actividad unidad 3(1) (1)

7/22/2019 Actividad Unidad 3(1) (1)

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Unidad N3. Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad - Fase 2

Actividad: Documentacin de procesos

Al realizar la arquitectura documental del Sistema de Gestin de Calidad y una

vez estandarizada la estructura de manuales, procedimientos, formatos,

instructivos, listados y dems documentos necesarios para cumplir y mantener

el Sistema de Gestin de Calidad, se hace ineludible empezar con el proceso

de documentacin de dichos documentos de acuerdo a la lista de chequeo

definida en la actividad de la unidad N2 (Arquitectura documental delSistema de Gestin de Calidad). Para esto, ustedes deben solucionar lossiguientes trespuntos:

1) Seleccin del orden de la documentacin: definan mediante unagrfica, diagrama, mapa u otra herramienta que demuestre la secuencia

u orden a seguir para iniciar la documentacin para cada uno de los

procesos institucionales de direccin, apoyo, misionales y de mejora

continua.

Control de Documentos

El tratamiento dado al control de documentos en la institucin se

encuentra establecido en los siguientes manuales:

GD 1 NORMALIZACIN DE HERRAMIENTASDEL SGC

CDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

MP-GD

1.1

Emisin de documentos del SGC

MP-GD

1.2

Emisin de guas clnicas

MP-GD

1.3

Publicacin de herramientas del

SGC

IP-GD

1.1

Codificacin de herramientas


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IP-GD

1.2

Construccin de documentos

REGISTROS

FR-GD

1.1

Matriz de actualizacin de

manuales

FR-GD

1.2

Solicitud de cambios de

documentos

Control de Registros

El tratamiento dado al control de los registros de la institucin seencuentra establecido en los siguientes manuales:

GI 3 SEGURIDAD DE LA INFORMACION


MPGI

3.1

Archivo clnico

MPGI

3.2

Archivo administrativo

MPGI

3.3

Copias de seguridad

IP-GI 3.1 Recomendaciones para la gestin del

archivo clnico

IP-GI 3.2 Clasificacin, Codificacin y Rotulacin de

Archivo

REGISTROS

FR-GI

3.1

Registro Documental

Auditoria Interna, Control del Producto No Conforme, AccinCorrectiva y Accin Preventiva

Para el desarrollo de las auditoras internas, se ha diseado el manual

de Auditora para el Mejoramiento de la Calidad el cual define la


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planificacin y ejecucin de las auditorias, los procedimientos y

herramientas con los que cuenta la organizacin para el control y

seguimiento a las no conformidades, determinar sus causas, concretar

las correcciones y las acciones para prevenir la ocurrencia de las noconformidades, a travs de los siguientes documentos:

GM 1 AUDITORIA PARA EL MEJORAMIENTO DE LACALIDAD


MP-GM 1.1 Autocontrol

MP-GM 1.2 Auditorias Internas

MP-GM 1.3 Manejo de Auditoras Externas

MP-GM 3.1 Gestin del Riesgo y Seguridad del

Paciente

MP-GM 3.2 Rondas de Seguridad

IPGM 1.1 Aspectos Mnimos para el Autocontrol

IPGM 1.2 Orientaciones para Desarrollar lasAuditorias Internas

IPGM 1.4 Metodologa para la Determinacin de

las Causas de los riesgos y No

Conformidades

IPGM 3.1 Poltica de Seguridad del Paciente

IP-GM 3.2 Rondas de Seguridad

REGISTROS

FR-GM 1.1 Cronograma de Auditoras Internas

FR-GM 1.2 Informe de Autocontrol

FR-GM 1.3 Informe de Auditoria

FR-GM 1.4 Reporte, Anlisis y Seguimiento de


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Hallazgos y Mejoras

FR-GM 1.5 Plan de Auditora

FR-GM 3.1 Reporte de Casos con Enfoque de

Riesgo

FR-GM 3.2 Consolidado de Casos con Enfoque de

Riesgo

FR-GM 3.3 Tablero de Riesgos

2) Documentacin total de un proceso Misional o de Realizacin del

Producto/Servicio: de los procesos institucionales, seleccionen el quedebera documentarse primero de acuerdo al punto anterior,

posteriormente deben iniciar su completa documentacin, de modo que

luego de realizada, se garantice el cumplimiento de los requisitos

aplicables para el mismo, segn Norma ISO 9001:2008.

A. Definicin de la caracterizacin del proceso seleccionado.

rea Temtica

GESTION HUMANA

Proceso

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

OBJETIVO DEL PROCESO:Asegurar la mejora de las competencias de los colaboradores y las condiciones de

bienestar facilitando el desempeo de sus labores.

RESPONSABLE DESEMPE O

COORDINADOR REGIONAL DE

GESTION HUMANA

REQUISITOS NORMA ISO 9001

6.2 Recursos Humanos

REQUISITOS REGLAMENTARIOS

Ley 1164 de 2007 Decreto 1011 de 2006 Resolucin 1043 de 2006 Decreto 1543 de 1997 Requisitos de contratantes Reglamento interno de trabajo Cdigo Sustantivo del Trabajo


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DESCRIPCIN DEL PROCESO Y SUS RESPONSABLES

COORDINACION DE GESTION HUMANADIRECTIVOS NACIONALES Y

REGIONALES

ENTRADAS

Necesidades de formacin

PROVEEDORES

Jefes o responsables de reas

ACTIVIDADESP. Definir necesidades de formacin

P. Definir programa de formacin

P. Programar mediciones

P. Elaborar cronograma de actividades ypresupuesto

H. Medir desempeo

H. Realizar actividades de formacin

H. Evaluar formacin

V. Evaluar cumplimiento e impacto de

programas

SALIDAS

Colaboradores competentes Planes de formacin ejecutados

CLIENTES

MANUALES

MP-GH 2.1 Evaluacin colaboradores MP-GH 2.2 Formacin y desarrollo. IP-GH 2.1. Lineamientos para la administracin

de personal IP-GH 2.2 Evaluacin de la formacin

FORMATOS

FR-GH 2.1 Entrega de dotacin FR-GH 2.2 Solicitud de permisos, licencias y

vacaciones FR-GH 2.3 Paz y salvo FR-GH 2.4 Evaluacin periodo de prueba

FR-GH 2.5 Evaluacin de logros FR-GH 2.6 Desarrollo de actividades de

formacin FR-GH 2.7 Evaluacin de actividades

RECURSOS

Computador Software

Papelera Talento humano

RESPONSABLE DELSEGUIMIENTO

DIRECTOR NACIONAL DE GESTION

HUMANA

MEDICI N Y SEGUIMIENTO

Ejecucin plan de formacin Eficacia de la formacin laboral

RESPONSABLE DE MEDICIN

COORDINADOR REGIONAL DE


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INICIO

EvaluacinColaboradores

Plan de Formacin y

Desarrollo Humano

Reportes de mejora en

el desempeo

organizacional

FIN

Evaluacin de Periodo

de Prueba

Evaluacin de Logros

Evaluacin deDesempeo

Autocontroles,

Auditorias Internas y

Externas

Encuesta de

Necesidades


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MEDICION Y SEGUIMIENTOEjecucin del plan de formacin

DEFINICIN DEL INDICADOR: Es el seguimiento realizado a la ejecucin del plan para garantizar la competencia del talento humano.

FORMULA DEL INDICADOR: No. de actividades de capacitacin ejecutadas / No. de actividades programadas X100

FUENTE DE LOS DATOS: Numerador: Ver Formatos FR-GH.2.6 Desarrollo de actividades de formacin. Denominador: Ver cronograma de actividades.

PERIODICIDAD:Trimestral

ESTANDAR CALIFICACION DEL ESTANDAR

85%

E B R M

Mayor a 85 8580 75-79 Menos de 75

Eficacia de la formacin laboral

DEFINICIN DEL INDICADOR: Es la medicin de la capacidad de cada trabajador para llevar a la prctica los conocimientos que adquiere, durante los mdulos temticos y sus

diferentes actividades educativas brindadas por la organizacin.

FORMULA DEL INDICADOR: Nmero de actividades aplicadas para la medicin de la eficacia con resultado favorable / Nmero total de actividades para la medicin de la eficacia

aplicadas x 100.

FUENTE DE LOS DATOS: Numerador: Instrumentos, evaluaciones, actas con resultado favorable. Denominador: Instrumentos, evaluaciones, actas que de cuenta de la medicinde la eficacia.

PERIODICIDAD: Trimestral


85%

E B R M

Mayor a 85 8580 75-79 Menos de 75

Rotacin de personal

DEFINICIN DEL INDICADOR: Es la proporcin de salidas de trabajadores, tanto voluntarias como definidas por la organizacin.

FORMULA DEL INDICADOR: Nmero de egresos de trabajadores en el periodo / Nmero total de trabajadores en el periodo X 100

FUENTE DE LOS DATOS: Numerador: Ver novedades de la planta de cargos presentadas en el periodo. Denominador: Ver planta de cargos en el periodo de analizado.


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PERIODICIDAD: Semestral


Poblacin menor a 300colaboradores

1%

E B R M

00.9% 11.4% 1.51.9% Mayor de 2%

Poblacin mayor de 300colaboradores

2%

E B R M

0 - 1.9% 22.4% 2.52.9% Mayor de 3%

3) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo cada integrante delgrupo tras el desarrollo de la presente actividad.

Conclusiones

1. Se logr concluir en este trabajo que la estructura de manuales,

procedimientos, formatos, instructivos, listados y dems documentos son

necesarios para cumplir y mantener el Sistema de Gestin de Calidad

2. Que la implementacin del sistema de gestin de la calidad de cualquier

organizacin contribuye a garantizar el manual de calidad, mapa de

procesos, Caracterizaciones de proceso, Procedimientos, Instructivos,

formatos, Registros del Sistema.

Modo de entrega:

Cada aprendiz de manera individual debe subir a la plataforma el archivo

con el desarrollo de la actividad.

Criterios de evaluacinDetermina la secuencia e interaccin de un proceso.

Realiza la documentacin del proceso.

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