implementacion de una base de datos en...
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IMPLEMENTACION DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS
ACCESS es una herramienta de desarrollo de bases de datos relacionales. Una base de datos en ACCESS es
el conjunto de todas las herramientas u objetos necesarios para poder gestionar información. Estas
herramientas u objetos son:
Tablas: permiten almacenar los datos de una forma organizada gracias a su estructura constituida por filas y columnas.
Consultas: Dan respuesta a las preguntas sobre los datos almacenados en las tablas. Permiten obtener nuevos datos calculados a partir de los almacenados. Las consultas se usan para examinar, resumir y analizar la información almacenada en una base de datos.
Formularios: Le permiten visualizar, introducir y modificar los datos en pantalla con el formato que se desee.
Informes: Son los objetos que le permitirán imprimir los datos almacenados con el aspecto que previamente se haya diseñado.
Creación de tablas en una base de datos
Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas
basadas en temas. Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de nombres,
direcciones y números de teléfono, o una tabla Productos para almacenar información sobre productos.
Siempre debe empezar a diseñar una base de datos creando primero sus tablas, incluso antes de crear
otros objetos de base de datos.
A continuación se explica cómo crear tablas. Aprenderá a crear una tabla, a agregar campos a la tabla y a
definir la clave principal de una tabla. Obtendrá también información sobre los tipos de datos y sobre el
modo de definir propiedades de los campos y de la tabla.
Antes de crear tablas, debe examinar cuidadosamente sus requisitos y diseñar la base de datos para
determinar las tablas que necesita.
¿Qué es una tabla?
Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una
tabla contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone
de campos, como un nombre, una dirección y un número de teléfono. Los registros se suelen denominar
también filas y los campos, columnas.
Registro o fila
Campo o columna
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La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un tema
diferente. Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes tipos, como texto, números,
fechas e imágenes.
En la lista siguiente se indican algunos ejemplos de tablas comunes que puede crear.
Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones
Un catálogo de los productos en venta con precios e imágenes de cada artículo
Una tabla de tareas para controlar las tareas y los plazos
Un inventario de equipo o stock disponible
Debe planear y diseñar la base de datos con cuidado para asegurarse de que tiene un diseño correcto y
evitar así tener que realizar muchos cambios posteriormente.
Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener sólo una tabla, pero hay muchas
bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un nuevo archivo
que sirve de contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas.
Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos
existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de Microsoft
Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word 2007, un archivo de texto u otra base de datos.
Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. A
continuación, puede escribir datos para empezar a definir los campos.
Crear una tabla en una nueva base de datos
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el
icono de carpeta para buscar la ubicación.
Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de
datos.
Crear una tabla en una base de datos existente
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos.
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Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos
Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos
(denominados también columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podría crear campos para el
apellido, el nombre, el número de teléfono y la dirección, entre otros. Para una tabla Productos, podría
crear campos para el nombre del producto, el identificador del producto y el precio. Es importante elegir
los campos con cuidado. Cuando elija los campos, intente almacenar la información en sus partes más
pequeñas posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el
apellido y el nombre por separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar
búsquedas o cálculos con un elemento de información, ponga ese elemento en una columna
independiente. Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo
tiene un nombre que lo identifica inequívocamente dentro de la tabla. También tiene un tipo de datos en
consonancia con la información que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden
almacenar y las operaciones que se pueden realizar, así como la cantidad de espacio de almacenamiento
provista para cada valor. Cada campo tiene también un grupo de opciones denominadas propiedades que
definen las características formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el
formato de presentación del campo, es decir, qué apariencia tendrá cuando se muestre.
Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente
un campo escribiendo información en la columna Agregar nuevo campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla existente
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla.
Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla nueva
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
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Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.
Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.
Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007 utilizará la información especificada
para reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como
1/1/2006, Office Access 2007 examina la información especificada, determina que se trata de una fecha y
define el tipo de datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos a partir de
la información especificada, define el tipo de datos en Texto.
En la tabla siguiente se indica cómo funciona la detección automática de tipos de datos en la vista Hoja de
datos.
Si escribe: Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos:
Antonio Texto
http://www.contoso.com Hipervínculo
50000 Número, entero largo
50.000 Número, entero largo
50.000,99 Número, doble
50000,389 Número, doble
31/12/2006 Fecha/Hora
31 de diciembre de 2006 Fecha/Hora
10:50:23 Fecha/Hora
10:50 a.m. Fecha/Hora
17:50 Fecha/Hora
12,50 $ Moneda
21,75 Número, doble
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Además de determinar el tipo de datos, Office Access 2007 puede definir la propiedad Formato, según los
datos que especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la
propiedad Formato como hora mediana.
Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción
proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la
ficha Hoja de datos.
Definir explícitamente el tipo de datos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.
Haga clic en el tipo de datos que desee.
Definir explícitamente el formato
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.
Haga clic en el formato que desee.
Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del título Agregar nuevo
campo, Office Access 2007 asigna automáticamente un nombre al campo. Estos nombres empiezan por
Campo1 para el primer campo, Campo2 para el segundo campo, y así sucesivamente. Es recomendable
usar nombres de campo más descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo haciendo clic con el botón
secundario del mouse (ratón) en su título y haciendo clic después en Cambiar nombre de columna en el
menú contextual.
Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos
espacios. Debe procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos
fácilmente cuando vea o edite registros. Por ejemplo, puede utilizar nombres de campo como Apellido,
Dirección y Teléfono particular.
Agregar campos mediante plantillas de campos
Algunas veces es más sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos que crearlo
manualmente. Puede utilizar el panel de tareas Plantillas de campos para elegir un campo de una lista
predefinida. Office Access 2007 incluye un conjunto de plantillas de campos integradas que le pueden
ahorrar mucho tiempo a la hora de crear campos. Para crear un nuevo campo mediante una plantilla de
campos, debe mostrar el panel Plantillas de campos y, a continuación, arrastrar y colocar una o varias
plantillas en la tabla abierta en la vista Hoja de datos.
Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades que describen un
campo. La definición de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos, una
configuración de la propiedad de formato del campo y un número de propiedades adicionales de un campo
que, en conjunto, forman un modelo que sirve como punto de partida para crear un nuevo campo.
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Asegúrese de que la tabla está en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.
Aparece el panel Plantillas de campos.
Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrástrelos a la tabla. Cuando aparezca la
línea de inserción, coloque el campo en su posición.
El campo aparece en la hoja de datos.
Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual puede crear un
nuevo campo. Pero éste no es el único punto de partida desde el que puede crear un nuevo campo.
Además de crear un nuevo campo desde una plantilla de campo, puede crearlo también desde un campo
existente en otra tabla.
Agregar un campo de una tabla existente
Si utiliza una base de datos que contiene varias tablas, puede agregar un campo de otra tabla. De hecho, es
muy probable que algunas de estas tablas estén relacionadas. En una base de datos relacional, la
información se almacena en tablas distintas basadas en temas y, después, se definen relaciones que
proporcionan al sistema de administración de bases de datos lo que necesita para reunir la información
según se precise. Permite crear un nuevo campo agregándolo de otra tabla relacionada o de otra tabla para
la que no se ha creado una relación. El campo se agrega mediante la lista de campos, que contiene los
campos disponibles de otras tablas de la base de datos.
Abrir el panel Lista de campos
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.
Aparece el panel Lista de campos.
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En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías.
Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, se muestran dos categorías en el panel Lista de
campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera
categoría contiene todas las tablas con las que la tabla abierta mantiene una relación. La segunda categoría
contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.
Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una
relación.
Al hacer clic en el signo más (+) situado junto a la tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles
en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre y coloque el campo que desee del panel Lista de
campos en la tabla en la vista Hoja de datos.
Agregar un campo desde el panel Lista de campos
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.
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La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.
Aparece el panel Lista de campos.
Haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla que contiene la lista de campos de esa tabla.
Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.
Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
Se inicia el Asistente para búsquedas.
Siga las instrucciones para utilizar el asistente.
Cuando termine de utilizar el asistente, aparecerá el campo en la tabla en la vista Hoja de datos.
Nota Cuando se arrastra y coloca un campo de una tabla no relacionada y después se utiliza el Asistente
para búsquedas, se crea automáticamente una relación de uno a varios entre la tabla de la Lista de campos
y la tabla abierta.
Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos
Office Access 2007 suele detectar correctamente el tipo de datos para un campo creado en la vista Hoja de
datos. Algunas veces, sin embargo, tendrá que modificar la decisión tomada por Access. Por ejemplo, si
tiene dos identificadores de producto que sirven para identificar los productos que vende y escribe un
identificador numérico, como 1003, en una tabla en la vista Hoja de datos, la característica de detección
automática de tipos de datos definirá un tipo de datos numérico para el campo. Sin embargo, sólo se deben
utilizar tipos de datos numéricos para los campos que participan en cálculos aritméticos. Normalmente, los
identificadores como un identificador de producto deben almacenarse con el tipo de datos Texto.
Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción
proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la
ficha Datos.
Definir explícitamente el tipo de datos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.
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Haga clic en el tipo de datos que desee. Utilice la tabla siguiente para determinar el tipo de datos correcto.
Definir explícitamente el formato
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.
Haga clic en el formato que desee.
En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los campos en Office Access 2007.
Tipo de datos Almacena Tamaño
Texto Caracteres alfanuméricos
Se utiliza para texto o para texto y números
que no se emplean en cálculos, como Id. de
producto.
Hasta 255 caracteres.
Memo Caracteres alfanuméricos (con una longitud
mayor de 255 caracteres) o texto con formato
de texto enriquecido.
Se utiliza para texto que contiene más de 255
caracteres o que utiliza formato de texto
enriquecido. Las notas, las descripciones
largas y los párrafos con formato como
negrita o cursiva son ejemplos comunes de
datos para los que se utilizaría un campo
Memo.
Hasta 1 gigabyte de caracteres
o 2 gigabytes de
almacenamiento (2 bytes por
carácter), de los cuales puede
mostrar 65.535 caracteres en
un control.
Número Valores numéricos (enteros o valores
fraccionarios).
Se utiliza para almacenar números utilizados
en cálculos, salvo los valores monetarios, para
los que se utiliza el tipo de datos Moneda.
1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes
cuando se utiliza para Id. de
réplica.
Fecha/Hora Fechas y horas.
Se utiliza para almacenar valores de fecha y
hora. Tenga en cuenta que cada valor
almacenado contiene un componente de
fecha y otro de hora.
8 bytes.
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Moneda Valores monetarios.
Se utiliza para almacenar valores monetarios
(importes).
8 bytes.
Autonumérico Valor numérico único que Office Access 2007
inserta automáticamente cuando se agrega
un registro. Se utiliza para generar valores
exclusivos que se puedan emplear como clave
principal. Tenga en cuenta que en los campos
autonuméricos los valores pueden aumentar
secuencialmente en un incremento
especificado o aleatoriamente.
4 bytes o 16 bytes cuando se
utiliza para Id. de réplica.
Sí/No Valores booleanos.
Se utiliza para campos Verdadero/Falso que
pueden contener uno de dos valores posibles:
Sí/No o Verdadera/Falso, por ejemplo.
1 bit (8 bits = 1 byte).
Objeto OLE Objetos OLE u otros datos binarios.
Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras
aplicaciones de Microsoft Windows.
Hasta 1 gigabyte.
Datos adjuntos Fotografías, imágenes, archivos binarios,
archivos de Office.
Es el tipo de datos que se prefiere para
almacenar imágenes digitales y cualquier tipo
de archivo binario.
Para los datos adjuntos
comprimidos, 2 gigabytes. Para
los datos adjuntos no
comprimidos, alrededor de 700
k, según la capacidad de
compresión de los datos
adjuntos.
Hipervínculo Hipervínculos.
Se utiliza para almacenar hipervínculos y
proporcionar acceso con un solo clic a páginas
Web a través de una dirección URL
(localizador uniforme de recursos) o a
archivos a través de un nombre en formato
UNC (convención de nomenclatura universal).
Puede crear también vínculos a los objetos de
Access almacenados en una base de datos.
Hasta 1 gigabyte de caracteres
o 2 gigabytes de
almacenamiento (2 bytes por
carácter), de los cuales puede
mostrar 65.535 caracteres en
un control.
Asistente para
búsquedas
En realidad no es un tipo de datos; inicia el
Asistente para búsquedas.
Basado en una tabla o consulta:
el tamaño de la columna
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Se utiliza para iniciar el Asistente para
búsquedas y crear un campo que utilice un
cuadro combinado para buscar un valor de
otra tabla, consulta o lista de valores.
asociada.
Basado en un valor: el tamaño
del campo Texto utilizado para
almacenar el valor.
Sugerencia Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a utilizar en
cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número.
Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar con mayor detalle el tamaño del campo o el tipo
de datos estableciendo un valor en el cuadro de propiedad TamañoDelCampo.
Guardar una tabla
Después de agregar campos a una tabla, debe guardar su diseño. Cuando guarde una tabla por primera vez,
asígnele un nombre que describa la información que contiene. Puede utilizar hasta 64 caracteres (letras o
números), incluidos espacios. Por ejemplo, podría asignar a una tabla el nombre Clientes, Inventario de
piezas o Productos.
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haga
clic en Guardar en el menú contextual.
O bien,
Haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.
Si es la primera vez que guarda la tabla, escriba un nombre para la tabla y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
Definir la clave principal
La clave principal de una tabla consta de uno o varios campos que identifican inequívocamente cada fila
almacenada en la tabla. Normalmente, hay un número de identificación exclusivo, como un número de Id.,
un número de serie o un código que sirve de clave principal. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada
cliente podría tener un número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave
principal de la tabla.
Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe
identificar inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe
contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza
campos de clave principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas.
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Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la
clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada
registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto.
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y
le asigna un nombre de campo de Id. y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto en la vista Hoja
de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.
Cambiar a la vista Diseño
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha del documento y, a continuación, haga clic en Vista
Diseño.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre de tabla en el panel de exploración y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño.
O bien,
Haga clic en Vista Diseño en la barra de estado de Access.
Para cambiar o quitar la clave principal, o para definir la clave principal de una tabla que aún no tiene
ninguna, debe utilizar la vista Diseño.
Establecer o cambiar la clave principal
Abra la tabla en la vista Diseño.
Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave
principal.
Quitar la clave principal
Abra la tabla en la vista Diseño.
Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.
Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.
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Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave
principal.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.
Nota Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree una. Si
elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo para
cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave principal.
Definir las propiedades de los campos
Puede controlar la apariencia de la información, impedir que se especifiquen entradas incorrectas,
especificar valores predeterminados, agilizar las operaciones de búsqueda y ordenación y controlar otras
características de la apariencia y del funcionamiento definiendo propiedades de campo. Por ejemplo,
puede aplicar formato a los números para facilitar su lectura o puede definir una regla de validación que
deba satisfacerse para la información especificada en un campo.
El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir. Por ejemplo, la propiedad
SóloAnexar sólo se aplica a un campo definido en el tipo de datos Memo. No se puede definir esta
propiedad en un campo con otro tipo de datos.
Access utiliza la definición de las propiedades de un campo al consultar y editar los datos. Por ejemplo, las
propiedades Formato, MáscaraDeEntrada y Título afectan al modo en que la información aparece en las
hojas de datos de tabla y consulta. Asimismo, todos los controles de los nuevos formularios o informes
basados en los campos de la tabla heredan de forma predeterminada la misma definición de propiedades.
Para definir el valor predeterminado de un campo o exigir que el usuario especifique un valor, se usan otras
propiedades que Access obliga a respetar cuando se agregan o se editan datos de la tabla.
Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Hoja de datos
Abra la tabla en la vista Hoja de datos.
Haga clic en el campo para el que desea definir la propiedad.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, seleccione uno de los siguientes comandos:
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Única define la propiedad Indizado .
Se requiere: activa o desactiva el valor de la propiedad Requerido. Si se ha definido en Sí, se establece en
No. Si se ha definido en No, se establece en Sí.
En la vista Hoja de datos, se pueden definir pocas propiedades de campo. Para definir otras propiedades de
campo, debe abrir la tabla en la vista Diseño.
Para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe utilizar la vista Diseño.
Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Diseño
Abra la tabla en la vista Diseño.
En la parte superior de la cuadrícula de diseño de la tabla, haga clic en el campo para el que desea definir
propiedades (o desplácese a ese campo mediante las teclas de dirección).
Access muestra las propiedades de este campo en la parte inferior de la cuadrícula de diseño de la tabla. El
tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir.
En la parte inferior de la ventana, bajo Propiedades del campo, haga clic en el cuadro de la propiedad del
campo que desea definir. También puede presionar F6 y desplazarse a la propiedad con las teclas de
dirección.
Especifique un valor para la propiedad o, si aparece una flecha en el margen derecho del cuadro de
propiedad, haga clic en la flecha para seleccionar un valor de una lista de valores de la propiedad.
En la tabla siguiente se muestran las propiedades de campo disponibles.
Utilice esta propiedad
de campo Para
TamañoDelCampo Definir el tamaño máximo de los datos almacenados con el tipo de datos
Texto, Número o Autonumérico.
Formato Personalizar el modo en que aparece el campo cuando se muestra o
imprime.
LugaresDecimales Especificar el número de posiciones decimales utilizadas al mostrar
números.
NuevosValores Indicar si el valor de un campo Autonumérico aumenta o recibe un valor
aleatorio.
MáscaraDeEntrada Mostrar caracteres de edición como guía para la entrada de datos.
Título Definir el texto que se muestra de forma predeterminada en las
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etiquetas de los formularios, informes y consultas.
ValorPredeterminado Asignar automáticamente un valor predeterminado a un campo cuando
se agregan nuevos registros.
ReglaDeValidación Proporcionar una expresión que debe ser verdadera cuando se agrega o
cambia el valor del campo.
TextoDeValidación Especificar el texto que aparece cuando un valor infringe la expresión
ReglaDeValidación.
Requerido Exigir que se especifiquen datos en un campo.
PermitirLongitudCero Permitir que se especifique (estableciendo la propiedad en Sí) una
cadena de longitud cero ("") en un campo Texto o Memo.
Indizado Agilizar el acceso a los datos de un campo mediante la creación y
utilización de un índice.
CompresiónUnicode Comprimir el texto almacenado en este campo cuando se especifica una
gran cantidad de texto (> 4.096 caracteres)
ModoIME Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.
ModoDeOracionesIME Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.
EtiquetasInteligentes Anexar una tarjeta inteligente al campo.
SóloAnexar Permitir el control de versiones (estableciendo la propiedad en Sí) de un
campo Memo.
FormatoDeTexto Seleccionar Texto enriquecido para almacenar texto como HTML y
permitir el formato de texto enriquecido. Seleccionar Texto sin formato
para almacenar sólo texto.
AlineaciónDelTexto Especificar la alineación predeterminada del texto dentro de un control.
Precisión Especificar el número total de dígitos permitidos, incluidos los que
aparecen a la derecha y a la izquierda de la coma decimal.
Escala Especificar el número máximo de dígitos que pueden almacenarse a la
derecha y a la izquierda de la coma decimal.
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Si desea disponer de más espacio para proporcionar o modificar la configuración de una propiedad en el
cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a especificar una máscara de
entrada o una expresión de validación y desea obtener ayuda, haga clic en situado junto al cuadro de
propiedad para mostrar el generador correspondiente.
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haga
clic en Guardar en el menú contextual.
O bien,
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.
En la tabla siguiente se proporciona información adicional sobre las propiedades de campo
TamañoDelCampo, Formato y NuevosValores.
Propiedad
TamañoDelCampo Descripción
Texto Escriba un valor hasta un máximo de 255 caracteres. Los campos de texto
pueden tener entre 1 y 255 caracteres. Para campos de texto más
grandes, utilice el tipo de datos Memo.
Número Seleccione una de las opciones siguientes:
Byte: para valores numéricos comprendidos entre 0 y 255. El requisito de
almacenamiento es de un solo byte.
Entero: para valores numéricos comprendidos entre -32.768 y +32.768. El
requisito de almacenamiento es de dos bytes.
Entero largo: para valores numéricos comprendidos entre -2.147.483,648
y +2.147.483,647. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.
Sugerencia Utilice un entero largo para almacenar como clave externa el
valor que aparece en el campo Autonumérico de clave principal de otra
tabla.
Simple: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -
3,4 x 1038 y +3,4 x 1038 y hasta siete dígitos significativos. El requisito de
almacenamiento es de cuatro bytes.
Doble: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -
1,797 x 10308 y +1,797 x 10308 y hasta 15 dígitos significativos. El
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requisito de almacenamiento es de ocho bytes.
Id. de réplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario
para la réplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en
cuenta que el formato de archivo .accdb no admite la réplica.
Decimal: para valores numéricos comprendidos entre -9,999... x 1027 y
+9,999... x 1027. El requisito de almacenamiento es de 12 bytes.
Autonumérico Seleccione una de las opciones siguientes:
Entero largo: para los valores numéricos exclusivos comprendidos entre 1
hasta +2.147.483.648 cuando la propiedad de campo NuevosValores se
ha establecido en Incremento, y entre -2.147.483,648 y +2.147.483,647
cuando la propiedad de campo NuevosValores se ha establecido en
Aleatoria. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.
Id. de réplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario
para la réplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en
cuenta que el formato de archivo .accdb no admite la réplica.
Propiedad Formato
Texto Puede definir un formato personalizado. Para obtener más información,
vea Formato de datos en tablas, formularios e informes.
Número Seleccione una de las opciones siguientes:
Número general: muestra el número tal como se escribe.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,789.
Moneda: muestra el número con el separador de miles y aplica la
configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del
Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y de
moneda y las posiciones decimales.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,789 $.
Euro: muestra el número con el símbolo de moneda de euro,
independientemente del símbolo especificado en las opciones de
configuración regional y de idioma.
Fijo: muestra al menos un dígito y aplica la configuración de las opciones
de configuración regional y de idioma del Panel de control para los
importes negativos, los símbolos decimales y de moneda y las posiciones
decimales.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,79.
18
Estándar: muestra el número con el separador de miles y aplica la
configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del
Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y las
posiciones decimales. No muestra el símbolo de moneda.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,79.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y muestra el número con el signo
de porcentaje al final. Aplica la configuración de las opciones de
configuración regional y de idioma del Panel de control para los importes
negativos, los símbolos decimales y las posiciones decimales.
Por ejemplo, 0,3456 aparece como 35%.
Científico: muestra el valor en la notación científica estándar.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3,46E+03.
Fecha/Hora Seleccione uno de siguientes formatos de presentación predefinidos:
Fecha general: muestra el valor mediante una combinación de la
configuración de fecha corta y hora larga.
Fecha larga: muestra el valor utilizando la configuración de fecha larga
definida en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel
de control.
Fecha mediana: muestra el valor mediante el formato dd-mmm-aa (14-
jul-06, por ejemplo).
Fecha corta: muestra el valor utilizando la configuración de fecha corta
definida en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel
de control.
Hora larga: muestra el valor utilizando la configuración de hora definida
en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de
control.
Hora mediana: muestra el valor utilizando el formato HH:MM PM., donde
HH es la hora, MM son los minutos y PM es a.m. o p.m. La hora puede
estar comprendida entre 1 y 12, y los minutos entre 0 y 59.
Hora corta: muestra el valor utilizando el formato HH:MM, donde HH es la
hora y MM son los minutos. La hora puede estar comprendida entre 0 y
23 y los minutos entre 0 y 59.
Sí/No Seleccione una de las opciones siguientes:
Verdadero/Falso: muestra el valor como Verdadero o Falso.
19
Sí/No: muestra el valor como Sí o No.
Activado/Desactivado: muestra el valor como Activado o Desactivado.
Nota En las opciones anteriores, Activado, Verdadero y Sí son
equivalentes, y Falso, No y Desactivado son también equivalentes.
Propiedad
NuevosValores
Autonumérico Seleccione una de las opciones siguientes (sólo para el tipo de datos
Autonumérico):
Incremento: inicia el valor en 1 y lo incrementa en 1 para cada nuevo
registro.
Aleatorio: empieza con un valor aleatorio y asigna un valor aleatorio a
cada nuevo registro.
Definir las propiedades de las tablas
Además de las propiedades de campo, pude definir propiedades que se apliquen a toda la tabla y a todos
los registros. Estas propiedades se definen en la hoja de propiedades de la tabla.
Definir una propiedad de tabla
Abra la tabla en la vista Diseño.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Se muestra la hoja de propiedades de la tabla.
Haga clic en el cuadro de la propiedad que desea definir.
Escriba un valor para la propiedad.
En la tabla siguiente se muestran las propiedades de tabla disponibles.
Utilice esta propiedad de tabla Para
Descripción Proporcionar una descripción de la tabla.
20
PresentaciónPredeterminada Definir la hoja de datos, la tabla dinámica o el gráfico dinámico
como la vista predeterminada al abrirse la tabla.
ReglaDeValidación Especificar una expresión que debe ser verdadera cuando se
agregue o se modifique un registro.
TextoDeValidación Especificar el texto que aparece cuando un registro infringe la
expresión de ReglaDeValidación.
Filtro Definir criterios de modo que se muestren únicamente las filas
coincidentes en la vista Hoja de datos.
OrdenarPor Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de
ordenación predeterminado de las filas en la vista Hoja de datos.
NombreHojaSecundariaDeDatos Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista
Hoja de datos y, en caso afirmativo, qué tabla o consulta va a
proporcionar las filas de la hoja secundaria de datos.
VincularCamposSecundarios Mostrar los campos de la tabla o consulta usada para la hoja
secundaria de datos que coinciden con el campo o los campos de
clave principal de esta tabla.
VincularCamposPrincipales Mostrar el campo o los campos de clave principal de esta tabla que
coinciden con los campos secundarios de la hoja secundaria de
datos.
AltoHojaSecundariaDeDatos Indicar si se van a expandir y mostrar todas las filas disponibles de
la hoja secundaria de datos (valor predeterminado) al abrirse, o
definir el alto de la ventana de hoja secundaria de datos de modo
que se muestre al abrirse.
HojaSecundariaDeDatosExpandida Indicar si van a expandirse todas las hojas secundarias de datos al
abrirse la tabla.
Orientación Definir la orientación de la vista, según si el idioma se lee de
izquierda a derecha o de derecha a izquierda.
MostrarVistasEnSharePoint Indicar si los formularios e informes asociados a esta tabla deben
estar disponibles en el menú Ver de Windows SharePoint Services
si la base de datos se ha publicado en un sitio de SharePoint.
FiltrarAlCargar Aplicar automáticamente los criterios de filtro de la propiedad
Filtro (estableciendo su valor en Sí) cuando se abre la tabla en la
vista Hoja de datos.
21
OrdenarPorAlCargar Aplicar automáticamente los criterios de ordenación de la
propiedad OrdenarPor (estableciendo su valor en Sí) cuando se
abre la tabla en la vista Hoja de datos.
Si desea disponer de más espacio para proporcionar o modificar un valor en el cuadro de propiedad,
presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a definir la propiedad ReglaDeValidación en una
expresión y desea obtener ayuda, haga clic en situado junto al cuadro de propiedad ReglaDeValidación
para mostrar el Generador de expresiones..
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haga
clic en Guardar en el menú contextual.
O bien,
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.
Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal
Cada tabla de la base de datos debe tener un campo o un conjunto de campos que identifiquen inequívocamente cada
registro almacenado en la tabla. Este campo recibe el nombre de clave principal. A continuación se ofrece una
descripción de la finalidad de las claves principales y se explica cómo agregarlas, definirlas, cambiarlas o quitarlas.
¿Qué es una clave principal?
Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un
identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007, la información se divide
en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para indicar
a Access cómo debe volver a reunir la información. Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente
los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa.
Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia
a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Compradores podría aparecer
también en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal y en la tabla Pedidos es una clave ajena. Una
clave externa, en términos simples, es la clave principal de otra tabla.
22
Clave principal
Clave ajena
A menudo, un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código, sirve como
clave principal en una tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría tener un número de Id. de cliente
distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal.
Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe identificar
inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En
tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir
rápidamente los datos de varias tablas.
Un ejemplo de una mala elección de clave principal sería un nombre o una dirección, ya que tanto el nombre como la
dirección contienen información que puede cambiar con el tiempo.
Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave
principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada registro tiene un
valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto.
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna un
nombre de campo de "Id." y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto de forma predeterminada en la vista
Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.
Si piensa que no hay ningún campo o conjunto de campos que pueda constituir una buena clave principal, considere la
posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Este tipo de identificador no es "fáctico", es
decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Es aconsejable utilizar este tipo de identificadores
porque sus valores no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila (un número de teléfono o el
nombre de un cliente, por ejemplo) es más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.
23
Una columna con el tipo de datos Autonumérico suele ser una buena clave principal, porque garantiza que no habrá
dos Id. de producto iguales.
En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla.
Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su
clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se
denomina clave compuesta.
Agregar una clave principal autonumérica
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna el
tipo de datos Autonumérico. Sin embargo, si desea agregar un campo de clave principal a una tabla que ya existe, debe
abrir la tabla en la vista Diseño.
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desee agregar la clave
principal y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
4. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.
5. En la columna Nombre del campo, escriba un nombre, como IdCliente.
6. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumérico.
7. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores numéricos
incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar números aleatorios.
Definir la clave principal
24
Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un
número de serie o código, ese campo podría convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal
funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no debe contener un valor vacío o nulo y
casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.
Para definir explícitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseño.
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea establecer la clave
principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
4. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.
5. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.
Quitar la clave principal
Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave principal ya no servirán como
identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el campo o los campos
de la tabla. Lo que se quita es la designación de clave principal de esos campos.
Al quitar la clave principal se quita también el índice que se creó para ella.
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
25
3. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación de tabla. Si
intenta quitar una clave principal para la que existe una relación, Access le advertirá de que debe eliminar
primero la relación.
Eliminar una relación de tabla
1. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla están abiertas, ciérrelas. No se puede eliminar
una relación entre tablas abiertas.
2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar/Ocultar, haga clic en Relaciones.
3. Si las tablas que participan en la relación de tabla no aparecen, en la ficha Diseño, en el grupo
Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. A continuación, seleccione las tablas que desea agregar en el
cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y luego en Cerrar.
4. Haga clic en la línea de relación de tabla correspondiente a la relación que desea eliminar (la línea se
mostrará en negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione la tecla SUPR.
5. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Cerrar.
4. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla cuya clave principal desee eliminar y,
a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
5. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.
Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.
Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave
principal.
6. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
26
El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.
NOTA Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree una. Si elige Sí,
se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo para cada registro. Si la
tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave principal.
Cambiar la clave principal
Si decide cambiar la clave principal de una tabla, siga estos pasos:
1. Quite la clave principal existente.
2. Defina la clave principal existente.
Crear, modificar o eliminar una relación
Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007 los medios para
recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que
están relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e
informes que muestren a la vez la información de varias tablas.
En este artículo se describen los procedimientos paso a paso para crear, modificar y eliminar una relación de tabla. Se
incluye información sobre cómo exigir la integridad referencial para evitar la creación de registros huérfanos, cómo
definir el tipo de combinación para determinar qué registros de cada lado de una relación se incluyen en el resultado de
una consulta y cómo configurar las opciones en cascada para mantener sincronizadas las referencias.
Crear una relación de tabla
Se puede crear una relación de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un campo hasta una hoja de datos desde
el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los
mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, los campos comunes tienen que tener el mismo
tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el campo de clave externa
también puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo
valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño
27
del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, tienen
que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.
Crear una relación de tabla mediante la ficha de documentos Relaciones
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón
Relaciones.
4. Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no
aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver
únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para
ver ambas, haga clic en Ambas.
5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando termine de
agregar tablas y consultas a la ficha de documentos Relaciones, haga clic en Cerrar.
6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la clave externa)
en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y,
a continuación, arrástrelos.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
28
7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si un nombre de
campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione el campo apropiado en la lista.
Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la casilla de verificación Exigir integridad
referencial.
8. Haga clic en Crear.
Access dibuja una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir integridad
referencial, la línea aparece más gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la casilla de verificación
Exigir integridad referencial, aparece el número 1 en la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y
aparece el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea, tal y como se muestra en la
siguiente ilustración.
NOTAS
29
Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y
de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos
debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación
uno a uno.
Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado uno de la relación (normalmente, el
campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este
campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado en el lado varios de la relación no debe
tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad
Indexado de este campo debe tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice
único y el otro no, Access crea una relación uno a varios.
Modificar una relación de tabla
Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ficha de documentos Relaciones y, a continuación, modifíquela.
1. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea para
seleccionarla.
La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
2. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Abrir el cuadro de diálogo Modificar relaciones
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón
Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones.
30
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,
aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las
tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la
tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de
diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de
exploración.
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación
aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.
31
El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto, se pueden
cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relación. Se puede definir asimismo el tipo
de combinación o exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada.
Configurar el tipo de combinación
Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el diseño de las consultas. Por
ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a continuación, se crea una consulta que use las dos tablas,
Access selecciona automáticamente los campos coincidentes predeterminados basándose en los campos especificados
en la relación. Se pueden reemplazar los valores predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores
proporcionados por la relación suelen ser los correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los
datos de varias tablas hasta de las bases de datos más sencillas, la configuración de valores predeterminados mediante
la creación de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa.
Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir los valores de los campos
comunes. Esta operación se denomina combinación. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los
clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El
resultado de la consulta contiene información sobre los clientes y los pedidos sólo para las filas en las que se ha
encontrado una coincidencia.
Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación, que indica a Access qué
registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que
combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente. Mediante el tipo
de combinación predeterminado (denominado combinación interna), la consulta devolverá únicamente las filas Cliente y
las filas Pedido en las que los campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales.
Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han realizado ningún pedido.
Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una combinación interna a lo que se denomina una combinación
externa izquierda. Este tipo de combinación devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la
relación y sólo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinación externa derecha devuelve todas
las filas de la derecha y sólo las filas que coinciden con las de la izquierda.
NOTA En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro de diálogo
Modificar relaciones y no en la ficha de documentos Relaciones.
Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta relación y, a
continuación, configurar el tipo de combinación en consecuencia.
Configurar el tipo de combinación
32
1. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.
Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.
2. Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el cuadro de
diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación y si se devuelven todas las filas o las filas
coincidentes de cada tabla.
Opción Combinación relacional Tabla izquierda Tabla derecha
1. Incluir sólo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales.
Combinación interna
Filas coincidentes Filas coincidentes
2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y sólo aquellos registros de 'Pedidos' donde los campos combinados sean iguales.
Combinación externa izquierda
Todas las filas Filas coincidentes
3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo aquellos registros de 'Clientes' donde los campos combinados sean iguales.
Combinación externa derecha
Filas coincidentes Todas las filas
Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al lado de la
relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes.
Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,
aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
33
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las
tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la
tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de
diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de
exploración.
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación
aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Haga clic en Tipo de combinación.
8. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
9. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Exigir integridad referencial
34
La integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener sincronizadas las referencias de
modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad
referencial, es preciso habilitarla para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones
que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Esto significa que Access rechazará las actualizaciones
que cambien el destino de una referencia así como las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que
Access propague las actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas cambien en
consecuencia, seleccione borrar en cascada.
Activar o desactivar la integridad referencial
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,
aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las
tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la
tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de
diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de
exploración.
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación
aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
35
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
8. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Tras habilitar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:
No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese valor no existe
en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean registros huérfanos.
No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla
relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla Empleados si hay
pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se puede optar por eliminar un registro
principal y todos los registros relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Eliminar
en cascada los registros relacionados.
No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea registros huérfanos.
Por ejemplo, no se puede cambiar un número de pedido en la tabla Pedidos si hay artículos de línea
asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo, se puede optar por actualizar un
registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación
Actualizar en cascada los campos relacionados.
NOTAS
Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes condiciones para
exigir la integridad referencial:
El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un índice único.
Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un campo Autonumérico puede
estar relacionado con un campo de tipo Número cuya propiedad Tamaño del campo tenga el valor Largo
entero.
Ambas tablas existen en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad referencial en las
tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de Access, se puede abrir la base de
datos en las que están almacenadas y habilitar la integridad referencial en esa base de datos.
Configurar las opciones en cascada
36
Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno" de una relación. En ese
caso, es necesario que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una sola operación.
De ese modo, la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas
actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya que incluye la opción Actualizar en cascada los campos
relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos
relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos
que hacen referencia a la clave principal.
Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Compañía
de transporte y todos los pedidos relacionados de esa compañía de transporte. Por ello, Access incluye la opción
Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla de
verificación Eliminar en cascada los registros relacionados, Access elimina automáticamente todos los registros que
hacen referencia a la clave principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal.
Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,
aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las
tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la
tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de
diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de
exploración.
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5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación
aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
8. Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar en cascada los
registros relacionados, o bien, active ambas.
9. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
NOTA Si la clave principal es un campo Autonumérico, la activación de la casilla de verificación Actualizar en
cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto porque no se puede cambiar el valor de un campo
Autonumérico.
Eliminar una relación de tabla
Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ficha de documentos Relaciones. Coloque
el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea. La línea de relación aparece
con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que
si se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado,
Access ya no evitará automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón
Relaciones.
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Aparece la ficha de documentos Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,
aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las
tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la
tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de
diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de
exploración.
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de relación aparece
con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Presione la tecla SUPRIMIR.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en Eliminar.
7. Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la relación
seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí.
NOTA Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra persona u otro
proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto como puede ser un formulario, no se podrá eliminar la relación.
Es preciso cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relación.
Crear un formulario
Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla
o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se
van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de los campos de una tabla que
contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con sólo esos campos, les será más fácil
usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar
las acciones frecuentes.
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Considere los formularios como ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las bases de datos. Un formulario
eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario
es visualmente atractivo, resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base de datos, además de ayudar a
evitar que se introduzcan datos incorrectos. Microsoft Office Access 2007 incluye nuevas herramientas que ayudan a
crear formularios con rapidez, así como nuevos tipos de formulario y nuevas características que mejoran el uso de las
bases de datos.
Crear un formulario mediante la herramienta Formulario
Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando usa esta herramienta, todos los
campos del origen de datos subyacente están colocados en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el
nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentación o Diseño para ajustarlo a sus necesidades.
Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario
1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el
formulario.
2. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Formulario.
Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de
diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para
que quepan los datos si es necesario. Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación uno a varios con la
tabla o consulta usada para crear el formulario, agregará una hoja de datos al formulario basado en la tabla o consulta
relacionada. Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Empleados y hay una relación uno a varios
definida entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos, en la hoja de datos se muestran todos los registros de la tabla
Pedidos que formen parte del actual registro Empleado. Se puede eliminar la hoja de datos del formulario si se decide
que no es necesario. Si hay más de una tabla con una relación uno a varios con la tabla usada para crear el formulario,
Access no agrega ninguna hoja de datos al formulario.
Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido
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Un formulario dividido es una característica nueva de Microsoft Office Access 2007 que permite obtener dos vistas de
los mismos datos a la vez: una vista Formulario y una vista Hoja de datos.
Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento sincronizadas entre ellas. Si se
selecciona un campo en una parte del formulario, se selecciona el mismo campo en la otra parte del formulario. Se
pueden agregar, editar o eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el origen de registros sea actualizable y el
formulario no esté configurado para evitar estas acciones).
Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos de formularios en un solo formulario. Por ejemplo, se
puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar rápidamente un registro y, a continuación, usar la
parte correspondiente al formulario para ver o editar el registro.
Para crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido
1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee incluir en el
formulario. O bien, abra la tabla o consulta en la vista Hoja de datos.
2. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Formulario dividido.
Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de
diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para
que quepan los datos si es necesario.
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Crear un formulario mediante el Asistente para formularios
Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a aparecer en un formulario, puede usar el Asistente para
formularios en vez de las diversas herramientas de creación de formulario anteriormente mencionadas. Asimismo,
permite definir cómo se agrupan y se ordenan los datos, y usar campos de más de una tabla o consulta siempre y
cuando defina con antelación las relaciones entre las tablas y consultas..
1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Más formularios y, a continuación, en Asistente
para formularios.
2. Siga las instrucciones que figuran en las páginas del Asistente para formularios.
NOTA Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en
Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente
para formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás campos que
desee incluir en el formulario. A continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar.
3. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.
Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco
Si el asistente o las herramientas de creación de formulario no se ajustan a sus necesidades, puede usar la herramienta
Formulario en blanco para crear un formulario. Puede ser una forma muy rápida de crear un formulario, especialmente si
está pensando en incluir sólo unos pocos campos.
1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en En blanco.
Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.
2. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen
los campos que desee ver en el formulario.
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3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios
campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. A continuación,
arrástrelos todos juntos hasta el formulario.
NOTA El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar en función de qué parte del
formulario esté seleccionada actualmente. Si no puede agregar un campo al formulario, seleccione una parte
distinta del formulario y pruebe a agregar el campo de nuevo.
4. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar al formulario un logotipo, un
título, números de páginas o la fecha y la hora.
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5. Si desea agregar al formulario una mayor variedad de controles, cambie a la vista Diseño haciendo clic con el
botón secundario en el formulario y eligiendo Vista Diseño . A continuación, podrá usar las herramientas
del grupo Controles de la ficha Diseño.
Obtener información sobre los controles
Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y permiten ver y trabajar con información que mejora la
interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes. El control más común es el cuadro de texto, pero también hay otros
controles como etiquetas, casillas de verificación y controles de subformulario y subinforme.
Los controles pueden ser controles dependientes, independientes y calculados:
Control dependiente Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una consulta se
denominan controles dependientes. Los controles dependientes se usan para mostrar valores procedentes de
los campos de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o
gráficos. Por ejemplo, un cuadro de texto de un formulario que muestre los apellidos de un empleado podría
obtener esta información del campo Apellidos de la tabla Empleados.
Control independiente Los controles que no tienen orígenes de datos (como un campo o una expresión) son
controles independientes. Los controles independientes se usan para mostrar información, líneas, rectángulos
e imágenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el título de un formulario es un control independiente.
Control calculado Un control cuyo origen de datos es una expresión en vez de un campo se denomina
control calculado. Para especificar el valor que se va a usar como origen de los datos del control, se define
una expresión. Una expresión puede ser una combinación de operadores (por ejemplo, = y +), nombres de
controles, nombres de campos, funciones que devuelven un único valor y valores constantes. Por ejemplo, la
siguiente expresión calcula el precio de un artículo con un descuento del 25 por ciento multiplicando el valor
del campo Precio por unidad por un valor constante (0,75).
= [Precio unidad] * 0,75
Una expresión puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente de un formulario, o bien,
los datos de otro control incluido en el formulario.
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Cuando se crea un formulario, probablemente sea más eficaz agregar y organizar primero todos los controles
dependientes, especialmente si representan la mayoría de los controles en el formulario. Después se pueden agregar
los controles independientes y calculados que completen el diseño mediante las herramientas del grupo Controles de la
ficha Diseño en la vista Diseño.
Un control se enlaza a un campo identificando el campo del que proceden los datos del control. Se puede crear un
control enlazado al campo seleccionado arrastrando el campo desde el panel Lista de campos hasta el formulario. En
el panel Lista de campos, se muestran los campos de la tabla o consulta subyacente del formulario. Para mostrar el
panel Lista de campos, presione ALT+F8, o bien, en la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar
campo existente. Cuando se hace doble clic en un campo del panel Lista de campos, Access agrega al formulario el
tipo de control apropiado para ese campo.
Asimismo, se puede enlazar un campo a un control escribiendo el nombre del campo en el propio control o en el cuadro
Origen del control de la hoja de propiedades del control. La hoja de propiedades define las características del control,
como su nombre, el origen de sus datos y su formato. Para abrir la hoja de propiedades, presione F4.
El panel Lista de campos es la mejor forma de crear un control dependiente, por dos motivos:
Access rellena automáticamente la etiqueta asociada del control con el nombre del campo (o el título definido
para ese campo en la tabla o consulta subyacente), por lo que no hay que escribir la etiqueta del control.
Access establece automáticamente muchas de las propiedades del control en los valores apropiados de
acuerdo con las propiedades del campo en la tabla o consulta subyacente (como las propiedades Formato,
Lugares decimales y Máscara de entrada).
Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo a un campo, establezca la propiedad Origen del control del
control en el nombre del campo. Para obtener información detallada sobre la propiedad Origen del control, presione F1
mientras que el cursor se encuentra en la lista desplegable de la propiedad.
Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño
Vista Presentación La vista Presentación es la vista más intuitiva que se usa para modificar los formularios. Se puede
usar para llevar a cabo casi todos los cambios en Office Access 2007. En la vista Presentación, el formulario se está
ejecutando, por lo que los datos se pueden ver de manera muy similar a como aparecen en la vista Formulario. Sin
embargo, en la vista Presentación, también se pueden realizar cambios en el diseño de formulario. Dado que se ven los
datos durante la modificación de los formularios, se trata de una vista muy útil para configurar el tamaño de los controles
o llevar a cabo casi todas las tareas que afecten a la apariencia y al uso del formulario.
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Hay algunas tareas que no se pueden realizar en la vista Presentación y que requieren pasar a la vista Diseño. En
algunos casos, Access muestra un mensaje que indica que hay que cambiar a la vista Diseño para llevar a cabo un
cambio determinado.
Vista Diseño La vista Diseño ofrece una vista más detallada de la estructura de un formulario. Se pueden ver las
secciones Encabezado, Detalle y Pie de página de un formulario. Cuando se muestra en la vista Diseño, el formulario no
se está ejecutando en realidad, por lo que no se pueden ver los datos subyacentes mientras se realizan cambios de
diseño; sin embargo, hay algunas tareas que se pueden realizar más fácilmente en la vista Diseño que en la vista
Presentación. Se puede:
Agregar una mayor variedad de controles al formulario, como etiquetas, imágenes, líneas y rectángulos.
Editar los orígenes de los controles de cuadro de texto en los propios cuadros de texto sin usar la hoja de
propiedades.
Cambiar el tamaño de las secciones de los formularios como, por ejemplo, la sección Encabezado del
formulario o la sección de detalle.
Cambiar algunas propiedades de formulario que no se pueden cambiar en la vista Presentación (como Vista
predeterminada o Permitir vista Formulario).
Ajustar un formulario en la vista Presentación
Una vez creado el formulario, se puede ajustar fácilmente su diseño en la vista Presentación. Usando los datos reales
del formulario como punto de referencia, se pueden reorganizar los controles y ajustar su tamaño. Se pueden colocar
controles nuevos en el formulario y configurar las propiedades del formulario y de sus controles.
Para cambiar a la vista Presentación, haga clic con el botón secundario en el nombre del formulario en el panel de
exploración y, a continuación, haga clic en Vista Presentación .
Access muestra el formulario en la vista Presentación.
Puede usar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del formulario, sus controles y secciones. Para
mostrar la hoja de propiedades, presione F4.
Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al diseño de formulario.
Para mostrar el panel Lista de campos, realice una de las acciones siguientes.
En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.
Presione ALT+F8.
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A continuación, podrá arrastrar directamente los campos desde el panel Lista de campos hasta el formulario.
Para agregar un solo campo, haga doble clic en él o arrástrelo desde el panel Lista de campos hasta la
sección del formulario donde desee incluirlo.
Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que
desee agregar. A continuación, arrastre los campos seleccionados hasta el formulario.
Ajustar un formulario en la vista Diseño
Se puede ajustar asimismo el diseño de un formulario en la vista Diseño. Se pueden agregar nuevos controles y campos
al formulario agregándolos a la cuadrícula de diseño. La hoja de propiedades incluye un gran número de propiedades
que se pueden configurar para personalizar el formulario.
Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el nombre del formulario en el panel de exploración
y, a continuación, haga clic en Vista Diseño ..
Access muestra el formulario en la vista Diseño.
Puede usar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del formulario, sus controles y secciones. Para
mostrar la hoja de propiedades, presione F4.
Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al formulario. Para
mostrar el panel Lista de campos, realice una de las acciones siguientes:
En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.
Presione ALT+F8.
A continuación, podrá arrastrar directamente los campos desde el panel Lista de campos hasta el formulario.
Para agregar un solo campo, haga doble clic en él o arrástrelo desde el panel Lista de campos hasta la
sección del formulario donde desee incluirlo.
Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que
desee agregar. A continuación, arrastre los campos seleccionados hasta el formulario.
Para agregar un solo campo, haga doble clic en él o arrástrelo desde el panel Lista de campos hasta la
sección del formulario donde desee incluirlo.
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Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que
desee agregar. A continuación, arrastre los campos seleccionados hasta el formulario.
Guardar el trabajo
Tras guardar el diseño de un formulario, se puede guardar el formulario tantas veces como se desea. El diseño
permanece intacto, pero los datos actuales se ven cada vez que se muestra el formulario. Si cambian sus necesidades,
puede modificar el diseño o crear un nuevo formulario basado en el original.
Guardar el diseño del formulario
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.
Asimismo, puede hacer clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido, o bien,
presionar CTRL+G.
2. Si el formulario no tiene título, escriba un nombre en el cuadro Nombre del formulario y haga clic en
Aceptar.
Guardar el diseño del formulario con otro nombre
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.
2. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre en el cuadro Guardar formulario en, seleccione
Formulario en la lista Como y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Crear informes sencillos
Puede crear una amplia variedad de informes en Microsoft Office Access 2007, desde los más sencillos a los más
complejos. Por ejemplo, debe comenzar por pensar en el origen de los registros del informe. Aunque el informe sea un
listado sencillo de registros o un resumen agrupado de las ventas realizadas por zona comercial, primero debe
determinar qué campos contienen los datos que desea ver en el registro y en qué tablas o consultas residen.
Después de elegir el origen de los registros, normalmente le parecerá más sencillo crear el informe utilizando un
asistente para informes. El Asistente para informes es una característica de Access que le guía por una serie de
preguntas y, a continuación, genera un informe tomando como base las respuestas proporcionadas.
Los informes constan de información extraída de una tabla o consulta, así como de la información almacenada en el
diseño del informe, como etiquetas, encabezados y gráficos. La tabla o consulta que proporciona los datos subyacentes
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también se conoce como origen de registros del informe. Si los campos que desea incluir se encuentran todos en una
sola tabla, utilice dicha tabla como origen de registros. Si los campos se encuentran en más de una tabla, le será más
conveniente utilizar una o más consultas como origen de registros. Puede que dichas consultas ya existan en la base de
datos, o bien, puede ser necesario crear consultas específicas que cubran las necesidades del informe.
Crear un informe mediante la herramienta de informes
La herramienta Informe es la manera más rápida de crear un informe, porque lo genera inmediatamente sin solicitarle
ningún tipo de información. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente. La herramienta
Informe puede no crear el producto final terminado que desea obtener en última instancia, pero resulta muy útil para ver
rápidamente los datos subyacentes. Después, puede guardar el informe y modificarlo en la vista Presentación o en la
vista Diseño para que se adapte mejor a sus propósitos.
1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar el informe.
2. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Informe.
Access crea y muestra el informe en la vista Presentación.
Después de ver el informe, puede guardarlo y, a continuación, cerrar tanto el informe como la tabla o consulta
subyacente que ha utilizado como origen de registros. La próxima vez que abra el informe, Access mostrará los datos
más recientes del origen de registros.
Crear un informe mediante el Asistente para informes
Puede utilizar el Asistente para informes para ser más selectivo acerca de los campos que van a aparecer en el informe.
También puede especificar cómo se agrupan y se ordenan los datos, y puede utilizar los campos de más de una tabla o
consulta, siempre que haya especificado de antemano las relaciones entre las tablas y consultas.
En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Asistente para informes.
1. Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para informes. En la última, haga clic en Finalizar.
En la Vista preliminar del informe, éste aparece tal y como se imprimirá. También puede ampliarlo para ver
mejor determinados detalles.
NOTA Si desea incluir en el informe campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar
después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para informes. Al
contrario, repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los campos que desee incluir en el
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informe hasta haber seleccionado todos los campos necesarios. A continuación, haga clic en Siguiente o en Finalizar
para continuar.
Crear un informe utilizando la herramienta Informe en blanco
Si no está interesado en utilizar la herramienta Informe o el Asistente para informes, puede utilizar la herramienta
Informe en blanco para crear un informe desde el principio. Puede resultar una forma muy rápida de crear un informe,
especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos campos en él. El siguiente procedimiento muestra cómo
utilizar la herramienta Informe en blanco:
1. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Informe en blanco.
Se muestra un informe en blanco en la Vista Presentación y el panel Lista de campos se muestra a la derecha
de la ventana de Access.
2. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo que está más junto a la tabla o tablas que contienen los
campos que desea ver en el informe.
3. Arrastre cada campo al informe, de uno en uno, o mantenga presionada la tecla CTRL y seleccione varios
campos y arrástrelos al informe al mismo tiempo.
4. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar un logotipo, título, números
de páginas o la fecha y hora del informe.
Crear una consulta basada en varias tablas
A veces, el proceso de crear y usar consultas es sólo cuestión de seleccionar campos de una tabla, quizás aplicar
algunos criterios y, a continuación, ver los resultados. Pero, ¿qué sucede si, como suele ser el caso, los datos se
encuentran dispersos en varias tablas? Afortunadamente, se puede crear una consulta que combine información
procedente de varios orígenes. En este tema se describen algunos casos en los que se extraen los datos de más de
una tabla y se muestra cómo hacerlo.
Usar los datos de una tabla relacionada para mejorar la información de la consulta
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Puede haber casos en los que una consulta basada en una tabla proporcione la información necesaria, pero la
extracción de datos de otra tabla ayudaría a que los resultados de la consulta fuesen aún más elocuentes y más útiles.
Por ejemplo, supongamos que tiene una lista de identificadores de empleado que aparecen en los resultados de una
consulta. Es consciente de que sería más útil que apareciese el nombre de los empleados en los resultados, pero esos
nombres se encuentran en otra tabla. Para que aparezcan los nombres de los empleados en los resultados de la
consulta, tendrá que incluir ambas tablas en la consulta.
Usar el Asistente para consultas para crear una consulta a partir de una tabla principal y una tabla relacionada
1. Asegúrese de que las tablas tienen una relación definida en la ventana Relaciones.
1. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
3. Identifique las tablas que deberían tener una relación definida.
Si se ven las tablas en la ventana Relaciones, compruebe si ya hay una relación definida.
Una relación aparece como una línea que conecta las dos tablas en un campo común. Puede
hacer doble clic en una línea de relación para ver qué campos de las tablas están conectados por
la relación.
Si no se ven las tablas en la ventana Relaciones, deberá agregarlas.
En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Nombres de tablas.
Haga doble clic en cada una de las tablas que desee mostrar y, a continuación, haga clic en
Cerrar.
4. Si no encuentra ninguna relación entre las dos tablas, cree una arrastrando un campo de una de las
tablas a un campo de la otra tabla. Los campos usados para crear la relación entre las tablas deben
tener el mismo tipo de datos.
NOTA Se puede crear una relación entre un campo con el tipo de datos Autonumérico y un campo con
el tipo de datos Número si el tamaño de ese campo está establecido en un entero largo. Éste suele ser
el caso cuando se crea una relación uno a varios.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
5. Haga clic en Crear para crear la relación.
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6. Cierre la ventana Relaciones.
2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.
3. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
4. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en la tabla con la información básica que desee incluir
en la consulta.
5. En la lista Campos disponibles, haga clic en el primer campo que desee incluir en la consulta y, a
continuación, haga clic en el botón de una sola flecha derecha para mover ese campo a la lista Campos
seleccionados. Haga lo mismo con cada campo adicional de esa tabla que desee incluir en la consulta.
Puede tratarse de campos que desee que se devuelvan en los resultados de la consulta o campos que desee
usar para limitar las filas en los resultados mediante criterios.
6. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en la tabla con los datos relacionados que desee usar
para mejorar los resultados de la consulta.
7. Agregue a la lista Campos seleccionados los campos que desee usar para mejorar los resultados de la
consulta y, a continuación, haga clic en Siguiente.
8. Bajo ¿Desea una consulta de detalle o resumen?, haga clic en Detalle o en Resumen.
Si desea que la consulta no realice ninguna función de agregado (Suma, Promedio, Mín, Máx, Cuenta,
DesvEst o Var), elija una consulta de detalle. Si desea que la consulta realice una función de agregado, elija
una consulta de resumen. Después de elegir la opción adecuada, haga clic en Siguiente.
9. Haga clic en Finalizar para ver los resultados.
Conectar los datos de dos tablas mediante sus relaciones con una tercera tabla
En muchas ocasiones, los datos de dos tablas están relacionados a través de una tercera tabla. Suele ser el caso
cuando los datos de las dos primeras tablas están relacionados a través de una relación varios a varios. A menudo, se
recomienda dividir una relación varios a varios existente entre dos tablas en dos relaciones uno a varios que implican
tres tablas. Para ello, se crea una tercera tabla, denominada tabla de unión o tabla de relación, que tiene una clave
principal y una clave externa para cada una de las demás tablas. A continuación, se crea una relación uno a varios entre
cada clave externa de la tabla de unión y la correspondiente clave principal de una de las demás tablas. En esos casos,
es preciso incluir las tres tablas en la consulta, incluso si se desea recuperar datos sólo de dos de ellas.
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Crear una consulta de selección mediante tablas con una relación varios a varios
1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
Se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en las dos tablas que contienen los datos que desee
incluir en la consulta así como la tabla de unión que las vincula. A continuación, haga clic en Cerrar.
Las tres tablas aparecen en el área de trabajo del diseño de la consulta, combinadas en los campos
apropiados.
3. Haga doble clic en cada uno de los campos que desee usar en los resultados de la consulta. Cada campo
aparecerá en la cuadrícula de diseño de la consulta.
4. En la cuadrícula de diseño de la consulta, use la fila Criterios para especificar criterios de campo. Para usar
un criterio de campo sin mostrar el campo en los resultados de la consulta, desactive la casilla de verificación
en la fila Mostrar correspondiente a ese campo.
5. Para ordenar los resultados en función de los valores de un campo, en la cuadrícula de diseño de la consulta,
haga clic en Ascendente o Descendente (dependiendo de cómo desee ordenar los registros) en la fila
Ordenar correspondiente a ese campo.
6. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Access muestra los resultados de la consulta en la vista Hoja de datos.