analisis de los anticipos y cuentas por pagar proveedores nacionales
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UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA
GRAN MARISCAL DE AYACUCHO
VICERRECTORADO ACADEMICO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PASANTIA LABORAL
ANÁLISIS DE LOS ANTICIPOS Y CUENTAS POR PAGAR
PROVEEDORES NACIONALES DE LA EMPRESA C.V.G
VENALUM (2012).
Autora: Gómez, Yessica
C.I. 19.159.758
Tutor Académico: Granadillo, Migdalia
Tutor Metodológico: Flores, Omaira
Tutor Industrial: Abache, Willian
Ciudad Guayana, julio 2012
UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA
GRAN MARISCAL DE AYACUCHO
VICERRECTORADO ACADEMICO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PASANTIA LABORAL
ANÁLISIS DE LOS ANTICIPOS Y CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES
NACIONALES DE LA EMPRESA CVG VENALUM (2.012).
Informe de Pasantía Laboral, presentado como requisito parcial para optar al titulo de
Licenciada en Administración de Empresas
Autora: Gómez, Yessica
C.I. 19.159.758
Tutor Académico: Granadillo, Migdalia
Tutor Metodológico: Flores, Omaira
Tutor Industrial: Abache, Willian
Ciudad Guayana, julio 2012
iii
DEDICATORIA
Primeramente le agradezco a Dios por siempre brindarme la fortaleza necesaria
para salir adelante y ser mi guía en todo momento, iluminándome el camino para
alcanzar una de mis tan anheladas metas.
A mis padres, Héctor y Yolanda por haberme dado la vida y estar conmigo en
todo momento apoyándome, formándome como buena persona, brindándome siempre
su amor y cariño. A ustedes les debo todo lo que soy.
A mis hermanos, por formar parte de mi vida, y apoyarme en todo momento.
A mi novio José Gutiérrez, por creer y confiar en mí, siempre respetando mis
decisiones y orientándome en todo momento y sobretodo brindándome su cariño y
amor incondicional.
A mis amigas, Ana Díaz, Roxana Machín, Leidy Villanueva y Maury Quintero,
gracias chicas, han sido una excelente compañía durante estos años.
Los amo infinitamente.
Yessica Gómez
iv
AGRADECIMIENTOS
A Dios todopoderoso, por haberme dado salud, sabiduría, fortaleza y los
conocimientos que necesite durante este proceso. A mis padres que han estado
pendiente en todo momento y dándome el apoyo necesario para poder culminar con
mi carrera. A mi hermana Iraida Gómez, quien me ayudo a desarrollar mi informe,
sirviendo de guía en todo momento. A la Sra. Marilena Luciani y Dainerys Figuera
quienes han sido de apoyo durante este proceso calmando mis dudas e inquietudes.
A la Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho, por
brindarme sus espacios físicos para emprender el desarrollo de mi carrera, de igual
manera a todos los profesores que estuvieron a lo largo de mis estudios inculcándome
los conocimientos metódicos y prácticos necesarios para mi profesión.
A las profesoras Jackeline Fernández, Migdalia Granadillo y Omaira Acosta
por brindarme la guía necesaria durante el proceso de pasantía y la elaboración de mi
informe.
A mi tutor industrial, Willian Abache por haber sido mi guía a nivel industrial
y por los conocimientos impartidos durante la realización de la pasantía.
A la empresa CVG Venalum por haberme dado la oportunidad de realizar la
pasantía en este lugar, especialmente a las personas del Departamento de
Contabilidad General que estuvieron allí apoyándome y haciendo mi estadía la más
agradable posible.
GRACIAS A TODOS.
Yessica Gómez
v
ÍNDICE GENERAL
DEDICATORIA .......................................................................................................... iii AGRADECIMIENTOS ............................................................................................... iv ÍNDICE GENERAL...................................................................................................... v LISTA DE CUADROS ................................................................................................ vi
LISTA DE GRÁFICOS .............................................................................................. vii
INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 1
CAPÍTULOS
I MARCO CONCEPTUAL ..................................................................... 3
1.1 Identificación de la empresa .............................................................. 3 1.2 Misión-Visión, Organización y funciones ........................................ 5 1.3 Ambiente Organizacional. ................................................................. 6
1.4 Políticas Económicas, Sociales y Tecnológicas ............................... 7
1.5 Detección de necesidades .................................................................. 7
II PLANTEAMIENTO DE LA PASANTÍA ........................................ 10
2.1 Definición de la Pasantía ................................................................. 10 2.2 Cronograma de Actividades y/o tareas asignadas ........................... 10 2.3 Objetivos de la Pasantía .................................................................. 12
2.3.1 Objetivo General .................................................................... 12 2.3.2 Objetivos Específicos ............................................................. 12
2.4 Importancia. ..................................................................................... 13 2.5 Justificación ..................................................................................... 13 2.6 Referencia Teórica .......................................................................... 13
III DESCRIPCIÓN DE LA PASANTÍA ................................................ 21
3.1 Descripción de Actividades............................................................. 21
vi
3.1.1 Técnico – Administrativas ..................................................... 21 3.1.2. Actividades de Campo .......................................................... 29
3.2 Análisis de Resultados ..................................................................... 30 3.2.1 Alcances y Logros en los Aspectos Técnico – Laborales ...... 30 3.2.2 Vinculación del Trabajo con las Asignaturas de la Carrera ... 31
IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................. 33
4.1 Conclusiones .................................................................................... 33 4.2 Recomendaciones ............................................................................. 34
REFERENCIAS ........................................................................................................ 36
ANEXOS A Organigrama Estructural de la empresa C.V.G Venalum ..................... 38
B Ingreso al Sistema SAP/R3 .................................................................. 40 C Solicitud de los movimientos de la cuenta mayor ............................... 42
D Ingreso a la Cuenta por Pagar de los Proveedores Nacionales ............ 44 E Visualización de la Cuenta por Pagar a los Proveedores Nacionales ... 46 F Pantalla de visualización para el registro en la cuenta mayor ............. 48
G Ingreso para el Registro de los Asientos Contables ............................. 50
H Pantalla de visualización para realizar la reclasificación ..................... 52 I Evaluaciones del Tutor Industrial ........................................................ 54 J Evaluación del Tutor Académico ........................................................ 58
K Plan de Trabajo .................................................................................... 60
vii
LISTA DE CUADROS
CUADRO
1 Matriz FODA .............................................................................................. 9
2 Cronograma de Actividades y/o Tareas asignadas.................................... 11
viii
LISTA DE GRÁFICOS
GRÁFICOS
1 Ubicación Geográfica de C.V.G Venalum ................................................ 3
2 Estructura Organizativa Gerencia Administración y Finanzas ................. 6
INTRODUCCIÓN
La Industria Venezolana de Aluminio (C.V.G Venalum), es una empresa
encargada de producir y comercializar aluminio primario y sus derivados de manera
productiva, rentable y sustentable. Esta empresa busca generar el bienestar colectivo
tanto para sus trabajadores, proveedores y los miembros de la sociedad, a fin de
contribuir con el desarrollo del país.
La investigación del siguiente informe de pasantía se basa en el “Análisis de los
Anticipos y Cuentas por Pagar Proveedores Nacionales de la empresa C.V.G
Venalum, C.A (2012)” realizada en el Departamento de Contabilidad General, el cual
se encarga de asegurar la información financiera contable de manera confiable y
oportuna para la toma de decisiones coordinando y controlando los registros
contables y transacciones financieras. El motivo por el cual se realiza el análisis es
que existen muchas cuentas acreedoras que presentan cargas iniciales y también
saldos con antigüedad significativa (mayores a un año) debido a que hubo un cambio
en el sistema, lo que ocasionó la acumulación de las mismas y se busca solventar el
problema de la forma más clara y precisa.
Para realizar el análisis correspondiente es necesario saber que cuando se habla
de anticipo se entiende a la suma de dinero depositada en el momento de la firma del
contrato, como garantía de pago, y las cuentas por pagar se entiende por pasivo
representativo de la cantidad que debe un individuo o empresa a un acreedor por las
adquisiciones de mercancías o servicio, basándose en un sistema de cuenta corriente o
de crédito a corto plazo.
El informe de pasantía está estructurado por cuatro capítulos reflejados de la
siguiente manera, en el I se encuentra la identificación de la empresa, la visión,
misión, estructura organizativa, dando una idea de la capacidad de la empresa
2
seleccionada para la realización de la pasantía, en el II se define la pasantía, el
cronograma de actividades a realizar para lograr tanto el objetivo general como los
objetivos específicos, teniendo en cuenta las referencias teóricas; el III se describen
las actividades técnico-administrativas, actividades de campo realizadas para poder
alcanzar los resultados obtenidos, y su vinculación del trabajo con la carrera
estudiada, y por último el IV donde se encuentran las conclusiones y
recomendaciones. Posteriormente encontrarán las referencias utilizada para
documentar el informe, así como los respectivos anexos.
3
CAPÍTULO I
MARCO CONCEPTUAL
1.1 Identificación de la empresa
La Industria Venezolana de Aluminio, C.A (C.V.G VENALUM) se encarga de
la producción del aluminio, utilizando como materia prima la alúmina, criolita y
aditivos químicos (fluoruro de calcio, litio y magnesio). Este proceso de producir
aluminio se realiza en celdas electrolíticas.
Dentro del proceso de producción de la planta industrial, existen mecanismos
de alimentación que desempeñan un papel fundamental en el funcionamiento de la
misma, los cuales son: la planta de carbón, la planta de colada, planta de reducción e
instalaciones auxiliares.
Ubicación Geográfica de la Empresa
C.V.G Venalum está ubicada en la Av. Fuerzas Armadas, Zona Industrial
Matanzas, en Ciudad Guayana, Estado Bolívar, sobre la margen sur del río Orinoco.
Gráfico 1: Ubicación Geográfica de C.V.G Venalum. Fuente Intranet
4
La Industria Venezolana de Aluminio, C.A. (C.V.G VENALUM), se constituyó
el 29 de Agosto de 1973, con el objeto de producir aluminio primario en diversas
formas con fines de exportación, utilizando la tecnología de la empresa japonés
Showa Denko con una capacidad de 150.000 t/año.
El capital social de la compañía era entonces de 34 millones de bolívares, de los
cuales 80% fue suscrito por un grupo de seis empresas japonesas asociadas y el 20%
restante por la Corporación Venezolana de Guayana. En 1978, comienza la
producción de aluminio primario con la puesta en marcha de la primera celda
reducción. El 10 de junio del mismo año se inauguran oficialmente las instalaciones
de la empresa, entran en servicio los edificios de ingeniería, producción y
mantenimiento y el complejo administrativo.
El 20 de diciembre de 1978, se efectúa el primer despacho de aluminio a Japón.
En 1985, se empieza a construir un complejo de reducción de aluminio que
lleva por nombre V línea, el cual estaría formado por 180 celdas electrolíticas de tipo
Niágara.
En 1990, se inicia el arranque experimental de las celdas V-350.
El 30 de enero de 2004, recibe formalmente la certificación ISO 9001-2000
para la línea de producción colada y fabricación de lingotes de aluminio para refusión
y cilindros de extrusión.
Posteriormente, el 9 de enero de 2005, se logró la extensión de la certificación
ISO 9001-2000 hasta el proceso de Reducción.
Finalmente, en julio de 2005, C.V.G Venalum logró la segunda certificación
ISO 9001-2000, al recibir por parte de FONDONORMA, la certificación en la línea
de “fabricación de ánodos de carbono para plantas reductoras de aluminio”, lo que le
permitirá a CVG Venalum, si así lo decidiera, comercializar este producto.
5
1.2 Misión-Visión, Organización y funciones.
Misión.
C.V.G Venalum tiene por misión producir y comercializar aluminio de forma
productiva, rentable y sustentable para generar bienestar y compromiso social en las
comunidades, los trabajadores, los accionistas, los clientes y los proveedores para así
contribuir a fomentar el desarrollo endógeno de la República Bolivariana de
Venezuela.
Visión.
C.V.G Venalum será la empresa líder en productividad y calidad en la
producción sustentable de aluminio con trabajadores formados y capacitados en un
ambiente de bienestar y compromiso social que promuevan la diversificación
productiva y la soberanía tecnológica, fomentando el desarrollo endógeno y la
economía popular de la República Bolivariana de Venezuela.
Organización y Funciones.
La Empresa C.V.G Venalum, C.A., es una filial de la Corporación Venezolana
de Guayana y presenta una estructura organizativa de forma vertical, compuesto por:
Junta Directiva, Presidencia y tienen (21) Gerencias (Ver anexo A).
Dentro de su estructura organizativa se encuentra la Gerencia Administración y
Finanzas, que tiene la responsabilidad de asegurar la obtención administrativa y el
uso adecuado de los recursos financieros; como también procesar, revisar y controlar
contablemente la información sobre las operaciones comerciales y financieras de la
empresa.
6
El Departamento de Contabilidad General está adscrito a la División de
Administración, cuya misión es proporcionar información financiera – contable, la
cual debe ser confiable, oportuna y deberá estar regida por los procesos contables
establecidos por los principios de contabilidad generalmente aceptados.
La información generada por esta unidad, relacionada con la expresión
financiera de las operaciones comerciales entre C.V.G Venalum y sus clientes, es de
suma importancia para ambas partes, debido a que permite coordinar y controlar los
registros contables y de transacciones financieras, a fin de elaborar los estados
financieros, así como contribuir con el proceso de la toma de decisiones, de acuerdo a
los principios de contabilidad siguiendo los lineamientos de la división de
administración.
Presidencia
División Asuntos Fiscales División Planificación Financiera
División de Tesorería
División Crédito y Cobranzas
División Administración
División de Seguros
Gerencia Administración y Finanzas
Departamento De Costos
Departamento Control de Activo
Departamento Contabilidad
General
Departamento Control de
Compromisos
Archivo Contable
Gráfico 2: Estructura Organizativa Gerencia Administración y Finanzas C.V.G Venalum. Fuente:
Intranet
1.3 Ambiente Organizacional.
A través de los años C.V.G Venalum ha invertido en la capacitación técnica y
en el mejoramiento personal de todos sus empleados con el objeto de mejorar el
7
proceso productivo y optimizar las relaciones interpersonales, lo cual es vital para la
consecución de los objetivos. Por ello, la empresa ha institucionalizado una serie de
valores éticos como la honestidad, responsabilidad, respeto, identidad, solidaridad y
trabajo en equipo; traduciéndose esto en la internalización de los principios de gestión
en toda la organización, la práctica de una buena comunicación, sentido de
compañerismo y cooperación para lograr alcanzar objetivos comunes en colectivo.
1.4 Políticas Económicas, Sociales y Tecnológicas.
C.V.G Venalum como empresa del Estado Venezolano a fin de contribuir con
el desarrollo de la economía nacional, impulsará proyectos de carácter
socioeconómicos generadores de empleo y bienestar social para la región. (Intranet
C.V.G Venalum).
La Empresa deberá orientar su gestión a fin de garantizar la máxima
productividad y rentabilidad en armonía con el avance técnico de la industria y la
situación del mercado del aluminio; profundizar y desarrollar relaciones comerciales
con áreas de interés geoestratégica, así como emprender acciones para garantizar el
máximo valor agregado de la cesta de productos.
1.5 Detección de necesidades
Para realizar el diagnóstico del Departamento de Contabilidad General, es
necesario implementar una herramienta o instrumento que permita conocer cuales son
sus necesidades y establecer estrategias dentro de la planeación normativa, estrategia
y táctica; una manera de visualizar la detección de las necesidades de una empresa es
haciendo uso de unas de las herramientas gerenciales como es la (FODA).
El análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas), es una
herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual de la empresa u
organización, y de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función
8
de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formuladas; tanto las
fortalezas y debilidades son internas de la organización, por lo que es posible actuar
directamente sobre ellas, en cambio las oportunidades y amenazas son externas, por
lo que en general resulta muy difícil poder modificarlas.
9
Cuadro 1: Matriz FODA
Diagnóstico del Departamento de
Contabilidad General en la empresa C.V.G
Venalum, C.A
Fortalezas (F)
1. Sistema SAP R/3.
2. Personal capacitado.
Debilidades (D)
1. Espacio físico limitado.
2. Escasa memoria en los equipos.
3. Falta de actualización en los registros
contables en las cuentas por pagar y
cuentas por cobrar.
4. Retraso en la información (no llega a
tiempo al departamento, el
departamento de tesorería no envía la
información en el momento indicado).
Oportunidades (O)
1. El sistema utilizado es avanzado, lo
cual facilita el trabajo de los analistas.
2. Buena coordinación y manejo de las
herramientas por parte del personal.
3. Existen buenos antecedentes para
realizar el estudio.
Estrategias FO
F1, O1. Aprovechar el sistema SAP R/3
para mantener las cuentas actualizadas.
F2, O2. Capacitar cada 6 meses al
personal con talleres, cursos y
conferencias de manera que estén
actualizados y con los conocimientos
necesarios.
F2, O4. Aprovechar el tiempo de retraso
de los otros departamentos para ir
actualizando y depurando las cuentas.
Estrategias DO
D3, O1. Depurar las cuentas viejas de los
cheques en transito para no tener el saldo
acumulado para el mes siguiente.
D3, O2 Aprovechar el tiempo y el personal
para actualizar la cuenta.
D1, O2. Reacondicionar el espacio físico
para que el personal pueda trabajar de
manera más cómoda y agradable posible.
Amenazas (A)
1. El depender de otras áreas de trabajo
repercute en la entrega de la
información.
2. Depender de los bancos para el envío
de los estados de cuentas a tiempo
(comprendido entre los primeros cinco
días de cada mes).
3. Acumulación del trabajo debido al
retraso.
4. Presentar diferencias en los estados
financieros.
Estrategias FA
F1, A2. Tener una clave de intranet que
permita obtener los estados de cuentas y
así no esperar a que lo envíen.
F1, A3. Actualizar los equipos con
nuevos software y memoria con más
capacidad.
Estrategias DA
D4, A1. Aplicar medidas al retraso en el
tiempo de entrega de la información por
parte de la gerencia de tesorería a la
gerencia de administración y finanzas.
D3, A2. Actualización de las cuentas por
pagar y cobrar (cheques en transito a través
de la conciliación bancaria para la
depuración de los mismos).
D3, A3. Mantener las cuentas actualizadas
con información veraz, oportuna y clara.
Fuente: Elaborado por la autora (2.012)
10
CAPÍTULO II
PLANTEAMIENTO DE LA PASANTÍA
2.1 Definición de la Pasantía
La pasantía laboral, es un conjunto de actividades de carácter práctico, que
realiza el estudiante en una empresa o institución (Pública ó Privada) que le permitirá
la aplicación de los conocimientos, habilidades, destrezas, aptitudes y valores
adquiridos durante el tiempo de estudio y/o preparación educativa realizada en la
Universidad o Instituto de Educación Superior.
El período de pasantía tendrá un lapso de duración de cuatro meses, el cual será
desarrollado para la Gerencia de Administración, específicamente en el Departamento
de Contabilidad General de la empresa C.V.G Venalum.
2.2 Cronograma de Actividades y/o tareas asignadas
Es un plan de trabajo o actividades, en las cuales se muestra la duración del
proceso investigativo, las actividades a realizar y el tiempo requerido para el
desarrollo de las mismas. A través del siguiente cuadro se podrá mostrar cada una de
las actividades que se realizarán durante las dieciséis (16) semanas correspondientes a
la pasantía realizada en la empresa C.V.G Venalum.
11
Cuadro 2: Cronograma de Actividades y/o Tareas asignadas
ACTIVIDAD
SEMANAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
1 Inducción a la
empresa
2 Presentación al
equipo de trabajo.
3
Breve
Descripción del
Sistema SAP/R3
4
Asignación del
tema de la
pasantía y
descripción del
procedimiento.
5
Elaboración de un
cuadro resumen
determinando la
antigüedad de las
cuentas.
6
Revisión y
Análisis de los
Anticipos y
Cuentas por
Pagar a los
Proveedores.
7
Realización de
los asientos
contables.
9 Presentación del
Informe
Fuente: Elaborado por la autora (2012)
12
2.3 Objetivos de la Pasantía
Los objetivos de la pasantía representan lo que se quiere lograr. La función
principal de los objetivos es guiar y precisar los alcances del trabajo de pasantía,
desempeñando labores asignadas por el Departamento de Contabilidad General, en el
área de los Anticipos y Cuentas por Pagar, aplicando los conocimientos teóricos -
prácticos adquiridos en el proceso de formación académica en la Universidad
Nororiental Privada “Gran Mariscal de Ayacucho”, de la carrera de Administración
de Empresas.
2.3.1 Objetivo General
Analizar los Anticipos y Cuentas por Pagar Proveedores Nacionales de la
empresa C.V.G Venalum (2.012).
2.3.2 Objetivos Específicos
Describir el procedimiento empleado para el registro de los Anticipos y Cuentas
por Pagar a Proveedores Nacionales de la empresa CVG Venalum.
Determinar la composición del saldo de las cuentas de Anticipos y Cuentas por
Pagar a Proveedores Nacionales.
Elaborar un cuadro resumen determinando la antigüedad de las partidas
contables pendientes de cancelación y comparar que los anticipos otorgados han
sido debidamente amortizados
13
2.4 Importancia
La ejecución de la pasantía permite al pasante demostrar y aplicar en el área
laboral los conocimientos teóricos – prácticos adquiridos durante el proceso de
formación académica en la Universidad Nororiental Privada “Gran Mariscal de
Ayacucho”, de igual forma se le ofrece la oportunidad al pasante de conocer y
observar las actividades de participación y colaboración en el área donde esté
ubicado.
La importancia del Análisis de los Anticipos y Cuentas por Pagar Proveedores
Nacionales es que se reflejan los saldos reales y esto permitirá tomar las decisiones
adecuadas, de igual manera esto podrá incidir de manera positiva en el aspecto
económico y así las reclasificaciones y ajustes propuestos de los saldos antiguos de
las cuentas serán menores.
2.5 Justificación
Para efectos de esta pasantía se deberá Analizar las cuentas de Anticipos
Otorgados y Cuentas por Pagar Proveedores Nacionales de la empresa C.V.G
Venalum, permitiendo observar el proceso utilizado para el registro de las facturas y
conocer cuales son las partidas que permanecen abiertas y que tengan una antigüedad
significativa, es decir mayor a un año, esto a fin de sincerar los datos de cada una de
las cuentas para que no existan partidas abiertas que sobrevaloren el saldo real de la
cuenta.
2.6 Referencia Teórica
A fin de lograr el objetivo planteado para la evaluación, la revisión teórica
estuvo orientada específicamente hacía los conceptos de los términos utilizados en el
desarrollo del informe relacionados con el área de Anticipos y Cuentas por Pagar, así
14
mismo se hace mención de la empresa productora de aluminio y el sistema que se
aplica dentro de la organización.
Pasivos
Obligaciones a cargo de la empresa, originada por la adquisición de bienes o
servicios, cobro anticipado por facturas de ventas, obligaciones contractuales o
impositivas, préstamos de institución de créditos, de particulares y otros.
Fernando, Catacora. (1998) conceptúa los pasivos de la siguiente manera:
Las cuentas de pasivos representan todas las obligaciones reales o
contingentes, las cuales exigen que en una fecha futura se pague una suma
de dinero, se preste un servicio o se entregue un bien. Ejemplos de rubros
de pasivos, son los préstamos bancarios, las cuentas por pagar
comerciales, acumulaciones de gastos realizados, pasivos por las
prestaciones sociales de los trabajadores, entre otros.
De acuerdo a lo antes expuestos, los pasivos representan una obligación o gasto
que se origina debido a la adquisición de algún bien o servicio, por el cual la empresa
debe realizar el pago correspondiente ya sea a corto, mediano o largo plazo.
En cuanto al cargo y abono Fernando Catacora (1998), expresa: “aumenta sus
saldos con registros en la columna del haber de la cuenta y disminuye con registros al
debe de la misma.
Anticipos
Se define como la cantidad correspondiente a una transacción económica o al
pago de una deuda o salario que es abonada con anterioridad a la fecha acordada de
antemano. Estos se pueden clasificar de la siguiente manera:
15
Anticipos Salariales: Son pagos recibidos por el trabajador a cuenta de lo que ha
trabajado.
Anticipos a Proveedores: Su finalidad es dotar al proveedor de fondos para empezar
el servicio o producto, para reservar determinados bienes o servicios como, por
ejemplo, un edificio en construcción, (es decir, lo que se denomina comúnmente
señal), o para incrementar la confianza sobre el nivel de solvencia.
Anticipos sobre facturas a cobrar: Es donde una entidad financiera nos adelanta todo
o parte del importe de las facturas que se cobrará en el futuro a cambio de una
comisión, pero sin traspasar el derecho de cobro de la entidad.
Pasivo Circulante
Son todas obligaciones contraídas por la empresa cuyo vencimiento no es
mayor a un (1) año.
Latouche & Maldonado (1993), mencionan que en este grupo se incluyen
todas aquellas cuentas que reflejan deudas y obligaciones que la empresa
debe de cancelar en el próximo ciclo normal de operaciones (generalmente
se toma como base un año) (Pág. 42).
Cuentas por pagar
Las cuentas por pagar no solamente incluyen las cantidades que se adeudan por
mercancías y materiales, sino todas las obligaciones de un negocio excepto aquellas
que estén representadas por bonos y pagares. Además de la compra de materiales y
mercancías las demás transacciones que dan a cuenta por pagar incluye: la
adquisición de plantas y equipos, y diversos tipos de costos de producción, así como
el gasto de ventas generales y de administración.
16
Fernando Catacora (1998), considera cuatro (4) rubros principales que
componen los documentos y cuentas por pagar, los cuales son documentos
o efectos por pagar comerciales, cuentas por pagar comerciales, cuentas
por pagar compañías y otras cuentas por pagar.
En cuanto a los documentos y cuentas por pagar comerciales el autor comenta
lo siguiente: “Se originan por transacciones que se realizan con los proveedores por la
adquisición de bienes o la recepción de servicios relacionados con el giro principal de
actividades o el negocio de una empresa.”
Particularmente las cuentas por pagar tienen su importancia en la búsqueda de
financiamiento comercial con proveedores.
Cuentas por Pagar a Proveedores Nacionales e Internacionales
Son las cuentas del pasivo circulante y de carácter personal que reflejan las
deudas de la empresa por operaciones nacionales y operaciones internacionales, es
decir, por compras de materiales y suministros necesarios para llevar a cabo
necesidades de la empresa.
Sistema SAP R/3
Toda empresa en la actualidad necesita tener un sistema que cubra
ampliamente sus necesidades y CVG VENALUM no es la excepción, ya que cuenta
con un sistema muy completo llamado SISTEMA DE APLICACIÓN DE PROCESO
(SAP).
El sistema SAP R/3 tiene un conjunto de normas estándares en el área de
software de negocios, ofrece soluciones estándares para las necesidades enteras de
información de una compañía. Este sistema esta basado en la tecnología
cliente/servidor que controla los procesos del negocio y maneja información crítica de
la gestión de la empresa.
17
En las empresas del sector aluminio el 24 de noviembre de 1999 fue cuando se
llevó a cabo la estandarización de los procesos empresariales de compras, ventas,
producción y personal por medio del sistema integrado SAP R/3.
Con la utilización del SAP R/3 los usuarios están en capacidad de:
Contabilizar documentos contables, visualizarlos y modificarlos.
Crear y mantener documentos periódicos en la contabilidad.
Visualizar saldos y partidas de cuentas contables.
Imprimir el plan de cuentas.
Este sistema genera las siguientes ventajas:
Garantizar un proceso uniforme de administración del negocio en las empresas
del sector.
Actualizar la plataforma tecnológica de información acorde al ritmo de
cambio tecnológico.
Facilitar la ejecución de tareas.
Mejora los procesos menos actuales.
Mejora la rapidez en la toma de decisiones
Técnicas e Instrumentos para la Recolección de Datos
Las técnicas e instrumentos de recolección de datos son las estrategias que
utiliza el investigador para recolectar información sobre un hecho o fenómeno. Estas
varían de acuerdo al tipo de investigación, pueden ser: Encuestas, observación,
análisis documental, entre otras. Los instrumentos son los medios para la aplicación
de la estrategia de investigación a seguir, pueden ser presentadas en formatos, videos,
fotografías, etcétera.
18
Observación Directa
Es una técnica que consiste en observar atentamente el fenómeno, hecho o caso,
tomar información y registrarla para su posterior análisis.
Al respecto Méndez (1991), expone que: “La observación es directa
cuando el investigador forma activa y asume comportamiento del grupo
observado obteniendo así los datos mas importantes que estén en relación
directa con el problema de investigación”.
Es un elemento fundamental de todo proceso investigativo; en ella se apoya el
investigador para obtener el mayor numero de datos.
Entrevista no estructurada
Esta técnica consiste en realizar preguntas de acuerdo a las respuestas que
vayan surgiendo durante la entrevista. Tiene el inconveniente de que puede pasar por
alto áreas de aptitud, conocimiento o experiencia del solicitante, al obviar preguntas
importantes del tema a tratar.
En cuanto a esto La universidad Nacional Abierta (1990) señala: “Se
realizan sin hacer prever preguntas, es decir ni las preguntas, ni las
respuestas son predeterminadas completamente en que el individuo
proporciona la información directamente al investigador, a través del
dialogo y la interacción con el mismo”.
Se trabaja con preguntas abiertas, sin un orden preestablecido, adquiriendo
características de conversación.
19
Bases Legales
La empresa CVG Venalum, CA, para el desempeño de sus actividades se rige
de acuerdo aun marco legal, que establecen la constitución de la República
Bolivariana de Venezuela, el código de comercio y sus estatutos internos.
En atención a esto la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela señala
en su artículo 299, con respecto al régimen socio-económico:
El régimen Socio-económico de la Republica Bolivariana de
Venezuela se fundamenta en los principios de justicia social,
democratización, eficiencia, libre competencia. Protección del ambiente,
productividad y solidaridad, a los fines de asegurar el desarrollo humano
integral y una existencia digna y provechosa para la colectividad. El estado
conjuntamente con la iniciativa privada promoverá el desarrollo armónico
de la economía social con el fin de generar fuentes de trabajo, alto valor
agregado nacional, elevar el nivel de la vida de la población y fortalecer la
soberanía económica del país.
Es importante resaltar que cualquier actividad económica que se realice en el
territorio deberá garantizar la seguridad jurídica solidez y equidad en el crecimiento
de la economía del país, mediante la planificación estratégica, participativa y de
consulta abierta.
El estado promoverá la manufactura nacional de materias primas provenientes
de la explotación de los recursos naturales no renovables con el fin de asimilar, crear
e innovar tecnologías, generar empleos y crecimiento económico y crear riquezas y
bienestar para el pueblo.
Por su carácter de compañía anónima CVG Venalum debe de acatar las
disposiciones y reglamentos del comercio, el mismo señala en su artículo 200, que las
sociedades mercantiles se rigen de los convenios de las partes, por las disposiciones
de este Código Civil.
El artículo 202 señala expresamente que toda compañía de comercio debe de
tener una denominación social:
20
La compañía Anónima y la Compañía de Responsabilidad Limitada
deben de girar bajo una denominación social, la cual debe de referirse a su
objeto o bien formarse con cualquier nombre de fantasía o personal, pero
deberá necesariamente la mención de Compañía Anónima o Compañía de
Responsabilidad Limitada, escritas con todas sus letras o en la forma que
usualmente se abrevian, legibles sin dificultad.
El documento constitutivo de la sociedad podrá ser público o privado, y se
registrara en el tribunal de comercio de la jurisdicción, y deberá ser publicado en un
periódico de la ciudad.
21
CAPÍTULO III
DESCRIPCIÓN DE LA PASANTÍA
3.1 Descripción de Actividades
En esta fase se describen las actividades que se fueron realizando durante las 16
semanas correspondiente a la realización de la pasantía, se tiene que describir el
procedimiento utilizado para el Análisis de los Anticipos y Cuentas por Pagar a
Proveedores Nacionales de la empresa C.V.G Venalum y las herramientas y
materiales empleados tomando en cuenta la planificación y los objetivos que se
establecieron al principio.
3.1.1 Técnico – Administrativas
El proceso de la pasantía empezó con un programa de inducción que se basaba
en conocer la empresa, luego se procedió a conocer el departamento donde se iba a
desarrollar la pasantía y cual iba a hacer el tema y las actividades correspondientes a
realizar durante las 16 semanas. Se planteó como objetivo principal de la pasantía
analizar los anticipos y cuentas por pagar a los proveedores nacionales de la empresa
C.V.G Venalum, para ello es necesario conocer cual es el procedimiento empleado
para el registro y control de los mismos y como funciona el sistema SAP/R3 a fin de
realizar el correcto análisis de las cuentas.
22
Programa de Inducción en la empresa C.V.G Venalum
El proceso de la pasantía empezó con un programa o actividad de inducción en
la empresa con el objetivo principal de dar a conocer un poco más sobre las
actividades que se realizan en la misma y los riesgos que existen en cada una de las
áreas. Este programa estuvo estructurado de la siguiente manera:
Bienvenida / Emisión de fichas.
Conocimiento de la empresa (Misión, visión, objetivos estratégicos, políticas,
valores y creencias).
ISO 9001:2000.
Higiene ocupacional.
Prevención de accidentes.
Control de emergencias.
Salud ocupacional.
Recorrido área industrial.
Culminado el programa de inducción, se procedió a conocer el área donde se
iba a desarrollar la pasantía, al personal encargado y al tutor industrial asignado, el
cual explicó brevemente el sistema SAP/R3 que es el utilizado para llevar a cabo cada
uno de los procesos contables dentro de la organización y asignó el tema de
desarrollo “Análisis de los Anticipos y Cuentas por Pagar a los Proveedores
Nacionales de la empresa C.V.G Venalum 2012”.
Breve Descripción del Sistema SAP/R3
Las siglas SAP (System, application and products) identifican a una compañía
de sistemas informáticos con sede en Alemania que se introdujo en el sistema de
información con un producto denominado SAP/2 antecesor del SAP/3. La versión
SAP/3 se desarrollo en 1989, desde entonces hasta ahora no ha dejado de evolucionar.
23
Puede desarrollarse sobre diferentes tipos de plataformas informáticas y sistemas de
base de datos. Este sistema posee diversas características en las que se encuentran las
siguientes:
Información en línea “on line”: Significa que la información se encuentra
disponible al momento, sin necesidad de esperar largos procesos de
actualización y procedimientos habituales en otro sistema.
Jerarquía de la Información: La forma de organizar la información permite
obtener informes desde diferentes vistas.
Integración: Es la característica mas destacada de SAP y significa que la
información se comparte entre todos los módulos de SAP que la necesiten y
que pueden tener acceso a ella. La información se comparte, tanto entre
módulos, como entre todas las áreas. Por lo tanto se debe tener en cuenta que
toda la información que se introduce en SAP, repercutirá, al momento, a todos
los demás usuarios con acceso a la misma. Esto implica que la información
siempre debe estar actualizada, completa y correcta.
Procedimiento de Recepción de Registros de Facturas de los Proveedores
Nacionales
Departamento de control de compromiso.
La oficina de atención a proveedores recibe la factura, documentos, soportes y
verifica que los datos estén correctamente a fin de cumplir con la norma
establecida por la recepción. Si la factura tiene objeciones, se devuelve al
proveedor junto con los documentos soportes y explica causa del rechazo. En
caso contrario, firma y sella recibido la copia de factura y devuelve al
proveedor como constancia de recepción.
Elabora relación de factura recibidas a fin de controlar la recepción y
asignación de las mismas al analista de cuentas por pagar.
24
Entrega al analista de cuentas por pagar las facturas y los documentos
soportes originales para su verificación y registro en el sistema.
Analista de cuentas por pagar.
Recibe las facturas y documentos soportes originales, revisa y consulta
documento contractual en el sistema (Módulo Logística/Gestión de
Materiales) verifica los datos y determina:
- Si la documentación tiene objeciones por diferencias con el pedido
(cantidad y/o precio) realiza seguimiento en el sistema y previo análisis, se
procede al ingreso o no de la factura.
- Cuando el resultado del análisis es proceder a la devolución de la factura,
elabora formato “Remisión de documentos” en original y copia, anexa
soportes y obtiene firma del jefe de control de compromisos, notifica
rechazo al proveedor, obtiene su firma en el formulario, entrega original y
archiva copia para su control.
- Si la documentación es correcta procede a verificar el documento que
respalda la recepción del bien, obra o servicio.
- Cuando es facturas por obras o servicios se verifica la recepción del
material mediante el número de nota de entrega en el sistema y la hoja de
entrada de servicios respectivo.
- Cuando es factura por suministro se verifica la recepción del material
mediante la nota de entrega en el sistema.
Registrar datos de la factura en el sistema (Modulo Finanzas/Acreedor) y en el
caso de existir notas por aplicar a la factura, y se ejecuta según el
procedimiento: Registro de Nota de Débito y Nota de Crédito a Proveedores y
Cooperativas.
Se firma y sella la factura, se coloca número de documento contable generado
por el sistema en la factura y documentos soportes, si el pago tiene cesión de
25
créditos se registra traslado interno con compensación en el sistema (Módulo
Finanzas/Acreedor) y modifica documento para indicar datos de las retención
de impuestos si fuera el caso.
Obtiene firma del jefe del departamento de control de compromisos en la
factura, genera en el sistema relación envío a caja y banco por duplicado,
anexa factura por documentos soportes y remite a División de Caja y Banco.
Actualización del listado de Proveedores Nacionales de C.V.G Venalum, C.A.
Para realizar la actualización del listado de los Proveedores Nacionales de la
empresa, es necesario explorar en el sistema SAP/R3 las cuentas contables Anticipos
y Cuentas por Pagar a Proveedores Nacionales ubicando información referente al
número de documento, fecha contable, tipo de moneda, monto en el tipo de moneda y
monto en representación de bolívares, esto con la finalidad de determinar toda la
información necesaria para el análisis.
Se ubicaron los soportes de los proveedores en el archivo contable y el central y
se compararon con la información encontrada en el SAP con el fin de determinar la
existencia de saldos pendientes.
Los procedimientos empleados en el SAP para la búsqueda de la información
contable, es la siguiente:
1. Ingresar al sistema a través de la clave de acceso. (Ver anexo B).
2. Solicitar los movimientos de la cuenta mayor, para acceder a esto se puede
realizar de dos maneras, la primera es “Visualizar saldos cuentas del mayor
(FS10N)” y la segunda a través de “Visualizar/modificar partidas libro
mayor (FBL3N)”. (Ver anexo C).
3. Se ingresa los códigos correspondientes a las cuentas de Anticipos y
Cuentas por Pagar a Proveedores Nacionales, la sociedad VEN (Venalum) y
el ejercicio económico que se desea visualizar, esto sería en el caso de la
26
primera opción y para la segunda solo se ingresa el código de la cuenta y la
sociedad VEN. (Ver anexo D).
4. Se visualiza la cuenta y se imprime o transfiere a Microsoft Excel de
acuerdo al requerimiento. (Ver anexo E).
5. Se accede al auxiliar en el cual se muestra el nombre de la cuenta, fecha de
contabilización, número del documento, importe en moneda local y texto
explicativo y a toda esta información se le anexa el código de proveedor
para así obtener las otras partidas para realizar con factibilidad el análisis
correspondiente.
6. El código de proveedor se encuentra en el sistema SAP/R3 pero el nombre
del mismo no es fácil de visualizar como para ser transferido junto con los
otros datos de la cuenta mayor, por ello hay que realizar la búsqueda de
manera manual, uno por uno y se procede a copiar cada código y se añade
dentro del auxiliar de las cuentas a fin de completar todos los datos
necesarios.
7. Obtenida toda la información se procedió a observar y revisar cada cuenta
acreedor y así de esta manera se obtuvo las muestras que servirán para
realizar el análisis.
Corrección de los errores y omisiones encontrados en los listados de los
Proveedores Nacionales de C.V.G Venalum, C.A.
Durante la revisión de los listados se verificó si existían errores en la
contabilización de los montos de las partidas acreedoras del mayor de la Cuenta por
Pagar a los Proveedores Nacionales.
Se ingresa al Sistema SAP/R3 y a través del código del acreedor se pudo
comprobar que una gran parte de los montos registrados corresponden a partidas
contabilizadas como cargas iniciales debido al cambio del sistema en el año 1999.
También existen partidas contables con saldos vencidos o pendientes, esto debido a
27
que el acreedor no cobró el cheque en el tiempo estipulado y los cheques caducaban a
los 90 días de emitidos.´
Reclasificación resultante del análisis realizado a las cuentas de Anticipo y
Cuentas por Pagar a Proveedores Nacionales de la empresa C.V.G Venalum.
Con la información obtenida se procede a realizar el registro de los distintos
asientos contables de manera que las partidas que se encuentran abiertas se puedan
compensar, para esto fue necesario agrupar en cuadros distintos cada uno de los
acreedores de acuerdo a la descripción que le correspondía, es decir, se agruparon en
ayuda económica, pago de prestaciones de los trabajadores, montepío, entre otros. A
raíz de esto surgieron los asientos correspondientes a cada una de estas cuentas.
Para realizar la reclasificación, registro de los asientos contables y la
compensación en el sistema, se sigue el siguiente procedimiento:
Se ingresa al sistema SAP/R3 a través de la cuenta de usuario y clave de
acceso. (Anexo B).
A través del menú del sistema se ingresa a FB50 – Libro mayor >
contabilización > Registrar documento cuenta mayor. (Ver Anexo F).
Se coloca la fecha del documento, luego en entorno se selecciona
contabilización compleja, en donde nos aparecerá el formato para realizar cada
uno de los respectivos asientos contables de las cuentas acreedoras. (Ver Anexo
G y H).
Una vez que se realizan todos los asientos se verifica la información a fin de
localizar si hubo un error en cuanto a los montos o el proveedor, de no existir
errores se guarda la información lo cual nos arroja un código de documento que
debe ser impreso posteriormente y anexado junto con los cuadros que
conforman la información de cada cuenta acreedora.
28
Luego de haber realizado los asientos, se procede a compensar cada una de
las cuentas, para ello a través del menú del sistema se accede a F-44 –
Compensar Cuentas Acreedoras, allí se debe ingresar el código de la cuenta y la
sociedad VEN y se visualiza el monto correspondiente a esa cuenta y el asiento
contable, se procede a realizar la compensación, guarda la información y esa
partida permanece cerrada.
Métodos, Técnicas y Procedimientos Aplicados
Durante todo proceso de investigación es necesario aplicar un conjunto de
técnicas y herramientas que permitirán realizar el trabajo de acuerdo a la metodología
adecuada, garantizando que los datos obtenidos sean analizados y expresados
correctamente a fin de tomar las decisiones más favorables y que garanticen que el
resultado de dicho análisis sea lógico y de respuesta al problema en estudio.
Técnicas y procedimientos empleados para la recolección de la información
Para la búsqueda y recolección de la información es necesario hacer uso de un
conjunto de técnicas y herramientas que permitan la realización adecuada del análisis
y sirvan como soporte para la investigación.
- Observación Directa: Está técnica consiste en estar integrado al trabajo que se
realiza dentro del Departamento de Contabilidad General, a fin de de conocer el
manejo de las Cuentas de Anticipos y cuentas por Pagar a Proveedores
Nacionales y poder recaudar la información oportunidad y veraz. A través de
está técnica se pudo conocer que existen cuentas que poseen una antigüedad
significativa y que aun no han sido cancelados en su totalidad.
29
- Entrevista no estructurada: Esta técnica consiste en realizar preguntas de
acuerdo a las respuestas que vayan surgiendo durante la entrevista. Se estableció
una conversación sobre el objeto de estudio con personas que tenían los
conocimientos sobre el tema, a fin de obtener la información relevante a las
cuentas de Anticipos y cuentas por pagar a los Proveedores Nacionales que aun
no han sido canceladas.
- Revisión Documental: Para tener un base más clara sobre el tema en estudio fue
necesario la técnica de la documentación, ya que este método proporciona el
soporte teórico que sustenta todo lo relacionado a la investigación que se esta
realizando acerca de las cuentas en estudio, por ende a esto está técnica ha
servido de ayuda para desarrollar la presente investigación en cuanto a la forma
correcta de llevar a cabo el manejo pertinente de los pasivos de la empresa.
Materiales y Recursos Utilizados
Durante el proceso de la pasantía fueron utilizados diferentes recursos
necesarios para la realización del análisis, que fueron de gran utilidad para la
búsqueda de la información y elaboración de las distintas actividades. Entre estos
materiales y recursos se encuentran:
- De oficina: Hojas, lápices, fotocopias, carpetas tipo Manila, saca grapas,
grapadoras.
- De equipos: Computadora, impresoras, scanners.
- Tecnológicos: Internet, Sistema SAP/R3.
3.1.2. Actividades de Campo
No se realizaron trabajos de campo
30
3.2 Análisis de Resultados
Durante el desarrollo de la pasantía fue necesario realizar un análisis
exhaustivo de las cuentas de Anticipos y Cuentas por Pagar a Proveedores
Nacionales, a fin de determinar las irregularidades existentes y la antigüedad que
presentaban las cuentas acreedoras. Por medio de este análisis se pudo realizar la
reclasificación y los asientos contables necesarios, con la finalidad de poder
compensar esas partidas, disminuyendo el saldo correspondiente a los balances y
saber cual es la realidad.
3.2.1 Alcances y Logros en los Aspectos Técnico – Laborales
Durante la realización y ejecución del informe de pasantía correspondiente al
“Análisis de los Anticipos y Cuentas por Pagar a Proveedores Nacionales de la
empresa C.V.G Venalum (2.012)” se logró cumplir con los objetivos que fueron
establecidos.
Se pudo conocer cual es el procedimiento utilizado para la recepción de las
facturas y cuales son los elementos que están involucrados en el mismo, de igual
manera se conoció el procedimiento a utilizar para la búsqueda de la información
contable en el Sistema SAP/R3.
Las actividades realizadas permitieron cumplir con los objetivos planteados y
a través del análisis realizado se conoció cuales eran las irregularidades y antigüedad
que poseían las cuentas acreedoras, ya que existen partidas abiertas que poseen una
antigüedad de más de 120 días y que no se le hicieron la compensación o anulación
necesaria en su momento, por lo tanto no se puedo determinar cual es el saldo real
que posee la cuenta. Haciendo el respectivo análisis y manteniendo las cuentas
actualizadas se puede lograr tener un mejor control de las partidas abiertas, a fin que
estas no se acumulen.
31
No existieron dificultades en el momento de realizar la pasantía y el informe
correspondiente, siempre se contó con el apoyo del personal que labora en el
Departamento de Contabilidad General, permitiendo realizar cada una de las
actividades correspondientes de la mejor manera posible y adquiriendo nuevos
conocimientos a nivel profesional.
3.2.2 Vinculación del Trabajo con las Asignaturas de la Carrera
El informe de pasantía contribuyó a la fijación de conocimientos contables y
administrativos adquiridos en la carrera de Administración de Empresas, entre ellas
tenemos a las siguientes asignaturas:
- Administración de Empresas I-II y Planificación y Presupuesto, en lo
relacionado a los procesos contables llevados a cabo para realizar un buen
trabajo, es decir, a la importancia de planificar, dirigir, organizar y controlar
para obtener los recursos necesarios.
- Contabilidad I, II y III, en lo relacionado a los aspectos contables,
compensación, cuentas por pagar, ajustes, entre otras.
- Computación e Informática, esto en el aspecto que estamos trabajando con un
sistema contable e igualmente fue de gran importancia en cuanto al manejo de
Excel.
- Gerencia Estratégica, para la realización de la detección de las necesidades y
aplicar el análisis FODA correctamente.
- Seminario, está asignatura fue de gran importancia y ayuda al momento de
llevar a cabo la realización del informe, ya que permitió aplicar los aspectos
metodológicos necesarios de manera apropiada, de igual forma fue de gran
ayuda para el proceso de investigación y planificación.
- Sistemas y Procedimientos, ya que permitió aplicar los conocimientos para
buscar las vías de acción con las cuales se puede controlar las actividades
32
realizadas y los procedimientos a utilizar que representaron rutinas de trabajo
del: ¿Qué? y ¿como hacer?, para abordar el problema y desarrollar la mejor
vía para solventarlo al menor costo, menor tiempo, mínimo esfuerzo y con los
resultados esperados.
33
CAPÍTULO IV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1 Conclusiones
De acuerdo al análisis realizado a las cuentas de Anticipos Otorgados y Cuentas
por Pagar a Proveedores Nacionales, se establecieron las siguientes conclusiones:
- Se determinó el procedimiento utilizado para el registro, análisis y control de
las cuentas de Anticipos Otorgados y Cuentas por Pagar a Proveedores
Nacionales de la empresa C.V.G Venalum, en cual se detalló específicamente
la manera empleada para la recepción y registro de las facturas con la
finalidad de facilitar el proceso administrativo de dichas cuentas.
- Se verificó que la mayoría de las partidas abiertas corresponden a cargas
iniciales, las cuales se deben al cambio que realizo la empresa en sus sistemas
operativos, y las mismas han permanecido abiertas por más de (10) años.
- La existencia de partidas abiertas con antigüedad mayor a (1) año de deben en
su mayoría a que los proveedores no retiraron los cheques y estos fueron
anulados por permanecer en caja por mas de 90 días (caducidad).
- Con respecto a la cuenta de Anticipos Otorgados se determinó que el
porcentaje de amortización no es aplicado de la manera correcta por la
División de Tesorería ya que a veces se le otorga un porcentaje mayor al
establecido en la orden de pedido, lo que origina un saldo pendiente que
34
ocasiona una pérdida contable para la organización. De igual forma el
departamento antes mencionado no toma en cuenta la definición y
especificaciones establecidas en la orden de pedido y suele otorgar anticipos
erróneos, cuando simplemente es un pago previo y tiene la obligación de ser
contabilizado como un pasivo.
- El porcentaje de amortización se calcula en base al monto original del pedido,
sin tomar en cuenta las disminuciones o cambios realizados en el pedido.
- Se estudiaron las cuentas Anticipos Otorgados y Cuentas por Pagar a los
Proveedores Nacionales de la empresa CVG Venalum logrando analizar
muestras representativas a partir de las cuales se realizaron los asientos de
registro, reclasificación y compensación, alcanzando así cumplir con los
objetivos del informe y al mismo tiempo corregir los errores contables
encontrados, logrando que el saldo reflejado en la cuenta mayor sea mas
transparente y confiable y estén de acuerdo a los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados.
4.2 Recomendaciones
Una vez realizado el análisis y estudio correspondiente a cada una de las
cuentas se hacen las siguientes recomendaciones a fin de realizar mejoras en el
procedimiento empleado y a su vez obtener mejores resultados:
- Mantener actualizado en el sistema las cuentas de Anticipos Otorgados y
Cuentas por Pagar a Proveedores Nacionales en el Departamento de Control
de Compromiso y División de Tesorería, donde se reflejan los montos
vencidos de los proveedores y los próximos a vencerse para así agilizar el
proceso.
35
- Llevar un control y seguimiento de los cheques emitidos a proveedores y no
retirados, de manera que se pueda crear un mecanismo para evitar la
caducidad de los cheques.
- Revisar periódicamente las partidas registradas en el año con el fin de que no
se acumulen y permanezcan abiertas por periodos mayores a (1) año.
- Otorgar el porcentaje de anticipo como lo estipula la orden de pedido.
- Realizar las amortizaciones correctas a fin de evitar la existencia de saldos
pendientes, los cuales se deben ajustar en la contabilidad ya que ocasionan
una perdida en los Estados de Resultados.
- Tomar en cuenta la información establecida en la orden de pedido e
igualmente esta debe ser enviada al departamento correspondiente, a fin de
que sea procesado de la forma correcta.
36
REFERENCIAS
CATACORA C. Fernando (1998). Contabilidad La Base Para Las Decisiones
Gerenciales. Primera Edición. Editorial McGraw Hill. Caracas, Venezuela.
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (2009). Gaceta Oficial
Nº5.908.
FERNÁNDEZ, Yadiser (2010). Análisis Cuentas por Pagar Proveedores.
Universidad de Carabobo.
GÓMEZ N. Celuymar (2007). Análisis de la Cuenta 21110001 por Pagar
Proveedores Nacionales en el Departamento de Contabilidad General en el
período 1999-2006 en la empresa C.V.G Venalum. Universidad Nacional
Experimental de Guayana.
MALDONADO, Ricardo y LATOUCHE, María (1998). Estudio de la Contabilidad
General. Caracas, Venezuela.
MENDEZ, Carlos (1999). Metodología. Segunda Edición. Editorial McGraw Hill
Interamericana. Santa Fe de Bogotá, Colombia.
TAMAYO y TAMAYO, Mario (2001). El Proceso de la Investigación. Segunda
Edición, Editorial Limusa. Caracas, Venezuela.
VILORA F, Roger (2012). Análisis de Anticipos y Cuentas por Pagar a Proveedores
Nacionales de la empresa CVG Venalum correspondiente al período 2004 –
2010. Universidad de Oriente, Núcleo Ciudad Guayana.
37
ANEXOS
38
ANEXO A
Organigrama Estructural de la empresa C.V.G Venalum
39
40
ANEXO B
Ingreso al Sistema SAP/R3
41
42
ANEXO C
Solicitud de los movimientos de la cuenta mayor a través del Sistema SAP/R3
43
44
ANEXO D
Ingreso a la Cuenta por Pagar de los Proveedores Nacionales
45
46
ANEXO E
Visualización de la Cuenta por Pagar a los Proveedores Nacionales
47
48
ANEXO F
Pantalla de visualización para el registro en la cuenta mayor
49
50
ANEXO G
Ingreso para el Registro de los Asientos Contables
51
52
ANEXO H
Pantalla de visualización para realizar la reclasificación y registro de los asientos
contables
53
54
ANEXO I
Evaluaciones del Tutor Industrial
55
UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA
GRAN MARISCAL DE AYACUCHO
VICERRECTORADO ACADÉMICO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
NÚCLEO CIUDAD GUAYANA
RIF.: J-08023168-6
COORDINACIÓN DE PASANTÍAS
1era. EVALUACIÓN EMPRESARIAL
Fecha: / / 2012
Nombre del Pasante: Yessica Del Valle Gómez Futrille
C.I.: 19.159.758 Especialidad: Administración de Empresas
Fecha de Inicio: 09/ 04 / 2012 Fecha de Culminación: 27 / 07 / 2012
Nombre de la Empresa: C.V.G. VENALUM, C.A.
Nombre del Tutor Empresarial: Willian Abache
Cargo del Tutor Empresarial: Lic. Contaduría Pública
ASPECTOS A EVALUAR
PUNTUACIÓN
1. Asistencia y Puntualidad 5
2. Presencia Personal 5
3. Adaptación 5
4. Conducta 5
Total (20 pts.) 20
Escala de Evaluación: Del 01 al 05, siendo (5) la máxima puntuación por ítem.
NOTA: La Primera Evaluación se efectuará al mes de iniciada la pasantía y se
consignará de inmediato a la Coordinación, sin enmienda.
Lcda. Willian Abache Lcda. Migdalia Granadillo
Tutor Empresarial Coordinador de Pasantías
Firma y Sello
56
UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA
GRAN MARISCAL DE AYACUCHO
VICERRECTORADO ACADÉMICO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
NÚCLEO CIUDAD GUAYANA
RIF.: J-08023168-6
COORDINACIÓN DE PASANTÍAS
2da. EVALUACIÓN EMPRESARIAL
Fecha: 06/07/2012
Nombre del Pasante: Yessica Del Valle Gómez Futrille
C.I.: 19.159.758 Especialidad: Administración de Empresas
Fecha de Inicio: 09 / 04 / 2012 Fecha de Culminación: 27 / 07 / 2012
Nombre de la Empresa: C.V.G. VENALUM, C.A.
Nombre del Tutor Empresarial: Willian Abache
Cargo del Tutor Empresarial: Lic. Contaduría Pública
ASPECTOS A EVALUAR
PUNTUACIÓN
1. Relaciones Humanas 5
2. Colaboración 5
3. Iniciativa 5
4. Conocimiento Demostrado 5
Total (20 pts.) 20
Escala de Evaluación: Del 01 al 05, siendo (5) la máxima puntuación por ítem.
NOTA: La Segunda Evaluación se efectuará al finalizar la pasantía y se
consignará de inmediato a la Coordinación, sin enmienda.
Lcda. Willian Abache Lcda. Migdalia Granadillo
Tutor Empresarial Coordinadora de Pasantía
Firma y Sello
57
UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA
GRAN MARISCAL DE AYACUCHO
VICERRECTORADO ACADÉMICO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
NÚCLEO CIUDAD GUAYANA
RIF.: J-08023168-6
COORDINACIÓN DE PASANTÍAS
3ra. EVALUACIÓN EMPRESARIAL
Fecha: 16/07/2012
Nombre del Pasante: Yessica Del Valle Gómez Futrille
C.I.: 19.159.758 Especialidad: Administración de Empresas
Fecha de Inicio: 09 / 04 / 2012 Fecha de Culminación: 27 / 07 / 2012
Nombre de la Empresa: C.V.G. VENALUM, C.A.
Nombre del Tutor Empresarial: Willian Abache
Cargo del Tutor Empresarial: Lic. Contaduría Pública
ASPECTOS A EVALUAR
PUNTUACIÓN
1. Estructura del Informe
2. Calidad de Exposición del Informe
Total (10 pts.)
Escala de Evaluación: Del 01 al 05, siendo (5) la máxima puntuación por ítem.
NOTA: La Tercera Evaluación se efectuará al finalizar la pasantía y luego de
que el pasante entregue el respectivo informe a la empresa y se consignará el día
de presentación del mismo a la Coordinación, sin enmienda.
Lcdo. Willian Abache Lcda. Migdalia Granadillo
Tutor Empresarial Coordinadora de Pasantías
Firma y Sello
58
ANEXO N
Evaluación del Tutor Académico
59
UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA
GRAN MARISCAL DE AYACUCHO
VICERRECTORADO ACADÉMICO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
NÚCLEO CIUDAD GUAYANA
RIF.: J-08023168-6
COORDINACIÓN DE PASANTÍAS
EVALUACIÓN DEL TUTOR ACADÉMICO
Fecha: / /
Nombre del Pasante: Yessica Del Valle Gómez Futrille C.I.: 19.159.758
Especialidad: Administración de Empresas Periodo: I- 2012
Nombre de la Empresa: C.V.G. VENALUM, C.A.
Departamento: Contabilidad General
Periodo de Pasantías: Del 09 / 04 / 2012 Al 27/ 07 / 2012
Titulo del Informe: Análisis de los Anticipos y Cuentas por Pagar Proveedores
Nacionales de la empresa C.V.G Venalum, C.A (2012).
Tutor Académico: Migdalia Granadillo
ASPECTOS A EVALUAR PUNTUACIÓN
1. Puntualidad (3 pts.)
2. Asistencia a las Asesorías (2 pts.)
3. Acepta las Sugerencias del Tutor (3 pts.)
4. Interacción Pasante – Tutor (2 pts.)
5. Planificación de las Actividades (5 pts.)
6. Ejecución Laboral de los Aspectos Técnicos (5 pts.)
7. Estructura del Informe (5 pts.)
8. Calidad del Contenido del Informe Final (10 pts.)
9. Presentación Oral Sintetizada del Informe Final (10 pts.)
Total (50 pts.)
TUTOR ACADÉMICO
60
ANEXO Ñ
Plan de Trabajo
61
PLAN DE TRABAJO PARA LA PASANTÍA
PASANTE: Yessica Del Valle Gómez Futrille
ESPECIALIDAD: Administración de Empresas
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: Departamento de Contabilidad General
EMPRESA: Industria Venezolana de Aluminio, (C.V.G. VENALUM, C.A.) Semana Nro. Actividades Previstas Resultado Esperado
Días Hábiles Trabajados
por Actividad Evaluación Escala 1-10
Firma Tutor
Industrial
1 Inducción en la empresa y charlas sobre prevención y seguridad laboral. Presentación del pasante 5 10
2 Descripción y conocimiento del Sistema SAP R3 Conocimiento del Sistema 5 10
3 Descripción y conocimiento del Sistema SAP R3 Conocimiento del Sistema 5 10
4 Descripción del procedimiento empleado en el departamento Conocimiento de Normas y
Procedimientos 5 10
5 Descripción del procedimiento empleado en el departamento Conocimiento de Normas y
Procedimientos 5 10
6 Recopilación de información sobre los registros contables de las cuentas de Anticipos
Otorgados y Cuentas por Pagar Proveedores Nacionales
Recepción de Información
Favorable 5 10
7 Recopilación de información sobre los registros contables de las cuentas de Anticipos
Otorgados y Cuentas por Pagar Proveedores Nacionales
Recepción de Información
Favorable 5 10
8 Recopilación de información sobre los registros contables de las cuentas de Anticipos
Otorgados y Cuentas por Pagar Proveedores Nacionales
Recepción de Información
Favorable 5 10
9 Análisis de las Cuentas de Anticipos Otorgados y Cuenta por Pagar Proveedores Nacionales
en el sistema de aplicación y procesos (SAP)
Desarrollo de análisis
Aceptable 5 10
10 Análisis de las Cuentas de Anticipos Otorgados y Cuenta por Pagar Proveedores Nacionales
en el sistema de aplicación y procesos (SAP)
Desarrollo de análisis
Aceptable 5 10
11 Análisis de las Cuentas de Anticipos Otorgados y Cuenta por Pagar Proveedores Nacionales
en el sistema de aplicación y procesos (SAP)
Desarrollo de análisis
Aceptable 5 10
12 Análisis de las Cuentas de Anticipos Otorgados y Cuenta por Pagar Proveedores Nacionales
en el sistema de aplicación y procesos (SAP)
Desarrollo de análisis
Aceptable 5 10
13 Realización de asientos contables (ajustes-reclasificación) a las Cuentas por Pagar
Proveedores Nacionales.
Desarrollo de análisis
Aceptable 5 10
14 Realización de asientos contables (ajustes-reclasificación) a las Cuentas por Pagar
Proveedores Nacionales
Realización de registros de
asientos Aceptable 5 10
15 Realización de asientos contables (ajustes-reclasificación) a las Cuentas por Pagar
Proveedores Nacionales.
Realización de registros de
asientos Aceptable 5 10
16 Realización de asientos contables (ajustes-reclasificación) a las Cuentas por Pagar
Proveedores Nacionales
Realización de registros de
asientos Aceptable 5 10