actividades base de datos access 2007ba… · cerrar una base de datos de access 2007. abrimos...

IES LA CAÑADA DPTO TECNOLOGÍA

IES La Cañada Página 1

ACTIVIDADES BASE DE DATOS ACCESS 2007

En un primer momento vamos a practicar las opciones de Crear, abrir y

cerrar una base de datos de Access 2007.

Abrimos Access 2007 y haz clic sobre la opción Base de Datos en blanco en

la ventana de Introducción Office Access.

Tal y como vemos en la figura de arriba seleccionamos base de datos en

blanco.



También podemos desplegar el Botón de office y hacer clic en la opción

Nuevo tal y como vemos en la siguiente figura.



Aparecerá el panel Base de datos en blanco:

Haz clic en el botón Buscar ubicación .Se abrirá el cuadro de diálogo

Archivo de nueva base de datos.

Apareciendo la siguiente ventana:



Haz clic sobre el icono Mis documentos que aparece en la parte izquierda

de la ventana.

Podemos cambiar el nombre de la base de datos que la llamaremos Clases

Haz clic en Aceptar.

Pulsamos el botón Crear



Ya tenemos una nueva base de datos llamada Clases.accdb preparada

para crear una tabla.



Cuando hemos creado la nueva base de datos la ventana que nos aparece

es:

Supongamos que no queremos seguir trabajando con la base de datos

Clases, por lo tanto la cerramos para ello hacemos:



Abre el botón de Office.

Pulsa el botón Salir de Access.



Volvemos a abrir la base de datos, para ello volvemos a abrir el programa

desde su icono del escritorio o desde inicio:



Ahora la base de datos está creada luego no elegimos la opción Base de

datos en blanco sino que abrimos una existente.

También la podemos abrir con la opción Abrir del Botón de Office.

Una vez creada la base de datos vamos a crear una tabla de datos:

Para ello abrimos la base de datos Clases.accdb

Crearemos dos tablas una será la de alumnado y la otra tabla de cursos

empezaremos por crear la tabla Alumnado.



Hacemos clic sobre el botón Diseño de tabla de la pestaña Crear.

Aparecerá la siguiente ventana:

En la primera fila escribimos el nombre del primer campo Código

alumnado.

Pulsa INTRO para ir a la segunda columna del campo.

Por defecto al situarnos en la segunda columna nos pondrá Texto como

tipo de dato haz clic sobre la flecha de la derecha y elige el tipo

Autonumérico tal y como vemos en la siguiente figura:



Pulsa la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo pero no se

utilizará no cambiaremos de momento las propiedades de este campo.

Pulsa la tecla INTRO para ir al siguiente campo.

Escribe Nombre alumnado como nombre del segundo campo de la tabla.

Deja el tipo texto y vamos a la tercera columna en ella en la columna

Descripción escribe Introducir el nombre del alumno

Pulsa INTRO para pasar a la siguiente columna escribe Apellidos del

alumno.

Pulsa FLECHA ABAJO para pasar a la siguiente fila, crea a partir de ahora

los siguientes campos: Dirección, Población que serán del tipo Texto crea

el campo Código Postal de tipo Número crea el campo Fecha de

nacimiento de tipo Fecha/ Hora. Quedando de la siguiente manera:



Ahora vamos a definir el campo Código alumnado como clave principal ya

que no podemos tener dos alumnos con el mismo código para ello lo que

hacemos es:

Haz clic sobre el nombre del campo Código alumnado y haz clic sobre el

icono clave principal de la pestaña Diseño.

Clave principal Pestaña Diseño

A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave que indica que

dicho campo es la clave principal de la tabla:

Llave de clave principal



Ya podemos guardar la tabla para ello despliega el botón de office elige la

opción Guardar.

Cuando pida el nombre de la tabla ponemos Alumnado:

Haz clic en Aceptar.

Ya tenemos la tabla creada que tendrá la forma siguiente:

Las distintas celdas de la tabla se pueden ensanchar a nuestro gusto.

Ahora vamos a crear la segunda tabla

Para ello lo que hacemos es clic sobre el botón Diseño de tabla de la

pestaña Crear.



En la primera fila escribe el nombre del primer campo Código curso. Pulsa

INTRO para ir a la segunda columna del campo haz clic sobre la flecha de

la derecha y en el tipo de dato elegir el tipo Número. Pulsa INTRO para ir

a la tercera columna pero no la usaremos y tampoco cambiaremos de

momento las propiedades. Pulsa la tecla INTRO para ir al siguiente campo.

Escribe Nombre curso como nombre del segundo campo de la tabla

vamos al siguiente campo y escribe Nº horas de tipo Número crea de la

misma forma los campos Fecha inicio y Fecha final que serán del tipo

Fecha/hora .Ahora vamos a definir el campo Código curso como clave

principal.

En la imagen vemos que el código curso es clave principal



Quedando de la siguiente manera:

Ya podemos guardar la tabla.

Ahora vamos a modificar una tabla de datos

Para ello en el campo Apellidos del alumno introducir en descripción:

Introducir apellidos del alumno



También añadimos el campo Curso este no existía y será del tipo Número

También creamos el campo Auxiliar que posteriormente eliminaremos,

para eliminar este campo nos situamos en él y haz clic sobre el botón

de la pestaña Diseño y nos elimina dicho campo.

Muy importante si nos equivocamos podemos rectificar con la

combinación de teclas Control +Z deshacer valor de la propiedad.

Introducción de datos en una tabla

Abrimos la base de datos Clases.accdb hacemos clic sobre la tabla

Alumnado observa como en el primer campo pone Autonumérico el tipo

de dato asignado al código del alumno. No tenemos que escribir nada ya

que este campo se rellenará automáticamente.

Pulsa INTRO para ir al segundo campo. Escribe un nombre INTRO escribe

un apellido INTRO y así vamos rellenando los campos, menos el campo

curso que lo dejamos en blanco.

En la figura de arriba vemos los distintos campos rellenos.



Vamos rellenando los campos y nos quedará de la siguiente manera:

Desplazamiento en una tabla

Abre la tabla de Alumnado en vista de datos .Haz clic sobre el botón

para ir al siguiente registro, también podemos ir

directamente al último registro y crear un nuevo registro.



Buscar datos en una tabla

Abre la tabla Alumnado en vista Hoja de datos. Haz clic sobre el campo

donde se encuentra el valor a buscar en el siguiente recuadro

introduce el nombre de un alumno y veras como se resalta

el nombre que has introducido.



También lo podemos hacer con el botón Buscar en la pestaña de

inicio.

Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar

En el cuadro Buscar se introduce el nombre que queramos buscar y se nos

quedará marcado en negro.

Ahora vamos a modificar la estructura de la tabla Alumnado de forma que

cada campo tenga las siguientes propiedades.

Haz clic sobre el campo Nombre alumnado para modificar sus

propiedades.haz clic sobre la propiedad Tamaño que aparece en la parte

inferior de la ventana, se quedará seleccionado el tamaño por defecto 50

tal y como vemos en la imagen.

Para que el campo sea obligatorio tenemos que poner en la propiedad

Requerido el valor Si.

Hacemos clic en el campo Apellidos alumnado para acceder a las

propiedades de dicho campo. Escribe 30 en el Tamaño.

Haz clic sobre el campo Dirección y asígnale Tamaño 30 .Como el campo

es opcional dejamos la propiedad Requerido a No.



Haz clic sobre el campo Población y asígnale tamaño 15 para que aparezca

por defecto el valor Madrid tenemos que cambiar su propiedad valor

predeterminado.

En el campo Código postal poner tamaño del campo entero largo y

requerido No.

Para que siempre tenga cinco dígitos definiremos una máscara de

entrada. Vamos a ver como se hace una máscara de entrada para ello haz

clic sobre la propiedad Máscara de entrada y teclea la máscara 00000 tal y

como vemos en la siguiente figura:



El 0 representa un digito numérico

obligatorio y que si se introduce un valor este deberá contener

obligatoriamente cinco cifras.

Para que el código postal sea siempre menor que 55000 tenemos que

cambiar la propiedad Regla de Validación. Para ello haz clic sobre la

propiedad Regla de Validación y teclea <55000.

Al hacer clic en la regla de validación nos aparece:

En esa ventana introducimos el valor <55000 y le damos Aceptar.



Para mejorar esta regla de validación rellenamos la propiedad Texto de

validación para que el usuario sepa por qué el valor introducido es

incorrecto. Para ello hacemos clic sobre Texto de validación y teclea El

código postal debe ser inferior a 55000.

Este será el mensaje que saldrá cuando se intente introducir en el campo

un valor mayor o igual a 55000.

Vamos a comprobarlo nos vamos a la tabla de Alumnos en Vista hoja de

datos en el campo código postal introducimos un valor por ejemplo 89999

y al dar Intro vemos que nos aparece:



Ahora vamos a cambiar el campo de la fecha de nacimiento para ello haz

clic sobre el campo Fecha de nacimiento y haz clic sobre la propiedad

Formato nos aparecerá una flecha con una lista desplegable, elige la

opción Fecha corta.

CREACIÓN DE RELACIONES

Vamos a relacionar las tablas Alumnado y Cursos.

La relación existente entre las tablas Cursos y Alumnado es de Uno a

Varios ya que un curso tendrá varios registros relacionados en la tabla de

Alumnado pero un alumno de la tabla de Alumnado solo podrá

pertenecer a un curso por lo que la tabla principal será la de Cursos y la

tabla asociada la de Alumnado.

Haz clic en el botón Relaciones en la pestaña Herramientas de la base de

datos.



Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas.

Seleccionamos la tabla Cursos y hacemos clic sobre el botón Agregar

seleccionamos la tabla Alumnado haz clic sobre el botón Agregar.

Nos aparecerá la siguiente ventana:

Ahora nos colocamos sobre el campo de relación de la tabla principal es

decir Código Curso de la tabla Curso.



Pulsando el botón del ratón y manteniendo pulsado arrástralo hasta el

campo Curso de la tabla Alumnado.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones:

En la parte superior debe estar los nombres de las dos tablas relacionadas

y debajo de estas el nombre de los campos de relación Código Curso y

Curso.

En nuestro caso el tipo de relación es de Uno a varios. Activa la casilla

Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ella.



Una vez hechas las relaciones entre las dos tablas nos aparecerá la

siguiente ventana:

AHORA VAMOS A MODIFICAR LAS RELACIONES

Haz clic en el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de

datos. Vamos primero a primero a practicar las operaciones de Mostrar y

Quitar tabla.

Para ello haz clic derecho sobre la tabla Curso selecciona la opción Ocultar

tabla. La tabla ha desaparecido y también la relación asociada a ella, la

relación ha desaparecido de la ventana Relaciones pero no se ha borrado.



Ahora haz clic en el botón Mostrar tabla en la pestaña Diseño aparecerá

el cuadro de diálogo Mostrar tablas.

El cuadro de diálogo Mostrar Tablas es:



Seleccionamos la tabla Cursos. Haz clic sobre el botón Agregar. Hemos

vuelto a la ventana Relaciones y al mostrar la tabla Cursos ha reaparecido

automáticamente la relación.

Ahora queremos que cuando se borre un curso, se borren

automáticamente todos los alumnos que tengan ese curso, para ello

debemos modificar la relación.

Haz clic sobre la relación, esta aparecerá resaltada. Haz clic en el botón

Modificar relaciones en la pestaña Diseño, aparecerá el cuadro de diálogo

Modificar relaciones.



Activa la casilla Eliminar en cascada los registros relacionados. También

queremos que cuando se modifique el código de un curso se actualicen

automáticamente todos los alumnos que tenga este curso, parta ello

activa la casilla Actualizar en cascada los campos relacionados. Haz clic en

aceptar.

Ahora vamos a practicar las operaciones de Crear, ejecutar y guardar una

consulta simple.



Empezaremos por crear una consulta para ello abrimos la base de datos

clases y haz clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear.

A continuación se abrirá el cuadro Mostrar tabla:

Haz clic en la tabla Curso quedará así seleccionada. Haz clic en el botón

Agregar, observa que aparece la tabla Curso en la zona de tablas de la

ventana Diseño de consulta.



Pulsa el botón Cerrar ya que la consulta se va a basar sólo en la tabla

Curso.

Ya tenemos la ventana diseño con la tabla añadida, vamos ahora a indicar

que campos (columnas) queremos que aparezcan en la consulta. En la

tabla de la zona de tablas tienes los campos de la tabla Curso y un * que

representa todas las columnas.

Haz clic sobre el asterisco y observa como aparece en la rejilla QBE el

asterisco.



Haz clic en el botón Ejecutar o el botón Vista Hoja de datos de la

pestaña Inicio para ver el resultado.

Ahora vamos a hacer Consultas simples.



Para ello en la tabla Alumnado faltaban por asignar cursos a los diferentes

alumnos, por lo que vamos a crear una consulta tal que aparezca el Código

del alumno y su código de curso para introducir los valores que vienen a

continuación:

Haz clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear.

A continuación se abre el cuadro Mostrar tabla

Haz clic en la tabla alumnado quedará seleccionada. Haz clic en el botón

Agregar. Observa que aparece la tabla alumnado en la zona de tablas de

la ventana diseño



Pulsa el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo ya que la consulta

se va a basar sólo en la tabla Alumnado.



Vamos ahora a indicar qué campos (columnas) queremos que aparezcan

en la consulta. Haz doble clic sobre el campo Código Alumnado de la tabla

Alumnado y observa como aparece en la rejilla QBE.

Haz doble clic sobre el campo Curso de la tabla Alumnado y observa como

aparece en la rejilla QBE.



Haz clic en el botón Ejecutar nos aparece la siguiente ventana:

Introduce los siguientes datos:

Cierra la consulta, como es la primera vez que la guardamos nos pedirá un

nombre la podemos llamar consulta alumno curso.



También podemos hacer consultas más complejas por ejemplo que

aparezca Nombre Alumnado, Apellidos Alumnado, Población, Fecha de

nacimiento. La cuadrícula quedará de la siguiente manera:

Para añadir campos a la rejilla también se puede hacer de la siguiente

manera: Haz clic sobre la fila Campo de la primera columna de la rejilla,

despliega la lista asociada haciendo clic sobre su flecha de la lista

desplegable.



Haz clic en el botón Ejecutar de la pestaña diseño.

Cuidado en una consulta no podemos dar el mismo nombre que una

tabla ya creada.

La consulta que hemos creado será:

También se pueden hacer consultas multitabla.

Para ello hacemos clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear.

A continuación se abrirá el cuadro Mostrar tabla. Haz clic en la tabla

Cursos quedará así seleccionada, haz clic. Haz clic en el botón Agregar

observa que aparece la tabla Cursos en la zona de tablas.

Haz clic en la tabla Alumnado quedara seleccionada. Haz clic con el botón

Agregar observa que aparece la tabla Alumnado en la zona de tablas.



Pulsa el botón cerrar para cerrar el cuadro de diálogo. Rellena la rejilla

QBE de forma que nos quede así:

Con la primera columna indicamos que queremos todos los campos de

Alumnado y con la segunda columna el nombre del curso asignado al

alumno.



Haz clic en el botón Ejecutar para ver el resultado:

Ahora vamos a hacer un formulario

Un formulario realmente es un informe de nuestra base de datos.

Para ello vamos a la pestaña Crear y Asistente para formularios



Hacemos clic en Asistente para formularios y nos aparece:

Añadimos los campos que queremos que aparezcan, en nuestro caso

hemos incluido Código curso, Nombre del alumno y Curso, de la tabla

curso y de la tabla alumnos respectivamente. Hacemos clic en siguiente:



En como desea ver los datos elegimos por Alumnado damos siguiente:

Hacemos clic en siguiente y elegimos el estilo a aplicar, hay muchos

estilos nosotros hemos elegido oficina clic en siguiente:



En el título del formulario ponemos Alumnos Curso y hacemos clic

en finalizar:

actividades base de datos access 2007ba… · cerrar una base de datos de access 2007. abrimos...

Documents