digitalizaciÓn una herramienta para la fiscalización

DIGITALIZACIÓN una herramienta para la

Fiscalización

DIGITALIZACIÓNQUE ES LA DIGITALIZACIÓN

Es el proceso de convertir documentos de papel en imágenes digitales a través de un scanner o cámara digital. Las imágenes obtenidas pueden ser integradas en un sistema de gestión que permita la consulta, recuperación y distribución de las mismas.

DIGITALIZACIÓNPROCESO DE FISCALIZACIÓN

P R O C E S O D E F I S C A L I Z A C I Ó N

Recepción de laCuenta Pública

Planeación y Programación

Cédula de Notificación

Auditoría

Inic

io

Fina

l

Informe a la Legislatura

Publicación

Seguimientode procesosinstaurados

Órganos de control

1 7

6

5

4

3

2

DIGITALIZACIÓNPROCESO DE FISCALIZACIÓN1.- Recepción de cuenta pública

Recepción de laCuenta Pública

Digitalización

1

DIGITALIZACIÓNPROCESO DE FISCALIZACIÓN2.- Planeación y Programación

Digitalización

2Planeación y Programación

Oficio, informandoa Directores

DIGITALIZACIÓNPROCESO DE FISCALIZACIÓN3.- Cédula de Notificación

Digitalización

3

Entidad Fiscalizada

Cédula de Notificación yOrden de Auditoría

DIGITALIZACIÓNPROCESO DE FISCALIZACIÓN4.- Auditoría

4Auditoría

YA ES UN PROCESO DIGITALEN EL SISTEMA RALI

Inic

io

Fina

l

DIGITALIZACIÓNPROCESO DE FISCALIZACIÓN5.- Informe a la legislatura

5

Informe a la Legislatura

Digitalización

Acuse de recibido

DIGITALIZACIÓNDIGITALIZACIÓN, POR QUÉ?

El personal dedica del 40% al 60% del tiempo productivo al manejo de documentos. 

DIGITALIZACIÓNDIGITALIZACIÓN, POR QUÉ?

El 5% de los documentos extraídos de un archivo no regresa al mismo. 

DIGITALIZACIÓNDIGITALIZACIÓN, POR QUÉ?

Cada documento producido en la empresa genera 19 copias durante su vida útil.

DIGITALIZACIÓNDIGITALIZACIÓN, POR QUÉ?

Puede reducir el riesgo de pérdida de documentos ante la eventualidad de un siniestro.

DIGITALIZACIÓNDIGITALIZACIÓN, POR QUÉ?

Gasta $20 USD promedio en archivar un documento.

DIGITALIZACIÓNDIGITALIZACIÓN, POR QUÉ?

En cualquier momento entre el 3 y el 7% de los documentos están extraviados o mal

archivados.

DIGITALIZACIÓN

Archivo histórico Cuenta Pública Correspondencia

D I G I T A L I Z A C I Ó N

ARCHIVO HISTÓRICO

ARCHIVO HISTÓRICOProceso

Caja de documentosPreparar documento para

digitalizar

Digitalización de documentos

Almacén físico Almacenamiento en Base de Datos

C U E N T A P U B L I C A

C U E N T A P Ú B L I C AProceso

Almacenamiento en Base de Datos

Digitalización de documentos

Recepción de Cuenta Pública

en la ESFE

Entidad Fiscalizadaentrega Cuenta Pública

CORRESPONDENCIA

Diversas Instituciones Diversas Instituciones

Interior de la ESFE

CORRESPONDENCIAProceso

Digitalización de documentos

CorrespondenciaAlmacenamiento en Base de Datos

CUANTO HEMOS DIGITALIZADO

2.8 Millonesfojas

DIGITALIZACIÓN

DISPONIBILIDAD DE LADIGITALIZACIÓN

Archivo HistóricoCuenta Pública

Correspondencia

EN TODO MOMENTO

EN CUALQUIER LUGAR

BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN

BUSQUEDADE DOCUMENTOS

INSTANTANEA

a) Ahorro de dinero

b) Aumenta la productividad

c) Mejora el servicio de consulta

d) Cero papel

TIPOS DE ESCANER

Cama Plana Alimentación Múltiple Mixto

Para TransparenciasAéreos para libros

Para planos y mapasgrandes dimensiones

PRIMERA BIBLIOTECA 100% DIGITAL EN EU

Estrena EU su primera biblioteca pública digital: la BiblioTechSe ubica en el condado de Bexar, en San Antonio, Texas, y cuenta con un acervo inicial de 10 mil títulos; las autoridades planean crear sitios complementarios (17 SEP 2013)