Tutorial

Traduccin realizada por: L. lvarez lvarez M. J. Galn Moreno Nstor Angulo de Ugarte Versin: Alfresco 2.1 Enterprise Abril - 2008

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La presente traduccin se ha realizado en la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria (ULPGC) en el marco del Proyecto Avanza de Armonizacin al Espacio Europeo de Educacin Superior. Las Palmas de Gran Canaria Abril del 2008

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ndice de contenido

Introduccin.......................................................................................................4 Comenzando a usar Alfresco.............................................................................5

La barra de herramientas...........................................................................5 Barra lateral..............................................................................................6 rea de Trabajo.........................................................................................6 Homes Spaces (Espacios personales)........................................................9 Crear un espacio......................................................................................11 Edicin de contenido on-line..................................................................12 Gestionando las propiedades y los Meta-Data........................................15 Trabajando con Modelos de espacios......................................................16 Aadiendo reglas....................................................................................19 Aadiendo Aspectos...............................................................................20 Usando el Portapapeles...........................................................................23

Aadir nuevos usuarios......................................................................................8

Creando espacios y contenido..........................................................................10

Plantillas para los espacios...............................................................................16

Smart Spaces....................................................................................................18

Colaborando con otros usuarios.......................................................................24 Desprotegiendo (checking out) contenido........................................................25 Protegiendo (checking in) contenido................................................................26

Historial de versiones..............................................................................27

Enviando contenido para revisin....................................................................28 Subiendo y transformando contenido...............................................................29 Categoras y bsquedas avanzadas...................................................................32 Foros y debates................................................................................................36 Resumen..........................................................................................................40

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IntroduccinEste documento es un breve tutorial del Sistema de Gestin de Contenidos Libre Alfresco TM que acompaa a la descarga de ste disponible en: http://dev.alfresco.com/downloads/ Tambin puedes acceder a una demo on-line en: http://www.alfresco.com/products/ecm/tour/ En este tutorial aprenderemos como empezar a trabajar con Alfresco, comenzando desde el punto justo despus de que haya sido instalado y se ejecute correctamente. Repasaremos el proceso de autenticacin (logging in), adicin de un nuevo usuario, y creacin y gestin de contenido. s Tambin introduciremos el concepto de Smart Space (cuya traduccin literal sera Espacio Elegante), siendo este ltimo un espacio colaborativo que utiliza reglas para simplificar el manejo, gestin y transformacin de contenido. Adems, veremos como usar propiedades adicionales y categoras para organizar y encontrar contenido. Antes de empezar, asegrese de que se ha instalado correctamente su sistema. La instalacin es rpida y fcil, tanto para Microsoft Windows como para Linux. Si tiene usted algn problema con la instalacin podr encontrar ayuda en los foros de Alfresco: http://forums.alfresco.com/. Para comenzar con este tutorial, si Alfresco se instal con el Tomcat includo, inicie su navegador web favorito en la direccin: http://localhost:8080/alfresco

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Comenzando a usar AlfrescoCuando abre Alfresco con el navegador por primera vez, este le lleva al Guest Home (espacio de invitado). Este espacio puede ser utilizado para mantener al contenido que usted quiera que est disponible para todos los que tengan acceso al servidor Alfresco.

Primero, una breve orientacin. Hay 3 reas principales en la interfaz de usuario de Alfresco: una barra de herramientas en la parte superior, la barra lateral y el rea principal de trabajo.

La barra de herramientas

La barra de herramientas contiene los botones de navegacin que nos llevar al Home Space (espacio propio) o al Alfresco Dashboard (tabln de Alfresco), si usted es un invitado; y adems al Company Home (espacio de la empresa) y Guest Home (espacio de invitado) si se ha autenticado. Existen, adems, iconos para abrir las opciones de usuario y la consola de administracin (si te has autenticado como administrador). La barra adems te permite acceder a las opciones de bsqueda y ayuda. Tambin puedes ocultar o mostrar la barra lateral usando el icono situado a la izquierda del icono de ayuda, y autenticarte como un usuario especfico. Puedes incluso cliquear en el Logo de Alfresco para ir a la pgina Sobre Alfresco.

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Barra lateral La barra lateral contiene varias caractersticas para ayudarte a navegar, buscar y trabajar con contenido, como el Navegador, el Portapapeles, Accesos Directos, Espacios Recientes y openSearch.

rea de Trabajo El rea de trabajo cambiar dependiendo de que informacin est visualizando o que tarea est realizando. La parte superior del rea de trabajo siempre tendr un pequeo navegador que nos permitir saltar a cada seccin de navegacin. Para las vistas de informacin tendremos normalmente un rea de resumen, junto con acciones y vistas alternativas. Los detalles y las opciones cambiarn dependiendo de qu estamos viendo o haciendo, as como de quines somos.

Si desea aadir o crear contenido, necesitar autenticarse. Cliquee en el vnculo Login. Cuando se instala Alfresco, crea un administrador llamado admin con la contrasea por defecto admin. As que, vamos a autenticarnos y accederemos al Dashboard del administrador. Luego, haremos click en Empresa en la barra de herramientas para ir al espacio de la empresa.

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Cuando terminemos de usar Alfresco, podemos simplemente cerrar la ventana del navegador sin salir de la sesin. La prxima vez que abra Alfresco, ser automticamente redirigido a la pgina de autenticacin. Si hace click en Desconectar (LogOut), en la barra de herramientas y luego cierra el navegador, ser redirigido al espacio de invitado (Guest Home) la prxima vez que acceda a Alfresco.

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Aadir nuevos usuariosAntes de aadir nuevos usuario y definir sus espacios personales, tenemos que decidir como vamos a organizar nuestro repositorio y donde. Cuando se instala Alfresco, se crea un espacio User Homes automticamente, as que usaremos este para que contenga los espacios de los usuarios. Para aadir un nuevo usuario necesitamos estar autenticados como administrador y para ello necesitamos acceder a la Consola de Administrador, haciendo click en el icono en la barra de herramientas.

sto abre la Consola de Administrador, con las siguientes opciones disponibles:

La que nos interesa por ahora es la de Manage System Users (Gestin de usuarios del sistema). Cliquee en dicha opcin y se le abrir el dialogo de gestin de usuarios. Haga click en el botn Show All (Mostrar Todo) para ver los usuarios actuales, includa la cuenta preconfigurada del administrador (Admin). Necesitamos seleccionar la accin Create User (Crear Usuario), que nos abrir un nuevo asistente.

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Este asistente nos pregunta por los detalles del usuario en el primer paso, tales como el nombre y el e-mail.

Homes Spaces (Espacios personales) En un segundo paso, damos el resto de detalles tales como el nombre del espacio personal del usuario, su nombre de usuario y su contrasea. Para nuestro ejemplo utilizaremos el espacio personal por defecto User Homes creado durante la instalacin. Escriba el nombre del Espacio personal del usuario (User's Home Space): Nosotros utilizaremos 'Pepe Zutano'. Podemos seleccionar el botn Finish now (terminar ya), o ir al siguiente paso y ver un resumen de los datos introducidos y finalizar. Esto crear un nuevo usuario y su espacio personal y retornar a la lista de usuarios. Mientras estamos ah, deberamos crear algn otro usuario para utilizarlo ms tarde, por ejemplo, 'Juan Mengano'.

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Creando espacios y contenidoAhora podemos autenticarnos con el nuevo usuario recin creado: hacemos click en desconectar en la barra de herramientas y luego nos autenticamos con los detalles del nuevo usuario. Esta vez, Alfresco nos lleva al Alfresco Dashboard, aunque podemos navegar fcilmente por el Espacio Personal (Home space) o Empresa (Company Space) o a cualquier otra opcin utilizando la barra lateral.

Las opciones para crear un subespacio y aadir contenido estn disponibles aqu mismo, aunque nosotros lo haremos, por ahora, a travs del Espacio Personal del usuario. Para llegar a l, basta con cliquear en el vnculo Personal de la barra lateral.

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Crear un espacioAntes de aadir contenido, debemos decidir como vamos a organizar nuestro espacio personal. En Alfresco usamos espacios para almacenar y organizar el contenido y otros espacios, para as poder buscarlos luego fcilmente, adems de ser til en contextos colaborativos. Para este ejemplo, crearemos un subespacio denominado 'Mis webs' para archivos HTML. Desde el men Crear en el espacio central, seleccionamos Crear Espacio. Vemos como se abre un dilogo que nos permitir crear un espacio. Introducimos el nombre del espacio: en nuestro caso, 'Mis Webs'. Opcionalmente, podemos introducir otra informacin sobre el espacio y elegir un icono para ste.

Luego hacemos click en Crear Espacio. Esto crear una nueva carpeta o espacio y retornar al espacio personal.

Por la imagen, se ve que el nuevo espacio no se muestra en la barra lateral. Para sincronizar sta ltima necesitamos hacer click en el botn de actualizar que se encuentra en la cabecera de la barra lateral. Ahora ya estamos listos para ver como creamos contenido directamente desde el navegador.

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Edicin de contenido on-lineHacemos click en el espacio Mis Webs para entrar en l. Podemos hacerlo tanto desde icono en el Espacio Personal como desde el vnculo en la barra lateral. Desde el men Crear, dentro ya del espacio Mis Webs, seleccionamos Crear Contenido. Un asistente nos guiar en el proceso. El primer paso consiste en establecer unas propiedades bsicas, como el nombre.

Ntese que por defecto se nos pregunta si se modifica todas las propiedades una vez el contenido haya sido creado. Ahora ya podemos aadir un poco de contenido HTML a travs del editor WYSIWYG (What You See Is What You Get, o cuya traduccin es, Lo que ves es lo que obtienes). Aadiremos una pgina web como ejemplo, incluyendo texto formateado e imgenes.

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Podemos seleccionar tanto Siguiente, que nos llevar a la pgina de resumen del nuevo contenido, o simplemente hacer click en Finalizar. En todos los asistentes de Alfresco, el botn de Finalizar se activa cuando hay informacin suficiente para completar la tarea y los pasos adicionales son optativos. Como aceptamos que se editaran todas las propiedades cuando se creara contenido, ahora vemos un juego completo de propiedades disponibles. La lista de propiedades puede variar para diferentes Tipos y Smart Space (lo veremos ms adelante).

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Las propiedades que hayamos introducido se grabarn cuando pulsemos el botn Aceptar. Si hubiera propiedades que se requiera que estn correctamente rellenadas y no lo estuvieran, el botn Aceptar no estara activo.

Ya hemos creado nuestro primer contenido en el repositorio!

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Gestionando las propiedades y los Meta-DataPara ver los detalles del tem de contenido, podemos seleccionar la accin Ver Detalles, uno de los iconos que aparecer a la derecha del tem (no la accin de la cabecera detalles del espacio).

Desde esta pgina de detalles, podemos cambiar cualquier propiedad seleccionando el botn de editar en el panel de Acciones (a la derecha de la pantalla). Seleccionando el vnculo Ver en navegador, en panel de Enlaces, se abrir una nueva ventana con una previsualizacin del contenido. Podemos incluso descargar el contenido a nuestro disco local como un archivo seleccionando el icono del contenido o en el vnculo Descargar contenido del men Enlaces.

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Plantillas para los espaciosLo siguiente es iniciar un nuevo proyecto de espacio donde podamos trabajar algo de contenido con otros usuarios en equipo. Vaya al espacio Personal. Esta vez, en vez de crear subespacios a mano, vamos a usar plantillas de espacios que contengan los elementos estndar que necesitamos. Desde el menu Create, seleccione Asistente Avanzado de Espacios.

Es posible crear un completo rbol de subespacios basando el nuevo espacio en uno ya creado o en una plantilla o modelo. Vamos a usar una plantilla, as que seleccionamos Next, que nos llevar a un paso donde podremos elegir qu modelo necesitamos.

Trabajando con Modelos de espaciosVamos a usar la plantilla de Software Engineering Project (N.T.: Proyecto de Ingeniera del Software), as que la elegimos y cliqueamos en siguiente para especificar los detalles deseados para el nuevo espacio, incluido el nombre; en este caso Proyecto Voodoo. 16 / 40

De nuevo, seleccionamos Siguiente para ir al resumen o seleccionamos Finalizar. Podemos ver que se ha creado un nuevo espacio con subespacios por defecto para un proyecto de Ingeniera del Software.

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SMART SPACESUna de las caractersticas claves de Alfreco es la habilidad de definir reglas que afectan al contenido de un espacio. Estas reglas se pueden usar para proveer de todo tipo de soluciones creativas de automatizacin y gestin del contenido. Las reglas se activan cuando el contenido entra o sale del espacio y se puede aplicar al contenido directamente en el espacio o en los subespacios. Una regla se compone de dos elementos principales: las condiciones que se deben cumplir y la accin a realizar. Se pueden definir varias condiciones y acciones en una misma regla. Por ahora, vamos a aadir unas pocas reglas que ilustren sus capacidades. Vamos a hacer parte del espacio de trabajo de nuestro nuevo proyecto ms estructurado y auditable. Lo primero que necesitamos es estar en el espacio de documentacin (Documentation) del Proyecto Voodoo.

Aqu podemos ver 4 espacios que contienen los documentos en las diferentes fases de desarrollo, as como un espacio de contenido de ejemplo. Vamos a usar las reglas para crear un simple flujo de trabajo que permita progresar a los documentos a travs de estos espacios. Adems, permitiremos que varias personas puedan trabajar sobre los documentos y manteniendo un historial de versiones a medida que se vayan modificando los documentos y permitiendo a su vez ver quien y cuando los han cambiado, haciendo todo el contenido versionable. Como todos los documentos empezaran su andadura como borradores, navegaremos al espacio de borrador (Drafts) y seleccionaremos Gestionar reglas de contenido ( en el men Ms acciones).

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Aadiendo reglasPara aadir una nueva regla, seleccionamos la accin Crear regla y comenzaremos el asistente para definirla.

El primer paso nos permite definir las condiciones que se deben cumplir para llevar a cabo las acciones que definamos. En este ejemplo seleccionaremos la opcin Todo el contenido para que se aplica a todo el contenido que se aada al espacio. Debemos estar seguros de cliquear en el botn de Aadir a la lista para todas las condiciones que queramos aadir. En esta ocasin no hay condiciones en la lista, as que se aade a la lista.

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No hay opciones adicionales para aadir as que cliqueamos en Siguiente para definir las acciones.

Aadiendo AspectosPara la accin vamos a seleccionar Agregar aspecto al contenido para convertir el contenido en versionable. Despus de cliquear en Ajustar valores y aadir, ajustaremos las opciones relevantes de la accin. En este caso, elegimos Se pueden hacer Versiones.

Despus de cliquear Aceptar, le damos al botn Siguiente.

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El tercer paso nos permite elegir que tipo de regla queremos que sea, es decir, cuando queremos lanzar la regla. Segn el caso, la opcin puede ser Entrante, lo que signica cuando el contenido es copiado, creado o aadido al espacio; Saliente, cuando el contenido es movido o eliminado del espacio; y Actualizar, cuando el contenido es actualizado en el espacio. Podemos dar un ttulo para identicar la regla adems de una pequea descripcin (en este caso le daremos el ttulo Versionable). Podemos ahora elegir Finalizar el asistente de creacin de reglas o ir al resumen para chequear los detalles de la regla antes de aadirla.

Tambin queremos aadir una regla que aplique un simple ujo de trabajo al contenido de este espacio, as que seleccionamos Crear regla de nuevo y rellenamos de nuevo el asistente, de nuevo con la condicin Todo el contenido. Para las acciones, seleccionamos Aadir ujo de trabajo simple al contenido y cliquee en Ajustar valores y aadir para rellenar las opciones para Aprobar el ujo. Para el nombre de este paso, pondremos Peticin de aprobacin, dejando las dems opciones con su valor por defecto, en este caso, Mover. Seleccionamos ahora el espacio a donde debera moverse (En este ejemplo, a Pending Approval). Finalmente, seleccionamos No para la seccin de Rechazar ujo y cliquee en Aceptar. Denimos la regla como una del tipo Entrante con el ttulo Simple ujo de trabajo.

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Tras cliquear en Finalizar, hemos acabado de denir las reglas para el espacio de Drafts (borradores). Navegamos ahora hacia el espacio de Pending Approval (pendientes de aprobacin) para denir el siguiente paso del ujo de trabajo. Seleccione el botn Cerrar para salir del gestor de reglas o selecciona Documentation del men de navegacin y luego vaya a Pending Aproval. De nuevo, seleccione la accin Gestor de reglas de contenido y denimos una regla de ujo simple de trabajo: 1. Seleccionamos Crear una rgla y le damos otro ttulo (Aadir ujo simple de trabajo) 2. Seleccionamos todos los contenidos. 3. Seleccionamos Aadir un ujo simple de trabajo al contenido 4. Ponemos Publicar en el nombre de la regla en la seccin de Aprobar ujo, dejando Mover como accin y a la carpeta Publish del proyecto Voodoo. 5. Ponemos Si en la seccin de Rechazo de ujo, poniendo Rechazo como nombre, dejando nuevamente Mover como accin a la carpeta Drafts para que sean devueltos a su sitio.

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Podemos completar la regla. No necesitamos crear una nueva regla con el contenido versionableporque el contenido que normalmente entra en la carpeta viene de Draft, en cuyo caso ya estn echas versionable. Para ver las reglas en accin tenemos que aadir algo de contenido .

Usando el PortapapelesTenemos como ejemplo un documento de revisin de software que fue creado como parte de la plantilla en la que hemos basado nuestro espacio de proyecto, el cual podemos encontrar en el espacio de Samples (Ejemplos), dentro de Documents. Navegamos hasta dicho espacio y cliqueamos en el icono Ms Acciones al lado del documento system-overview.html y elige la opcin Copiar. Esa accin colocar el item en el portapapeles. Se mostrar un mensaje para contarnos que el documento se aadi con xito al portapapeles (clipboard).

Ahora nos situamos de nuevo en el espacio Drafts donde elegimos del botn Ms acciones la opcin Pegar todo. Esto crear una nueva copia del contenido del portapapeles en el espacio y se eliminar de ste. Si no queremos pegar todos los items del portapapeles podemos seleccionar el contenido que deseamos pegar en la barra lateral, en la opcin de Panel Lateral (actualmente se encuentra en la opcin Navegador), y pegarlo seleccionando el icono de Pegar a su lado.

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Si usamos la opcin de Cortar en vez de la de Copiar, el objeto cortado se mantendr en su ubicacin original hasta que ejecutemos alguna de las acciones de Pegar, momento en el cual se borrar de la ubicacin original, del portapapeles y se pegar en el espacio elegido. El contenido del portapapeles no se mantiene cuando cambiamos de sesin de Alfresco, as que si cortamos un contenido y salimos de nuestra sesin, el objeto cortado seguir en su posicin original. Podemos, adems, pegar los items como Enlaces, lo que crear un item que apuntar a otro espacio o contenido, pero que podr tener diferente nombre y descripcin.

COLABORANDO CON OTROS USUARIOSQueremos trabajar con otros usuarios en este proyecto, as que vamos a invitarlos al espacio de Drafts (Borradores). Desde el men de Ms acciones del espacio, seleccionamos la opcin Gestionar usuarios del espacio. Esto nos mostrar una lista de usuarios que tienen permiso para trabajar el contenido del espacio.

Seleccione la accin Invitar para invitar a otro usuario al espacio. Esto abrir una pgina para seleccionar el usuario y el papel que podr desempear en el espacio. Buscamos la persona que necesitamos y le asignamos un rol para luego cliquear en el botn Aadir. Como no hay muchos usuarios inicialmente en el sistema, podemos presionar el botn Buscar sin escribir nada en el texto de bsqueda; esto mostrar todos los usuarios del sistema. Elegiremos al usuario Juan Mengano y le aadiremos el rol de Lector. Cuando cliqueamos en Siguiente, se nos mostrar la opcin de enviar a los usuarios invitados un e-mail informndoles de que han sido invitados. Como no hemos configurado an email, seleccionaremos la opcin No y finalizaremos el asistente, volviendo al espacio Drafts. 24 / 40

DESPROTEGIENDO (CHECKING OUT) CONTENIDOComo mucha gente puede colaborar en el desarrollo del contenido, haremos un check out (desproteccin) parar crear una copia de trabajo, mientras el original se bloquea. Seleccionamos la opcin Desproteger del documento system-overview.html. Si no tienes muy claro que botn es el adecuado, simplemente mantn el puntero del ratn sobre el icono un segundo y se mostrar un pequeo cartel de ayuda con el nombre de la accin. En este caso es una flecha verde descendente. Esta accin nos llevar primeramente a un dilogo donde nos permitir elegir si queremos que la copia de trabajo se genere en el mismo espacio o en otro. Algunas personas prefieren trabajar con un espacio que contenga todos los ficheros en estado de Editando, as que crean una carpeta especfica en su espacio personal para las copias de trabajo. Por ahora, en nuestro ejemplo, mantendremos la copia de trabajo en el mismo espacio.

Presionando Desproteger nos llevar a una pgina donde podemos elegir descargar el contenido para editarlo con algn otro programa. Cliqueando en Aceptar nos llevar de nuevo al espacio, que ahora contendr 2 items.

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PROTEGIENDO (CHECKING IN) CONTENIDOUn icono de un candado a lado del original nos da a entender que no se puede modificar. La nica manera de que podamos modificarlo es que deshagamos la Desproteccin de la copia de trabajo, es decir, que Protejamos la copia de trabajo. Si se ve una llave al lado del candado significa que podemos protegerlo o cancelar la desproteccin. Podemos ver quien ha bloqueado el contenido simplemente manteniendo el puntero del ratn sobre el candado. Primero vamos a editar el documento y aadir pequeos cambios al texto. Una vez guardado, podemos Desproteger el contenido. A veces, el contenido se mantendr bloqueado unos das mientras alguien trabaja sobre el contenido. Es posible hacer una copia del contenido original en tu escritorio y trabajar off-line. Si hacemos esto, siempre podemos subir algunos cambios a la copia de trabajo usando la accin Actualizar (del men popup) sin necesidad de protegerlo.

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Seleccionando la accin Proteger o Deshacer Desproteccin sobreescribiremos el original con la versin actualizada de la copia de trabajo, permitiendo que otras personas pueda editarla de nuevo. Haga pequeos cambios editando el contenido (usando el icono del lpiz) y luego proteja el contenido. Si tenemos ms copias actualizadas del contenido en nuestro escritorio, podemos elegir subirlas en este punto y protegerlas. En este caso, solo usaremos la copia que est actualmente en el espacio, as que cliquee en el botn Proteger.

Como el contenido es versionable, el contenido original est disponible an para ver desde su histrico de versiones. Seleccione Ver detalles para system-overview.html.

Historial de versionesPodemos expandir y contraer el bloque de historial de versiones cliqueando en el tringulo al lado de Historial de versiones. La lista muestra tambin la versin actual.

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ENVIANDO CONTENIDO PARA REVISINAhora que ya estamos contentos con nuestro contenido, podemos enviarlo a revisin. Algunos pasos del flujos de trabajo que estn disponibles para un item de contenido se muestran en sus acciones, adems de en el men popup del espacio y de la vista Ver detalles. En este ejemplo, el nico paso de flujo de trabajo disponible es Peticin de aprobacin. Seleccione esta accin para mover el contenido al espacio Pendiente de aprobacin (Pending Aproval), de manera que dejar de aparecer en el espacio de Drafts.

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Podemos definir una regla para todo el contenido con una accin que nos permita enviar alertas por correo electrnico, que se usar para hacer saber a la persona apropiada que existe un contenido esperando por aprobacin. Si navegamos hasta el espacio de Pending Aproval (Pendientes de aprobacin), podemos ver el contenido System-overview.html. En esta ocasin, si miramos los pasos de flujo de trabajo disponibles podremos ver Publicar o Rechazar, porque la regla para el espacio aade estos pasos cuando el contenido se mueve a ste. Selecciona Publicar para mover el contenido al espacio Publicado. Si hubiramos seleccionado Rechazar el contenido habra vuelto al espacio Drafts. Desde Alfresco 1.4, existe la capacidad Bussines Process Management (Gestin Empresarial de Procesos) integrada en el sistema. Esto no es un simple mtodo de Flujo de Trabajo basado en carpetas de envo de contenido para revisin, sino contenidos que quedan remanentes mientras un complejo flujo de trabajo opera con l. El flujo de trabajo basado en BPM crea tareas para que los usuarios las completen, mostrndose en el componente de Tareas Pendientes (Tasks to do) del Dashboard de cada usuario.

SUBIENDO Y TRANSFORMANDO CONTENIDOEn el siguiente ejemplo, vamos a definir una regla de transformacin que convierta el contenido aadido a un espacio en un formato diferente. El contexto es que necesitamos reutilizar contenido de marketing, que est disponible en PDF, en algunos de nuestros documentos sobre software, as que coger el texto bsico de dicho contenido puede resultar til. Navegamos de nuevo al espacio Drafts en el proyecto Voodoo y seleccionamos la accin Gestin de reglas de contenido. Creamos una nueva regla llamada Transformar PDFs y seleccionamos Elementos que contengan un valor especfico en su nombre como condicin. Para esta opcin, entramos el patrn *.pdf.

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En el paso de accin, elegimos Copia el contenido en un formato dado a una ubicacin especfica y en las opciones de la accin, seleccionamos Plain Text (Texto plano). Esta es la opcin predeterminada a menos que tenga instalado OpenOffice, el cual habilita un amplio rango de transformaciones que pueden ser configuradas. Despus selecciona el destino del contenido transformado. En nuestro caso, lo mantendremos en el espacio Drafts.

Finalizamos la regla y retornamos al espacio Drafts. Ahora podemos subir un fichero para testear la regla. Seleccionamos Aadir contenido en el espacio Drafts y examinamos nuestro ordenador en busca de un fichero PDF. Podemos encontrar uno de ejemplo en la carpeta de instalacin de Alfresco. Cliqueamos en el botn Enviar y espere mientras el fichero se sube al servidor Alfresco. Aparecer un mensaje confirmando el envo. Slo resta presionar en el botn Aceptar.

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Si la opcin Modificar todas las propiedades cuando esta pgina se cierre est activada el navegador nos llevar al dilogo de modificacin de propiedades, que sern las mismas propiedades que hemos completado para crear el contenido usando el navegador anteriormente. Cliqueando en Aceptar volveremos al espacio Drafts, pero observaremos que hay dos nuevos documentos: el PDF que hemos subido y otro con el mismo nombre pero en versin texto (con extensin .txt).

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CATEGORAS Y BSQUEDAS AVANZADASOtra de las caractersticas de Alfresco es la habilidad de asignar categoras a los elementos. Esto permite que la informacin sea clasificada de muchas maneras diferentes. Con esto, podemos recuperar elementos que coincidan con combinaciones de filtros, incluyendo categoras. Lo ms elegante que ofrecen las categoras proviene del echo de que son jerrquicas, as que buscar un elemento en una categora de un nivel alto ser tambin buscar cualquier cosa clasificada en los niveles inferiores. En el siguiente ejemplo, vamos a aadir algo de contenido a categoras y luego buscarlas. El primer paso consiste en crear contenido capaz de categorizarse, lo que puede hacerse a travs de la pgina de propiedades del contenido. Navegamos al espacio Published (Publicado) y seleccionamos la accin Ver Detalles para system-overview.html (uno de los iconos que estn al lado del contenido, no la accin general del espacio). Si expandimos el bloque Categora, y el elemento no est categorizado, podemos seleccionar Permitir Categorizacin. Ahora podemos elegir el icono Cambiar categora, en la esquina superior derecha del bloque, que abre un asistente para elegir categora. Navegamos a travs de las categoras abriendo Software Document Classification,Software Description, Main Software Descriptions, y por fin, Short Sytem Description.

Como podemos poner este contenido en varias categoras, necesitamos cliquear Aadir a la lista, aunque en este caso solo lo pondremos en una categora.

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Ahora ya podemos usar la bsqueda para buscar este contenido. La pgina de la bsqueda avanzada se abre desde el men popup de la barra de bsqueda. Cuando escribimos el texto en la barra de bsqueda, se nos mostrar el resultado que coincida en todos los espacios disponibles, a menos que lo filtremos para solo encontrar el texto en los nombres o incluso en el contenido. Seleccionamos la opcin Bsqueda Avanzada.

Desde esta pgina existen varias opciones disponibles, ms all de buscar un simple texto. Es posible especificar el espacio de comienzo para la bsqueda, por lo que slo se mostrar el contenido perteneciente a ese espacio. En este ejemplo va