informe auditoria ingresos y gastos
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i ) Estado de situacin de ingresos - gastos mensuales y saldo de disponibilidad de efectivo para la cuenta corriente bancaria 00-000-86781-000 del Banco de Chile
SANTIAGO, 13 de Marzo de 2013
Estimados seores Comit de Administracin
Se presenta a vuestra consideracin el informe de revisin a los estados de ingresos y egresos del Condominio por el perodo comprendido entre el 1 de Abril de 2012 y el 28 de Febrero de 2013.
Quedo a su disposicin para aclarar y/o ampliar cualquier aspecto del presente informe.
Atentamente,
I INFORME EJECUTIVO
Efectuada la revisin conforme a los antecedentes presentados por la anterior Administracin del Condominio representada en la persona del seor, en opinin del suscrito, presenta razonablemente en todos sus aspectos significativos, el estado de ejecucin de los ingresos y egresos, por el perodo comprendido entre el 1 de Abril de 2012 y el 28 de Febrero de 2013, no existiendo situaciones significativas de fondo que pudieran afectar en forma material la situacin financiera y patrimonial del Condominio para el perodo revisado.No obstante lo anterior se debe informar la existencia de algunas observaciones que constituyen debilidades en la estructura de control interno, las que conforme la Administracin logre las acciones correctivas, constituirn oportunidades de mejora a sus procesos internos.Estas observaciones son comentadas en el captulo de Observaciones Administrativos-Contables.En este sentido, las observaciones y conclusiones del presente informe, se basan en la revisin de los antecedentes y documentacin puestos a disposicin por parte del anterior Administrador del Condominio, seor y por el seor.Informe a la Administracin
13
II OBSERVACIONES ADMINISTRATIVOS-CONTABLES
a.-) Implementacin de sistema contable.Actualmente la Administracin procede a mantener la documentacin fsica que respalda las operaciones de egresos e ingresos .En lo relativo al manejo de la informacin contable perteneciente al Condominio y que consideraba los movimientos de ingresos y egresos (expresado comoLibro Banco) y de control de las cuentas corrientes de los propietarios y residentes, ello era efectuado por la anterior Administracin a travs de planillas electrnicas. Esta herramienta dej de ser aplicada ya que es considerada como instrumento personal por parte del seor.Se insiste en recomendar que se analice la implementacin de un sistema contable computacional o la utilizacin de registros contables manuales como una forma de respaldo permanente de la informacin procesada toda vez que la informacin fsica y electrnica es de carcter pblica y debe estar a disposicin de los propietarios y residentes del Condominio ante cualquier eventualidad de fiscalizacin.
b-) Situacin de finiquitos del personal del Condominio debe ser regularizada a la brevedad.En la revisin de los finiquitos correspondientes al perodo bajo examen, se pudoestablecer algunas excepciones las cuales deberan ser resueltas lo antes posible en la medida que ello pueda ser rectificado y cumplir siempre con la normativa laboral vigente. En esta situacin de excepcin se encuentran los siguientes casos:
Finiquitos no elaborados:
Finiquitos no firmados :
c-) Proceso de emisin de Egresos puede ser mejorada.En la revisin se pudo constatar que los egresos adems de registrar la autorizacin y firma del anterior Administrador seor, ellos constaban con la aprobacin del Presidente del Comit de Administracin seor y posteriormente con la del seor y, en algunos casos, con la aprobacin de los seores Directores.Cabe sealar que en este proceso se detectaron algunas excepciones en los cuales no exista firma en estos documentos ( Ej. Egresos 172 , 188, 206, 230, 238 ). Asimismo se observ la no emisin del comprobante 228 correspondiente a la nmina de sueldos del mes de noviembre .Se recomienda que siempre se cumpla con el procedimiento que todos los egresos cuenten con las respectivas aprobaciones como asimismo que los mismos contengan la documentacin que los sustenta.
d-) Situacn de empleado debiera ser analizada.Respecto del trabajador. se pudo observar que pararelo a sus funciones de empleado del Condominio , peridicamente realiza otras labores en carcter de prestador de servicios las cuales seran ejecutadas fuera del horario establecido en su contrato de contrato.Se sugiere analizar este caso considerando eventuales contingencias con el organismo fiscalizador en materia laboral por posibles problemas en lo relativo a normas de descanso o de accidente laboral .
III ESTADO DE EGRESOS.
En lo relativo a los egresos se procedi a revisar la totalidad de los comprobantes de egresos para el perodo Abril 2012 a Febrero 2013. En este sentido se procedi a validar que los montos contaran con la correspondiente documentacin de respaldo (Facturas, boletas, boletas de honorarios, planillas previsionales, finiquitos, entre otros).
A partir de la informacin proporcionada por el seor, se procedi a elaborar una base de datos con los movimientos de egresos para el perodo bajo revisin a efectos de dimensionar los diferentes componentes constitutivos de gastos .En cuadros que se adjuntan a continuacin, se resume los resultados de esta labor:
Estado de Egresos Perodo Abril 2012-Febrero 2013Resumen componentes (Cifras expresadas en miles de pesos)
ConceptoAbrMayJunJulAo 2012AgoSepOctNovDicAo 2013
EneFebTotal
M$M$M$M$M$M$M$M$M$M$M$M$
Agua3.5642.6612.2391.9801.7852.2562.3012.2173.0436.38428.430
Arriendo Equipos de Radiocomunicaciones226226226226251251252525501.532
Ascensores1.5551.5591.5611.8831.5581.5571.5591.5691.5791.5761.57617.535
Calefaccin y Aire Acondicionado1.3261.3331.3352.0911.3321.3312.9081.3421.8344.70819.540
Devolucin Fondo Iniciacin5.0002.4727.472
Energa Elctrica3.4382.5623.8203.9323.9843.9803.8333.5533.4427.10939.653
Gas11.72915.23822.27329.68228.00031.50015.84019.13612.81112.0398.767207.015
Impuestos18112615912518727217120514028681.663
Insumos y Mantencin Piscina5253331333993335146667385711.4419156.570
Mantencin reas Verdes1.6071.6071.6071.6071.6071.6071.6071.6071.8801.6071.60717.945
Mantencin Equipos Electromecnicos4001.0004007404004007601.0164004005466.462
Otras Mantenciones3.2453.1139.6652.7693.8883.3682.1812.0262027505.40036.607
Otros Servicios957777350506071.3651.810642123503707.100
Seguros Multiriesgo1.2598074467917837907913345315301.0678.129
Servicio de Administracin1.1301.1311.1311.1291.1281.1301.1371.1441.1441.2671.26712.738
Servicio de Vigilancia4.0222.43002.7792.4303.0003.0004.9393.0002.3762.47130.448
Sueldos12.69913.21013.17013.54614.13916.03014.09815.55615.23212.76618.909159.355
Telefona1701691882122101581691631623501652.116
Varios2.0141.6322.4401.1898861.1492.1581.1667069993.16017.499
Totales55.04752.38561.14365.13163.50870.65755.01457.37846.82636.23064.490627.809
Estado Detallado de Egresos Perodo Abril 2012-Febrero 2013 (Cifras expresadas en miles de pesos)Hoja 1 de 2
ConceptoNombreAo 2012AbrMayJunJulAgoSepOctNovDicAo 2013EneFebTotal
M$M$M$M$M$M$M$M$M$M$M$M$
AguaAguas Cordillera SA3.5642.6612.2391.9801.7852.2562.3012.2173.0436.38428.430
Arriendo dependenciasCongregacin SS.CC.100200300
Arriendo Equipos de RadioRadiotel Comunicaciones Ltda226226226226251251252525501.532
Artculos AseoDibolplast Limitada183183
Artculos VariosComercial David Limitada4931356403882311649235052709204.668
Ascensores Aspiradoras/PCHeavenward Ascensores S.A.1.5551.5591.5611.8831.5581.5571.5591.5691.5791.5761.57617.535
Ripley/PC Factory129700829
Barrido y lavado subterrneosEcolimp774774
Calefaccin y Aire AcondicionadoTermika Servicio de Mantencin S.A.1.3261.3331.3352.0911.3321.3312.9081.3421.8344.70819.540
Cargos bancariosBanco BCI537954186
Controles RemotoMarcelo Faray Burgos1.0208095951791192.722
CorrespondenciaSergio Lobos5050505050505050505050550
Cotizaciones PrevisionalesVarios2.3342.4332.1452.2042.2862.4012.2272.3402.2215.92426.516
Devolucin Fondo IniciacinInmobiliaria Calle Calle5.0002.4727.472
Devolucin pago exceso GGCCVarios2755301491.8102.763
Diseo y confeccin Pagina WebRen Rohart Navarro300400700
Escalera/MaterialesProdalum/Sodimac307307
Fondo FijoMarcelo Porta Ebner1352641941371242921951.341
FumigacionesAbisam Ltda/Aspersan7913201.111
GasGasco GLP SA11.72915.23822.27329.68228.00031.50015.84019.13612.81112.0398.767207.015
Otros HonorariosContreras Fernndez Jos407157300298567731.802
Jos Moncada Jimenez50060560
Maximiliano Orellana A.667
Imprenta y SealticaMarco Reyes Romero1439665418784151.216
ImpuestosVarios21412615912518727217120514028681.697
Inspeccin calderasUniversidad de Chile2.2632.2634.525
Inspeccin Seremi SaludMara Nieto Alarcon1.4631.463
Insumos y Mantencin PiscinaProductos Qumicos Nacar Ltda.5253331333993335146667385711.4419156.570
Lomos de toro subterrneosPamela Ziga Vergara1.2991381.437
LuzChilectra S.A.3.4382.5623.8203.9323.9843.9803.8333.5533.4427.10939.653
Estado Detallado de Egresos Perodo Abril 2012-Febrero 2013 (Cifras expresadas en miles de pesos)Hoja 2 de 2
ConceptoNombreAo 2012AbrMayJunJulAgoSepOctNovDicAo 2013EneFebTotal
M$M$M$M$M$M$M$M$M$M$M$M$
LuzChilectra S.A.3.4382.5623.8203.9323.9843.9803.8333.5533.4427.10939.653
Mantencin reas VerdesEspacio Ginko Limitada1.6071.6071.6071.6071.6071.6071.6071.6071.8801.6071.60717.945
Mantencin Equipos ElectromecnicosSeimec Ltda.4001.0004007404004007601.0164004005466.462
Mantencin extintoresTeccin9062681.174
Mantencin gimnasioNelson Aravena1551551551551551551551.083
SDF262262
Mantenciones variasCristin Nuez Romo2.9757.1401.8662.1721.76415.917
Pintura edificiosInmobiliaria Calle Calle5.0295.029
Instalacin videoporterosTyco Services S.A.1.9461.946
Rep. y cambio de mrmol ascensoresRoberto Bonnaud Ledesma5060506
Reparacin calderasJos Lpez Otazo7324881.220
Reparacin cancha futbolitoAlfombras Verona1.0731.073
Reparacin descarga aguas servidasJos Soto Escares120120
Reparacin ventanales de vidrioJuan Cataln Parra113113
Reparaciones bancasMiguel Angel Flores C.150150
Reparaciones varias.Wilmer Tito7080150
ReposerasSodimac155155
Repuestos de chapasSociedad Odis Chile Seguridad Ltda2710271
Retiro basura y aseoEduardo Muoz Quijada108108108216540
Seguros MultiriesgoBCI Seguros1.2598074467917837907913345315301.0678.129
Servicio de AdministracinMarcelo Porta Ebner1.1301.1311.1311.1291.1281.1301.1371.1441.1441.2671.26712.738
Servicio de Inspeccin SECIvan Daz Prez1.0151.015
Servicio de VigilanciaAlfa Chile4.0222.4302.2542.2541.93912.899
Soc. de Inversiones Hegekutiva Ltda3.0003.0003.0003.0002.3762.47116.847
Soc.Travieso y Travieso Limitada525176701
SueldosVarios10.36510.77711.02411.34211.85313.62911.87113.21613.01112.76612.985132.839
TelfonoGTD Manquehue1501491591791761581691401623051421.888
Movistar202028333423474524275
Vestuario PersonalTexora.469469
VariosVarios15284244377174407611.832
Totales55.04752.38561.14365.13163.50870.65755.01457.37846.82636.23064.490627.809
IV ESTADOS DE INGRESOS Y GASTOS Y SITUACIN PATRIMONIAL
i) Estado de situacin de ingresos - egresos mensuales y saldo de disponibilidad de efectivo para la cuenta corriente bancaria 00-000-86781-000 del Banco de Chile.
A continuacin se expone el estado de ingresos y de egresos mensuales por el perodo Abril de 2012 y Febrero de 2013 del Condominio, los cuales fueron obtenidos de la cuenta corriente bancaria del Banco de Chile. (cifras en miles de pesos ):
ConceptoAbrMayJunAo 2012JulAgoSepOctNovDicAo 2013EneFebTotal
M$M$M$M$M$M$M$M$M$M$M$M$
Saldo Inicial Cta.Cte. Banco Chile48.77048.770
Depsitos bancarios segn cartola51.32954.52248.32553.20975.50750.36368.21063.54259.57761.95563.309649.848
Cargos bancarios segn cartola57.43554.53847.38263.34369.49161.00766.21670.78652.10054.34956.386653.033
Totales42.66442.64843.59133.45739.47328.82930.82323.57931.05638.66245.58545.585
Los fondos recaudados por concepto de gasto comn y de otros ingresos, han sido utilizados en el pago de los gastos de operacin, existiendo al 28-02-2013 un saldo de disponibilidad de efectivo en la cuenta corriente 00-000-86781-00 del Banco de Chile ascendente a M$ 45.585.
ii) Situacin Patrimonial al 28-02-2013
A continuacin se presenta un detalle de la situacin patrimonial del Condominio referido al 28 de Febrero de 2013 ( cifras en miles de pesos ):
Saldo Disponibles en Ctas.Ctes.Bancarias 28.02.2013M$M$49.925
Cta.Cte. 00-000-86781-00 Banco Chile45.585
Cta.Cte. 0204201964 Banco Ita4.340
Deudores por Gastos Comunes22.240
Cuentas por Cobrar segn detalle21.124
Cheques devueltos Dpto.806 Siena516
Cheques devueltos Dpto.1006 Piamonte600
Subtotal Patrimonio al 28-02-201372.165
Menos :
Cuentas por Pagar al 28.02.201337.702
Cheques girados y no cobrados segn detalle36.682
Depsito en exceso a devolver Dpto.902 Piamonte1.020
Total Patrimonio al 28-02-201334.463
Detalle Cuentas por Cobrar al 28 de Febrero de 2013 (Cifras expresadas en pesos)
EDIFICIO VENECIADepto. Deuda al 28.02.13$EDIFICIO SIENADepto. Deuda al 28.02.13$EDIFICIO TOSCANADepto. Deuda al 28.02.13$EDIFICIO CERDEADepto. Deuda al 28.02.13$EDIFICIO PIAMONTEDepto. Deuda al 28.02.13$
203261.183205-46.850202231.348203188.258201162.888
204-2206175.079402412.57120833.715203499.918
302-441303219.809501207.9453010207296.304
402158.650306208.104502-5.000302148.135302202.455
501216.444406834.078601237.931304582.89730312.236
6047.544506500603177.770305133.275307402.138
701206.257706-63.018703-22.004306168.685403-305
704198.610603246.071801669.359506197.667408-8.154
903259.0636045.50080337.448603195.3675056.952
904-3.022801487.854902261.001604501.322508-4.221
Sala 8113.540802293.543Sala 1129.603606212.964602565.458
Sala 1155.366805249.136Sala 10-11.368608223.174607548.901
Sala 292.349806184.686Sala 133.353706-16.477608285.499
Sala 5101.632902218.816Sala 377.1047076.4637031.167.672
Sala 392.656904637.807803-2.4637044
Sala 8167.039804149.669706177.633
Sala 991.0038081.279.954707-309
Sala 624.161901182.05490112.727
Sala 3-539025709031.378.639
Sala 17118.025903-271907187.781
Sala 1550.504906368.1011.001183.766
Sala 715.4551.0041.312.803
Sala 882.052Sala 7 y 8559.801
Sala 1661.405
Sala 18123.750
Sala 318.684
Sala 5102.441
Sala 418.378
Total1.759.829Total4.101.794Total2.337.061Total4.650.566Total8.275.244
TOTAL CUENTAS POR COBRAR AL 28.02.201321.124.494
Cuentas por Pagar al 28 de Febrero 2013a.) Cheques girados y no cobrados
FechaNombreNov-12 Sergio Barrios BustosCheque9531000$24.875
Dic-12 Sociedad de Inversiones Hegekutiva Ltda97679303.000.000
Ene-13 Sociedad de Inversiones Hegekutiva Ltda97679552.376.490
Ene-13 Comercial David Limitada9767956329.569
Ene-13 Comercial David Limitada9767957193.968
Ene-13 Comercial David Limitada9767963103.114
Ene-13 Comercial David Limitada976796452.598
Ene-13 Productos Qumicos Nacar Ltda.976797096.093
Ene-13 Contreras Anabaln Alberto976797483.580
Feb-13 Sociedad de Inversiones Hegekutiva Ltda97679821.576.469
Feb-13 Termika Servicio de Mantencin S.A.97679933.362.021
Feb-13 Provida9768001486.320
Feb-13 Provida9768002117.737
Feb-13 Habitat9768003444.238
Feb-13 Habitat9768004106.026
Feb-13 Capital9768005236.431
Feb-13 Capital976800643.710
Feb-13 Planvital976800730.615
Feb-13 Planvital976800923.181
Feb-13 Mutual de Seguridad2247448749.150
Feb-13 Gasco GLP SA22474498.767.400
Feb-13 BCI Seguros2247450509.109
Feb-13 Marco Reyes Romero2247451415.429
Feb-13 GTD Manquehue2247452141.690
Feb-13 Sociedad de Inversiones Hegekutiva Ltda22474532.470.667
Feb-13 Comercial David Limitada2247454388.979
Feb-13 Termika Servicio de Mantencin S.A.22474551.345.921
Feb-13 Fernando Raby C.224745644.444
Feb-13 Productos Qumicos Nacar Ltda.2247457529.313
Feb-13 Valencia Ibarra Juan2247458119.992
Feb-13 Aspersan2247459320.001
Feb-13 Marcelo Faray Burgos224746071.400
Feb-13 Marcelo Faray Burgos224746147.600
Feb-13 Eduardo Muoz Quijada2247462108.000
Feb-13 Pedro Figueroa T.224746330.000
Feb-13 Nelson Aravena2247464154.700
Feb-13 Inmobiliaria Calle Calle22474655.029.211
Feb-13 AFP Modelo224746693.254
Feb-13 Previred S.A.22474682.584.764
Feb-13 Tesorera General de la Repblica224746924.000
Feb-13 Sergio Lobos224747050.000
Total cheques girados y no cobrados al 28.02.201336.682.059
b.) Depsitos en excesos.04-04-2013 Dpto.902 Piamonte
1.020.216
Total depsitos en excesos.1.020.216
Total Cuentas por Pagar al 28.02.201337.702.275
iii) Detalle Proceso Conciliacin Bancaria al 28-02-2013A continuacin se expone la conciliacin bancaria correspondiente a la cuenta corriente bancaria 00-000-86781-000 del Banco de Chile referida al 28 de Febrero de 2013.
Saldo Libro Banco 28.02.2013 ( Administracin )11.523.259
Diferencia2.620.174 ***
Cheques en cartera
28-02-2013 Dpto.403 Siena160.000
28-03-2013 Dpto.403 Siena160.000
28-04-2013 Dpto.403 Siena160.000
16-01-2013 Sala 8 A157.080
28-02-2013 Inmobiliaria Calle Larga581.729
15-03-2013 Dpto.403 Siena244.002
15-04-2013 Dpto.403 Siena244.002
15-05-2013 Dpto.403 Siena244.002
Depsitos posteriores
Dpto.801 Toscana669.359
Diferencia2.620.174 ***
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