V i e r n e s 2 4 d e J u n i o d e 2 0 1 1

Mª Soledad Burgos

Mª Fernanda Cárcamo

Pamela Luengo

ADMI 273

CONSTRUCCIÓN BASE

DE DATOS EN ACCESS Elaboración de tablas, consultas, informes y formularios

Universidad Austral de Chile

Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas

Instituto de Administración .

1. Definición del problema Se requiere establecer un sistema informático que permita concentrar y manejar la

información de los datos provenientes del proceso de comercialización de una nueva sucursal

de una cadena de tiendas de retail instalada en el país. La información requerida tendrá

relación con los clientes, vendedores, departamentos y las ventas producidas, para lo cual se

deberá tener en consideración las siguientes restricciones:

La sucursal está compuesta por departamentos, siendo estos un total de 7. Cada

departamento, tendrá un código único que lo identifique.

Los departamentos están constituidos por categorías de productos. Cada categoría tiene

un código único. A su vez a cada una de ellas pertenecen varios productos, pero un

producto sólo puede pertenecer a una categoría.

En relación a los productos, estos se identifican por un código. Adicionalmente se

incorporan campos tales como su nombre, categoría, tamaño y precio de venta unitario.

Respecto a los vendedores, en cada departamento trabajarán 3, uno de jornada Completa,

otro Part-time y un tercero Parcial. Estos también estarán a cargo de realizar las facturas

que se entregan en la compra. Es importante destacar que dentro de estas facturas se

registrará el Rut del vendedor, para conocer los niveles de venta de cada uno, y entregar

premios al mejor de ellos mensualmente.

De los vendedores deberán incorporarse datos personales tales como Rut, departamento,

jornada, nombre, apellido, edad, dirección y estado civil.

De los clientes interesa conocer su Rut, nombre, apellido, edad, dirección, fono y fecha de

ingreso como cliente de la sucursal.

De las facturas de venta, interesa registrar, el número de factura, el Rut del cliente, el Rut

del vendedor, la fecha, neto, IVA, bruto y tipo de pago, el que puede ser a crédito o al

contado.

Además se contará con un detalle de factura de venta, en el cual se incorporará el

número de factura, el código del producto, fecha de venta, neto, IVA, bruto y fecha de

vencimiento.

2. Modelo de Entidad Relación

3. Atributos de las Entidades

4. Relaciones

5. Consultas

a. Ventas del departamento de Deporte de la sucursal agrupadas por vendedor.

Como se puede observar sólo dos de los empleados del departamento de deporte

realizaron ventas durante enero y febrero, siendo Flor Muñoz la vendedora acreedora del bono

“ventas de verano” entregado en marzo.

b. Todos los productos de la categoría Muebles de tamaño “grande” o “súper grande”.

Mostrar nombre, tamaño y precio unitario.

Todos estos productos se encuentran en bodega, y se desea liberar espacio, por lo que se

necesita una mayor rotación de éstos. Para lograrlo se realizará una exhibición de muebles

grandes, como ya se conocen cuáles son, se puede determinar los precios de oferta y la

organización de la fuerza de ventas.

c. Todos los clientes que hayan comprado a crédito al menos una vez. Mostrar nombre,

apellido, RUT, y monto de cada venta al crédito.

Uno de los negocios de las tiendas de retail son las ventas al crédito, una de las estrategias

que se utilizará para impulsar las ventas es ofrecer descuentos, promociones y aumentos de cupo

exclusivos para aquello clientes que compren frecuentemente (más de 3 veces en un periodo de 2

meses) con esta modalidad de pago. Una vez identificados los clientes se les enviará ofrecimientos

personalizados a sus hogares.

d. Mostrar RUT, nombre, apellido, dirección, edad, estado civil, tipo de jornada, y

departamento de los vendedores.

Se debe contar con un registro de todos los trabajadores actuales de la sucursal para

enviar a la central en Santiago la que realizará un análisis de la rotación de empleados entre todas

las sucursales dos veces al año.

e. Promedio de ventas a crédito de los vendedores del departamento decohogar. Mostrar

nombre, apellido, RUT y promedio ventas.

Hace dos meses se instauró una campaña para incrementar las ventas al crédito en los

departamentos. Se instauraron una serie de medidas, tales como pago en cuotas diferidas,

promociones y descuentos especiales por el uso de la tarjeta de crédito. Por tanto, mediante la

consulta se está monitoreando el resultado de esta campaña, se ha escogido el departamento

decohogar ya que era el que presentaba los más bajos niveles de venta al crédito.

f. Niveles de venta de los vendedores parciales de la sucursal.

Una de la nuevas políticas de la empresa es la de incorporar a un trabajador Parcial al

personal de planta, esto se realiza cada dos meses. Para seleccionar al trabajador el criterio

utilizado es el nivel de ventas. En este caso se puede ver que, en orden descendente, quien ocupa

el primer lugar es Ana Díaz, por lo tanto ella será beneficiada.

g. Los productos que han sido vendidos más de 5 veces. Mostrar nombre del producto,

número de ventas, categoría y departamento.

Se busca conocer el nivel de rotación de los productos de la sucursal y coordinarlo con los

niveles de inventarios existentes. Se considera que un producto que es vendido más de cinco

veces es de alta rotación, y que, en consecuencia, exige un mayor control de inventario. La

consulta entrega la información requerida para estos procedimientos.

h. Ventas totales de cada departamento

Se está elaborando una estrategia de marketing para los siguientes 3 meses y se necesita

saber en qué departamento hay que poner más énfasis. Como se puede ver los departamentos de

Belleza, Deporte y Mundo Infantil son los más débiles y sobre los cuales hay que trabajar más y

asignar un mayor presupuesto.

6. Informes a. Informe Clientes más leales

b. Informe de Vendedores por departamento

c. Informe Facturas de venta 2011

d. Ventas por departamento.

e. Productos más vendidos

f. Productividad vendedores

g. Ventas al crédito y al contado de los vendedores parciales.

h. Clientes y sus preferencias

7. Formularios a. Formulario Vendedores

b. Formulario Clientes

c. Formulario Productos

d. Formulario Facturas de venta

e. Formulario Ventas por departamento

f. Formulario Categoría

g. Formulario de los productos más vendidos

h. Formulario de ventas por vendedor

8. Carta Gantt

Se separó el proyecto en 4 fases para facilitar el avance de

éste,

Pre-elaboración base de datos y modelo E-R con una

duración de 15 días

Revisiones y correcciones con una duración de

aproximadamente 13 días

Base de datos y pruebas en Access con una duración de

aproximadamente 15 días

Aplicación del modelo en Access con una duración de 25

días

La duración total del proyecto fue de 29 días.

Supuesto: cada integrante trabajó en promedio 3 horas diarias,

todos los días de la semana.