análisis del sistema de información -...

Análisis del Sistema de Información

Intranet Centros

FECHA: <Mayo 2009>

EJIE, S.A. Avda. Mediterráneo, 3 01010 - Vitoria-Gasteiz

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Control de documentación

Histórico de versiones: Versión Fecha Resumen de los cambios producidos

1.0 Marzo 2009 Creación, definición Perfil Docente

1.1 Mayo 2009 Cierre de requerimientos

2.0 Junio 2009 Modificaciones indicadas por EJIE

Responsabilidades: Función Nombre Fecha Registro

Autor Mónica Lamas 15/06/2009

Revisor

Aprobación

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Contenido

Capítulo/sección Página

1. Introducción......................................................................... 1 1.1. Antecedentes......................................................................... 2 1.2. La Intranet como canal de comunicación .............................. 4 1.3. Gestión del Conocimiento a través de la intranet .................. 7

2. Descripción de la plataforma ............................................. 9 2.1. Servicios disponibles ............................................................. 9 2.2. Organización de la plataforma............................................. 12 2.2.1. Instancia de un centro ......................................................... 13 2.2.1.1. Comunidad Intranet Corporativa ......................................... 13 2.2.1.2. Comunidades Grupo de Trabajo ......................................... 14 2.2.2. Instancia del Departamento de Educación.......................... 14 2.2.3. Ejemplo de organización ..................................................... 15 2.3. Usuarios de la plataforma.................................................... 16

3. Arquitectura de Navegación y Páginas ........................... 17 3.1. Diseño Gráfico..................................................................... 17 3.1.1. Estructura de página ........................................................... 17 3.1.2. Look & Feel ......................................................................... 20 3.1.3. Navegación de la Intranet.................................................... 22 3.2. Tratamiento del idioma ........................................................ 24 3.3. Estructura de navegación.................................................... 24 3.3.1. Intranet Docente .................................................................. 24 3.3.2. Intranet PAS ........................................................................ 26 3.3.3. Intranet Alumnado ............................................................... 28 3.3.4. Grupo de Trabajo ................................................................ 30 3.3.5. Comunidades del Departamento......................................... 30 3.3.5.1. SIC de Directores ................................................................ 30 3.3.5.2. Ipagunea - Plan Premia....................................................... 32 3.3.5.3. Dispositivo de Reconocimiento ........................................... 33

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4. Gestión de Portales........................................................... 36 4.1. Gestión de comunidades..................................................... 36 4.2. Gestión de páginas.............................................................. 37 4.3. Configuración de la seguridad............................................. 37 4.4. Tipología de páginas ........................................................... 39 4.4.1. Inicio de las Intranets........................................................... 39 4.4.2. Inicio SIC de Directores....................................................... 41 4.4.3. Un contenido ....................................................................... 42 4.4.4. Listado contenidos............................................................... 43 4.4.5. Galería de imágenes ........................................................... 45 4.4.6. Mapa Web ........................................................................... 46 4.4.7. Servicios de colaboración.................................................... 46 4.4.8. Mi Zona................................................................................ 46 4.4.9. Mi Departamento ................................................................. 48 4.4.10. Formación Reglada ............................................................. 49 4.4.11. Tutoría ................................................................................. 50 4.4.12. Cursos de Formación .......................................................... 51 4.4.13. Buscador de texto libre........................................................ 52 4.4.14. Buscador de documentos.................................................... 52

5. Gestión de contenidos...................................................... 54 5.1. Tipos de contenidos ............................................................ 54 5.1.1. Información Textual ............................................................. 57 5.1.2. Noticia.................................................................................. 58 5.1.3. Evento ................................................................................. 58 5.1.4. Curso ................................................................................... 58 5.1.5. Imagen................................................................................. 59 5.1.6. Formación............................................................................ 60 5.1.7. Procesos.............................................................................. 60 5.1.8. Enlace.................................................................................. 60 5.1.9. FAQ ..................................................................................... 61 5.1.10. Multimedia ........................................................................... 61 5.1.11. Avisos / Alarmas.................................................................. 61 5.2. Ciclo de validación y roles ................................................... 62 5.2.1. Workflow Simple.................................................................. 62 5.2.2. Workflow con Validación ..................................................... 63

6. Herramientas de colaboración ......................................... 65 6.1. Foros ................................................................................... 65 6.2. Blogs.................................................................................... 66 6.3. Wikis .................................................................................... 66

7. Gestión documental .......................................................... 67

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7.1. Componentes del Gestor Documental ................................ 68 7.2. Tipología de documentos .................................................... 68 7.2.1. Documento Intranet ............................................................. 70 7.2.2. Documento Aplicación......................................................... 71 7.3. Categorización..................................................................... 72 7.4. Reglas de gestión................................................................ 73 7.5. Módulo de integración ......................................................... 74

8. Gestión de Formularios y Solicitudes ............................. 75 8.1. Gestión de Formularios ....................................................... 76 8.2. Gestión de solicitudes ......................................................... 78 8.2.1. Consulta y gestión de las solicitudes................................... 79 8.2.2. Descarga de datos de las solicitudes .................................. 79

9. Integraciones ..................................................................... 80

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Figuras

Figura 1 Situación actual y futura ........................................................................................1

Figura 2 Entrada al sistema.................................................................................................4

Figura 3 El uso de la tecnología Web 2.0............................................................................5

Figura 4 Estrategias de colaboración ..................................................................................8

Figura 5 Módulos de la plataforma ....................................................................................12

Figura 6 Organización de la plataforma.............................................................................15

Figura 7Estructura base de página....................................................................................18

Figura 8 Barra de Herramientas ........................................................................................18

Figura 9 Navegación por secciones ..................................................................................23

Figura 10 Miga de pan.......................................................................................................24

Figura 11 Página de inicio .................................................................................................40

Figura 12 Página Un Contenido ........................................................................................43

Figura 13 Listado de contenidos........................................................................................44

Figura 14 Galería de imágenes .........................................................................................45

Figura 15 Servicios de colaboración - Foros .....................................................................46

Figura 16 Página Mi Zona .................................................................................................47

Figura 17 Página Mi Departamento...................................................................................49

Figura 18 Formación Reglada ...........................................................................................50

Figura 19 Listado de Cursos de apoyo..............................................................................51

Figura 20 Buscador de documentos..................................................................................53

Figura 21 Gestión de contenidos.......................................................................................55

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Figura 22 Workflow Simple................................................................................................63

Figura 23 Workflow Validación ..........................................................................................63

Figura 24 Sistema de foros................................................................................................66

Figura 25 Espacios de trabajo ...........................................................................................69

Figura 26 Administración de categorías ............................................................................73

Figura 27 Formulario de ejemplo.......................................................................................76

Figura 28 Alta de formulario ..............................................................................................78

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1. Introducción

El presente documento describe la arquitectura de información definida para la construcción de las Intranets de los Centros del Departamento de Educación, Universidades e Investigación del Gobierno Vasco.

El Departamento de Educación cuenta con una red de centros repartidos por la geografía de la Comunidad Autónoma Vasca. Las personas que trabajan o estudian en los centros requieren la incorporación de mecanismos y tecnologías que les permitan realizar su trabajo de manera adecuada, favoreciendo la interacción y el trabajo conjunto tanto dentro del centro, entre los centros ó los centros con el Departamento.

Muchos de estos centros no disponen de un canal de información interno o del que disponen no facilita el intercambio de información. Además la situación actual no facilita la comunicación de los centros, ni entre ellos ni con el Departamento. En la actualidad esta comunicación, en muchas ocasiones, se basa en el uso del correo electrónico.

Con esta plataforma se pretende establecer un canal de información con servicios de colaboración consiguiendo una comunicación más social, interactiva, participativa, fluida y personalizable.

Figura 1 Situación actual y futura

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Este documento contiene:

la descripción de las principales características que forman la Intranet.

los componentes tecnológicos que forman la plataforma describiendo el papel que juegan dentro del sistema.

la tipología de páginas, documentación y contenidos.

los ciclos de validación de contenidos.

y el árbol de navegación base-

1.1. Antecedentes

Internet ha evolucionado desde un escenario en el que la persona usuaria solo es una consumidora de contenidos, hasta encontrar un espacio en el que es el epicentro, jugando tanto el papel de consumidora como de generadora de contenidos.

Estas innovaciones están coincidiendo con la transformación de las organizaciones para hacerlas más eficaces, eficientes y cercanas a sus clientes. En este proceso las personas usuarias serán su principal protagonista, para lo que necesita un entorno favorable para que dicha transformación permita alcanzar los objetivos marcados.

Es necesario ofrecer a las personas el ambiente y las herramientas necesarias para aprovechar el conocimiento individual y potenciar así el conocimiento colectivo de la organización.

La comunicación interna permite darle una identidad a la organización y extender el conocimiento de la cultura corporativa, acercando unidades tradicionalmente estancas de la organización y promoviendo el conocimiento y la valoración recíprocos.

Este nuevo modelo de comunicación y el uso de estas nuevas herramientas de colaboración han creado el nuevo concepto de Intranet 2.0.

Es un reto para los gestores de los espacios colaborativos hacer que el conocimiento tácito presente en foros de discusión, artículos de blogs, Wikis o comentarios sea identificado, categorizado, mantenido y puesto a disposición (al menos) de la comunidad que lo generó.

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En este contexto el objetivo del proyecto Intranet de los Centros es establecer un modelo de intranet para los Centros Educativos del País Vasco que debe servir para:

Soportar las necesidades de comunicación de la Dirección del centro con todos los agentes involucrados en los procesos internos del mismo: personal docente, personal no docente, y alumnos; así como de estos entre sí.

Soportar las necesidades de comunicación del Departamento de Educación (Consejería, Viceconsejerías, Direcciones) y de los centros, en ambos sentidos.

Colaboración intercentros en proyectos comunes.

Actuar como elemento integrador de los servicios proporcionados por los nuevos y futuros sistemas de gestión administrativa, académica y pedagógica.

Aglutinar toda la información y documentación soporte de las diferentes actividades de la gestión del centro tanto desde el punto de vista administrativo, como académico y pedagógico, facilitando la organización, búsqueda, confección colaborativa y compartición de la misma.

Homogeneizar el modelo de organización, divulgación y acceso a toda la información, así como las herramientas de gestión entre los diferentes centros, de forma global y unificada, aunque personalizada a las características propias de los diferentes niveles educativos, de cara a facilitar una forma homogénea e integral de comunicación entre todos los agentes educativos con independencia del tamaño del centro, posibilidades económicas, número de personal docente y no docente, localización geográfica, etc.

Este modelo de Intranet dará solución en una primera fase a los centros de Secundaria, Bachiller y Formación Profesional, donde cada centro contará con su propia Intranet. Posteriormente se adaptará y se extenderá la Intranet al resto de niveles educativos (EOI’s, Primaria, Infantil,…) y a otra tipología de centros.

Las personas que hagan uso de la Intranet de su centro deberán estar identificadas en el sistema de manera unívoca a través de un usuario y una contraseña. Además pertenecerán a uno de los tres grupos de usuarios definidos:

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Personal Docente. Este grupo está constituido por el personal que lleva a cabo las tareas educativas en cada uno de los Centros.

Personal no Docente: formado por el personal administrativo y de servicios (en adelante PAS).

Alumnado: compuesto por los alumnos de los Centros Educativos.

Figura 2 Entrada al sistema

1.2. La Intranet como canal de comunicación

Una Intranet es la herramienta más eficaz para gestionar la comunicación interna e integrar a las personas en la visión y los objetivos de la empresa, permitiendo la transmisión rápida y eficaz de información pertinente a todos los empleados y empleadas o a colectivos específicos de los mismos.

Con la implantación de la Intranet de los Centros Educativos de la CAPV, el Departamento de Educación podrá mejorar el intercambio de información con el personal de los Centros. Se potenciará el uso de la Intranet como canal de comunicación frente a otros canales como el correo electrónico.

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Figura 3 El uso de la tecnología Web 2.0

La Intranet es un instrumento con el que la gente produce, encuentra y utiliza información, es decir, se vuelve un actor, cuando antes era un mero espectador en el plano comunicativo. Para el Departamento de Educación la intranet presenta la ventaja de que es una nueva forma de canalizar la comunicación entre personas, donde la información es transversal, y en la que todos los trabajadores de la organización son suministradores de información (la comunicación ascendente adquiere protagonismo), ayudando a superar barreras de espacio y tiempo.

También hay que destacar las capacidades de la Intranet de los centros en lo referente a la formación on-line. La Intranet permitirá operar como plataforma de distribución y acceso a la formación basada en la personalización e individualización de los contenidos formativos en función del perfil de competencias/capacidades de cada usuario.

Frente a otras herramientas de comunicación interna a disposición de las organizaciones, la Intranet permite medir los índices de audiencia

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de cada página y, por lo tanto, evaluar la eficacia de la estrategia comunicacional. Esta medición puede hacerse tanto a nivel global como por área de contenido, lo que nos permite también determinar los intereses de los empleados.

La comunicación interna es una herramienta de gestión de la empresa. Las organizaciones, desde que se constituyen como tales, viven gracias y a través de los sistemas de circulación de la información y el conocimiento. Los programas de racionalización de los procesos y circuitos de información y los de comunicación interna se desarrollan para garantizar que esos procesos y esa comunicación respondan a criterios organizativos que incidan positivamente en los resultados de la organización

La Intranet de los Centros de la CAPV viene a potenciar los principales ejes de incidencia de la comunicación interna:

Global: Atendiendo a las necesidades del centro y contribuyendo a sus objetivos.

Eficacia, productividad y calidad del trabajo: en la medida que la Intranet garantiza la transmisión de información pertinente y eficaz para aquellas personas, colectivos y unidades que específicamente la necesitan. Ahora podemos poner la información on-line para audiencias objetivo, garantizando la minimización de eventuales perdidas mediante “redundancias” calculadas de antemano. Además, podemos identificar quién la recibe y qué respuestas genera.

Compromiso, integración y motivación de las personas: la Intranet permite una transmisión consciente, ordenada y permanente de los valores culturales de la organización, así como generar procesos de reflexión sobre los mismos. El diseño, los contenidos, la accesibilidad, el nivel de participación, ya están transmitiendo valores culturales sobre como entiende la organización sus procesos internos y su relación con sus empleados.

Capacidad de innovación: La innovación depende de las personas. Sólo si la organización crea un clima favorable, garantiza la circulación de información relevante y propicia una

Una herramienta tecnológica al servicio de una herramienta de gestión.

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actitud proactiva de su personal, estará en disposición de crear una cultura de innovación. En este sentido, la Intranet funciona como una red nerviosa, capaz de captar estímulos, reaccionar ante el entorno y generar nuevas respuestas que, si funcionan con eficacia, serán almacenadas y servirán de base para futuros desarrollos.

Flexibilidad y el dinamismo internos. La intranet permitirá garantizar unos niveles de interrelación y circulación interna de la información desconocidos hasta el presente; posibilitando la interconexión de personas, centros educativos y equipos de trabajo, rompiendo barreras e introduciendo nuevas formas de actuación y trabajo en "equipo virtual".

1.3. Gestión del Conocimiento a través de la intranet

Actualmente todas las empresas persiguen obtener un conocimiento compartido, y una Intranet facilita esta labor. Para algunos la gestión del conocimiento se configura como un conjunto de herramientas que capturan, buscan, recuperan, analizan, almacenan y difunden información con el objetivo de servir a la estrategia de la empresa. Sin embargo, la gestión del conocimiento va mucho más allá del almacenamiento y manipulación de datos o incluso la información; es la tarea de reconocer algo que está en la mente de las personas y convertirlo en activo empresarial al que pueden acceder, y que pueda ser utilizado por un mayor número de personas.

Los nuevos conceptos de Gestión de Conocimiento persiguen que el Capital Humano existente en la empresa esté perfectamente valorado y accesible a todos a través de la intranet Corporativa.

La Intranet de los Centros brindará la posibilidad de intercambiar experiencias entre sus usuarios, sirviendo como punta de lanza de trabajos cooperativos y como fuente de depósito del capital humano. Decimos que permitirá intercambiar experiencias, y por tanto conocimiento porque facilita la comunicación, entendida como la posibilidad de participación donde se intercambiarán vivencias, experiencias y objetivos comunes.

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Figura 4 Estrategias de colaboración

El éxito de un sistema de gestión del conocimiento pasa por conocer quién sabe qué dentro de la empresa. Así, el departamento de recursos humanos debe saber quién es experto en qué, y toda la información que pueda aportar al conjunto de la empresa y que sea de utilidad; saber dónde encontrar el conocimiento, y el conocimiento debe estar disponible y accesible en todo momento, con independencia de la ubicación física del usuario.

En la Intranet de los Centros se hará uso del potencial que nos brindan las nuevas herramientas de Internet para fomentar la colaboración, la participación y el trabajo en grupo; en definitiva la Gestión del Conocimiento. Se incluirán en la Intranet comunidades virtuales o grupos de trabajo que contarán con herramientas como listas de miembros, foros de discusión, blogs, Wikis, bibliotecas de documentos, noticias, canales RSS, envío de sugerencias, etc.

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2. Descripción de la plataforma

La nueva plataforma proporcionará los servicios necesarios para la implantación de la Intranet 2.0 en los centros de educación. Estas Intranets incorporarán características tecnológicas y funcionales que permitan considerarla una Intranet 2.0.

Esta plataforma es abierta y configurable. Con este conjunto de servicios, cada centro podrá configurar su propia Intranet adaptándola a la casuística del centro, al tipo de alumnado con el que trata así como a su actividad educativa diaria.

2.1. Servicios disponibles

Se han identificado un conjunto de servicios que formarán parte de la plataforma y que serán la base para la construcción de cada una de las Intranets.

Gestión de la información que forma la Intranet. Cada centro podrá gestionar y administrar la información, documentación y contenidos que publica en su Intranet así como el modo de organización y presentación.

Gestión de espacios de colaboración. Cada centro podrá gestionar espacios para la interacción entre usuarios y usuarias facilitándoles el intercambio de información. Las herramientas de colaboración que se proporcionan son:

Foros. Es una de las herramientas de colaboración que supone un medio ágil y rápido para la expresión de opiniones, búsqueda de soluciones a problemas, peticiones de ayuda o asistencia, etc.…

Blogs. Este servicio favorece la comunicación entre diferentes grupos o equipos de personas rompiendo los modelos clásicos de la comunicación lineal. Permite la publicación de artículos por parte de una o varias personas, donde los lectores o lectoras pueden escribir sus comentarios estableciéndose un diálogo entre las distintas partes.

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Wikis. Herramienta para la interacción y colaboración entre personas que trabajan conjuntamente. Permite la edición de documentos de forma colaborativa, aprovechando así el conocimiento colectivo para la creación de información de calidad.

Tablón de anuncios. Herramienta que permite la publicación y gestión de anuncios por parte de los usuarios y usuarias de la Intranet con el fin de intercambiar bienes materiales. Estos anuncios podrán ser clasificados en diferentes categorías, así como consultarse desde la Intranet facilitando el contacto entre las personas interesadas.

Estos dos servicios son de los principales del sistema, ya que de ellos dependerá en gran medida el grado de calidad y utilidad de las Intranet de cara a los usuarios y las usuarias. Por tanto, estos servicios deberán:

Proporcionar herramientas de gestión de contenidos y servicios ágiles y sencillas para que cualquier persona sin conocimientos técnicos pueda utilizarlas.

La administración de la información y de los espacios colaborativos será distribuida de tal manera que cada centro sea autónomo en la gestión de su información. Incluso la aportación de información en algunos espacios o comunidades de un centro podrá ser responsabilidad del propio grupo de personas que lo forman, ampliando así el espectro de aportaciones.

Otros servicios identificados son:

Recogida de información de las personas del centro a través del uso de formularios Web. Facilitará la generación de formularios Web para que los usuarios y usuarias de la Intranet puedan enviar información de carácter general, rellenar cuestionarios o dar avisos de diferentes tipos de incidencias que obstaculizan su trabajo diario.

Acceso, en un punto de la Intranet, a todas aquellas aplicaciones de gestión que una persona del centro utilizar para desempeñar su trabajo diario.

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Localización de la información del centro, bien sean contenidos de la Intranet o documentación, a través del uso de distintos buscadores.

Acceso ágil a la información residente en la plataforma de correo dando información en la Intranet sobre: número de mails pendientes de leer, consulta de agendas, búsqueda de contactos en libretas comunes del centro,…

Integración con la plataforma de e-learning, permitiendo visualizar el conjunto de cursos de apoyo a los que está inscritos (no se incluyen aquellos que hacen referencia a la formación reglada del centro), permitiendo de manera sencilla el acceso a la plataforma de aprendizaje online.

Integración con aplicaciones externos. Se han identificado dos tipos de integración:

Acceso a aplicaciones. Desde el sistema se dará acceso a aplicaciones externas.

Consumo de información de aplicaciones externas. Alguna información a mostrar en el sistema podrá ser proporcionado por sistemas externos, como por ejemplo Gestión Académica.

Gestión de accesos y seguridad. Cada centro podrá administrar los permisos de acceso que otorga a cada persona. La gestión de usuarios y usuarias será externa a la plataforma, pero los roles y permisos que cada una de ellas tiene en la plataforma será administrada por cada centro.

Gestión de identidad de las personas. La información de las personas que pueden hacer uso de la plataforma residirá en un sistema externo. Este sistema deberá proporcionar los mecanismos necesarios a la plataforma que permitan identificar y autenticar a las personas que tienen acceso al sistema.

Para proporcionar estos servicios, la plataforma está compuesta por una serie de módulos basados en dos productos: Alfresco ECM como gestor documental y Liferay como gestor de portales y contenidos Web.

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Figura 5 Módulos de la plataforma

2.2. Organización de la plataforma

La plataforma estará compuesta por diferentes zonas de trabajo que serán de dos tipos:

Zona para cada centro.

Zona común utilizada para la comunicación inter-centros así como del Departamento de Educación con los centros. En adelante se denominará “Instancia del Departamento”.

Estas zonas son instancias y permitirán realizar la gestión de la información de manera distribuida.

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Dentro de cada instancia se podrán definir distintos espacios colaborativos organizados en base a comunidades. Una comunidad es un conjunto de usuarios y usuarias con un interés común y que comparten un espacio con información y herramientas de colaboración propias.

La plataforma debe dar solución al conjunto de centros de educación de la Comunidad Autónoma Vasca. Cada centro dispondrá de su propia instancia permitiéndole así a gestionar su información de manera independiente al resto de centros.

Se reservará una instancia para el Departamento de Educación, donde gestionará y publicará la información que quiere compartir con los centros.

2.2.1. Instancia de un centro

Será la base sobre la que un centro elaborará la información que quiere hacerle llegar a sus usuarios y usuarias de los perfiles Docentes, PAS y Alumnado. Esta instancia será visible sólo para los usuarios y usuarias relacionadas con el centro.

La organización de la información en esta instancia se hará en base a comunidades. La plataforma proporcionará cuatro de base sobre la que cada centro elaborará su Intranet:

Comunidades de Intranet Corporativa. Existirá una por cada uno de los tres perfiles de usuarios/as identificados.

Comunidades para grupos de trabajo. Se creará un grupo de trabajo genérico que servirá de base para todos los que un centro necesite.

2.2.1.1. Comunidad Intranet Corporativa

En estas comunidades el centro publicará la mayor parte de los contenidos corporativos personalizándolos para cada uno de los tres perfiles.

Estas comunidades proporcionarán también el acceso a los principales servicios de comunicación con el centro a través de formularios Web, acceso al espacio “Mi Zona” que se corresponderá con el escritorio personal y propio del usuario/a. En este punto cada persona encontrará la información principal para el desarrollo de su

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trabajo diario así como el acceso a las aplicaciones de uso más habitual en el desempeño de su tarea dentro del centro.

En el punto “Estructura de Navegación” se describirán las páginas base que forman estas comunidades así como la información y servicios que muestran cada una de ellas.

2.2.1.2. Comunidades Grupo de Trabajo

En los centro se desarrollan proyectos durante un periodo de tiempo en el que un grupo de personas del centro desempeñan distintas funciones y tareas en torno a la temática del proyecto.

Estas comunidades están destinadas a favorecer el trabajo de este grupo de personas creando un repositorio único y centralizado donde generar y almacenar la información, facilitando la colaboración, generación de información y su localización. Los miembros que constituyen la comunidad colaborarán en el contenido y mantenimiento de la misma.

Será responsabilidad de cada centro la creación de comunidades de este tipo en función de sus necesidades.

En el punto “Estructura de Navegación” se describirá la estructura base de este tipo de comunidades así como la información y servicios que muestran las páginas que la forman.

2.2.2. Instancia del Departamento de Educación

Esta instancia será visible por cualquier usuario/a del perfil PAS o Docente de cualquier centro que esté incluido en la plataforma.

Los usos de esta instancia son dos:

Comunidades de grupo de trabajo intercentro. Son comunidades cuyo fin es el mismo que el descrito en el apartado anterior (punto 2.2.1.2) con la diferencia que las personas que componen el grupo de trabajo pertenece a más de un centro.

Comunidades del Departamento de Educación (Departamento, Viceconsejerías, Direcciones). Servirá como canal de comunicación entre el Departamento y los centros. Entre la información que los centros puede encontrase en este espacio, está:

la información relacionada con el Plan Premia,

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los cursos o jornadas de apoyo dirigidas a docentes o PAS,

la información y documentación relacionada con el proceso de “Dispositivo de Reconocimiento”,

la información dirigida al equipo director de los centros,

y toda aquella que el Departamento tenga que distribuir a los centros, y en la actualidad lo esté haciendo a través de otros canales o medios (como puede ser el correo electrónico).

2.2.3. Ejemplo de organización

En la Figura 6 se puede observar un ejemplo de la organización de la plataforma.

Figura 6 Organización de la plataforma

Existen tres instancias diferentes, la “Instancia Centro Tartanga” y la “Instancia Centro Tolosaldea” son instancias de centro, mientras que la otra instancia se corresponde con la general o común donde se compartirá información entre los centros.

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Dentro de cada instancia de centro, en el ejemplo, vemos cuatro comunidades diferentes. Tres de ellas: “Intranet PAS”, “Intranet Alumnado” e “Intranet Docente” son comunidades de Intranet corporativa, la comunidad “Proyecto Evaluación” de Tartanga o “Proyecto Medioambiente” de Tolosaldea se corresponderían con dos grupos de trabajo en torno a un proyecto. Estos grupos de trabajo están formados por personal docente.

Por último, en la instancia del Departamento de Educación nos encontramos con tres comunidades diferentes. Por un lado la comunidad “Proyecto Agenda21” que se corresponde con un grupo de trabajo en el que participan personas del centro de Tartanga y del centro de Tolosaldea, por tanto es un grupo de trabajo intercentros. Por otro lado están las comunidades generales “SIC Directores” y “Plan Premia”, donde se publicará información que el Departamento, Viceconsejerías y Direcciones quieren hacer llegar a los centros.

2.3. Usuarios de la plataforma

Tal y como se ha comentado anteriormente la plataforma va dirigida a las personas que tiene alguna vinculación con los centros de educación. Se han identificado tres perfiles o grupos diferentes: docente, PAS y Alumnado; aunque en evoluciones futuras de la plataforma podrá ampliarse el publico objetivo al que va dirigida incorporando nuevos perfiles como Padres y Madres o Exalumnos.

Dentro de cada uno de estos perfiles podrán existir grupos de usuarios con accesos y permisos diferentes. Estos grupos de usuarios serán creados y administrados por cada uno de los centros de manera independiente. Durante el análisis de la información del sistema se han identificado algunos grupos dentro de estos perfiles.

Grupo principal Subgrupos

Alumnado -

PAS Bedeles

Secretaría

Docente Tutor/a

Equipo Director.

Responsables Premia.

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3. Arquitectura de Navegación y Páginas

Este apartado describe la estructura de navegación base definida para cada una de las comunidades tipo identificadas en los apartados anteriores: Intranet Corporativa, Grupo de Trabajo y Departamento de Educación. Se describe:

Líneas de diseño gráfico establecidas, así como la organización general de las páginas.

Listado de las páginas que componen cada comunidad tipo identificada en el punto anterior.

Hay que tener en cuenta que ésta es una base sobre la que cada centro podrá construir su propia Intranet, adaptándola y personalizándola a la tarea que desempeña y a sus necesidades.

3.1. Diseño Gráfico

Se han definido unas líneas generales de diseño gráfico que deben ser seguidas por las Intranets de los centros. Estas líneas definen:

una estructura de página base,

una guía de estilo (fuentes, colores, …),

y un mecanismo de navegación.

3.1.1. Estructura de página

Se ha definido una estructura de página en la que se identifican diferentes zonas o espacios. Esta estructura se aplicará a todas las páginas que formen parte de la plataforma.

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Figura 7Estructura base de página

Las zonas que están identificadas en la figura anterior son:

Barra de Herramientas donde se ubican accesos directos a las secciones más utilizadas de la Intranet. Esta barra se mantendrá durante toda la navegación por la Intranet, independientemente de la comunidad por la que se encuentre navegando el usuario.

Figura 8 Barra de Herramientas

Estará formada por:

Cambio de idioma. La Intranet será bilingüe: castellano y euskera. A través de esta sección se podrá modificar el idioma en el que está navegando el usuario/a.

Mi zona. Este grupo da acceso al escritorio de trabajo de usuario/a. Además informará del número de mensajes pendientes de leer en la bandeja de entrada de la persona identificada. También se podrá finalizar la sesión de trabajo en la plataforma desde el enlace “Salir”.

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Mis grupos. Lista desplegable que dará acceso a todos los grupos de trabajo tanto del centro como intercentros a los que pertenece la persona identificada.

Accesos rápidos a:

o Página de inicio de la Intranet del centro.

o Página de contacto de la Intranet del centro.

o Página para el envío de Sugerencias.

o Página de acceso al buscador de documentos.

o Listado de las páginas que forman la intranet a través del mapa Web.

o Buscador de texto libre. Realizará la búsqueda de texto libre sobre los contenidos de la Intranet (ver apartado “Buscador de texto”).

Imagen de cabecera. Imagen representativa del centro. La plataforma quedará configurada con una imagen de cabecera que podrá ser modificada por el administrador del centro, pudiendo dar una cabecera diferente a cada espacio o comunidad diferente. Esta espacio está compuesto por:

Logo del centro. Haciendo clic en él se dará acceso a la página de inicio de la Intranet.

Imagen identificativa de la intranet o comunidad.

Logo de Departamento de Educación. Haciendo clic en él se dará acceso a la página Web del Departamento.

Lista desplegable que dará acceso rápido a la instancia en la que no se encuentra navegando el usuario/a. Cualquier usuario/a de la plataforma (a excepción del Alumnado) tendrá acceso al menos a dos instancias: a la instancia del centro al que pertenece y a la instancia del Departamento. Esta lista desplegable facilitará la navegación entre estas instancias dando acceso a:

o Instancia del Departamento de Educación cuando el usuario/a se encuentre navegando por la Intranet del centro o por alguno de los grupos de trabajo del propio centro.

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o A la Intranet corporativa cuando el usuario se encuentre navegando por el espacio del Departamento de Educación.

Menú de navegación – Secciones de la Intranet. Da acceso a las principales secciones definidas en la comunidad en la que se esté navegando.

Zona de Contenidos – Colaboración. Espacio reservado para la consulta de información, participación en diferentes espacios de la plataforma, etc.

Pie de página. Marca el final de la página dando información general de contacto del centro así como acceso a la información de carácter legal.

3.1.2. Look & Feel

Para aplicar un diseño gráfico la plataforma trabaja con temas y layouts.

El diseño gráfico que se ha definido está basado en el actual diseño que algunos centros disponen en su Web pública. A la hora de definir este diseño se evitará el scroll horizontal ya que distrae al usuario e incomoda la visualización de la información por verse de manera incompleta.

El diseño será líquido, es decir, se adaptará a la resolución de pantalla que cada persona disponga en su equipo siendo la resolución mínima 1024x720 px.

El tema es la apariencia básica con la que cuenta una comunidad. La plataforma estará formada por un tema principal “Intranet_General” con cuatro esquemas de color asociados: azul, rojo, verde y violeta. Este tema se encargará de pintar la estructura de página base definida para todas las páginas de la comunidad en el punto anterior.

Cada uno de los esquemas de color se corresponde con el color base que se aplica al tema. Este color base se mantendrá a lo largo de toda la navegación para que al usuario le sea más sencillo identificar dónde se encuentra. La plataforma permitirá al administrador del centro a aplicar el esquema de color que quiera sobre el tema. Además podrá modificarse la imagen de cabecera asociada a una comunidad.

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Los layouts permiten definir diferentes distribuciones de la información en el espacio central “Zona de Contenidos – Colaboración”. Para cada página de una comunidad. Esta distribución, cada centro podrá personalizarla en base a los siguientes layouts.

Distribución Layout Descripción

1 columna

Se aprovecha todo el ancho de la zona central para publicar diferentes secciones de página. Cada sección ocupará el ancho completo e irá una tras otra.

2 columnas

La distribución de las secciones de la página se hace en dos columnas, siendo el ancho de cada una del 50%.

La distribución de las secciones de la página se hace en dos columnas, siendo la primera del 25% y la segunda del 75%.

La distribución de las secciones de la página se hace en dos columnas, siendo la primera del 75% y la segunda del 25%.

3 columnas

La distribución de las secciones de la página se hace en tres columnas, siendo la primera del 25%, la segunda del 50% y la tercera del 25%.

La distribución de las secciones de la página se hace en tres columnas, siendo la primera del 25%, la segunda del 50% y la tercera del 25%. En la columna central se crean dos distribuciones de anchos diferentes.

1-2 columnas

Distribución similar a las 2 columnas (25/75) reservando un primer espacio que ocupe el 100%. Este primer espacio podría ser utilizado para destacar algún punto de información de la página.

Distribución similar a las 2 columnas (75/25) reservando un primer espacio que ocupe el 100%. Este primer espacio podría ser utilizado para destacar algún punto de información de la página.

1-2-1 columnas

Distribución en filas de diferentes anchos. La primera ocupará el ancho completo, la segunda contendrá 2 columnas (50/50) y la tercera volverá a tener el 100% del ancho reservado.

2-2 columnas

Distribución en columnas que mezcla los layouts de dos columnas 75/25 y 25/75.

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3.1.3. Navegación de la Intranet

Se propone un mecanismo de navegación por las Intranets que permita navegar por las páginas que forman la Intranet de manera homogénea.

Tal y como se ha descrito existirá un espacio “Menú de Navegación” que presenta las secciones principales de la Intranet o del Grupo de Trabajo a las que la persona identificada tiene acceso. Una vez que se selecciona un punto de estas secciones, ésta es marcada de manera especial (para informar al usuario/a en qué sección se encuentra) y se cargará en la zona de la izquierda el menú de navegación con las páginas que forman la sección seleccionada.

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Figura 9 Navegación por secciones

Durante la navegación por una sección se irá desplegando en el menú de la izquierda las páginas definidas para esta sección. En la figura anterior muestra la navegación por la sección “Secretaría”.

Aunque la plataforma no limita el número de niveles, no se aconseja hacer uso de más de tres niveles de navegación en esta jerarquía de páginas de secciones. Este criterio ha sido seguido en el inventario de páginas identificadas (ver “Estructura de Navegación”)

Se mantendrá durante toda la navegación una miga de pan informando del lugar en el que se encuentra el usuario.

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Figura 10 Miga de pan

3.2. Tratamiento del idioma

La plataforma es multilingüe, y estará preparada para soportar, inicialmente, dos idiomas: euskera y castellano.

El idioma por defecto del sistema será castellano. Esto implica que toda la información que no haya sido traducida en el sistema se mostrará en el idioma de defecto (castellano).

3.3. Estructura de navegación

A continuación se describe la estructura de páginas y contenidos definida como base para cada una de las comunidades tipo. Para cada página se identificará el tipo de página que lleva asociado así como el tipo de contenido que se visualizará en ella. Estas tipologías son descritas en los siguientes puntos:

Tipología de páginas: ver “Gestión de Portales”

Tipología de contenidos: ver “Gestión de Contenidos”

3.3.1. Intranet Docente

Esta comunidad se corresponde con el espacio corporativo que cada centro reserva para los usuarios y usuarias del perfil Docente.

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Punto de menú Tipo de página Tipología de contenido / Servicio

BARRA DE HERRAMIENTAS

Mi Zona “Mi Zona” -

Mis grupos Enlace a grupos de trabajo -

Página de inicio “Pagina inicio” -

Contacto Un contenido Información Textual con enlaces a formularios.

Sugerencias Un contenido Información Textual con enlaces a formularios para SQR.

Búsqueda de documentos “Buscador documentos” -

Mapa Web “Mapa Web” -

Buscador texto libre “Buscador” -

SECCIONES DE LA INTRANET

1. Área formativa - -

1.1 Formación reglada “Formación reglada” -

1.2 Formación no reglada Listado contenidos Formación

1.3 Cursos de apoyo “Mis Cursos” Cursos

1.4 Tutoría “Tutoría” -

1.5 FCT Listado contenidos Información Textual

2. Mi departamento “Mi Departamento” Documento Intranet

3. Secretaría - -

3.1 Horario y datos de contacto Un contenido Información Textual

3.2 Información de acogida Un contenido Información Textual

3.3 Proceso de preinscripción Un contenido Información Textual

3.4 Becas y Ayudas Listado contenidos Información Textual

3.5 Documentación general Listado contenidos Documento Intranet

3.6 Procedimientos - -

3.6.1 Renovación, bajas, convalidaciones

Un contenido Información Textual

3.6.2 Otros procedimientos Un contenido Información Textual

3.7 Consultas Listado contenidos FAQ

4. Información del centro - -

4.1 Calendario del centro Un contenido Información Textual

4.2 Proyectos Listado contenidos Información Textual

4.3 Bolsa de empleo Un contenido Información Textual

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4.4 Organización Un contenido Información Textual

4.5 Normativa Un contenido Información Textual

4.6 Imágenes “Galería de imágenes” Imágenes

5. Calidad - -

5.1 Posicionamiento estratégico Listado contenidos Documento Intranet

5.2 Posicionamiento de mercado Listado contenidos Documento Intranet

5.3 Gestión de calidad Listado contenidos Documento Intranet

6. Dirección Listado contenidos Documento Intranet

7. Comité pedagógico Listado contenidos Documento Intranet

(-) Aquellas páginas sin tipología de página ni de contenidos asociada, significan que al hacer clic en ellas, se accederá a la primera página que depende de ellas. Por ejemplo, al hacer clic en “Calidad” la Intranet mostrará el contenido que existe en la página de Posicionamiento estratégico.

3.3.2. Intranet PAS

Esta comunidad se corresponde con el espacio corporativo que cada centro reserva para los usuarios y usuarias del perfil PAS.

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Mis grupos Enlace a grupos de trabajo -




Búsqueda de documentos “Buscador documentos” -




1. Secretaría - -



1.3 Proceso de preinscripción Un contenido Información Textual


1.5 Documentación general Listado contenidos Documento Intranet

1.6 Procedimientos - -

1.6.1 Renovación, bajas, convalidaciones

Un contenido Información Textual

1.6.2 Otros procedimientos Un contenido Información Textual







3. Calidad - -

3.1 Posicionamiento estratégico Listado contenidos Documento Intranet

3.2 Posicionamiento de mercado Listado contenidos Documento Intranet

3.3 Gestión de calidad Listado contenidos Documento Intranet

(-) Aquellas páginas sin tipología de página ni de contenidos asociada, significan que al hacer clic en ellas, se accederá a la primera página que depende de ellas. Por ejemplo, al hacer clic en “Calidad” la Intranet mostrará el contenido que existe en la página de Posicionamiento estratégico.

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3.3.3. Intranet Alumnado

Esta comunidad se corresponde con el espacio corporativo que cada centro reserva para el alumnado.

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1. Área formativa - -

1.1 Formación reglada “Formación reglada” -

1.2 Formación no reglada Listado contenidos Formación

1.3 Cursos de apoyo “Mis Cursos” Cursos

1.4 FCT Listado contenidos Información Textual

2. Secretaría - -




2.4 Expedición de certificados y títulos Un contenido Información Textual







3.5 Directorio “Directorio personal” -

3.6 Proyectos europeos Listado contenidos Información Textual

3.7 Colaboración en Europa Servicio de colaboración Foros

(-) Aquellas páginas sin tipología de página ni de contenidos asociada, significan que al hacer clic en ellas, se accederá a la primera página que depende de ellas. Por ejemplo, al hacer clic en “información del centro” la Intranet mostrará el contenido que existe en la página de “Calendario del centro”.

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3.3.4. Grupo de Trabajo

Esta comunidad se corresponde con el espacio colaborativo a utilizar para un grupo de trabajo, independientemente de que sea interno para un centro o intercentros.









SECCIONES DEL GRUPO DE TRABAJO

1. El día a día Servicio de colaboración Blog

2. Miembros del grupo “Miembros de la comunidad”

-

3. Documentación Listado contenidos Documento Intranet

4. Foros Servicio de colaboración Foro

5. Wiki Servicio de colaboración Wiki

3.3.5. Comunidades del Departamento

Tal y como se ha comentado en puntos anteriores, el Departamento de Educación dispondrá de una instancia propia donde podrá crear comunidades dirigidas a diferentes grupos de trabajo. Estas comunidades serán de diferente naturaleza por lo que no es posible crear una estructura base.

Durante la fase de análisis de este proyecto se ha analizado la información de tres comunidades del Departamento. A continuación se lista la estructura de navegación identificadas para estos tres espacios.

3.3.5.1. SIC de Directores

Esta comunidad tiene como objetivo establecer un canal de comunicación de la Viceconsejería de FP con los equipos de dirección de los centros de FP.

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La información aquí publicada podrá ser consultada por cualquier persona Docente o PAS aunque los espacios de colaboración estarán reservados para los equipos directivos.



Página de inicio “Pagina inicio SIC” -


Sugerencias (*) Un contenido Información Textual con enlaces a formularios para SQR.



SECCIONES

1. Presentación - -

1.1 La Viceconsejería Un contenido Información Textual

1.2 Localización y contacto Un contenido Información Textual

2. Información por procesos - -

2.1 Mapa de procesos Un contenido Información Textual

2.2 Posicionamiento estratégico Un contenido Proceso

2.3 Posicionamiento de mercado Un contenido Proceso

2.4 Formación profesional e iniciación profesional

Un contenido Proceso

2.5 Formación continua Un contenido Proceso

2.6 Aprendizaje permanente Un contenido Proceso

2.8 Gestión de personas Un contenido Proceso

2.9 Planificación económica Un contenido Proceso

3. Recursos de apoyo - -

3.1 Convocatorias y ayudas Un contenido Información Textual

3.2 Plantillas y enlaces Listado de contenidos Información Textual

Documento Intranet

3.3 Innovación y mejora Listado de contenidos Cursos

Documento Intranet

3.4 Preguntas frecuentes Listado de contenidos FAQ

4. Foros (*) Servicio de colaboración Foro

(*) Sólo será accesible para el equipo de dirección.

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3.3.5.2. Ipagunea - Plan Premia

A través del Plan Premia, el Departamento de Educación pretende garantizar que todos los centros públicos tengan las infraestructuras necesarias para adecuarlas a su proyecto educativo concreto.

Esta comunidad es creada con el objetivo de facilitar al Departamento un canal de comunicación que le facilite informar a los Responsables Premia de cada centro (normalmente uno por centro) sobre el plan, últimas modificaciones, gestión de dudas. Por lo tanto, el acceso a esta comunidad será posible únicamente para los Responsables Premia.



Página de inicio “Pagina inicio Plan Premia” -




SECCIONES

1. ¿Qué es? - -

1.1 Presentación Un contenido Información Textual

1.2 Premia I - -

1.2.1. Red Local Un contenido Información Textual

1.2.2. Equipamiento informático Un contenido Información Textual

1.2.3. Conexión a Internet Un contenido Información Textual

1.2.4. Seguridad de redes Un contenido Información Textual

1.2.5. Datos Estadísticas Un contenido Información Textual

1.3. Premia II - -


1.3.2. Nuevo equipamiento Un contenido Información Textual

1.3.3. Mejora de conectividad Un contenido Información Textual

1.3.4. Servicios Un contenido Información Textual

1.4. Premia III - -

1.4.1. Plantilla de dotación informática Un contenido Información Textual

1.4.2. Renovación de equipamiento Un contenido Información Textual

1.4.3. Migración plataforma correo Un contenido Información Textual

1.4.4. Asistencia domiciliaria Un contenido Información Textual

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1.4.5. Videoconferencia Un contenido Información Textual

1.4.6. Aplicativos de gestión Un contenido Información Textual

1.4.7. Dotación informática Un contenido Información Textual

1.4.8. Mejora de las comunicaciones Un contenido Información Textual

1.4.9. Presupuesto Un contenido Información Textual

2. Información general - -

2.1. Funciones del responsables Un contenido Información Textual

2.2. Documentación de interés Un contenido Información Textual

2.3. Procedimientos Un contenido Información Textual

2.4. Normativa Un contenido Información Textual

2.5. Mantenimiento Un contenido Información Textual

3. Infraestructura centros - -

3.1. Berriztu Un contenido Información Textual

3.2. Seguridad Un contenido Información Textual

3.3. Componentes de red Un contenido Información Textual

3.4. Telefonía VoIP Un contenido Información Textual

4. Información contacto - -

4.1. Departamento Un contenido Información Textual

4.2. Empresas homologadas Un contenido Información Textual

4.3. Directorio responsables Un contenido Información Textual


3.3.5.3. Dispositivo de Reconocimiento

El dispositivo de reconocimiento se encarga de la homologación de títulos basándose en el conocimiento y en la experiencia de las personas.

Para llevar a cabo esta homologación aproximadamente 50 centros de educación se encargan de realizar un estudio personalizado de cada caso de homologación. Este estudio genera una serie de documentos que deben ser intercambiados y consultados por el grupo de personas que lleva adelante el estudio, obteniendo un informe final.

La Agencia Vasca de la Calidad se encarga de gestionar este proceso de homologación, y proporciona información y documentación a las personas que realizan el estudio de homologación. Este espacio servirá para hacer llegar esta

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información de manera más sencilla y tenerla centralizada en un único punto.

Además de disponer de esta comunidad, teniendo en cuenta que el principal tipo de información que se maneja son documentos las personas que participen en este estudio de homologación tendrán acceso a una unidad de red donde ubicar y consultar documentación. Entre otra información, en esta unidad de red estará:

Guía de los procedimiento a seguir.

Documentación de apoyo.

Plantillas para la generación de informes

Punto de menú Tipo de página Tipología de contenido

/ Servicio


Página de inicio “Pagina inicio Plan Premia” -




SECCIONES

1. ¿Qué es? - -

1.1 Presentación Un contenido Información Textual

1.2 Premia I - -


1.2.2. Equipamiento informático Un contenido Información Textual

1.2.3. Conexión a Internet Un contenido Información Textual

1.2.4. Seguridad de redes Un contenido Información Textual

1.2.5. Datos Estadísticas Un contenido Información Textual

1.3. Premia II - -


1.3.2. Nuevo equipamiento Un contenido Información Textual

1.3.3. Mejora de conectividad Un contenido Información Textual

1.3.4. Servicios Un contenido Información Textual

1.4. Premia III - -

1.4.1. Plantilla de dotación informática Un contenido Información Textual

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1.4.2. Renovación de equipamiento Un contenido Información Textual

1.4.3. Migración plataforma correo Un contenido Información Textual

1.4.4. Asistencia domiciliaria Un contenido Información Textual

1.4.5. Videoconferencia Un contenido Información Textual

1.4.6. Aplicativos de gestión Un contenido Información Textual

1.4.7. Dotación informática Un contenido Información Textual

1.4.8. Mejora de las comunicaciones Un contenido Información Textual

1.4.9. Presupuesto Un contenido Información Textual

2. Información general - -

2.1. Funciones del responsables Un contenido Información Textual

2.2. Documentación de interés Un contenido Información Textual

2.3. Procedimientos Un contenido Información Textual

2.4. Normativa Un contenido Información Textual

2.5. Mantenimiento Un contenido Información Textual

3. Infraestructura centros - -

3.1. Berriztu Un contenido Información Textual

3.2. Seguridad Un contenido Información Textual

3.3. Componentes de red Un contenido Información Textual

3.4. Telefonía VoIP Un contenido Información Textual

4. Información contacto - -

4.1. Departamento Un contenido Información Textual

4.2. Empresas homologadas Un contenido Información Textual

4.3. Directorio responsables Un contenido Información Textual


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4. Gestión de Portales

Es uno de los módulos principales de la plataforma basado en el producto Liferay. Desde este módulo se realizarán las siguientes acciones:

Gestionar las comunidades que tiene un centro.

Gestionar las secciones y los puntos de menú de una comunidad.

Configurar la seguridad del sistema en base a grupos y roles.

Configurar la información que muestra cada página de una comunidad.

Esta labor será llevada a cabo por usuarios o usuarios del propio centro desde el panel de control que proporciona Liferay.

4.1. Gestión de comunidades

El administrador de un centro podrá gestionar las comunidades que forman la instancia de un centro. Esta gestión permitirá:

Crear nuevas comunidades. Para esto el administrador podrá crear una comunidad desde cero o basada en un esquema precreado que cargará la comunidad con un conjunto de páginas de base.

Eliminar comunidades existentes. Este borrado eliminará del sistema toda la información relacionada con la comunidad.

Desactiva una comunidad. De esta manera se deshabilita su uso, pero se mantiene en el sistema toda la información que esté en ella publicada.

Exportar una comunidad. Con esta opción el administrador podrá obtener un fichero con la información de una comunidad, tanto las páginas que tiene como los contenidos que alberga.

Importar una comunidad. Permite cargar en una comunidad información a partir de un fichero en formato lar (formato de fichero propio de Liferay). Esta será la opción que el

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administrador del centro deberá utilizar para la creación de comunidades basadas en un esquema.

Configurar los permisos de acceso a una comunidad pudiendo definir qué grupos o personas son miembros.

Establecer el diseño gráfico de la comunidad seleccionado el tema y el esquema de color que debe aplicarse.

4.2. Gestión de páginas

Dentro de una comunidad se podrán administrar las secciones o puntos de menú que la forman. Estas secciones y puntos de menú son páginas de una comunidad. El editor de páginas podrá:

Crear, modificar o borrar páginas de la comunidad.

Ordenar el árbol de páginas que forma una comunidad.

Establecer información básica de una página como el nombre y metadatos asociados (título, descripción, palabras claves asociadas,…)

Configurar los permisos de acceso a nivel de una página pudiendo definir qué grupos o personas pueden acceder y con qué permisos.

4.3. Configuración de la seguridad

Como se ha comentado en puntos anteriores los usuarios y usuarios de la plataforma, a excepción del Alumnado, serán gestionados en un sistema externo, por tanto no gestionarán cuentas de acceso en la plataforma.

La configuración de la seguridad será realizada en base a roles y grupos que el administrador del centro podrá gestionar desde este módulo. Se podrán definir roles dónde se definirán qué acciones pueden realizar los usuarios y usuarios que tengan este rol asignado (acceso a comunidades, acceso a páginas, visualización de secciones dentro de una página,…).

En la plataforma existen dos tipos de usuarios y usuarias:

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a. Usuarios/as que hacen uso de la Intranet, navegando por las diferentes comunidades, consumiendo información, participando en los espacios de colaboración,…

b. Usuarios/as que realizan labores de mantenimiento de la plataforma bien administrando los módulos que la forman o generando información que luego formará parte de la Intranet.

Dentro de cada uno de estos tipos existen grupos de usuarios/as que identifican el nivel de acceso (qué funciones desempeña dentro de la plataforma):

Usuarios/as que navegan por la plataforma:

Docente

o Tutor

o Dirección

o Plan Premia

PAS

o Bedeles

o Secretaría

Alumnado

Usuarios/as que participan en el mantenimiento de la plataforma:

Administrador global de la plataforma.

Administrador de la Instancia.

Editor de páginas.

Editor de contenidos.

Validador de contenidos.

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4.4. Tipología de páginas

El Gestor de Portales es el encargado de gestionar las páginas que forman las Intranets permitiendo configurar qué información debe mostrar cada página. Manteniendo el diseño gráfico definido para la plataforma y descrito en el punto “Diseño Gráfico”, a continuación se describirán los diferentes tipos de página que se utilizarán para publicar información así como dar acceso a servicios externos.

4.4.1. Inicio de las Intranets

Una vez identificado el usuario/a accederá a la página de inicio de la Intranet donde podrá consultar la información destacada que el centro publica.

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Figura 11 Página de inicio

Las secciones que forman esta página son:

Avisos. Zona de alertas o avisos para publicar información reducida y con un corto período de validez. Estas alertas podrán

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ir dirigidos a un grupo de personas concreto o a todos los miembros de la comunidad.

Noticias. Espacio para las últimas noticias publicadas por el centro. Mostrará las cinco últimas noticias, la primera de ellas en formato destacado (titulo, fecha, imagen reducida y entradilla de la noticia) y las cuatro restantes en formato listado (fecha y titulo de la noticia). Desde este listado se podrá acceder a la información de detalle de cada noticia.

Agenda con los eventos que el centro organiza. Este componente da acceso a la información de diferentes modos:

Mostrará en el calendario los días del mes en el que existen eventos asociados. Desde este calendario se podrá acceder al listado de eventos que se organizan en el centro en un mes o un día concreto.

Listado de los cinco próximos eventos que se celebrarán en el centro.

Accesos rápidos a otras secciones de la Intranet:

Galería de imágenes del centro.

Mi Zona

Listado de los grupos de trabajo a los que pertenece la persona identificada en el sistema. Este listado de grupos mostrará el acceso tanto a grupos de trabajo del propio centro como aquellos intercentros.

4.4.2. Inicio SIC de Directores

La página de inicio del SIC de directores estará formado por:

Calendario y Actualidad agrupando los eventos que organiza la Viceconsejería.

Información de contacto con la Viceconsejería.

Encuestas activas. Enlaces a las encuestas que tienen activas dirigidas a los diferentes usuarios de los centros.

Listado de convocatorias y ayudas.

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Últimas entradas en el foro de participación.

4.4.3. Un contenido

Página que mostrará la información de detalle de un contenido. El tipo de contenido a mostrar podrá ser cualquiera de los que son gestionados por el módulo de Gestión de Contenidos.

Estas páginas contendrán:

Menú a la izquierda con las páginas que forman la sección seleccionada.

La zona central se reserva para mostrar la información.

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Figura 12 Página Un Contenido

La página de la figura es el ejemplo de cómo se visualizará la página “Horario y datos de contacto” de la sección “Secretaría”. Esta página muestra un contenido de tipo “Información Textual”.

4.4.4. Listado contenidos

Página que mostrará el listado de contenidos de un tipo concreto. Desde cada uno de los contenidos que aparecen en el listado se enlazará con el detalle de la información.

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La zona central se reserva para mostrar el listado de información.

Figura 13 Listado de contenidos

La página de la figura es el ejemplo de cómo se visualizará la página “Becas y Ayudas” se la sección “Secretaría”. Esta página muestra un listado de contenidos de tipo “Información Textual”.

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4.4.5. Galería de imágenes

Muestra todas las imágenes en miniatura del sistema. Haciendo clic en cada miniatura se dará acceso a la imagen original.



La zona central se reserva para mostrar el conjunto de imágenes que forman la galería.

Figura 14 Galería de imágenes

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4.4.6. Mapa Web

Página que lista todas las secciones y menús que forman la comunidad en la que me encuentro. Esta página podrá servir de ayuda a los usuarios y usuarias que navegan por un espacio y no encuentren una información concreta.

4.4.7. Servicios de colaboración

Página que dará acceso a una de las herramientas de colaboración que proporciona la plataforma:

Foros

Wikis

Blogs

Figura 15 Servicios de colaboración - Foros

4.4.8. Mi Zona

La Intranet proporcionará un espacio de trabajo que aglutinará el acceso a las aplicaciones y herramientas que de manera habitual utilizan los diferentes usuarios de la Intranet.

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Figura 16 Página Mi Zona

La figura anterior muestra las secciones que forman la página “Mi Zona”:

Avisos/Alarmas y mails pendientes de leer. Mostrará el listado de avisos/alarmas que el centro genera dirigidos a diferentes perfiles. Este listado coincidirá con los mensajes que se visualizan en la página de inicio.

Correo electrónico. Mostrará el número de mensajes pendientes de leer del usuario que está identificado. Desde aquí podrá acceder a la plataforma de correo electrónico a través del navegador (para que esta funcionalidad sea factible, la plataforma de correo deberá poder ser accedida vía WebDAV).

Agregador de Agendas. Mostrará en un único control los eventos/reuniones programadas en varias agendas del centro. Cada usuario/a podrá agregar las agendas que más le interese para que la Intranet se las muestre en una única vista. Desde aquí podrá realizar la consulta de la agenda en modo mensual, semana o diaria (para que esta funcionalidad sea factible, la plataforma de correo deberá poder ser accedida vía WebDAV).

Tareas. Mostrará el listado de tareas que el usuario/a tiene programadas en su correo electrónico (para que esta

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funcionalidad sea factible, la plataforma de correo deberá poder ser accedida vía WebDAV).

Mis consultas. Listado de todas las consultas que el usuario ha enviado a través de formularios Web.

Buscador de contactos. Agregador de libreta de direcciones, de tal manera que pueda consultar de manera directa tanto la libreta del centro, su libreta personal o bien cualquier otra libreta que el centro o el Departamento comparta a través de la plataforma de correo.

Listado de la aplicaciones de gestión del Departamento de Educación. Las aplicaciones a las que se enlace desde este apartado deberán ser Web, es decir, aplicaciones ejecutadas bajo un navegador. El Departamento proporcionará a la plataforma un listado de enlaces para una persona identificada en la plataforma (queda pendiente de definir de dónde procederá esta información). El modo de enlazar desde la Intranet a estas aplicaciones está pendiente de definir intentando evitar al usuario/a teclear de manera repetida su identificación. Desde este bloque se dará acceso al servicio de atención al usuario (CAU).

Listado de aplicaciones del Centro. El administrador del centro dispondrá de un apartado donde podrá incluir todos los enlaces a aplicaciones propias del centro, configurando a qué grupos de usuarios va dirigida. En este caso no se implementará ningún mecanismo de single sing-on.

Listado de los grupos de trabajo a los que pertenece el usuario.

4.4.9. Mi Departamento

Esta página será utilizada para el perfil docente. Cada docente pertenecerá a un grupo que definirá con qué departamento dentro del centro está relacionado, de esta manera el sistema le mostrará únicamente la página del departamento al que pertenece sin visualizar el resto de departamentos del centro:

• Avisos. Espacio reservado para enviar avisos a los miembros del departamento.

• Miembros. Directorio de las personas que forman parte del departamento. Este listado de información deberá mostrar la foto, nombre y apellidos así como información de contacto.

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• Espacio colaborativo documental. Todos los miembros del departamento podrán aportar documentación a este espacio. La estructura de carpetas o directorios será establecida por el responsable del departamento y el resto de miembros accederán, a través de esta sección de la Intranet, para la consulta y aportación de nuevos documentos. Esta sección permitirá publicar información relativa a Memoria, Equipamiento, Actas…

• Información de interés. Este espacio se reserva para poder publicar información textual con acceso a aplicaciones departamentales del centro.

Figura 17 Página Mi Departamento

4.4.10. Formación Reglada

Este tipo de página está dirigido únicamente al perfil Docente. Mostrará el listado de módulos o asignaturas que un docente imparte en el centro en el curso académico en curso. Este listado dará acceso rápido a la aplicación de Gestión Académica, concretamente a dos puntos: poner notas y faltas de asistencias.

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Para esto, la aplicación Gestión Académica deberá proporcionar dos tipos de acceso:

Acceso vía URL a diferentes zonas de la aplicación. Desde esta página se establecerán enlaces de acceso directo a diferentes funcionalidades de la aplicación “Gestión Académica”, como:

Notas de una asignatura para un curso dado.

Faltas de asistencia de los alumnos en una asignatura para un curso dado.

Consumo desde la Intranet de información que es gestionada por la aplicación “Gestión Académica”. La aplicación deberá proporcionar los mecanismos necesarios para dar acceso al listado de módulos o asignaturas que un docente imparte.

Figura 18 Formación Reglada

Desde esta página se dará acceso a la plataforma de e-learning.

4.4.11. Tutoría

Este tipo de página está dirigido a los tutores del perfil Docente. Mostrará el listado de alumnos y alumnas de los que es tutora la persona identificada en la Intranet. Para cada uno de los alumnos/as se mostrará el número de faltas de asistencia así como un enlace a la aplicación de “Gestión Académica” para la visualización del expediente del alumno.

El listado de alumnado así como el número de faltas será información obtenida de la aplicación externa “Gestión Académica”.

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4.4.12. Cursos de Formación

En el gestor de contenidos existe definido el tipo de contenido “Curso” que servirá para publicar información relativa a cursos de formación de apoyo que el centro imparte y que no son ni Formación Reglada ni Formación No Reglada. La impartición de estos cursos estará basada en la plataforma de e-learning que va a implantarse en los centros.

Este tipo de cursos requerirán que el usuario y usuaria deba inscribirse siguiendo dos posibles procedimientos:

Inscripción automática. La persona identificada en la plataforma solicita la inscripción. El sistema le enviará un correo electrónico solicitando la aceptación de esa inscripción. En el momento que el usuario/a acepte la inscripción queda matriculada en el curso.

Solicitud de inscripción. El curso llevará asociado un formulario Web que el usuario/a deberá rellenar para solicitar la inscripción al curso. El gestor de estas solicitudes se encargará de aceptar o no la matricula al curso registrando al nuevo alumno/a en el sistema de matricula online.

Figura 19 Listado de Cursos de apoyo

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La página de Cursos de apoyo dará acceso al listado de todos los cursos que imparte el centro. Desde este listado podrá accederse a la información de detalle del curso que dará acceso al procedimiento de inscripción asociado al curso.

Esta página de Cursos mostrará, a su vez, el listado de los cursos a los que el usuario/a está inscrito, independientemente del centro que lo gestione o lo imparta, el usuario/a podrá ver su listado completo. Este listado le dará acceso a la plataforma de e-learning de cada uno de los centros.

4.4.13. Buscador de texto libre

Existirá un buscador de texto libre que permitirá a la persona identificada en el sistema a lanzar una búsqueda de una palabra o una frase sobre la información de la comunidad en la que esté navegando. Esta búsqueda se realizará tanto en contenidos de la Intranet, como en entradas de blogs, Wikis o foros así como en documentos del repositorio documental. La página de resultado mostrará dos bloques diferentes:

Enlaces a páginas, contenidos así como entradas en las herramientas de colaboración que cumplen el criterio de búsqueda realizado por el usuario/a.

Enlaces a los documentos del repositorio que cumplen el criterio de búsqueda realizado por el usuario/a.

4.4.14. Buscador de documentos

Permitirá realizar búsquedas sobre los documentos que están almacenados en el gestor documental. Los criterios de búsqueda serán:

Nombre del documento.

Perteneciente al centro: si / no / ambos. Permitirá buscar entre los documentos generados por el propio centro o del Departamento de Educación.

Categorías. El usuario podrá seleccionar sobre los ejes de catalogación públicas (es decir del Departamento) o propias del centro.

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El resultado será un listado de documentos que cumplan los criterios seleccionados, paginados de treinta en treinta. Desde este listado se dará acceso al documento.

Para la obtención de los documentos a mostrar como resultados de la búsqueda, además de los criterios de búsqueda seleccionados por el usuario, el buscador tendrá en cuenta el atributo “Nivel de acceso” asociado al documento. Únicamente serán consultables desde este buscador los documentos que hayan sido marcados como públicos (este atributo no afectará a la visualización del documento a través del gestor documental, es decir, el gestor documental aplicará su gestión de seguridad, con independencia del valor que tenga asociado un documento en “Nivel de Acceso”).

Figura 20 Buscador de documentos

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5. Gestión de contenidos

Uno de los módulos principales que forman la plataforma es la Gestión de Contenidos. Este módulo facilitará la tarea de gestión de los contenidos Web que aparecerán publicados en las Intranets, grupos de trabajo así como en el espacio de comunicación reservado para el Departamento de Educación. Para esto se proporciona:

Mecanismos para el mantenimiento de la información a través de la tipología de contenidos definida.

Ciclos de validación de un contenido, estableciendo los estados por los que un contenido debe pasar antes de aparecer publicado en la Intranet.

Mecanismos para la publicación de la información.

5.1. Tipos de contenidos

Se ha identificado un conjunto de tipos de contenidos que formarán parte de la plataforma de gestión de contenidos y portales de las Intranets.

La gestión de estos contenidos se hará a través de un formulario Web donde la persona encargada de crear los contenidos informará cada uno de los atributos definidos.

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Figura 21 Gestión de contenidos

Tal y como se observa en la figura anterior, los atributos que forman un contenido se dividen en tres grupos:

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Atributos de información. Son los utilizados por los editores para incluir la información que va a mostrarse en las Intranets. Estos atributos varían en función del tipo de contenido y pueden ser de diferentes tipos:

Texto: permite incluir información sin formatos.

Texto enriquecido: permite incluir texto dándole formato (negrita, cursiva), reorganizarlo (tablas, listas). Además permitirá realizar links:

o A webs externas, grupos de trabajo de la plataforma.

o A otras secciones/páginas de la Intranet.

o A formularios de solicitud, por ejemplo para la comunicación de averías, elaboración de encuestas.

o A documentos albergados en el módulo de gestión documental.

o A contenidos de la Intranet.

Fecha. Información de fecha normalizada en formato dd/mm/aaaa que posteriormente será tratada para visualizarse en los diferentes idiomas.

Fichero. Adjuntar ficheros a la información (sólo se utiliza en el caso de las imágenes y multimedia).

Automática. Información generada por el sistema de manera automática, el usuario no tendrá que incluirla a la hora de generar el contenido.

Atributos de control (Horario). Información que permite gestionar los contenidos estableciendo el período de validez y visibilidad de éste en la Intranet. Son los mismos para todos los tipos de contenidos:

Fecha de inicio y fin de publicación. Especifica el período de visibilidad del contenido en la Intranet.

Estado del contenido. Especifica si un contenido ha pasado el control de flujo de aprobación establecido o no.

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Atributos de categorización (Clasificación). Información de uso transversal para todo el sistema que permite clasificar en categorías la información que se va incluyendo en el sistema, independientemente del tipo que sea. Esta categorización podrá ser utilizada para la búsqueda de información, consiguiendo localizarla de manera más sencilla. En la plataforma no se realizará una carga inicial de categorías, el administrador de cada centro podrá definirlas de acuerdo a la actividad del centro y al tipo de formación que proporcione.

Los tipos de contenidos identificados son:

Información textual.

Noticias

Eventos

Cursos.

Imágenes (banners, gifs animados,etc.).

Formación

Procesos

Enlace

FAQ

Multimedia

Avisos / Alarmas

A continuación se describe cada uno de los atributos de información que forman estos tipos de contenidos.

5.1.1. Información Textual

Contenido destinado para realizar las descripciones generales de información y que no siguen una estructura predefinida y clara.

Metadato Descripción Tipo

* Título Título del contenido. Texto

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Entradilla Breve descripción del contenido. Texto enriquecido

Imagen_reducida Imagen que acompañará al contenido en un listado de información.

Imagen

* Cuerpo Información detallada. Texto enriquecido

5.1.2. Noticia

Contenido para la publicación de noticias en cualquier apartado de las Intranets.


Fecha Fecha de la noticia Fecha


Entradilla Breve descripción del contenido. Texto enriquecido

Imagen_reducida Imagen que acompañará a la noticia en un listado de información.

Imagen


5.1.3. Evento

Contenido para la publicación de una agenda de actividades que realiza el centro.


* Fecha Fecha del evento Fecha



Imagen_reducida Imagen que acompañará al evento. Imagen

5.1.4. Curso

Permitirá gestionar la información relativa a los cursos que se realizan desde los centros o desde otras entidades (Berritzegunes, TKnika, Departamento de Educación, Direcciones, Agencia de la calidad, etc.) para la formación de apoyo al personal y/o alumnado del centro.

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No será utilizada para gestionar información relacionada con la formación reglada o no reglada del centro.


* Titulo Título del contenido Texto

Lugar Lugar de realización del curso Texto

Fechas y duración Fechas para la realización del curso y duración del mismo

Texto

* Público objetivo A quién va dirigido,… Texto

* Descripción Descripción del contenido del curso, objetivos, temario,…

Texto enriquecido

Curso_elearning Código del curso en la plataforma e-learning si existe.

Texto

* Solicita_inscripción Si / No. Especificará si un curso requiere la solicitud de matricula para apuntarse al curso. En caso de “si” deberá especificarse a través de que formulario de solicitud se deber realizar la solicitud. Por defecto no. (ver descripción “Página de Cursos”)

Check

Formulario_inscripción Url de acceso al formulario de inscripción del sistema Gestión de Solicitudes.

Texto

5.1.5. Imagen

Permitirá gestionar la galería de imágenes del centro, así como aquellas que acompañen a otros contenidos de la plataforma.

Metadato Descripción

* Fichero Fichero asociado a la imagen.

Fichero_reducido Fichero generado de manera automática a partir del fichero principal y que es utilizado en la visualización de galería de imágenes o en listados de contenidos para conseguir una descarga más rápida de las páginas.

* Breve descripción Breve descripción que defina el contenido de la imagen.

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5.1.6. Formación

Permitirá gestionar la información relativa a la formación reglada y no reglada que imparte el centro.



Reglada Si/No Check.

* Descripción Descripción del contenido de la formación, objetivos, temario, cursos, asignaturas,…

Texto enriquecido

5.1.7. Procesos

Permitirá gestionar la información relativa a los procesos de gestión. Metadato Descripción Tipo


Descripción Descripción del proceso. Texto enriquecido

Responsable Persona responsable del proceso Caja de texto

Documentación y enlaces

Listado de documentos y enlaces relacionados con el proceso.

Texto enriquecido

5.1.8. Enlace

Permitirá gestionar enlaces de interés con páginas externas o con secciones de la Intranet.


* Titulo Texto asociado al enlace Texto

Abrir_ventana Si/No. Especificará si el enlace se abre en una nueva ventana o no.

Check.

* URL Dirección del enlace Texto

Imagen_asociada Imagen relacionada con el enlace. En caso de incluir una imagen, el título será utilizado como texto alternativo a la imagen.

Imagen.

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5.1.9. FAQ

Permitirá gestionar un listado de preguntas frecuentes que recibe el centro. Con este contenido se pone a disposición de los usuarios de la Intranet aquellas dudas más frecuentes en el día a día del centro.


* Pregunta Pregunta o duda Texto

* Respuesta Respuesta asociada a la pregunta Texto enriquecido.

5.1.10. Multimedia

Permitirá publicar en las Intranets recursos multimedia como audio o videos.


* Título Título del contenido Texto

* Fichero Fichero de audio/video asociado Fichero

Imagen Imagen relacionada con el contenido. En caso que el contenido tenga imagen relacionada, el título será utilizado como texto alternativo.

Imagen.

5.1.11. Avisos / Alarmas

Permitirá publicar notas informativas con un corto período de validez. Metadato Descripción Tipo

* Título Título del contenido Texto

URL Enlace donde existe información relacionada y detallada del Aviso/Alarma

Texto

Descripción Información breve relacionada. Texto.

Prioridad Nivel de prioridad o de tipo de aviso. Lista desplegable

Destinatarios Destinatarios del aviso/alarma Lista desplegable

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5.2. Ciclo de validación y roles

Una vez que un contenido es creado o modificado en la plataforma deberá ser incluido en un ciclo de validación para que acabe siendo publicado en la Intranet.

Se identifican dos roles para la gestión de la información que formará parte de la Intranet así como de sus comunidades. Asociados a estos roles podrá haber más de un usuario para llevar a cabo las tareas de gestión.

Editor. Se encargará de la gestión de los contenidos de la Intranet o de un grupo de trabajo independientemente de la tipología que sea. Su labor será la generación de nueva información así como el mantenimiento de aquella que resida en el sistema.

Validador. Se encargarán de revisar y validar la información que posteriormente aparecerá publicada en la Intranet o en un grupo de trabajo.

Se crearán dos ciclos de validación distintos. Cada centro hará uso de aquél que más se adapte a su organización:

Workflow Simple

Workflow con Validación

5.2.1. Workflow Simple

Este workflow está compuesto por un único paso. El Editor es el encargado de la gestión completa de la información, creándola o modificándola para acabar aprobándola y publicándola en la Intranet.

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Figura 22 Workflow Simple

5.2.2. Workflow con Validación

En este workflow participan los dos roles identificados en el sistema.

Figura 23 Workflow Validación

Los roles o perfiles que participan en cada estado son:

En Edición. Un “Editor” creará o modificará un contenido. Una vez finalizada su tarea la incluirá en el ciclo de validación pasándola al estado de “Pdte. De Validar” (este estado no será un estado real del workflow, sino que será la acción que dará comienzo al flujo).

Pdte Validar. Un “Validador” tras revisar el contenido decidirá si:

Rechazarlo y devolver el contenido al editor para que lo revise y haga cambios.

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No validar por lo que el contenido no será publicado en la Intranet.

Dar OK quedando el contenido Aprobado. Desde este instante el contenido se visualizará en la Intranet una vez que se rebase la fecha de publicación del contenido y no llegue a la fecha de expiración.

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6. Herramientas de colaboración

La plataforma proporcionará las herramientas base para establecer nuevos canales de comunicación entre las diferentes personas que forman la plataforma. De esta manera se podrá habilitar en diferentes secciones de la Intranet o del espacio del Departamento de Educación.

Estos componentes podrán ser utilizados en cualquier espacio gestionado por la plataforma, como:

Espacio inter-centros para agilizar la comunicación entre las personas de diferentes centros que trabajan en un mismo proyecto.

Espacio inter-centros para hacer llegar al Departamento de Educación información relacionada con el centro de manera más sencilla.

Espacio centro / Intranet del alumno para conseguir fluidez en la circulación de la información de carácter general (no relacionada con la formación reglada) como puede ser las becas Erasmus, prácticas en empresa, …

…

6.1. Foros

Será un espacio reservado para la discusión y compartición de ideas de los diferentes usuarios y usuarias que forman una comunidad. Facilita la conversación o la puesta en común de ideas o conocimientos.

Las funcionalidades son las que habitualmente dispone un sistema de foros:

Creación de nuevos temas / hilos de discusión.

Respuesta a temas publicados.

Suscripción vía RSS a un tema publicado en el foro.

Buscador específico sobre el sistema de foros.

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Figura 24 Sistema de foros

6.2. Blogs

Integra un sistema de blog alrededor de las secciones de la Intranet, permitiendo a los usuarios a publicar notas en el blog y conseguir un dialogo alrededor de una publicación realizada. Ofrece las utilidades más habituales de un sistema de blog:

Publicación de nuevas entradas en el blog.

Programación para la publicación de entradas en el blog.

Suscripción a través de canales RSS a las entradas de un blog.

Listado de últimos blogs actualizados en el sistema.

6.3. Wikis

La plataforma permite la generación de una Wiki por cada comunidad, de tal manera que las personas autorizadas puedan ir documentando en este espacio la información relacionada con la comunidad.

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7. Gestión documental

En los centros de educación se elaboran y gestionan un elevado número de documentos. Es por esto que uno de los módulos de la plataforma es un gestor documental.

Se almacenarán dos tipos de documentación:

Documentos Intranet, es decir documentos gestionados por el centro, grupos de trabajo, o por el Departamento.

Documentos de Aplicación, es decir gestionados a través de las aplicaciones de gestión que proporciona el Departamento.

Para los documentos intranet el modo de acceso a los mismos podrá realizarse de tres maneras diferentes:

Desde páginas de la Intranet que muestren enlaces a documentos (por ejemplo desde la página “Mi Departamento” de la Intranet del Docente)

Desde el buscador de documentos o buscador de texto libre. Se realizarán estas búsquedas sobre este repositorio de documentos, el usuario y usuaria podrán acceder a los documentos desde el resultado de la búsqueda.

Desde unidades de red del ordenados de cada usuario y usuaria, agilizando el acceso a la documentación que se necesita de manera habitual para el trabajo diario. Este modo de acceso es el recomendable, por ejemplo, para las personas que trabajen en el “Dispositivo de Reconocimiento”, debido al elevado número de documentos que se manejan y que se intercambian.

Para los documentos de aplicación la plataforma proporcionará una interfaz de acceso al repositorio que podrá ser invocado por las diferentes aplicaciones de gestión del Departamento de Educación para que almacenen aquellos ficheros que gestionan, guardando en su modelo de datos una referencia a esta documentación.

De esta manera se tiene en un único punto toda la documentación relacionada con los centros. La documentación que sea administrada desde una aplicación no será accesible a través de la Intranet ni desde las unidades de red, será documentación privada y

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su acceso será realizado, siempre, a través de la aplicación propietaria del documento.

7.1. Componentes del Gestor Documental

Cada documento que se almacene en el gestor documental podrá ser identificado con un tipo documental. Los tipos documentales llevan asociados información adicional al fichero, que es identificada a través de metadatos ó atributos. Por ejemplo título del documento, breve descripción, tamaño del fichero, etc.

Además, un documento almacenado en el gestor documental podrá ser categorizado en diferentes ejes de catalogación. Estas categorías son información de uso transversal para todo el sistema que facilita la localización de información de diferente tipología relacionada con un mismo tema. Por ejemplo perfil al que va dirigida la información (alumno, personal docente, PAS), tipo de información que almacena (calidad, interna del centro, proyectos, etc.). El sistema no delimita el número de ejes de catalogación que puede existir en el sistema ni el número de niveles que puede existir en un eje concreto.

El gestor documental proporciona un motor de reglas que facilitan la ejecución de acciones desencadenadas por el cumplimiento de una condición específica. De esta manera se puede, por ejemplo, automatizar el envío de notificaciones vía mail cuando se generan nuevos documentos en espacios de trabajo concretos, o alimentar automáticamente con valores por defecto información asociada a un documento. Este motor de reglas será utilizado en la plataforma para automatizar el archivado de documentación no activa.

7.2. Tipología de documentos

Como se ha comentado anteriormente se crearán dos tipos documentales que se utilizarán para almacenar cualquier documento en el repositorio documental.

Documento Intranet.

Documento Aplicación.

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Figura 25 Espacios de trabajo

En la figura anterior se puede observar la organización de espacios de trabajo que existirá en el gestor documental. Serán de dos tipos:

Espacios de trabajo para aplicaciones de gestión. Estos espacios de trabajo gestionarán documentos de tipo “Documento Aplicación” y no serán visibles por ningún usuario del centro. El acceso a la información de este espacio de trabajo se realizará a través de las propias aplicaciones de trabajo. Algunos ejemplos de espacios de trabajo de esto tipo son “Aplicación SGP” ó “Aplicación de Gestión Académica”.

Espacios de trabajo para la compartición de información. Estos espacios de trabajo serán utilizados por el personal del centro o del Departamento de Educación para alojar documentos de uso común. Estos documentos, de tipo “Documento Intranet”, podrán almacenar información publicada y consultable desde la Intranet como por ejemplo “Manual de Identidad Corporativa”, “Calendario escolar” ó documentos que no tienen por qué residir en una sección de la Intranet pero podrán ser accedidos a través de unidades de red o del buscador general de la Intranet como por ejemplo “Plantillas de documentos generales”.

A continuación se identificarán los atributos (metadatos) que formarán cada uno de los dos tipos documentales identificados.

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7.2.1. Documento Intranet

Este tipo de documento será utilizado para publicar en la Intranet cualquier fichero de información generada en el centro o en el Departamento de Educación.


* Título Título del fichero.

Descripción Breve descripción del objetivo y contenido del fichero

Propietario Texto libre para la descripción del propietario del documento, podrá describirse persona, cargo o proceso propietario del fichero.

* Nivel de acceso Sus posibles valores son: privado / público (por defecto privado). Afecta únicamente al consumo del documento desde el “buscador de documentos” que puede realizarse desde la Intranet.

* Centro Centro al que pertenece el fichero. (Es información alimentada de manera automática por el sistema)

* Fecha_creacion Fecha de creación del documento en el repositorio. (Es información alimentada de manera automática por el sistema)

* Fecha_modificacion Fecha de la última modificación del documento en el repositorio. (Es información alimentada de manera automática por el sistema)

* Fecha_fin_validez Fecha fin de validez. Podrá ser proporcionado por el usuario que crea el documento a través de la Intranet o del gestor documental, en caso de no aportar ningún valor se cargará por defecto con un valor que será 5 años posterior a la fecha de creación. Servirá como base para el sistema de purgado.

* Tipo_documento Tipo de documento relacionado con la extensión del fichero (Es información alimentada de manera automática por el sistema)

* Tamaño_documento Tamaño del fichero (Es información alimentada de manera automática por el sistema)

* Usuario Usuario que gestiona el documento (Es información alimentada de manera automática por el sistema)

* Fichero Fichero asociado.

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Estos metadatos serán informados independientemente del lugar desde el que se crea el documento. Si el usuario crea el documento desde la Intranet o desde la interfaz Web del gestor documental podrá dar valores a estos metadatos, en caso de crearlos a través de las unidades de red el gestor documental aplicará los valores por defecto definidos para cada metadato.

7.2.2. Documento Aplicación

Este tipo de documento será utilizado para todos los ficheros que aplicaciones externas almacenen en el gestor documental. Estas aplicaciones invocarán al repositorio a través del módulo de integración creado al efecto.


* Título Título del fichero.

Descripción Breve descripción del objetivo y contenido del fichero

* Propietario Aplicación propietaria.

* Nivel de acceso Información cargada por defecto a privado. (Es información alimentada de manera automática por el sistema)

* Código_hash Código de seguridad asociado al documento. Para la obtención de este fichero, las aplicaciones deberán enviárselo al repositorio (Es información generada automáticamente por el sistema).

* Centro Centro al que pertenece el fichero. (Es información alimentada de manera automática por el sistema)

* Fecha_creacion Fecha de creación del documento en el repositorio. (Es información alimentada de manera automática por el sistema)

* Fecha_modificacion Fecha de la última modificación del documento en el repositorio. (Es información alimentada de manera automática por el sistema)

* Fecha_fin_validez Fecha fin de validez. Se cargará por defecto con un valor que será 5 años posterior a la fecha de creación. Servirá como base para el sistema de purgado. (Es información alimentada de manera automática por el sistema)

* Tipo_documento Tipo de documento relacionado con la extensión del fichero (Es información alimentada de manera automática por el sistema)

* Tamaño_documento Tamaño del fichero (Es información alimentada de manera

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automática por el sistema)

* Usuario Usuario que gestiona el documento (Es información alimentada de manera automática por el sistema)

* Fichero Fichero asociado.

7.3. Categorización

Es información de tipo transversal y que podrá ser utilizada para clasificar cualquier documento, independiente de su tipología. Esta clasificación podrá ser utilizada para la localización de documentación de manera más sencilla.

El gestor documental almacena ejes o árboles de categorización formados por un conjunto de categorías. Una categoría está formada por un nombre y una descripción así como la categoría padre a la que pertenece.

Existirán dos ejes de catalogación diferentes:

Categorías propias de cada centro. El usuario administrador del centro, desde la interfaz Web del gestor documental, será el encargado de definir las categorías de su centro.

Categorías públicas. Este eje de catalogación será gestionado por el Departamento de Educación y será utilizado para clasificar los documentos cuyo nivel de acceso es “público”.

El usuario o usuaria que crea el documento podrá categorizarlo en base a los ejes que existan en el sistema. Un administrador de categorías será el encargado de definirlas a través de la interfaz del gestor documental, desde la administración de categorías.

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Figura 26 Administración de categorías

7.4. Reglas de gestión

El repositorio de documentos permite la configuración de reglas que automaticen la ejecución de tareas. Estas reglas se basan en:

Modo de creación del documento. Se diferenciarán dos: desde módulo de integración con aplicaciones o desde el resto de opciones (Intranet / Unidades de Red / Interfaz Web del Gestor Documental).

Lugar donde se almacene la información, es decir en qué espacio de trabajo se esté guardando el documento.

En la plataforma se crearán las siguientes reglas de gestión:

Generación automática de información. En caso de que algunos metadatos no sean alimentados por los usuarios el sistema les proporcionará un valor por defecto:

Fechas de fin de validez. Inicialmente será 5 años posterior a la fecha de creación. Podrá personalizarse este valor en función del tipo de información que almacene o del centro.

Código hash. Código de seguridad a utilizar desde el módulo de integración con aplicaciones.

Purgado de información. Se programará una tarea de purgado de documentación que se encargará de mover un documento cuando su fecha de validez haya sido rebasada. El área de purgado mantendrá los metadatos y categorías del documento pero no el fichero asociado para minimizar el espacio en disco requerido. En caso de requerir la recuperación de un fichero que

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se encuentre en el área de purgado deberá utilizarse el sistema de backup.

7.5. Módulo de integración

La plataforma proporcionará un módulo de integración para que diferentes aplicaciones de gestión del departamento de educación puedan utilizar el gestor documental para albergar los documentos que manejan.

Este módulo únicamente se encargará de almacenar en el repositorio el fichero siendo responsabilidad de cada aplicación la gestión de información auxiliar, así como almacenar en su modelo de base de datos los datos que identifiquen a los documentos en el repositorio.

El uso de este módulo implica la invocación de diferentes pantallas a través de las cuales se podrán realizar las funcionalidades básicas de gestión.

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8. Gestión de Formularios y Solicitudes

Este módulo permite la generación de formularios Web para ser publicados en un portal/Intranet.

Existen dos usos diferentes de la plataforma:

Usuarios de la Intranet, a través de enlaces publicados en contenidos de la Intranet podrán acceder a formularios Web que solicitan información y que les facilita el contacto con el centro o el Departamento de Educación.

Usuarios gestores, a través de una aplicación podrán crear nuevos formularios Web para la recogida de información desde la Intranet. Además, a través de esta misma aplicación tendrán acceso a las solicitudes que se reciben a través de estos formularios. El acceso a esta aplicación se ubicará en la sección “Aplicaciones del Departamento” en “Mi Zona”.

Existirán al menos dos secciones que den acceso a formularios de este tipo:

Contacto. Dará acceso a formularios de contacto general, aviso de averías o incidencias en el sistema.

Calidad / SQR. Dará acceso al formulario de SQR que deben rellenar los usuarios del centro y hacer llegar a los responsables de calidad.

Estos enlaces podrán ser creados desde el editor de texto enriquecido que incorpora el gestor de contenidos Web.

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Figura 27 Formulario de ejemplo

Las funcionalidades que aporta serán:

Creación, previsualización y publicación de formularios.

Modificación y borrado de formularios.

Gestión de solicitudes.

8.1. Gestión de Formularios

Este módulo permite la creación de formularios Web sencillos con el objetivo de publicarlos en la Intranet. Estos formularios podrán ser

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utilizados para la recogida de información (por ejemplo encuestas de satisfacción) o como modo de contacto con el centro (por ejemplo aviso de averías).

Un formulario estará compuesto por los siguientes datos:

Título del formulario: título que aparecerá en la presentación del formulario en la Web.

Para cada uno de los campos que se formará el formulario se deberá indicar:

Tipo de campo: Indicará el modo de visualización del formulario. Los posibles valores son: caja de texto, párrafo, radio button, checkBox, combo, e-mail, fichero adjunto.

Orden del campo: se indicará el orden que ocupará el campo en el formulario de solicitud.

Valor obligatorio de campo (S/N): para indicar si es o no obligatorio que el campo esté relleno para poder hacer el envío de la solicitud.

Tipo de dato de campo: indicará que valores debe almacenar este campo. Servirá para realizar validaciones antes de enviar la solicitud al sistema. Los posibles valores son: alfanumérico, numérico, fecha, teléfono, DNI.

Etiqueta: literal que aparecerá en el formulario.

Valores del campo: en el caso de que se seleccione checkbox o combo, en este campo se incluyen los valores que se presentarán cuando se muestre el formulario.

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Figura 28 Alta de formulario

Una vez creado el formulario, se podrá visualizar cómo quedará publicado en la Intranet.

La publicación de un formulario en la Intranet consistirá en la creación de un enlace desde el Gestor de contenidos (bien sea desde una página del portal o desde la información que se muestra en un contenido) al formulario creado. La información de este enlace será generada automáticamente por la herramienta.

8.2. Gestión de solicitudes

Cuando un usuario de la Intranet rellena un formulario creado con este módulo y lo envía, el sistema genera una solicitud. Esta solicitud es enviada a los usuarios que deben gestionar las solicitudes, es decir, a los “Gestores de las Solicitudes”

Desde este apartado se podrán:

Ver y gestionar las solicitudes enviadas a través de formularios de los que son responsables.

Descargar los datos de las solicitudes a formato Excel.

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8.2.1. Consulta y gestión de las solicitudes

Los gestores de solicitudes podrán acceder a aquellas solicitudes recibidas, diferenciando entre las solicitudes recibidas y no tramitadas y aquellas que ya han sido tramitadas.

Cada solicitud podrá ser consultada por el gestor, sin poder modificar los datos que el usuario ha remitido desde la Intranet. Se reservan unos campos de uso interno con los que el gestor podrá interactuar:

Observaciones: donde el gestor podrá incluir anotaciones asociadas a la solicitud.

Mail: Si el formulario incluía el campo de dirección de mail, se verá la dirección del remitente de la solicitud y con opción de hacer un envío de mail.

Estado de la solicitud: Aceptada / Rechazada / en Curso.

8.2.2. Descarga de datos de las solicitudes

Todas las solicitudes de un formulario concreto podrán descargarse en formato Excel para poder trabajar con esos datos en local o importarlos a otras aplicaciones.

El gestor de las solicitudes podrá realizar una búsqueda sobre las solicitudes recibidas en base a:

Formulario de solicitud.

Estado de las solicitudes.

Intervalo de fechas de recepción de las solicitudes.

A partir del listado de solicitudes que devuelve la búsqueda realizada se podrán descargar todas ellas en un fichero Excel.

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9. Integraciones

La plataforma debe integrarse y comunicarse con sistemas externos para dar un mayor servicio al usuario y usuaria de la plataforma:

Módulo de identificación. Las cuentas de acceso para el personal Docente y PAS, tal y como se ha comentado, se gestionarán en un sistema externo (XLNets). La plataforma de las Intranets deberá acceder a esta plataforma para validar a un usuario/a de estos dos perfiles así como cargar estar cuentas en la plataforma para que los administradores de los centros puedan gestionar el nivel de acceso que cada persona va a tener a su Instancia.

Gestión Académica. Existen dos tipos de integración:

Enlace rápido desde la Intranet. Para el personal docente se habilitará el acceso rápido a tres funcionalidades de la aplicación, evitándoles así la navegación por la aplicación. Estos enlaces son:

o Poner notas de una asignatura concreta, para un ciclo/curso seleccionado.

o Faltas de asistencia en una asignatura concreta, para un ciclo/curso seleccionado.

o Expediente de un alumno/ha seleccionado. Este acceso es visible para el tutor o tutora del alumno/a.

Visualización en la Intranet de información gestionada desde la aplicación. SE han identificado dos informaciones:

o Listado de asignaturas que imparte un docente.

o Listado de alumnos/as con las faltas de asistencia que tiene cada uno de un tutor/a.

Enlace a aplicaciones externas. Desde la página de “Mi Zona” se da acceso a las aplicaciones que una persona tiene acceso. Para las aplicaciones de gestión proporcionadas por el Departamento de Educación será necesario realizar una labor

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de single sing on para evitar que la persona que está navegando por la Intranet tenga que volver a identificarse en la aplicación a la que quiere acceder.

Plataforma de e-learning. El sistema de la Intranet deberá enlazar con la plataforma de aprendizaje que tenga el centro relacionada. Este enlace, al igual que con las aplicaciones de gestión, deberá evitar la identificación de la persona que está accediendo a la plataforma de e-learning.

Plataforma de correo electrónico. La Intranet permitirá la consulta de información que reside en la plataforma de correo electrónico. Se podrán consultar aquella información que sea definida como pública en el sistema de correo así como la propia del usuario identificado. La integración con la plataforma de correo electrónico permitirá la consulta de información desde la Intranet. No se podrá actualizar información, para esto se hará uso de las herramientas propias de la plataforma de correo. Para poder recuperar información de la plataforma de correo ésta deberá estar integrada con el mismo sistema de cuentas de usuario/a que tiene la Intranet así como tener habilitado un protocolo de consulta como puede ser WebDAV.

Recuperación de correos pendientes de leer. Mostrará el número de mensajes pendientes de leer en la bandeja de entrada del usuario.

Aglutinador de agendas. Se proporcionará un controlador que permita visualizar en un solo calendario todas las agendas que el usuario agregue. Para esto, estas agendas deberán poder ser suministradas vía http, tener una URL asociada y cumplir el estándar iCAL.

Tareas programadas. Permitirá consultar la lista de tareas que el usuario tiene incluidas en el sistema de correo.

Libreta de direcciones. Permitirá lanzar búsquedas sobre las libretas de direcciones que el usuario agregue. Estas búsquedas se harán en base al nombre del contacto.

Para poder implementar estos servicios en la Intranet deberá conocerse qué plataforma de correo electrónico se utilizará como sistema corporativo en los centros y ver si cumple los requerimientos mínimos de integración.

análisis del sistema de información -...

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