manual tecnólogo ficha 752613
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Gestión DocumentalTRANSCRIPT
APRENDIZ: Heidy Johanna Ramírez CuspocaFICHA: 752613
TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
MANUAL DIDÁCTICO
INTRODUCCIÓN
CARTAS COMERCIALES
MEMORANDOS
CIRCULARES
COSTANCIAS
CERTIFICADOS
ACTAS
INFORMES
SOBRES COMERCIALES
MENSAJES ELECTRONICOS
HOJA DE VIDA
ÍNDICE
Este trabajo es basado especialmente en la redacción yproducción de documentos comerciales, según las normastécnicas colombianas vigentes para la elaboración ypresentación de documentos organizacionales GTC185.
INTRODUCCIÓN
Reconociendo la importancia de generar losdocumentos, con el objetivo de identificar los diferentestipos documentales desarrollando un proceso teóricopractico en la elaboración del mismo.
CARTAS COMERCIALESDEFICIÓN CARACTERÍSTICAS
ESTILOS FORMATOSEJEMPLOS
La carta comercial sirve como medio de comunicaciónentre dos empresas comerciales o bien en una empresa conun particular, su contenido suele ser formal, oficial oconfidencial. Las cartas comerciales poseen un esquemamás rígido y tono más objetivo.
DEFINICIÓN
La carta tiene como objetivo fundamental informar y persuadir a sudestinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:•Tratar un solo tema por comunicación.•Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.•Usar tratamiento respetuoso y cortés.
CARACTERÍSTICAS
• Redactar en primera persona del plural y usar eltratamiento de usted en singular o plural.
• Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo.• Utiliza los formatos normalizados en los manuales de
cada organización.• Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
ESTILOSESTILO EXTREMO: Todas las líneas parten de la margen izquierda.ESTILO BLOQUE: Las líneas de código, lugar de origen, fecha deelaboración firma y cargo, se escriben partiendo del centro del escritohacia la margen derecho.ESTILO SANGRÍA: Es aquella carta que cuenta con ciertos márgenes alos que se le denomina sangría.
FORMATOSEXTREMO
BLOQUE SANGRÍA
EXTREMO
BLOQUE
SANGRÍA
EJEMPLOSESTILO EXTREMO
ESTILO SANGRÍA
ESTILO BLOQUE
ESTILOEXTREMO
ESTILOBLOQUE
ESTILOSANGRÍA
MEMORANDOSDEFICIÓN
CARACTERÍSTICASESTILOSALTERNATIVAS
FORMATOSEJEMPLOS
DEFICIÓN
Son comunicaciones escritas que se utilizan paratrasmitir información, orientaciones y pautas entre lasdependencias locales, regionales, nacionales einternacionales y las líneas coordinación jerárquica dela organización.
CARACTERÍSTICASSe recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos.° Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.° Redactar en la forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural.° Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.° Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
° ESTILO EXTREMO: Todas las líneas partende la margen izquierda.
° ESTILO BLOQUE: Las líneas de código,lugar de origen, fecha de elaboración firma y cargo, se escribenpartiendo del centro del escrito hacia la margen derecho.
ESTILOS
ALTERNATIVASALTERNATIVA 1ALTERNATIVA 2ALTERNATIVA 3
Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo (último separado por coma).
Remitente: Nombre y cargo, separados por coma.
Dos interlíneas entre Para y De.
Aquí se omite al final del texto el nombre del remitente, solo aparece la firma, no setraza ninguna línea.
ALTERNATIVA 1
ALTERNATIVA 1
PARA: Doctora Mayerly Espitia, AdministradoraDE: Astrith Martínez, Gerente General.ASUNTO: Requerimiento nómina
ALTERNATIVA 2
Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo. (Este último separado por coma).
Remitente: Cargo y dependencia o cargo .Dos interlíneas entre Para y De.
En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre al final del texto con mayúsculainicial y conservando el estilo elegido.
ALTERNATIVA 2
PARA: Doctora Mayerly Espitia, AdministradoraDE: Administración GeneralASUNTO: Requerimiento nómina
Costase Patricia Martínez
ALTERNATIVA 3
Destinatario: Cargo y dependencia o cargo
Remitente: Cargo y dependencia o cargoEn este caso, la firma del remitente se coloca sobre el nombre al final del texto conmayúscula inicial y conservando el estilo elegido.
ALTERNATIVA 3
PARA: Jefe de costo de finanzas
DE: Gerente General.
ASUNTO: Requerimiento nómina
Sofía María Puerto Castro
FORMATOS
ALTERNATIVA 1
ALTERNATIVA 2
ALTERNATIVA 1
ALTERNATIVA 2
EJEMPLOSALTERNATIVA 2ALTERNATIVA 1
ALTERNATIVA 3
ALTERNATIVA 1
ALTERNATIVA 2
ALTERNATIVA 3
CIRCULARESDEFINICIÓN CARACTERÍSTICAS
ESTILOS y CLASES
FORMATOS
EJEMPLOS
DEFINICIÓN
CARACTERÍSTICAS
ESTILOS
FORMATOS
BLOQUE EXTREMO
BLOQUE
EXTREMO
EJEMPLOSEXTREMO
BLOQUE
BLOQUE
EXTREMO
CERTIFICADOS
DEFINICIÓNCARACTERÍSTICAS
ESTILOSFORMATOS
EJEMPLOS
DEFINICIÓNEl certificado es un
documento de
carácter probatorio,
público o privad, que
asegura la veracidad
y la legalidad de un
hecho de acto
solemne.
(acontecimiento acompañado
de formalidades necesarias
para la valides de un acto
judicial, juramento,
ceremonia, norma y requiere
registro notarial).
CARACTERÍSTICAS° Redactar en forma clara,
precisa, concreta y
concisa.
° Usar un tratamiento
impersonal, respetuoso y
cortés.
° Emplear un estilo
gramatical natural, sencillo
y continuo.
° Utilizar los formatos
establecidos en cada
organización.
° Distribuir el tema de
° Suministrar la
información en forma
especializada.
° Expedir siempre el
original.
ESTILOS
ESTILO
EXTREMO: Todas
las líneas parten de la
margen izquierda.
ESTILO
BLOQUE: Las
líneas de código, lugar
de origen, fecha de
elaboración firma y
cargo, se escriben
partiendo del centro
FORMATOSEXTREMO
BLOQUE
EXTREMO
BLOQUE
EJEMPLOSESTILO BLOQUE
ESTILO EXTREMO
ESTILO EXTREMO
ESTILO BLOQUE
DEFINICIÓN
CARACTERÍSTICAS
EJEMPLOSESTILOS
Es un documento
de carácter
probatorio, que
no requiere
solemnidad,
puede ser
° Redactar en forma clara,
precisa,
concreta y concisa.
° Usar un tratamiento
impersonal,
respetuoso y cortés.
° Emplear un estilo
gramatical natural,
sencillo y continuo.
° Utilizar los formatos
establecidos
en cada organización.
° Distribuir el tema de acuerdo
con su extensión.
° Suministrar la información
en forma especializada.
° Expedir siempre el original.
ESTILO
EXTREMO: Todas
las líneas parten de la
margen izquierda.
ESTILO BLOQUE:Las líneas de código,
lugar de origen, fecha de
elaboración firma y
cargo, se escriben
partiendo del centro del
escrito hacia la margen
EXTREMO
BLOQUE
ACTASDEFINICIÓNCARACTERÍSTICAS
CLASESFORMATOS
EJEMPLO
Las actas expresan lo tratado en
una reunión o situación
específica. Son documentos que
adquieren valor administrativo,
legal jurídico e histórico desde el
momento de su creación.
DEFINICIÓN
CARACTERÍSTICASToda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne,
Además, se debe si el carácter de reunión es ordinario y
extraordinario.
Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en la
reunión o situación específica, sin describir detalles
intranscendentes.
Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en
las decisiones tomadas.
La presentación de originales y copias deben ser
impecables, sin borrones ni repisados.
° Actas de comité
° Actas de concejo municipal
° Actas de consejos.
° Actas de junta directiva.
° Actas asambleas.
° Actas de reuniones administrativas.
° Actas de levantamientos de cadáveres.
° Actas de baja de inventarios.
° Actas de eliminación de documentos.
° Actas de sociedades.
° Actas de entrega.
CLASES
FORMATOS
EJEMPLOS
INFORMES
UTLIZACIÓNEJEMPLOS
Se recomienda que este informe, no tenga portada, si noencabezamiento (aunque el autor puede utilizar cualquierelemento del informe extenso que estime conveniente). Serecomienda que el resumen incluya elementos como:Encabezamiento: razón social, dependencia, código, titulo,ciudad o municipio de origen y fecha de elaboración.
DEFINICIÓN
UTILIZACIÓN° Tratar un solo tema por informe.° Redactar de forma clara, precisa y concisa.° Usar tratamiento respetuoso y cortes.° Redactar de forma impersonal° Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con losmanuales de cada organización.° Disponer el orden en que se va a describir y controlar lasactividades realizadas.° Elegir un lenguaje técnico adecuado.
EJEMPLOS
SOBRES COMERCIALESDEFINICIÓNUTILIZACIÓN
CLASESFORMATOS
EJEMPLOS
DEFINICIÓNEl sobre tiene el propósitode ser la cubierta de losdocumentos, para suentrega o envió
UTILIZACIÓN° Se recomienda que el sobre coincida en color,calidad y diseño con la papelería de laorganización.° Se recomienda que el sobre sea impreso elmembrete de la organización.° Se sugiere que el tamaño del sobre para envió deanexos y permita guardarlos sin dobleces.° La impresión de los datos tanto del remitentecomo el destinatario, en sobres grandes, puedehacerse en sentido vertical u horizontal.
CLASESSOBRE OFICIO CON VENTANILLA O SIN VENTANILLA
SOBRE CARTA CON VENTANILLA O SIN VENTANILLA
SOBRE PARA TARJETA
SOBRE DE MANILA
FORMATO
EJEMPLO
MENSAJES ELECTRÓNICOS DEFINICIÓN
UTILIZACIÓNRECOMENDACIONES
EJEMPLOS
El mensaje electrónico es un sistema quepermite intercambiar la información con uno omas usuarios de cualquier lugar del mundo,atreves de la internet. Este medio se puedeutilizar para enviar adjuntos como cartas,memorandos, circulares y cualquier otrodocumento que sea necesario para lasustentación del contenido, razón por la cualse recomienda tener en cuenta lasdisposiciones.
° Tratar un solo tema porcomunicación.° Redactar de forma clara,precisa, concreta y concisa.° Usar tratamiento respetuoso ycortes.° Emplear estilo gramaticalnatural, sencillo y continuo.
RECOMENDACIONESSe recomienda no utilizar el correoelectrónico para resolver temascomplejos.Se recomienda no participar encadenas de mensajes.Se recomienda utilizar las letrasmayúsculas solo en los casosnecesarios como lo recomienda ellibro .
EJEMPLOS
DEFINICIÓNUTILIZACIÓNFORMATO
EJEMPLO
DEFINICIÓNEs la relación de datos personales, la
información laboral, académica y las
experiencias de una persona registrada
y conserva la organización a la cual
esta se encuentra vinculada
laboralmente. Este documento se
genera dentro de la organización y se
alimenta con las actividades, logros,
eventos y novedades que acontecen
durante el desempeño laboral de
colaboración en la organización.
UTILIZACIÓN
FORMATOS