INSTITUTO DE CAPACITACIN PARA EL TRABAJO DEL ESTADO DE SINALOAUNIDAD SINALOA MUNICIPIO

Access 2010

Sinaloa De Leyva, Sinaloa, Sin.

NDICE

1- Introduccin a los conceptos bsicos de base de datos

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2. Elementos bsicos de Access 2010

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3. Crear, abrir y cerrar una base de datos 4. Crear tablas de datos 5. Modificar tablas de datos 6. Propiedades de los campos 7. Las relaciones 8. Las consultas 9. Las consultas de resumen 10. Las consultas de referencias cruzadas 11. Las consultas de accin 12. Los formularios 13. Los informes 14. Los controles de formulario e informe 15. Las macros 16. Configurar la interfaz 17. Herramientas de Access 18. Importar y exportar dato

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Introduccin

El trmino base de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposiom celebrado en California. De forma sencilla podemos indicar que una base de datos no es ms que un conjunto de informacin relacionada que se encuentra agrupada o estructurada. El archivo por s mismo, no constituye una base de datos, sino ms bien la forma en que est organizada la informacin es la que da origen a la base de datos. Las bases de datos manuales, pueden ser difciles de gestionar y modificar. Por ejemplo, en una gua de telfonos no es posible encontrar el nmero de un individuo si no sabemos su apellido, aunque conozcamos su domicilio. Desde el punto de vista informtico, una base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulan ese conjunto de datos. Desde el punto de vista ms formal, podramos definir una base de datos como un conjunto de datos estructurados, fiables y homogneos, organizados independientemente en mquina, accesibles a tiempo real, compartibles por usuarios concurrentes que tienen necesidades de informacin diferente y no predecible en el tiempo. La idea general es que estamos tratando con una coleccin de datos que cumplen las siguientes propiedades:y y y

Estn estructurados independientemente de las aplicaciones y del soporte de almacenamiento que los contiene. Presentan la menor redundancia posible. Son compartidos por varios usuarios y/o aplicaciones.

En este manual encontraras entonces conceptos bsicos de base de datos, para entender su utilidad, adems hacemos

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UNIDAD 1: Introduccin a los conceptos de bases de datosTodo buen curso necesita empezar con algunos conceptos bsicos para el mejor entendimiento del mismo, por lo tanto empezaremos con las definiciones que involucran a las bases de datos. Dato: Conjunto de caracteres con algn significado, pueden ser numricos, alfabticos, o alfanumricos. Informacin: Es un conjunto ordenado de datos los cuales son manejados segn la necesidad del usuario, para que un conjunto de datos pueda ser procesado eficientemente y pueda dar lugar a informacin, primero se debe guardar lgicamente en archivos. Registro: Coleccin de campos de iguales o de diferentes tipos. Son como los renglones de una tabla. Archivo: Coleccin de registros almacenados siguiendo una estructura homognea.

Base de datos:Es una coleccin de archivos interrelacionados, son creados con un DBMS. El contenido de una base de datos engloba a la informacin referente (almacenadas en archivos) de una organizacin, de tal manera que los datos estn disponibles para los usuarios, una finalidad de la base de datos es eliminar la redundancia o al menos minimizarla. CARACTERSTICAS DE UNA BASE DE DATOS Contiene informacin relevante para una empresa. Se puede almacenar grandes cantidades de informacin. Fiabilidad de la informacin almacenada. Disminucin de redundancia de la informacin. Es compartida en forma concurrente por varios usuarios.

Los tres componentes principales de un sistema de base de datos son el hardware, el software DBMS y los datos a manejar, as como el personal encargado del manejo del sistema. Esquema de base de datos: Es la estructura por la que est formada la base de datos, se especifica por medio de un conjunto de definiciones que se expresa mediante un lenguaje especial llamado lenguaje de definicin de datos. Administrador de base de datos (DBA): Es la persona o equipo de personas profesionales responsables del control y manejo del sistema de base de datos, generalmente tiene(n) experiencia en DBMS, diseo de bases de datos, Sistemas operativos, comunicacin de datos, hardware y programacin. Sistema Manejador de Base de Datos. (DBMS) Un DBMS es una coleccin de numerosas rutinas de software interrelacionadas, cada una de las cuales es responsable de una tarea especfica. El objetivo primordial de un sistema manejador base de datos es proporcionar un contorno que sea a la vez conveniente y eficiente para ser utilizado al extraer, almacenar y manipular informacin de

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la base de datos. Todas las peticiones de acceso a la base, se manejan centralizadamente por medio del DBMS, por lo que este paquete funciona como interfase entre los usuarios y la base de datos. Las funciones principales de un DBMS son: o Crear y organizar la Base de datos. o Establecer y mantener las trayectorias de acceso a la base de datos de tal forma que los datos puedan ser accesado rpidamente. o Manejar los datos de acuerdo a las peticiones de los usuarios. o Registrar el uso de las bases de datos. o Respaldo y recuperacin. Consiste en contar con mecanismos implantados que permitan la recuperacin fcilmente de los datos en caso de ocurrir fallas en el sistema de base de datos. o Seguridad e integridad. Consiste en contar con mecanismos que permitan el control de la consistencia de los datos evitando que estos se vean perjudicados por cambios no autorizados o previstos. Ejemplos de DBMS: Mysql, Access, Sql server, Oracle Entidad es un objeto que existe y se distingue de otros objetos de acuerdo a sus caractersticas llamadas atributos. Son las tablas de la base de datos. Por ejemplo, alumnos, maestros, ventas, Compras, etc. Una entidad se caracteriza y distingue de otra por los atributos o campos, en ocasiones llamadas propiedades, que representan las caractersticas de una entidad. Los atributos de una entidad pueden tomar un conjunto de valores permitidos al que se le conoce como dominio del atributo. Campo: Son caractersticas que distinguen a un objeto. Propiedades o caractersticas de una tabla o entidad. Por ejemplo de la entidad alumno, sus campos serian: nombre, direccin, telfono, sexo, etc. Ejemplo: Hacer una descripcin en pareja para la entidad alumno con los atributos No_control, Nombre y Especialidad. Nombre del campo Valor No_control , 96310418 Nombre , Snchez Osuna Ana Esp , LI Relaciones Una relacin es la asociacin que existe entre dos a ms entidades. Un conjunto de relaciones es un grupo de relaciones del mismo tipo. Tipos de relaciones: Relacin uno a uno. Se presenta cuando existe una relacin como su nombre lo indica uno a uno, denominado tambin relacin de matrimonio. Una entidad del tipo A solo se puede relacionar con una entidad del tipo B, y viceversa; Por ejemplo: la relacin asignacin de automvil que contiene a las entidades EMPLEADO, AUTO, es una relacin 1 a 1, ya que asocia a un empleado con un nico automvil por lo tanto ningn empleado posee ms de un automvil asignado, y ningn vehculo se asigna a ms de un trabajador. Es representado grficamente de la siguiente manera.

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A: Representa a una entidad de cualquier tipo diferente a una entidad B. R: en el diagrama representa a la relacin que existe entre las entidades. El extremo de la flecha que se encuentra punteada indica el uno de la relacin, en este caso, una entidad A ligada a una entidad B. Relacin uno a muchos. Significa que una entidad del tipo A puede relacionarse con cualquier cantidad de entidades del tipo B, y una entidad del tipo B solo puede estar relacionada con una entidad del tipo A. Su representacin grfica es la siguiente: Ntese en este caso que el extremo punteado de la flecha de la relacin de A y B, indica una entidad A conectada a muchas entidades B. Muchas a muchas. Establece que cualquier cantidad de entidades del tipo A pueden estar relacionados con cualquier cantidad de entidades del tipo B. Algunos ejemplos de relaciones de la vida comn pueden ser: Uno a uno. El noviazgo, el RFC de cada persona, El CURP personal, El acta de nacimiento, ya que solo existe un solo documento de este tipo para cada una de las diferentes personas. Uno a muchos.Cliente Cuenta en un banco, Padre-Hijos, Camin-Pasajeros, zoologicoanimales, rbol hojas. Muchos a muchos. Arquitecto proyectos, fiesta personas, estudiante materias. Llaves primarias.(campos clave) Como ya se ha mencionado anteriormente, la distincin de una entidad entre otra se debe a sus atributos, lo cual lo hacen nico. Una llave primaria es aquel atributo o campo el cual consideramos clave para la identificacin de los dems atributos que describen a la entidad. Por ejemplo, si consideramos la entidad ALUMNO del Instituto Tecnolgico de Los Mochis, podramos tener los siguientes atributos: Nombre, Semestre, Especialidad, Direccin, Telfono, Nmero de control, de todos estos atributos el que podremos designar como llave primaria es el nmero de control, ya que es diferente para cada alumno y este nos identifica en la institucin. Claro que puede haber ms de un atributo que pueda identificarse como llave primaria en este caso se selecciona la que consideremos ms importante, los dems campos son denominados llaves secundarias. Una clave o llave primaria es indicada grficamente en el modelo E-R con una lnea debajo del nombre del atributo.

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DIAGRAMA ENTIDAD-RELACIN Denominado por sus siglas como: E-R; Este modelo representa a la realidad a travs de un esquema grfico empleando los terminologa de entidades, que son objetos que existen y son los elementos principales que se identifican en el problema a resolver con el diagramado y se distinguen de otros por sus caractersticas particulares denominadas atributos, el enlace que rige la unin de las entidades est representada por la relacin del modelo. Recordemos que un rectngulo nos representa a las entidades; una elipse a los atributos de las entidades, y una etiqueta dentro de un rombo nos indica la relacin que existe entre las entidades, destacando con lneas las uniones de estas y que la llave primaria de una entidad es aquel atributo que se encuentra subrayado. A continuacin mostraremos algunos ejemplos de modelos E-R, considerando las relaciones que existen entre ellos: Relacin Uno a Uno. Problema: Disear el modelo E-R, para la relacin Registro de automvil que consiste en obtener la tarjeta de circulacin de un automvil con los siguientes datos:- Automvil- Modelo, Placas, Color - Tarjeta de circulacin -Propietario, No_serie, Tipo.

Indicamos con este ejemplo que existe una relacin de pertenencia de uno a uno, ya que existe una tarjeta de circulacin registrada por cada automvil. En este ejemplo, representamos que existe un solo presidente para cada pas.

Relacin muchos a muchos. El siguiente ejemplo indica que un cliente puede tener muchas cuentas, pero que una cuenta puede llegar a pertenecer a un solo cliente (Decimos puede, ya que existen cuentas registradas a favor de ms de una persona).

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REDUCCIN DE DIAGRAMAS E-R A TABLAS (MODELO RELACIONAL) Un diagrama E-R, puede ser representado tambin a travs de una coleccin de tablas. Para cada una de las entidades y relaciones existe una tabla nica a la que se le asigna como nombre el del conjunto de entidades y de las relaciones respectivamente, cada tabla tiene un nmero de columnas que son definidas por la cantidad de atributos y las cuales tienen el nombre del atributo. La transformacin de nuestro ejemplo Venta en la que intervienen las entidades de Vendedor con los atributos RFC, nombre, puesto, salario y Artculo con los atributos Clave, descripcin, costo. Cuyo diagrama E-R es el siguiente:

Entonces las tablas resultantes siguiendo la descripcin anterior son: Tabla Empleado Nombre Puesto Salario RFC Tefilo Cesar Tabla artculo Clave A100 C260 Tabla Venta RFC Clave TEAT701210XYZ C260 COV741120ABC A100 Ntese que en la tabla de relacin - Venta -, contiene como atributos a las llaves primarias de las entidades que intervienen en dicha relacin, en caso de que exista un atributo en las relaciones, este atributo es anexado como una fila ms de la tabla. Por ejemplo si anexamos el atributo fecha a la relacin venta, la tabla que se originaria sera la siguiente: RFC Clave Fecha TEAT701210XYZ C260 10/12/96 COV741120ABC A100 11/12/96 Descripcin Costo Abanico 460 Colcha 1200 matrimonial Vendedor Auxiliar ventas 2000 1200 TEAT701210XYZ COV741120ABC

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Tipos de Datos en Access. Es importante establecer correctamente el tipo de dato asignado a cada campo, que ir en relacin a la informacin almacenada en l y al uso que se va a hacer de la misma posteriormente. Los campos de una tabla, van a almacenar los datos, pues bien, dependiendo de la naturaleza de los datos a almacenar en los campos, stos, los datos, pueden ser de varios tipos. Los tipos de datos con los que trabaja Access son los que se explican a continuacin.y TEXTO: Este tipo de dato puede contener letras, signos de puntuacin o nmeros que no

vayan a ser utilizados en operaciones matemticas. Como mximo se podrn introducir 255 caracteres en cada campo. Por ejemplo un nombre, una direccin, un cargo, una familia, un telfono (no lo vamos a operar).

y MEMO: Se utiliza para almacenar en ellos gran cantidad de informacin. Se pueden almacenar

hasta 64.000 caracteres por cada campo. Por ejemplo unos datos de inters, el argumento de una pelcula... realizar operaciones matemticas. Ejemplos de ste tipo seran, el nmero de empleados de una empresa, el nmero de hijos, los das de pago, los minutos de duracin de una pelcula en una tabla de pelculas... fecha de estreno, fecha de nacimiento, hora de entrada...

y NUMRICO: En estos campos se almacenan datos de tipo numrico. Con ellos se podrn

y FECHA/HORA: Se utilizan para almacenar datos de fechas y horas. Por ejemplo fecha de alta, y MONEDA: Se utilizan para almacenar datos numricos de tipo monetario. Admite hasta cuatro

decimales. Por ejemplo un saldo, un precio de compra, un volumen de compras...

y AUTONUMRICO:

Este campo almacena datos numricos que sern generados automticamente por Access al introducir un nuevo registro, asignando a cada registro el valor numrico del registro anterior incrementado en una unidad (1, 2, 3, ...). Se garantiza la no repeticin de valores para toda la tabla. nicamente puede haber un campo de estas caractersticas en cada tabla. De existir, siempre comienza con el valor 1. Se puede aprovechar esta numeracin para codificar elementos de la tabla tales como cdigos de empleado, nmeros de pedido, nmeros de orden...

Verdadero o Falso y Activado o Desactivado. Se establecern como tales slo aquellos campos en los cuales nicamente se afirme o niegue algo. Por ejemplo moroso (S/No), casado (S/No), pagado (S/No)... y OBJETO OLE: Contienen datos de diferente naturaleza, hojas de clculo de Excel, dibujos, imgenes, ficheros de sonido, etc. Por ejemplo, para el las fichas de los empleados, introducir en un campo de ste tipo la foto del empleado. Se asociar al campo un archivo .jpg nicamente. y HIPERVNCULO: Son campos de acceso directo a objetos, documentos o direcciones Web, estableciendo hipervnculos con estos objetos.

y S/NO: Este tipo de campos slo admite valores lgicos como son: S (con acento) o No,

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ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOSExisten seis tipos de objetos que caracterizan la estructura de Access:

Vemos qu significan: -Tablas: son el "corazn" de la Base de datos y aparecen en una hoja electrnica formada por filas (informes) y columnas (campos). El informe contiene una voz de la Base de datos, mientras que el campo contiene cada uno de los detalles. -Consultas (Query): son "herramientas" que sirven para "eliminar" todos los datos que no interesan haciendo aparecer nicamente aquellos que interesan. -Mscaras o formularios: permiten la visualizacin y la gestin de los datos contenidos en las tablas y en las consultas. Normalmente representan la interface principal entre el programa y el usuario para que de este modo resulte ms fcil la introduccin de los datos. -Report o informes: recopilan los datos de las tablas o consultas para permitir su impresin o anlisis, facilitando la individualizacin de los datos ms importantes. -Macros: automatizan las funciones de la base de datos. Las tablas, informes, formularios y consultas aparecen en diversos momentos, pero estn vinculados entre ellos. Las tablas representan el centro de cada actividad: el resto de objetos interactan con los datos almacenaddos en las tablas. PASOS PARA DISEAR UNA BASE DE DATOS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Identificar el problema a resolver y determinar la finalidad de la base de datos. Realizar el anlisis de la informacin para generar la base de datos. Determinar los campos o datos necesarios en la base de datos. Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos. Determinar a qu tabla pertenece cada campo. Identificar los campos claves de cada tabla. Determinar las relaciones entre tablas Perfeccionar el diseo y hacer pruebas para ver si no existen fallas y verificar si con ese diseo podemos obtener los resultados esperados. Introducir datos y empezar a crear otros objetos como consultas, formularios e informes.

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Unidad 2. Elementos bsicos de Access 2010 ACCESS: Es un programa del sistema operativo creado y modificado por Microsoft para uso personal en pequeas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office. Este programa permite manipular datos en forma de tablas (la cual es la unin de filas y columnas), realizar clculos complejos con frmulas y funciones, incluso crear consultas de informacin, reportes y pantallas.

Vamos a ver cules son los elementos bsicos de Access 2010, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin veremos cmo obtener ayuda, por si en algn momento no sabemos cmo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposicin de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema. Arrancar y cerrar Access 2010 Veamos las dos formas bsicas de iniciar Access 2010. Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre l, y se iniciar el programa. Desde el icono de Access 2010 del escritorio .

y Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botn cerrar Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4. Hacer clic sobre el Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access . La pantalla inicial Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

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Las barras La barra de Ttulo La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar. La barra de Acceso rpido La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar , Imprimir o Deshacer . Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y aparecern los comandos ms frecuentes para elegir.

Pulsando en Ms comandos se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir otras acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

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La Banda de Opciones

La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creacin de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa.

La pestaa Archivo La pestaa Archivo es especial y como tal, est destacada con un fondo rosado. Al contrario que el resto de pestaas, no despliega una ficha tpica de la cinta de opciones con herramientas para modificar el documento, sino que despliega un men con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir... En versiones anteriores se encontraban en el botn Office.

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A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Cinta de opciones pulsando Alt + A. Este men contiene dos tipos bsicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual, o Salir para cerrar la aplicacin. Tambin puede que algunas opciones muestren un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir.

Opcin que muestra ms informacin. Algunas opciones lo que hacen es mostrar ms opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la opcin Informacin que muestra informacin de la base de datos abierta o Reciente que muestra un listado de las ltimas bases de datos utilizadas. Al hacer clic en una de estas opciones, se colorear con un color rosado intenso, para que sepamos que se trata de la opcin activa.

La barra de estado La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en cada momento. Por ejemplo aqu nos indica que tenemos la tecla de teclado numrico pulsada (Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinmica, Grfico dinmico y Diseo con los cuatro botones que aparecen a la derecha. Estas vistas las iremos viendo a lo largo del curso.

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Unidad 3. Crear, abrir y cerrar una Base de DatosCrear una base de datos Para crear una nueva base de datos debemos: Hacer clic sobre la opcin Nuevo del Botn de archivo (haciendo clic en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.

Aparecer la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access. Selecciona la opcin Base de datos en blanco. En la parte inferior tambin podrs seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos basada en ella. A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

Aqu debers indicar el Nombre de archivo de la base de datos. Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botn Buscar ubicacin . Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardar.

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En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada. Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos. Hacer clic sobre el botn Aceptar. Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla de Introduccin a Microsoft Office Access. En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecer la ruta y el nombre que escogiste. Pulsar el botn Crear para crear la base de datos. Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin .ACCDB. Por defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploracin, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. En principio slo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access crear por defecto. Puedes ocultarlo haciendo clic en el botn Ocultar . Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y de qu forma.

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Cerrar la base de datos. Se puede cerrar una base de datos de varias formas: Cerrando Access: Ir al Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access. O bien hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana Base de datos. Sin cerrar Access:

En el Botn de Office, elegir la opcin Cerrar base de datos. Abrir una base de datos. Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos: Desde el Botn de Office : Ir al Botn de Office . Elegir la opcin Abrir...

Desde los documentos recientes del Botn de Office : Despliega el Botn de Office donde aparecen las ltimas bases de datos que se abrieron bajo el ttulo de Documentos recientes. Haz clic en la que quieras abrir. Desde la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access: Nada ms abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opcin en Inicio Todos los Programas aparecer la pantalla de Introduccin a Microsoft Office Access. En la parte derecha vers el marco Abrir base de datos reciente. Selecciona una que quieras abrir o haz clic en el enlace Ms... para buscar el archivo de la base de datos que quieres abrir.

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En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base de datos concreta se abrir el cuadro de dilogo Abrir para que busques el archivo: Elegir la carpeta donde est la base de datos que queremos abrir. Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella. Al abrir una carpeta, sta se situar en el cuadro superior Buscar en:, y ahora en el cuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta. Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombre de archivo: y hacer clic sobre el botn Abrir. O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrir directamente.

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Unidad 4. Crear tablas de datosAqu veremos cmo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de datos en los temas siguientes y luego trabajar con stos utilizando las ventajas que nos proporciona Access 2010. Crear una tabla de datos. Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear para visualizar sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:

El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna. Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y slo tendrs que rellenarla con sus datos. Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio. Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendr y otras consideraciones como claves, etc... Otra forma rpida de llegar a la vista Diseo es seleccionando la vista desde la pestaa Hoja de datos, o haciendo clic en el botn de Vista de Diseo en la barra de estado:

Aparecer la vista de Diseo de la tabla:

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En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1). A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y as sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para definir propiedades del campo es decir caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres. Para seguir pasa a la pgina siguiente... Crear una tabla de datos Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla:

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En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo. Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar ms caractersticas del campo, caractersticas que veremos con detalle en la unidad temtica siguiente. A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla. Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una descripcin del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en la barra de estado de la hoja de datos. Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas) de la tabla. La clave principal Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo. Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal. Hacer clic sobre el botn Clave principal en el marco Herramientas de la pestaa Diseo.

A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el born anterior . Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal. Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:

.

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Guardar una tabla. Para guardar una tabla, podemos: Ir al Botn de Office y elegir la opcin Guardar. O bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de Acceso Rpido. Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de dilogo: Escribir el nombre de la tabla. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de dilogo avisndonos de ello, y preguntndonos si queremos que Access cree una, si le decimos que S nos aade un campo de tipo autonumrico y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.

Cerrar una tabla.Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos: Hacer clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el men emergente.

O bien hacer clic sobre el botn Cerrar nivel que la pestaa.

que se encuentra en la parte derecha al mismo

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Unidad 5. Modificar tablas de datosAqu veremos las tcnicas de edicin de registros para modificar tanto la definicin de una tabla como los datos introducidos en ella. Modificar el diseo de una tabla. Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una modificacin en su diseo: Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera. Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseo en el men contextual:

Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada en la unidad temtica anterior. Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias. Para aadir un nuevo campo, ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo, o bien, Situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botn de la pestaa Diseo, en este ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamos posicionados. Para eliminar un campo, Posicionarse en el campo y hacer clic en el botn de la pestaa Diseo. o bien, Seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando est remarcada pulsar la tecla Supr o Del. Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo tambin desaparecern. Por ltimo, guardar la tabla. Introducir y modificar datos en una tabla. Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre: Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploracin. Desde el Panel de Exploracin hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opcin en el men contextual. Si estamos en la vista de Diseo de tabla, hacer clic sobre el botn Vistas de objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaa Inicio o diseo. En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:

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Cada fila nos sirve para introducir un registro. Escribir el valor del primer campo del registro. Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro. Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar enter para introducir los datos del segundo registro. En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estbamos introduciendo se almacenar, no es necesario guardar los registros de la tabla. Hacer clic sobre el botn Cerrar para terminar con dicha tabla. Si lo que queremos es borrar un registro entero: Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro. El registro quedar seleccionado. Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el botn Eliminar que se encuentra en el panel Registros de la pestaa Inicio.

Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir. Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista Diseo haciendo clic sobre el botn de Vista de objeto de la pestaa Inicio.

Desplazarse dentro de una tabla. Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento: La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la tabla. El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual. Al final donde pone de 3 nos indica el nmero total de registros que en nuestro caso es tres. Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuacin: para ir al primer registro de la tabla. para ir al registro anterior en la tabla. para ir al registro siguiente en la tabla. para ir al ltimo registro de la tabla. para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla. Podemos ir tambin directamente a un registro determinado de la siguiente forma: Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual. Escribir el nmero del registro al cual queremos ir. Pulsar INTRO. Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado. Buscar y reemplazar datos. Muchas veces necesitaremos buscar algn registro conociendo el valor de alguno de sus campos. Para poder realizar esta operacin tenemos a nuestra disposicin la herramienta 22

Buscar de Access 2010. Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos, a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y finalmente hacer clic en el botn BUSCAR de la pestaa Inicio: Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar siguiente: En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar. En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque en cualquier campo seleccionamos de la lista el nombre de la tabla. En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:

Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor introducido en el campo. Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene porque coincidir exactamente con l. Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo. Despus podemos indicarle Buscar: Todos para buscar en todos los registros de la tabla. Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos encontramos situados. Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el ltimo. Si activamos la casilla Maysculas y minsculas diferencia a la hora de buscar entre maysculas y minsculas (si buscamos Mara no encontrar mara). Hacemos clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda y se posicionar en el primer registro que cumpla la condicin de bsqueda. Si queremos seguir la bsqueda, hacer clic sobre el botn Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos. Despus cerrar el cuadro de dilogo. Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opcin Reemplazar. Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos reemplazar y finalmente hacer clic en el botn Reemplazar del marco Buscar de la pestaa Inicio. O bien hacer clic sobre el botn Buscar en el mismo sitio y seleccionar la pestaa Reemplazar. Vers el cuadro de dilogo de la siguiente forma:

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Unidad 6. Propiedades de los camposIntroduccin Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseo de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa General donde indicamos las caractersticas generales del campo y la pestaa Bsqueda en la que podemos definir una lista de valores vlidos para el campo, esta ltima pestaa est explicada en el tema 3 junto con el asistente de bsqueda. Las propiedades de la pestaa General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaa Bsqueda cambian segn el tipo de control asociado al campo. Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de haber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos. A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentes tipos de datos. Tamao del campo Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo de 255. Para los campos Numrico, las opciones son: Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. Simple para la introduccin de valores comprendidos entre 3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb) Los campos Autonumrico son Entero largo. A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao. 24

Formato del campo Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumrico. Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son: Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos. Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el smbolo monetario asignado en Windows como puede ser . Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro. Fijo: presenta los valores sin separador de millares. Estndar: presenta los valores con separador de millares. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%). Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica. Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos: Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000. Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000. Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao. Ejemplo: 01/08/00. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de aos entre 1930 y 1999. Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM. Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35. Los campos S/No disponen de los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. S, Verdadero y Activado son equivalentes entre s, al igual que lo son No, Falso y Desactivado. Nota: El control predeterminado para un dato S/No es la casilla de verificacin por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificacin y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaa Bsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuacin.

Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendran que crear formatos personalizados. Lugares decimales Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Nmero o Moneda.

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Mscara de entrada Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara de entrada para un campo Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero nuevo: (___) ___-____. Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botn que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. Ttulo Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del campo. Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Ttulo, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento. Valor predeterminado El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo si no introducimos ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayora de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cul va a ser ese valor y as que se introduzca automticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora de clientes son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y as a la hora de introducir los diferentes clientes, automticamente aparecer el valor Valencia y no lo tendremos que teclear. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico. Regla de validacin Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y 100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio est comprendido entre 101 y 1199. En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador O, el registro aparecer en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las condiciones. Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrcula quedan unidas por el operador Y. En el ejemplo siguiente seran alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento est comprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69. 37

Del mismo modo pasa con cada una de las filas o: Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que colocarlas en filas distintas (utilizando las filas O: y siguientes). Por ejemplo, si en la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:

Visualizaremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Poblacin y Fecha nacimiento, los alumnos aparecern ordenados por Apellidos pero nicamente aparecern aquellos que sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o bien aquellos de Alicante sea cual sea su fecha de nacimiento. Ojo! El criterio de la fecha de nacimiento nicamente afecta a la poblacin Valencia por encontrarse en la misma fila. Access no diferencia entre maysculas y minsculas a la hora de realizar la bsqueda de registros.

Consultas con parmetrosA menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese momento sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta. Por ejemplo, queremos hacer una consulta para obtener los alumnos de una determinada Poblacin, la poblacin la introducir el usuario cuando Access se lo pida. En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parmetro. Un parmetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta. En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no est en el origen de datos, Access considera este campo como un parmetro y cuando se ejecuta la consulta nos pide Introducir el valor del parmetro mediante un cuadro de dilogo como este: En el ejemplo anterior, en la consulta tendramos que aadir una condicin de bsqueda que especifique que la Poblacin es igual al Valor a introducir, de esta manera: Ojo! cuando pongamos el nombre del parmetro es importante escribirlo entre corchetes, de lo contrario Access le aadir comillas y no lo considerar como un nombre 38

de parmetro sino como un valor. Otra forma de utilizar un parmetro en una consulta es definindolo mediante el botn Parmetros de la pestaa Diseo. En este caso, despus de elegir la opcin, se abre el cuadro de dilogo Parmetros de la consulta donde podemos indicar el nombre del parmetro y el tipo de dato. La diferencia entre escribir directamente un nombre de parmetro y definirlo con el botn Parmetros es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access comprueba automticamente el tipo del valor introducido por el usuario.

Las consultas multitablaUna consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que deber contener en la zona de tablas de la ventana Diseo las distintas tablas de donde obtiene esos datos. Para aadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana Diseo de consulta) haremos clic en el botn Mostrar tabla de la pestaa Diseo: Si las tablas no estn relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la consulta obtiene la concatenacin de todas las filas de la primera tabla con todas las filas de la segunda tabla, si tenemos una tercera tabla concatenar cada una de las filas obtenidas en el primer paso con cada una de las filas de la tercera tabla, y as sucesivamente. Vemos que no interesa basar la consulta en muchas tablas ya que el resultado de la concatenacin puede alcanzar dimensiones gigantescas. Adems, normalmente la mayora de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y entonces tenemos que aadir algn criterio de bsqueda para seleccionar las filas que al final nos interesan. Por ejemplo me puede interesar datos de la tabla Alumnado y de la tabla Cursos porque quiero sacar una lista con los datos de cada alumno y nombre del curso al que pertenece, en este caso no me interesa unir el alumno con cada uno de los cursos sino unirlo al curso que tiene asignado; en este caso tenemos que combinar las dos tablas. Combinar tablas Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unin de la misma forma que relacionamos tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo de unin de una de las tablas sobre el campo de unin de la otra tabla. De hecho si aadimos a la zona de tablas tablas relacionadas, estas aparecern automticamente combinadas en la zona de tablas de la ventana Diseo de Consulta. Tambin se combinan automticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en las dos tablas aunque no exista una relacin definidad entre ellas. Cuando dos tablas estn combinadas en una consulta, para cada fila de una de las tablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el campo de unin, con lo cual se emparejan slo las filas que luego aparecen en el resultado y la consulta es

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ms eficiente. Cuando las tablas estn combinadas aparecen en la ventana diseo de la consulta de la siguiente manera: Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas ya que todos los valores de las filas del resultado son valores que estn en las tablas que se combinan. Con una composicin interna slo se obtienen las filas que tienen al menos una fila de la otra tabla que cumpla la condicin, veamos un ejemplo: En la lista de alumnos comentada anteriormente no saldrn los alumnos que no tengan curso asignado. Pues en los casos en que queremos que tambin aparezcan las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla, utilizaremos la Composicin externa. La composicin externa La composicin externa se utiliza cuando queremos que tambin aparezcan las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla. Este tipo de combinacin se define de la siguiente manera: Aadir las dos tablas a la zona de tablas de la consulta. Combinar las dos tablas por los campos de unin: Hacer doble clic sobre la lnea que une las dos tablas. En el cuadro de dilogo que aparecer haz clic en el botn Tipo de combinacin. Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin Por defecto la combinacin es interna (incluye slo las filas donde los campos combinados (campos de unin) de ambas tablas sean iguales), si queremos definir una combinacin externa deberemos seleccionar la opcin 2 o la 3 segn lo que queramos obtener. Si seleccionamos la opcin 2,

, la combinacin aparecer de la siguiente forma:

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Si seleccionamos la opcin 3

, la combinacin aparecer de la siguiente forma:

El sentido de la flecha nos indica de qu tabla obtendremos todos los registros.

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Unidad 9. Las Consultas de resumenDefinicin En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las filas del origen de la consulta , por eso las denominamos consultas de resumen, tambin se conocen como consultas sumarias. Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a las filas de las dems tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla origen. Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de una consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que se encuentran en una sola fila del origen, mientras que una fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, esta diferencia es lo que va a originar una serie de restricciones que sufren las consultas de resumen y que veremos a lo largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no permite modificar los datos del origen. En el ejemplo que viene a continuacin tienes un ejemplo de consulta normal en la que se visualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por regin, en este caso cada fila del resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la segunda consulta es una consulta resumen, cada fila del resultado se corresponde con una o varias filas de la tabla oficinas.

Una consulta de resumen se define haciendo clic sobre el botn Totales en la pestaa de Diseo.

En cualquiera de los dos casos se aade una fila a la cuadrcula QBE, la fila Total: Todas las columnas que incluyamos en la cuadrcula debern tener un valor en esa fila, ese valor le indicar a Access qu hacer con los valores contenidos en el campo escrito en la fila Campo: Los valores que podemos indicar en la fila Total: son los que aparecen al desplegar la lista asociada a la celda como puedes ver en la imagen de la derecha:

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Las funciones de agregadoLas funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado en los valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que slo se pueden utilizar en una consulta de resumen ya que obtienen un 'resumen' de los valores contenidos en las filas de la tabla. Para utilizar estas funciones podemos escribirlas directamente en la fila Campo: de la cuadrcula como veremos ms adelante pero podemos utilizar una forma ms cmoda que es seleccionando en la fila Total: de la cuadrcula la opcin correspondiente a la funcin. A continuacin describiremos esas opciones. La opcin Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos que se suman deben ser de tipo numrico (entero, decimal, coma flotante o monetario...). El resultado ser del mismo tipo aunque puede tener una precisin mayor. La opcin Promedio calcula el promedio (la media aritmtica) de los valores contenidos en el campo, tambin se aplica a datos numricos, y en este caso el tipo de dato del resultado puede cambiar segn las necesidades del sistema para representar el valor del resultado. La opcin DesvEst calcula la desviacin estndar de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo. La opcin Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo. Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de resumen no consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0 como un valor, por lo tanto en el promedio y la desviacin estndar los resultados no sern los mismos con valores 0 que con valores nulos. Las opciones Mn y Max determinan los valores menores y mayores respectivamente de la columna. Los valores de la columna pueden ser de tipo numrico, texto o fecha. El resultado de la funcin tendr el mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de tipo numrico Mn devuelve el valor menor contenido en la columna, si la columna es de tipo texto Mn devuelve el primer valor en orden alfabtico, y si la columna es de tipo fecha, Mn devuelve la fecha ms antigua y Max la fecha ms posterior. Las opciones Primero y ltimo se utilizan para obtener el primer y ltimo registro del grupo sobre el que se realizan los clculos. El orden lo determina el orden cronolgico en el que se escribieron los registros. Ordenar los registros no tiene ningn efecto sobre estas opciones. La opcin Cuenta cuenta el nmero de valores que hay en la columna, los datos de la columna pueden ser de cualquier tipo, y la funcin siempre devuelve un nmero entero. Si la columna contiene valores nulos esos valores no se cuentan, si en la columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces. Para que cuente en nmero de registros hay que utilizar la funcin Cuenta(*) devuelve el nmero de filas por lo tanto contar tambin los valores nulos. En este caso tenemos que seleccionar la opcin Expresin y escribirlo as:

Agrupar registrosHasta ahora las consultas de resumen que hemos visto utilizan todas las filas de la tabla y producen una nica fila resultado. La opcin AgruparPor permite definir columnas de agrupacin. Una consulta de resumen

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sin columnas de agrupacin obtiene una nica fila resultado y los clculos se realizan sobre todos los registros del origen. Cuando se incluye una columna de agrupacin Access forma grupos con todos los registros que tienen el mismo valor en la columna de agrupacin y cada grupo as formado genera una fila en el resultado de la consulta y adems todos los clculos definidos se realizan sobre los registros de cada grupo. De esta forma se pueden obtener subtotales. Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos en cada poblacin. Tenemos que indicar que queremos contar los registros de la tabla Alumnado pero antes agrupndolos por el campo Poblacion. De esta manera la funcin cuenta() la calcular sobre cada grupo de registros (los alumnos de la misma poblacin). La consulta quedara as: Los campos de tipo memo u OLE no se pueden definir como columnas de agrupacin. Se pueden agrupar las filas por varias columnas, en este caso se agrupan los registros que contienen el mismo valor en cada una de las columnas de agrupacin. Todas las filas que tienen valor nulo en la columna de agrupacin, pasan a formar un nico grupo.

Incluir expresionesLa opcin Expresin permite poner en la fila Campo: una expresin en vez de un nombre de columna. Esta expresin tiene ciertas limitaciones. Slo puede contener operandos que sean funciones de agregado (las funciones que acabamos de ver (suma( ), Promedio( ), DesvEst( ), Mn( ), Max( )...) valores fijos o nombres de columna que aparezcan con la opcin AgruparPor. En una expresin se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se pueden anidar funciones de agregado, por ejemplo en una expresin puedo poner Max(nhoras)Mn(nhoras) pero no Max(suma(nhoras)). Incluir criterios de bsqueda La opcin Dnde permite poner un criterio de bsqueda que se aplicar a las filas del origen de la consulta antes de realizar los clculos. Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos de Valencia, para ello tenemos que contar los registros de la tabla alumnado pero seleccionando previamente los de Valencia, esto se definira de la siguiente forma: Tambin podemos incluir un criterio de bsqueda en una columna que no tenga la opcin Dnde, en este caso la condicin se aplicar a las filas resultantes de la consulta. Para la condicin de seleccin se pueden utilizar los mismos operadores de condicin que en una consulta normal, tambin se pueden escribir condiciones compuestas (unidas por los operadores OR, AND, NOT),existe una limitacin, en la fila Criterios: no se podr poner un nombre de columna si esta columna no

es una columna de agrupacin.

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Unidad 10. Las consultas de referencias cruzadasIntroduccin Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta resumen con dos columnas de agrupacin como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupacin es una entrada de la tabla. Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de los pedidos vendidos. Tenemos que disear una consulta resumen calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta.

La consulta quedara mucho ms elegante y clara presentando los datos en un formato ms compacto como el siguiente:

Pues este ltimo resultado se obtiene mediante una consulta de referencias cruzadas. Observa que una de las columnas de agrupacin (empleado) sigue definiendo las filas que aparecen (hay una fila por cada empleado), mientras que la otra columna de agrupacin (mes) ahora sirve para definir las otras columnas, cada valor de mes define una columna en el resultado, y la celda en la interseccin de un valor de empleado y un valor de mes es la columna resumen, la que contiene la funcin de agregado (la suma de importes). Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseo pero es mucho ms cmodo y rpido utilizar el asistente. El asistente para consultas de referencias cruzadas Para arrancar el asistente para consultas de referencias cruzadas tenemos que hacer clic en el botn Asistente para Consultas que se encuentra en la pestaa Crear:

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Elegir la opcin Asist. consultas de tabla ref.cruzadas del cuadro de dilogo que aparecer:

Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir el origen de la consulta, la tabla o consulta de donde coger los datos. En el apartado Ver podemos elegir si queremos ver la lista de todas las Tablas, la lista de todas las Consultas o Ambas. Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los registros de una sola tabla utilizaremos como origen esa tabla, en caso contrario tendremos que definir una consulta normal para seleccionar las filas que entrarn en el origen o para combinar varias tablas si la consulta que estamos creando necesita datos de varias tablas y esa consulta ser el origen de la consulta de referencias cruzadas. Hacemos clic sobre el nombre del origen elegido y pulsamos el botn Siguiente> para pasar a la ventana . El asistente para consultas de referencias cruzadas (cont.)

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En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de filas. Como hemos dicho una de las columnas de agrupacin servir de encabezado de filas y la otra como encabezado de columnas, si una de esas columnas puede contener muchos valores distintos y la otra pocos, elegiremos la primera como encabezado de filas y la segunda para encabezado de columnas. Para seleccionar el encabezado de filas, hacemos clic sobre el campo y clic sobre el botn . Al pasar el campo a la lista Campos seleccionados: aparece en la zona inferior un ejemplo de cmo quedar la consulta; hemos seleccionado el campo nhoras y vemos que en la consulta aparecer una fila por cada valor distinto del campo nhoras. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la lista de campos seleccionados. Podemos seleccionar hasta tres campos. Si seleccionamos varios campos habr en el resultado de la consulta tantas filas como combinaciones distintas de valores de esos tres campos hayan en el origen de la consulta. Los botones con las flechas dobles son para pasar de golpe todos los campos. A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece esta ventana: En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de columnas. Aqu slo podemos elegir un campo y por cada valor distinto existente en el origen, generar una columna con el valor como encabezado de columna. En la parte inferior de la ventana se puede ver cmo quedar el resultado, vemos que al seleccionar el campo Fecha Inicio, aparecer en el resultado de la consulta una columna por cada valor que se encuentre en la columna Fecha Inicio de la tabla Cursos. Pulsando Siguiente, accedemos a una ventana que vemos en la siguiente pgina... El asistente para consultas de referencias cruzadas (cont.) Como el campo que hemos elegido como encabezado de columna, es de tipo Fecha, el asistente nos permite refinar un poco ms el encabezado de columna con la siguiente ventana:

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Cuando el encabezado de columna es una fecha, normalmente querremos los totales no por cada fecha sino por mes, ao o trimestre por eso el asistente nos pregunta en esta ventana qu tipo de agrupacin queremos. Por ejemplo hemos seleccionado el intervalo Mes, pues en el resultado aparecer una columna por cada mes del ao en vez de por cada fecha distinta. Aqu tambin podemos apreciar el efecto en la zona inferior de la ventana: Despus de pulsar el botn Siguiente> pasamos a la siguiente ventana: En esta ventana nos pregunta qu valor debe calcular en la interseccin de columna y fila. En la lista Funciones: seleccionamos la funcin de agregado que permite calcular ese valor, y en la lista Campos: elegimos el campo sobre el cual actuar la funcin de agregado. Por ejemplo hemos seleccionado Codigo Curso y la funcin Cuenta, por lo tanto en cada interseccin tendremos el nmero de cursos iniciados en ese mes con ese n de horas. Si tienes dudas sobre las funciones de agregado repasa el tema Consultas de resumen. El asistente nos permite tambin aadir a la consulta una columna resumen de cada fila, esta columna contiene la suma de los valores que se encuentran en la fila. En nuestro ejemplo me dara el nmero total de cursos con el n de horas de la fila. Para que el asistente aada esta columna tenemos que activar la casilla S, incluir suma de filas. Despus de pulsar el botn Siguiente> llegamos a la ltima ventana del asistente

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En esta ventana el asistente nos pregunta el nombre de la consulta, este nombre tambin ser su ttulo. Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre: Ver la consulta en este caso veremos el resultado de la consulta, por ejemplo:

o bien Modificar el diseo, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Diseo de consulta donde podremos modificar la definicin de la consulta.

La vista Diseo

La vista diseo de una consulta de referencias cruzadas es muy parecida a la de una consulta resumen con una fila aadida, la fila Tab ref cruz. Esta nueva fila sirve para definir los conceptos que ya hemos visto con el asistente. Normalmente nosostros no tendremos que cambiar el diseo, si acaso el ttulo de las columnas que no sean encabezado de columna y el orden de las columnas que no sean encabezado de columna.

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Unidad 11. Las consultas de accinLas consultas de accin son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros. En todos los casos antes de hacer efectiva la modificacin sale una cuadro de dilogo para confirmar la operacin dndonos as la oportunidad de cancelarla. Se pueden eliminar estos mensajes.

Eliminar mensajes de confirmacinComo ya hemos visto, cuando se ejecuta una consulta de accin Access nos avisa de los cambios por si queremos cancelar la operacin. En ocasiones estos mensajes pueden no ser necesarios y podemos preferir que se ejecute la consulta sin pedirnos confirmacin. Esto lo podemos conseguir cambiando las opciones de Access. Para ello desplegar el Botn de Office y seleccionar Opciones de Access.

Aparecer la ventana Opciones de Access , hacer clic sobre la categora Avanzadas.

Desactiva los mensajes de confirmacin no deseas mostrar y aceptar. A continuacin te explicaremos cada uno de los tipos de consultas de accin. Puede que tu configuracin de Access no te permita ejecutar este tipo de consultas. Puedes ver como permitirlo.

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Habilitar el contenido de la base de datosSegn la configuracin de Access, puede que nos impida ejecutar consultas de accin, para evitar que se puedan ejecutar cdigos peligrosos o dainos. Al intentar ejecutar una de estas consultas, nos aparece este mensaje:

Pero si usamos bases de datos de confianza, y sobre todo las bases de prueba que estamos creando nosotros mismos al seguir este curso, podemos cambiar la configuracin para que nos permita ejecutar este tipo de consultas. Para hacerlo, cuando se muestra la Advertencia de seguridad, pulsamos el botn Opciones...

Marcando la opcin Habilitar este contenido y pulsando Aceptar, podremos ejecutar las consultas de accin, en esta base de datos y hasta que la reiniciemosConsultas de creacin de tabla. Las consultas de creacin de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta de seleccin. Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para una determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. Tambin puede ser til para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para crear copias de nuestras tablas. Para crear una consulta de Creacin de tabla: Abrimos una nueva consulta en vista diseo.

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Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla. Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan exactamente los registros que queremos guardar en la nueva tabla. Hacemos clic en el botn Crear Tabla de la pestaa Diseo:

Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla:

Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla. Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opcin Base de datos activa) pero podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo: el nombre de la base de datos donde se crear la tabla. Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetas la base de datos donde queremos guardar la nueva tabla. Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de consulta: La ventana de diseo ser igual a la de una consulta de seleccin en ella definimos la consulta de seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferencia es que en la barra de ttulo despus del nombre de la consulta pone Consulta de creacin de tabla y si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botn de la pestaa Diseo veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla que se tiene que crear y en Base de datos de destino la base de datos donde se crear: Para ver los datos que se grabarn en la nueva tabla hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaa Inicio. Esta opcin nos permite visualizar los datos sin que se cree la nueva tabla. La opcin Ejecutar consulta hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos de la consulta. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn de la pestaa Diseo.

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Cuando ejecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta creacin, tambin nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla. Los campos de la nueva tabla se llamarn como el encabezado de los campos de la consulta y heredarn el tipo de datos de los campos origen pero no heredan propiedades como clave principal, ndices, etc...

Consultas de actualizacin.Las consultas de actualizacin son consultas que permiten modificar los datos almacenados en una tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla. Se pueden modificar de golpe todos los registros de la tabla o slo los que cumplan una determinado condicin. y Para crear una consulta de actualizacin: y Abrimos una nueva consulta en vista diseo. y Aadimos la tabla que queremos actualizar. y Haz clic en el botn Actualizar de la pestaa Diseo:

A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Actualizar a: como puedes ver en el ejemplo que te ofrecemos a continuacin: El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de tablas. En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda y los campos que se quieren actualizar. En la fila Actualizar a: escribimos la expresin que calcula el nuevo valor a asignar al campo. La expresin puede ser un valor fijo, un nombre de campo del origen o cualquier expresin basada en campos del origen, tambin podra ser un parmetro. Esta expresin debe generar un valor del tipo de dato apropiado para la columna indicada. La expresin debe ser calculable a partir de los valores de la fila que se est actualizando. Si para el clculo de la expresin se utiliza una columna que tambin se modifica, el valor que se utiliza es el antes de la modificacin, lo mismo para la condicin de bsqueda. Para que la actualizacin afecte a una parte de los registros de la tabla tendremos que seleccionar los registros a actualizar mediante un criterio de bsqueda. Si la consulta no incluye criterio de bsqueda se actualizarn todos los registros de la tabla. En nuestro ejemplo hemos incluido el criterio de bsqueda [Cdigo curso] = 0, y en la fila Actualizar a: del campo [cdigo curso] hemos puesto nulo, lo que significa que actualizar el campo cdigo curso al valor nulo en los registros donde cdigo curso sea igual a cero. Si actualizamos una columna definida como parte de una relacin, esta columna se podr actualizar o no siguiendo las reglas de integridad referencial. (Ver unidad 6) Para ver los datos que se modificarn antes de realizar la actualizacin podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaa Inicio. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono . Al ejecutar la consulta se realizar

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la actualizacin de la tabla. Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos es un valor fijo, lo ponemos en la fila Actualizar a: sin ms, Access se encargar de aadir las comillas si el campo es de tipo texto o las # # si el campo es de tipo fecha. Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos est contenido en un campo de esa misma tabla tenemos que poner el nombre del campo entre [ ] para que Access no lo confunda con un valor fijo de tipo texto y le aada las comillas. Por ejemplo, supongamos que hemos aadido a la tabla alumnado un nuevo campo Provincia para almacenar en l la provincia del alumno y como la mayora de nuestros alumnos viven en capital de provincia queremos crear una consulta para rellenar el campo provincia de todos los alumnos con el nombre de su localidad y luego cambiar manualmente los pocos alumnos cuya localidad no coincida con la provincia. En la consulta a crear habra de poner en la cuadrcula la columna Provincia y en la fila Actualizar a: poner [Poblacion] entre corchetes para que Access entienda que tiene que coger el valor del campo Poblacin. Tambin podemos utilizar en la fila Actualizar a: una expresin basada en el campo que estamos actualizando u otro campo que tambin actualizamos en esa consulta. En estos casos se utilizar, para calcular la expresin, los valores antes de la actualizacin. por ejemplo queremos subir un 15% el precio de nuestros artculos, la expresin a escribir en la fila Actualizar a: del campo precio sera [precio] * 1.15 (esta expresin es equivalente a [precio] + ([precio] * 0.15)). Cuando el valor a utilizar se encuentra en otra tabla tenemos que definir el origen de la consulta de tal forma que cada fila del origen contenga el campo a actualizar y el campo que contiene el valor a utilizar para la actualizacin. Por ejemplo supongamos que hemos aadido un campo horas restantes a la tabla alumnado para guardar el nmero de horas que le quedan al alumnos para acabar el curso. Podramos crear una consulta para actualizar ese campo con el nhoras del curso ya que se supone que al principio a todos los alumnos les quedar la totalidad de horas del curso. En este caso el origen de la consulta tiene que contener el campo horas restantes y el campo nhoras del curso en el que est matriculado el alumno, por eso habra que combinar las tablas Alumnado y Cursos. La consulta quedara as:

Consulta de datos anexados.Las consultas de datos anexados son consultas que aaden filas enteras a una tabla. Los nuevos registros se agregan siempre al final de la tabla. La insercin se puede realizar de una fila o de varias filas de golpe, normalmente cogiendo los datos de otra tabla por eso una consulta de datos anexados tendr un origen (la tabla o tablas de donde coger los datos) y un destino (la tabla donde insertamos estos datos). El mecanismo es similar al de la consulta de creacin de tabla ya que definimos una consulta de seleccin que permite obtener los datos a grabar y lo que vara es que ahora indicaremos en qu columna del destino queremos almacenar cada valor.

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Para crear una consulta de datos anexados: y Abrimos una nueva consulta en vista diseo. y Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a insertar en el destino. y Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan los datos a insertar. y Haz clic en el botn Anexar de la pestaa Diseo:

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la tabla donde queremos insertar los nuevos registros. Normalmente la tabla estar en la misma base de datos (opcin Base de datos activa) pero podemos tener la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre de archivo: el nombre de la base de datos donde se encuentra la tabla. De ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetas la base de datos que queremos. Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de consulta. La ventana de diseo ser parecida a la de una consulta de seleccin, en ella definimos la consulta de seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferencia es que tiene una nueva fila Anexar a:. Si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botn de la pestaa Diseo veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla destino y en Base de datos de destino la base de datos donde se encuentra la tabla destino. En la fila Anexar a: indicamos el campo destino, en qu campo de la tabla destino queremos dejar el valor definido en esa columna. En la fila Campo: indicamos el valor que queremos se grabe en el campo destino, este valor

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puede ser un campo del origen, un valor fijo, o cualquier expresin vlida. Podemos incluir un criterio de bsqueda para seleccionar del origen los registros que se insertarn en el destino. Cuando no rellenamos algn campo del destino, el campo se rellenar con el valor que tenga en su propiedad Valor predeterminado. En nuestro ejemplo no se anexa nada a los campos Fecha inicial y Fecha final por lo que se rellenarn a nulo (su valor predeterminado). Cuando la tabla tiene una columna de tipo contador, lo normal es no asignar valor a esa columna para que el sistema le asigne el valor que le toque segn el contador, si por el contrario queremos que la columna tenga un valor concreto, lo indicamos en la fila Campo:. Si la tabla destino tiene clave principal y en ese campo intentamos no asignar valor, asignar el valor nulo o un valor que ya existe en la tabla, Access no aade la fila y da un mensaje de error de 'infracciones de clave'. Por eso en nuestro ejemplo asignamos al campo Cdigo Curso el valor de la expresin [Cdigo Curso] + 1000 para que no se generen cdigos duplicados que ocasionaran errores (suponiendo que los cdigos de curso que tenemos actualmente no llegan a 1000). Si tenemos definido un ndice nico (sin duplicados) e intentamos asignar un valor que ya existe en la tabla tambin devuelve el mismo error. Si la tabla destino est relacionada con otra, se seguirn las reglas de integridad referencial.

Consulta de eliminacinLas consultas de eliminacin son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen el criterio de bsqueda especificado. y Para crear una consulta de eliminacin: y Abrimos una nueva consulta en vista diseo. y Aadimos la tabla de la que queremos borrar los registros. y Haz clic en el botn Eliminar de la pestaa Diseo:

A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Eliminar: como puedes en el ejemplo que te ofrecemos a continuacin: El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de tablas. Se utiliza una combinacin de tablas cuando necesitamos borrar registros de una tabla pero necesitamos la otra tabla para el criterio de bsqueda. En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda y si el origen de la tabla tiene varias tablas, pondremos una columna para indicar de qu tabla queremos

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eliminar los registros. En este caso tambin debemos cambiar las propiedades de la consulta para que nos permita ejecutarla. Haciendo clic en el botn Hoja de propiedades de la pestaa

Diseo Registros nicos a S.

, y cambiando la propiedad

En la fila Eliminar: podemos seleccionar dos opciones, la opcin Dnde indica un criterio de bsqueda, y la opcin Desde indica que queremos borrar los registros de la tabla especificada en esa columna. Por ejemplo: Con esta consulta eliminamos los cursos (Desde la tabla Cursos) que tengan alumnos de Valencia (Dnde Poblacin = "Valencia"). Cuando el origen es una sola tabla la columna Desde no es necesaria. Si NO se indica un criterio de bsqueda, se borran TODOS los registros de la tabla. Para ver los datos que se borrarn antes de realizar la eliminacin podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaa Inicio. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn . Al ejecutar la consulta se realizar la eliminacin de los registros de la tabla aunque previamente nos avisa que va a eliminar tantas filas y nosotros podemos cancelar esa eliminacin. Una vez borrados, los registros no se pueden recuperar. Si la tabla donde borramos est relacionada con otras tablas se podrn borrar o no los registros siguiendo las reglas de integridad referencial definidas en esas relaciones. Si no puede borrar todas las filas que tena que borrar nos manda un mensaje avisndonos que no ha podido eliminar tantas filas por infringir esas reglas.

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Unidad 12. Los formulariosLos formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta. En esta unidad veremos cmo crear un formulario, manejarlo para la edicin de registros y cambiar su diseo.

Introduccin.Para crear un formulario tenemos varas opciones. Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear: Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezca en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un formulario. Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del formulario. Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin. Grficos dinmicos abrir un formulario en blanco basado en la utilizacin de grficos dinmicos. Explicaremos a continuacin la forma de crear un formulario utilizando el asistente.

El asistente para formularios.Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opcin Asistente para formularios que puedes ver en la imagen anterior. Aparece la primera ventana del asistente:

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En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas, este ser el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta. A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la lista de campos seleccionados. Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn . Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa distribucin.

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con ese estilo.59

Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la ltima pantalla del asistente para formularios:

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambin ser el nombre asignado al formulario. Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre: Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el resultado del formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo:

o bien Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Diseo de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:

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Editar o Capturar datos mediante un formularioPara editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formulario posicionndonos en l en el Panel de Exploracin, hacer clic derecho y seleccionar la opcin formulario. en el men contextual. O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del

Aparecern los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista Formulario). Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los registros ya conocemos, lo nico que cambia es el aspecto de la pantalla. que

La vista diseo de formularioLa vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante. Para entrar en la vista diseo debemos buscar el formulario en el Panel de Exploracin y hacer clic derecho sobre l para seleccionar la opcin Nos aparece la ventana Diseo de formulario: en el men contextual.

El rea de diseo consta de tres secciones: La seccin Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que quere