manual tecnólogo ficha 752613

APRENDIZ: Heidy Johanna Ramírez CuspocaFICHA: 752613

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL

MANUAL DIDÁCTICO

INTRODUCCIÓN

CARTAS COMERCIALES

MEMORANDOS

CIRCULARES

COSTANCIAS

CERTIFICADOS

ACTAS

INFORMES

SOBRES COMERCIALES

MENSAJES ELECTRONICOS

HOJA DE VIDA

ÍNDICE

Este trabajo es basado especialmente en la redacción yproducción de documentos comerciales, según las normastécnicas colombianas vigentes para la elaboración ypresentación de documentos organizacionales GTC185.

INTRODUCCIÓN

Reconociendo la importancia de generar losdocumentos, con el objetivo de identificar los diferentestipos documentales desarrollando un proceso teóricopractico en la elaboración del mismo.

CARTAS COMERCIALESDEFICIÓN CARACTERÍSTICAS

ESTILOS FORMATOSEJEMPLOS

La carta comercial sirve como medio de comunicaciónentre dos empresas comerciales o bien en una empresa conun particular, su contenido suele ser formal, oficial oconfidencial. Las cartas comerciales poseen un esquemamás rígido y tono más objetivo.

DEFINICIÓN

La carta tiene como objetivo fundamental informar y persuadir a sudestinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:•Tratar un solo tema por comunicación.•Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.•Usar tratamiento respetuoso y cortés.

CARACTERÍSTICAS

• Redactar en primera persona del plural y usar eltratamiento de usted en singular o plural.

• Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo.• Utiliza los formatos normalizados en los manuales de

cada organización.• Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

ESTILOSESTILO EXTREMO: Todas las líneas parten de la margen izquierda.ESTILO BLOQUE: Las líneas de código, lugar de origen, fecha deelaboración firma y cargo, se escriben partiendo del centro del escritohacia la margen derecho.ESTILO SANGRÍA: Es aquella carta que cuenta con ciertos márgenes alos que se le denomina sangría.

FORMATOSEXTREMO

BLOQUE SANGRÍA

EXTREMO

BLOQUE

SANGRÍA

EJEMPLOSESTILO EXTREMO

ESTILO SANGRÍA

ESTILO BLOQUE

ESTILOEXTREMO

ESTILOBLOQUE

ESTILOSANGRÍA

MEMORANDOSDEFICIÓN

CARACTERÍSTICASESTILOSALTERNATIVAS

FORMATOSEJEMPLOS

DEFICIÓN

Son comunicaciones escritas que se utilizan paratrasmitir información, orientaciones y pautas entre lasdependencias locales, regionales, nacionales einternacionales y las líneas coordinación jerárquica dela organización.

CARACTERÍSTICASSe recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos.° Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.° Redactar en la forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural.° Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.° Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.

° ESTILO EXTREMO: Todas las líneas partende la margen izquierda.

° ESTILO BLOQUE: Las líneas de código,lugar de origen, fecha de elaboración firma y cargo, se escribenpartiendo del centro del escrito hacia la margen derecho.

ESTILOS

ALTERNATIVASALTERNATIVA 1ALTERNATIVA 2ALTERNATIVA 3

Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo (último separado por coma).

Remitente: Nombre y cargo, separados por coma.

Dos interlíneas entre Para y De.

Aquí se omite al final del texto el nombre del remitente, solo aparece la firma, no setraza ninguna línea.

ALTERNATIVA 1

ALTERNATIVA 1

PARA: Doctora Mayerly Espitia, AdministradoraDE: Astrith Martínez, Gerente General.ASUNTO: Requerimiento nómina

ALTERNATIVA 2

Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo. (Este último separado por coma).

Remitente: Cargo y dependencia o cargo .Dos interlíneas entre Para y De.

En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre al final del texto con mayúsculainicial y conservando el estilo elegido.

ALTERNATIVA 2

PARA: Doctora Mayerly Espitia, AdministradoraDE: Administración GeneralASUNTO: Requerimiento nómina

Costase Patricia Martínez

ALTERNATIVA 3

Destinatario: Cargo y dependencia o cargo

Remitente: Cargo y dependencia o cargoEn este caso, la firma del remitente se coloca sobre el nombre al final del texto conmayúscula inicial y conservando el estilo elegido.

ALTERNATIVA 3

PARA: Jefe de costo de finanzas

DE: Gerente General.

ASUNTO: Requerimiento nómina

Sofía María Puerto Castro

FORMATOS

ALTERNATIVA 1

ALTERNATIVA 2

ALTERNATIVA 1

ALTERNATIVA 2

EJEMPLOSALTERNATIVA 2ALTERNATIVA 1

ALTERNATIVA 3

ALTERNATIVA 1

ALTERNATIVA 2

ALTERNATIVA 3

CIRCULARESDEFINICIÓN CARACTERÍSTICAS

ESTILOS y CLASES

FORMATOS

EJEMPLOS

DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICAS

ESTILOS

FORMATOS

BLOQUE EXTREMO

BLOQUE

EXTREMO

EJEMPLOSEXTREMO

BLOQUE

BLOQUE

EXTREMO

CERTIFICADOS

DEFINICIÓNCARACTERÍSTICAS

ESTILOSFORMATOS

EJEMPLOS

DEFINICIÓNEl certificado es un

documento de

carácter probatorio,

público o privad, que

asegura la veracidad

y la legalidad de un

hecho de acto

solemne.

(acontecimiento acompañado

de formalidades necesarias

para la valides de un acto

judicial, juramento,

ceremonia, norma y requiere

registro notarial).

CARACTERÍSTICAS° Redactar en forma clara,

precisa, concreta y

concisa.

° Usar un tratamiento

impersonal, respetuoso y

cortés.

° Emplear un estilo

gramatical natural, sencillo

y continuo.

° Utilizar los formatos

establecidos en cada

organización.

° Distribuir el tema de

° Suministrar la

información en forma

especializada.

° Expedir siempre el

original.

ESTILOS

ESTILO

EXTREMO: Todas

las líneas parten de la

margen izquierda.

ESTILO

BLOQUE: Las

líneas de código, lugar

de origen, fecha de

elaboración firma y

cargo, se escriben

partiendo del centro

FORMATOSEXTREMO

BLOQUE

EXTREMO

BLOQUE

EJEMPLOSESTILO BLOQUE

ESTILO EXTREMO

ESTILO EXTREMO

ESTILO BLOQUE

DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICAS

EJEMPLOSESTILOS

Es un documento

de carácter

probatorio, que

no requiere

solemnidad,

puede ser

° Redactar en forma clara,

precisa,

concreta y concisa.

° Usar un tratamiento

impersonal,

respetuoso y cortés.

° Emplear un estilo

gramatical natural,

sencillo y continuo.

° Utilizar los formatos

establecidos

en cada organización.

° Distribuir el tema de acuerdo

con su extensión.

° Suministrar la información

en forma especializada.

° Expedir siempre el original.

ESTILO

EXTREMO: Todas

las líneas parten de la

margen izquierda.

ESTILO BLOQUE:Las líneas de código,

lugar de origen, fecha de

elaboración firma y

cargo, se escriben

partiendo del centro del

escrito hacia la margen

EXTREMO

BLOQUE

ACTASDEFINICIÓNCARACTERÍSTICAS

CLASESFORMATOS

EJEMPLO

Las actas expresan lo tratado en

una reunión o situación

específica. Son documentos que

adquieren valor administrativo,

legal jurídico e histórico desde el

momento de su creación.

DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICASToda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne,

Además, se debe si el carácter de reunión es ordinario y

extraordinario.

Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en la

reunión o situación específica, sin describir detalles

intranscendentes.

Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en

las decisiones tomadas.

La presentación de originales y copias deben ser

impecables, sin borrones ni repisados.

° Actas de comité

° Actas de concejo municipal

° Actas de consejos.

° Actas de junta directiva.

° Actas asambleas.

° Actas de reuniones administrativas.

° Actas de levantamientos de cadáveres.

° Actas de baja de inventarios.

° Actas de eliminación de documentos.

° Actas de sociedades.

° Actas de entrega.

CLASES

FORMATOS

EJEMPLOS

INFORMES

UTLIZACIÓNEJEMPLOS

Se recomienda que este informe, no tenga portada, si noencabezamiento (aunque el autor puede utilizar cualquierelemento del informe extenso que estime conveniente). Serecomienda que el resumen incluya elementos como:Encabezamiento: razón social, dependencia, código, titulo,ciudad o municipio de origen y fecha de elaboración.

DEFINICIÓN

UTILIZACIÓN° Tratar un solo tema por informe.° Redactar de forma clara, precisa y concisa.° Usar tratamiento respetuoso y cortes.° Redactar de forma impersonal° Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con losmanuales de cada organización.° Disponer el orden en que se va a describir y controlar lasactividades realizadas.° Elegir un lenguaje técnico adecuado.

EJEMPLOS

SOBRES COMERCIALESDEFINICIÓNUTILIZACIÓN

CLASESFORMATOS

EJEMPLOS

DEFINICIÓNEl sobre tiene el propósitode ser la cubierta de losdocumentos, para suentrega o envió

UTILIZACIÓN° Se recomienda que el sobre coincida en color,calidad y diseño con la papelería de laorganización.° Se recomienda que el sobre sea impreso elmembrete de la organización.° Se sugiere que el tamaño del sobre para envió deanexos y permita guardarlos sin dobleces.° La impresión de los datos tanto del remitentecomo el destinatario, en sobres grandes, puedehacerse en sentido vertical u horizontal.

CLASESSOBRE OFICIO CON VENTANILLA O SIN VENTANILLA

SOBRE CARTA CON VENTANILLA O SIN VENTANILLA

SOBRE PARA TARJETA

SOBRE DE MANILA

FORMATO

EJEMPLO

MENSAJES ELECTRÓNICOS DEFINICIÓN

UTILIZACIÓNRECOMENDACIONES

EJEMPLOS

El mensaje electrónico es un sistema quepermite intercambiar la información con uno omas usuarios de cualquier lugar del mundo,atreves de la internet. Este medio se puedeutilizar para enviar adjuntos como cartas,memorandos, circulares y cualquier otrodocumento que sea necesario para lasustentación del contenido, razón por la cualse recomienda tener en cuenta lasdisposiciones.

° Tratar un solo tema porcomunicación.° Redactar de forma clara,precisa, concreta y concisa.° Usar tratamiento respetuoso ycortes.° Emplear estilo gramaticalnatural, sencillo y continuo.

RECOMENDACIONESSe recomienda no utilizar el correoelectrónico para resolver temascomplejos.Se recomienda no participar encadenas de mensajes.Se recomienda utilizar las letrasmayúsculas solo en los casosnecesarios como lo recomienda ellibro .

EJEMPLOS

DEFINICIÓNUTILIZACIÓNFORMATO

EJEMPLO

DEFINICIÓNEs la relación de datos personales, la

información laboral, académica y las

experiencias de una persona registrada

y conserva la organización a la cual

esta se encuentra vinculada

laboralmente. Este documento se

genera dentro de la organización y se

alimenta con las actividades, logros,

eventos y novedades que acontecen

durante el desempeño laboral de

colaboración en la organización.

UTILIZACIÓN

FORMATOS