ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN DEDE

EMPRESASEMPRESAS(Introducción)(Introducción)

DEFINICION DE ADMINISTRACION

La administración consiste en coordinar las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas.

OBJETIVO PRINCIPAL DE OBJETIVO PRINCIPAL DE

UNA EMPRESAUNA EMPRESAObtener Utilidades

(ser productivo)

Cuidar la ecología Ofrecer precioscompetitivos

Proporcionar impuestosal estado Ofrecer productos de

calidad

Servir a la sociedad Dar trabajo a las personas

COMPETITIVIDAD Una empresa no está sola

en el mercado. Para obtener utilidades

tiene que ser competitiva. Una empresa debe tener

una ventaja competitiva sobre las demás.

ADMINISTRACION. CIENCIA O ARTE En la practica: la administración es un

arte. Los conocimientos organizados en

que se basa la práctica administrativa son una Ciencia.

Arte primero que nada significa habilidad, es decir, habilidad humana para transformar el poder de la mente en resultados.

La ciencia aplica el método científico para analizar los problemas.

LA ADMINISTRACIONLa administración implica planear,

organizar, integrar personal, dirigir y controlar.

Se aplica a todo tipo de organizaciones.

Se aplica en todos los niveles organizacionales.

La administración persigue la productividad (eficiente y eficaz).

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION

Planeación. Función de la administración en la que se definen las metas, se fijan las estrategias para alcanzarlas, y se trazan planes para integrar y coordinar las actividades.

Organización. Función de la administración que consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION

Dirección. Función de la administración que consiste en motivar a los subordinados, influir en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de comunicación y ocuparse de cualquiera otra manera del comportamiento de los empleados.

Control. Consiste en vigilar el desempeño actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieran falta.

NIVELES ORGANIZACIONALESNIVELES ORGANIZACIONALES

1

3

5

2

4

NivelEstratégico

NivelEjecutivo

NivelOperativo

Gerenciar

AdministrarGestionar

Administrar = Gestionar = Gerenciar

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS SEGÚN NIVELES SEGÚN NIVELES

ORGANIZACIONALESORGANIZACIONALES

Admi-nistradores

Administradores

de nivelIntermedio

Supervisores de primeralínea

Pla

neació

n

Org

an

izació

n

Dir

ecció

n

Con

trol

JERARQ

UÍA

ORG

AN

IZACIO

NAL

HABILIDADES ADMINISTRATIVASHABILIDADES ADMINISTRATIVASSEGÚN NIVELES SEGÚN NIVELES

ORGANIZACIONALESORGANIZACIONALES

ALTADIRECCIÓN

MANDOSDIRECCIÓN

MANDOSDIRECCIÓN

SUPER-VISORES

SUPER-VISORES

MANDOSDIRECCIÓN

SUPER-VISORES

SUPER-VISORES

SUPER-VISORES

SUPER-VISORES

Habilidadestécnicas

Habilidadeshumanas

Habilida-des de

Conceptua-lización y

diseño

HABILIDADES ADMINISTRATIVAS

Habilidades técnicas. Conocimientos y competencia en un campo especializado.

Habilidades de trato personal. Capacidad de trabajar bien con otras personas, tanto individualmente como en grupo.

Habilidades conceptuales. Capacidad de pensar y conceptuar situaciones abstractas y complicadas.

PRODUCTIVIDAD, EFICACIA Y EFICIENCIAProductividad. La relación producto-

insumo en un período especifico con la debida consideración de calidad.

Productividad= Productos/Insumos.

Eficacia. Cumplimiento de objetivos.

Eficiencia. Logros de las metas con la

menor cantidad de recursos. Se define como “hacer bien las cosas”.

¿CUÁL ES LO MEJOR?¿CUÁL ES LO MEJOR?

Ser Eficiente

Ser Eficaz

Ser Efectivo

Ser Eficiente

Ser Eficaz

Ser Efectivo

¿Qué es lo que deberíamos estar haciendo?

¿Cómo hacer mejor lo que hacemos?

¿Pregunta Principal?

Enfoque proactivo

(del futuro al presente)

Enfoque reactivo

(del pasado al presente)

Lograr objetivosResolver problemas

Hacer las cosas correctasHacer las cosas correctamente

Enfasis en los resultadosEnfasis en los medios

Proporcionar eficacia a subordinados

Capacitar a los subordinados

Obtener resultadosCumplir tareas y obligaciones

Crear más valoresAhorrar gastos

EFICACIAEFICACIAEFICIENCIAEFICIENCIA

ROLES DEL ADMINISTRADOR

Los roles del administrador se refiere a las categorías particulares del comportamiento administrativo:

Roles Personales. Roles del administrador que tienen que ver con la gente y otros deberes de índole protocolaria y simbólica.

Roles informativos. Consiste en recibir, almacenar y difundir información.

Roles de decisión. Roles que giran en torno a la toma de decisiones.

ROLES PERSONALESRol Descripción Ejemplos

Figura de Autoridad

Jefe Simbólico: obligado a realizar

deberes rutinarios de índole legal o social.

Recibir a los visitantes;

firmar documentos

legales

Líder

Responsable de la motivación de los

subordinados; responsables de reunir

al personal, capacitarlo y deberes

relacionados.

Realizar prácticamente

todas las actividades

que se refieren a los

subordinados

EnlaceCrea y mantiene una

red de contactos externos e

informadores que le hacen favores y le dan

información.

Tramitar el correo:

trabajar con organismos externos;

realizar otras actividades

con gente de fuera.

ROLES INFORMATIVOS

Rol DescripciónEjemplos de actividades

identificables

Supervisor

Busca y recibe amplia información interna y externa

para comprender a fondo la

organización y el ambiente.

Leer periódicos e informes; cultivar

contactos personales.

Difusor

Transmite la información recibida

de fuera o de los subordinados a los

miembros de la organización.

Celebrar juntas de información; llamar por teléfono para

difundir información

Vocero

Transmite información a gente de fuera sobre los

planes de la organización,

políticas, acciones, resultados, etc.

Celebrar juntas de directores; dar

información a los medios de

comunicación.

ROLES DE DECISIONRol Descripción Ejemplos

Empresario

Busca oportunidades en la organización y el entorno e inicia “proyectos de mejora” para producir cambios.

Organizar la estrategia y sesiones de revisión para crear programas nuevos.

Manejador de perturbaciones

Responsable de las acciones correctivas cuando la organización enfrenta perturbaciones graves e inesperadas.

Organizar la estrategia y sesiones de revisión en caso de perturbaciones y crisis.

Distribuidor de recursos

Responsable de la asignación de todos los recursos de la organización: toma o aprueba todas las decisiones importantes de la organización

Programar: solicitar autorizaciones; realizar las actividades que conciernen al presupuesto y la programación del trabajo de los subordinados.

Negociador

Es responsable de representar a la organización en las principales negociaciones.

Participar en las negociaciones contractuales.

HABILIDADES DE ADMINISTRACIONLa asociación Estadounidense de

administración, también ha identificado habilidades importantes como:

Habilidades conceptuales. Habilidades de comunicación. Habilidades de eficacia. Habilidades de trato personal.

HABILIDADES CONCEPTUALES Capacidad de aprovechar la

información para resolver problemas de las empresas.

Identificar las oportunidades de innovación.

Reconocer los aspectos problemáticos y aplicar las soluciones.

Comprender las aplicaciones de la tecnología en la empresa.

Comprender el modelo comercial de la organización.

HABILIDADES DE COMUNICACION Capacidad de transformar las ideas

en palabras y acciones. Credibilidad entre los colegas,

compañeros y subordinados. Capacidad de escuchar y hacer

preguntas. Capacidades de hacer

presentaciones de palabra. Capacidades de hacer

presentaciones con textos y gráficas.

HABILIDADES DE EFICACIA Enfoque en los clientes. Capacidad de desempeñar varias

tareas; realizarlas a la vez. Habilidades de negociación. Administración de proyectos. Capacidad de revisar las operaciones y

hacer mejoras. Fijar y mantener criterios de

desempeño internos y externos.

HABILIDADES DE TRATO PERSONAL

Trabajar en equipo: cooperación y compromiso.

Formar redes sociales fuera de la organización.

Formar redes sociales dentro de la organización.

HABILIDADES Y FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION

Función

Habilidad Planear

Organizar Dirigir Controlar

Adquisición de Poder

x x

Escucha Activa x x

Elaboración de Presupuestos.

x x

Cómo elegir un estilo de

liderazgo eficaz

x

Preparación. x

Formación de equipos eficaces

x x

Delegación x x

Diseño de puestos

motivadores

x x

Cultivo de la confianza

x

Disciplina x x

Solucion creativa

x x x x

HABILIDADES Y FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION

Función

Habilidad Planear

Organizar Dirigir Controlar

Entrevistas x x

Manejo de Conflictos

x x

Manejo de la resistencia al

cambio

x x x

Tutelaje x

Negociación x

Cómo dar retroalimentaci

ón

x x

Interpretación de la cultura de la organización

x x

Reconocimiento del entorno

x x

Fijación de metas

x x

Valoración de la diversidad

x x x x

¿QUE ES UNA ORGANIZACIÓN? Una organización es una asociación

deliberada de personas para cumplir determinada finalidad.

Ejemplo de organizaciones: clubes estudiantiles, oficinas de gobierno, iglesias, el negocio de renta de vídeos en su vecindario.

- Características de la organización:Finalidad definida.Estructura deliberada.Gente.

LA ORGANIZACIÓN Y SUS CAMBIOS.Organización Tradicional Nueva Organización

Estable Dinámica

Inflexible Flexible

Centrada en el trabajo Centradas en las habilidades

El trabajo se define por posiciones

El trabajo se define por las tareas que se deben hacer

Trabajo de individuos Trabajo de equipos

Puestos permanentes Puestos temporales

Se mueve por ordenes De participación

Los jefes deciden siempre Los empleados participan en las decisiones

Se guía con reglas Orientación a los clientes

Personal homogéneo Personal heterogéneo

Día hábil de nueve a cinco Días hábiles sin horario fijo

Relaciones jerárquicas Relaciones laterales y en redes

Trabajo en las instalaciones en el horario establecido

Trabajo en cualquier parte y en cualquier momento.

¿POR QUÉ ESTUDIAR ADMINISTRACIÓN? 1.- Universalidad de la administración.

Hecho de que la administración es necesaria en organizaciones de todo tipo y tamaño, en todos sus niveles y áreas de trabajo, y en todas ellas, cualquiera que sea el país en que se encuentre.

2.- La realidad del trabajo. En la vida laboral dirigen o son dirigidos.

3.- Recompensas y desafíos del administrador.

RECOMPENSAS Y DESAFIOS Recompensas Desafíos

Crear un ambiente de trabajo en el que los integrantes de la organización pueden dar su máximo esfuerzo.

Trabajo duro.

Tener oportunidades de pensar creativamente y usar la imaginación.

Tener que tratar con diferentes personalidades.

Ayudar a los demás a encontrar el sentido y una satisfacción en su trabajo

Tener que estirar recursos limitados.

Apoyar, dirigir y cuidar a los demás.

Motivar a los trabajadores en situaciones caóticas e inciertas.

Trabajar con diversas personas.

Saber combinar conocimientos, habilidades , ambiciones y experiencias de un grupo de trabajo heterogeneo.

Recibir reconocimiento y estatus en la organización y la comunidad.

Ser una influencia en los resultados de la organización.

Recibir una remuneración apropiada en la forma de salario, bonos y opciones de acciones.

El éxito depende del desempeño laboral de otros.