso y Revise las metas y los valores (evalúe el progreso y siga un Proceso de Planeación)siga un Proceso de Planeación)

MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

URGENTE NO URGENTE

IMPORTANTE

Crisis, problemas apremiantes, proyectos cuyas fechas vencen

Prevención, Construir relaciones

Reconocer nuevas oportunidades

Planificación de recreaciónNO IMPORTANTE

Interrupciones, correo, algunas reuniones, informes

Trivialidades

Ajetreos inútiles, algunas cartas, actividades agradables