ASIGNATURA : COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA

SEPARATA : COMUNICACIÓN ESCRITA EN LAS ORGANIZACIONES

UNIVERSIDAD AUTONOMA SAN FRANCISCO

No importa el sector a que se dedique, ni su cifra de facturación, ni su tamaño: Todas, absolutamente todas las empresas necesitan comunicarse. Y comunicarse, además, de forma eficiente. De no hacerlo así, la empresa pierde rápidamente el contacto con la sociedad, y, por lo tanto, con su mercado. Llegados a este punto, el fracaso final es inevitable.

Las organizaciones disponen de una amplia variedad de canales de comunicación: Blogs, correos electrónicos, reuniones, cartas, llamadas telefónicas, video conferencias, presentaciones, anuncios publicitarios...

INTRODUCCION

Así, la escritura corporativa (también llamada, escritura empresarial, o de negocios) es el conjunto de documentos que una empresa crea en el desarrollo de su actividad. El término se ha traducido del inglés “corporate writing”. Es en Estados Unidos y Canadá, desde principios de los ochenta del pasado siglo, donde se empieza a prestar atención a la calidad de la comunicación escrita, y a considerarla como uno de los factores que determinan el éxito empresarial.

1. ¿Y QUÉ PUEDE HACER ESTE ALIADO POR LAS EMPRESAS?

Pensemos por un momento en la auténtica montaña de papeles que genera al cabo del año hasta el más modesto negocio… ¿Por qué es tan importante para una empresa tener una buena escritura corporativa?

Para responder a esta pregunta, nos fijaremos en cuatro aspectos clave de la gestión empresarial. Veremos cómo la escritura corporativa es una herramienta eficaz, práctica y de bajo coste que puede reportar numerosos beneficios a las organizaciones.

 

Las empresas se relacionan todos los días con personas y entidades muy diversas que genéricamente llamaremos “terceros” (aunque a veces puedan estar muy vinculadas a la compañía). Aquí se incluyen proveedores, inversores, accionistas, prensa, clientes, competidores, Administración, público en general...

A. RELACIONES EXTERNAS

Presentar unos documentos eficaces y bien elaborados en el fondo y en la forma, producirá, entre otros, estos efectos favorables: •Fomentar buenas relaciones con el entorno económico y social.•Mejorar la capacidad de influencia en el mercado.•Transmitir una imagen positiva y profesional. •Facilitar nuevas oportunidades de negocio. 

B. RELACIONES INTERNAS

Un velero no puede llegar a buen puerto sin la cooperación de toda su tripulación. Un equipo de fútbol no puede ganar títulos sin el esfuerzo de todos sus miembros. De igual forma, una empresa no puede progresar si todos sus integrantes no reman en la misma dirección.

Una buena escritura corporativa puede mejorar de forma significativa la gestión de las empresas:

Mejorando el entendimiento entre sus integrantes. Facilitando el éxito del trabajo en equipo. Fomentando la coordinación y la eficiencia. Favoreciendo el aumento de la productividad.

  

Para cualquier empresa es vital saber presentar sus productos y servicios de forma convincente y atractiva. De esta forma atraerá nuevos clientes y mantendrá a los que ya tiene. Para lograr estos objetivos, la empresa se sirve en muchas ocasiones de documentos. Entre ellos: Folletos promocionales, textos para presentaciones, catálogos, argumentarlos de ventas.

C. MARKETING Y VENTAS

La misión de la escritura corporativa consiste en proyectar textos atractivos, centrados en las características y necesidades de los clientes.Los objetivos son:•Distinguir los productos y servicios de los de la competencia. •Estimular la atención y el interés de los potenciales clientes. •Conservar y satisfacer a los clientes que ya se tienen. •Aumentar las ventas, y por tanto, los beneficios de la empresa. 

D. ESCRITURA TÉCNICAEn este apartado incluimos documentos de distinto tipo,

pero que tienen en común su carácter funcional y descriptivo. Aunque en muchos casos van dirigidos a terceros, no son documentos comerciales, y tampoco están orientados a las relaciones públicas. Algunos ejemplos: Manuales de instrucciones, normas de procedimiento, pliegos de contratación para concursos y subastas y solicitudes de subvenciones.

 En este tipo de textos es especialmente importante, aun

más si cabe que en los demás escritos, que la redacción sea clara, coherente y bien construida.

Hay un ejemplo en este grupo de especial interés práctico para todo tipo de empresas (incluidas, por supuesto, las PYMES y los autónomos): Las solicitudes de subvenciones y ayudas financieras.Y es que muchas subvenciones quedan desiertas cada año en España porque los proyectos que se presentan a organismos públicos o entidades financieras no se han redactado de forma adecuada. No es que los empresarios o profesionales carezcan de capacidad para elaborar los proyectos. Lo que sucede es que no están familiarizados con la metodología propia de este tipo de documentos. Por lo tanto, la obtención de una ayuda, un préstamo o una subvención puede depender de la adecuada redacción y presentación de la solicitud.

PERO ¿QUIEN TIENE TIEMPO DE ESCRIBIR?

Ya hemos visto la gran cantidad de documentos que una empresa genera en el desarrollo de su actividad. También hemos comprobado lo importante que puede ser para una empresa saber escribir correctamente. ¿Quién es la persona más adecuada para ocuparse de la escritura corporativa?

Escribir para la empresa con acierto y eficacia no es una

misión imposible. Con dedicación y el aprendizaje de las técnicas adecuadas pueden lograrse mejoras muy apreciables. Sus efectos beneficiosos se notarán en breve tiempo en numerosos aspectos de la organización.

El escritor corporativo suele tener (aunque no es imprescindible) una formación universitaria “de letras” (filología, derecho, periodismo...) lo que le confiere un buen dominio de la expresión escrita. Además, está habituado a trabajar en entornos corporativos, y conoce los problemas y las necesidades de las empresas

2¿COMO OPERA LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA?EMPRESA

Comunicación Interna

Horizontal

DescendenteAscendente

Redes

InformalesFormales

Fluye

A través

Pueden ser de

Fluye

A través

3. LA COMUNICACIÓN DESCENDENTE

Cuya principal utilidad es la emisión de directrices de un superior a sus subordinados. Ésta ayudará a clarificar políticas, metas, etc. Se realiza a través de memorándums, informes, instructivos, reglamentos, manuales de organización, periódicos y revistas internos, folletos, diagramas, videos. Esta información le dará sentido de dirección al trabajo, orienta a los empleados, suministra datos importantes y ayuda a resolver sus dudas.

Algunos canales de comunicación ascendente son:•Boletín o periódicos de empresa.•Circulares.•Manuales de empresa.•Tablones de anuncio.•Folletos de bienvenida.•Entrevistas.•Cursos de formación.

4. LA COMUNICACIÓN ASCENDENTE

Este tipo de comunicación suministra retroalimentación de los subordinados. Establece un camino de oportunidad para recibir sugerencias, quejas, opiniones, etc. Por medio de ella se puede conocer el clima organizacional y es muy valiosa para integrar a los trabajadores con la alta dirección. Se realiza a través de Programas de Sugerencias, Encuestas, Procedimientos de Quejas, una Política de Puertas Abiertas, Diálogo y Entrevistas y Reuniones de Grupo.

Desarrolla, entre otras las siguientes funciones:•Permite a los mandos superiores conocer los problemas del personal.•Facilita la integración y participación de los trabajadores.•Influye en una adecuada toma de decisiones.•Promueve la mejora de calidad.Este tipo de comunicación en las empresas suele ser escasa.Las causas más habituales se pueden resumir en:•Los jefes no admiten de buen grado las críticas a su gestión.Algunos canales de comunicación ascendente:•Encuestas.•Sondeos de opinión.•Manual de empresa.•Informes a la dirección.

5. LA COMUNICACIÓN HORIZONTAL

Es la comunicación que se desarrolla entre dos personas del mismo nivel jerárquico. Es una comunicación muy útil para la integración de los grupos de trabajo, para la sociabilización necesaria entre las personas y para hacer eficiente el trabajo de los grupos y equipos laborales. La mayoría de los mensajes que transitan formalmente en forma horizontal tienen por objetivo la integración y coordinación.

 

La comunicación horizontal en la empresa:•Fomenta el compañerismo y el espíritu de equipo.•Evita malos entendidos.•Enriquece la formación y experiencia de los trabajadores.•Facilita la coordinación.•Propicia el consenso en la toma de decisiones.Procedimientos de comunicación horizontal:

Debate.Grupos de estudio.Seminarios.Visitas a departamentos

6. TIPOS DE LENGUAJEAsí mismo, además de las formas de comunicación

formal, existen las Redes que se utilizan en la Comunicación Informal dentro de las Organizaciones, las cuáles son muy importantes desde el punto de vista del Comportamiento Organizacional, porque cuando las organizaciones las aprovechan en su beneficio, suelen ser de gran utilidad y si se les descuida o se desconocen, pueden ser generadoras de problemas.

Podemos clasificar los diferentes tipos de lenguaje en verbales y no verbales.

Los símbolos que utiliza el Lenguaje Verbal, tanto en su forma oral, como en su forma escrita, son las palabras. Es indispensable que emisor y receptor, manejen el mismo idioma y por lo tanto conozcan las mismas palabras, sin embargo, una misma palabra puede tener diversos significados y es primordial llegar a un acuerdo convencional del significado que tendrá un símbolo, es decir, una palabra determinada.

A. EL LENGUAJE VERBAL PUEDE SER ORAL O ESCRITO

Es la forma de comunicación más rápida y simple y tiene la ventaja de que la retroalimentación se puede recibir de manera inmediata. Las dos formas de comunicación oral, comúnmente empleadas en las organizaciones son el habla en la comunicación cara a cara, y el habla a través de un aparato como son: el teléfono o los micrófonos y altavoces.

EL LENGUAJE ORAL

La comunicación escrita puede tomar muchas formas: cartas, memorándum, oficios, circulares, folletos, boletines, informes, reportes, periódicos, revistas, etc.

El material escrito en las empresas, generalmente va dirigido a empleados y a clientes y frecuentemente tiene más dificultades de legibilidad que los escritos que se utilizan en otros ámbitos.Con la utilización de la jerga profesional y el lenguaje técnico, se ha hecho cada vez más difícil la lectura y comprensión de la comunicación escrita en las organizaciones, y se ha olvidado que el propósito de estas formas de comunicación.

EL LENGUAJE ESCRITO

Ante todo escriba para comunicarse. Su misión principal al escribir es decir algo a alguien. Para que nos entiendan tenemos que escoger nuestras palabras con cuidado. Tenemos que escoger palabras que el receptor entienda con rapidez y facilidad y que no transmitan sugerencias.

Todo texto escrito debe realizarse bajo un plan establecido previamente. Debe tener una introducción, en la que se exponga aquello que se va a decir; un cuerpo principal, en el que se desarrolla el tema y, por último, una conclusión, ésta es decisiva: si es demasiado larga, poco precisa, o demasiado oscura corre el riesgo de fatigar la atención del lector.

7. NORMAS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE MENSAJES ESCRITOS

A. INFORMES:El informe formal por escrito es uno de los pilares de la

comunicación en toda organización. Su función es la de permitir que gran número de personas

reciban hechos y razonamientos relativos a un problema que deben resolver.

Un informe no requiere que todas las personas interesadas en él estén presentes en un momento dado y es rápido para el que lo recibe. Su desventaja es que no permite un diálogo. Hace falta una reunión para ello.

8. NORMAS CONCRETAS PARA LA ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES

•Emplee abreviaturas y contracciones, un informe no ha de ser pomposamente solemne de tono o forma.•Si el informe se basa en sus observaciones y juicios personales, dígalo sin más. "Pienso...", "Creo...".•Debe prever las posibles preguntas que pueda generar su informe y contestarlas. Emplee ilustraciones, casos y ejemplos si lo cree necesario.•Si quiere señalar una idea en concreto, subraye, es una manera de hacer que el lector sepa qué es importante.

B. RESÚMENES

•Un resumen debe Ud. escribirlo con sus propias palabras.•En primer lugar, debe leer dos veces o escuchar con atención lo que se va a resumir.•Tome notas para el esquema y subraye los puntos importantes.•Haga un borrador inicial que se base en sus notas buscando sus propias palabras.

C. MENSAJES CORTOS:

•Para escribir una breve nota, una carta, etc. debe, en primer lugar, anotar brevemente lo que quiere decir; organizar estas notas de forma lógica; hacer un primer borrador; revisar ese borrador por si hay errores gramaticales, sintácticos u ortográficos, o por si encontrara ambigüedad en su contenido o en su tono y redactar el borrador definitivo, si fuese necesario.•Antes de ponerse a escribirlo, debe estar seguro de que conoce todos los hechos que necesita y que los ha comprobado.

9. ALMACENAMIENTOLa documentación tiene como fin último guardar,

conservar y almacenar los documentos para que luego se puedan recuperar fácilmente.La tarea fundamental de la documentación, especialmente en los medios de comunicación, es la recuperación de la información

Los centros de documentación llevan a cabo el proceso documental pensando en el usuario-redactor. Por tanto, desde que llega el documento hasta que lo recibe el redactor se prepara el documento pensando en la necesidad informativa.

A BIBLIOGRÁFICAS

 

Childe, Gordon, Los orígenes de la civilización, Fondo de Cultura Económica, México, 1996

FRAUNFOHER THOMPSON, Stepehn. Cultura Organizacional. Editorial Paidós, España, 2003.

GOLDHABER, Gerald M. Comunicación Organizacional, Editorial Diana, México, 1986.

BONILLA GUTIÉRRREZ, Carlos. La comunicación. Función básica de las relaciones públicas, Editorial TRILLAS, España,1994.

Llauca Curiñán, Rodrigo. Tecnicas de estudio. Normas de comunicación, editorial 21, Santiago 2010.

 

B DIGITALES http://es.wikipedia.org/wiki/Expresi%C3%B3n_escrita http://www.angelfire.com/nt/informemex/introduccion.html http://www.elergonomista.com/comunicacionformas.html

http://www.articuloz.com/relaciones-publicas-articulos/la-comunicacion-escrita-una-herramienta-eficaz-para-las-empresas-de-exito-659968.html

REFERENCIAS