Generalidades de archivo

DANNY MOSQUERA CARDENAS

Aprendiz

Azucena Rodríguez

Docente

Centro de la tecnología del diseño y la productividad empresarial

Sena Girardot

2015

Concepto de archivo

Archivo procede del latín archivum, aunque su origen más remoto se encuentra en la lengua griega y puede traducirse como “residencia de los magistrados”. El término se utiliza para nombrar al conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus actividades y funciones. Es la organización metódica y apropiada de los documentos para su manejo, registro, conservación, restauración, consulta y control. Se define como el conjunto de documentos que contienen información guardada ordenadamente con un propósito de manera que puede ser consultado rápida y fácilmente.

Historia:

Desde el Génesis hasta el apocalipsis se mencionan la recopilación de Archivos, por ejemplo los 10 mandamientos o la tabla de la ley en el Éxodo, o el libro de los siete sellos en el Apocalipsis.

- El Manuscrito del Libro de Isaías, que forma parte del Libro de Isaías y que data

aproximadamente del 125 a. C., es el único libro bíblico completo de la antigüedad.

- El Manuscrito de la Guerra data de fines del s. I a. C. o de principios del s. I de nuestra era

y describe un enfrentamiento entre los "Hijos de la Luz" y los "Hijos de la Oscuridad", que

habría durado cuarenta y nueve años y acabado con la victoria de los "Hijos de la Luz" y la

restauración de las prácticas en el Templo, acorde con sus creencias.

- El Manuscrito del Templo, de principios del s. I de nuestra era, afirma que proporciona

instrucciones detalladas de Dios para la construcción y funcionamiento del Templo en

Jerusalén. Escrito sobre piel de animal de un grosor de solo una décima de milímetro, el

Manuscrito del Templo es el pergamino más delgado de los Manuscritos del Mar Muerto

encontrados.

- El Manuscrito de las Normas de la Comunidad arroja luz sobre el modo de vida de la

Comunidad y trata temas como la admisión de nuevos miembros, los comportamientos en las

comidas comunitarias, los rezos, los rituales de purificación y las doctrinas teológicas.

- El Manuscrito del Comentario de Habacuc interpreta los dos primeros capítulos del libro

bíblico del profeta Habacuc en un estilo original que lo convierte en una fuente clave de

conocimiento de la vida espiritual de la aislada comunidad de Qumrán y que demuestra la

percepción que esta comunidad tenía de sí misma

.

Siglo XII hasta la actualidad

Durante el siglo XII hasta el comienzo del presente, todo ha sido un lento peregrinar en el área de los archivos.

Siglo XII: es calificado como el “siglo de oro de las falsificaciones hispanas” hechas generalmente, para legitimar pretensiones territoriales.

Siglo XIII: los monges continúan vigilando, conservando, recopilando y cuidando los documentos, para que los hechos perduren.

Siglo XIV: nombramiento de pedro paseya para el archivo real aragonés por pedro IV, el ceremonioso.

Siglo XVI: Los monarcas empiezan a comprender la necesidad del archivo, como patrimonio histórico y cultural. Jerónimo de zurita, uno de los primeros historiadores de esa época, trata de apoyar sus escritos en fuentes documentales. (Archivo de la corona de Aragón).

Siglo XVII: Se caracteriza por el desgreño generalizado de los archivos, lo que ocasiona el extravió de muchos documentos.

Siglo XVIII: Se iniciaron viajes para conoces a fondo el problema de los archivos, como los viajes eruditos de Santiago Agustín Riol y Ascencio de morales, por los archivos de España; y los trabajos incansables de don juan bautista muñoz, llamado el padres del archivo de indias.

A finales del siglo actual, los avances tecnológicos han propiciado el interés en el archivo como fuente primaria de información y no solo eso, sino que han creado las condiciones para que la disciplina histórica se convierta en conocimientos científicos.

Objetivos:

Archivar, localizar y consultar en forma rápida, fácil y segura Conservar las fuentes históricas Unificar los criterios en cuanto a registro, manejos, conservación,

clasificación, restauración, consulta y control de los documentos. Acelerar su guardia, controlar su atención y disponer de ellos para su

consulta Centralizar o descentralizar la correspondencia, de acuerdo con su carácter

general o particular y estandarizar los sistemas y procedimientos, coordinando el funcionamiento del archivo.

Entrenar y actualizar al personal dedicado a estas labores. Registrar datos útiles y depurados para que sirvan a los ejecutivos en la

toma de decisiones. Evitar repeticiones innecesarias y de esta manera, disminuir la duplicidad

del trabajo y su costo, economizar espacio y lograr un acondicionamiento técnico del local.

Finalidades:

1. Centros activos y dinámicos de documentación e información: por que conservan el patrimonio histórico de la empresa.

2. Centros vitales de estudio e investigación: por ser una fuente primaria. Aunque exista información editada, el archivo sigue siendo el depósito de los documentos originales.

3. Centros de desarrollo de la empresa y el país: aportan su eficaz ayuda a la gestión administrativa, y su aporte en los ámbitos sociales, económicos, educativos, culturales, religiosos y políticos, para el desarrollo del país.

Clases de archivos

Centralizados: son aquellos donde la información se centra en un solo lugar y atiende a distintos departamentos una sola dependencia, destinada al archivo, maneja y controla toda la documentación.

Usos:

Para toda la documentación de la pequeña empresa. Para los documentos de consulta general de la grande y mediana empresa.

Descentralización: es el que funciona repartido entre las diferentes dependencias de una institución.

Usos: en las grandes empresas

Para archivos técnicos, de personal, confidenciales. Para las oficinas que funcionan en diferentes locales o regiones.

Categorización de archivos:

Archivos de jurisdicción

Archivo general del departamento Archivo general del municipio Archivo general del distrito

Archivos de orden nacional

Archivos territoriales Archivos del departamental Archivo general del distrito Archivos del orden metropolitano Archivo del orden municipal Archivo de orden local

Archivos de acuerdo a la organización del estado

Archivo de la rama ejecutiva. Archivo Rama legislativa. Archivos rama judicial organismo de control y los organismos autónomos

Perfil del archivista

En el ámbito empresarial, los archivistas juegan un papel importante, ya que son los que gestionan los documentos a la largo de todo su ciclo de vital, son los custodios de los documentos probatorios de los derechos de los ciudadanos y de los derechos patrimoniales de la sociedad o de las organizaciones que los generan. Los archivos son la memoria histórica de cualquier organización convirtiéndose en fuentes de consulta, apoyo a la toma de decisiones administrativas; sirviendo de información y soporte en el trámite de demandas de orden legal, administrativo o fiscal..

Algunas de las funciones que desarrolla el profesional de la archivística son:

Funciones de un archivista

Analizar, procesar y suministrar información manual o automatizada;

Administrar unidades de información.

Impulsar el desarrollo de los archivos, mediante la organización técnica a y la implementación de servicios que faciliten el acceso a los documentos que

los conforman de acuerdo con la Ley General de Archivos u otras de carácter institucional.

Aplicar las normas legales y archivísticas.

Implementar sistemas de información manuales y automatizados para optimizar el acceso, almacenamiento, recuperación, uso y distribución de la información.

Utilizar las nuevas tecnologías.

Contribuir a la democratización del acceso a la información y la documentación.

Realizar investigaciones sobre organización administración, procesamiento, diseminación, acceso, almacenamiento, recuperación, distribución,

Detectar tendencias y necesidades de información.

Promover e incentivar la lectura.

Orientar usuarios en el uso de los recursos de las unidades de Información

Cualidades:

Compromiso. Con la empresa y también con los proyectos en los que se trabaja.

Responsabilidad. Sobre todo a la hora de realizar las tareas con el objetivo de optimizar la gestión del tiempo.

Implicación con los valores y misión de la empresa y capacidad de trabajar en equipo.

Adaptabilidad. No sólo al contexto coyuntural sino también a los cambios que puedan producirse en la empresa a nivel interno.

Proactividad. Toma la iniciativa, emprende acciones y asume la responsabilidad de que las cosas suceden sin dejar que el entorno te influya negativamente.

Actitud positiva. Intenta transmitir ilusión por los proyectos en los que participas.

Interés por el puesto de trabajo al que vas a optar. Para ir entrando en materia, puedes buscar información sobre la empresa antes de la entrevista. Muchos seleccionadores de personal lo aconsejan.

Especialización en nuevas tecnologías. Las nuevas tecnologías, Internet y las redes sociales han ganado tanto peso, que tener conocimientos específicos de este ámbito es un punto a tu favor.

Sinceridad. Mentir en el currículum vitae y/o en la entrevista personal puede hacernos perder una buena oportunidad de encontrar empleo.¡Tenlo en cuenta!

Empatía. Finalmente, la capacidad de mostrar cercanía y comprensión con los jefes y todos los compañeros de trabajo te puede ayudar a crear un clima laboral favorable

Archivo Histórico: Es el que custodia la documentación que debe conservarse de forma permanente.

Los documentos seleccionados por su valor histórico y cultural se conservarán a perpetuidad en este archivo y servirán de fuente para la investigación. Son documentos de más de 30 años de antigüedad aproximadamente,  que entran a formar parte del Patrimonio documental de cada país.

Servicios de archivo

SERVICIO DE CONSULTA

Acceso al material solicitado por parte del usuario.

SERVICIO DE REFERENCIA

Consiste en la vinculación del contenido y los orígenes de procedencia de los documentos de la institución, los cuales facilitan su búsqueda; entre esos tenemos las guías, índices, catálogos, entre otros.

SERVICIO DE VENCIMIENTO O DE ALERTA

Es deber del Archivo el estar alertando a los funcionarios y empleados  el tiempo límite para dar respuesta a los trámites solicitados, como por ejemplo el vencimiento de plazo para demandas, reclamaciones, etc.

SERVICIO REPROGRAFICOS

Préstamo de documentos en material de microfilmación u otro material reprográfico, pero le compete a la dependencia establecer mecanismos para evitar su pérdida o deterioro.

SERVICIO DE INFORMACION SOBRE MEMORIA INSTITUCIONAL

Todas las empresas tienen su propia historia y sus avances, cambios y demás.

USUARIOS

En archivo el usuario se define como persona o grupo de personas que recibe o utiliza información del archivo en su trabajo científico o practico. El usuario es el principal protagonista y participante de los servicios de archivo.

CLASES DE USUARIO

Sabe que documento necesita y conoce los  medios para conseguirlo Conoce el tema o temas que necesita pero desconoce los medios para su

consecución. No sabe lo que necesita. El que contradice y pone en duda las afirmaciones del archivista. El que simplemente duda de la intervención de una tercera persona entre el

y su trabajo  archivístico.

Búsqueda Consulta Prestamos

Expedición de copias

Archivos especiales

Las empresas no solo guardan papeles, sino que almacenan todo tipo de documentos y para ellos existen los archivos especiales.

1. Aspidoteca: del griego aspis, caja o estuche forrado donde se guardan o coleccionan escudos.

2. Biblioteca: lugar público o privado donde se guardan libros, convenientemente ordenados para su lectura, consultas e investigaciones.

Elementos de archivos:

Las carpetas

Son dos hojas de cartulina o manila, cartón prensado con pliegues adicionales marcados, que permiten ampliar su capacidad. La proyección de la tapa superior se llama pestaña; viene del mismo tamaño de la carpeta, o de la mitad.

Una carpeta tiene capacidad máxima para 100 documentos.

Bolsas

Llamada también sobre o fundas. Su uso está determinado por el volumen del material o por su consulta periódica, como las historias clínicas, los registros médicos y de personal.

Legajos

Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, para asegurar los documentos. Los documentos no deben ir sujetos a la carpeta, sino al legajo y este va dentro de ellas.

Rótulos o marbetes

Son las tiras de cartulina o las cintas de papel engomado que se adhieren a las pestañas, para titular las carpetas.se consiguen en tiras perforadas, adhesivas o en rollos continuos y en gran variedad de colores.

Índice

Es una tarjeta de cartulina que identifica el contenido de la gaveta. Se coloca en el porta índice que tiene cada gaveta del archivador.

Pestaña

Es la parte que sobresale en una carpeta, bosa, sobre, tarjeta, ficha o guía.

Guías

Son cartulinas o cartones usados para separar distintos grupos de documentos dentro de una gaveta. Las hay

Epigrafías: llevan escrita una expresión numérica o alfabética. Pautadas: llevan rayas para escribir sobre ellas. Sujetas: no salen de la gaveta porque están prendidas de algún

mecanismo. Ejemplo una perforación. Sueltas: pueden extraerse de la gaveta libremente Principales: las que preceden siempre a todo el material de una sección o

grupo. Secundarias: preceden a las divisiones de las principales.

Fichas y tarjetas

Son cartulinas semejantes a las tarjetas; de muchos tamaños y destinados a registrar en ellas datos de muchas clases.