ambit organitzacio i gestio - quiralia.cat · materials i continguts – curs de director –...

Materials i continguts – Curs de director – Àmbit de la organització i la gestió 1

INTRODUCCIÓ El document que teniu a les mans és el material didàctic del bloc temàtic de LA ORGANITZACIÓ I GESTIÓ

del curs de DIRECTOR d’activitats en el lleure infantil i juvenil.

Aquest material recull tots els continguts i conceptes del bloc de la organització i gestió reballats en

diferents sessions teòriques del curs de director. L’objectiu del material és proporcionar informació

complementària i de suport, a més de ser una eina útil per a la posterior tasca que realitzareu com a

directors i directores en diferents àmbits i activitats de l’educació en el lleure.

Així, en aquest document hi trobareu els següents continguts, treballats en les següents sessions teòriques

del curs:

- LA ORGANITZACIÓ. Sessions de planificació d’una entitat, gestió de serveis i infraestructura.

Escola d’educadors Quiràlia

Edició: Escola d’educadors Quiràlia

Elaboració: Núria Vilarrasa i Ivan Generó

1a edició: març de 2010


ÍNDEX 1. La organització i la gestió. ...........................................................................................3 2. La planificació general d’una entitat...............................................................................8 3. La gestió de la infraestructura i els serveis bàsics ............................................................. 14


1. LA ORGANITZACIÓ I LA GESTIÓ

Organitzar suposa l’existència d’una finalitat comuna estable i un gran objectiu complex que no pot

assolir-se amb una sola acció o funció, i suposa, per tant, la creació d’una estructura que hi doni resposta.

La planificació de l’organització és un intent de concreció de l’estructura educativa en el temps i l’espai.

Amb la planificació s’intenten articular i plasmar la relació entre l’horari, les activitats, els grups, el

repartiment de tasques... També s’intenten plasmar els objectius prioritaris de cada activitat, etc...

La planificació ens ajuda a:

- sistematitzar la nostra acció

- coordinar esforços

- afinar objectius

- establir elements de control

Organitzar una entitat o una activitat suposa:

- Classificar les funcions a realitzar.

- Establir uns llocs de responsabilitat.

- Configurar els processos d’intercomunicació participativa.

Aquestes línies mestres marquen l’estructura organitzativa de l’entitat i comporten la confecció del

diagrama de funcions, que es concretarà amb l’organigrama que reflecteix l’estructura d’una manera

ràpida i visual.

És important ser conscients que no tots podem fer-ho tot i , per aquest motiu, caldrà establir les

diferents funcions que s’han de dur a terme.

Suposem que la nostra entitat té diferents àrees o departaments: teatre, esports i esplai. Si traduïm

gràficament aquestes relacions sobre el paper i establim com es connecten entre elles, tindrem el que

s’anomena diagrama de funcions.


Quan a cada funció li posem el nom del càrrec responsable pera cada àrea o departament, tenim el que

s’anomena organigrama.

L’organigrama marca també la jerarquia que s’estableix entre els diferents càrrecs. En l’exemple s’ha

utilitzat l’organigrama de rasclet. Dibuixa que hi ha una persona que coordina i marca les directrius de les

altres seccions o departaments, la verticalitat mostra una idea de jerarquia centralitzada per la cúpula.

Un altre tipus de jerarquia és el participatiu, el qual potencia el treball en equip, la comunicació i la

bidireccionalitat. Les persones amb responsabilitats s’uneixen i les comparteixen. Es representa

mitjançant un cercle.

Intervenció educativa

Teatre Esport Esplai

Coordinador

Cap de teatre

Cap d’Esport

Cap d’Esplai


Sense conèixer l’entitat, només veient l’organigrama que té, podem detectar trets bàsics de

l’organització mateixa, especialment si atenem a aspectes d’estructuració de les responsabilitats.

Treballant amb les línies verticals que marquen les relacions de poder (de dalt a baix) i les relacions

d’igual a igual (línies horitzontals) i amb els cercles que assenyalen els càrrecs que actuen per consens,

hauríem de ser capaços de fer l’organigrama de la nostra entitat.

MODELS D’ORGANITZACIÓ

En tot moment cal tenir molt present els següents punts per anar desenvolupant l’organització, tan de

forma interna com externa.

Coordinador

Cap de teatre

Cap d’Esport

Cap d’Esplai

Què es vol fer? Objectius

Per què es vol fer? Fonaments

A qui beneficiarà? Destinataris

A quantes persones beneficiarà? Nombre de beneficiaris

Com es farà? Activitats i metodologia

Qui ho farà? Recursos humans

Amb quins mitjans? Recursos materials i/o econòmics

Com mesurarem i avaluarem

els resultats? Indicadors


Dins la nostra organització, podem afirmar que, de om s’organitzin aquests elements, tindrem un model

organitzatiu o un altre.

Els models organitzatius més representatius, i, alhora, més oposats són:

- Model d’organització centralitzada

- Model d’organització participativa

Model d’organització centralitzada

En aquest cas, les funcions organitzatives estan assignades a diferents càrrecs, establerts formalment i

que s’articulen d’acord amb un ordre jeràrquic : Presidència, secretaria, tresoreria, caps de secció...

L’acceptació de propostes i idees té molt a veure amb el càrrec o la jerarquia de la persona que les

aporta. És a dir, l’opinió del president/a tindria més pes que la del secretari. Alhora, les decisions,

normalment són preses per poques persones i sense consultar prèviament a la resta de la gent. Aquest fet

comporta una major rapidesa, però, en termes d’implicació de la resta de persones pot ser negatiu.

Aquest pot ser el cas d’una organització amb una figura responsable que ho centralitza tot i pren les

decisions de forma individual.

Cal adonar-nos de la verticalitat de la comunicació i la presa de decisions, sempre de dalt cap a baix. En

la majoria d’ocasions s’implementa una estructura de funcionament molt estratificada on cadascú té unes

responsabilitats molt definides i, fins i tot, unes regles a seguir o una normativa poc flexible.

Aquest model es basa en uns criteris de rigor, control i jerarquia enfocats vers a l’obtenció de resultats i

de producció.

La participació es desenvolupa en moments molt pautats, com reunions de treball o assemblees, però

s’oblida a vegades que és un element substantiu de els entitats de lleure.

La posada en pràctica d’aquest model pot produir conflictes interns, en cas de no conduir de manera

positiva la dinamització de l’equip.


Model d’organització participatiu

A les organitzacions participatives, les funcions es distribueixen d’acord a la capacitat i la disponibilitat

dels seus membres. Això significa que unes persones poden estar més capacitades per a les funcions de

coordinació o execució i d’altres per a les funcions administratives o econòmiques. Independentment de la

formalitat dels càrrecs, es té en compte la potencialitat de les persones.

Les idees es valoren pel seu interès, per l’afinitat amb l’objectiu de l’organització, que no pas per qui les

proposa, i , en aquest sentit, la presa de decisions engloba el màxim de membres i opinions, impulsant la

participació activa.

La informació i la comunicació passen a ser de dalt a baix, però també de baix a dalt, i en sentit

horitzontal. Per tant, hi ha una fluïdesa i un diàleg que no hi ha al model centralitzat. Tanmateix també

és important dir que , tot i que la implicació i la participació augmenta, la presa de decisions acostuma a

ser més lenta, ja que hi ha més diversitat d’opinions.

Les funcions són delegables i hi ha un grau d’autonomia, producte de la confiança que es dóna, per

desenvolupar les feines. El treball en equip és habitual, fet que també facilita el coneixement

interpersonal i les interrelacions entre els membres participants. Aquest fet possibilita la repartició de

feines i, per tant, evita que una sola persona carregui tot el pes del projecte.

L’avaluació del funcionament és constant i, per tant, es contempla en tot moment l’opció de canvis o

modificacions. En resum, una major flexibilitat i obertura vers a influències internes (membres de

l’entitat) o externes (altres persones, entorn social).

És important destacar que l’aplicació i l’arrelament d’un model o un altre és un aspecte que ha d’anar en

consonància amb els valors, l’ideari o els objectius de l’entitat que representen, és a dir, si una entitat es

defineix com a democràtica i participativa, no podrem prendre un model de funcionament exclusivament

jeràrquic, on les decisions són preses pel màxim responsable o on la comunicació és únicament

unidireccional.


2. LA PLANIFICACIÓ GENERAL D’UNA ENTITAT

Quan diverses persones treballen juntes en la consecució d’uns objectius, és necessària una bona

estructura organitzativa: cal una organització, que s’especifiquin les tasques de cadascun i les

responsabilitats, les relacions informatives i de participació, amb l’objectiu d’integrar bé en un mateix

projecte totes les diferents activitats i tasques. Totes aquestes funcions són les pròpies de la direcció del

centre o entitat de lleure.

Tot allò referent a organització és sempre instrumental: l’organització és un mitjà, no una finalitat.

Existeixen diferents instruments que faciliten les tasques organitzatives:

- Organigrama: és una representació gràfica i esquemàtica de les diferents responsabilitats, de les

relacions en funció dels càrrecs, o de les vies de comunicació entre les persones implicades en el

projecte

- Quadern d’organització : on es descriuen els diferents càrrecs, el que ha de fer cada participant

en el projecte: deures, atribucions i responsabilitats (monitor, director, tècnic...)

Definir responsabilitats

El director ha de vetllar per tal que, de cara a la realització d’un projecte o activitat, cada persona tingui

assignada una missió, finalitats i objectius a assolir.

D’aquesta forma es poden evitar llacunes (funcions sense cobrir) o una excessiva concentració de funcions

en una/es mateixa persona, o una sobrecàrrega o una exagerada dispersió de funcions (no queda clar qui

s’ocupa d’alguns treballs...).

Si la funció és grupal, cal designar a un coordinador que asseguri el compliment correcte d’aquesta.

Per a la planificació general, cal que el director/a respongui aquestes preguntes:

- Amb qui es farà?

Cal precisar la quantitat de persones (recursos humans), les qualificacions exigides i les funcions

que realitzaran. També, si es troba oportú, l’edat, la formació acadèmica o experiència i la

procedència.

Cal preveure si és necessari algun tipus de formació: cursos, reunions, jornades, informació... per

capacitar al personal que ho necessiti abans de la realització del projecte.


- Amb què es farà?

Cal descriure detalladament els recursos materials que seran utilitzats per al desenvolupament de

tot el projecte, activitats i tasques. Cal definir: instal·lacions necessàries (i si es tenen o cal

buscar-les), materials, eines, material fungible i inventariable, equips tècnics, audiovisuals,

transports, etc.

Una rigorosa elecció dels materials i recursos, especialment els locals, és molt important per al

desenvolupament satisfactori del projecte.

- Quan es farà?

Cal ubicar dins d’un període de temps precís, cadascuna de les etapes, passos i tasques que seran

executades durant el desenvolupament total del projecte. En aquesta temporització influeixen els

objectius proposats, els recursos, les característiques de la gent que participa... ja que

condicionen el ritme i velocitat de la intervenció.

És aconsellable preveure les diverses accions en diferents terminis de temps: accions a curt

termini (hores, dies, setmanes o mes), a mig termini (de diversos mesos a un any) i a llarg termini

(a partir d’un any).

Hi ha diferents tècniques de gestió que permeten una adequada calendarització del projecte, que

facilita el control i seguiment: cronogrames, diagrames de Pert, suposició d’escenaris i

trajectòries....

- Quant costa?

Els recursos econòmics és un aspecte clau del projecte. Cal elaborar un pressupost, que no és més

que una distribució de diners per diferents partides en un temps limitat. Aquest es basa en la

programació feta i serveix per fer un seguiment i control d’execució.

Un model de pressupost :

Despeses

- Personal remunerat

- Material

- Inventariable ( o inversions)

- Fungible ( que es consumeix)

- lloguer de material

- Serveis externs

- Transport

- Locals i allotjament

- Imprevistos (un 5-10% del total)

Total despeses


Ingressos

- Subvencions o patrocinadors

- Finançament propi ( quotes de socis, membres de l’associació...)

- Prestació de serveis

- Altres fonts no directes (donacions, préstec de material, etc)

Total ingressos

- Com s’avaluarà?

Cal dissenyar un sistema d’avaluació i un procediment de seguiment i control durant l’execució.

L’avaluació cal fer-la en tres moments diferents: abans de l’execució, durant l’execució i al

finalitzar l’execució.

Amb l’avaluació abans de l’execució es pretén detectar i corregir les possibles errades i

deficiències que poden existir en tots els passos realitzats abans de l’execució del projecte.

Els aspectes que cal valorar són:

- L’avaluabilitat d’allò programat en el projecte: si existeixen les condicions mínimes

necessàries per a que pugui ser objecte d’una avaluació.

- La idoneïtat i la pertinença d’allò planificat: l’anàlisi de la realitat és l’adequat? Els

objectius triats són correctes, realitzables i avaluables? Les activitats triades són les

adequades per aconseguir els objectius?

- El disseny d’allò planificat: cal comprovar tot el procés seguit des de l’elecció del

mètode d’anàlisi de la realitat i la seva realització, passant per tots els procediments de

treball utilitzats durant la programació, fins a la pròpia selecció del sistema d’avaluació.

L’avaluació durant l’execució d’allò programat és una avaluació de procés. Consisteix en disposar

d’un conjunt de mecanismes o indicadors, que serveixen per mesurar els resultats que es van

obtenint durant l’execució d’un projecte en relació als resultats previstos i dissenyats inicialment.

Això permet establir correccions si és necessari.

L’avaluació al finalitzar l’execució permet valorar els resultats finals obtinguts, el compliment o

no d’allò programat, comparant posteriorment aquests resultats amb les finalitats previstes.


L’execució de la planificació

A partir d’aquí es porten a la pràctica tots els plantejaments teòrics. Executar un projecte és una feina de

gestió, d’organització per assegurar el compliment d’allò previst, controlar i per introduir els canvis

necessaris que la situació aconselli.

Hi ha cinc funcions bàsiques del procés de gestió del projecte, de les quals la figura del director n’ha de

ser el principal promotor:

a) Planificar

b) Organitzar

c) Coordinar

d) Dirigir

e) Control i seguiment

Com controlar el que s’està fent?

El control constitueix una certa avaluació permanent del que s’està fent . Cal examinar els resultats que

s’obtenen quan es vagi executant el projecte per establir mesures correctores, si cal.

Les tasques de control comporten:

- contactes directes amb la marxa del projecte

- informe escrit on es verifica i constata el que es fa, els resultats

- anàlisi d’allò realitzat

- acció correctiva

L’avaluació

En avaluar es pretén recollir i analitzar sistemàticament una informació que permet determinar el valor

i/o mèrit d’allò que es fa, amb la finalitat de facilitar la presa de decisions i millorar els processos

d’intervenció. L’avaluació ha de ser útil i pràctica.

Els indicadors són dades que faciliten informació essencial amb la qual es valora l’assoliment dels

objectius.


Hi ha quatre aspectes fonamentals a avaluar al final de cada projecte:

- L’eficàcia

Nivell de compliment dels objectius proposats que s’ha assolit en el projecte.

Possibles indicadors: nombre d’usuaris/es del projecte, nombre d’activitats realitzades, grau de

satisfacció dels usuaris/es, grau de participació d’aquests en el projecte, col·laboració amb altres

organitzacions...

- L’eficiència

S’avalua en aquest aspecte els recursos utilitzats en relació als resultats obtinguts del projecte.

Indicadors: recursos econòmics/usuari, nombre d’usuaris/nombre de voluntaris....

- El procés

S’avalua el conjunt de les activitats que es realitzen per tractar d’assolir els objectius, com s’ha

anat desenvolupant tot el procés d’intervenció i quins problemes hi ha hagut.

Indicadors: anàlisi de la realitat (dades utilitzades) ; disseny de la intervenció (com s’han triat els

objectius, resultats esperats, recursos previstos...); execució (calendarització, recursos humans i

formació, col·laboracions externes); organització i funcionament (responsables, equip i

repartiment de tasques, periodicitat de reunions, presa de decisions, seguiment i control); gestió

econòmica (pressupost previ, sistema de pagaments, previsions, control econòmic); participació

(qui intervé en el projecte, col·laboració d’usuaris); sistema d’avaluació previst ( per a l’avaluació

final, per al seguiment periòdic).

- L’impacte

S’avalua el grau de compliment dels objectius respecte a la població a la que es dirigeix el

projecte, la seva influència en el col·lectiu (impacte social) o es pot avaluar també la influència

de la realització del projecte en la transformació del grup o associació ( impacte institucional).

Indicadors: impacte social (la diferència entre els usuaris reals que han participat en el projecte i

els usuaris que s’esperaven, els canvis en la situació dels usuaris/es abans i després de l’aplicació

del projecte...); impacte institucional (noves situacions creades en el grup o associació després de

l’aplicació, si s’ha produït un increment en l’activitat general, increment de la presència social de

l’associació...).

-La memòria

Per finalitzar, és convenient que, un cop planificat, executat i avaluat el projecte, tot aquest

procés sigui recollit en una memòria que reflectirà tot el treball i els resultats. Cal que el director

lideri el procés d’elaboració de la memòria, que faci un bon repartiment de tasques, per temes,

per tal que la memòria esdevingui una eina útil d’avaluació, tan interna com externa.


En el contingut de la memòria cal incloure els següents elements:

- Les respostes a les preguntes treballades en la programació, complementant-les amb un

apartat per als resultats de l’avaluació

- Unes conclusions o anàlisi global del procés i les seves conseqüències.

- Uns annexos on es poden afegir informacions, documents, llistats, gràfics,

publicitat....que es consideri d’interès per donar una millor informació del procés

d’intervenció


3. LA GESTIÓ DE LA INFRAESTRUCTURA I SERVEIS BÀSICS

La gestió és una paraula que sembla abstracta, però que té un ús bastant estès i està a l’ordre del dia de

molts aspectes de l’activitat educativa.

Gestionar significa fixar uns objectius clarament definits en el temps i l’espai, organitzar tots els

recursos humans i materials segons una metodologia de treball adient i eficaç, i controlar els resultats

obtinguts, de manera que es puguin introduir les correccions necessàries per a assolir els objectius en les

millors condicions d’eficàcia.

- Fixar uns objectius: suposa analitzar on estem i fins on volem arribar.

- Organitzar tots els recursos humans i materials: suposa distribuir funcions, capacitar persones,

determinar les necessitats infraestructurals i el seu cost...

- Controlar suposa avaluar com ha funcionat, comparant el resultat amb l’objectiu i constatant el

grau de desviació.

- Introduir les mesures que permetin afavorir l’assoliment de l’objectiu.

Aquest darrer punt és important de destacar, ja que la gestió incorpora l’element de seguiment,

d’avaluació continuada i de correcció.

Si ens plantegem preparar un torn de colònies,al juliol, a L’Esquirol, amb 50 participants, 5 monitors, 1

director i 2 cuiners, veurem que hi ha una sèrie de tasques que s’aparten del tracte directe amb els nens,

però sense les quals no podem realitzar l’acció educativa.

La contractació dels serveis, les assegurances, la decisió de qui forma l’equip educatiu, l’entrega de

documentació a les administracions, les fonts de finançament, els pagaments, la facturació... són uns

quants d’aquests aspectes que incideixen directament en la qualitat de la intervenció educativa, tot i que

no hi siguin directament presents quan aquesta es desenvolupa.

D’altra banda, cal tenir en compte que tots aquests aspectes aniran variant des del moment que iniciem la

planificació fins al moment de realització i finalització de l’activitat. Per això, no n’hi ha prou

d’organitzar-los, sinó que cal un seguiment calendaritzat, periòdic, cal iniciar un procés de gestió que

queda definit en el següent esquema cíclic.


PLANIFICACIÓ

PROGRAMACIÓ

IMPLEMENTACIÓ

SEGUIMENT

AVALUACIÓ

ANÀLISI

Aquest cicle l’hem de concebre com a eina de treball, ja que és possible que, en el cas d’unes colònies

l’any següent les tornem a fer, però, si n’hem tingut cura, les aportacions de millora les podrem afegir a

la nova planificació de l’activitat. El concepte d’innovació també és molt important; cap activitat, per

semblant que sigui amb una altra, pot ser igual.

Per què gestionem?

- Per donar una resposta rigorosa i de qualitat a les necessitats de l’entorn i una adaptació als

canvis.

- Per garantir la continuïtat de les organitzacions i la seva eficàcia en la utilització dels recursos,

que ve determinada per l’habilitat d’interpretar l’entorn i ser actius respecte els canvis.

La gestió és una responsabilitat de tots i totes, però, especialment, dels que tenen responsabilitats

directives. Tothom ha d’assumir la responsabilitat que li pertoca i això suposa fer un procés que acabarà

amb la finalització del servei i les noves propostes per iniciar un altre cicle de gestió de l’activitat.


LA GESTIÓ ADMINISTRATIVA

Té per funció principal manipular i organitzar papers i documents de l’entitat. Les funcions pròpies de la

secretaria són:

Atenció al públic i incripcions

Les tasques d’aquesta funció són:

- Donar informació sobre el funcionament del servei, horaris, preus...

- Formalitzar les inscripcions, recull de dades dels usuaris, permisos dels pares...

- Cobrament de les quotes, matrícules, sortides, etc.

Els documents que necessitarem:

- Informació del servei i/o activitats en diferent format (flyers, cartells, format electrònic...).

- Full d’inscripció dels usuaris.

- Sistema de seguiment d’aportació de dades de cada usuari (inscripció, fotos, fotocòpia seguretat

social, fitxa mèdica, carnet vacunes, ...). Pot ser informàtic o en format paper.

- Autorització d’ús d’imatge .

- Fitxa mèdica.

- Talonari per fer els rebuts.

- Sistema de control de pagaments (informàtic, format paper...).

Gestió de l’arxiu i la biblioteca

És una de les funcions a les quals cal dedicar una atenció especial. La feina d’arxivar consisteix a endreçar

tota la documentació que hi ha a l’organització.

Tasques:

- sistematitzar la documentació:Crear un sistema de consulta que permeti recuperar documents de

forma ràpida.

En aquest apartat, proposem un mètode basat a crear un nomenclàtor de termes amb codis numèrics.


Per exemple:

1.- Documents oficials

1.1.- Ideari

1.2.- Estatuts

1.3.- Reglament Intern

1.4.- Hisenda

1.5.- Assegurances

2.- Formularis oficials (convenis, notificacions d’activitats, subvencions)

3.- Relacions amb l’Administració

3.1.- Generalitat de Catalunya

3.1.1.- Acció Social i Ciutadania

3.1.1.- Educació

3.2.- Ajuntament

3.2.1.-Districte

3.2.2.-Ciutat

3.3.- Consell Comarcal

3.4.- Altres administracions

4.-Relacions amb altres entitats

5.-Relacions amb els pares

6.- Comptabilitat

5.1.-Pressupostos

5.2.-Resultats econòmics

Aquest nomenclàtor s’ha d’adaptar a les necessitats de cada entitat i s’ha d’anar modificant i ampliant

amb el temps.

En segon lloc cal portar un control de tot allò que s’arxiva. Tot i que actualment hi ha programes

informàtics que actualment fan aquesta funció i milloren la gestió administrativa, proposem que es facin

servir llibres de registre d’entrada i sortida de correspondència. En aquests llibres hi podreu anotar la

data, el número d’ordre, el número de registre i un breu comentari del contingut del document.

Simultàniament, cal crear un espai físic on col·locar els documents. Habitualment es fan servir carpetes

d’anelles amb separadors, per tant, només caldrà anar classificant la documentació i ordenar-la.


Gestió de les bases de dades de participants, col·laboradors, proveïdors, clients...

Aquesta funció té per objectiu el control de les dades de totes les persones que intervenen, d’una manera

o d’una altra, a l’entitat. Per a cada un dels segments ens farà falta una sèrie d’informacions

determinades que haurem d’organitzar segons les nostres necessitats.

La millor manera d’organitzar i gestionar aquestes dades és a partir d’una base de dades a través d’un

programa informàtic ( Access o Excel). És recomanable tenir les dades en suport paper i format de fitxes

per poder-hi tenir un accés més directe.

La informàtica ens permetrà gestionar amb comoditat la correspondència, els quotes, la facturació... Cal

tenir molt en compte que les dades personals estan protegides per llei; per tant, cal vetllar per l’ús que

se’n faci.

Gestió de bases de dades temàtiques

Tot i que si ens referim a activitats, jocs, tallers... aquesta funció l’ha de realitzar l’àrea corresponent, o

un responsable de l’equip de monitors... la secretaria pot realitzar aquesta funció arxivística de

recopilació de dades.

Les bases de dades temàtiques poden ser ben diverses, i tan àmplies com es vulgui. Per aquest motiu, es

recomanable treballar amb fitxes base tematitzades per facilitar-ne l’ús.

Els documents més utilitzats:

- fitxes d’activitat ordinària

- fitxes d’activitat extraordinària

- programacions (setmanals, mensuals, trimestrals, anuals...)

- fitxes d‘avaluació d’activitats

Gestió de les comandes de material

Aquest punt es refereix a la gestió de les compres de material que puguem necessitar per al

desenvolupament de la nostra activitat administrativa, però també al material que podem necessitar per a

les nostres activitats de lleure com tallers, gimcanes, jocs....

El procés d’aquesta gestió consisteix a :

- Planificar quins materials necessitem


- Definir el pressupost disponible

- Definir la persona responsable

- Contactar amb proveïdors per conèixer materials i preus

- Formalitzar la comanda

- Definir l’espai on s’emmagatzemarà el material

És molt important conèixer l’estoc de material de què disposem per evitar compres innecessàries. Així

com l’emmagatzematge ben fet del material que retorna d’una activitat.

Val a dir que si ens referim al material fungible d’oficina, l’espai probablement sigui un tema secundari,

però, si parlem de diversos torns de colònies, necessitarem planificar tots els aspectes que hem comentat.

Quins elements físics necessitem per a la secretaria?

Tot i que dependrà del centre i dels seus recursos, plantegem un llistat base:

- taula tipus despatx per rebre visites

- armari amb prestatges

- ordinador

- calculadora

- impressora

- safates per organitzar feina pendent

- llibre de registres de correspondència

- segell

- caixa d’efectiu

- material fungible

- telèfon, fax

- tauler d’anuncis

Documentació essencial i legalment obligatòria en alguns casos sobre les activitats i el centre:

- Ideari

- Estatuts (si és una associació)

- Reglament de règim intern

- Llibres d’actes

- Llistat de socis, col·laboradors i treballadors

- Llibres oficials de comptabilitat

- Factures darrers 5 anys


- Números de cens o registres públics (autonòmics, locals...)

- Dades del compte corrent

- Còpia dels títols d’educadors, monitors o directors en el lleure

- Caixa

- Notificacions de les activitats

- NIF

- Assegurances i pòlissa de responsabilitat civil

- Permisos paterns dels nens i nenes, i dels monitors/es menors de 18 anys

- Balanç de situació a 31 de desembre de cada any

- Compte de pèrdues i guanys

- Memòria

Gestió econòmica

Qualsevol entitat ha de portar els comptes amb claredat. D’aquesta manera garantim la transparència

total i en tot moment sabem quin és l’estat de la nostra “salut bancària”. A moltes associacions,

cooperatives i fundacions, els treballadors tenen el dret de veure els llibres de comptes i, per tant, cal

tenir cura que tot estigui al dia.

La base és portar un control periòdic (diari, setmanal ,mensual...) i sistemàtic dels comptes. Per tant,

alhora que definim els procediments per realitzar compres, autoritzacions, facturació... cal definir molt

bé qui s’encarregarà de realitzar aquesta funció de planificació, seguiment i control econòmic.

A vegades, especialment en centres d’esplai on no hi ha una figura professional o bé tot un departament

que se n’encarrega, aquesta figura és difícil de trobar perquè els números acostumen a fer respecte, però

és millor que no sigui una funció compartida per moltes persones, ja que els confusions o malentesos

poden ser majors.

Els elements que haurem de tenir clars són:

- El balanç i el compte de resultats

- El llibre de caixa

- El pressupost

- El pla de tresoreria

- El finançament


Gestió d’equips humans

L’estructura de funcionament i l’organització s’impregnaran del tarannà que vulguem introduir a la nostra

entitat, i, per tant, això es tradueix en aspectes concrets que caldrà clarificar com es treballen.

Per tant, caldrà definir:

- Models d’organització:

Centralitzada/participativa

- Condicions, formes de participació:

o Motivació

o Formació

o Organització

- Comunicació:

o interna/externa

Gestió de màrqueting de serveis i de comunicació

No s’ha de confondre el màrqueting amb una forma de publicitat, però sí que hem d’utilitzar el

màrqueting per a donar a conèixer les nostres accions i prestigiar-les.

Alguns dels objectius bàsics per a desenvolupar un pla de màrqueting són:

- identificar punts forts i punts febles de la proposta d’activitats per donar-los a conèixer.

- Identificar els usuaris potencials del nostre servei

- Identificar i satisfer les necessitats dels usuaris de els nostres activitats

- Pla de màrqueting i comunicació (la imatge, el logo...)

Un cop realitzada l’anàlisi de l’entorn podem passar a definir accions més concretes del PLA DE

MÀRQUETING.

Un pla de màrqueting ha d’estar basat en les possibilitats reals de la nostra entitat pel que fa a recursos

humans, materials i pressupostaris.

Destinataris

Objectius

Pressupost

Pla de màrqueting

Accions de màrqueting


Un cop definit l’objectiu del pla de màrqueting caldrà concretar-ne les accions. Per exemple:

- Cartells

- Logo/imatge corporativa

- Fulletons informatius

- Mailings

- Participació i col.laboració en actes organitzats pel municipi (festes municipals, festes populars,

altres iniciatives)

- Col.laboració amb altres entitats infantils i juvenils del municipi (castellers, dimonis, casals i

associacions de joves...)

- Premsa local (anuncis, col.laboracions...)

- Ràdio local

Locals i material, manteniment i intendència

Pel que fa als locals i manteniment d’aquests, s’han de tenir ben presents qüestions d’ordre domèstic i fer

un bon repartiment de tasques que cobreixin aquestes qüestions: la neteja i l’ordre, les reparacions,

l’ocupació de l’espai, la distribució del temps en funció dels espais...

Pel que fa al material, cal establir un sistema de control i organització d’aquest, així com repartir les

responsabilitats que se’n deriven , com la compra, la reparació, la conservació...

Per la intendència, cal tenir nocions de dietètica i de cuina. També s’han de tenir en compte les

dimensions educatives de l ‘alimentació i d’organitzar la infraestructura material de la intendència.

Infraestructura sanitària i de seguretat

Cal tenir ben previstos els aspectes referents a la salut, principalment pel que fa a la higiene ,al

manteniment de la farmaciola, establir un pla d’actuació en cas d’urgència mèdica...

Per altra part, s’ha d’establir una seguretat màxima pel que fa a la realització d’activitats i establir una

estratègia de protecció a través de les assegurances pertinents.

Per últim, cal tenir actualitzat un pla d’evacuació del local, i fer que tots els usuaris el coneguin

(realitzant simulacres, per exemple).


La planificació de la sanitat

En primer lloc, hem de fer una fitxa d’inscripció per tal de poder tenir les dades necessàries per poder

fer l’assegurança dels infants i també dels monitors. És una eina necessària i obligatòria.

També hem de tenir en compte la fitxa mèdica. Caldria tenir una fitxa de cada infant que contingués les

informacions següents:

- Dades personals: nom, cognoms, telèfons, adreces, etc.

- Malalties cròniques: diabetis, asma, epilèpsia,etc.

- Malalties actuals : grip, etc.

- Medicaments: dosis, freqüència de la presa, etc.

- Discapacitats físiques i/o psíquiques.

- Règims o dietes especials.

- Trastorns nocturns i enuresi.

- Al·lèrgies (medicamentoses, alimentàries, etc.)

- Observacions (coses secundàries: si es fatiga fàcilment, si té els peus plans, etc.)

Totes les fitxes mèdiques han d’anar acompanyades amb una fotocòpia de la targeta sanitària (obligatori

segons decret) i una fotocòpia del carnet de vacunes (recomanable).

Seguidament, hem de demanar als pares que ens signin algunes autoritzacions, una de les quals serveix

perquè l’infant pugui realitzar les activitats que realitza el centre d’esplai. També hem de demanar que

signin l’autorització per tenir els drets d’imatge del nen/a. A continuació, hem de tenir l’autorització per

part del metge per donar medicaments als infants (no és correcta la firma dels pares, ha de ser la del

metge). Finalment, tindrem l’autorització per poder prendre decisions mèdicoquirúrgiques en cas

d’extrema urgència.

A més a més , hem de tenir present la farmaciola. Abans de començar, hem de mirar que el que tenim no

caduqui i, en segon lloc, controlar el que hi ha a la farmaciola. Com sabeu, als infants no se’ls pot donar

cap medicament.

Per tant, la farmaciola només pot contenir el següent:

- Tisores

- Gasses estèrils

- Guants

- Termòmetre


- Pinces

- Bosses de fred i calor

- Compreses

- Tiretes

- Tiretes de segona pell (compeed)

- Sabó de PH neutre

- Sèrum fisiològic

- Benes

I, per finalitzar, hauríem de tenir dins dels nostres locals, un pla d’emergència. El pla té diverses parts.

Primer: cada sala ha de tenir un plànol del local on estigui assenyalat on som i el camí que hauríem de

seguir en cas d’evacuació. Seguidament, hauríem de tenir senyalitzades les portes d’emergència i els

extintors. El següent pas consisteix a tenir una llista de tots els participants, monitors i dirigents que

formen part de les nostres activitats, i ordenar-la alfabèticament. I, per últim, cal establir un punt de

trobada definit on ens concentrarem tots en cas d’emergència per passar la llista esmentada anteriorment

i comprovar que no falta ningú.

Primers auxilis. consells bàsics

- No mogueu la persona accidentada si no és del tot imprescindible.

- Aïlleu-la procurant que no hi hagi gent al voltant i situeu-la amb la màxima commoditat.

- Animeu-la i tranquilitzeu-la tota l’estona.

- No toqueu les ferides ni estrenyeu gaire els embenatges.

- Faciliteu-li la respiració al màxim afluixant-li la roba del pit, la cintura i el coll.

- En cas de cremades, no se li ha de treure la roba ni le srestes de roba.

- Abrigueu-la i procureu que estigui en posició horitzontal. Si està inconscient poseu-la en posició

lateral de seguretat.

- En accidents greus, cal evitar que s’aixequi i que camini.

- No li doneu mai begudes alcohòliques.

- Atureu les hemorràgies amb punts de compressió.

- No doneu aliments o líquids a accidentats que hagin perdut el coneixement o que tinguin lesions

abdominals.

- Si s’ha d’acompanyar un infant a l’hospital o a un centre sanitari cal que l’acompanyi sempre un

monitor, el qual ha de tenir la documentació sanitària oportuna de l’infant.

- En cas de mossegada d’escurçó, evacueu immediatament l’accidentat fins a l’hospital mé proper,

per tal de subministrar-li el sèrum antiofídic.