ADTJ/ Microsoft EXCEL 1

Microsoft Excel

Prof. Ana Delia Trujillo-JiménezUniv. Interamericana de PR

Sistema de Información en los Negocios

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Entrar al Programa Busca el botón de START en la barra de

estatus y procedes a presionar una vez el botón de la izquierda del MOUSE, para que se abra la ventana.

Busca donde dice PROGRAMS, se abre una ventana.

Busca donde dice MICROSOFT EXCEL y procedes a presionar una vez al botón de la izquierda del MOUSE.

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Una hoja de cálculo es... Se describe como un papel

cuadriculado que se organiza en líneas y columnas.

Las columnas se identifican por letras. Las líneas se identifican por números. Cuando se entrelazan la línea y la

columna se llema celda. Utilizando fórmulas matemáticas se

hacen los procesos de calcular.

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Hoja Electrónica del Programa La hoja electrónica del programa se

compone de diferentes partes. Barra de Título Barra de STANDARD Barra de FORMATTING Barra de Estatus

Tienes otras barras que puedes activar según tus necesidades para realizar diferentes trabajos utilizando el programa.

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Activar/Desactivar Barras Busca en el Menú Principal donde dice View y

procedes a presionar una vez al botón de la izquierda del MOUSE para que se abra una ventana.

Busca donde dice TOOLBARS, se abre una ventana. La ventana que se abre contiene los nombres de las

diferentes barras disponibles en el programa, las cuales te ayudan a realizar diferentes funciones más rápidamente.

La marca de cotejo significa que la barra está activada.

Para activar la barra que desees, procedes a presionar una vez al botón de la izquierda del MOUSE.

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Grabar por primera vez Busca donde dice FILE, y procedes a dar una vez el

botón de la izquierda del MOUSE. Se abre una ventana.

Busca donde dice SAVE AS…, procedes a dar una vez el botón de la izquierda del MOUSE. Se abre una ventana.

Selecciona la unidad de disco en donde deseas se grabe el documento.

Escribes el nombre que deseas darle al documento. Busca el botón que dice SAVE y procedes a

presionar una vez el botón de la izquierda del MOUSE.

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Grabar por segunda vez Busca donde dice FILE, y procedes a

presionar una vez el botón de la izquierda del MOUSE. Se abre una ventana.

Busca donde dice SAVE, procedes a dar una vez el botón de la izquierda del MOUSE.

Se inicia el proceso de grabar el documento, si el mismo tiene mucha información tienes que esperar que la máquina finalice el proceso de grabar.

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Cerrar un documento Busca donde dice FILE, y procedes a

dar una vez el botón de la izquierda del MOUSE. Se abre una ventana.

Busca donde dice CLOSE, procedes a dar una vez el botón de la izquierda del MOUSE.

Si no grabaste el documento, aparece una pregunta para confirmar si deseas grabar el documento.

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Abrir un documento Busca donde dice FILE, y procedes a dar una vez el

botón de la izquierda del MOUSE. Se abre una ventana.

Busca donde dice OPEN…, procedes a dar una vez el botón de la izquierda del MOUSE. Se abre una ventana.

Selecciona la unidad de disco en donde grabaste el documento.

Aparecen los documentos que están grabados en esa unidad de disco.

Selecciona el documento que deseas abrir y luego procedes a buscar el botón que dice OPEN y a presionar una vez el botón de la izquierda del MOUSE.

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Imprimir Busca donde dice FILE, y procedes a

dar una vez el botón de la izquierda del MOUSE. Se abre una ventana.

Busca donde dice PRINT…, procedes a dar una vez el botón de la izquierda del MOUSE. Se abre una ventana.

Busca el botón que dice OK y procede a presionar una vez el botón de la izquierda del MOUSE.

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Cambiar la posición del papel Busca donde dice FILE, y procedes a dar una vez

el botón de la izquierda del MOUSE. Se abre una ventana.

Busca donde dice PAGE SETUP…, procedes a dar una vez el botón de la izquierda del MOUSE.

Procedes a cambiar La posición del papel (PORTRAIT OR LANDSCAPE) .

Busca el botón que dice OK y procede a presionar una vez el botón de la izquierda del MOUSE.

El programa ajusta el documento según los cambios.

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Cambiar el tamaño del papel Busca donde dice FILE, y procedes a dar una vez

el botón de la izquierda del MOUSE. Se abre una ventana.

Busca donde dice PAGE SETUP…, procedes a dar una vez el botón de la izquierda del MOUSE. Se abre una ventana con diferentes alternativas.

Busca donde dice PAPER SIZES. Procedes a cambiar el tamaño del papel. Busca el botón que dice OK y procede a presionar

una vez el botón de la izquierda del MOUSE. El programa ajusta el documento según los

cambios.

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Aumentar o Disminuir el Tamaño de las Columnas

Busca en el Menú Principal donde dice FORMAT. Se abre una ventana donde te da las alternativas

de ROW, COLUMNS Y OTRAS. Se abre otra ventana donde puedes cambiar el ancho y alto de las mismas.

Lo puedes hacer también colocando el apuntador encima de la línea que divide las columnas en las letras y líneas, éste cambia de forma.

Presionas el botón de la izquierda no lo sueltas y mueves hacia afuera o hacia adentro y cambia el tamaño.

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Activar las líneas (rejillas) al imprimir Las líneas que dividen las columnas y las líneas no

aparecen al imprimir. Tienes que activar la función de GRIDLINES. Busca donde dice FILE, y procedes a dar una vez el

botón de la izquierda del MOUSE. Se abre una ventana. Busca donde dice PAGE SETUP…, procedes a dar una

vez el botón de la izquierda del MOUSE. Se abre una ventana con diferentes alternativas.

Busca donde dice SHEET, se abre una ventana. Busca donde dice PRINT, en ese espacio busca donde

dice GRIDLINES, procede a dar un CLICK en el cuadro aparace una marca de cotejo. Luego procede a dar OK.

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Fusionar (unir) líneas Selecciona las líneas o columnas

que quieres fusionar. Busca en los botones de ejecución

el que tiene una a (es el botón de MERGE AND CENTER).

Luego puedes cambiar la posición del texto según tu interés.

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Añadir líneas Busca en la Barra de Menú

Principal donde dice INSERT. Procedes a abrir la ventana de

INSERT. Seleccionas donde dice ROW.

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Añadir Columnas Busca en la Barra de Menú

Principal donde dice INSERT. Procedes a abrir la ventana de

INSERT. Seleccionas donde dice COLUMNS.

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Eliminar Líneas y Columnas Busca en el Menú Principal donde

dice EDIT. Procedes a abrir la ventana de EDIT. Busca donde dice DELETE. Aparece una ventana que te da la

oportunidad de seleccionar lo que deseas hacer (borrar líneas/columnas).

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Trabajar con fórmulas Para trabajar con fórmulas

Lo primero que se tiene que escribir es el signo de es igual (=).

Luego se procede a escribir el resto de la formula incluyendo lo que se va a realizar con los operadores de cálculos.

Los operadores de cálculos son Aritméticos (ejecutan operaciones matemáticas

(+, -, *,/) Comparación (comparan dos valores (=, >, <,

>=, <=, <>)

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Escribir una fórmula Seleccione la celda donde desea insertar la

fórmula. Escriba el signo de es igual (=) Busque en el Menú Principal donde dice

INSERT. Aparece las fórmulas que puede utilizar y

seleccione la que deseas realizar. Escribe los argumentos apropiados que

deseas utilizar. Al finalizar presione ENTER, aparece el

resultado de lo que realizaste.

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Diseñar una gráfica Seleccione la celda que contiene la

información que se utilizará para hacer la gráfica.

Seleccione en el Menú Principal donde dice INSERT y seleccione donde dice CHART.

Siga las instrucciones las cuales le guiará para realizar la gráfica.

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Entrada de datos en las celdas

El total de caracteres depende del tamaño de la letra y de la columna.

La información que escribes en la celda aparece repetida en la Barra de Fórmulas.

Al finalizar de escribir la información en la celda debes presionar ENTER para que se reconozca que finalizaste la entrada de datos en la celda.

El programa reconoce cuando son letras o números. Las letras las escribe de izquierda a derecha, los números de derecha a izquierda.

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Entrar dos líneas o más en una misma celda Esta función la puedes realizar

antes o después de escribir la información que deseas que aparezca en la celda. Escribe la información que deseas en

la primera línea. Mantienes presionada la tecla de

ALTERNATIVA (Alt) y luego presionas ENTER y sueltas. Notarás que aumenta el espacio.

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Entrar dos líneas o más en una misma celda Otra forma de aumentar las líneas

verticales es FORMAT

CELLS ALIGNMENT

WRAP TEXT (ok)

Al escribir el programa reconoce el final de la comuna y baja la información según se va escribiendo.

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Repetir una función en una misma columna o línea Mira el marco negro que tiene la celda, indica

que es la que está seleccionada. Observa que al lado derecho parte inferior

tiene un cuadrado . Coloca el apuntador encima del cuadrado, el

apuntador cambia de forma a + Presiona el botón de la izquierda del “mouse”

y no lo sueltas y procedes a mover hacia abajo o hacia el lado, de acuerdo a lo que quieres realizar, al soltar el botón del MOUSE aparece la función realizada.

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Centralizar ejercicio en la página de forma vertical/horizontal

File Page Setup

Margin Center on Page

Horizontally/Vertically

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Añadir “Headers/Footers” Consiste

“Headers” De una información que se le añade en el

encabezamiento del papel para identificar el documento.

“Footers” Información que se añade al pie de la página.

Esta información aparece escrita dentro del espacio en blanco que se deja para márgenes; o sea no ocupa líneas disponibles para el escrito.

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Añadir y Editar“Headers/Footers” (cont.) View

Hearder and Footer… Aparece la ventana de Page Setup.

Seleccionamos la pestaña de Header/Footer. Esta ventana tiene diferentes partes. En la parte superior el espacio para el Header. En la parte inferior para el Footer. Entre las partes los botones de CUSTOM

(EDITAR). Al seleccionar “header” o “footer” aparece una

ventana con tres áreas que es donde se escribe la información deseada.

Esta ventana tiene para escribir en tres (3) lugares –derecha, centro e izquierda.

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Undo/Redo Cancelar una acción pasada.

Si borró alguna parte del escrito y cambio de parecer (desea que aparezca).

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Identificar hojas en un documento En la parte inferior de la hoja

electrónica parece tres hojas distintas, en las cuales usted puede trabajar todas las funciones del programa. Cambiar el título de la hoja de “Sheet 1” al

que usted desea. Selecciona la hoja a la cual le desea cambiar el

título. Abre la ventana de FORMAT en el Menú Principal

y selecciona SHEET, se abre una ventana y selecciona RENAME.

La hoja que usted seleccionó se ilumina y usted puede escribir lo que desea.

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Añadir una nueva hoja de trabajo en un mismo documento

Selecciono en la Barra de Menú Principal “INSERT”, se abre una ventana.

Busco donde dice “WORKSHEET”, automáticamente aparece una nueva hoja de trabajo.

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Eliminar una de trabajo en un mismo documento

En la Barra de Menú Principal selecciono “FORMAT”, se abre una ventana. Selecciono donde dice “SHEET”, se abre una venta y selecciono “HIDE”, automáticamente se borra la hoja donde estabas detenido.

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Insertar fórmulas En la Barra del Menú Principal

seleccionas “INSERT”, luego seleccionas “FUNCTION”, aparece una ventana que se divide en diferentes partes.

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Sumar

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Borrar/Entrada de datosAl entrar datos se activan los botones entre la barra de celdas y la barra de funciones.

La X significa borrar.

La Marca de Cotejo significa “Enter”.

La fx es para buscar funciones.

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Obtener Nota utilizando letras Se escribe la fórmula

utilizando la de razonamiento lógico. IF

=IF(F12>=3.5,"A",IF(F12>=2.5,"B",IF(F12>=1.6,"C",IF(F12>0.8,"D","F"))))

Celda donde aparecen los datos a utilizar.

Es mayor que o igual que

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Obtener Nota utilizando letras

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Obteniendo Nota utilizando Por cientos

Se escribe la fórmula utilizando la de razonamiento lógico. IF

=IF(F3>=0.9,"A",IF(F3>=0.8,"B",IF(F3>=0.7,"C",IF(F3>0.6,"D","F"))))

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Obtener Promedio Por Ciento

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Rotación de Palabras en las Celdas

Selecciona la celda donde está el texto que deseas rotar. Seleccionas FORMAT.

Luego seleccionas CELLS, aparece una ventana de ALIGNMENT.

Mueves en el diagrama el total de grados que deseas mover; o escribes el grado en número.

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Rotación de Palabras en las Celdas

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Rotación de Palabras en las Celdas

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Rotación de Palabras en las Celdas