digitalizaciÓn una herramienta para la fiscalización
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DIGITALIZACIÓN una herramienta para la
Fiscalización
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DIGITALIZACIÓNQUE ES LA DIGITALIZACIÓN
Es el proceso de convertir documentos de papel en imágenes digitales a través de un scanner o cámara digital. Las imágenes obtenidas pueden ser integradas en un sistema de gestión que permita la consulta, recuperación y distribución de las mismas.
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DIGITALIZACIÓNPROCESO DE FISCALIZACIÓN
P R O C E S O D E F I S C A L I Z A C I Ó N
Recepción de laCuenta Pública
Planeación y Programación
Cédula de Notificación
Auditoría
Inic
io
Fina
l
Informe a la Legislatura
Publicación
Seguimientode procesosinstaurados
Órganos de control
1 7
6
5
4
3
2
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DIGITALIZACIÓNPROCESO DE FISCALIZACIÓN1.- Recepción de cuenta pública
Recepción de laCuenta Pública
Digitalización
1
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DIGITALIZACIÓNPROCESO DE FISCALIZACIÓN2.- Planeación y Programación
Digitalización
2Planeación y Programación
Oficio, informandoa Directores
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DIGITALIZACIÓNPROCESO DE FISCALIZACIÓN3.- Cédula de Notificación
Digitalización
3
Entidad Fiscalizada
Cédula de Notificación yOrden de Auditoría
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DIGITALIZACIÓNPROCESO DE FISCALIZACIÓN4.- Auditoría
4Auditoría
YA ES UN PROCESO DIGITALEN EL SISTEMA RALI
Inic
io
Fina
l
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DIGITALIZACIÓNPROCESO DE FISCALIZACIÓN5.- Informe a la legislatura
5
Informe a la Legislatura
Digitalización
Acuse de recibido
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DIGITALIZACIÓNDIGITALIZACIÓN, POR QUÉ?
El personal dedica del 40% al 60% del tiempo productivo al manejo de documentos.
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DIGITALIZACIÓNDIGITALIZACIÓN, POR QUÉ?
El 5% de los documentos extraídos de un archivo no regresa al mismo.
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DIGITALIZACIÓNDIGITALIZACIÓN, POR QUÉ?
Cada documento producido en la empresa genera 19 copias durante su vida útil.
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DIGITALIZACIÓNDIGITALIZACIÓN, POR QUÉ?
Puede reducir el riesgo de pérdida de documentos ante la eventualidad de un siniestro.
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DIGITALIZACIÓNDIGITALIZACIÓN, POR QUÉ?
Gasta $20 USD promedio en archivar un documento.
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DIGITALIZACIÓNDIGITALIZACIÓN, POR QUÉ?
En cualquier momento entre el 3 y el 7% de los documentos están extraviados o mal
archivados.
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DIGITALIZACIÓN
Archivo histórico Cuenta Pública Correspondencia
D I G I T A L I Z A C I Ó N
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ARCHIVO HISTÓRICO
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ARCHIVO HISTÓRICOProceso
Caja de documentosPreparar documento para
digitalizar
Digitalización de documentos
Almacén físico Almacenamiento en Base de Datos
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C U E N T A P U B L I C A
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C U E N T A P Ú B L I C AProceso
Almacenamiento en Base de Datos
Digitalización de documentos
Recepción de Cuenta Pública
en la ESFE
Entidad Fiscalizadaentrega Cuenta Pública
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CORRESPONDENCIA
Diversas Instituciones Diversas Instituciones
Interior de la ESFE
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CORRESPONDENCIAProceso
Digitalización de documentos
CorrespondenciaAlmacenamiento en Base de Datos
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CUANTO HEMOS DIGITALIZADO
2.8 Millonesfojas
DIGITALIZACIÓN
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DISPONIBILIDAD DE LADIGITALIZACIÓN
Archivo HistóricoCuenta Pública
Correspondencia
EN TODO MOMENTO
EN CUALQUIER LUGAR
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BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN
BUSQUEDADE DOCUMENTOS
INSTANTANEA
a) Ahorro de dinero
b) Aumenta la productividad
c) Mejora el servicio de consulta
d) Cero papel
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TIPOS DE ESCANER
Cama Plana Alimentación Múltiple Mixto
Para TransparenciasAéreos para libros
Para planos y mapasgrandes dimensiones
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PRIMERA BIBLIOTECA 100% DIGITAL EN EU
Estrena EU su primera biblioteca pública digital: la BiblioTechSe ubica en el condado de Bexar, en San Antonio, Texas, y cuenta con un acervo inicial de 10 mil títulos; las autoridades planean crear sitios complementarios (17 SEP 2013)